TUPOKSI RUMPUN SDM
Peran Rumpun SDM BPJS Ketenagakerjaan Support Umum & SDM Keuangan TI Core Pemasaran Pelayanan Pengembangan Karir Pengelolaan kinerja
Remunerasi & Administrasi
Hubungan Industrial
Hirarki Kewenangan Rumpun SDM Div HCP Kepala Umum & SDM Kabid Umum & SDM
Karyawan Kantor pusat
Urusan Perenc & Karir Urusan Kinerja & Bud Org Urusan Remunerasi & Adm Urusan Hub Industrial
Karyawan Kanwil
Karyawan Kacab
Penata Madya SDM
Peran Rumpun SDM
1. Pengembangan Karir
a. Melakukan analisis ManPower Plan
b. Pengajuan pemenuhan kebutuhan karyawan
c. Mengelola pengembangan karir karyawan (Grading, Mutasi, Promosi) 2. Penilaian Kinerja
a. Mongkoordinasikan penetapan penilaian kinerja karyawan b. Mengkoordinasikan pelaksanaan penilaian kinerja karyawan 3. Remunerasi & Administrasi
a. Melaksanakan pengelolaan administrasi karyawan (HCIS, Data Keluarga, Data Pendidikan, dll)
b. Mengkoordinasikan pemberian hak bagi karyawan sesuai ketentuan 4. Hubungan Industrial
a. Memastikan ketaatan atas peraturan karyawan BPJS Ketenagakerjaan
b. Mengkoordinasikan kegiatan pembinaan karyawan (Coaching & Counselling) 5. Learning & Development
a. Melaksanakan analisis kebutuhan pengembangan karyawan b. Memberikan usulan pengembangan karyawan
Primary Career Path Rumpun SDM
Penata Madya SDM Cabang Penata Madya SDM Kanwil Penata Madya LNO
Penata Madya Div HCP Kabid Umum & SDM
Penata Utama LNO Penata Utama Div HCP Kepala Umum & SDM
Penata Senior LNO Penata Senior Div HCP
Kepala LNO Kepala Div HCP
Kepala Urusan LNO Kepala Urusan Div HCP
Secondary Career Path Rumpun SDM
Penata Madya Umum Cabang
Penata Madya Umum
Kanwil Penata Madya Div PDN
Penata Madya Div ALU Kabid Umum & SDM
Penata Utama Div PDN Penata Utama Div ALU Kepala Umum & SDM
Penata Senior Div PDN Penata Senior Div ALU
Kepala Div PDN Kepala Div ALU
Kepala Urusan Div PDN Kepala Urusan Div ALU
MAN POWER PLANING
8
Man Power Plan
Speaks Loud and
Receives More
9
Man Power Plan
10
Man Power Plan
Active without
Moving Forward
11
Man Power Plan
12
Man Power Plan
13
Man Power Plan
14
Man Power Plan
15
Man Power Plan
16
Latar Belakang
LATAR BELAKANG
Kondisi perubahan lingkungan bisnis dan kerja BPJS Ketenagakerjaan membuat perubahan didalam organisasi terutama SDM
KONDISI SAAT INI
Permintaan penambahan karyawan berdasarkan asumsi kelebihan beban kerja
dari masing-masing unit kerja
Metode penambahan karyawan
berdasarkan permintaan dari unit kerja MAN POWER PLANNING
DASAR PERHITUNGAN MPP
• Parameter sesuai dengan kondisi riil • Jumlah Beban Kerja per tahun • Target perusahaan
HASIL PERHITUNGAN MPP
Jumlah kebutuhan karyawan Proporsi alokasi per wilayah
Formula perhitungan karyawan per job title per unit kerja Gap jumlah karyawan
PENAMBAHAN KARYAWAN MENJADI TEPAT SASARAN
DAN TEPAT JUMLAH
Mekanisme penetapan jumlah tenaga kerja yang aka diterima melalui proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan Kondisi ideal
17
Alur Proses Pengisian Personil
Alur Proses Pengisian Karyawan dilakukan sebagai berikut :• Perhitungan kebutuhan personil
Berdasarkan beban kerja melalui formula Manpower Plan (MP)
• Proses Rekrutmen dan Seleksi
Disesuaikan dengan lokasi dan posisi kebutuhan karyawan
• Penempatan Karyawan :
Didasarkan atas manpower plan dan kapasitas kandidat
• Masa Percobaan :
18
Definisi
Manpower Plan (MP) merupakan sebuah mekanisme perhitungankebutuhan karyawan yang:
• Valid dan Reliable karena perhitungan kebutuhan personil dilakukan secara spesific per job title dan per unit kerja yang didasarkan atas target dan beban kerja
• Meningkatkan Efektifitas dan Efisiensi penambahan personil karena penambahan personil dapat dilakukan secara tepat jumlah dan tepat lokasi berdasarkan pada target dan beban kerja pada masing-masing unit kerja
19
Tujuan
Manpower Plan (MP) Bertujuan untuk :• Secara strategis dan holistik dapat melihat kebutuhan personil secara nasional.
• Mengefektifkan biaya personil dengan menghindari kelebihan karyawan melalui mutasi dari tempat yang berlebihan ke tempat yang
kekurangan.
• Memperoleh formula yang sesuai dengan kebutuhan bisnis sehingga dapat melakukan perhitungan kebutuhan personil dengan akurat.
• Sebagai dasar pelaksanaan program rekrutmen dan seleksi baik internal maupun eksternal.
• Dapat melakukan perhitungan untuk menilai efisiensi dan produktivitas sebuah unit kerja dalam hal pencapaian target.
20
Asumsi yang Digunakan
Waktu kerja untuk BPJS Ketenagakerjaan adalah jam 8 pagi sampai dengan jam 17.00 dengan istirahat 1 jam dan 1.5 jam di hari Jumat. Total waktu teralokasikan adalah 8 jam.
Untuk menghitung efektifitas jam kerja, diberikan 20% allowance bagi pekerja untuk dapat melakukan istirahat, sholat dan makan. Berikut adalah perhitungan waktu kerja efektif.
HARI JAM MENIT
Per Tahun 237 1.497 89.870
Per Bulan 20 126 7.584
Per Minggu 5 31 1.896
Per Hari 1 6,32 379
21
Logical Thingking Rumus MP
Variabel dasar yang digunakan dalam seluruh perhitungan kebutuhan karyawan: Jumlah Beban kerja per tahun (menit) =
Total (Parameter X Standar Waktu Penyelesaian pekerjaan) Waktu Kerja Efektif per tahun =
Waktu kerja pertahun x 80% = 89.870 menit/tahun
Jumlah beban kerja per tahun
Waktu kerja efektif per tahun X 1 orang = Jumlah Karyawan RUMUS PERHITUNGAN KEBUTUHAN KARYAWAN
22
Overburden Tolerance
Overburden Tolerance adalah asumsi persentase pekerjaan tambahan yang dapat diberikan kepada seseorang dalam melakukan pekerjaannya dengan baik.
‘Dengan baik’ adalah masih dapat memenuhi target dan melakukan pekerjaan sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.
SUPPORTING FUNCTION
≥ 0.6
SDM, Umum, Keuangan, TI, Sekretaris, Kearsipan,
Pengawasan dan Pemeriksaan CORE FUNCTION ≥ 0.4 Pemasaran, Pelayanan
23
Relationship Officer
Parameter dan Rumus Perhitungan
Parameter Utama Jumlah Perusahaan dengan Tenaga Kerja lebih dari 6
Persentase Pembagian Beban Kerja berdasarkan Memo No: M/320/KLT/062015
• Kegiatan Sosialisasi dan Edukasi Masif • Waktu Tempuh ke Perusahaan
• Waktu Kunjungan di Perusahaan • Kegiatan Daily Activities
• Kegiatan Input Perubahan dan Rekon Data
Parameter Turunan
Keputusan Direksi No: KEP/3847/092013
•Platinum •Gold •Silver BPJS Formula MPP Kantor Cabang.xlsx HIT ME !!
24
Relationship Officer
Parameter dan Rumus Perhitungan
Kegiatan Sosialisasi dan Edukasi Masif per tahun= Jumlah Sosialisasi dan Edukasi Masif X
Waktu Sosialisasi dan Edukasi Masif
Kegiatan Kunjungan ke Perusahaan per tahun= (Jumlah perusahaan Platinum/Gold/Silver X Frekuensi kunjungan) X (Waktu tempuh + Waktu kunjungan)
Kegiatan Daily Activities per tahun= Kegiatan Daily Activities X Hari per Tahun
Kegiatan Input Perubahan dan Rekon Data per tahun= Kegiatan Input Perubahan dan Rekon
Data X Hari Per Tahun
Jumlah Beban Kerja= Kegiatan Sosialisasi dan Edukasi Masif per tahun + Kegiatan
Kunjungan ke Perusahaan per tahun + Kegiatan Daily Activities per tahun + Kegiatan Input Perubahan Dan Rekon Data per tahun
25 Edukasi Masif 1.762 menit/tahun Platinum 281 perusahaan Gold 375 perusahaan Silver 938 perusahaan = 301.201 menit/ tahun Beban Kerja 669.337 menit/tahun Daily Activities 200.800 menit/tahun Input Data 167.334 menit/tahun RO : 7,45 = 8 PARAMETER UTAMA: Target Perusahaan TK ≥ 6 : 2.932 RO Eksisting : 3 Target Perusahaan TK ≥ 6 2.932
PARAMETER TURUNAN (SLA):
• Sosialisasi/Edukasi Masif : 8 Menit
• Waktu Tempuh ke Perusahaan : 120 Menit • Waktu Kunjungan ke Perusahaan : 60 Menit
Relationship Officer
26
Imlementasi Manpower Plan (MP)
dalam pengambilan keputusan penambahan karyawan
Implementasi Manpower Plan (MP) dalam penambahan karyawan ditunjukkan dalam gambar berikut:
FLOW & SYARAT PENAMBAHAN KARYAWAN
Kanwil
•Pembagian alokasi Cakar Pada Cabang
•Usulkan Revisi Kuota Sesuai Penetapan Divisi SDM
Div SDM • Verifikasi MPP • Kompilasi MPP • Usulkan Rekrutmen Ke BOD • Pembagian alokasi
Cakar pada Kanwil
Kanwil
• Verifikasi & Hitung MPP • Kompilasi MPP • Usulkan Penambahan Ke Divisi SDM Kacab • Awal Tahun • Hitung MPP • Usulkan Penambahan ke Kanwil
FLOW PENAMBAHAN KARYAWAN SYARAT PENAMBAHAN KARYAWAN
PENAMBAHAN KARYAWAN
GAP +
-28
Implementasi Manpower Plan (MP) sebagai dasar pengambilan keputusan didasarkan Rules sebagai berikut :
• Memberikan penambahan karyawan pada unit yang memiliki Gap negatif (Antara data MP dengan Data eksisting) dengan kata lain berdasarkan tingkat pemenuhan karyawan < 100%
• Memberikan penambahan karyawan berdasarkan pada Tingkat Urgensi yang tinggi penambahan karyawan yang merupakan perbandingan
penambahan karyawan dibandingkan dengan data MP
• Memberikan penambahan kepada unit kerja dengan tingkat
pemenuhan ≥ 100% jika terdapat triger persiapan pergantian karyawan dikarenakan dasar sebagai berikut : pensiun, promosi, mutasi
Berdasarkan atas perhitungan Implementasi MP maka inisiatif
penambahan karyawan dapat berjalan secara objektif , efektif dan efisien .
Imlementasi Manpower Plan (MP)
29
Selain hal tersebut Manpower Plan (MP) dapat digunakan untuk:
• Menghitung adjustment produktifitas sebuah unit kerja dengan logika membandingkan pencapaian target dengan penggunaan resource personil sehingga penilaian dapat dilakukan secara fair
• Memacu tingkat “sadar biaya” terkait penggunaan personil
• Menghitunga produktivitas Unit Kerja untuk mengetahui sejauh mana efektivitas dan efisiensi sebuah unit kerja.
20 10 X 100% = 200% 20 10 X 80% = 160% 20 20 X 200% = 100% Standar Karyawan MP Produktivitas Unit Kerja =
Karyawan Eksisting
% Pencapaian Target
CONTOH :
Imlementasi Manpower Plan (MP)
30
Update Manpower Plan (MP)
melalui aplikasi e Manpower Plan (eMAP)
Tahap selanjutnya dari Manpower Plan (MP) adalah mengembangkan aplikasi eManpower Plan (eMAP) sebagai berikut :
• Merupakan sebuah aplikasi MP yang secara real time akan
mendownload data sesuai parameter yang dibutuhkan dari database SIJS TK dan HCIS
• Menghasilkan perhitungan yang real time sehingga memungkinkan memberikan early warning system yang dapat menjadi dasar
pengambilan keputusan immediate atas proses mutasi / rekrutmen
• Target aplikasi dikembangkan pada semester 2 tahun 2016 dan
Thank You
Gedung Jamsostek
Jl. Jend. Gatot Subroto No. 79 Jakarta Selatan – 12930
T (021) 520 7797
F (021) 520 2310
