STRATEGI PENERAPAN
KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM UNTUK
MENINGKATKAN KINERJA KARYAWAN
DI LEMBAGA XYZ
Laporan Teknis
DWI LISTRIANA KUSUMASTUTI
0922200643
PROGRAM PASCASARJANA ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN SISTEM INFORMASI JENJANG S2
BINUS UNIVERSITY
STRATEGI PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
UNTUK MENINGKATKAN KINERJA KARYAWAN DI LEMBAGA XYZ
DWI LISTRIANA KUSUMASTUTI, GERARDUS POLLA
Laporan Teknis
Jakarta, 23 April 2012
Menyetujui:
Pembimbing
STRATEGI PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
UNTUK MENINGKATKAN KINERJA KARYAWAN DI LEMBAGA XYZ
Dwi Listriana Kusumastuti; Gerardus Polla
ABSTRACT
The purpose of this study was to determine the implementation strategy of Knowledge Management System to increase the performance of employees at XYZ Company (LEMIGAS Research Company) and recommend strategies for implementing knowledge management systems from components of people, process and technology so as to improve employee performance. Data taken from distributing questionnaires to 60 respondents from XYZ Company which became the study sample. Data were processed and analyzed using reliability test, validity test, linear regression test, SWOT analysis and gap analysis. Results achieved as recommendations for improvement and development of the people, process and technology. From the research results can be concluded that the XYZ Company must conduct a strategy towards the implementation of knowledge management system is recommended.
Keywords : Knowledge management system, improve performance employees
ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui strategi peranan Knowledge Management System terhadap peningkatan kinerja karyawan di Lembaga XYZ (Lembaga Litbang LEMIGAS) dan memberikan rekomendasi strategi untuk menerapkan knowledge management system dari komponen people, process dan technology sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan. Data diambil dari penyebaran kuesioner kepada 60 responden dari Lembaga XYZ yang menjadi sampel penelitian. Data diolah dan dianalisis dengan menggunakan uji reliabilitas, uji validitas, uji regresi linier berganda, analisa SWOT dan analisa kesenjangan. Hasil yang dicapai sebagai rekomendasi untuk perbaikan dan pengembangan dari sisi people, process dan technology. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa Lembaga XYZ harus melakukan strategi terhadap penerapan knowledge management system yang direkomendasikan.
Kata kunci : Knowledge management system, Peningkatan kinerja karyawan
PENDAHULUAN
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam era globalisasi terjadi sangat cepat dengan tingkat persaingan yang tinggi, sehingga mengharuskan perusahaan/organisasi berupaya meningkatkan kualitas yang disertai peningkatan kemampuan sumber daya manusia. Menyadari akan persaingan yang semakin berat, maka diperlukan perubahan paradigma dari yang semula mengandalkan pada
resource-based menjadi knowledge-resource-based. Pengelolaan pengetahuan (knowledge management) tersebut pada
akhirnya diyakini dapat menjadi dukungan yang handal bagi organisasi untuk meningkatkan daya saing, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya organisasi, termasuk pengetahuan yang tertulis (explicit
Jika pengetahuan tersebut disusun, digunakan dan dimanfaatkan secara bersama-sama akan dapat mendukung terjadinya inovasi, maka untuk mencapai budaya organisasi yang inovatif, perlu dilakukan transfer pengetahuan (knowledge sharing) yang diatur dalam kerangka strategi knowledge management
system. Penerapan strategi yang efektif akan menghasilkan sebuah manajemen yang efektif pula. Dengan
demikian diperlukan langkah pemilihan strategi yang terbaik dalam penerapan knowledge management
system. Langkah ini sangat sesuai untuk Lembaga XYZ dalam penelitian ini adalah Lembaga Litbang
LEMIGAS.
Salah satu strategi LEMIGAS dalam rangka meningkatkan kinerja (termasuk di dalamnya pengembangan sumber daya manusia, manajemen informasi, peningkatan kualitas dan inovasi) yaitu dengan membangun suatu sistem manajemen pengetahuan atau Knowledge Management System (KMS), berbasis web dan didukung oleh teknologi intranet pada akhir tahun 2010. Namun pada kenyataannya, hingga beberapa bulan sistem berjalan belum mendapatkan hasil seperti yang diharapkan, hal ini disebabkan oleh kurangnya kesadaran karyawan akan manfaat teknologi IS/IT tersebut dan belum adanya suatu rencana strategis IS/IT yang diperlukan untuk mendukung rencana strategi lembaga. Dari uraian di atas, mendorong peneliti untuk menganalisa, meneliti dan merekomendasikan strategi penerapan KMS di LEMIGAS, sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawannya.
Permasalahaan hanya fokus pada analisa knowledge management system di LEMIGAS terutama pada analisa komponen People, Process dan Technology terhadap peningkatan kinerja karyawan, dan hasil analisanya dapat dijadikan acuan untuk memberikan rekomendasi dalam menentukan strategi penerapan Knowledge Management System terbaik di LEMIGAS dalam upaya untuk meningkatkan kinerja karyawannya. Sehingga rumusan penelitian ini menjadi :
• Apakah People berpengaruh terhadap peningkatan kinerja karyawan? • Apakah Process berpengaruh terhadap peningkatan kinerja karyawan ? • Apakah Technology berpengaruh terhadap peningkatan kinerja karyawan ?
TINJAUAN PUSTAKA
Penerapan manajemen pengetahuan (Knowledge Management) harus lebih memperhatikan aspek manusia dan kulturnya, karena munculnya knowledge berasal dari intervensi manusia terhadap informasi melalui interpretasi dan judgment yang dipengaruhi oleh intelektualitas, mentalitas, pengalaman dan
value yang dimiliki manusia. Untuk menghasilkan knowledge yang bernilai tinggi, suatu organisasi akan
memerlukan sistem untuk melakukan strukturisasi seluruh data dan informasi yang dimiliki. Knowledge terdiri dari dua jenis yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge.
• Tacit knowledge merupakan knowledge yang ada di dalam diri manusia dalam bentuk intuisi,
judgement, skill, value dan belief. Knowledge ini sulit untuk diformalisasikan dan dibagikan
kepada orang lain.
• Explicit Knowledge adalah knowledge yang dapat terkodifikasikan dalam bentuk dokumen sehingga mudah ditransfer dan didistribusikan dengan berbagai media, dapat berupa kaset/cd video, formula, dan audio
Oleh Nonaka dan Takeuchi (1995), kedua jenis knowledge tersebut digambarkan dalam siklus
transfer knowledge, yang disebut SECI Process (S: Socialization, E: Externalization, C: Combination, dan I: Internalization), seperti gambar 1.
Gambar 1 Empat model konversi knowledge (Tobing, 2007)
• Sosialisasi (Socialization) adalah konversi pengetahuan tacit ke pengetahuan tacit dan proses
sharing serta penciptaan pengetahuan tacit melalui interaksi dan pengalaman langsung
(Tobing, 2000, p22). Istilah sosialisasi ini digunakan untuk menekankan pentingnya kegiatan bersama antara sumber pengetahuan dan penerima pengetahuan, dapat dilakukan melalui pertemuan tatap muka seperti rapat, diskusi dan pertemuan bulanan.
• Eksternalisasi (externalization), yaitu transfer dari tacit knowledge ke explicit knowledge melalui proses dialog dan refleksi (Tobing, 2000, p22). Melalui cara ini pengetahuan terkristalisasikan sehingga dapat didistribusikan ke pihak lain dan menjadi basis bagi pengetahuan baru. Pada tahap ini, pengetahuan tacit diekspresikanan dan diterjemahkan menjadi metafora, konsep, hipotesis, diagram, model atau prototipe sehingga dapat dimengerti oleh semua pihak. Misalnya, penulisan buku, jurnal, majalah dan lain-lain.
• Kombinasi (Combination) adalah transfer dari explicit knowledge ke explicit knowledge yang baru melalui sistemisasi dan pengaplikasian explicit knowledge dan informasi (Tobing, 2000, p22). Dengan cara ini pengetahuan ditukarkan dan dikombinasikan melalui media seperti dokumen-dokumen, rapat-rapat, percakapan telepon dan komunikasi melalui jaringan komputer. Dalam praktiknya kombinasi bergantung pada tiga proses. Pertama, pengetahuan eksplisit dikumpukan dari dalam dan luar organisasi/perusahaan, kemudian dikombinasikan. Kedua, pengetahuan eksplisit disunting atau diproses agar dapat lebih bermanfaat bagi perusahaan. Ketiga pengetahuan ekplisit tersebut disebarkan ke seluruh perusahaan melalui berbagai media.
• Internalisasi (Internalization) adalah transfer dari explicit knowledge ke tacit knowledge merupakan proses pembelajaran dan akuisisi knowledge yang dilakukan oleh anggota organisasi terhadap explicit knowledge yang disebarkan ke seluruh organisasi melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit knowledge anggota organisasi (Tobing, 2000, p22). Internalisasi pengetahuan digunakan untuk memperluas, memperdalam serta mengubah pengetahuan tacit yang dimiliki oleh setiap anggota organisasi/perusahaan. Bila pengetahuan berhasil diinternalisasikan ke dalam pengetahuan tacit para individu dalam bentuk model mental bersama maka pengetahuan ini akan menjadi aset yang luar biasa bagi perusahaan. Pengertian Knowledge Management (KM) menurut Shelda (2006, p16) merupakan suatu aktifitas
untuk mengidentifikasi, menciptakan, mengatur serta menyebarkan aset intelektual yang kritikal dari suatu organisasi untuk jangka waktu yang panjang sehingga keberlangsungan suatu organisasi terus berkesinambungan.
Menurut Collison dan Parcell yang dikutip Ghalib (2004, p.9) Knowledge Management adalah wilayah yang kompleks, yang menjangkau batas-batas pembelajaran dan perkembangan, teknologi informasi dan sumber daya manusia. Model yang dimiliki menggambarkan wilayah kegiatan dimana usaha KM dapat menjadi kekuatan untuk mengkomunikasikan apa yang tercakup dalam organisasi.
Model dari Collison dan Parcell menunjukkan kesuksesan KM dalam berinteraksi diantara tiga elemen pokok, yaitu People, Process dan Technology. Menurut Dilip Bhatt seorang konsultan Knowledge
Management, terdapat tiga komponen dalam penerapan knowledge management yang terdiri dari yaitu
People, Process, dan Technology (Bhatt, 2000).Seperti ditunjukkan dalam gambar 2.
Gambar 2 Knowledge Management Components (Bhatt, 2000) • People
Knowledge yang berada pada seseorang akan ditransfer ke orang lain juga, dan people adalah
faktor utama dalam penerapan keberhasilan knowledge management. • Process
Proses membantu untuk mengeksternalisasi (tacit menjadi explicit) yang berhubungan dengan perubahan proses kerja, organisasi dan lain sebagainya.
• Technology
Teknologi berperan sebagai enabler dalam knowledge management, dimana teknologi mempunyai fungsi dalam capture, store, update, search dan reuse knowledge atau yang sering kita kenal sebagai KMS (Knowledge Management System).
Strategi penerapan KM menurut Hansen, Nohria dan Tierney seperti dikutip Setiarso (2009, p13) mengemukakan bahwa pada dasarnya, strategi organisasi dalam KM yang dimiliki dibagi atas dua ekstrim yaitu: strategi kodifikasi (codification strategy) dan strategi personalisasi (personalization strategy). Bila pengetahuan diterjemahkan dalam bentuk eksplisit secara berhati-hati (codified) dan disimpan dalam basis data sehingga pengguna yang membutuhkan dapat mengakses pengetahuan tersebut, maka cara mengelola seperti itu dikatakan menganut strategi kodifikasi. Strategi ini digunakan untuk menyimpan pengetahuan di dalam tempat penyimpanan yang terstruktur dari pengetahuan sebagai database untuk penggunaan yang berulang-ulang. Davenport dan Prusak, seperti dikutip oleh Tobing (2007 p19). menyatakan bahwa tujuan kodifikasi adalah membuat pengetahuan organisasi ke dalam suatu bentuk yang membuat pengetahuan organisasi tersebut dapat diakses oleh personil yang membutuhkannya. Namun pengetahuan tidak hanya eksplisit saja, melainkan juga pengetahuan yang terpikirkan (tacit). Pengetahuan tacit amat sangat sulit diterjemahkan ke dalam bentuk eksplisit, oleh sebab itu pengetahuan dialihkan dari satu pihak ke pihak lain melalui hubungan personal yang intensif, cara mengelola pengetahuan seperti ini disebut strategi personalisasi. strategi yang diadopsi oleh organisasi untuk memberikan solusi dari
masalah biasa sampai masalah yang unik. Jadi fungsi utama dari jaringan komputer baik internet atau intranet, bukan saja untuk menyimpan atau mendokumentasikan pengetahuan melainkan juga untuk memfasilitasi lalu lintas komunikasi antar individu dalam suatu organisasi.
Untuk mengetahui tingkat keberhasilan KMS yang sedang berjalan diperlukan pengukuran terhadap penggunaannya, juga dengan mengetahui faktor keberhasilan KMS yang menurut penelitian terdahulu (Hartono, 2010) yaitu dengan penggabungan antara penilaian dari MAKE dan DeLone. Dari sebuah riset yang dilakukan oleh sebuah perusahaan bernama Teleos menemukan bahwa ada delapan dimensi kinerja pengetahuan dalam organisasi, yang menjadi kriteria Most Admired Knowledge
Enterprise (MAKE) Study. MAKE adalah salah satu ajang tempat individu dan organisasi untuk
mempelajari KM, sekaligus menjadi ajang pengakuan atas kematangan dalam menjalankan KM dan komitmen pemimpin organisasi. Delapan kriteria yang menjadi dasar penilaian MAKE dalam menentukan keberhasilan suatu organisasi penerapkan KM adalah :
1. Menciptakan budaya perusahaan yang didorong oleh pengetahuan (Organizational Culture) 2. Mengembangkan knowledge workers melalui kepemimpinan manajemen (Leadership) 3. Menyajikan produk/jasa/solusi berbasis pengetahuan (Innovation)
4. Memaksimalkan modal intelektual perusahaan (Intelectual Capital Management)
5. Menciptakan lingkungan untuk berbagi pengetahuan secara kolaboratif (Knowledge Sharing
& Collaboration)
6. Menciptakan suatu organisasi pembelajar (Organizational Learning)
7. Memberikan nilai berdasarkan pengetahuan tentang pelanggan (Customer Knowledge)
8. Mentransformasikan pengetahuan perusahaan menjadi nilai bagi pemegang saham atau masyarakat bagi organisasi nirlaba (Organizational Value)
Model keberhasilan KMS menurut DeLone and McLean (1992, p42) terdapat beberapa uraian penting pada tiap dimensi, yaitu:
1. System Quality: Kualitas sistem fokus pada pengukuran sistem dalam hal pemrosesan
informasi. Kualitas sistem merupakan karakteristik yang dibutuhkan oleh sistem informasi. 2. Information Quality: Kualitas informasi fokus pada keluaran dari sistem informasi.
Kualitas informasi merupakan pemenuhan terhadap karakteristik yang diinginkan seperti akurasi, ketepatan, kelengkapan, keringkasan, keterkaitan, kemudahan dalam pemahaman, arti dari informasi, perbandingan dan format.
3. Use: Penggunaan sistem informasi fokus pada kuantitas penggunaan sistem oleh pengguna. Hal ini merupakan ukuran yang paling banyak digunakan untuk mengukur keberhasilan sistem informasi.
4. User Satisfaction: kepuasan pengguna, merupakan tanggapan pengguna terhadap penggunaan sistem informasi.
5. Individual impact : dampak informasi terhadap kebiasaan individu.
6. Organizational impact: fokus pada dampak sistem informasi terhadap kinerja organisasi.
Knowledge management system yang akan dikembangkan harus selaras dengan strategi organisasi
agar benar-benar sesuai dengan kemampuan inti dari apa yang diperlukan oleh organisasi. Untuk lebih mudah dalam memahaminya dapat dilihat pada kerangka berpikir yang diadaptasi dari model Zack pada Gambar 3.
Penyelarasan dimulai dengan melakukan analisis SWOT pada organisasi dan faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan organisasi sehingga dapat ditentukan sasaran dan strategi organisasi untuk mencapai sasaran tersebut (Setiarso, p53-54).
SWOT adalah singkatan dari kekuatan (Strenghts), kelemahan (Weaknesses), peluang (Opportunities) dan ancaman (Threats). Analisa SWOT didasarkan pada asumsi bahwa suatu strategi yang efektif akan memaksimalkan kekuatan dan peluang serta meminimalkan kelemahan dan ancaman.
• Kekuatan adalah sumber daya, ketrampilan atau keunggulan terhadap pesaing dan kebutuhan pasar yang dilayani atau ingin dilayani oleh perusahaan. Kekuatan adalah kompetensi khusus (distinctive competence) yang memberikan keunggulan komparatif bagi perusahaan di pasar. • Kelemahan adalah keterbatasan atau kekurangan dalam sumber daya, ketrampilan dan
kapabilitas yang secara serius menghambat kinerja efektif perusahaan.
• Peluang adalah situasi penting yang menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. Trend penting merupakan salah satu sumber peluang. Identitas segmen pasar yang sebelumnya terabaikan, perubahan situasi pesaing atau peraturan, perubahan teknologi, serta membaiknya hubungan dengan pihak luar dapat memberikan peluang bagi perusahaan.
• Ancaman adalah situasi penting yang tidak menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. Masuknya pesaing baru, lambatnya pertumbuhan pasar, meningkatnya kekuatan tawar-menawar bisnis, perubahan teknologi, serta peraturan baru atau yang direvisi dapat menjadi ancaman bagi keberhasilan perusahaan.
Adapun menurut Tiwana (2000) seperti dikutip oleh Setiarso (2009 p53), dalam menentukan
knowledge yang dibutuhkan oleh organisasi dapat digunakan kerangka berpikir Zack sebagai alat bantu
dalam usaha untuk mengetahui knowledge apa yang harus dimiliki dan yang sudah dimiliki. Kerangka berpikir Zack digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3 Kerangka Zack, (Setiarso, 2009)
Kemudian pada tahapan selanjutnya dilakukan identifikasi tentang langkah-langkah apa yang harus diterapkan. Seperti pada gambar 4
Menurut Gibson seperti dikutip Lestari (2007,p27-28), Kinerja perusahaan/lembaga merupakan indikator tingkatan prestasi yang dapat dicapai dan mencerminkan keberhasilan manajer. Jadi kinerja perusahaan/lembaga merupakan hasil yang diinginkan perusahaan/lembaga dari perilaku orang-orang di dalamnya. Menurut Govindarajan dan Fisher, kinerja perusahaan/lembaga mencakup kinerja perusahaan secara keseluruhan sehingga dihasilkan ukuran kinerja yang obyektif.
Untuk menghasilkan kinerja yang baik, maka perusahaan/lembaga membutuhkan sistem yang baik pula. Sistem ini bukan hanya peraturan atau standar yang ada melainkan juga melibatkan pihak-pihak yang terkait langsung yaitu sumber daya manusianya. Salah satu sistem manajemen yang menawarkan suatu disiplin yang memperlakukan intelektual sebagai aset yang dikelola adalah knowledge
management (Honeycutt, 2002) seperti dikutip oleh Kosasih (2007). Dalam prakteknya knowledge management dapat menjadi guidance tentang pengelolaan intangible asset yang menjadi pilar
perusahaan/lembaga dalam menciptakan nilai. Perusahaan/lembaga perlu mengetahui sejauh mana
knowledge management berperan di dalam meningkatkan kinerja karyawan khususnya di lembaga
litbang.
METODE PENELITIAN
Kerangka berpikir yang diterapkan dalam penelitian ini dikembangkan dengan konsep alur pemikiran sistematis berdasarkan fakta dan logika. Pemikiran dimulai dengan proses analisis data/fakta tentang komponen-komponen knowledge management yaitu people, process dan technology dengan menggunakan uji Anova, F-test & T-test serta analisa regresi berganda. Dilanjutkan dengan pemikiran yang berfokus analisa SWOT, analisa kesenjangan untuk menemukan strategi penerapan knowledge
management yang paling tepat bagi LEMIGAS yang pada akhirnya akan memberikan dampak terhadap
peningkatan kinerja karyawan.
PEMBAHASAN
Hasil penelitian menggunakan metode deskriptif analitik dengan data kualitatif dan jenis desain pengukuran menggunakan skala1-5. Dalam menentukan data yang dibutuhkan pada analisa ini, digunakan teknik pengumpulan data purposive sampling kepada para karyawan di lingkungan kelompok fungsional, mulai dari tingkat pimpinan sampai staf.
Kuesioner dibagikan kepada 60 responden kelompok fungsional, dan setelah dilakukan pengolahan data dan dianalisa menggunakan uji Anova menghasilkan bahwa People, Process dan
Technology secara bersama-sama berpengaruh terhadap Peningkatan Kinerja Karyawan.
Analisa berikutnya menggunakan regresi linier yang digunakan untuk memprediksi secara sistematis keadaan masa yang akan datang berdasarkan keadaan masa lampau, sehingga dapat memperkecil kesalahan. Pada penelitian ini menggunakan regresi linier berganda untuk menganalisa hubungan linier antara beberapa variabel independen dengan satu variabel dependen. Dengan mengetahui nilai R yang berkisar antara 0 sampai 1. Jika nilainya mendekati 1, maka pengaruh semakin kuat. Sebaliknya, jika R mendekati 0, maka pengaruh semakin lemah.
Hasil yang didapat adalah variabel People besarnya R=0.543 artinya hubungan variabel People cukup kuat terhadap variabel Peningkatan Kinerja Karyawan, dan besarnya R Square = 0.295. Artinya
sumbangan pengaruh variabel people terhadap Peningkatan Kinerja sebesar 29.5%, dan sisanya 70.5% dipengaruhi oleh faktor lain.
Untuk variabel Process besarnya R=0.563 artinya hubungan variabel Process cukup kuat terhadap variabel Peningkatan Kinerja Karyawan, dan besarnya R Square = 0.317. Artinya sumbangan pengaruh variabel Process terhadap Peningkatan Kinerja sebesar 31.7%, dan sisanya 68.3% dipengaruhi oleh faktor lain.
variabel Technology besarnya R=0.551 artinya hubungan variabel Technology cukup kuat terhadap variabel Peningkatan Kinerja Karyawan, dan besarnya R Square = 0.303. Artinya sumbangan pengaruh variabel Technology terhadap Peningkatan Kinerja sebesar 30.3%, dan sisanya 69.7% dipengaruhi oleh faktor lain.
Hasil analisa persamaan regresi linier berganda untuk Knowledge Management System dengan komponen People, Process, dan Technology terhadap Peningkatan Kinerja Karyawan sebagai berikut :
Y = 0.250 + 0.255 X1 + 0.272 X2 + 0.324X3 dengan nilai R sebesar 0.663, artinya Knowledge Management System berpengaruh kuat terhadap variabel Peningkatan Kinerja Karyawan, dan besarnya
R Square = 0.440 artinya sumbangan pengaruh variabel Knowledge Management System terhadap Peningkatan Kinerja sebesar 44%, dan sisanya 56% dipengaruhi oleh faktor lain.
Analisa berikutnya yaitu uji t yang merupakan uji koefisien regresi secara parsial, digunakan untuk mengetahui apakah secara parsial variabel bebas berpengaruh signifikan atau tidak terhadap variabel terikat. (Priyatno,2009, p149) dan hasil seluruh pengujian hipotesis dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 1 Rekapitulasi hasil pengujian hipotesis
Pada pembahasan di atas terlihat adanya kesenjangan antara kondisi yang ada dengan yang diharapkan, yaitu penerapan Knowledge Management System yang belum optimal terhadap peningkatan kinerja karyawan.
Untuk mengatasi kesenjangan antara kondisi saat ini dan yang diharapkan dilakukan identifikasi faktor internal yaitu kekuatan (Strengths), kelemahan (Weaknesses), dan faktor eksternal yaitu peluang (Opportunities), ancaman (Threats) yang di alami oleh lembaga Litbang LEMIGAS. Dari faktor-faktor
tersebut kemudian dilakukan analisa menggunakan analisa SWOT, yang mempertimbangkan secara komprehensif berbagai faktor internal maupun eksternal. Hasil analisa SWOT tersebut akan menjadi dasar dalam menetapkan strategi untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan.
Tabel 2 Identifikasi faktor internal dan eksternal
FAKTOR INTERNAL
Strengths Weaknesses
S1 Tersedianya Sistem Knowledge
Management
W1 SKM tidak mudah diakses oleh karyawan
S2 Program kegiatan KM yang berkelanjutan
W2 Karyawan banyak yang belum paham SKM
S3 Banyak SDM yang menguasai IT W3 Belum tersedianya SOP untuk SKM
FAKTOR EKSTERNAL
OPPORTUNITIES THREATS
O1 Perkembangan teknologi SKM yang semakin mudah
T1 Persaingan yang ketat antara lembaga Litbang Migas O2 Tersedianya forum-forum KM
ekstenal
T2 Keamanan system yang harus diwaspadai
O3 Kepemimpinan T3 Turn around karyawan
Setelah mendapatkan tiga faktor yang diidentifikasi pada masing-masing faktor internal maupun eksternal, maka langkah selanjutnya menentukan Faktor Kunci Keberhasilan (FKK). Dari hasil perhitungan untuk mendapatkan besaran FKK kemudian dipilih 2 dari 3 untuk setiap faktor sehingga didapat hasil seperti dalam tabel 3 berikut:
Tabel 3 Faktor Kunci Keberhasilan FAKTOR INTERNAL
Strengths Weaknesses
1 Program kegiatan KM yang berkelanjutan
1 Karyawan banyak yang belum paham KMS
2 Tersedianya Sistem Knowledge
Management
2 KMS tidak mudah diakses oleh karyawan
FAKTOR EKSTERNAL
OPPORTUNITIES THREATS
1 Kepemimpinan 1 Persaingan yang ketat antara
lembaga Litbang Migas 2 Tersedianya forum-forum KM
ekstenal
2 Turn around karyawan
Langkah berikutnya setelah mendapatkan faktor kunci keberhasilan, maka dilanjutkan dengan merumuskan tujuan, dengan mengoptimalkan faktor-faktor kunci keberhasilan saat ini dan diproyeksikan pada masa yang akan datang serta memperhatikan posisi peta kekuatan saat ini. Hasilnya dipetakan ke dalam sumbu koordinat S-W (0.36) terhadap O-T (0.70). Hasil pemetaan posisi kekuatan disajikan dalam gambar berikut ini.
Gambar 5 Peta Posisi Kekuatan
Gambar 5 menunjukkan bahwa posisi kekuatan berada pada kuadran 1, artinya Lemigas memiliki kemampuan yang dapat dioptimalkan untuk melakukan pengembangan sarana dan prasarana dalam penerapan Knowledge Management System.
Tabel 4 Formulasi Strategi SWOT
Analisa kesenjangan pengetahuan (knowledge gap) berguna untuk mengetahui knowledge apa yang sudah dimiliki dan belum dimiliki lembaga sehingga dapat diketahui strategi yang dapat dilakukan untuk mengatasi kesenjangan tersebut. Berikut ini adalah analisis knowledge gap yang terjadi di LEMIGAS.
Tabel 5 Analisis Knowledge Gap
Tabel berikut ini adalah hasil analisis alternatif strategi yang dapat dilakukan oleh LEMIGAS untuk mengatasi knowledge gap yang terjadi.
Tabel 6 Analisa Strategi
SIMPULAN
Hasil yang didapat dari penelitian ini berdasarkan pengujian dengan uji Anova dan uji t dapat disimpulkan bahwa:
• People, Process dan Technology secara bersama-sama berpengaruh terhadap Peningkatan Kinerja Karyawan.
• Secara keseluruhan Knowledge Management System dengan komponen People, Process,
Technology memiliki nilai korelasi terhadap Peningkatan Kinerja Karyawan sebesar 0.663,
artinya terdapat hubungan dengan pengaruh yang kuat karena nilainya mendekati 1.
• Persamaan regresi linier berganda Knowledge Management System dengan komponen
People, Process, dan Technology terhadap Peningkatan Kinerja Karyawan sebagai berikut :
• Variabel People memiliki pengaruh signifikan terhadap Peningkatan Kinerja Karyawan dengan pengaruh yang paling kecil dibandingkan dengan variabel lainnya yaitu sebesar 29.5% .
• Variabel Process memiliki pengaruh signifikan terhadap Peningkatan Kinerja Karyawan dengan pengaruh yang paling besar dibanding variabel lainnya yaitu sebesar 31.7%.
• Variabel Technology memiliki pengaruh signifikan terhadap Peningkatan Kinerja Karyawan dengan pengaruh sebesar 30.3%.
Kemudian dilanjutkan dengan analisa SWOT untuk mengetahui peta posisi kekuatan dengan hasil yang dapat disimpulkan bahwa posisi kekuatan berada pada kuadran 1 yaitu pada O-T sebesar 0.70 dan S-W sebesar 0.36.
Strategi hasil dari analisa SWOT dapat disimpulkan sebagai : • Dukungan top manajemen dengan memberikan reward
• Lebih sering diadakan sharing knowledge yang sesuai dengan bidang keahlian • Meningkatkan pemakaian KMS di LEMIGAS sebagai value lembaga
• Sebelum karyawan turn around diwajibkan melakukan sharing keahliannya • Sosialisasi yang lebih aplikatif, dan menyeluruh.
• Jaringan KMS diusahakan agar stabil, supaya karyawan tidak kesulitan mengakses KMS. • Menguatkan positioning lembaga dengan tetap fokus pada visi, misi dan strategi lembaga. • Menjalin kerjasama dengan pensiunan untuk sharing knowledge
DAFTAR PUSTAKA
Bhatt, D. (2000). EFQM Excellence Model and Knowledge Management Implications. From:
http://www.eknowledgecenter.com/articles/1010/100.htm. [2010, Juni 3]
DeLone, W. H. & McLean, E. R. (2003). The DeLone and McLean Model of Information System Success: A Ten-Year Update. Journal of Management Information System Vol. 19 No. 4 pp.
9–30, from http://www.asiaa.sinica.edu.tw/~ccchiang/GILIS/LIS/p9-Delone.pdf [2010, Januari 23]
Fatwan, S.& Denni A. (2009). Indonesian MAKE Study & Lessons learned from the winner. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.
Ghalib, A.K. (2004). Systemic knowledge management: Developing a model for managing organisational assets for strategic and sustainable competitive advantage. Journal of Knowledge Management
Practice. From http://www.tlainc.com/articl56.htm [2011, maret 30]
Hartono, S. &Tanudharma, S.S. (2010). Analisis Dan Desain Knowledge Management System Pada
Binus University Untuk Meningkatkan Kepuasan User . Thesis Pasca Sarjana Binus University,
Jakarta.
Jogiyanto. (2008). Metode Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta : CV Andi Offset.
Kristadi, H.J. (2008). Rencana Kerja Peningkatan Kinerja Perencanaan Pengembangan Sarana
Penelitian Dan Pengembangan. Jakarta
Kosasih, N &Budiani, S. (2007). Pengaruh Knowledge Management Terhadap Kinerja Karyawan: Studi Kasus Departemen Front Office Surabaya Plaza Hotel. Jurnal Manajemen Perhotelan, Vol.3,
No.2, p80-88. From : http://puslit.petra.ac.id/journals/ pdf.php?PublishedID=HOT07030203
[2011, februari 21]
LEMIGAS. (2010). Laporan LEMIGAS: Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan. Jakarta. LEMIGAS. (2010). Rencana Strategis (Renstra) LEMIGAS tahun 2010 -2014. Jakarta.
Lestari, B.A.H. (2007). Pengaruh Information Technology Relatedness Terhadap Kinerja Perusahaan
Dengan Knowledge Management Capability Sebagai Variabel Intervening. Thesis Pasca Sarjana
Universitas Diponegoro. Semarang. From: http://eprints.undip.ac.id/15188/. [2011, February 11] Maier, R. (2007). Knowledge Management Systems: Information and Communication Technologies for
Knowledge Management. 3rd ed. Springer Berlin Heidelberg. New York.
Nonaka, I &Takeuchi, H. (1995). The Knowledge Creating Company: How Japanese Companies Create
the Dynamic of Innovation. Oxford Unervity Press.
Riduwan. (2005). Belajar Mudah Penelitian untuk Guru, Karyawan dan Peneliti Pemula. Cetakan ke-1. CV Alfabeta. Bandung.
Riduwan & Kuncoro, E.A.(2008). Cara Mengunakan dan Memaknai Analisis Jalur (Path Analysis). Alfa
Beta. Bandung
Rizkillah. N.H.(2010). Analisis Penerapan Knowledge Management System Terhadap Efektifitas
Kinerja Karyawan : Studi Kasus Departemen Bisnis Operasional Pt. Bank X . Thesis Pasca
Sarjana Binus University, Jakarta.
Priyatno, D. (2008). Belajar Olah Data Dengan SPSS 17. Andi Yogyakarta.
Setiarso, B. (2009). Penerapan Knowledge Management Pada Organisasi. Graha Ilmu. Yogyakarta. Setiarso, B. (2003). Penerapan Knowledge Management Pada Organisasi: Studi Kasus Di Salah Satu
Unit Organisasi LIPI. From: http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2007/04/bse-ksni.pdf.
[2010, April 30]
Setiarso, B.(2003). Penerapan Knowledge Management Di Organisasi. From: www.satuportal.net/ system/ files/penerapankm_0.pdf. [2010, April 30]
Sugiyono. (2008). Metode penelitian bisnis : (pendekatan kuantitatif, kualitatif dan R&D). Alfabeta, Bandung
Tiwana, A. (2000). The Knowledge Management Toolkit: Practical Techniques for Building a
KnowledgeManagement System. Prentice Hall PTR.
Tobing, P. L. (2007). Knowledge Management Konsep, Arsitektur, dan Implementasi. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Turban, L. M., & Wetherbe. (2005). Information Technology for Management: Transforming Business
in The Digital Economy, 3rd Edition. USA: John Wiley & Sons
Usman, H. & Akbar, R.P.S. (1995). Pengantar Statistika, PT. Bumi Aksara, Jakarta. Wirawan. (2009). Evaluasi Kinerja Sumber Daya Manusia. Salemba Empat. Jakarta.
