Analisis Pekerjaan
2
Job Analysis: A Basic Human Resource Management Tool
Tasks Responsibilities Duties
Job Analysis Job Descriptions Job Specifications
Knowledge Skills Abilities
Human Resource Planning Recruitment Selection Training and Development Performance Appraisal Compensation and Benefits
Safety and Health Employee and Labor Relations
Legal Considerations Job Analysis for Teams
3
Analisis dan Desain Kerja
• Elemen.
– Unit kerja yang paling kecil tanpa menganalisis proses mental.
• Task.
– Kumpulan elemen yang dikerjakan dan menghasilkan outcome yang bisa diidentifikasi.
• Duty.
– Kumpulan tugas yang memiliki tujuan yang sama.
• Position.
– Kumpulan task atau duty yang ditugaskan untuk dilakukan.
4
• Job.
– Kumpulan position yang sama dalam menjalankan task dan duty.
• Job family.
– Kumpulan job yang sama dalam task dan duty yang dikelompokkan untuk tujuan personel.
• Occupation.
– Job atau koleksi job yang ditemukan antar sejumlah organisasi yang berbeda.
5
Contoh-Ilustrasi
Pekerjaan Dosen
• Elemen.
– Membuat soal untuk dikerjakan oleh mahasiswa.
• Task.
– Menyiapkan bahan pengajaran
• Duty.
– Mengajar.
• Position.
6
• Job.
– Assisten profesor atau kepala penelitian dan pengembangan.
• Job family.
– Associate professor.
• Occupation.
7
Raw Input
Materi, data dan informasi apa yang dibutuhkan?
Equipment
Peralatan, fasilitas, dan sistem apa yang dibutuhkan? Human Resources Pengetahuan, keahlian, dan kemampuan ? Aktivitas
Task apa yang dibutuhkan dalam produksi output? Output Produk, informasi atau jasa apa yang dibutuhkan? Bagaimana output diukur?
WORK UNIT ANALYSIS
8
Analisis Pekerjaan
• Analisis kerja merupakan proses sistematis untuk
mengumpulkan, menganalisis, serta menafsirkan informasi berkaitan dengan pekerjaan. • Analisis kerja juga berkaitan
dengan studi yang menentukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pekerjaan dan keahlian.
9
Pembahasan Analisis Kerja
• Idenfitikasi aktivitas pekerjaan.
– Identifikasi dilakukan dari umum ke khusus.
• Job content.
– Faktor-faktor seperti tujuan, tingkat tanggung
jawab pekerja, tersedianya petunjuk, tuntutan fisik dan kondisi kerja dari tugas tertentu.
10
Pembahasan Analisis Kerja Lanjutan
• Job requirement/specification.
– Ini merupakan dokumen tertulis mengenai dimensi manusia meliputi pendidikan,
pengalaman, keahlian, pelatihan, pengetahuan yang dibutuhkan oleh pekerja untuk melakukan tugas tertentu.
– Skill merupakan kemampuan dasar. – Knowledge bersifat dinamis.
– Ability merupakan kesanggupan fisik & psikis untuk jangka panjang.
Spesifikasi Jabatan
12
Fungsi Analisis Kerja
Staffing Promotion Training Staffing Recruiting Klasifikasi Kerja Desain Kerja
13
Fungsi Informasi Analisis Kerja
• Job description • Job specification. • Job evaluation. • Job design • Performance appraisal Fungsi informasi analisis kerja adalah…
14
Uraian Job Description
– Nama Jabatan – Departemen/Divisi/ bagian – Nomor/kode jabatan – Jumlah karyawan yang memegang jabatan itu – Tugas-tugas utama yang harus dijalankan – Pengawas yang diberikan kepada jabatan di bawahnya (vertikal). – Pengawasan yang
diterima dari jabatan di atasnya (vertikal)
– Hubungan jabatan itu dengan jabatan yang lain horizontal/fungsional)
15
Lanjutan Job Description
• Peralatan yang digunakan dalam jabatan ini
– Rangkaian dan urutan pekerjaan
– Bahan-bahan yang
dibutuhkan atau dipakai dalam jabatan ini
– Latihan yang dibutuhkan
• Besarnya upah
– Lamanya jam kerja
– Kondisi dan lingkungan kerja seperti udara,
penerangan, berdebu, panas, penuh resiko atau tanpa resiko dan lain-lain.
16
• Job specification.
– Mengidentifikasi karakteristik yang dibutuhkan
untuk melakukan pekerjaan yang tertulis pada job description yang meliputi pengetahuan, keahlian, pendidikan, pengalaman dan persyaratan teknis. – Catatan yang menjelaskan yang diperlukan oleh
seorang karyawan untuk memangku dan mengerjakan suatu pekerjaan dari jabatan tertentu
17
Elemen Job Specification
• Jenis kelamin
– Usia karyawan
– Pendidikan formal (kalau perlu pengalaman)
– Syarat-syarat kesehatan atau kondisi tubuh
•
Kemampuan-kemampuan khusus
dengan pekerjaan: daya ingat, kecepatan reaksi, pandangan, penglihatan, penciuman, perasa/taste. • Kualifikasi emosi seperti introvert, extrovert
18
• Job classification.
– Mengelompokkan posisi yang sama ke dalam kelas kerja dan mengelompokkan kelas kerja ke dalam
keluarga kerja.
• Performance appraisal.
19
Fungsi Informasi Analisis Kerja
Lanjutan
• Job evaluation.
– Menilai identifikasi kerja.
– Ada dua pendekatan yaitu market pricing method
(membandingkan praktik upah) dan factor comparison (menilai pekerjaan pada faktor-faktor yang menunjukkan pentingnya pekerjaan yang berbeda dalam organisasi).
• Job design.
– Pandangan perusahaan adalah pekerjaan harus
menghasilkan operasi yang efisien, produk berkualitas sedangkan pandangan pekerja adalah pekerjaan harus berarti dan menantang.
20
Mengumpulkan
Data Analisis Pekerjaan
• Job analysts.
– Individu yang mempunyai tugas-tugas untuk mengumpulkan dan mengolah informasi kerja tetapi kurang kenal dengan pekerjaan khusus.
– Mereka hanya menggunakan informasi pada job content.
• Job agent.
– Individu yang menyediakan informasi pekerjaan yang dibutuhkan.
21
Sumber Data
• Job incumbent.
– Seseorang yang bisa memberikan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan.
– Mereka memiliki kemampuan verbal karena mereka harus menyampaikan informasi baik lisan maupun tertulis.
– Namun sayangnya, mereka
kadang-kadang tidak memberikan gambaran aktivitas kerja yang
22
• Job supervisor.
– Individu yang mengawasi incumbent dalam menjalankan tugasnya.
• Technical expert.
– Subject matter expert. Biasanya ditujukan kepada job agent yang sangat mengetahui target job atau memiliki keahlian khusus yang berhubungan
23
Teknik Mengumpulkan Data
Background research.
– Review dokumen yang berkaitan dengan pekerjaan misalnya deskripsi kerja, technical manual, bahan latihan, bagan organisasi dan analisis kerja yang terdahulu.
Job performance on-site.
– Data bisa diperoleh ketika melakukan pengamatan pada saat pekerjaan itu dilakukan.
Site observation.
– Mengunjungi lokasi kerja sehingga job analyst dapat mengobservasi kinerja.
24
Teknik Mengumpulkan Data (2)
– Group inteview.
• Biasanya job incumbent dan supervisor
memimpin diskusi dengan format terstruktur.
– Kuesioner.
• Butir-butir kuesioner dapat dikembangkan berdasarkan pada informasi yang diambil dari background research, job performance, site observation, individual interview atau group interview.
25
Informasi lain yang harus diperoleh
• Identifikasi dimensi job utama (misalnya seorang profesor
memiliki dimensi job teaching, advising, research, service,
consulting).
• Identifikasi task dalam dimensi teaching (misalnya menyiapkan kuliah, menyampaikan kuliah,
melaksanakan ujian, memberikan nilai ujian dan mengetik nilai ujian).
26
Metode Analisis Kerja
• Metode analisis kerja menawarkan cara
sistematis dalam menerapkan teknik koleksi
data.
– Metode formal meliputi prosedur koleksi data secara standar.
– Data interview biasanya disusun ke dalam job statement yang cepat dan dapat dimengerti. – Metode sistematis meliputi teknik koleksi data
yang dilakukan dalam bentuk yang sudah ada atau disusun.
27 • Dua pendekatan job analysis
yaitu
– Work oriented. Deskripsi aktivitas kerja (menekankan apa yang akan dilakukan)
– Worker oriented. Karakteristik yang harus dimiliki oleh para pekerja (KSA).
28
Pendekatan Orientasi Kerja
– Functional Job Analysis
– Critical Incident Technique
– Comprehensive Occupational Data Analysis
Program (CODAP)-Task Analysis Inventory
– Position Analysis Questionnaires (PAQ).
29
Functional Job Analysis
• Pendekatan yang
mempertimbangkan
organisasi, orang dan kerja.
• FJA menerapkan koleksi data yang meliputi yaitu review oleh analisis mengenai background & reference materials, interview dgn pegawai dan supervisor, dan on-site observation dari pekerja atau pegawai.
30
Lanjutan FJA
• Untuk mencapai validitas dan reliabilitas, maka
analis melakukan editing task statement dengan
petunjuk incumbent, supervisor.
• FJA juga berusaha untuk menempatkan
pekerjaan seseorang pada konteks organisasi
secara keseluruhan dengan cara memfokuskan
pada hasil yang nantinya memberikan kontribusi
pada tujuan perusahaan.
31
Critical Incident Technique
• Mengandalkan informasi dari supervisor dan yang mempunyai wewenang untuk mengawasi perilaku kerja.
• Supervisor diminta untuk mengamati peristiwa
penting yang dapat mempengaruhi keefektifan kerja. • Biasanya digunakan pada performance appraisal.
• Critical incident technique memberikan tingkat rinci perilaku, memfokuskan kegiatan pekerja, menekankan pada konteks di mana perilaku tersebut terjadi dan konsekuensinya.
32
CODAP
• Comprehensive Occupational Data Analysis
Program (CODAP).
– Ini terdiri dari dua komponen utama yaitu task inventory dan computer analysis package.
– Task inventory merupakan kuesioner yang meminta subject matter expense untuk menentukan tugas-tugas dalam pekerjaan.
– Task: unit kerja yang sudah diidentifikasi oleh pekerja.
33 • Task inventory merupakan
suatu bentuk mengumpulkan
informasi mengenai
pengalaman, pendidikan, ras, seks dan penggunaan peralatan yang digunakan.
• Informasi ini kemudian dianalisis dalam program komputer.
34
a. CODAP berfungsi untuk
menjelaskan pekerjaan yang dilakukan oleh individu dan kelompok, membandingkan pekerjaan yang dilakukan oleh
kelompok khusus dan
mengidentifikasi pekerjaan pada
occupational area dan
35
Position Analysis Questionnaires (PAQ).
• Pendekatan kuantitatif mengenai analisis kerja yang menjelaskan pekerjaan dalam bentuk aktivitas kerja. PAQ adalah kuesioner yang terdiri atas 6 kategori kerja yaitu
– input informasi, – proses mental, – output kerja, – konteks kerja,
– aktivitas interpersonal dan – karakteristik lain.
36
Lanjutan PAQ
• Contoh dimensi kerja yang terkandung dalam
masing-masing kategori yaitu
– penggunaan materi tertulis dan gambar, – penggunaan informasi,
– kondisi kerja fisik,
– komunikasi dan kontak personal, – jadual kerja dan
37
Pendekatan Berorientasi Pekerja
• Job Element Method.– Pendekatan yang memfokuskan pada
karakteristik pekerja meliputi KSA, kemauan, minat dan karakteristik personal.
• Threshold Trait Analysis.
– Hal ini dibagi dua kelompok besar yaitu ability (can do factors) dan attitude (willing to do).
• Fleishman Job Analysis System
– Pendekatan ini menentukan ability sebagai atribut yang bertahan yang dimiliki oleh individu untuk menunjukkan kinerja.
38
Teknik Perancangan Ulang Pekerjaan
Metode untuk mendesain ulang pekerjaan, yaitu :
1. Job enlargement, yaitu meningkatkan cakupan pekerjaan yang dimiliki seseorang.
2. Job enrichment, yaitu meningkatkan otonomi seseorang dalam mengatur pekerjaannya.
3. Job rotation, yaitu meningkatkan variasi tugas yang dimiliki seseorang dengan cara memindahkan
seorang petugas untuk melakukan pekerjaan yang berbeda.
39
Job Design
• Process of determining the specific tasks to
be performed, the methods used in
performing these tasks, and how the job
relates to other work in the organization
• Job enrichment - Basic changes in the
content and level of responsibility of a job,
so as to provide greater challenge to the
worker
40
Faktor Ketidakpuasan Kerja
Faktor yang menybabkan ketidakpuasan
kerja adalah faktor-faktor yang berada dalam lingkungan kerja (job context), yaitu :
1. Common policy and adminstration (kebijaksanaan umum dan administrasi).
2. Supervision (pengawasan). 3. Salary (gaji).
4. Interpersonal relation (hubungan dengan rekan kerja).
41
Prinsip Herzberg dalam Pelaksanaan
Pekerjaan
1. Meningkatkan tuntutan pekerjaan, yaitu mengubah
pekerjaan dengan meningkatkan tingkat kesukaran dan tanggung jawab dalam pekerjaan.
2. Kebebasan untuk mengatur pekerjaan, yaitu memberikan kebebasan pada pekerja untuk mengatur pekerjaannya. 3. Peningkatan rasa tanggung jawab pekerja, yaitu
membiarkan pekerja mengendalikan pekerjaannya.
4. Memberikan feedback, yaitu memberitahukan pada pekerja seberapa baik pekerjaan yang mereka lakukan.
5. Memberikan pengalaman belajar yang baru, yaitu memberi kesempatan pada pekerjaan pada pekerja pengalaman baru dan pertumbuhan diri.
