BAB III PEMBAHASAN. lain China (QD), Vietnam (VJ), Korea (CDC). Chang Shin berasal dari dua kata,

(1)

20 3.1 Tinjauan Perusahaan

PT. Chang Shin Indonesia merupakan anak perusahaan dari Chang Shin Group, Korea Selatan yang memiliki beberapa cabang di 3 Negara lainnya antara lain China (QD), Vietnam (VJ), Korea (CDC). Chang Shin berasal dari dua kata, yaitu Change dan Shine. Kata Chang berasal dari bahasa inggris Change yang berarti “perubahan (hari demi hari)”, Shin merupakan bahasa jepang (Shine) yang berarti “Baru (bersih)”.

3.1.1 Sejarah Perusahaan

Dalam sub bab ini penulis akan memberikan informasi tentang sejarah perusahan Chang Shin Group dari awal berdirinya. Berikut ini history mengenai perusahaan Chang Shin Group.

1. Tahun 1981 Established Daeshin trading Co, Ltd. CEO Hwanil Jeong – Didirikan oleh CEO Hwanil Jeong sebuah perusahaan Daeshin trading Co, Ltd.

2. Tahun 1982 StartedBusiness–Memulaibisnis.

3. Tahun 1983 Operated Shoe Production Factory – Dioperasikan Produksi Pabrik Sepatu.

4. Pada Tahun 1985 Moved to Jangrim Factory – Pindah ke Pabrik Jangrim. 5. Pada Tahun 1994 Established Chang Shin Vietnam (VJ) Offshore Factory –

(2)

6. Tahun 1995 Established Chang Shin China (QD) Offshore Factory – Didirikan Changshin China (QD).

7. Tahun 2000 Changed Company name to Chang Shin Inc. – Perubahan nama perusahaan menjadi Chang Shin Inc.

8. Tahun 2002 Built new headquarter office in 558 ShinPeong-Dong Saha-Gu CDC (Chang Shin Development Center operate) – Dibangun Kantor Pusat baru di 558 ShinPeong-Dong Saha-Ga CDC (Pusat beroperasi).

9. Tahun 2010 Established Chang Shin Indonesia (JJ) Offshore Factory -Didirikan Changshin Indonesia (JJ).

10. Kemudian Tahun 2011 Changshin Vietnam Development Center open – Dibuka pusat development di Changshin Vietnam.

PT. Chang Shin Indonesia berdiri pada tanggal 07 Juni 2010 Perusahaan ini di Karawang memiliki dua lokasi Produksi yaitu PT. Chang Shin Indonesia Klari (JJ) dan PT. Chang Shin Indonesia Cikampek (JJ CKP). PT. Chang Shin Indonesia (CSI) ini adalah Perusahaan yang bergerak di bidang Industri Manufactur untuk JJ terletak di daerah strategis Klari, alamat lengkapnya yaitu Dusun Gintung Kolot, Desa Gintung Kerta Kec. Klari Kabupaten Karawang, Jawa Barat-Indonesia, sedangkan untuk JJ CKP terletak di daerah strategis Cikampek, alamat lengkapnya di Jl. Ir. H. Juanda Juanda Nomor 8 RT. 01/RW. 05 Desa Jomin Barat, Kecamatan Kota Baru, Kabupaten Karawang-Indonesia. Untuk di Indonesia Chang Shin Group ada Tiga Perusahan selain JJ dan JJ CKP diatas ada Perusahaan Chang Shin Group lainnya yang terletak di daerah strategis Garut yang bernam PT. Chang Shin Reksa Jaya yang beralamat di KP. Karang Mekar RT 02 RW 08, Kel. Ciburial, Kec. Leles, Kab. Garut.

(3)

3.2.1 Struktur Organisasi dan Fungsi

Gambar III.1 Struktur Organisasi MEP team PT. CSI

Fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam PT. Changshin Indonesia adalah sebagai berikut :

1. Director MEP Department

Direktur MEP mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab untuk memimpin perusahaan, khususnya bagian MEP departemen.

(4)

b. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manager) dan menyampaikan laporan kepada General Manager atas kinerja bagian terkait.

c. Menandatangani semua document yang berhubungan dengan PO (Purchase Order), Surat Kontrak Kerja, Payment (Pembayaran).

d. Secara pribadi bertanggungjawab jika bersalah atau lalai dalam pelaksanaan tugas.

e. Menentukan dan memutuskan semua hal yang berhubungan dengan harga baru, Supplier baru dan juga perubahan jadwal planning produksi.

2. Manager

Tugas Manager adalah:

a. mengontrol kinerja staff-staff nya terutama purchasing (seperti memeriksa PO/Purchase Order serta document lainnya sebelum ditandatangangi oleh Direktur.

b. Mengecek langsung ke area produksi kinerja maintnance yang berada di plant-plant area produksi.

c. Bertanggung jawab atas kesalahan yang disebabkan karena kelalaian staff-staff nya dan team member maintnance nya juga bawahan lainya, sehingga mengakibatkan terhambatnya proses produksi.

d. Secara berkala mengadakan pertemuan guna melakukan peninjauan ulang terhadap semua jadwal pengiriman.

e. Melakukan pertemuan untuk review mengenai permasalahan yang sedang terjadi serta memberikan solusi perbaikan.

(5)

f. Mengontrol kegiatan pembelian (harga,kualitas,dan delivery) dan administrasi pembelian.

g. Secara pribadi bertanggung jawab jika bersalah atau lalai dalam pelaksanaan tugas.

3. Asisten Manager

Tugas Asisten Manager adalah:

a. Mewakili manager dalam mengontrol kinerja staff-staff nya terutama purchasing (seperti memeriksa PO/Purchase Order serta document lainnya sebelum ditandatangangi oleh Direktur.

b. Mengecek langsung ke area produksi kinerja maintnance yang berada di plant-plant area produksi.

c. Bertanggung jawab atas kesalahan yang disebabkan karena kelalaian staff-staff nya dan team member maintnance nya juga bawahan lainya, sehingga mengakibatkan terhambatnya proses produksi.

d. Secara berkala mengadakan pertemuan guna melakukan peninjauan ulang terhadap semua jadwal pengiriman.

e. Melakukan pertemuan untuk review mengenai permasalahan yang sedang terjadi serta memberikan solusi perbaikan.

f. Mengontrol kegiatan pembelian (harga,kualitas,dan delivery) dan administrasi pembelian.

g. Secara pribadi bertanggung jawab jika bersalah atau lalai dalam pelaksanaan tugas.

4. Staff Purchasing

(6)

a. Membuat perkiraan (forecast) pre-order untuk menghindari adanya keterlambatan kedatangan material disebabkan kekurangan waktu proses produksi untuk raw-material (dari pihak Supplier-Pemasok).

b. Membuat perencanaan pembelian material sesuai permintaan dari planning produksi (ukuran, jumlah, warna, model).

c. Mengatur jadwal pembelian material agar kedatangannya sesuai dengan yang jadwal yang telah ditentukan dari planning produksi.

d. Memberikan beberapa alternative pengganti untuk material/jasa (jika diperlukan).

e. Melakukan negosiasi harga, penalty, cara dan waktu pembayaran serta cara dan waktu pengiriman. Membuat “claim / complain supplier” jika terjadi penyimpangan

f. Secara pribadi bertanggungjawab jika bersalah atau lalai dalam pelaksanaan tugas.

5. Staff Document Prosess

Tugas Staff Document Prosess antara lain :

a. Membuat document incoming (kedatangan) material dari local dan import yang disebut Bea dan cukai proses.

b. Memeriksa dan meneliti document yang telah diberikan oleh Supplier untuk menghindari kesalahan yang akan mengakibatkan keterlambatan kedatangan barang.

c. Secara pribadi bertanggung jawab jika bersalah atau lalai dalam pelaksanaan tugas.

(7)

Berikut ini tugas dari bagian Inventory :

a. Menerima, memeriksa setiap spareparts mesin yang datang, harus sesuai dengan document (nama, warna, dan jumlah material).

b. Mengatur spareparts–spareparts mesin yang akan diperlukan oleh setiap line produksi, mengecek stock spareparts mesin dan membuat daftar permintaan spareparts sebelum minim stock agar tidak terjadi shortage (kekurangan) spareparts jika ada kerusakan mesin.

c. Memberikan laporan kepada Purchasing jika ada masalah saat kedatangan spareparts mesin (misal, material yang masuk jumlahnya tidak sama). d. Melakukan pencatatan stock di akhir bulan untuk kebutuhan stock

opname. 7. NPI Team

Berikut tugas NPI Team :

a. Menerima, memeriksa setiap kedatangan mesin – mesin import maupun local.

b. Mengecek ketersediaan mesin di gudang mesin, agar tidak terhabat proses produksi ketika adanya kerusakan mesin yang tidak bisa di repair lagi. c. Membuat lay out setiap Line untuk mesin-mesin apa yang harus di pakai,

dan mesin apa yang belum ada.

d. Melakukan review bersama Department IE terkait lay out produksi dan perencanaan model – model sepatu baru.

e. Melakukan pencatatan stock di akhir bulan untuk kebutuhan stock opname.

(8)

f. Secara pribadi bertanggungjawab jika bersalah atau lalai dalam pelaksanaan tugas.

8. MAXIMO Team

a.

Input Data Aktivitas Maintenance (WOF_OVH/PM/EM/MSM/WSF/CM).

b.

Check Board TPM 2.0 Performance Board.

c.

Check Plant PM Board.

d.

Check Board PM.

e.

Bekerjasama dengan Inventory tekait dengan ketersediaan barang (Viewing).

f.

Dukungan Teknis (Technical Support).

g. Secara pribadi bertanggungjawab jika bersalah atau lalai dalam pelaksanaan tugas.

9. Accounting

Bagian Accounting memiliki tugas sebagai berikut :

a. Mengatur dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai aktivitas perusahaan dan menjaga keseimbangan neraca R/L.

b. Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas akunting lainnya agar dapat berjalan secara tepat dan akurat.

c. Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem akunting untuk memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi bisnis.

d. Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM accounting.

e. Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan

(9)

10. Finance

Tugas Finance team antara lain:

a. Mengontrol aktivitas keuangan dan melakukan pengelolaan keuangan perusahaan.

b. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan.

c. Mengatur jadwal pembayaran sesuai dengan jumlah dan tanggal yang telah ditentukan.

d. Melakukan evaluasi budget dan melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen yang diterima.

e. Secara pribadi bertanggung jawab jika bersalah atau lalai dalam pelaksanaan tugas.

3.2 Tinjauan Kasus

3.2.1 Proses Bisnis Sistem Berjalan

Proses bisnis yang berjalan pada PT. Chang Shin Indonesia akan penulis bahas secara bertahap adapun proses bisnis sistem berjalan mengenai pembelian sparepart yaitu sebagai berikut:

1. Prosedur Pembuatan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) PIC atau setiap Maintnance melakukan preventive setiap hari terhadap mesin-mesin produksi di perusahaan, jika ada kerusakan sparepart dan tidak dapat di perbaiki lagi sendiri maka maintnance harus menggantinya dengan yang baru. Sparepart di gudang inventory tidak dapat di ambil begitu saja oleh maintnance. Tetapi maintnance harus mengisi form material out yang harus di tanda-tangani oleh leader maintnance di bagian nya masing-masing. Setelah di tanda-tangani oleh leader form tersebut di berikan kepada PIC gudang

(10)

inventory, jika sparepart ada maka pic gudang inventory akan menukar form material out dengan sparepart yang di minta tetapi jika stock tidak tersedia maka PIC Inventory membuatkan surat permintaan pembelian sparepart yang di minta dengan catatan harus di approval sampai level manager dan expat (korea Department pemilik Budget) sebagai atasan dan selanjutnya PIC menyerahkan surat permintaan pembelian tersebut kepada staff Purchasing. Selain PIC Gudang department lain pun bisa membuat permintaan pembelian sparepart tetapi hanya pic purchasing yang dapat membuatnya.

2. Prosedur Penerimaan Surat Permintaan Pembelian (Receiving Purchase Requisition)

Setelah Menerima Surat Permintaan Pembelian Barang (Sparepart) Staff purchasing membuat surat permintaan penawaran harga yang akan di kirim ke Supplier. Ketika surat permintaan penawaran harga di terima maka keluar surat penawaran harga, kemudian staff purchasing membuat perbandingan harga. Setelah harga di bandingkan dan harga sudah sesuai maka staff purchasing memproses surat permintaan pembelian tersebut.

3. Prosedur Pembuatan Surat Order Pembelian (Purchase Order)

Setelah surat permintaan pembelian selesai di proses maka staff purchasing memproses ke tahap selanjutnya yaitu proses pembuatan Purchase Order,dengan melihat budget yang tersedia cukup atau tidak cukup jika cukup staff purchasing langsung membuatkan PO jika budget tidak cukup maka harus mengajukan surat persetujuan GM untuk melakukan over budget. Setelah over budget di setujui baru akan di buatkan PO tersebut oleh Staff

(11)

Purchasing yang kemudian akan dikirimkan ke Vendor dan di arsip sesuai nomer PO.

4. Prosedur Penerimaan Barang (Receiving Item)

Setelah PO di kirim ke supplier dan selesai di proses oleh suppier maka supplier akan mengirimkan barang (sparepart) yang kita pesan atau beli. Sparepart yang kita beli akan di antarkan oleh supplier dengan membawa Surat Order Pembelian dari PT. Chang Shin Indonesia dan Surat Jalan dari supplier tersebut. yang kemudian barang akan di periksa oleh bagian Gudang Inventory yang di sesuaikan dengan surat jalan, jika barang sudah sesuai dengan surat jalan maka penerima barang (PIC Inventory) harus menandatangani dan memberi stempel pemeriksa, kemudian surat jalan tersebut rangkap 4 yang warna hijau di bawa kembali oleh vendor untuk bukti bahwa barang sudah selesai di kirim, warna merah di simpan gudang Inventory untuk di arsip sesuai tanggal, kuning di berikan kepada Staff Dokumen Proses untuk di buatkan dokumen pemasukanya dan yang asli di berikan staff purchasing untuk proses selanjutnya.

5. Prosedur Penerimaan Faktur dan Pembayaran Vendor/Suplier (Receiving Invoice and Payment to Suplier)

Setelah barang di terima suplier akan memproses penagihan dengan cara mengirimkan faktur penagihan kepada staff purchasing dan staff purchasing memeriksa kelengkapan dokumen Invoice, faktur penjualan, faktur pajak dan dokumen pemasukan bea dan cukai. Jika dokumen sudah lengkap maka staff purchasing membuatkan tanda terima faktur dan accounting slip dengan ketentuan kelengkapan Accounting slip adanya tanda terima tukar faktur,

(12)

Invoice, foto copy Faktur pajak yang sudah di tanda tangani, surat jalan asli, foto copy purchase order, dan dokumen pemasukan bea dan cukai, yang kemudian di serahkan kepada bagian accounting perusahaan. Ketika Accounting Slip sudah selesai di periksa oleh accounting jika lengkap maka manager accounting approval accounting slip tersebut.

Accounting slip dan aplikasi dokumen yang sudah lengkap dan sudah di approval kemudian di berikan ke bagian finance, finance akan membuatkan jadwal pembayaran atas aplikasi yang sudah lengkap. Bagian finance akan menyiapkan cek atau giro untuk pelunasan yang akan di berikan kepada suplier via bank transfer. Dan kemudian cek atau giro tersebut di berikan kepada kasir perusahaan untuk di buatkan Bank Payment Voucher (accounting slip payment) atas pelunasan kepada suplier, kemudian Accounting slip dan Bank Payment Voucher di arsip berdasarkan nomor voucher.

3.2.2 Activity Diagram

Untuk mengetahui gambaran sistem pembelian sparepart pada PT. Chang Shin Indonesia Karawang masih menggunakan sistem manual maka dapat di jelaskan melalui diagram aktivitas.Adapun diagram aktifitas proses bisnis sistem yang berjalan dari proses pembeliansparepart pada PT. Chang Shin Indonesia Karawang dapat di gambarkan sebagai berikut:

(13)

1. Diagram Activity Pembuatan Permintaan Pembelian (Request Order)

(14)

2. Diagram Activity Pembuat PO (Purchase Order)

(15)

(16)

3.2.3 Dokumen Masukan

Dokumen masukan (input) adalah suatu document yang berisi data-data pada suatu system yang dihasilkan dari proses masukan data, yang kemudian digunakan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan sesuai kebutuhan. Adapun bentuk dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Nama dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Untuk penginputan incoming material Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Purchasing Media : Kertas cetakan Jumlah : Empat lembar

Frekuensi : Setiap transaksi pengiriman material Bentuk : Lihat Lampiran

2. Nama dokumen : Faktur Pajak

Fungsi : Untuk proses pembayaran Supplier Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Purchasing Media : Kertas cetakan Jumlah : Dua lembar

Frekuensi : Setiap transaksi pembayaran Bentuk : Lihat Lampiran

3. Nama dokumen : Accounting Slip

Fungsi : Untuk proses pembayaran Supplier Sumber : Bagian Purchasing

(17)

Tujuan : Bagian Accounting Media : Kertas cetakan Jumlah : Dua lembar

4. Nama dokumen : Invoice

Fungsi : Untuk proses pembayaran Supplier Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Purchasing Media : Kertas cetakan Jumlah : Dua lembar

5. Nama dokumen : Surat Permintaan Pembelian Fungsi : Untuk proses pembuatan PO Sumber : Gudang Inventory

Tujuan : Bagian Purchasing Media : Kertas cetakan Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap permintaan pembelian Bentuk : Lihat Lampiran

6. Nama dokumen : Surat Order Pembelian Fungsi : Untuk proses pembelian Sumber : Bagian Purchasing

(18)

Tujuan : Suplier

Media : Kertas cetakan Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap Pemesanan Barang Bentuk : Lihat Lampiran

3.2.4 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran (output) adalah hasil akhir dari proses pembelian sparepart. Adapun bentuk dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Nama dokumen : Bank Payment Voucher

Fungsi : Melakukan pelunasan pembelian Frekuensi : Setiap transaksi pembayaran dilakukan Sumber : Kasir Perusahaan

Tujuan : Bagian Accounting Media : Kertas cetakan Jumlah : Satu lembar Bentuk : Lihat Lampiran 3.2.5 Permasalahan Pokok

Berdasarkan riset penulis, dalam sistem pembelian bahan baku yang berjalan serta identifikasi dokumen yang ada pada PT. Changshin Indonesia, penulis menemukan permasalahan, antara lain:

1. Sulit untuk mengetahui data pembelian jika terjadi kehilangan bukti yang berisi data-data pembelian.

2. Kurangnya data barang untuk mengetahui barang yang tersedia untuk dilakukan pemesanan barang jika barang tersebut habis di gudang.

(19)

3. Dalam pencarian data masih membutuhkan waktu yang cukup lama dikarenakan data tidak terkumpul dengan baik sehingga menghambat aktifitas. 4. Prosedur pembelian yang tidak terkontrol karena tidak adanya pengendalian

pembelian.

5. Sering terjadinya Over Buget dalam pembelian spareparts. 3.2.6 Pemecahan Masalah

Berdasarkan masalah diatas penulis mencoba untuk mengatasi permasalahan tersebut. penulis usulkan pemecahan masalah, sebagai berikut: 1. Dengan menggunakan sistem yang dapat membuat Request Order dan

Purchase Order langsung di program sehingga akan memudahkan staff purchasing dalam pembuatan laporan dan tepat waktu.

2. Dibutakan suatu file tentang semua proses pembelian barang dan harga dengan teknik pengolahan data dengan menggunakan bahasa pemrograman agar data dapat terkoordinasi dengan baik.

3. Dibuatkan suatu program dimana user dapat membuat surat permintaan dan surat pembelian secara terprogram dan file terposting di program.

4. Dibuatkanya sebuah pengendalian pembelian seperti planing budget perbulan dan perminggu sehingga ketika budget sudah melebihi planing yang di tentukan jangan ada lagi pembelian di minggu tersebut atau bulan tersebut. 5. Penulis juga mengusulkan agar dibuat laporan pembelian mingguan dan

bulanan untuk mempermudah pengontrolan pemakaian budget yang sudah di buatkan planing budget di poin 4 diatas.

(20)

3.3 Analisis Kebutuhan Software 3.3.1 Analisa Kebutuhan

Berdasarkan proses bisnis pada perusahaan manufactur, maka tahapan berikutnya adalah analisa kebutuhan, analisa kebutuhan adalah Menganalisis semua prosedur pembelian sparepart yang berjalan pada PT. Chang Shin Indonesia dimulai dari staff purchasing mencatat data kebutuhan atau permintaan pembelian sparepart sampai dengan pembuatan laporan yang telah disetujui oleh pimpinan perusahaan atau department terkait. Berikut ini spesifikasi kebutuhan (system requirement) dari sistem pembelian sparepart. Didalam sistem tersebut user yang antara staff purchasing, pimpinan dan pic inventory yang membuat surat permintaan pembelian dapat login dan menginput barang yang dibutuhkan untuk dibuatkan surat permintaan pembelian serta mencetak surat permintaan pembelian secara langsung dalam program tersebut.

3.3.2 Analisa Kebutuhan User akan Sistem A.1 Bagian User Log in.

1. Dapat mengakses menu utama. 2. Log out.

A.2 Bagian User mengakses menu utama. A.2.1 Mengelola Menu Master.

1. Dapat melihat data user. 2. Dapat melihat kategori barang. 3. Dapat menambah kategori barang. A.2.2 Mengelola menu Data Transaksi.

(21)

a. Dapat membuat permintaan pembelian. b. Dapat melihat data permintaan pembelian. c. Dapat mencetak data permintaan pembelian. 2. Mengelola Menu Pembelian.

a. Dapat membuat surat pembelian. b. Dapat melihat data pembelian. c. Dapat mencetak data pembelian. 3. Mengelola Menu Penerimaan Barang.

a. Mengelola penerimaan barang berdasarkan data Pembelian. A.2.3 Mengelola menu Data Supplier.

1. Dapat mencari data supplier.

2. Dapat menambahkan data supplier baru. A.2.4 Mengelola menu Daftar Harga.

1. Dapat melihat harga barang. 2. Dapat mengupdate harga barang. A.2.5 Mengelola menu Persediaan.

1. Dapat mencari stock persediaan barang di gudang inventory. 2. Persediaan otomatis terupdate dari data menu penerimaan. A.2.6 Mengelola menu Laporan.

1. Laporan Pembelian 2. Laporan Penerimaan 3. Jurnal Transaksi

(22)

3.3.3 Use Case Diagram

Gambar III.5 Use Case Log In

Table III.1

Deskripsi Use Case Menu Login Use Case Narrative Log In

Tujuan Melakukan Log in dan masuk ke dalam sistem_{pembelian sparepart}

Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor untuk mengaksessistem pembelian sparepart untuk membuat permintaan pembelian atau purchase order

Skenario Utama

Aktor Bagian User/PIC

Kondisi Awal Aktor membuka aplikasi pembelian sparepart pada_sistem

Aksi Aktor Reaksi sistem

1. Aktor memilih tombol masuk 2. Aktor memilih tombol batal

Sistem akan menamapilkan texbox untuk mengisi username dan password

Sistem akan membatalkan proses dan keluar dari aktivitas

Kondisi Akhir Jika perintah sesuai, maka sistemakan masuk kedalamaplikasi pembelian sparepart dan actor dapat melakukan aktivitas di dalam sistem

(23)

(24)

Table III.2

Deskripsi Use Case Menu Utama User

Use Case Narrative Menu Utama Log In

Tujuan

User dapat melakukan pengolahan data yang ada di menu permintaan pembelian, menu persediaan, menu data suplier, menu menu harga, menu purchase order, dan juga melihat report serta menampilkan notifikasi untuk user

Deskripsi sistem ini memungkinkan aktor akan mengelola sistempembelian sparepart mulai dari membuat permintaan pembelian sampai denganpembuatan laporan

Skenario Utama

Kondisi Awal Aktor membuka aplikasi pembelian sparepart pada sistem

1. Aktor memilih tombol menu data transaksi 2. Aktor memilih tombol

menu data supplier 3. Aktor memilih tombol

menu daftar harga 4. Aaktor memilih tombol

menu persediaan 5. Aktor memilih tombol

menu laporan

6. Aktor memilih tombol Log out

1. Sistem akan menampilkan submenu data transaksi yaitu permintaan pembelian, pembelian dan penerimaan.

2. Sistem akan menampilkan submenu data supplier, seperti, cari data supplier dan tambah data supplier 3. Sistem akan menampilkan sub menu daftar harga

seperti lihat harga barang dan update harga barang. 4. Sistem akan menampilkan submenu laporan yaitu

laporan pembelian dan laporan penerimaan. 5. Sistem akan menampilkan jurnal transaksi 6. keluar dari aktivitas.

(25)

Gambar III.7 Use Case Menu Data Transaksi Table III.3

Deskripsi Use Case Menu Data Transaksi

Use Case Narrative Menu Permintaan Pembelian

Tujuan User dapat melakukan pengolahan data yang ada pada_sistem

Skenario Utama

Kondisi Awal Aktor membuka aplikasi permintaan pembelian pada_sistem

1. Aktor memilih tombol menu data transaksi

2. Kemudian Aktor dapat memilih submenu permintaan pembelian 3. Aktor dapat memilih submenu

pembelian

4. Aktor dapat memilih submenu penerimaan

1. Sistem akan menampilkan data transaksi 2. Sistem akan menampilkan form permintaan

pembelian dan data permintaan pembelian 3. Sistem akan menampilkan form pembelian dan

data pembelian

4. Sistem akan menampilkan form penerimaan dan data penerimaan

(26)

Gambar III.8 Use Case Menu Permintaan Pembelian

Table III.4

Deskripsi Use Case Menu Permintaan Pembelian

Use Case Narrative Menu Permintaan Pembelian

Tujuan User dapat melakukan pengolahan data yang ada pada_sistem

Skenario Utama

Kondisi Awal Aktor membuka aplikasi permintaan pembelian pada_sistem

(27)

1. Aktor memilih tombol menu data permintaan pembelian 2. Aktor memilih tombol tambah

permintaan pembelian 3. Aktor memilih tombol cetak 4. aktor memilih tombol selesai

1. Sistem akan menampilkan data permintaan pembelian

2. Sistem akan menampilkan form pengisian permintaan pembelian

3. Sistem akan menampilkan laporan barang yang sudah dibuatkan permintaan pembeliannya kemudian dapat di cetak

4. Sistem akan menampilkan submenu kembali ke menu sebelumnya

Kondisi Akhir Jika perintah sesuai, maka sistem akan menampilkan_{seperti yang di inginkan oleh aktor}

(28)

Table III.5

Deskripsi Use Case Menu Create Permintaan Use Case Narrative Menu Create Permintaan Pembelian

Tujuan User dapat melakukan pengolahan data yang_{ada pada sistem}

Deskripsi

Sistem ini memungkinkan aktor untuk mengelola sistem permintaan pembelian barang/sparepart untuk membuat permintaan pembelian barang yang di butuhkan

Skenario Utama

Kondisi Awal Aktor input nama barang, kode barang dan_{menyimpan atau membatalkan}

Aksi Aktor Reaksi Sistem

1.Aktor memasukan nama barang 2.Aktor memasukan kode barang 3.Aktor memasukan jumlah barang 4.Aktor menambahkan data PR 5.Aktor memproses PR

1.Sistem akan menampilkan nama barang 2.Sistem akan menampilkan kode barang 3.Sistem akan menampilkan jumlah barang 4.Sistem akan menampilkan data barang

yang sudah di tambahkan

Kondisi Akhir Jika perintah sesuai, maka sistem akan_{menampilkan seperti yang di inginkan actor}

(29)

Table III.6

Deskripsi Use Case Menu Cetak Use Case Narrative Menu Cetak

Tujuan User dapat melakukan pengolahan data yang ada_{pada sistem}

Deskripsi

Sistem ini memungkinkan aktor untuk mengelola sistem permintaan pembelian barang/sparepart untuk membuat permintaan pembelian barang yang di butuhkan

Skenario Utama

Kondisi Awal Aktor input nama barang, kode barang/sparepart

1. Aktor mencari data barang yang akan di cetak

2. Aktor memilih tombol cetak

1. Sistem akan menampilkan data yang akan di cetak

2. Sistem akan mencetak data barang permintaan pembelian

(30)

Table III.7

Deskripsi Use Case Menu Purchase Order (Pembelian) Use Case Narrative Menu Purchase Order

Deskripsi

Sistem ini memungkinkan aktor untuk

mengelola sistem pembelian barang/sparepart untuk membeli barang yang sudah ada dalam daftar permintaan pembelian

Skenario Utama

Aktor Bagian User/Purchasing

Kondisi Awal Aktor membuka aplikasi sistem pembelian_barang

1. Aktor memilih tombol menu data permintaan pembelian

2. Aktor memilih tombol simpan 3. Aktor memilih tombol batal 4. Aktor memilih tombol cetak

1. Sistem akan menampilkan data permintaan pembelian yang sudah di buat

2. Sistem akan menyimpan PO yang dibuat 3. Sistem akan membatalkan PO yang dibuat 4. Sistem akan mencetak PO yang telah di

simpan

(31)

Table III.18

Deskripsi Use Case Menu Receiving (Penerimaan) Use Case Narrative MenuReceiving

Deskripsi

Skenario Utama

Aktor Bagian Inventory

1. Aktor memilih tombol menu penerimaan

2. Aktor kemudian memilih data pembelian

3. Aktor kemudian memilih tombol diterima

4. Aktor kemudian mengisi jumlah yang diterima

5. Aktor memilih tombol simpan

1. Sistem akan menampilkan form penerimaan

2. Sistem akan menampilkan data pembelian 3. Sistem akan menampilkan form diterima 4. Sistem akan menampilkan form isi jumlah

diterima

5. Aktor akan menyimpan data yang diterima Kondisi Akhir Jika perintah sesuai, maka sistem akan_{menampilkan seperti yang di inginkan actor}

(32)

Table III.9

Deskripsi Use Case Menu Data Supplier Use Case Narrative Menu Data Supplier

Deskripsi

mengelola sistem pembelian barang/sparepart untuk mencari data supplier, menambahkan data supplier dan mencetak data supplier Skenario Utama

1. Aktor memilih tombol menu data supplier

2. Aktor memilih tombol cari data supplier

3. Aktor memilih tombol tambah data supplier

1. Sistem akan menampilkan submenu data supplier

2. Sistem akan menampilkan data supplier 3. Sistem akan menampilkan form

penambahan data supplier

4. Sistem akan menimpan data supplier yang baru di tambahkan

(33)

Table III.10

Deskripsi Use Case Menu Cari Data Supplier Use Case Narrative Menu Cari Data Supplier

Deskripsi

mengelola sistem pembelian barang/sparepart untuk mencari data supplier, menambahkan data supplier dan mencetak data supplier Skenario Utama

1. Aktor memilih tombol kode supplier

2. Aktor memilih tombol nama supplier

3. Aktor memilih tombol nomor izin supplier

4. Aktor memilih tombol cetak 5. Aktor memilih tombol selesai

1. Sistem akan menampilkan kode supplier yang di cari

2. Sistem akan menampilkan nama supplier yang di cari

3. Sistem akan menampilkan nomor izin supplier yang di cari

4. Sistem akan mencetak data yang dicari 5. Sistem akan kembali ke menu

sebelumnya

(34)

(35)

Table III.11

Deskripsi Use Case Menu Tambah Data Supplier Use Case Narrative Menu Tambah Data Supplier

Deskripsi

Sistem ini memungkinkan aktor untuk mengelola sistem pembelian barang/sparepart untuk mencari data supplier, menambahkan data supplier dan mencetak data supplier

Skenario Utama

Kondisi Awal Aktor membuka aplikasi sistem pembelian barang

1. Aktor memilih tombol tambah data supplier 2. Aktor memasukan nama

supplier

3. Aktor memasukan alamat supplier

4. Aktor memasukan nomor telpon supplier

5. Aktor memasukan nomor izin supplier

1. Sistem akan menampilkan form penambahan data supplier

2. Sistem akan menampilkan form masukan nama supplier

3. Sistem akan menampilkan form masukan alamat supplier

4. Sistem akan menampilkan masukan nomor telpon supplier

5. Sistem akan menampilkan form masukan nomor izin supplier

6. Sistem akan menyimpan data yang ditambahkan

(36)

Gambar III.16 Use Case Menu Daftar Harga Barang

Table III.12

Deskripsi Use Case Menu Daftar Harga Barang/Sparepart Use Case Narrative Menu Daftar Harga

Tujuan User dapat melakukan pengolahan data yang_{ada pada sistem} Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor untukmengelola sistem pembelian barang/sparepart

untuk mencari daftar harga barang Skenario Utama

1. Aktor memilih tombol menu Daftar harga barang

2. Aktor memilih tombol menu lihat harga barang

3. Aktor memilih tombol update haraga barang

4. Aktor memilih tombol selesai

1. Sistem akan menampilkan submenu daftar harga barang

2. Sistem akan menampilkan daftar harga barang

3. Sistem akan menampilkan form update harga barang

4. Sistem akan kembali ke menu sebelumnya Kondisi Akhir Jika perintah sesuai, maka sistem akan_{menampilkan seperti yang di inginkan actor}

(37)

Gambar III.17 Use Case Menu Persediaan

Table III.13

Deskripsi Use Case Menu Persediaan Use Case Narrative Menu Persediaan

Deskripsi

Sistem ini memungkinkan aktor untuk mengelola sistem pembelian barang/sparepart untuk melihat persediaan barang/sparepart yang tersedia di gudang inventory

Skenario Utama

1. Aktor memilih tombol menu persedian

2. Aktor memilih tombol cek persediaan

1. Sistem akan menampilkan submenu persediaan

2. Sistem akan menampilkan data barang tersedia yang di tersedia

3. Sistem akan kembali ke menu sebelumnya Kondisi Akhir Jika perintah sesuai, maka sistem akan_{menampilkan seperti yang di inginkan actor}

(38)

Gambar III.18 Use Case Menu Cek Persediaan Table III.14

Deskripsi Use Case Menu Cek Persediaan Use Case Narrative Menu Cek Persediaan

Deskripsi

Sistem ini memungkinkan aktor untuk mengelola sistem pembelian

barang/sparepart untuk melihat persediaan barang/sparepart yang tersedia di gudang inventory

Skenario Utama

1. Aktor memilih tombol cek persediaan

2. Akan tampil data barang yang tersedia

1. Sistem akan menampilkan semua data barang yang tersedia

2. Sistem akan kembali ke menu sebelumnya

(39)

Gambar III.19 Use Case Menu Jurnal Transaksi Table III.15

Deskripsi Use Case Menu Jurnal Transaksi Use Case Narrative Menu Jurnal Transaksi

Deskripsi

Skenario Utama

Aktor Bagian User/Purchasing

1. Aktor memilih tombol menu laporan

2. Aktor memilih tombol laporan pembelian

3. Aktor memilih tombol laporan penerimaan

4. Aktor memilih tombol laporan jurnal

1. Sistem akan menampilkan submenu laporan

2. Sistem akan menampilkan laporan pembelian

3. Sistem akan menampilkan laporan penerimaan

4. Aktor akan menampilkan laporan jurnal Kondisi Akhir Jika perintah sesuai, maka sistem akan_{menampilkan seperti yang di inginkan actor}

(40)

3.1 Activity Diagram

(41)

(42)

(43)

(44)

(45)

(46)

(47)

(48)

(49)

(50)

3.4 Desain

3.4.1 Entity Relationship Diagram (ERD)

(51)

3.4.2 Logical Record Structure (LRS)

(52)

3.4.3 Spesifikasi File 1. File PIC/Purchasing

Nama database : db_User.sql Nama file : User

Fungsi : Mendata siapa saja yang bisa mengakses sistem Organisasi file : Index Sequential

Akses file : Random Panjang record : 95 byte Kunci file : User Id

Table III.16

Spesisikasi File PIC/Purchasing

No. Elemen Data Akronim tipe Tipe Panjang Keterangan

1. User Id Id_User Varchar 25 Primary key

2. Nama User User_name Varchar 30

3. Password Password Varchar 40

2. File Barang

Nama database : db_barang.sql Nama file : Barang

Fungsi : Untuk membuat permintaan pembelian Organisasi file : Index Sequential

Akses file : Random Panjang record : 154 byte Kunci file : Barang

(53)

Table III.17 Spesisikasi File Barang

1. Id Barang Id_barang Varchar 4 Primary key

2. Barang barang Varchar 50

3. Kategori Barang Id_kategoribarang Varchar 50

4. Stock Stok Int 25

5. Harga harga Int 25

3. File Supplier

Nama database : db_supplier.sql Nama file : supplier

Fungsi : Untuk membeli barang Organisasi file : Index Sequential Akses file : Random

Panjang record : 190 byte Kunci file : Supplier

(54)

Table III.18 Spesisikasi File Supplier

1. Id Supplier Id_supplier Varchar 25 Primary key

2. Nama Supplier Nama_supplier Varchar 25

3. Alamat Supplier Alamat_supplier Varchar 20

4. Telp Supplier Telp_supplier Varchar 20

5. Izin Supplier Izin_supplier Varchar 100

4. File Permintaan

Nama database : db_permintaan.sql Nama file : Permintaan

Fungsi : Untuk memesan barang Organisasi file : Index Sequential Akses file : Random

Panjang record : 118 byte Kunci file : Permintaan

(55)

Table III.19

Spesisikasi File Permintaan

1. Kode Transaksi Kode_transaksi Varchar 10 Primary key

2. Id Barang Id_barang Varchar 25

3. Barang barang Varchar 40

4. Harga harga Int 11

5. Jumlah Barang Jumlah_barang Int 11

6. Total Harga Total_harga Int 21

5. File Purchase Order

Nama database : db_po.sql Nama file : Purchase Order

Fungsi : Untuk membeli barang Organisasi file : Index Sequential Akses file : Random

Panjang record : 237 byte Kunci file : Purchase Order

(56)

Table III.20

Spesisikasi File Purchase Order

1. Kode Transaksi Kode_transaksi Varchar 100 Primary key

2. Tanggal tanggal Datetime

3. Total Bayar Total_bayar Int 11

4. Tunai tunai Int 21

5. Id Supplier Id_supplier Varchar 5

6. Nama Supplier Nama_supplier Varchar 100

6. File Kategori Barang

Nama database : db_kategoribarang.sql Nama file : Kategori Barang Fungsi : Untuk membeli barang Organisasi file : Index Sequential Akses file : Random

Panjang record : 75 byte

(57)

Table III.21

Spesisikasi File Kategori Barang

1. Id Kategori Barang id_kategoribrg Varchar 25 Primary key

2. Nama Kategori Barang nama_kategoribrg Varchar 50

3. Keterangan keterangan Text

3.4.4 Sequence Diagram

Sequence Diagram adalah salah satu dari diagram - diagram yang ada pada UML, sequence diagram ini adalah diagram yang menggambarkan kolaborasi dinamis antara sejumlah object. Kegunaannya untuk menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antara object juga interaksi antara object. Sesuatu yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem. Dalam UML, object pada sequence diagram digambarkan dengan segi empat yang berisi nama dari object yang digarisbawahi. Pada object terdapat 3 cara untuk menamainya yaitu : nama object, nama object dan class, dan nama class.

Menurut Tohari (2014:101) mendefinisikan bahwa “Sequence Diagram menggambarkan interaksi antara sejumlah objek dalam urutan waktu” kegunaanya untuk menunjukan rangkaian pesan yang dikirim antara objek juga interaksi antar objek yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem.

(58)

(59)

(60)

3.4.5 Deployment Diagram

Menurut Tohari (2014:101) mendefinisikan bahwa “Deployment Diagram menunjukan tata letak sebuah sistem secara fisik. Diagram ini menampakkan bagian-bagian Software yang berjalan pada bagian-bagian hardware yang di gunakan untuk mengimplementasikan sebuah sistem dan keterhubungan antara komponen-komponen hardware tersebut”.

(61)

3.4.6 User Interface

(62)

Gambar III.36 User Interface Home/Menu Utama

(63)

Gambar III.38 User Interface Form Tambah Permintaan

(64)

Gambar III.40 User Interface Form PO

(65)

Gambar III.42 User Interface Daftar Harga

(66)

Gambar III.44 User Interface Laporan Pembelian

(67)

Gambar III.46 User Interface Jurnal Transaksi

(68)

3.5 Implementasi 3.5.1 Code Generation

A. Form Jurnal Transaksi <div class="row">

(69)

<label class="control-label" for="firstname">Tangal Penampilan (Hari)</label>

</div> </div> </div>

</div> </form>

<div class="col-sm-2"> <?php

if($po==null and $permintaan==null){ echo ' ';

}else{ ?>

<form method="post" action="<?php echo base_url('sistem/export_jurnal')?>" target="_blank">

(70)

<table class="table table-bordered"> <thead> <tr> <th style="width:170px"><center>Waktu</center> </th> <th><center>Keterangan</center></th> <th><center>DEBIT</center></th> <th><center>KREDIT</center></th> <th><center>SALDO</center></th> </tr> <tbody> <?php $total_seluruh = 0;

(71)

if($po){

foreach($po as $temp){

$total_seluruh = $total_seluruh +$temp['total_bayar']; ?> <tr> <td style="width:180px"><center><?php echo $temp['tanggal']?></center></td> <td>Purchase Order</td> <td><?php echo 'Rp.'.$temp['total_bayar']?></td> <td><?php echo '-'?></td> <td><?php echo 'Rp.'.$total_seluruh?></td> </tr> <?php } } if($permintaan){ foreach($permintaan as $temp){

$total_seluruh = $total_seluruh -$temp['total']; ?>

<tr>

(72)

<td>Permintaan Barang <?php echo $temp['nama']?></td> <td><?php echo '-'?></td> <td><?php echo 'Rp.'.$temp['total']?></td> <td><?php echo 'Rp.'.$total_seluruh?></td> </tr> <?php } } ?> <tr> <td colspan="4">Total Keseluruhan</td> <td><?php echo 'Rp.'.$total_seluruh?></td> </tr> </tbody> </thead> </table> </div> </div>  </div>

(73)

</div>

</div>

B. Form Data Purchase Order <div class="row">

</div> </div>

<b>Data Purchase Order</b> </div>

<br />

<div class="panel-body">

(74)

<th>No Purchase Order</th> <th>Tanggal</th> <th>Nama Suuplier</th> <th>Option</th> </tr> </thead> <tbody> <?php $db_beli = $this->t_model->get_t_po(); if($db_beli){ $i = 1;

foreach ($db_beli as $temp) {

$data['kode_transaksi'] = $temp['kode_transaksi']; $data['tanggal'] =$temp['tanggal']; $data['total'] = $temp['total_bayar']; ?> <tr class="odd gradeX"> <td><?php echo $temp['kode_transaksi']?></td> <td><?php echo $temp['tanggal']?></td> <td><?php echo $temp['nama_supplier']?></td> <td> <center>

(75)

<a href="<?php echo base_url('sistem/detail_po/'.$temp['kode_transaksi'])?>" type="button" class="btn btn-success" name="detail">Detail</a>

</center> </td> </tr> <?php $i++; } }else{ ?> <tr class="odd gradeX">

<td colspan="5"><center>Tidak ada data ditemukan !</center></td> </tr> <?php } ?> </tbody> </table> </div>  </div>

(76)

</div>

</div>

C. Form Data Permintaan Pembelian <div class="row">

</div> </div>

<b>Data Permintaan Barang</b> </div>

<br />

<div class="panel-body">

(77)

<th>No Permintaan Barang</th> <th>Tanggal</th> <th>Nama Bagian</th> <th>Option</th> </tr> </thead> <tbody> <?php $db_beli = $this->t_model->get_t_permintaan(); if($db_beli){ $i = 1;

foreach ($db_beli as $temp) {

$data['kode_transaksi'] = $temp['kode_transaksi']; $data['tanggal'] =$temp['tanggal']; $data['total'] = $temp['total_bayar']; ?> <tr class="odd gradeX"> <td><?php echo $temp['kode_transaksi']?></td> <td><?php echo $temp['tanggal']?></td> <td><?php echo $temp['bagian']?></td> <td>

(78)

<a href="<?php echo

base_url('sistem/detail_permintaan/'.$temp['kode_transaksi'])?>" type="button" class="btn btn-success" name="detail">Detail</a>

</center> </td> </tr> <?php $i++; } }else{ ?> <tr class="odd gradeX">

<td colspan="5"><center>Tidak ada data ditemukan !</center></td> </tr> <?php } ?> </tbody> </table> </div>

(79)

</div>  </div>  </div> 3.5.2 Blackbox Testing A. Form Log In User

Tabel III.22

Hasil Pengujian Black Box Testing Form Login Admin

No. _PENGUJIANSKENARIO TEST CASE HASIL YANG DI_HARAPKAN _{PENGUJIAN KESIMPULAN}HASIL

1.

Nama user

dan Password tidak diisi kemudian klik tombol login Nama user:Nama user: (kosong) Password: (kosong) Sistem akan menolak akses dan menampilkan pesan “Please

fill out this field”

Sesuai

Harapan Valid

2.

Mengetikkan Nama user dan Password tidak diisi atau kosong kemudian klik tombol login Nama user: purchasing Password : (kosong) Sistem akan menolak akses dan menampilkan pesan “Please

fill out this field ”

Sesuai

Harapan Valid

3.

Nama user

tidak di isi (kosong) dan Password diisi kemudian klik tombol login Nama user: (kosong) Password: purchasing Sistem akan menolak Akses dan menampilkan pesan

“Please fill out this field”

Sesuai

(80)

4.

Mengetikkan salah satu kondisi salah pada Nama user atau Password kemudian klik tombol login Nama user: Purchasing (benar) Password: 12345 (salah) Sistem akan menolak akses akan kembali diarahkan ke halaman login dan menampilkan pesan “Maaf, User name dan Password Anda Salah!!” Sesuai Harapan Valid 5. Mengetikan semua kondisi benar pada nama user dan password kemudian klik tombol Log In

Nama user: purchasing (benar) Password: purchasing (benar) Sistem akan memproses dan menampilkan tampilan home menu utama sistem Sesuai Harapan Valid

3.5.3 Spesifikasi Hardware dan Software Tabel III.23

Spesifikasi Hardware dan Software

Kebutuhan Keterangan

Sistem Windows 7 Ultimate 32-bit

Processor Intel(R) Celeron(R) CPU N2840 @2.1GHz

RAM 2 GB

Harddisk 300 GB

Monitor 7" LED

Keyboard 87 key

Printer Dot Matrix

Mouse Mouse Pad