56 BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
III.1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Surya Citra Khatulistiwa adalah perusahaan yang bergerak dibidang
produksi (Interior Contractor) dan Event Organizer. Perusahaan melakukan
proses produksi interior-nya sendiri. PT. Surya Citra Khatulistiwa berkantor dan berproduksi di daerah Jl. H. Dogol No. 103 B. Duren Sawit - Jakarta timur.
Perusahaan ini mempunyai visi dan misi yang dibuat secara tertulis guna menjadi pedoman dalam berorganisasi dan bekerja. Visi dan misi tersebut adalah 1. Menjadi bermanfaat untuk perusahaan, karyawan, dan masyarakat luas.
2. Memberikan kepuasan dan kualitas kerja kepada pelanggan.
3. Mencapai sasaran dan target perusahaan.
4. Menciptakan individu dan perusahaan yang berkualitas
Perusahaan ini berkembang pesat dengan baik dan telah dibuktikan bahwa peusahaan sudah mempunyai layanan dan jaringan kerja luas dan beberapa client yang melakukan kerja sama dengan perusahaan ini, seperti : Bina Karya Prima, Bintang Toejoe, Coca Cola Bottling Indonesia, Danone Biscuits Indonesia, Indofood Sukses Makmur, Kimberly Lever Indonesia, Mayora Indah Tbk, Nestle Indonesia, Sari Husada, Unilever Indonesia, Wyath. Berikut adalah gambaran layanan dan jaringan kerja dari perusahaan ini :
57 Gambar III.1
Layanan dan jaringan kerja
Sumber : Company Profile PT. Surya Citra Khatulistiwa
III.2. Struktur Organisasi
Perusahaan merupakan suatu organisasi yang terdiri dari kumpulan orang – orang yang melaksanakan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk dapat mencapai hasil kerja yang efektif dan efisien maka dibutuhkan suatu pemisahan tugas dan fungsi tersebut digambarkan dengan jelas dalam struktur organisasi. Struktur organisasi memegang peranan penting bagi perusahaan,
58 karena struktur organisasi memberikan pemisahan tugas dan wewenang dari masing – masing fungsi yang terdapat dalam suatu perusahaan sehingga tercipta koordinasi yang baik antar masing – masing fungsi yang akan memudahkan dalam melaksanakan tugas.
PT. Surya Citra Khatulistiwa menggunakan bentuk struktur organisasi garis (line organization). Dalam praktek, struktur organisasi ini banyak dipakai di perusahaan. Ciri – ciri organisasi garis, yaitu :
1. Organisasi ini biasanya dipergunakan pada perusahaan kecil dan jumlah
anggotanya relatif banyak,
2. Terdapat hubungan kerja yang langsung antara pihak atasan dengan
bawahan,
3. Pemberian hak dan wewenang berjalan dari atas ke bawah melalui garis lurus yang telah ditentukan.
Kebaikan dari struktur organisasi garis, antara lain :
1. Rasio solidaritas di antara karyawan umumnya tinggi, karena saling
mengenal,
2. Proses pengambilan cepat, sehingga dapat dihindarkan adanya pemborosan
waktu.
Namun adapun kelemahan dari struktur ini, yaitu :
1. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak otokrasi, tidak mau menanggapi
kritik dan saran dari bawah,
2. Tidak adanya kesempatan bagi bawahan untuk mengembangkan
59
3. Tidak adanya pemikiran yang matang dalam pengambilan keputusan, karena
seluruh organisasi terlalu tergantung pada satu orang saja. Berikut ini adalah struktur organisasi PT. Surya Citra Khatulistiwa :
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM (RUPS) DEWAN KOMISARIS DIREKTUR (Bp. A. Rahman Hidayat) SEKRETARIS (Ibu Rina Budiarti)
PRODUKSI MARKETING ADMINISTRASI
(Bp. Supriyadi)
(Bp. Herman
Budisusanto) (Ibu Linda Setiarini)
Bagian Gudang EO HRD
Kepala Tukang
Kayu (Ibu. Kartikawati) Keuangan
Kepala Tukang Cat Supporting Akuntansi
(Bp. M. Yanuar) Umum
- Supir - Helper Gambar III.2
Struktur Organisasi dan Fungsi
60 III.3. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Pembagian tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian dalam struktur organisasi PT. Surya Citra Khatulistiwa diuraikan sebagai berikut :
1. Direktur
− Membuat visi dan misi perusahaan,
− Menetapkan kebijakan dan tujuan perusahaan,
− Memimpin perusahaan dan menentukan rencana jangka pendek dan
jangka panjang dari perusahaan,
− Setiap akhir tahun bersama dengan tim manajemen yang telah
dijalankan dan perkembangan perusahaan.
2. Administrasi
− Melakukan pengecekan terhadap Purchase Order dan surat Order
Supplier,
− Mengecek absensi dan uang harian karyawan dan tenaga kerja
lapangan,
− Membuat berita acara sampai dengan proyek selesai,
− Melakukan pengecekan terhadap Surat Jalan Supplier yang diterima
di kantor,
− Melakukan pengecekan Surat Jalan Pengiriman Barang ke lapangan,
− Membuat tanda terima terhadap Surat Order Supplier (khusus
supplier yang mengerjakan di lapangan).
3. Marketing
61
− Mencari cara dan melakukan promosi untuk menambah
pelanggan baru,
− Membina hubungan baik secara aktif dengan pelanggan.
b. Menjual (Tender dan Non Tender)
− Mengikuti unwizing dan mencari keterangan proyek
selengkapnya,
− Membuat strategi perencanaan penawaran proyek,
− Melakukan analisa dan hitungan harga satuan dan volumenya,
− Membuat Bill of Quantity,
− Membuat surat penawaran harga,
− Menyiapkan data administrasi sesuai dengan permintaan
pelanggan,
− Menyelesaikan seluruh dokumen tender tepat waktu,
− Melakukan klarifikasi dan negosiasi,
− Melakukan penutupan proyek.
c. Pengembangan
− Meng-update database (analisis harga, upah, dan pelanggan),
− Melakukan pengembangan untuk efisiensi, efektifitas, dan
kecepatan kerja
d. Laporan
− Membuat evaluasi setiap penawaran harga,
− Membuat laporan penilaian sesuai dengan aturan yang
62
4. Produksi
− Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan produksi,
− Menganalisis seluruh kegiatan produksi, seperti pemakaian bahan
baku, peralatan atau mesin produksi untuk mengembangkan metode kerja yang efektif dan efisien,
− Menganalisis efektifitas pemakaian sarana produksi 5. Sekretaris
− Mengkoordinasikan pengurusan perizinan perusahaan,
− Menyelenggarakan database dan penyimpanan dokumen asli
perusahaan,
− Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
6. HRD
− Mengatur penempatan dan pemberhentian karyawan,
− Menyelenggarakan arsip yang memadai berkenaan dengan data
pribadi karyawan,
− Mengatur dan mengawasi absensi karyawan,
− Mengatur perizinan bagi karyawan yang sakit,
− Mengatur waktu cuti karyawan,
− Menganalisis tiap bagian dalam perusahaan untuk menetapkan perlu
tidaknya penerimaan karyawan baru
7. Keuangan
− Melakukan kontrol terhadap seluruh pemasukan dan pengeluaran
63 − Mengontrol terhadap schedule cash in setiap proyek,
− Melengkapi data kelengkapan penagihan sesuai kebutuhan masing –
masing proyek,
− Mengontrol piutang on progress pada pelanggan dan
mengkoordinasikan dengan divisi yang terkait apabila ada kendala terhadap proses piutang proyek,
− Mengontrol seluruh kelengkapan data penagihan Supplier yang sah
sesuai peraturan yang berlaku,
− Mengontrol hutang on progress.
8. Akuntansi
− Membuat laporan keuangan mingguan dan bulanan,
− Membuat Neraca dan Laporan Rugi Laba,
− Membuat Laporan hutang, piutang, mutasi keuangan di bank, job
costing dan inventaris.
9. EO
− Merencanakan pameran yang akan diadakan,
− Merancang bentuk pameran seperti apa,
− Mengkoordinasikan apa saja yang dibutuhkan dalam menunjang
pameran tersebut. 10.Supporting
− Mengawasi pameran tersebut,
− Mengontrol pameran tersebut agar berjalan lancar, − Menerima saran dan kritikan dari client.
64
11.Bagian Gudang
− Mengatur penempatan produk yang telah selesai dikerjakan sebelum
produk tersebut dikirim ke client,
− Mengawasi dan mengontrol produk yang disimpan digudang,
− Bertanggung jawab atas produk yang disimpan digudang.
12.Kepala Tukang
− Mengawasi para pekerja yang sedang membuat produk,
− Mengontrol pekerjaan dari para karyawan.
13.Umum
14.Supir
− Mengangkut dan mengantar produk ke tempat di mana akan
diselenggarakan event 15.Helper
− Membantu proses pengangkutan produk,
− Membantu proses kegiatan event,
III.4. Uraian Kegiatan
Di dalam metode Job Order, sebelum melakukan produksi perusahaan mencari perusahaan lain untuk bekerja sama atau melakukan pesanan. Berikut ini adalah uraian kegiatan secara garis besar bagaimana proses mencari client hingga penyelesaian produksi sesuai pesanan client :
Marketing menghubungi client, menawarkan program kegiatan promo,
65 Client yang memerlukan jasa perusahaan akan memberikan brief pekerjaan
yang diinginkan kepada marketing,
Marketing menyampaikan brief tersebut kepada produksi (untuk pekerjaan
konstruksi) atau bagian EO (untuk program kegiatan promosi),
Produksi dan/atau bagian EO membuat HPP berdasarkan brief dari client
tersebut, sesuai dengan spesifikasi, mutu, jumlah, dan tenggat waktunya,
Berdasarkan HPP tersebut, marketing membuat penawaran/quotation, tidak
lupa memperhitungkan kemungkinan laba yang harus diperoleh (Gross Margin),
Jika client setuju dengan penawaran harga tersebut, marketing akan
meneruskan ke produksi untuk memulai proses produksi,
Supporting akan memastikan produksi/bagian EO melaksanakan pekerjaan
sesuai dengan brief dari marketing,
Keluhan atau koreksi dari client akan diterima oleh bagian produksi melalui bagian supporting. Dengan demikian bagian supporting memastikan keluhan atau koreksi tersebut ditanggapi dengan baik oleh bagian produksi atau bagian EO,
Jika pekerjaan sudah dianggap selesai, supporting menyerahkan tanda terima pekerjaan ke bagian administrasi untuk melakukan penagihan.
III.5. Jenis – jenis Produk Perusahaan
PT. Surya Citra Khatulistiwa adalah perusahaan yang bergerak dibidang produksi (Interior Contractor) dan Event Organizer. Dan saat penelitian ini,
66 perusahaan sedang mengerjakan satu proyek dan untuk diteliti oleh peneliti, yaitu proyek xx01 dari client xxx. Berikut ini adalah jenis – jenis produk yang dihasilkan oleh perusahaan :
1. Event Organizer
Adalah suatu produk jasa yang dihasilkan perusahaan yang menjual jasa
manajemen, mengatur suatu event dalam hal pengenalan produk, pameran
produk dari client. 2. Booth
Adalah suatu produk produksi interior contractor yang dihasilkan perusahaan yang bertujuan untuk menunjang exhibition / promosi pameran produk dalam event organizer itu sendiri, semua penunjang dalam event itu sendiri dan bentuk interior yang sesuai dengan keinginan client. Di bawah ini adalah beberapa contoh booth yang dihasilkan oleh perusahaan :
a) Stage b) Backdrop c) Standing Puzzle d) Rack Display Baloon e) Ice Box
III.6. Proses Kegiatan Produksi
PT. Surya Citra Khatulistiwa mempunyai lima (5) departemen yang dilalui didalam proses produksi, yaitu :
67 Di bagian ini, departemen pemotongan bertugas dalam hal pemilihan material serta pembentukkan dasar material.
2. Departemen Finishing
Di bagian ini, departemen finishing bertugas melakukan pengecetan serta penyelesaian dari produk tersebut
3. Departemen Graphic
Di bagian ini, departemen graphic bertugas melakukan bentukkan gambar
pada booth dan pekerjaan ini dilakukan jika diperlukan dalam membuat
produk yang sesuai dengan pesanan.
4. Departemen Elektrik
5. Departemen Loading on Loading
Di bagian ini, departemen Loading on Loading bertugas mengatur,
mempersiapkan packing dan melakukan bongkar – pasang muatan booth
yang akan dipamerkan.
Tetapi produk di dalam penelitian ini hanya empat (4) departemen yang dilalui untuk penyelesaian produksi ini. Dan dibawah ini adalah tahap – tahap atau proses produksi yang dilakukan oleh perusahaan untuk proyek xx01 dari bahan mentah menjadi bahan yang siap pakai, yaitu :
− Tahap pertama yang dilakukan oleh perusahaan yaitu : pemilihan material.
Setelah pemilihan material sudah siap, lalu dibawa ke workshop untuk diolah sesuai dengan bentuk. Tahap awal dimulai dari membuat rencana, misal membuat box, sebelumnya kita harus tahu bagaimana nantinya hasil box tersebut dan bagaimana membuat design box menjadi bagus dan tidak
68 merepotkan dalam pembuatan box tersebut sehingga dalam penyelesaiannya tidak memakan waktu yang lama. Setelah pembentukkan dasar jadi, tahap selanjutnya adalah finishing. Finishing adalah untuk pekerjaan painting. Setelah pekerjaan painting selesai dilanjutkan ke bagian graphic. Setelah
bagian graphic selesai dilanjutkan ke bagian packing dan langsung
pengiriman (departemen Loading on Loading).
III.7. Bahan Baku yang Digunakan
Penelitian ini, bahan baku yang digunakan untuk menghasilkan booth untuk menunjang pengenalan produk, yaitu :
a) Stage
Departemen Pemotongan :
− Plywood : Triplex 12mm, dan − Laminate : Melamin
Departemen Finishing :
− Spray Paint : adalah pekerjaan finishing yang sistemnya seperti finishing pengecatan pada mobil (sistem duko), dan bahan baku yang digunakan adalah Cat
Departemen graphic :
− Sticker Digital Print : adalah pekerjaan yang melakukan
bentukkan gambar pada booth dan pekerjaan ini dilakukan
jika diperlukan dalam membuat produk yang sesuai dengan pesanan, dan bahan baku yang digunakan adalah Sticker.
69 Overhead : Lem, Paku
b) Backdrop
Departemen Pemotongan :
− Plywood : Triplex 12mm (5 lebar), dan − Melaminto : Melamint
Departemen Finishing :
− Spray Paint : adalah pekerjaan finishing yang sistemnya seperti finishing pengecatan pada mobil (sistem duko), dan bahan baku yang digunakan adalah Cat.
Departemen graphic :
− Sticker Digital Print : adalah pekerjaan yang melakukan
bentukkan gambar pada booth dan pekerjaan ini dilakukan
jika diperlukan dalam membuat produk yang sesuai dengan pesanan, dan bahan baku yang digunakan adalah Sticker. Overhead : Lem, Paku
c) Standing Puzzle
Departemen Pemotongan :
− Plywood : Triplex (1 lembar), − Melaminto : Melamint (2 lembar), − Plat Seng : Seng,
− Magnet Sheet : Magnet, dan
− Pipa : Besi
70 − Spray Paint : adalah pekerjaan finishing yang sistemnya seperti
finishing pengecatan pada mobil (sistem duko). Departemen graphic :
− Sticker Digital Print : adalah pekerjaan yang melakukan
bentukkan gambar pada booth dan pekerjaan ini dilakukan
jika diperlukan dalam membuat produk yang sesuai dengan pesanan, dan bahan baku yang digunakan adalah Sticker. Overhead : Lem
d) Rack Display Baloon Departemen Pemotongan :
− Plywood : Triplex 12mm, dan − Melaminto : Melamint
Departemen Finishing :
− Spray Paint : adalah pekerjaan finishing yang sistemnya seperti finishing pengecatan pada mobil (sistem duko), dan bahan baku yang digunakan adalah Cat.
Departemen graphic :
− Sticker Digital Print : adalah pekerjaan yang melakukan
bentukkan gambar pada booth dan pekerjaan ini dilakukan
jika diperlukan dalam membuat produk yang sesuai dengan pesanan, dan bahan baku yang digunakan adalah Sticker. Overhead : Lem, dan lain-lain
71 Departemen Pemotongan :
− Plywood : Triplex (1 lembar), − Melaminto : Melamint (1.5 lembar), − Acrylic Bening : Acrylic, dan − Cool Box Steorofoam : Sprait Departemen Finishing :
− Spray Paint : adalah pekerjaan finishing yang sistemnya seperti finishing pengecatan pada mobil (sistem duko), dan bahan baku yang digunakan adalah Cat.
Departemen graphic :
− Sticker Digital Print : adalah pekerjaan yang melakukan
bentukkan gambar pada booth dan pekerjaan ini dilakukan
jika diperlukan dalam membuat produk yang sesuai dengan pesanan.
Overhead : Lem, Paku
III.8. Perhitungan Tenaga Kerja Langsung
Untuk menghitung tenaga kerja departemen pemotongan dan finishing, perusahaan menggunakan sistem harian lepas. Karena perusahaan memakai tenaga kerja tergantung banyaknya pesanan dan kesulitan atas pengerjaaan produk tersebut. Dan jumlah tenaga harian lepas tergantung pada berapa kebutuhan tenaga dan berapa hari untuk menyelesaikan produk tersebut. Jika pesanan produk sedang banyak, maka perusahaan menambah tenaga kerja harian
72 lepas sesuai dengan kebutuhannya. Tetapi jika pesanan produk tidak terlalu banyak, maka perusahaan hanya melibatkan kepala bagiannya saja. Misal : kepala bagian produksi, kepala bagian pengecatan, dan kepala bagian digital printing saja.
Di dalam peraturan standart umum perusahaan, menghitung tenaga kerja harian lepas adalah : tarif per hari x berapa hari penyelesaian produksi x berapa karyawan yang dibutuhkan ditambah dengan tarif overtime (jika diperlukan). Contohnya : untuk departemen pemotongan, perusahaan memerlukan 2 orang karyawan dan memerlukan 2 hari untuk penyelesaiaan. Tarif per hari sebesar Rp 30,000, normal jam kerja adalah 7 jam (08.00-16.00). jadi perhitungannya adalah :
Tarif per hari x berapa hari penyelesaian x jumlah karyawan yang dibutuhkan Rp 30,000 x 2 x 2 = Rp 120,000
Dan untuk perhitungan tarif overtime karyawan adalah :
(Tarif per hari/jam x 1.5jam x 2jam ) x (Tarif per hari/jam x 2jam x 4jam) x hari x jumlah karyawan
= (Rp 30,000/7 x 1.5 jam* x 2 jam) x (Rp 30,000/7 x 2 jam** x 4 jam) x 2 x 2 = Rp 85,714.29
* dari jam 4 sampai dengan jam 6 = tarif per jam dikalikan 1.5 jam
**dari jam 7 sampai dengan jam 10 = tarif per jam dikalikan dengan 2 jam. Tetapi perusahaan mempunyai standar atau rate harga dalam menghitung tenaga kerja harian lepas, yaitu :
73 a) Ahli : Rp 60,000 – Rp 75,000 per hari
b) Tukang kayu : Rp 50,000 – Rp 60,000 per hari c) Helper : Rp 40,000 – Rp 50,000 per hari 2. Skill Painting :
a) Ahli : Rp 60,000 – Rp 75,000 per hari b) Tukang cat : Rp 50,000 – Rp 60,000 per hari c) Helper : Rp 40,000 – Rp 50,000 per hari 3. Skill graphic :
Untuk departemen graphic, perusahaan memakai jasa digital print di luar perusahaan.
Menghitung tenaga kerja lepas di tiap – tiap produksi bisa berbeda – beda dalam penetapan tarif per hari dan per tenaga kerja, tergantung pada tingkat kesulitan dalam mengerjakan produksi dan keahlian dari masing – masing tenaga kerja. Jadi perusahaan menetapkan tarif tenaga kerja memakai metode tradisional.
Yang dimaksud tradisional, perusahaan menetapkan harga tenaga kerja berdasarkan kebiasaan memperkirakan harga rata – rata, keahlian, dan tingkat kesulitan.
Untuk penetapan overtime tenaga kerja harian lepas, perusahaan mempunyai ketetapan harga 1x gaji harian. Jadi bila tenaga kerja harian lepas tersebut mengharuskan adanya penambahan jam menyelesaikan produksi, maka perhitungannya sebagai berikut :
74 Perusahaan dalam mencatat perhitungan tenaga kerja masih bersifat manual dan tidak adanya kartu biaya tenaga kerja. Dan di dalam penelitian ini, memberikan rekomendasi pembentukkan kartu biaya tenaga kerja, agar perusahaan dapat lebih mudah dalam pencatatan perhitungan tenaga kerja per pesanan. Rekomendasi pembentukkan kartu biaya tenaga kerja dapat dilihat pada tabel III.1 di lampiran L1.
III.9. Perhitungan dan Uraian Harga Pokok Produksi
Penelitian ini, menguraikan bagaimana perhitungan dan uraian harga pokok produksi yang dibuat oleh perusahaan (lihat pada tabel III.2 di lampiran L3 – L6)
