22 BAB III
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Berdirinya Kantor Pelayanan Perbendaharaan Surakarta (KPPN) Surakarta
Sejak jaman Belanda telah berdiri kantor perbendaharaan dengan nama
Central Kantor Comtabilitet (CKC) yang kemudian berubah nama menjadi Kantor Pusat Perbendaharaan (KPP) setelah Kemerdekaan Republik Indonesia, namun selang beberapa waktu berubah lagi dengan nama Kantor Pusat Perbendaharaan Negara (KPPN) yang ada di setiap ibukota propinsi. Pada tahun 1970 nama Kantor Pusat Perbendaharaan Negara (KPPN) diganti menjadi Kantor Pembantu Bendahara Negara (KPBN) yang merupakan gabungan atau integrasi dari Kantor Pusat Perbendaharaan Negara dengan Perusahaan Jawatan Perjalanan. Pada tahun 1971 Kantor Pembantu Bendahara Negara (KPBN) Surakarta yang terletak di Jl. Slamet Riyadi No. 2 Gladag, Surakarta ditingkatkan statusnya menjadi Kantor Bendahara Negara (KBN) Surakarta sebagai pecahan dari Kantor Bendahara Negara Semarang dengan wilayah pembayaran se-eks Karesidenan Surakarta, yaitu:
a. Kotamadia Surakarta b. Kabupaten Klaten
c. Kabupaten Karanganyar d. Kabupaten Sragen e. Kabupaten Sukoharjo f. Kabupaten Wonogiri g. Kabupaten Boyolali.
Tahun 1975 dengan adanya perubahan Struktur Organisasi Departemen-departemen, nama Kantor Bendahara Negara (KBN) Surakarta berubah dan berkembang menjadi 3 (tiga) instansi, yaitu :
a. Kantor Perbendaharaan Negara Surakarta; yang bertugas khusus menangani masalah Pembiayaan dan Pendapatan Negara.
b. Kantor Kas Negara Surakarta; yang bertugas menangani Urusan Kas Negara.
c. Satuan Kerja Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Anggaran Surakarta. Tahun 1976 Kantor Bendahara Negara Surakarta yang berada di Jl. Slamet Riyadi No. 2 Gladag Surakarta dipindahkan ke Jl. Slamet Riyadi No. 467 Kleco Surakarta. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia tanggal 3 Maret 1983 Nomor: 205/KMK.01/1983, Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Anggaran di daerah (termasuk di Surakarta) diadakan Reorganisasi dengan membentuk Kantor Tata Usaha Anggaran (KTUA) di Ibukota Propinsi, maka Kantor Satuan Kerja Wilayah Direktorat Jenderal Anggaran Surakarta dihapuskan/dipindahkan ke Kantor Tata Usaha
Anggaran (KTUA) yang berkedudukan di Semarang. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan kepada masyarakat.
Reorganisasi kembali dilakukan sebagai Penyempurnaan organisasi dan Tata Usaha Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Anggaran, Kantor Perbendaharaan Negara Surakarta dan Kantor Kas Negara Surakarta digabung menjadi satu dengan nama Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara Surakarta (KPKN), yang merupakan unsur pelaksana Direktorat Jenderal Anggaran yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kantor Wilayah Perbendaharaan dan Kas Negara Surakarta yang dipimpin oleh seorang kepala kantor dan membawahi beberapa seksi, antara lain Sub Bagian Umum, Seksi Perbendaharaan I, Seksi Perbendaharaan II, Seksi Perbendaharaan III, Seksi Perbendaharaan IV, Seksi Pendapatan, Seksi Bank Tunggal, Seksi Bank Persepsi, Seksi Giro Pos dan Pembukuan.
Sesuai Keputusan Menteri Keuangan RI No. 442/KMK/.01/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Anggaran, Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara, dan Kantor Verifikasi pelaksanaan Anggaran, reorganisassi kembali dilakukan dengan dibukanya Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara dalam wilayah pembayaran Surakarta. Sedangkan Kantor Tata Usaha Anggaran (KTUA) Semarang berubah menjadi
Kantor Verifikasi dan Pelaksanaan Anggaran Semarang. Tiga instansi dalam wilayah pembayaran Surakarta antara lain:
a. KPKN Klaten dengan wilayah pembayaran meliputi Kabupaten Sragen dan Kabupaten Boyolali.
b. KPKN Sragen dengan wilayah pembayaran meliputi Kabupaten Sragen dan Kabupaten Karanganyar.
c. KPKN Surakarta dengan wilayah pembayaran meliputi Kabupaten Surakarta, Kabupaten Sukoharjo dan Kabupaten Wonogiri.
Atas reorganisasi yang sesuai berdasarkan pada Surat Keputusan Menteri Keuangan tersebut diatas, maka mulai 1 Januari 2002, KPKN Surakarta dipimpin oleh seorang Kepala Kantor dan membawahi 6 seksi, antara lain Sub Bagian Umum, Seksi Perbendaharaan I, Seksi Perbendaharaan II, Seksi Pendapatan, Seksi Bank Persepsi, Seksi Bank Tunggal dan Pembukuan, Kelompok Tugas Fungsional. Untuk mengantisipasi tugas-tugas yang makin berat dimasa yang akan datang berdasarkan Keputusan Presiden No. 37 Tahun 2004 tentang Kedudukan Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal di Lingkungan Departemen Keuangan, Menteri Keuangan melakukan reorganisasi dengan didahului keluarnya Keputusan Menteri Keuangan nomor 302/KMK.01/2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Keuangan. Hal ini menandai adanya pemekaran unit eselon I Direktorat Jenderal Anggaran menjadi 2 unit eselon I menjadi
Direktorat Jenderal Anggaran & Perimbangan Keuangan dan Direktorat Jenderal Perbendaharaan, dimana KPKN Surakarta merupakan salah satu unit instansi vertical dari Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
Setelah mengalami reorganisasi berulang kali, pada tahun 2004 dalam Surat Edaran Menteri Keuangan No. SE-07/PB/2004 tanggal 30 September 2004 tentang Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan, nama Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara (KPKN) berubah nama menjadi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN), yang meliputi:
a. Sub Bagian Umum b. Seksi Perbendaharaan I c. Seksi Perbendaharaan II d. Seksi Persepsi
e. Seksi Bank dan Giro Pos f. Verifikasi dan Akuntansi
g. Kelompok Tugas Fungsional (untuk KPPN Surakarta belum ada).
Saat ini, KPPN Surakarta mempunyai jumlah pegawai sebanyak 56 orang yang terdiri dari 1 Kepala Kantor (Eselon III), 4 Kepala Subbagian atau Seksi (Eselon IV), dan 51 staf atau pegawai yang berada pada bagian pelaksana.KPPN Surakarta memiliki mitra kerja dengan 141 Satker (dari 23
Kementerian/Lembaga), 30 Bank Persepsi, 4 Bank Operasional I, 4 Bank Operasional II, 3 Bank Operasional III.
2. Visi, Misi, Langkah Strategis, Motto, dan Janji Layanan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Surakarta
Visi KPPN Surakarta adalah “Menjadi pengelola perbendaharaan Negara di daerah yang professional, modern dan akuntabel guna mewujudkan manajemen keuangan pemerintah yang efektif dan efisien”.
Untuk mewujudkan visi tersebut maka KPPN Surakarta mempunyai Misi sebagi berikut:
1. Menciptakan fungsi pelaksanaan dan pencairan anggaran yang efektif, cepat, tepat, dan tanpa biaya.
2. Mewujudkan pengelolaan kas (penerimaan dan pengeluaran Negara) yang efisien, optimal, akurat, dan tertib.
3. Mewujudkan akuntansi pertanggungjawaban keuangan Negara yang akuntabel, transparan, tepat waktu, dan akurat.
Untuk mewujudkan misi tersebut Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Surakarta melakukan beberapa langkah-langkah strategis sebagai berikut:
Menyelenggarakan pembinaan yang berkelanjutan berkaitan dengan implementasi pencairan dana yang bersumber dari DIPA APBN untuk menciptakan pencairan anggaran yang cepat tepat dan efektif.
Meningkatkan sinergi dengan mitra kerja terkait dalam hal penerimaan negara.
Menyelenggarakan pembinaan rekonsiliasi data sebagai kuasa BUN di daerah guna mewujudkan pertanggungjawaban keuangan Negara yang akuntabel, transparan, tepat waktu, dan akurat.
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Surakarta mempunyai motto layanan “KPPN Surakarta Selalu PINTAR” yang merupakan singkatan dari Profesional, Integritas, Networking, Tangguh, Amanah, dan Ramah. Sedangkan untuk Janji Layanan adalah “Layanan Prima Tanpa Biaya”. Berkomitmen tinggi untuk memberikan pelayanan dengan cepat, tepat, transparan, akuntabel, dan tanpa biaya. Selalu siap dengan perubahan demi perbaikan organisasi maupun untuk peningkatan mutu pelayanan serta menunjang program pemerintah dalam mewujudkan clean government.
3. Jenis Layanan
Jenis dan penerima layanan KPPN terdapat pada tabel sebagai berikut :
Tabel 3.1
Jenis Layanan Pada KPPN Surakarta
JENIS LAYANAN MITRA KERJA
- Pencairan dana APBN melalui penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana
(SP2D)
- Semua kantor/ Satker, Instansi Pemerintah dilingkungan Kementrian
Negara/Lembaga - Penatausahaan penerimaan
negara berupa pajak, Bea Cukai dan PNBP
- Pemerintah Daerah (Provinsi dan Kabupaten/
Cukai dan PNBP Kota)
- Penyusunan Laporan Keuangan Tingkat Kuasa
BUN
- Masyarakat luas termasuk dunia usaha
- Bimbingan Teknis kepada mitra kerja dalam pelaksanaan anggaran dan
pertanggungjawaban pelaksana anggaran
- Instansi pemerintah pada Kementrian Negara/ Lembaga dan Pemerintah
Daerah
4. Tujuan, Tugas dan Fungsi Pelayanan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Surakarta
Sebagai Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan KPPN Surakarta mempunyai tujuan:
a. Memiliki sumber daya yang berkualitas, professional, dan berintegritas tinggi sebagai aparatur pemerintah yang mampu menghadapai segala tantangan,
b. Mewujudkan pelayanan prima kepada masyarakat dalam penyaluran dana APBN.
Berdasarkan Peraturan Menteri keuangan RI No. 134/PMK.01/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan bahwa tugas KPPN adalah melaksanakan kewenangan perbendaharaan dan bendahara umum, penyaluran pembiayaan atas beban anggaran, serta penatausahaan penerimaan dan pengeluaran anggaran melalui dan dari kas Negara berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku. Fungsi KPPN Surakarta secara umum menyelenggarakan :
a. Pengujian terhadap dokumen surat perintah pembayaran berdasarkan peraturan perundang-undangan.
b. Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) dari Kas Negara atas nama Menteri Keuangan (Bendahara Umum Negara).
c. Penyaluran Pembiayaan atas beban APBN.
d. Penilaian dan Pengesahan terhadap penggunaan uang yang telah disalurkan.
e. Penatausahaan penerimaan dan pengeluaran Negara melalui dan dari Kas Negara.
f. Pengiriman dan penerimaan kiriman uang.
g. Penyusunan Laporan Realisasi pembiayaan yang berasal dari. h. Pinjaman dan Hibah Luar Negeri.
i. Penatausahaan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). j. Penyelenggaraan Verifikasi transaksi keuangan dan akuntansi. k. Pembuatan tanggapan dan penyelesaian temuan hasil pemeriksaaan. l. Pelaksanaan kehumasan
5. Lokasi Instansi
Lokasi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Surakarta berada di Jalan Slamet Riyadi No. 467 Surakarta.
6. Struktur Organisasi KPPN Surakarta
KPPN Surakarta dipimpin oleh seorang Kepala Kantor, satu Sub Bagian Umum dan empat seksi, yaitu:
a. Seksi Pencairan Dana
b. Seksi Manajemen Satker Kepatuhan Internal (MSKI) c. Seksi Bank
Gambar 3.1
Bagan Struktur Organisasi KPPN Surakarta
Kepala KPPN Surakarta Kepala Sub Bagian Umum Kepala Seksi Pencairan Dana Kepala Seksi MSKI Kepala Seksi Bank Kepala Seksi VERA Sumber : kppnsurakarta.net
Tugas dan uraian masing-masing Seksi: a. Subbagian Umum KPPN Surakarta
Subbagian Umum mempunyai tugas sebagai berikut:
1) Melakukan pengelolaan organisasi, kinerja, SDM, dan keuangan. 2) Penatausahaan user SPAN.
3) Penyusunan bahan masukan dan konsep Renstra, Renja RKT, PK, LAKIP KPPN.
4) Menerbitkan pengiriman SPM DBH PBB. 5) Tata usaha, rumah tangga, kehumasan. b. Seksi Pencairan Dana KPPN Surakarta
Seksi Pencairan Dana mempunyai tugas sebagai berikut: 1) Melakukan pengujian resume tagihan dan SPM. 2) Menerbitkan SP2D.
3) Menerbitkan Surat Perintah dan Pendapatan dan Belanja BLU.
4) Menerbitkan Surat Pengesahan atas Ralat SPM dari Satuan Kerja dan nota dinas kesalahan dan perbaikan SP2D hasil verifikasi dari KPPN. 5) Pengelolaan data kontrak, data supplier, dan belanja pegawai satker. 6) Monitoring dan evaluasi penyerapan anggaran satker.
7) Melakukan pembinaan dan bimbingan pengelolaan perbendaharaan. 8) Melaksanakan fungsi customer service, supervisi teknis SPAN dan
9) Memantau standar kualitas layanan KPPN 10)Penyediaan layanan perbendaharaan.
c. Seksi Manajemen Satker dan Kepatuhan Internal (MSKI) Tugas di bidang Manajemen Satker sebagai berikut:
1) Melakukan pembinaan dan bimbingan teknis pengelolaan perbendaharaan.
2) Fungsi customer service.
3) Supervisi teknis SPAN dan helpdesk SAKTI.
4) Pemantauan standar kualitas layanan KPPN dan penyediaan pelayanan perbendaharaan.
Tugas di bidang Kepatuhan Internal sebagai berikut:
1) Pemantauan pengendalian intern, pengelolaan resiko, kepatuhan terhadap kode etik dan disiplin, dan tindak lanjut hasil pengawasan. 2) Pengawasan rekomendasi perbaikan proses bisnis.
d. Seksi Bank KPPN Surakarta
Seksi Bank mempunyai tugas sebagai berikut: 1) Melakukan transaksi pencairan dana. 2) Melaksanakan fungsi cash management. 3) Menerbitkan daftar tagihan
4) Mengelola rekening BUN dan Bendahara. 5) Penatausahaan penerimaan Negara.
e. Seksi Verifikasi dan Akuntansi KPPN Surakarta
Seksi Verifikasi dan Akuntansi mempunyai tugas sebagai berikut: 1) Rekonsiliasi laporan akuntansi.
2) Penyusunan laporan keuangan tingkat kuasa BUN. 3) Pelaporan realisasi dan analisis kinerja anggaran. 4) Analisis data statistik laporan keuangan.
7. Komposisi Pegawai
Jumlah pegawai KPPN Surakarta saat ini berjumlah 57 pegawai. Semua pegawai tersebar di 5 (lima) seksi di KPPN Surakarta. Adapun jumlah pegawai berdasarkan penempatan pada masing-masing seksi adalah seperti pada table berikut:
Tabel 3.2
Jumlah Pegawai di Masing-masing Seksi/Bagian Bulan Februari 2016
No Sub Bagian/Seksi Jumlah Pegawai
1 Kepala Kantor 1
2 Sub Bagian Umum 16
3 Seksi Pencairan Dana 14
4 Seksi MSKI 7
5 Seksi Bank 11
6 Seksi Vera 5
Jumlah 57
Tabel 3.3
Jumlah Pegawai Berdasarkan Eselon Bulan Februari 2016
Tabel 3.4
Jumlah Pegawai Berdasarkan Kepangkatan Bulan Februari 2016
No Eselon Laki-laki Perempuan Jumlah
1 III.a 1 - 1
2 IV.a 5 - 5
3 Pelaksana 11 40 51
Jumlah 57
Sumber: KPPN Surakarta
No. Pangkat Golongan Jumlah
1 Pembina IV/a 3
2 Penata Tingkat I III/d 14
3 Penata III/c 5
4 Penata Muda Tingkat I III/b 31
5 Penata Muda III/a 2
6 Pengatur Tingkat I II/d 1
7 Pengatur II/a 1
Jumlah 57
Tabel 3.5
Jumlah Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan Bulan Februari 2016
No. Pendidikan Jumlah
1 Strata II/Magister 6
2 Diploma IV (Keu) 1
3 Strata I/Sarjana 19
4 Diploma III (Keu) 2
5 Diploma I (Keu) 1
6 Sekolah Menengah Atas (SMA) 28
Jumlah 57
Sumber: KPPN Surakarta
Tabel 3.6
Jumlah Pegawai Berdasarkan Usia Bulan Februari 2016
Tabel 3.7
Jumlah Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin Bulan Februari 2016
No. Jenis Kelamin Jumlah
1 Laki-laki 17
2 Perempuan 40
Jumlah 57
Sumber: KPPN Surakarta
No. Usia Laki-laki Perempuan Jumlah
1 Usia 30 - 39 Tahun 3 2 5
2 Usia 40 - 49 Tahun 4 8 12
3 Usia 50 - 59 Tahun 10 30 40
Jumlah 57
B. Analisis Data dan Pembahasan 1. Analisis Deskriptif
Sehubungan dengan pencairan dana atas beban APBN, KPPN selaku Kuasa BUN daerah melaksanakan pengujian substantif dan formal atas SPM yang diterbitkan oleh Kuasa Pengguna Anggaran. Apabila SPM yang diajukan lolos uji maka KPPN wajib menerbitkan SP2D yang berfungsi sebagai bilyet giro yang menjadi dasar bagi bank untuk mendebit sejumlah dana pada rekening milik BUN dan memindahkannya ke rekening pihak ketiga. Apabila SPM yang diajukan tidak lolos uji maka SPM tersebut akan dikembalikan kepada KPA dengan surat yang ditandatangani oleh kepala KPPN untuk dilakukan perbaikan atau melengkapi dokumen-dokumen yang dipersyaratkan. Atas pengujian SPM ini, KPPN tidak menilai kebenaran atas data pihak-pihak yang berhak menerima dana dari APBN, karena itu merupakan wewenang dari satker/KPA yang seharusnya mempunyai kemampuan untuk melakukan pengujian secara baik dan benar agar tagihan yang diajukan kepada negara telah benar-benar memenuhi persyaratan dan akan memudahkan pengujian-pengujian yang dilakukan oleh pihak lain.
Berdasarkan kenyataan tersebut, ternyata banyak timbul masalah saat SP2D diterbitkan dan diserahkan ke Bank Operasional (BO) dikarenakan banyaknya SP2D yang ditolak bank atau biasa disebut dengan istilah Retur SP2D. Pada Tahun Anggaran 2015, penulis mendapatkan informasi bahwa
No.
Bulan
Total SP2D
Retur SP2D
Nilai Retur SP2D
1
Januari
307
6
Rp
5,522,678,061
2
Februari
1,113
7
Rp
2,881,964,163
3
Maret
1,403
5
Rp
98,187,494
4
April
1,517
6
Rp
507,306,261
5
Mei
1,763
10
Rp
917,439,157
6
Juni
2,516
16
Rp
471,512,608
7
Juli
2,662
14
Rp
18,716,182,557
8
Agustus
2,360
9
Rp
98,131,336
9
September
2,569
9
Rp
2,145,185,000
10
Oktober
2,756
11
Rp
439,700,859
11
November
3,641
35
Rp
204,222,700
12
Desember
5,268
29
Rp
157,069,840
27,875
157
Rp
32,159,580,036
Sumber : Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Surakarta
Jumlah
terdapat 157 retur SP2D senilai Rp 32.159.580.036 yang dikembalikan ke Kas Negara pada akhir tahun anggaran, hal ini berarti ada kegiatan/program senilai Rp 32.159.580.036 ternyata tidak tersalurkan dananya sehingga menghambat proses pelaksanaan kegiatan. Untuk mengefektifkan pelayanan maka kepala kantor mengoptimalisasi monitoring dan evaluasi untuk mengetahui jumlah retur SP2D yang dapat dilihat dari Laporan Rekap penerbitan SP2D Tahun Anggaran 2015.
Tabel 3.7
Laporan Rekap Penerbitan SP2D
Berdasarkan data tabel di atas menunjukkan bahwa jumlah retur SP2D cenderung selalu bertambah setiap bulannya. Hal ini dapat disimpulkan bahwa tingkat penyerapan anggaran APBN belum benar-benar tersalurkan dananya. Retur SP2D sangat merugikan bagi pihak penerima dana, sebab dengan adanya retur SP2D tersebut akan menghambat proses pelaksanaan kegiatan, pencairan dan penyerapan dana APBN.
Adapun dampak Retur SP2D pada Laporan Realisasi Anggaran, yaitu dana tersebut telah masuk dalam penyerapan anggaran dan mengurangi DIPA satker tersebut, akan tetapi apabila dilihat dari output pekerjaan, dana tersebut belum benar-benar tersalurkan. Terjadinya retur SP2D tersebut dikarenakan adanya pengaruh dari beberapa faktor, yaitu:
a. Faktor Manajemen Sumber Daya Manusia, yang melaksanakan sistem dan prosedur dalam penerbitan SP2D serta penatausahaan retur SP2D.
b. Faktor Satuan Kerja, yaitu satuan kerja selaku Kuasa Pengguna Anggaran yang merupakan bagian dari suatu unit organisasi pada Kementerian Negara/Lembaga sebagai sebagai pihak yang membutuhkan SP2D.
c. Faktor Manajemen Waktu, yaitu manajemen waktu yang dilaksanakan sehubungan dengan penerbitan SP2D.
2. Bagan Alir Prosedur Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) Sebelum membahas mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi retur SP2D, penulis akan memberikan gambaran mengenai alur penerbitan SP2D
melalui aplikasi SPAN (Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara) dengan bentuk bagan alir seperti berikut ini:
Gambar 3.2
Bagan Alir Prosedur Penerbitan SP2D pada SPAN
Proses Pendaftaran Supplier/Kontrak
Petugas Konversi Petugas Validasi
Tidak Ya Tolak Setuju Mulai SPM dan Dokumen Pendukung Menerima SPM dan Dokumen Pendukung Dari Satker
Melakukan Konversi atas SPM dengan aplikasi Konversi dan penerusan ke petugas validasi
Menerima dokumen SPM, mengunduh ADK
Supplier/Kontrak dari FTP dan menggunggah ke SPAN, serta melakukan validasi ADK Supplier/kontrak Valid Cetak Lap. Pembatalan dan kirim SPM ke PPD Penerusan Ke Petugas Review dan kirim SPM ke PPD SPM
Petugas Pengatur Dokumen
Subbagian Umum
Pelaksana Seksi Pencairan Dana
Proses Validasi Resume Tagihan Oleh Pelaksana Seksi Pencairan Dana (PD)
Petugas Validasi Tagihan (FO) Petugas Review Tagihan (MO) Kepala Seksi PD (BO)
Tidak Ya Tidak Ya
Tidak Ya
Laporan batal dan SPM
SPPT Menerima SPM dan Dokumen Pendukung dari Petugas Konversi/PPD
- Unduh ADK resume tagihan dari FTP & menggunggah ke SPAN,
- Menentukan Bank Operasional dan kelompok bayar
- Validasi system/manual Valid - Alasan tolak dan Cetak Lap. Batal - Kirim SPM ke PPD - Isi nama petugas & jam - Kirim SPM ke PPD. Laporan Batal dan SPM SPM dan Dokumen Pendukung
Petugas Pengatur Dokumen - Terima dokumen tagihan
dari PPD
- Pilih dan lakukan review
Valid - Lakukan persetujuan - Cetak SPPT - Kirim dokumen - Catatan menolak - Penerusan ke Kasi PD dengan catatan - Kirim Dokumen SPM dan Dokumen Pendukung SPPT
- Terima dokumen tagihan dari PPD
- Pilih dan lakukan review
Valid
- Isi alasan tolak
- Kirim Dokumen ke PPD - Lakukan persetujuan - Kirim dokumen ke PPD SPM dan Dokumen Pendukung Subbag. Umum Seksi Bank
Proses Penerbitan SP2D/Daftar SP2D
Kepala Seksi Bank Pelaksana Seksi Bank Subbag.Umum
Satker Menerima Daftar Tagihan dan SPPT dari Pelaksana Seksi Pencairan Dana Daftar Tagihan SPPT
- Pilih termin pembayaran pada Bank Operasional di aplikasi SPAN - Proses bayar - Review Tagihan - Persetujuan Daftar Tagihan SPPT Menerima SPPT dari PPD
- Menayangkan dan mencetak Daftar Tagihan
- Buat PPR (Payment Process
Request) - Review Tagihan - Proses bayar Daftar Tagihan SPPT Cetak Daftar SP2D Daftar SP2D dan Daftar Tagihan - Menerima daftar SP2D dan dokumen tagihan - Penilaian bukti potong - Distribusi dokumen tagihan Subbag. Umum Seksi Vera
Berdasarkan ketiga Bagan Alir Sistem di atas, dapat disimpulkan bahwa Alur/Prosedur penerbitan SP2D adalah sebagai berikut:
1. Satker mengajukan pendaftaran supplier/kontrak sebagai data awal yang akan digunakan sebagai pelengkap dokumen dalam mengajukan Surat Perintah Membayar (SPM).
2. Petugas (loket) menerima Surat Perintah Membayar (SPM) yang diajukan oleh para Satuan Kerja (Satker).
3. Petugas melakukan konversi atas SPM yang diajukan oleh satker sebelum masuk ke aplikasi SPAN.
4. Melakukan pengujian atas kebenaran dan kelengkapan dokumen oleh petugas konversi, serta melakukan pengecekan atas ketersediaan dana. Apabila ternyata SPM yang diajukan lebih dari Rp 500.000.000 hingga tidak terbatas, maka SPM tersebut harus diajukan kembali 5 hari setelah pengajuan SPM yang pertama, karena untuk memastikan ketersediaan dana oleh Pusat.
5. Setelah petugas melakukan konversi, maka SPM segera diteruskan ke petugas validasi (validator) sebagai Front Office (FO) yang sudah terhubung oleh SPAN untuk dilakukan pemilihan Bank Operasional sesuai yang tertera pada SPM.
6. Dari FO kemudian diteruskan ke fungsi Middle Office (MO) atau petugas
review tagihan untuk dilakukan pengecekan ulang atas dokumen. Jika sudah sesuai maka akan disetujui/dilakukan approved.
7. Kemudian dilanjutkan ke fungsi Back Office (BO) yaitu Kepala Seksi Pencairan Dana untuk menyetujui atau menolak SPM dari satker.
8. Setelah ada persetujuan maka akan dikembalikan ke MO untuk dilakukan pencetakan SPPT (Surat Perintah Pembayaran Tagihan) rangkap 2. Namun jika terdapat penolakan, SPM akan dikembalikan kepada satker paling lambat 1 hari setelah SPM diajukan.
9. Lembar 1 SPPT rangkap 2 yang telah dicetak, disematkan menjadi satu beserta dokumen SPM sedangkan lembar 2 dicatat dan diteruskan ke Seksi Bank.
10. Setelah SPPT diterima oleh Seksi Bank, maka akan segera di approved
oleh Kepala Seksi Bank dan dibubuhi stempel untuk dlakukan penerbitan SP2D.
11. Setelah diterbitkan SP2D, maka SP2D tersebut dikirim ke Bank Operasional (BO) yang ditunjuk oleh Pusat untuk dilakukan pencairan dana ke Rekening Satker yang dituju.
Adapun kekuatan dan kelemahan atas Prosedur penerbitan SP2D tersebut, antara lain:
a. Kekuatan
1) Dengan adanya aplikasi SPAN proses penerbitan SP2D menjadi lebih terintegrasi dan terstruktur, serta dapat meminimalisir kesalahan dan pekerjaan dapat lebih efektif dan efisien dengan adanya sistem SPAN. 2) Dilihat dari segi waktu, prosedur penerbitan SP2D menggunakan
aplikasi SPAN lebih efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.
3) Terdapat pemisahan fungsi yang jelas sehingga dapat mempermudah proses pekerjaan dan setiap fungsi dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang sudah ditentukan.
b. Kelemahan
1) Penerbitan SP2D dengan menerapkan aplikasi SPAN sangat bergantung pada jaringan, sehingga apabila terdapat masalah pada jaringan maka proses penerbitan SP2D dapat tertunda.
3. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Retur Penerbitan SP2D a. Manajemen Sumber Daya Manusia
Suatu perusahaan sangat memerlukan Sumber Daya Manusia untuk melaksanakan proses kegiatan bisnis perusahaan. Sumber daya manusis yang dimaksud adalah yang baik, berkualitas, unggul dalam kepandaian, unggul dalam kepribadian, unggul dalam penguasaan pekerjaan dan
professional sesuai yang diamatkan dalam Dirjen Perbendaharaan, 2009. Salah satu ciri Sumber daya manusia yang baik, unggul dan berkualitas adalah sumber daya manusia selaku penggerak proses kegiatan bisnis perusahaan yang menjalankan pekerjaan sesuai dengan Standard Operating Procedures (SOP) yang telah ditetapkan sebelumnya dan digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
Berdasarkan observasi penulis, diketahui bahwa Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Surakarta mempunyai Standard Operating Procedures (SOP) yang ditetapkan langsung oleh Kementerian Keuangan RI Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Berikut SOP yang digunakan beserta pelaksanaannya:
Tabel 3.9
Standard Operating Procedures (SOP) dan Penerapan SOP
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Surakarta Tahun 2015
Uraian Kegiatan Berdasarkan SOP
Pelaksanaan SOP
Keterangan
Pelaksana Seksi Pencairan Dana menerima SPM dari petugas pengatur dokumen yang diajukan oleh Satker dengan dilampiri:
a. Tanda terima konversi ADK SPM
b. Dokumen pendukung SPM, yaitu Laporan Pendaftaran/Perubahan/In formasi Supplier, daftar nominative untuk penerima yang lebih dari satu rekening, SSP Pph Pasal 21 dan SSBP/SSPB Pelaksana Seksi Pencairan Dana menerima Tanda Terima konversi ADK SPM dan SPM berikut dokumen pendukungnya dari petugas validasi Tagihan
Sesuai -
Melakukan pengujian atas kebenaran dan kelengkapan dokumen oleh petugas konversi, serta melakukan pengecekan atas ketersediaan dana. Apabila ternyata SPM yang diajukan lebih dari Rp 500.000.000 hingga tidak terbatas, maka SPM tersebut harus diajukan kembali 5 hari setelah pengajuan SPM yang pertama, karena untuk memastikan ketersediaan
Sesuai Ditemukan adanya kesalahan dalam menguji kebenaran dokumen dan kurangnya ketelitian dalam melakukan pengecekan atas kelengkapan data, sehingga mengakibatkan adanya dokumen yang tidak memenuhi persyaratan.
dana oleh Pusat.
Petugas konversi meneruskan SPM ke petugas validasi (validator) sebagai Front Office (FO) yang sudah terhubung oleh SPAN untuk dilakukan pemilihan Bank Operasional sesuai yang tertera pada SPM.
Sesuai Kesalahan dalam melakukan pemilihan Bank Operasional yang dituju selaku Bank Pembayar (tertera pada SPM) pada aplikasi SPAN.
Pelaksana Seksi Pencairan Dana selaku fungsi FO kemudian diteruskan ke fungsi Middle Office (MO) atau petugas approver untuk dilakukan pengecekan ulang atas dokumen. Jika sudah sesuai maka akan disetujui/dilakukan
approved. Kemudian dilanjutkan ke fungsi Back Office (BO) yaitu Kepala Seksi Pencairan Dana untuk menyetujui atau menolak SPM dari satker.
Sesuai Tidak dilakukan pengecekan ulang atas dokumen.
Setelah ada persetujuan maka akan dikembalikan ke MO untuk dilakukan pencetakan SPPT (Surat Perintah
Pembayaran Tagihan) rangkap 2. Namun jika terdapat penolakan, SPM akan dikembalikan kepada satker paling lambat 1 hari setelah SPM diajukan
Lembar 1 SPPT rangkap 2 yang telah dicetak, disematkan menjadi satu beserta dokumen SPM sedangkan lembar 2 dicatat dan diteruskan ke Seksi Bank
Sesuai -
Setelah SPPT diterima oleh Seksi Bank, maka akan segera di approved oleh Kepala Seksi Bank dan dibubuhi stempel untuk dlakukan penerbitan SP2D
Sesuai -
Atas Bank Operasional yang terkoneksi dengan SPAN, Kepala Seksi Bank melakukan:
1. Menerima daftar tagihan disetujui per tanggal jatuh tempo per Bank berikut SPPT dari Pelaksana
Seksi Bank.
2. Memilih PPR yang akan diproses dari daftar kerja pada aplikasi SPAN 3. Melakukan review PPR
tersebut berdasarkan SPPT yang meliputi kebenaran tanggal SP2D dan kebenaran Bank Pembayar.
4. Menghentikan PPR dan memerintahkan pelaksana seksi Bank untuk melakukan PPR ulang apabila tanggal SP2D dan Bank Pembayar tidak sesuai.
5. Menerbitkan SP2D dengan melakukan persetujuan atas PPR pada aplikasi SPAN 6. Menyampaikan daftar
tagihan disetujui per tanggal jatuh tempo per Bank berikut SPPT kepada pelaksana Seksi Bank.
Atas Bank Operasional yang tidak terkoneksi dengan SPAN, Kepala Seksi Bank melakukan:
1. Menerima daftar tagihan disetujui per tanggal jatuh tempo per Bank berikut SPPT dari Pelaksana Seksi Bank.
2. Memilih PPR yang akan diproses dari daftar kerja pada aplikasi SPAN. 3. Melakukan review PPR
tersebut berdasarkan SPPT yang meliputi kebenaran tanggal SP2D dan kebenaran Bank Pembayar.
4. Menghentikan PPR dan memerintahkan pelaksana seksi Bank untuk melakukan PPR ulang apabila tanggal SP2D dan Bank Pembayar tidak sesuai.
5. Menerbitkan SP2D dengan melakukan persetujuan atas PPR
pada aplikasi SPAN.
6. Mencetak dan
menandatangani SP2D berikut daftar SP2D per Bank Operasional.
7. Mengunduh dan
menyimpan file kirim manual (Excel) SP2D ke
dalam lokasi
penyimpanan data yang telah ditentukan.
Berdasarkan data pada tabel di atas, apabila ditinjau dari tujuan organisasi maka Manajemen Sumber Daya Manusia Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Surakarta dapat dikatakan belum terlaksana dengan optimal. Karena pada dasarnya tujuan organisional adalah untuk tercapainya efektivitas maksimal dari suatu organisasi dengan menggerakkan dan mengefektifitaskan sumber daya manusia di masing-masing organisasi.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara belum dapat dikatakan efektif dan maksimal, sebab pada pelaksanaan penerbitan SP2D masih ditemukan adanya proses pekerjaan yang tidak sesuai dengan
yang mengakibatkan tidak tercapainya efektivitas pada suatu organisasi. Namun, ketidaksesuai antara SOP dengan Penerapannya dapat diketahui oleh sesama pegawai/pelaksana dalam penerbitan SP2D. Sehingga, kesalahan atas ketidaksesuaian tersebut tidak sampai ditangan Bank Operasional tidak terjadi adanya retur SP2D. Apabila kesalahan-kesalahan tersebut telah sampai di Bank Operasional, maka Bank Operasional tidak bisa melakukan proses pencairan dana, sehingga Bank akan melakukan retur atas SP2D tersebut. Ketidaksesuaian antara SOP dengan Penerapannya yang dapat mempengaruhi terjadinya retur SP2D yaitu: 1) Tidak dilakukannya pengujian secara mendalam atas kebenaran
dokumen dan kurang adanya ketelitian dalam memeriksa kelengkapan dokumen yang diajukan oleh para KPA/Satker. Sehingga dapat mengakibatkan adanya dokumen yang tidak memenuhi persyaratan. 2) Kesalahan dalam melakukan pemilihan Bank Operasional yang dituju
atau Bank Pembayar (tertera pada SPM) pada aplikasi SPAN. Hal tersebut dapat mengakibatkan terjadinya retur SP2D, karena terdapat perbedaan pada Bank Operasional yang dituju antara SPM dengan SP2D yang diterbitkan.
3) Tidak dilakukan pengecekan ulang atas dokumen pada fungsi Middle Office (MO) selaku petugas approve.
Perbedaan antara SPM dan ADK SPM Rekening Pasif, Rekening Ditutup, Rekening Tidak Ditemukan Januari 307 6 0 6 Februari 1,113 7 0 7 Maret 1,403 5 0 3 April 1,517 6 1 4 Mei 1,763 10 0 8 Juni 2,516 16 0 12 Juli 2,662 14 0 14 Agustus 2,360 9 0 7 September 2,569 9 0 7 Oktober 2,756 11 1 8 November 3,641 35 1 24 Desember 5,268 29 4 21 Jumlah 27,875 157 7 121
Sumber: KPPN Surakarta (data yang telah diolah)
Kesalahan Penulisan Nama Rekening, Nomor Rekening, Alamat, nama
Bank Operasional, Nama Akun
0
Penyebab Retur
Bulan Total SP2D Retur SP2D
29 0 2 1 2 4 0 2 2 2 10 4
b. Satuan Kerja (Satker)
Sebelumnya telah dijelaskan bahwa Satuan Kerja adalah unit organisasi lini Kementerian Negara/Lembaga atau unit organisasi Pemerintah daerah yang melaksanakan kegiatan Kementerian Negara/Lembaga dan memiliki kewenangan dan tanggung jawab pengguna anggaran. Selain faktor manajemen sumber daya manusia yang dapat mempengaruhi retur SP2D, faktor Satuan Kerja juga berpengaruh besar terhadap terjadinya retur SP2D. Berdasarkan observasi penulis, terdapat beberapa hal yang menyebabkan terjadinya retur SP2D yang akan digambarkan pada tabel berikut:
Tabel 3.10
Rekap Data Retur SP2D
Berdasarkan data pada tabel di atas, dapat diketahui bahwa satker sangat berpengaruh besar terhadap terjadinya retur SP2D. Kesalahan satker yang menyebabkan terjadinya retur antara lain:
1) Kesalahan satker dalam penulisan nama, alamat, nomor rekening atau nama bank yang dituju pada SP2D (lampiran SP2D) yang mengakibatkan adanya perbedaan dengan data pada Bank Operasional. Sehingga mengakibatkan Bank Operasional menolak memindahbukukan dana atas SP2D tersebut ke rekening penerima sehingga terjadi retur SP2D. Pada tabel di atas terdapat 29 SP2D yang mengalami retur, jumlah retur SP2D tertinggi karena kesalahan penulisan nama rekening, nama akun, nomor rekening dan lain-lain terdapat pada bulan November 2015 yaitu sebanyak 10 SP2D dan terendah yaitu pada bulan Januari, Februari dan Juli sebanyak 0 SP2D atau dengan kata lain tidak terjadi adanya retur SP2D pada bulan tersebut.
2) Terdapat perbedaan antara SPM (hardcopy) dengan ADK SPM (Softcopy) yang diterima oleh Bank Operasional, sehingga pihak Bank belum bisa melakukan proses pencairan dana ke rekening penerima. Perbedaan ini disebabkan karena, Satker telah melakukan perubahan data pada ADK SPM namun Satker tidak menyampaikan perubahan tersebut kepada pihak KPPN. Berdasarkan Tabel 3.10 di atas terdapat 7
SP2D yang mengalami retur karena adanya perbedaan antara SPM dengan ADK SPM. Jumlah retur SP2D tertinggi terdapat pada bulan Desember sebanyak 4 SP2D, sedangkan jumlah terendah adalah pada bulan Januari-Maret dan Mei-September yaitu 0 SP2D karena tidak terjadi retur yang disebabkan adanya perbedaan antara SPM dengan ADK SPM.
3) Satker tidak melakukan update data rekening penerima ketika mengajukan SPM ke pihak KPPN. Update rekening penerima bertujuan untuk mengetahui apakah rekening penerima tersebut merupakan rekening aktif atau rekening pasif. Tidak melakukan update rekening juga akan berpengaruh pada pentupan rekening bahkan nomor rekening tidak dapat ditemukan karena nomor rekening dianggap sudah hangus dan tidak dapat dipergunakan. Berdasarkan Tabel 3.10 terdapat 121 SP2D yang mengalami retur, karena banyak ditemukan rekening pasif, rekening tidak ditemukan atau rekening telah ditutup. Jumlah retur yang disebabkan oleh hal ini cenderung meningkat, hingga puncaknya pada bulan November terdapat 24 retur SP2D. Sedangkan jumlah terendah ada pada bulan Maret yang terdapat 3 SP2D yang mengalami retur.
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa kesalahan tertinggi yang dilakukan oleh Satuan Kerja yang mengakibatkan adanya
retur SP2D yaitu para Satker tidak melakukan update pada rekening calon penerima, sehingga mengakibatkan banyaknya rekening pasif, rekening tidak ditemukan dan rekening ditutup. Hal ini dapat dibuktikan pada Tabel 3.10 yang mana jumlah retur tertinggi sebanyak 121 SP2D yang terjadi karena disebabkan adanya rekening pasif, rekening tidak ditemukan dan rekening ditutup. Kemudian jumlah tertinggi kedua sebanyak 29 SP2D yang disebabkan karena kesalahan penulisan nomor, nama rekening dan lain-lain serta jumlah terendah sebanyak 7 SP2D yang disebabkan adanya perbedaan antara SPM dengan ADK SPM.
c. Manajemen Waktu
Saat melakukan proses pekerjaan, waktu merupakan hal yang harus benar-benar diperhatikan. Karena untuk mencapai sasaran utama dalam pekerjaan diperlukan manajemen waktu yang baik dan dapat memanfaatkan waktu dengan sebaik-baiknya. Dalam kaitannya dengan penerbitan SP2D manajemen waktu harus sangat diperhatikan. Sebab dalam Standar Pelayanan Minimal (SPM) telah diatur bahwa proses pekerjaan SP2D harus selesai dikerjakan pada waktu 1 hari dan 1 jam untuk mencapai target pelayanan yang maksimal. Namun, apabila pekerjaan SP2D tidak selesai dalam waktu 1 jam, maka proses SP2D tersebut akan di cancel pengerjaannya. Dilakukannya hal tersebut karena,
No.
Bulan
Jumlah SP2D
Jumlah SP2D
Tepat Waktu
Jumlah SP2D
Terlambat
%
1
Januari
307
307
0
100.00
2
Februari
1,113
1,113
0
100.00
3
Maret
1,403
1,403
0
100.00
4
April
1,517
1,517
0
100.00
5
Mei
1,763
1,763
0
100.00
6
Juni
2,516
2,516
0
100.00
7
Juli
2,662
2,662
0
100.00
8
Agustus
2,360
2,360
0
100.00
9
September
2,569
2,569
0
100.00
10
Oktober
2,756
2,756
0
100.00
11
November
3,641
3,641
0
100.00
12
Desember
5,268
5,268
0
100.00
27,875
27,875
0
100.00
Sumber: KPPN Surakarta (data yang telah diolah)
Total
agar tidak terjadi pelanggaran terhadap SPM yang diterapkan serta dapat selalu memenuhi target pelayanan publik yaitu 100 persen.
Untuk mengefektifkan pelayanan maka kepala kantor melakukan optimalisasi monitoring dan evaluasi langsung melalui aplikasi SPAN, serta untuk mengetahui indikator ketepatan waktu pelayanan dapat dilihat dari data penerbitan SP2D pada bulan Januari - Desember Tahun Anggaran 2015 berikut ini:
Tabel 3.11
Penerbitan SP2D KPPN Surakarta
Berdasarkan data pada tabel di atas, menunjukkan bahwa ketepatan waktu penyelesaian penerbitan SP2D sudah sangat baik, hal ini dapat dilihat dari jumlah SP2D yang masuk dan diterbitkan sebanyak 27.875, SP2D tepat waktu berjumlah 27.875 dan yang tidak tepat waktu berjumlah 0 dengan tingkat presentase ketepatan waktu penyelesaian penerbitan SP2D 100.00%. Angka ini menunjukan bahwa pelayanan pada KPPN Surakarta telah memenuhi standar operasional dengan tingkat kedisiplinan waktu yang baik serta telah memenuhi target dalam Standard Operasional Prosedur.
Sedangkan, berdasarkan wawancara penulis kepada Kepala Seksi Pencairan Dana KPPN Surakarta, penulis memperoleh informasi bahwa terdapat SP2D yang dapat terselesaikan dalam waktu 1 hari yaitu SP2D atas SPM Gaji Induk, walaupun dalam SOP telah ditentukan bahwa penyelesaian SP2D tersebut adalah 2 hari dan selain SPM tersebut maka waktu penyelesaian penerbitan SP2D adalah 1 hari. Ditemukannya penyelesaian pekerjaan sebelum waktunya merupakan hal yang sangat baik dan dapat mendorong efektivitas dalam pekerjaan.
Sehubungan dengan terjadinya retur atas SP2D, manajemen waktu termasuk dalam salah satu hal penyebab retur. Hal ini dikarenakan, apabila terdapat SP2D yang pengerjaannya tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan dalam Standard Pelayanan Minimal (SPM) atau dengan kata
lain SP2D yang terlambat, maka Pelaksana Seksi Pencairan Dana akan membatalkan SPM (Surat Perintah Membayar) yang diajukan oleh Satker serta tidak melakukan penerbitan SP2D.
Pembatalan atas SPM ini dikarenakan atas beberapa hal, antara lain dokumen yang tidak lengkap, dokumen tidak lolos uji, waktu yang terbatas dan untuk pencapaian target penerbitan SP2D 100%. Apabila SPM ini tetap diproses dan dilakukan penerbitan SP2D atau proses dilakukan pada hari berikutnya (waktu pengerjaan tidak sesuai dengan Standard Pelayanan Minimal) maka akan terjadi adaya retur SP2D atas SPM yang diakibatkan oleh hal tersebut.
Berdasarkan pengamatan penulis yang berkaitan dengan manajemen waktu di atas dan pada Tabel 3.11, dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen waktu yang dijalankan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Surakarta telah dilaksanakan dengan sangat baik, sebab tidak ditemukan adanya retur SP2D yang diakibatkan karena pemanfaatan waktu yang kurang baik sehingga dapat mencapai target sesuai dengan Standard Pelayanan Minimal yang ditentukan yaitu 100% penerbitan SP2D.
4. Upaya-upaya Penyelesaian Retur SP2D
Dalam hal terjadinya Retur SP2D, Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara melakukan upaya-upaya untuk menyelesaikan permasalahan mengenai
retur SP2D tersebut. Terkait dengan pembayaran kembali dana retur SP2D KPPN Surakarta melakukan mekanisme pembayaran kembali dana retur SP2D di rekening penerima sesuai dengan permintaan Satker.
Berdasarkan observasi penulis, KPPN Surakarta telah berupaya menyelesaikan permasalahan retur SP2D dengan mengimplementasikan mekanisme pembayaran kembali dana retur SP2D tersebut sesuai dengan prosedur yang telah diatur dalam Peraturan Direkur Jenderal Perbendaharaan PER-30/PB/2014, serta melakukan berbagai upaya untuk meminimalisir terjadinya retur SP2D. Upaya yang telah dilakukan yaitu:
a. Pembayaran kembali dana retur SP2D di rekening penerima sesuai dengan permintaan Satker, dengan prosedur :
1) Pihak KPPN menerima pemberitahuan atas adanya retur dari aplikasi SPAN yang telah terintegrasi pada pusat.
2) KPPN menyampaikan Surat Pemberitahuan Retur SP2D ke KPA/Satker yang berupa softcopy dan hardcopy.
3) Berdasarkan Surat Pemberitahuan Retur tersebut KPA/Satker menyampaikan Surat Ralat/Perbaikan Rekening ke KPPN paling lambat 7 hari kerja dengan dilampiri :
Surat Permintaan Perubahan Data Supplier.
ADK perubahan data kontrak, apabila dilakukan perubahan pada data kontrak.
SPTJM (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak) Rekening Koran/dokumen sumber
4) Seksi pencairan dana melakukan pendaftaran data supplier sesuai Surat Permintaan Perubahan Data Supplier, mencetak Laporan Informasi Supplier/Kartu Pengawasan Kontrak sebelum dan sesudah perubahan, menyampaikan surat ralat/perbaikan rekening, SPTJM dan Laporan Informasi Supplier/Kartu Pengawasan Kontrak sebelum dan sesudah perubahan kepada seksi bank.
5) Kepala Seksi Bank menerbitkan SPP Retur melalui SPAN.
6) Kepala KPPN menerbitkan SPM Retur dan SP2D melalui aplikasi SPAN.
7) Berdasarkan SPM Retur tersebut, Seksi Bank melakukan penelitian dan pengujian terhadap SPM Retur dan melakukan persetujuan apabila dalam penelitian dan pengujian telah memenuhi syarat serta melakukan penolakan apabila tidak memenuhi syarat.
8) Berdasarkan persetujuan Seksi Pencairan Dana, Seksi Bank menerbitkan SP2D melalui SPAN, dan mencetak daftar SP2D melalui SPAN apabila pembayaran retur dibebankan kepada rekening retur pada BO I Pusat atau mencetak daftar SP2D dan mengunduh file SP2D dalam format Ms. Excel dari SPAN apabila pembayaran retur
dibebankan pada Rekening Retur di BI/BO I/BO II/BO III/ Pos Pengeluaran Mitra Kerja KPPN.
b. Dalam skala besar, KPPN Surakarta melakukan sosialisasi kepada semua Satker khususnya satker yang mengajukan SPM dengan penerima banyak, seperti SPM guna pembayaran Beasiswa Miskin mengenai permasalahan Retur SP2D dan prosedur dalam mengajukan SPM untuk menghindari kesalahan akibat dari miss komunikasi.
c. Dalam skala kecil, KPPN Surakarta mengadakan Forum Perbendaharaan dengan mengundang beberapa satker yang sering mengalami permasalahan retur SP2D, guna membahas dan menyelesaikan permasalahan tersebut. Dengan adanya forum khusus tersebut, diharapkan tingkat terjadinya Retur SP2D dapat ditekan seksimal mungkin.
d. Menghimbau para satker untuk melakukan update pada rekening calon penerima dana sebelum mengajukan SPM ke KPPN serta memvalidasi nomor daftar penerima tersebut ke Bank, agar Bank dapat memberi Surat Keterangan bahwa benar-benar rekening calon penerima dana tersebut dinyatakan masih aktif. Dengan demikian, dana yang diajukan dapat diterima pada rekening yang masih aktif, sehingga pihak Bank tidak menolak proses pencairan dana tersebut.
Namun, meskipun telah dilakukan berbagai upaya dalam hal menyelesaikan retur SP2D ini, tetap saja masih banyak ditemukan Satuan
Kerja yang bersikap tidak peduli dan tidak mau menindak lanjuti untuk menyelesaikan retur SP2D seperti halnya para satker tidak mampu atau tidak bisa menyampaikan ralat/perbaikan secara tepat waktu. Dengan adanya sikap para Satuan Kerja yang demikian, dapat mengakibatkan dana yang harusnya menjadi hak penerima justru malah mengendap di rekening Retur. Sedangkan untuk menarik dana dari rekening Retur ke Kas Negara harus menunggu surat dari Direktur Jenderal Perbendaharaan, dengan begitu idle cash di rekening Retue ini tidak bisa dimanfaatkan secara optimal dan tidak ada prosedur lebih lanjut terkait kapan tenggang waktu untuk menarik dana ini ke Kas Negara.
Berkaitan dengan hal tersebut, pihak Kantor Pelayanan Perbendaharaan Surakarta mengatakan bahwa Pemerintah tidak membuat aturan secara tegas mengenai sanksi atau punishment untuk para Satuan Kerja yang bersikap demikian. Namun, dengan adanya implementasi aplikasi SPAN diharapkan ada fasilitas baru atau aturan untuk menanggulangi retur SP2D ini.
C. Temuan
Berdasarkan hasil dari analisis faktor-faktor yang mempengaruhi adanya retur penerbitan SP2D maka penulis memperoleh beberapa temuan, antara lain:
1. Kelebihan
a) Adanya sistem yang baik yang dapat berintegrasi dengan satker dan Kantor Perbendaharaan Pusat yaitu SPAN (Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara), dan terdapat pemisahan fungsi yang jelas dalam pelaksanaan
prosedur penerbitan SP2D sehingga proses pengerjaan menjadi lebih sistematis, efektif dan efisien.
b) Pada proses penerbitan SP2D atas SPM Gaji Induk dapat diselesaikan dalam waktu satu (1) hari atau dengan kata lain pekerjaan dapat terselesaikan lebih cepat dari SOP yang ditetapkan yaitu dua (2) hari. Oleh karena itu, proses pencairan dana dapat lebih cepat dilakukan dan dapat meminimalisir adanya retur SP2D.
c) Tidak ditemukan adanya keterlambatan dalam proses penerbitan SP2D, hal ini dapat dilihat dari Tabel 3.6 bahwa pada bulan Januari hingga Desember 2015 terdapat Jumlah penerbitan SP2D sebanyak 27.875, Jumlah SP2D Tepat waktu sebanyak 27.875 dan Jumlah SP2D terlambat sebanyak 0 SP2D atau dapat dikatakan bahwa tingkat penyelesaian penerbitan SP2D sudah mencapai target yang ditetapkan dalam SOP yaitu 100%.
2. Kelemahan
a) Terdapat ketidaksesuaian antara Standard Operating Procedures (SOP) dengan proses pekerjaan yang diterapkan yaitu Pelaksana Seksi Pencairan dana atau Petugas Review Tagihan (Middle Office) tidak melakukan pengecekan ulang atas dokumen yang diterima dari Petugas Validasi (Front Office).
b) Kurang adanya kemampuan dari para Satker untuk melakukan pengujian secara baik dan benar terhadap hal-hal yang berkaitan dengan SPM yang
diajukan, yang dapat mengakibatkan adanya retur SP2D yang disebabkan oleh beberapa hal. Penyebab retur SP2D tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.10 bahwa terdapat 129 SP2D yang mengalami retur dengan rincian retur 39 SP2D karena adanya kesalahan penulisan nama rekening, nomor rekening, alamat, Bank Operasional yang dituju dan nama akun, 33 SP2D karena terdapat perbedaan antara SPM dengan ADK SPM dan terbanyak sejumlah 57 SP2D karena disebabkan oleh Rekening yang ditutup, rekening pasif, dan rekening yang tidak ditemukan.
c) Tidak adanya sanksi atau punishment yang diberlakukan untuk memberikan efek jera terhadap para satker yang tidak berupaya menyelesaikan kewajibannya dalam penyelesaian retur SP2D.
