PERATURAN SEKRETARIS JENDERAL DEPARTEMEN KEHUTANAN Nomor : P.1/II-KUM/2007
Tentang
PROSEDUR DAN STANDAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DEPARTEMEN KEHUTANAN
SEKRETARIS JENDERAL,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka pengelolaan data dan informasi kepegawaian telah ditetapkan Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.03/Menhut-II/2006 tanggal 17 Januari 2006, tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Departemen Kehutanan;
b. bahwa untuk pelaksanaan pasal 12 ayat (2) Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.03/Menhut-II/2006, maka dipandang perlu menetapkan Prosedur dan Standar Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Kehutanan dengan Peraturan Sekretaris Jenderal Departemen Kehutanan.
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 jo. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian;
2. Undang-undang Nomor 41 Tahun 1999 tentang Kehutanan;
3. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektornis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah;
5. Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.13/Menhut-II/2005 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Kehutanan Nomor 35/Menhut-II/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Kehutanan;
6. Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.03/Menhut-II/2006 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Kehutanan;
M E M U T U S K A N :
Menetapkan : PERATURAN SEKRETARIS JENDERAL DEPARTEMEN KEHUTANAN TENTANG PROSEDUR DAN STANDAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DEPARTEMEN KEHUTANAN
BAB I
KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan :
(1) Data kepegawaian adalah data tentang keadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS), mencakup keadaan sebelum maupun setelah diangkat menjadi PNS hingga Terhitung Mulai Tanggal (TMT) pensiun atau diberhentikan dari PNS.
(2) Database kepegawaian adalah kumpulan dari beberapa table data kepegawaian yang terstruktur dan terintegrasi menjadi satu kesatuan data kepegawaian.
(3) Naskah kepegawaian adalah suatu dokumen yang berisikan data kepegawaian baik secara perorangan atau kolektif.
(4) Sumber data kepegawaian adalah suatu unit atau instansi atau lembaga atau pejabat atau PNS yang menghasilkan atau mengeluarkan atau menyampaikan naskah kepegawaian yang menjadi wewenang dan tanggung jawabnya.
(5) Arus data kepegawaian adalah aliran naskah kepegawaian dari sumber data kepada pengelola kepegawaian atau kepada PNS.
(6) Pemeliharaan data kepegawaian merupakan kegiatan pemasukan, pemutakhiran dan penghapusan data kepegawaian pada database kepegawaian untuk menjamin kualitas data selalu dalam keadaan baik dan benar sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab pengelola kepegawaian.
(7) Pemasukan data adalah suatu kegiatan memasukkan data kepegawaian yang belum pernah direkam sebelumnya.
(8) Pemutakhiran data adalah kegiatan mengoreksi atau menyesuaikan data dengan keadaan kepegawaian sebenarnya baik data yang telah lampau maupun data terkini.
(9) Penghapusan data adalah suatu kegiatan menghilangkan /menghapus data kepegawaian.
(10) Pengguna adalah unit kerja atau pejabat struktural atau Tim Baperjakat atau PNS Departemen Kehutanan dan Instansi/lembaga di luar Departemen Kehutanan yang memanfaatkan data dan informasi kepegawaian.
(11) Pengelola kepegawaian adalah pejabat struktural yang bertanggung jawab menangani urusan kepegawaian lingkup unit kerja eselon I, Pusat-pusat lingkup Departemen Kehutanan dan Unit Pelaksana Teknis (UPT).
(12) Operator simpeg adalah petugas yang telah ditetapkan untuk mengoperasikan program aplikasi simpeg, selanjutnya disebut operator.
(13) Penyaji data adalah Biro Kepegawaian atau Pengelola kepegawaian yang mengeluarkan dan menyampaikan data dan informasi kepegawaian kepada pengguna.
(14) Penyajian data kepegawaian adalah suatu proses kegiatan penyusunan dan penyampaian data kepegawaian berdasarkan permintaan pengguna atau merupakan kewajiban penyaji data sesuai ketentuan yang berlaku.
(15) Pelaporan data kepegawaian adalah suatu proses penyampaian laporan data kepegawaian secara periodik dari Pengelola Kepegawaian kepada Pengelola Kepegawaian yang secara struktur berada di atasnya atau kepada Biro Kepegawaian, sebagai bentuk pertanggungjawaban pengelolaan data kepegawaian.
(16) Penerima data kepegawaian adalah Biro Kepegawaian atau pengelola kepegawaian yang menerima laporan dari pengelola kepegawaian yang secara struktur berada di bawahnya.
Pasal 2
Ruang lingkup Prosedur dan Standar Sistem Informasi Manajamen Kepegawaian (SIMPEG) meliputi :
a. Prosedur dan Standar Arus data kepegawaian;
b. Prosedur dan Standar Pemeliharaan data kepegawaian; c. Prosedur dan Standar Penyajian data kepegawaian;
d. Prosedur dan Standar Pelaporan dan penerimaan data kepegawaian; Pasal 3
(1) Prosedur dan standar SIMPEG berperan membantu pengelola kepegawaian dalam melaksanakan tugas pengelolaan data dan informasi kepegawaian secara efektif dan terstruktur.
(2) Prosedur dan standar SIMPEG berfungsi sebagai pedoman bagi pengelola kepegawaian dalam pengelolaan data dan informasi kepegawaian.
BAB II
PROSEDUR DAN STANDAR ARUS DATA KEPEGAWAIAN Bagian Kesatu
Standar Data Kepegawaian Pasal 4
(1) Naskah kepegawaian harus ditandatangani dan atau dilegalisir oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan peraturan perundangan.
(2) Naskah kepegawaian dapat berupa blanko isian yang ditetapkan lembaga/instansi pemerintah, ditandatangani oleh PNS dan atau diketahui oleh pejabat yang berwenang.
Pasal 5
(1) Sumber data internal Departemen Kehutanan meliputi :
a. Unit kerja lingkup Departemen Kehutanan yang secara fungsional bertanggung jawab terhadap pengelolaan kepegawaian;
b. Pejabat struktural Departemen Kehutanan yang menurut kewenangannya menjadi sumber data;
c. PNS Departemen Kehutanan bertindak untuk dan atas namanya sendiri.
(2) Sumber data eksternal meliputi instansi atau lembaga atau organisasi di luar Departemen Kehutanan.
Bagian Kedua
Prosedur Arus Data Kepegawaian Pasal 6
Prosedur arus data kepegawaian dibagi menjadi 2 (dua) yaitu Prosedur Arus Data Top-down dan Prosedur Arus Data Bottom-Up.
Pasal 7
(1) Prosedur arus data top-down sebagaimana dimaksud Pasal 6 mengatur tata cara penyampaian naskah kepegawaian oleh sumber data kepada pengelola kepegawaian atau PNS sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya sebagaimana terlihat pada bagan dalam lampiran 1.
(2) Menteri dan Setjen berwenang menandatangani naskah kepegawaian.
(3) Biro Kepegawaian bertugas dan bertanggung jawab menyampaikan naskah kepegawaian yang dihasilkan atau meneruskan naskah kepegawaian dari sumber data lainnya kepada PNS melalui pengelola kepegawaian sesuai dengan unit kerja PNS, yaitu :
a. Bagi PNS yang unit kerjanya di kantor pusat, naskah kepegawaian disampaikan melalui pengelola kepegawaian pada unit eselon I atau Pusat-pusat lingkup Departemen Kehutanan dengan ketentuan sebagai berikut : 1. naskah asli dan atau petikan untuk PNS yang bersangkutan;
2. satu naskah salinan untuk arsip Pengelola Kepegawaian lingkup eselon I atau Pusat-pusat lingkup Departemen Kehutanan,
b. Bagi PNS yang unit kerjanya di UPT, naskah kepegawaian disampaikan dengan ketentuan sebagai berikut :
1. naskah asli dan atau petikan untuk PNS yang bersangkutan;
2. satu naskah salinan untuk arsip pengelola kepegawaian di UPT; dan
3. satu naskah salinan untuk arsip Pengelola Kepegawaian lingkup eselon I atau Pusat-pusat lingkup Departemen Kehutanan yang membawahi UPT tersebut.
(4) Pengelola Kepegawaian lingkup eselon I atau Pusat-pusat lingkup Departemen Kehutanan, bertugas dan bertanggung jawab menyampaikan naskah kepegawaian yang dihasilkan atau meneruskan naskah kepegawaian dari sumber data lainnya kepada PNS melalui pengelola kepegawaian sesuai dengan unit kerja PNS :
a. Bagi PNS yang unit kerjanya di kantor pusat, naskah kepegawaian disampaikan dengan ketentuan sebagai berikut :
1. naskah asli dan atau petikan disampaikan kepada PNS yang bersangkutan; 2. satu naskah salinan untuk arsip pengelola kepegawaian PNS yang
bersangkutan,
b. Bagi PNS yang unit kerjanya di UPT dan secara struktur berada di bawah Pengelola Kepegawaian lingkup eselon I atau Pusat-pusat lingkup Departemen Kehutanan, naskah kepegawaian disampaikan melalui pengelola kepegawaian UPT dengan ketentuan sebagai berikut :
1. naskah asli dan atau petikan untuk PNS yang bersangkutan; dan 2. satu naskah salinan untuk arsip pengelola kepegawaian UPT.
(5) Pengelola Kepegawaian UPT, bertugas dan bertanggung jawab menyampaikan naskah kepegawaian yang dihasilkan atau meneruskan naskah kepegawaian dari sumber data lainnya kepada PNS yang bersangkutan serta menyimpan satu naskah salinan untuk arsip pengelola kepegawaian.
(6) PNS Departemen Kehutanan, menerima asli dan atau petikan naskah kepegawaian sebagai bukti otentik bagi PNS;
(7) Bagan rinci prosedur arus data top-down dapat dilihat pada Lampiran 2. Pasal 8
(1) Posedur arus data bottom-up sebagaimana dimaksud Pasal 6 mengatur tata cara penyampaian naskah kepegawaian oleh sumber data kepada pengelola kepegawaian yang secara struktur berada di atasnya sebagaimana terlihat pada bagan dalam Lampiran 3.
(2) PNS Departemen Kehutanan, berkewajiban dan bertanggung jawab menyampaikan satu salinan naskah kepegawaian yang bukan berasal dari unit kerjanya kepada pengelola kepegawaian sesuai unit kerja yang bersangkutan dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Bagi PNS yang unit kerjanya di kantor pusat, disampaikan kepada pengelola kepegawaian pada unit eselon I atau Pusat-Pusat lingkup Departemen Kehutanan;
b. Bagi PNS yang unit kerjanya di UPT, disampaikan kepada pengelola kepegawaian nya masing-masing.
(3) Pengelola Kepegawaian UPT, bertanggung jawab :
a. menyampaikan salinan naskah kepegawaian yang dihasilkan kepada pengelola kepegawaian yang secara struktur berada di atasnya (Pengelola Kepegawaian unit eselon I atau Pusat-Pusat lingkup Departemen Kehutanan) dan Biro Kepegawaian;
b. meneruskan masing-masing satu salinan naskah kepegawaian yang berasal dari PNS dan atau sumber data eksternal kepada pengelola kepegawaian yang secara struktur berada di atasnya (Pengelola Kepegawaian unit eselon I atau Pusat-Pusat lingkup Departemen Kehutanan) dan Biro Kepegawaian.
(4) Pengelola Kepegawaian unit eselon I atau Pengelola Kepegawaian Pusat-pusat lingkup Departemen Kehutanan, bertanggung jawab :
a. menyampaikan satu salinan naskah kepegawaian yang dihasilkan kepada Biro Kepegawaian;
b. meneruskan satu salinan naskah kepegawaian yang berasal dari sumber data eksternal kepada Biro Kepegawaian.
(5) Biro Kepegawaian, bertanggung jawab menyimpan seluruh salinan naskah kepegawaian PNS Departemen Kehutanan kedalam master file PNS.
(6) Bagan rinci prosedur arus data tersebut dapat dilihat pada Lampiran 4. Pasal 9
Disamping sebagaima diatur dalam pasal 7 dan pasal 8, pengelola kepegawaian juga berkewajiban menyampaikan masing-masing naskah kepegawaian yang dihasilkan kepada pihak lain yang terkait di luar Departemen Kehutanan.
Pasal 10
Pengelola kepegawaian berkewajiban menyampaikan seluruh naskah kepegawaian PNS yang pindah dan keluar dari lingkup pengelolaannya kepada pengelola kepegawaian tempat kepindahan PNS yang bersangkutan.
BAB III
PROSEDUR DAN STANDAR PEMELIHARAAN DATA KEPEGAWAIAN Bagian Kesatu
Standar Pemeliharaan Data Pasal 11
(1) Pemeliharaan data hanya dilakukan oleh operator dengan program aplikasi simpeg berdasarkan naskah kepegawaian atas perintah atau telah diketahui pengelola kepegawaian.
(2) Naskah kepegawaian sebagai dasar pemeliharaan data telah diverifikasi oleh pengelola kepegawaian.
Bagian Kedua
Prosedur Pemeliharaan Data Pasal 12
(1) Prosedur Pemasukan data kepegawaian :
a. Pengelola kepegawaian menyerahkan naskah kepegawaian kepada operator; b. Operator menerima naskah kepegawaian dan melaksanakan hal-hal sebagai
berikut :
1. merekam data kepegawaian sesuai petunjuk operasional program aplikasi simpeg;
2. memaraf naskah kepegawaian yang datanya telah direkam;
3. mengembalikan naskah kepegawaian kepada pengelola kepegawaian. (2) Prosedur Pemutakhiran data Kepegawaian :
a. Dilakukan untuk data pegawai yang pernah direkam dan masih menjadi tanggung jawab pengelola kepegawaian;
b. Pengelola kepegawaian menyerahkan naskah kepegawaian kepada operator; c. Operator menerima naskah kepegawaian dan melaksanakan hal-hal sebagai
berikut :
1. merekam data kepegawaian, sesuai dengan petunjuk operasional program aplikasi simpeg;
2. memaraf naskah kepegawaian yang telah direkam;
3. mengembalikan naskah kepegawaian kepada pengelola kepegawaian. (3) Prosedur Penghapusan data Kepegawaian :
a. Dilakukan untuk data pegawai yang pernah direkam dan masih menjadi tanggung jawab pengelola kepegawaian;
b. Penghapusan data hanya dapat dilakukan apabila : 1. PNS dinyatakan pensiun atau berhenti dari PNS;
2. PNS dinyatakan pindah dari ruang lingkup pengelola kepegawaian,
c. Penghapusan data sebagaimana butir b hanya dapat dilakukan untuk operasional program aplikasi simpeg secara mandiri (stand alone);
d. PNS yang telah memasuki batas usia pensiun sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, data kepegawaiannya dapat dihapus tanpa harus menunggu naskah kepegawaian setelah diketahui oleh pengelola kepegawaian atau Kepala Biro Kepegawaian selambat-lambatnya 1 (satu) bulan dari perkiraan TMT pensiun PNS.
BAB IV
PROSEDUR DAN STANDAR PENYAJIAN DATA KEPEGAWAIAN Bagian Kesatu
Standar Penyajian Data Kepegawaian Pasal 13
(1) Penyajian data dilakukan oleh operator dengan menggunakan program aplikasi simpeg atas perintah atau telah diketahui oleh penyaji data.
(2) Penyajian data tidak untuk hal-hal yang bertentangan dengan hukum atau peraturan perundang-undangan yang berlaku.
(3) Penyajian data dapat disampaikan dalam 3 (tiga) bentuk, yaitu : cetakan kertas, tampilan layar atau media rekam.
Bagian Kedua
Prosedur Penyajian Data Kepegawaian Pasal 14
(1) Prosedur penyajian data atas permintaan pengguna ;
a. Pengguna mengajukan permintaan kepada penyaji data dengan menyebutkan kriteria serta kegunaannya;
b. Berdasarkan permintaan pengguna, penyaji data melakukan hal-hal sebagai berikut :
1. Mempelajari permintaan pengguna serta mempertimbangkan sekaligus memberikan jawaban kepada pengguna atas permintaan tersebut dapat dipenuhi atau ditolak;
2. Memberikan alasan serta penjelasan kepada pengguna perihal penolakan permintaan data dan informasi yang diminta;
3. Memerintahkan operator untuk menyajikan data sesuai kriteria permintaan pengguna,
c. Berdasarkan perintah penyaji data, selanjutnya operator melaksanakan hal-hal sebagai berikut :
1. membuat dan memeriksa serta memilih format sajian sementara sesuai dengan kriteria permintaan pengguna;
2. memeriksa data-data pada sajian/keluaran sementara, sekaligus melakukan pemeliharaan data kepegawaian bila dianggap perlu;
3. membuat dan menyerahkan sajian data final kepada penyaji data,
d. Penyaji data menerima dan memeriksa sajian data kepegawaian dan mencatatnya dalam daftar penyajian data kepegawaian;
e. Penyaji data menyerahkan sajian/keluaran data kepegawaian tersebut kepada pengguna yang dilengkapi dengan tanda terima.
(2) Prosedur penyajian data atas kewajiban :
a. Penyaji data mempersiapkan daftar monitoring penyajian data sesuai dengan ketentuan yang ada;
b. Penyaji data memerintahkan operator menyusun dan membuat sajian data kepegawaian sesuai dengan daftar monitoring;
c. Berdasarkan perintah penyaji data operator melakukan hal-hal sebagai berikut : 1. Operator membuat sajian data kepegawaian sementara untuk diverifikasi
penyaji data dan melakukan pemeliharaan data bila dianggap perlu;
2. Operator membuat sajian data kepegawaian final dan diserahkan kepada penyaji data;
3. Penyaji data menggandakan sajian data kepegawaian secukupnya dan menyampaikan kepada pihah-pihak yang terkait.
BAB V
PROSEDUR DAN STANDAR
PELAPORAN DAN PENERIMAAN DATA KEPEGAWAIAN Bagian Kesatu
Standar Pelaporan Pasal 15
(1) Pelaporan dilakukan secara periodik 2 (dua) kali setahun setiap minggu pertama pada bulan Juni dan bulan Desember.
(2) Laporan disusun melalui program aplikasi Simpeg dalam bentuk cetakan (hard copy) dan atau rekaman (soft copy).
(3) Format laporan sebagaimana ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala Biro Kepegawaian.
(4) Pengelola kepegawaian Eselon I atau Pusat-pusat lingkup Departemen Kehutanan dapat meminta laporan data kepegawaian dari pengelola kepegawaian yang secara struktur berada di bawahnya di luar periode sebagaimana ayat 1.
(5) Data kepegawaian yang belum termutakhirkan dalam periode pelaporan tertentu disampaikan pada periode pelaporan berikutnya.
(6) Pemanfaatan dan Penggunaan laporan berlaku sampai dengan periode pelaporan berikutnya.
Bagian Kedua Prosedur Pelaporan
Pasal 16
(1) Penyaji data mempersiapkan daftar monitoring laporan data kepegawaian berkala sesuai standar pelaporan data kepegawaian.
(2) Penyaji data memerintahkan operator membuat laporan data kepegawaian sementara paling lambat satu minggu sebelum waktu pelaporan.
(3) Operator menyerahkan laporan sementara kepada penyaji data untuk diverifikasi sesuai dengan data kepegawaian terkini.
(4) Penyaji data menyerahkan kembali laporan sementara hasil verifikasi kepada operator.
(5) Operator melakukan pemeliharaan data sesuai hasil verifikasi, membuat laporan final dan menyerahkannya kepada penyaji data.
(6) Penyaji data menggandakan sajian data kepegawaian tersebut secukupnya dan menyampaikan kepada pihah-pihak yang terkait.
Bagian Ketiga
Prosedur Penerimaan Laporan Pasal 17
(1) Penerima laporan data kepegawaian mencatat dalam daftar monitoring penerimaan laporan sesuai dengan periode pelaporan.
(2) Menyusun setiap dokumen laporan secara tertib sesuai tahun dan periode pelaporannya.
(3) Memberitahukan kepada pengelola data kepegawaian yang belum menyampaikan laporan data kepegawaian paling lambat 1 (satu) bulan sejak periode pelaporan. (4) Menyerahkan laporan data kepegawaian kepada operator untuk dilakukan
pemeliharaan data kepegawaian bila dianggap perlu. BAB VI
KETENTUAN PENUTUP Pasal 18
Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di : JAKARTA Pada tanggal : 14 Mei 2007 SEKRETARIS JENDERAL, Ttd.
Dr. Ir. BOEN M. PURNAMA, M.Sc. NIP. 080037272
Salinan Peraturan ini disampaikan kepada Yth. : 1. Menteri Kehutanan RI;
2. Inspektur Jenderal Departemen Kehutanan;
3. Direktur Jenderal Perlindungan Hutan dan Konservasi Alam; 4. Direktur Jenderal Rehabilitasi Lahan dan Perhutanan Sosial; 5. Direktur Jenderal Bina Produksi Kehutanan;
6. Kepala Badan Planologi Kehutanan;
7. Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Kehutanan; 8. Kepala Pusat lingkup Departemen Kehutanan;
9. Kepala UPT lingkup Departemen Kehutanan. Lampiran 1. Bagan Umum Arus Data Top-Down Lampiran 2. Bagan Rinci Arus Data – Down Lampiran 3. Bagan Umum Arus Data Bottom-Up Lampiran 4. Bagan Rinci Arus Data Bottom-Up
