TINJAUAN PELAKSANAAN RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS
AKTIF KE IN AKTIF DI RUANG FILING RSUD DR.MOEWARDI
Lutfia Dewi Istiana¹, Antik Pujihastuti² STIKes Mitra Husada Karanganyar lutfia.istiana@yahoo.co.id1, att2a2000@yahoo.com2
ABSTRACT
Based on the preliminary survey at the Hospital Dr. Moewardi have implemented retention as much as two times. Hospital Dr. Moewardi perform medical record document retention outpatient and inpatient every month as many as 12,000 documents, from 2012 until now has not been completed. The purpose of this study was to determine the implementation of active medical record document retention in all active in filing space Hospital. Dr. Moewardi. This research is a descriptive, cross sectional approach. The research instrument is a structured interview guidelines and observation guidelines by collecting data through observation and structured interviews. Data have been obtained will be recycled with processing techniques following collection (collecting), editing (editing), and present data with data analysis using descriptive. The survey results revealed that the preparatory document retention of medical records in the active active to have appointed a special officer with SK Head Installation Medical Record. Implementation of retention since 2012 until now has not been completed because every day to reach 400-500 diretensi documents. Filing clerk who implement retention only 2 people. Filing space there are two rooms belonging to 1 with active filing space and storage space there are 72 medical record documents in the space in the active section. As for the alignment Terminal Digit Filing (TDF) requires 100 section. The inference that the preparation stage medical record document retention active in active in the SOP to be reviewed with regard to determinations that should be the last year of patients treated replaced by the date of the last patient’s treatment. Suggested preparation phase retention time should be on creating the list for removal form the active medical records to document in an active and need to add specialized staff retention and supply section.
Keywords : Retention, DRM is active and in active
Bibliography : 11 (2006-2015)
ABSTRAK
Berdasarkan survei pendahuluan di RSUD Dr. Moewardi telah melaksanakan retensi sebanyak 2 kali. RSUD Dr. Moewardi melakukan retensi dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap setiap bulan sebanyak 12.000 dokumen, dari tahun 2012 sampai sekarang belum selesai. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD. Dr. Moewardi. Jenis penelitian ini adalah deskriptif, dengan pendeka-
tan cross sectional. Instrumen penelitian berupa pedoman wawancara terstruktur dan pedoman observasi dengan cara
pengumpulan data menggunakan observasi dan wawancara terstruktur. Data yang telah didapat akan diolah kembali dengan teknik pengolahan sebagai berikut pengumpulan (collecting), edit (editing),dan menyajikan data dengan analisis data menggunakan deskriptif. Hasil penelitian diketahui bahwa persiapan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif
telah menunjuk petugas khusus dengan SK Kepala Instalasi Rekam Medis. Pelaksanaan retensi sejak tahun 2012 sam- pai saat ini belum selesai dikarenakan setiap harinya mencapai 400 – 500 dokumen yang diretensi. Petugas filing yang melaksanakan retensi hanya 2 orang. Ruang filing terdapat 2 ruang yang tergabung menjadi 1 dengan ruang filing aktif
dan ruang penyimpanan dokumen rekam medis ada 72 section di ruang in aktif. Sedangkan untuk penjajaran Terminal
in aktif di SOP perlu dikaji kembali terkait dengan penentuan yang seharusnya tahun terakhir pasien berobat diganti den- gan tanggal terakhir pasien berobat.Disarankan Tahap persiapan saat retensi sebaiknya di buatkan daftar formulir pemin- dahan dokumen rekam medis aktif ke in aktif, dan perlu menambahkan petugas khusus retensi dan penyediaan section.
Kata kunci : Retensi, DRM aktif dan in aktif
Kepustakaan : 11 (2006-2015)
PENDAHULUAN
Peraturan Menteri kesehatan No. 269/Menkes/Per/ III/2008 Bab III pasal 7 menyatakan sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Salah satu fasilitas rumah sakit yang harus disediakan untuk mendukung pelayanan rekam medis yaitu ruang penyimpanan atau filing.
Rekam Medis menurut Sudra, (2013), adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen yang berisi identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Dokumen rekam medis harus disimpan sesuai dengan peraturan yang ada. Untuk sarana pelayanan kesehatan dirumah sakit, rekam medis pasien rawat inap harus disimpan sekurang- kurangnya 5 tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat di rumah sakit. Setelah 5 tahun, rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik.
Retensi rekam medis menurut DepKes, RI (2006), adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak penyimpanan dengan penentuan jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas rekam medis. Sebaiknya jadwal retensi rekam medis disusun oleh suatu kepanitiaan yang terdiri dari unsur komite rekam medis dan unit rekam medis yang benar-benar memahami rekam medis, fungsi dan nilai rekam medis.
Berdasarkan survei pendahuluan yang dilaksanakan di RSUD Dr. Moewardi diketahui bahwa retensi telah dilakukan sebanyak 2 kali, retensi pertama dilakukan pada tahun 2005, dan retensi kedua dilakukan pada tahun 2012 sampai sekarang belum selesai. RSUD Dr.
Moewardi melakukan retensi dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap setiap bulan melakukan retensi sebanyak 12.000 dokumen rekam medis yang melebihi masa simpan yaitu lima tahun. Dengan bertambahnya jumlah pasien setiap harinya, maka akan menambah dokumen aktif di rak filing. Dalam waktu penyimpanan yang lama, rak dokumen akan penuh dan tidak mencukupi untuk menyimpan DRM yang baru. Sehingga membutuhkan waktu yang relatif lama untuk memisahkan antara dokumen rekam medis Aktif ke in aktif. Berdasarkan latar belakang tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul
“Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif ke In Aktif di Ruang Filing RSUD Dr. Moewardi“.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan adalah Deskriptif dengan pendekatan cross sectional. Subyek penelitian petugas khusus dan petugas bagian filing yang melakukan retensi aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi. Obyek penelitian adalah pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi. Instrumen penelitian yaitu pedoman observasi dan pedoman wawancara. Analisis data penelitian ini secara deskriptif.
HASIL PENELITIAN
1. Tahap persiapan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi.
retensi dan semua petugas filing dengan surat penunjukan dari Kepala Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi. Jumlah petugas diruang filing secara keseluruhan berjumlah 13 orang diantaranya 11 bersifat membantu retensi apabila tugas pokok yang dilaksanakan telah selesai, dikarenakan sudah ada petugas khusus yang bertanggung jawab sebagai petugas retensi yaitu 2 orang petugas sebagai pemilah nilai guna dan petugas untuk scanner. RSUD Dr. Moewardi menggunakan penyimpanan secara sentralisasi. Ruang filing in aktif tergabung menjadi satu dengan ruang filing aktif. Ruang filing terdapat 2 ruang penyimpanan dokumen rekam medis yang terdiri dari 23 Rak kayu, 30 Rak besi dan 15 Roll
O’Pack. Penyimpanan dokumen rekam medis terdiri
dari 72 section di ruang in aktif.
Tahap persiapan langkah-langkah retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing yang dilakukan RSUD Dr. Moewardi sebagai berikut:
a. Petugas khusus retensi ditunjuk langsung oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang terdiri dari 2 orang petugas khusus retensi yang bertanggung jawab terhadap proses retensi.
b. Petugas menentukan jadwal retensi sebelum dokumen rekam medis dilakukan retensi. Batasan yang ditentukan di RSUD Dr. Moewardi untuk dokumen rekam medis dinyatakan in aktif adalah lima tahun dihitung dari tanggal terakhir berobat. c. Menentukan dokumen rekam medis yang
memenuhi kategori dokumen rekam medis in aktif ditentukan jangka waktu 5 tahun.
d. Tidak ada buku pencatatan dokumen rekam medis yang dipindahkan dari rak aktif ke in aktif
2. Tahap pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi.
Pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif dilakukan sejak tahun 2012 di ruang filing RSUD. Dr. Moewardi. Bahwa pelaksanaan retensi dokumen rekam medis dilakukan oleh 2 orang petugas. Petugas filing melakukan retensi dokumen
rekam medis yang sudah mencapai masa simpan 5 tahun berdasarkan tanggal terakhir berobat yang kemudian direkap menentukan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Petugas langsung melihat tanggal terakhir berobat pada dokumen rekam medis. Apabila dokumen rekam medis lebih dari 5 tahun maka dokumen rekam medis tersebut langsung diambil dan diretensi tanpa menggantikan dengan tracer atau pengganti apapun. Dokumen yang telah diretensi dikelompokkan berdasarkan tahun kunjungan. Setelah dokumen yang telah diretensi dan telah dikelompokkan tersebut dari ruang aktif, dokumen tersebut dipindahkan ke ruang filing in aktif dengan penjajaran Terminal Digit Filing (TDF). Berdasarkan observasi dan wawancara pada tahun 2015 jumlah dokumen rekam medis yang diretensi setiap harinya mencapai 400 – 500 dokumen. Setiap bulan petugas meretensi dokumen rekam medis sebanyak 12.000 dokumen. Ruang filing yang bertanggung jawab hanya 2 orang petugas, sehingga masih banyak dokumen yang menumpuk, akibatnya dokumen rekam medis yang akan diretensi tidak segera selesai. Oleh karena itu, di ruang filing dokumen rekam medis menjadi penuh. Alat yang digunakan untuk melakukan retensi adalah staples, scanner yang digunakan untuk menscan formulir yang bernilai guna, yang dilakukan setiap hari oleh petugas khusus retensi, komputer digunakan untuk mencari dokumen rekam medis yang sudah diretensi.
3. Tahap akhir pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi.
seperti diruang filing aktif, Dokumen rekam medis disimpan selama 2 tahun diruang in aktif. Dokumen rekam medis yang sudah diretensi dikelompokkan berdasarkan tahun kunjungan lalu dokumen di simpan dan disejajarkan menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF), setelah itu dokumen rekam medis disimpan di ruang in aktif.
PEMBAHASAN
1. Tahap persiapan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi.
Persiapan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif RSUD Dr. Moewardi telah menunjuk petugas khusus dengan adanya SK penunjukan. Petugas ditunjuk langsung oleh Kepala Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi dengan surat penunjukan dari Kepala Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi. Tidak ada buku pencatatan dokumen rekam medis yang dipindahkan dari rak aktif ke in aktif. Hal ini selaras dengan penelitian Devita Saraswati (2015) Belum ada daftar pemindahan dokumen rekam medis aktif ke rak in aktif guna bukti pemindahan dokumen rekam medis. Jumlah petugas diruang filing secara keseluruhan berjumlah 13 orang diantaranya 11 bersifat membantu retensi apabila tugas pokok yang dilaksanakan telah selesai, dikarenakan sudah ada petugas khusus yang bertanggung jawab sebagai petugas retensi yaitu 2 orang petugas. Adapun langkah-langkah retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi sebagai berikut:
1) Petugas melakukan retensi berdasarkan tanggal terakhir pasien berobat 5 tahun misal retensi 2016 berarti dokumen in aktif yang harus di retensi tahun 2012 ke bawah dari rak penyimpanan dengan melihat tahun pada dokumen rekam medis. Hal ini sesuai dengan SOP No. Dokumen RSDM/SPO.A/YANMED/140. Ambil berkas rekam medis (terakhir berobat 5 tahun saat dilakukan retensi, misal retensi tahun 2015 berarti dokumen in aktif adalah tahun 2008 ke bawah) dari rak penyimpanan dengan melihat
angka tahun pada dokumen rekam medis pasien bagian belakang yang telah ditandai sesuai angka terakhir berobat.
2) Petugas memeriksa kembali dokumen rekam medis yang akan diretensi dengan cara membaca tahun dan bulan terakhir berobat untuk menyakinkan kebenaran dan ketepatan dokumen rekam medis tersebut sudah in aktif. Hal ini sesuai dengan SOP No. Dokumen RSDM/SPO.A/YANMED/140. Periksa kembali rekam medis yang akan diambil dengan cara membaca tahun terakhir pasien berobat untuk meyakinkan kebenaran dan ketepatan rekam medis tersebut sudah in aktif. Hal ini belum sesuai dengan PerMenKes No.269/MenKes/ Per/III/2008 Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. 3) Dokumen rekam medis in aktif di kumpulkan
dan di jajarkan berdasarkan sistem penjajaran di ruang filing aktif. Hal ini sesuai dengan SOP No. Dokumen RSDM/SPO.A/YANMED/140. Kumpulkan semua rekam medis in aktif dan susun atau jajarkan rekam medis berdasarkan sistim angka akhir.
2. Tahap pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi.
terhitung dari tanggal terakhir berobat. Misal retensi 2016 berarti dokumen in aktif yang harus diretensi tahun 2012 ke bawah dari rak penyimpanan dengan melihat tanggal kunjungan terakhir pada dokumen rekam medis. Dokumen rekam medis diperiksa kembali untuk meyakinkan kebenaran dokumen rekam medis tersebut sudah in aktif, petugas membaca tanggal kunjungan terakhir dan dokumen rekam medis pasien yang tidak kontrol/ periksa bisa langsung diretensi, kecuali dokumen rekam medis itu sudah melebihi masa simpan 5 (lima) tahun, dokumen dikembalikan ke ruang filing di rak aktif dan jika pasien tidak periksa kembali maka dokumen rekam medis siap untuk diretensi. Hal ini sesuai dengan Standar Prosedur Operasional No. Dokumen RSDM/SPO.A/YANMED/140. Ambil berkas rekam medis (terakhir berobat 5 tahun saat dilakukan retensi, misal retensi tahun 2015 berarti dokumen in aktif adalah tahun 2008 ke bawah) dari rak penyimpana dengan melihat angka tahun pada map pasien bagian belakang yang telah ditandai sesuai angka terakhir berobat. Hal ini selaras dengan penelitian Devita Saraswati (2015) Untuk pemilahan dokumen rekam medis aktif dilihat dari tanggal terakhir pasien datang berobat dengan dilihat pada map sebelah kanan bawah tertera tahun kunjungan.
Alat yang digunakan untuk melakukan retensi adalah spidol, tali rafia, staples, scanner yang digunakan untuk menscan formulir yang bernilai guna, yang dilakukan setiap hari oleh petugas khusus retensi, komputer digunakan untuk mencari dokumen rekam medis yang sudah diretensi. Hal ini selaras dengan penelitian Devita Saraswati (2015) sudah memiliki alat-alat retensi seperti tali rafia, dan spidol permanen.
3. Tahap akhir pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi.
Pelaksanaan retensi tahap akhir petugas masih membutuhkan rak dan ruang penyimpanan dokumen rekam medis in aktif. Hal ini belum sesuai dengan DepKes RI tahun 2006 yaitu menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan dokumen rekam medis yang baru.
Ruang filing in aktif terdiri dari 2 ruang yang tergabung menjadi 1 dengan ruang filing aktif dan ruang penyimpanan dokumen rekam medis ada 72 rak di ruang in aktif. Sedangkan untuk penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) membutuhkan 100 section. Jadi, RSUD. Dr. Moewardi masih kurang membutuhkan 18 section di ruang filing in aktif. Memindahkan dokumen rekam medis in aktif dari rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif yang telah disortir dan dikelompokkan sesuai penjajaran di ruang filing in aktif. Dokumen rekam medis in aktif disimpan diatas dokumen aktif dalam satu rak pada rak ke 9,10 kemudian disimpan di ruang in aktif, karena lokasi yang kurang memadai sebagian dokumen rekam medis disimpan di gudang dokumen rekam medis in aktif. Hal ini sesuai dengan Standar Prosedur Operasional No. Dokumen RSDM/SPO.A/ YANMED/140. Simpan rekam medis in aktif ke rak diatas dokumen aktif dalam satu rak pada kolom rak ke 9,10. Dokumen rekam medis yang sudah diretensi berdasarkan tahun kunjungan terakhir lalu dokumen rekam medis tersebut disimpan dan dijajarkan berdasarkan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF).
SIMPULAN
1. Tahap persiapan langkah-langkah retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi sudah sesuai dengan SOP No. Dokumen RSDM/SPO.A/YANMED/140. Selain itu terdapat ketidaksesuaian PerMenKes No.269/MenKes/Per/ III/2008 dalam penentuan tanggal terakhir berobat yang mana rumah sakit menguraikan tahun terakhir berobat.
Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif 52 in aktif sehingga tidak segera selesai.
Mengakibatkan banyak dokumen rekam medis di ruang filing aktif penuh
3. Tahap akhir pelaksanaan retensi, ruang filing in aktif terdiri dari 2 ruang yang tergabung menjadi 1 dengan ruang filing aktif dan ruang penyimpanan dokumen rekam medis ada 72 section di ruang in aktif. Sedangkan untuk penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) membutuhkan 100 section. Jadi, RSUD Dr. Moewardi masih kurang membutuhkan 18 section di ruang filing in aktif.
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, S. 2010. Prosedur Penelitian suatu Pendekatan
Praktik. Jakarta : Renika Cipta. Hal 198-283
Budi, S C, 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis.
Yogyakarta: Quantum Sinergi Medis.
Deta, PS. 2015. Tinjauan Pelaksanaan Retensi DRM Non Aktif di Filing Rumah Sakit Permata Bunda Purwodadi Tahun 2015. [Skripsi]. Semarang: Fakultas
Kesehatan UDN. http://
eprints.dinus.ac.id/id/eprint/17448
Devita, S. 2015. Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif di Bagian Filing Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang Tahun
2015. [Skripsi]. Fakultas Kesehatan UDN.
http://eprints.dinus.ac.id/id/eprint/17456
Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II, Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. Jakarta: Depkes RI.
, 2008. PerMenKes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008
Tentang Rekam Medis. Jakarta: Depkes RI.
Hatta G. 2013. Tujuan, Penggunaan dan Fungsi Rekam Medis dalam Hatta Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Press.
Mirah, PD. 2013. Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif di RSUD Sunan Kalijaga Demak. [Skripsi]. Semarang: Fakultas Kesehatan UDN. http://eprints. dinus.ac.id/id/eprint/7835
Notoatmodjo. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan
(Edisi Revisi). Jakarta: PT Rineka Cipta.
Rustiyanto, E. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.
Sudra RI. 2013. Materi Pokok Rekam Medis. Tangerang
