TUGAS AKHIR
PELAKSANAAN KEGIATAN VENDOR MANAGEMENT DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA PADA PT. SEMEN PADANG
Diajukan Sebagai salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Andalas
Oleh :
FIRDAUS 1000532010
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ANDALAS
LEMBAR PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan dibawah ini menyatakan bahwa Tugas Akhir
dengan Judul: Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Dalam Pengadaan
Barang dan Jasa Pada PT. Semen Padang. Merupakan hasil karya sendiri dan
tidak dapat sebagian atau keseluruhan dari tulisan yang membuat ide, gagasan,
kalimat, atau pendapat dari sumber lain tanpa memberikan pengakuan pada
penulis aslinya. Adapun bagian-bagian yang bersumber dari karya orang lain
telah dicantumkan sumbernya sesuai dengan norma, etika dan kaidah penulisan
ilmiah. Apabila dikemudian hari ditemukan Plagiat dalam Tugas Akhir ini, saya
bersedia menerima sanksi pencabutan gelar akademik yang telah saya peroleh.
Padang, Juli 2014
Yang memberikan pernyataan,
Kata Mutiara
“Bacalah dengan menyebut nama Tuhanmu Dia telah menciptakan manusia
dari segumpal darah Bacalah, dan Tuhanmulah yang maha muliaYang mengajar manusia
dengan pena Dia mengajarkan manusia apa yang tidak diketahuinya”
(QS: Al-’Alaq 1-5)
“Dan seandainya semua pohon yang ada dibumi dijadikan pena,
dan lautan dijadikan tinta, ditambah lagi tujuh lautan sesudah itu, maka belum akan
habislah kalimat-kalimat Allah yang akan dituliskan, sesungguhnya
Allah maha Perkasa lagi Maha Bijaksana”.
(QS. Lukman: 27)
Alhamdulillah…. dengan ridha-Mu ya Allah……,
Amanah ini telah selesai, sebuah langkah usai sudah. Cinta telah ku gapai, namun itu
bukan akhir dari perjalanan ku, melainkan awal dari sebuah perjalanan……
Ibu…… Ayah……,
Tiada cinta yang paling suci selain kasih sayang ayahanda dan ibundaku
Setulus hatimu bunda, searif arahanmu ayah Doamu hadirkan keridhaan untukku,
Petuahmu tuntunkan jalanku Pelukmu berkahi hidupku,
diantara perjuangan dan tetesan doa malammu Dan sebait doa telah merangkul
Kini diriku telah selesai dalam studiku
Dengan kerendahan hati yang tulus, bersama keridhaan-Mu ya Allah,
Kupersembahkan karya tulis ini untuk yang termulia,
Almarhum Ayahanda dan ibuku tersayang……
Kakakku……, adikku …….,
Kakakku Widya Apriani, Rici Pebrinasari, Adikku Fiman Aidil juga keponakanku
Terima kasih atas cintanya, semoga karya ini dapat mengobati beban kalian
walau hanya sejenak, semua jasa-jasa kelian tak kan dapat kulupakan.
Semoga Allah beserta kita semua...
Sahabat-sahabatku, ……,
Bersama kalian warna indah dalam hidupku, suka dan duka berbaur dalam kasih,
Terima kasih kepada semua sahabatku yang telah menyumbangkan
motivasi, bantuan dan doa dari awal hingga akhir
Buat teman seperjuanganku Ade Isra, Hasnildho Suko dan Imam Arif Khairu
semoga persahabatan kita menjadi persaudaraan yang abadi selamanya,
Semua kebaikan kalian tak akan pernah aku lupakan
Semoga Allah memberikan rahmat dan karunia-Nya Amin……
INGATLAH…!!!
“Jangan Menganggap Mudah Suatu Persoalan Dan Jangan Pula Menganggap
Sulit Suatu Persoalan.Karena Kalau Kita Menganggap Sulit Suatu Persoalan Maka Kita
Akan Takut Menghadapinya Dan janganlah Mudah Menyerah
PELAKSANAAN KEGIATAN VENDOR MANAGEMENT DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA PADA PT. SEMEN PADANG
Oleh: Firdaus No BP :1000532010
( Dosen Pembimbing : Toti Srimulyati, SE. MT. )
ABSTRAK
Pada era globalisasi ini perusahaan dituntut untuk menghasilkan barang
dan jasa yang bernilai tinggi dengan biaya seminimal mungkin tanpa mengurangi kualitas dari barang yang di produksi, untuk itu perusahaan perlu menerapkan
Vendor Management yang baik sehingga didapatkan barang dan jasa yang berkualitas dari vendor, serta diperlukanya pemanfaatan teknologi informasi yang tepat salah satunya yaitu dengan menggunakan sistem pengadaan barang dan jasa
secara elektronik E –Procurement.
Tujuan dari penelitian ini ialah untuk mengetahui bagaimana Pelaksanaan
Kegiatan Vendor Management Pada PT.Semen Padang, sekaligus untuk
mengetahui kendala – kendala apa saja yang ditemui dalam pelaksanaan kegiatan
Vendor Management tersebut.
Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan laporan ini yaitu dari
mengumpulkan bahan–bahan atau data–data,wawancara langsung dengan nara
sumber, observasi atau magang langsung pada PT. Semen Padang.
Dari hasil penelitian dengan metode tersebut didapatkan bagaimana
Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management pada PT. Semen Padang yaitu seperti
: (1) Pendaftaran vendor baru, (2) Registrasi ulang vendor lama, (3) Pendaftaran
vendor kedalam system E-Procurement, (4) Evaluasi kinerja vendor, dan (5)
Membina hubungan dengan vendor.
Kesimpulan dari Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management tersebut
terdapat beberapa masalah seperti: (1) Pendaftaran vendor baru yang memakan
waktu lama, (2) Pengentrian data – data oleh vendor kedalam system E –
Procurement banyak terjadi kesalahan, (3) Pengiriman barang yang tidak sesuai permintaan, dan (4) Kurang harmonisnya hubungan perusahaan dengan beberapa vendor. Semua permasalahan itu mungkin dikarenakan kurangnya sosialisasi yang dilakukan perusahaan, sanksi yang kurang tegas dari perusahaan kepada vendor, serta peralihan system pengadaan barang dan jasa yang dulunya secara manual
menjadi pengadaan barang dan jasa secara elektronik E-Procurement.
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir dengan baik dan tepat waktu. Penyusunan Tugas Akhir ini
dimaksudkan untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan studi Program
Diploma III Jurusan Kesekretariatan / Manajemen Perkantoran Fakultas
Ekonomi Universitas Andalas Padang.
Dalam proses pembuatan Tugas Akhir ini tidak sedikit kendala yang
penulis alami. Namun berkat bantuan dan dukungan dari berbagai pihak,
Alhamdulillah kendala tersebut dapat penulis lalui dengan baik. Maka pada
kesempatan ini dengan segala kerendahan hati Penulis menyampaikan banyak
Terima kasih kepada :
1. Yang paling Spesial buat kedua orang tua Penulis, yang telah memberikan
semangat dan dukungan penuh kepada penulis. Terima kasih
ma,pa.Senyum mu adalah kebahagianku.
2. Ibu Dra. Rahmi Desriani, M.Si, Akt selaku Koordinator Program Diploma
III yang memberikan persetujuan ini.
3. Ibu Dian Rani Yolanda, SE, M.Bus selaku ketua Jurusan Kesekretariatan/
Manajemen Perkantoran.
4. Ibu Toti Srimulyati, SE. MT. yang telah memberikan bimbingan Selama
Penulisan Tugas Akhir.
5. Ibu Hanny K. Lukito dan Kakak Tiffanie Telambanua selaku Staff Biro
ii
ini telah memberikan saran, petunjuk sekaligus meluangkan waktunya
untuk membimbing penulis selama kegiatan magang dan penyusunan
laporan magang. dan Semoga apa yang diinginkan tercapai.
6. Terima kasih juga kepada seluruh karyawan-karyawati PT.Semen Padang
Khususnya di Unit Departemen Perbekalan.
7. Buat teman-teman seperjuangan sekre 010, khususnya buat Ade Isra,
Hasnildho Suko dan Imam Arif Khairu, makasi atas bantuannya selama
ini.
8. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah
memberikan dukungan dan semangat dalam menyelesaikan laporan Tugas
Akhir ini.
Penulis menyadari mungkin dalam penulisan Tugas Akhir ini terdapat
kesalahan penulisan kata dan jika ada kekurangan yang secara tidak sengaja
penulis lakukan, penulis mohon maaf. Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini
dapat memberikan manfaat dan dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi Pihak
yang berkepentingan.
Akhirnya kepada Allah S.W.T, Penulis berserah diri semoga segenap
bantuan dari berbagai pihak dapat balasan yang lebih baik.
Padang, 5 Juli 2014
Penulis
iii
2.3 Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik ( E-procurement ) ... 9
2.4 Manfaat E - Procurement ... 11
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah PT. Semen Padang ... 14
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan ... 16
3.3 Bidang Usaha ... 18
3.4 Mining ,Visi dan Misi perusahaan ... 19
iv
4.1 Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Pada. PT Semen
Padang ... 20
4.1.1 Pendaftaran Vendor Baru ... 21
4.1.2 Registrasi Ulang Vendor Lama ... 22
4.1.3 Pendaftaran vendor kedalam E -Procurement
System ... 25
4.1.4 Evaluasi Kinerja Pemasok/ Rekanan ... 27
4.1.5 Membina hubungan dengan Vendor / Rekanan ... 29
4.2 Manfaat dari Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management
Bagi PT.Semen Padang ... 31
4.3 Identifikasi Masalah Dalam Kegiatan Vendor Management
Pada PT.Semen Padang ... 32
4.4 Solusi Terhadap Masalah Kegiatan Vendor Management...
Pada PT.Semen Padang ... 33
- Lembar Kegiatan Magang di PT Semen Padang
- Tata Cara dan Persyaratan Calon Pemasok PT. Semen Padang
- Contoh Surat Pernyataan Menjadi Pemasok PT. Semen Padang
- Contoh Pakta Integritas Penyedia Barang dan Jasa Dalam Pelaksanaan
Pengadaan Barang Dan Jasa Secara Elektronik PT Semen Padang
- Contoh Lembar Pengesahan Akta Perseroan Terbatas
- Contoh Keterangan Domisili Perusahaan
- Contoh Surat izin usaha Perusahaan (SIUP)
v
DAFTAR TABEL
4.1. Kriteria Evaluasi Kinerja Vendor... 28
DAFTAR GAMBAR 3.1. Struktur Organisasi PT.Semen Padang ... 17
3.2. Struktur Organisasi Direktorat Litbang dan Operasi ... 17
4.1. Alur Kegiatan Pendaftaran Vendor Baru ... 21
1 BAB 1
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Pada era globalisasi yang sangat kompetitif ini, persaingan di dunia bisnis
sangatlah ketat, sehingga organisasi ataupun perusahaan harus mampu
menghasilkan produk maupun jasa yang bernilai tinggi bagi pelanggan. Tidak
bagus secara fisik, tapi baik dalam kualitas pelayanan yang diberikan kepada
pelanggan, sehingga pelanggan puas dan tetap ingin berhubungan dengan
perusahaan yang bersangkutan.
Namun dalam penyediaan layanan terbaik perusahaan pun harus ber
efisiensi dan beraktifitas untuk menekan biaya yang dikeluarkan dalam kegiatan
produksi sehingga barang dan jasa yang dihasilkan tetap bisa dijual dengan
murah, dengan kualitas dan pelayanan terbaik. Untuk mencapai hal itu perlu
diterapkan pengadaan yang efektif dan efisien melalui procurement management
yang baik, yang mana didalamnya terdapat vendor/ pemasok yang perlu dikelola,
di evaluasi sehingga didapatkan kualitas barang yang baik serta dengan biaya
yang terbaik pula bagi perusahaan. kegiatan –kegiatan ini biasa disebut dengan
vendor management.
Pelaksanaan kegiatan Vendor Management dalam organisasi atau instansi
pemerintahan sangat membantu, kelancaran aktifitas pengadaaan dalam sebuah
organisasi/ perusahaan. Saat sekarang ini perusahaan - perusahaan besar sudah
2 menerapkan pengadaan barang dan jasa secara elektronik sangatlah membantu
dan memiliki dampak yang cukup besar bagi organisasi dan perusahaan.
Pada saat ini PT. Semen Padang sudah melakukan pengadaan barang dan
jasa secara elektronik melalui E-Procurement system yang penerapanya
berdampak signifikan bagi perusahaan. yang dahulunya dilaksanakan secara
manual sekarang bisa dilakukan tanpa bertatap muka antara vendor dan
perusahan.
Dengan latar belakang seperti diuraikan di atas, penulis tertarik untuk
membahasnya dalam bentuk laporan dengan judul : “PELAKSANAAN
KEGIATAN VENDOR MANAGEMENT DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA PADA PT. SEMEN PADANG“.
1.2 Perumusan Masalah
Dari latar belakang diatas, maka yang menjadi fokus permasalahan adalah:
a. Bagaimana pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Dalam
Pengadaan Barang dan Jasa Pada PT. Semen Padang.
b. Apa saja kendala yang ditemui dalam Pelaksanaan kegiatan Vendor
Management pada PT. Semen Padang.
1.3Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Untuk melaporkan bagaimana Pelaksanaan Kegiatan Vendor
Management Dalam Pengadaan Barang dan Jasa pada PT. Semen
3 b. Untuk mengetahui kendala yang di temui dalam pelaksanaan kegiatan
Vendor Management pada PT. Semen Padang.
1.4Manfaat Penelitian
Dengan tercapaianya tujuan diatas, maka penelitian ini dapat memberikan
manfaat sebagai berikut :
a. Bagi akademis
Untuk mengetahui bagaimana Pelaksanaan Kegiatan Vendor
Management Dalam Pengadaan Barang Dan Jasa pada PT. Semen
Padang. Sekaligus Menambah ilmu dan wawasan, berfikir serta
memantapkan ilmu yang telah diperoleh.
b. Bagi praktisi
Sebagai bahan referensi untuk penelitian dalam bidang Vendor
Management di masa yang akan datang.
c. Bagi penelitian selanjutnya
Untuk menelaah lebih lanjut mengenai dampak pelaksanaan kegiatan
Vendor Management terhadap efektifitas Pengadaan barang dan Jasa
Organisasi/ Perusahaan.
1.5Metode Penelitian
Dalam pembahasan ini, penulis mengumpulkan bahan-bahan atau
data-data sebagai pendukung untuk memudahkan pembuatan laporan ini agar
4 observasi atau magang langsung pada PT. Semen Padang selama empat puluh
hari kerja, dan melakukan wawancara langsung pada Staff dan karyawan Pada PT.
Semen padang itu sendiri.
1.6Tempat dan Waktu Magang
Untuk memenuhi mata kuliah wajib yang harus diikuti oleh penulis, maka
penulis melaksanakan magang yang sesuai dengan judul Tugas Akhir yang
diajukan oleh penulis, yaitu Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Dalam
Pengadaan Barang dan Jasa pada PT. Semen Padang
Pelaksanaan magang ini dilaksanakan dari tanggal 3 Juni 2013 sampai
dengan tanggal 26 Juli 2013 yang dapat dilihat pada lampiran. Namun demikian,
kegiatan magang dan penempatan penulis tergantung pada kesedian dan
keputusan PT. Semen Padang. Penulis mendapat bimbingan dari supervisor dan
staff dalam pelaksanaan tugas-tugas yang diberikan pada penulis, sehingga tugas
akhir ini dapat penulis laksanakan dengan sebaik-baiknya.
1.7Sistematika Laporan
Adapun sistematika penulisan laporan magang ini adalah :
BAB I : PENDAHULUAN
Menjelaskan latar belakang permasalahan, perumusan masalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, tempat
5
BAB II : LANDASAN TEORI
Berisikan landasan teori yang menjelaskan teori-teori pendukung
yang digunakan dalam penjelasan dan pembahasan tugas akhir
ini.
BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Menguraikan tentang gambaran umum perusahaan, sejarah
berdirinya PT.Semen Padang dan Struktur organisasi perusahaan.
BAB IV : PEMBAHASAN
Menguraikan tentang Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management
Dalam Pengadaan Barang dan Jasa pada PT. Semen Padang
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Berisikan tentang kesimpulan dan saran berdasarkan hasil-hasil
pembahasan dari pelaksanaan magang yang dilakukan oleh
6 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Vendor Management
Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian,
Pengendalian dan pengarahan dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang
dilaksanakan secara bersama –sama melalui orang – orang dan organisasi lainya.
Menurut Daft (2002:8)“Manajemen adalah pencapaian sasaran-sasaran organisasi
dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan pengorganisasian,
kepemimpinan dan pengendalian sumberdaya organisasi.” Vendor adalah individu
bisnis atau perusahaan lain yang akan bekerja sama dengan perusahaan untuk
memenuhi kebutuhan Barang dan jasa untuk memperlancar aktivitas perusahaan
(Worth, 2010).
Vendor Management yaitu proses perencanaan, pengorganisasian, pengendalian dan pengarahan sekaligus evaluasi terhadap bisnis perorangan atau
perusahaan yang ingin menjadi vendor/ rekanan sebuah perusahaan sehingga akan
tercapainya hasil yang maksimal terhadap proses tersebut (Anthony, 2007).
Vendor Management adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses
perencanaan, kualifikasi dan melakukan bisnis dengan vendor. Kegiatan umum
termasuk meneliti vendor, negosiasi kontrak, mendapatkan kutipan, evaluasi
kinerja, membuat dan memperbarui file penjual, dan memastikan bahwa
pembayaran dilakukan dengan benar.
Perusahaan besar, pasti memiliki lebih dari satu vendor untuk setiap jenis
produk jasa. Vendor tertentu mungkin lebih disukai, yang berarti bahwa mereka
7
yang akan dipanggil jika vendor yang disukai tidak dapat menerima proyek
tertentu atau gagal untuk melakukan.
Setelah perusahaan menentukan kebutuhan yang harus dipenuhi, untuk
itu vendor management akan dimulai. Perusahaan harus menemukan satu atau
lebih vendor yang dapat menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan dan
mengevaluasi masing-masing vendor berdasarkan harga, kemampuan, kualitas
pekerjaan, dan reputasi perusahaan. Proses ini seperti permintaan harga,
memeriksa referensi, dan meneliti perusahaan melalui sumber daya yang tersedia.
Ini juga termasuk memeriksa potensi vendor stabilitas keuangan, asuransi, dan
sertifikasi.
2.2 Tujuan dari Vendor Management
Tujuan Vendor Management adalah untuk memastikan agar proses
pengadaan berjalan dengan lancar sehingga produk dan jasa yang dibutuhkan bisa
didapatkan dari vendor pada saat yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dengan
kualitas yang tepat dan dengan harga yang tepat. Secara umum kegiatan –kegiatan
yang dilakukan dalam Vendor Management(Anthony, 2007) :
1. Memilih Vendor
Kegiatan memilih vendor bisa memakan waktu dan sumber daya yang
tidak sedikit apabila vendor yang dimaksud adalah vendor kunci.Kesulitan
akan lebih tinggi kalau vendor yang akan dipilih berada di mancanegara
(global vendor). Vendor-vendor kunci yang berpotensi untuk menjalin
hubungan jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi
8
visit) dan sebagainya. Pemilihan Vendor-vendor kunci harus sejalan
dengan strategi supply chain.
2. Memelihara Data Item Yang Dibutuhkan dan Data vendor
Bagian pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang
dibutuhkan maupun data tentang Vendor-vendor mereka.Beberapa data
supplier yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat
masing-masing supplier, item apa yang mereka pasok, harga per unit, lead time
pengiriman, kinerja masa lalu,serta kualifikasi vendor termasuk juga
kualifikasi seperti ISO.
3. Memilih dan Mengimplentasikan Teknologi Yang Cocok.
Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi.Teknologi
yang lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax.Saat
ini banyak perusahaan yang menggunakan electronic procurement
(e-procurement) yakni aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan.
4. Mengevaluasi kinerja vendor yang telah menjadi rekanan.
Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi vendor untuk
meningkatkan kinerja mereka.Kriteria yang digunakan untuk menilai
vendor seharusnya mencerminkan strategi supply chain dan jenis barang
yang dibeli.
5. Membina Hubungan Yang Tepat Dengan Vendor.
Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun
hubungan transaksional jangka pendek. Baik berupa model
hubungan,relationship, beberapa jumlah vendor, serta menjaga hubungan
9 2.3 Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik (E-Procurement)
Untuk mengenal E-Procurement hal pertama yang perlu kita ketahui
definisi atau pengertian dari E-Procurement itu sendiri. Berikut definisi dari
e-procurement berbagai sumber :
1. Menurut Croom dan Jones (2007) menjelaskan bahwa E-Procurement
merujuk pada penggunaan penggabungan sistem teknologi informasi
untuk fungsi pengadaan, meliputi pencarian sumber daya, negosiasi,
pemesanan, dan pembelian.
2. Menurut Tatsis et al., (2006) mendefinisikan E-Procurement sebagai
penggabungan manajemen, otomtisasi, dan optimisasi dari suatu proses
pengadaan organisasi dengan menggunakan sistem elektronik berbasis
web.
3. Menurut Scottish Enterprise dalam E-Business Factsheet-nya menyebut
bahwa E-Procurement adalah sebuah istilah untuk menyebut metode
elektronik yang digunakan dalam tiap tahap proses pembelian dari
indentifikasi persyaratan-persyaratan hingga pembayaran, dan secara
potensial manajemen.
E-Procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi
juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas
kontrak-kontrak dengan pemasok atau vendor. Dalam E-Procurement terdapat
mekanisme e-commerce untuk perantara antara produk dan jasa atau digunakan
untuk tendering produk dan jasa antara perusahaan dengan pemasok.
E-procurement kebanyakan diakses dari web oleh perusahaan-perusahaan besar dan
10 E-Procurement merupakan aplikasi e-commerce untuk proses negosiasi dan
perjanjian (contracting) dan Komponen-komponen dari E-Procurement Sendiri
(Afandi, 2007) :
1. Perangkat Keras (hardware). Merupakan seperangkat alat keras yang
digunakan untuk mendukung E-Procurement, contoh :komputer
2. Perangkat lunak (software). Berupa software yang berfungsi sebagai
system yang menjalankan E- Procurement, contoh : ERP
3. Sumber daya manusia (brainware). SDA di sini berfungsi sebagai operator
yang menjalankan system E- Procurement itusendiri.
4. Pemakai atau pengguna (user). User sangat berperan penting pada
komponen E- Procurement, karena tanpa adanya user, system ini tidak
dapat berjalan dengan sempurna, karena tujuan pembuatan E-Procurement
ialah untuk user.
5. Kebijakan (policy). Mengatur system yang sedang berjalan dan memberi
kebijakan sehingga E-Procurement dapat berjalan dengan baik.
6. Tata kelola (governance). Aturan dari pemerintah yang menjadi acuan
pembuatan maupun berjalanya E-Procurement.
7. Proses (business process). Proses bisnis yang terdapat pada suatu
perusahaan tertentu dimana proses bisnis ini yang akan menjadi Dasar
E-Procurement sendiri.
8. Infrastruktur perusahaan. Insfrastruktur yang berada dalam perusahaan
dimana infrastruktur tersebut salling berintegrasi untuk mencapai tujuan
11
Ketika kita mengimplementasikan E-Procurement terhadap bisnis
perusahaan terdapat beberapa pengaruh, diantaranya (Galuh, 2010) :
1. E-Procurement menawarkan kesempatan seluas-luasnya untuk perbaikan
dalam biaya dan produktivitas.
2. E-Procurement adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menyempurnakan manajemen dalam proses langsung, maupun tidak
langsung dalam pencarian sumber pembelian.
3. Strategi E-Procurement yang efekti merupakan kunci keberhasilan dalam
meningkatkan daya saing di waktu yang akan datang.
2.4 Manfaat dari E -Procurement
Dalam pengimplementasianya terdapat juga manfaat dari E-Procurement,
beberapa manfaat dari E-Procurement (Arifani, 2008):
1. Pengurangan biaya administrasi.
Penerapan E-Procurement mengotomatisasi banyak proses administrasi
dalam pembelian sehingga menjadi proses yang tanpa tertulis (paperless).
Pengadaan secara tradisional dipandang sebagai pekerjaan penyampaian
kertas dalam seluruh perusahaan.
2. Pemotongan waktu siklus pembelian.
Waktu dari pemesanan hingga pengiriman dapat berhari-hari atau
berbulan-bulan, membuat proses pengadaan menjadi kurang layak untuk
kebutuhan-kebutuhan yang harus dipesan secara cepat.
12
harus ditangani secara manual oleh satu atau lebih orang dan di mana
budjet dan komitmen-komitmen harus diperiksa sebelum pesanan keluar.
Solusi e-procurement dengan tingkat kemajuan pekerjaan menjadi sifat inti
mengefisienkan proses ini dan menghindari kemacetan (bottleneck) yang
umum terjadi dalam proses ini. Hal ini memungkinkan suatu permintaan
diperiksa secara otomatis terhadap setting-setting yang sudah ditetapkan
dan disetujui secara elektronik. Hal ini tidak hanya mempercepat proses
keseluruhan tetapi juga memberikan analisis lengkap atas siklus pembelian
sehingga staff pengadaan dapat mengenali kemacetan-kemacetan umum
dan menentukan apakah penundaan diakibatkan oleh sebab internal atau
eksternal. Singkatnya, E-Procurement mendorong staf menyelesaikan
tugasnya dengan cepat tanpa mengorbankan kendali.
3. Kontrol manajemen yang lebih besar.
Karena semua data pengadaan diproses melalui satu database terpusat dan
secara otomatis diintegrasikan ke dalam Financial Management
Information System (FMIS), E-Procurement memungkinkan analisis yang
relevan dan laporan manajemen dapat dengan mudah dihasilkan.
4. Sesuai kebutuhan user.
Memaksimalkan kecocokan dengan kebutuhan, menjamin bahwa setiap
orang hanya membeli dari pemasok /vendor yang disetujui adalah hal
penting bagi manajer pembelian, karena mempunyai dua manfaat yaitu
mendapatkan nilai terbaik dari persetujuan-persetujuan dengan yang
dipilih oleh perusahaan dan perusahaan-perusahaan dapat meningkatkan
13
5. Pengurangan tingkat kesalahan pemesanan.
E-Procurement secara dramatis mengurangi kecenderungan kesalahan pengguna dalam proses pengadaan, karena pesanan-pesanan dibuat dengan
memilih item-item yang ada di katalog dalam sistem. Hal ini mengurangi
peluang pesanan diterjemahkan secara tidak tepat, harga-harga tidak tepat,
atau item-item dalam katalog sudah usang dan tidak diproduksi lagi pada
14 BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah PT. Semen Padang
PT. Semen Padang didirikan oleh dua orang Belanda tersebut dengan
nama NV Nederlandsch Indische Portland Cement Maatschappij. Pabrik
mulai berproduksi pada tahun 1913 dengan kapasitas 22.9000 ton per tahun,
dan pernah mencapai produksi sebesar 173.000 ton pada tahun 1939 yang
merupakan produksi tertinggi pada tahun itu.
Ketika Jepang menguasai Indonesia tahun 1942 sampai dengan 1945,
pabrik diambil alih oleh karyawan dan selanjutnya diserahkan kepada
Pemerintah RI dengan nama Kilang Semen Indarung. Pada agresi militer I tahun 1974, pabrik kembali dikuasai oleh Belanda yang namanya diganti
menjadi NV Padang Portland Cement Maatschappij (NV PPCM).
Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) No. 50 tanggal 5 Juli 1958, tentang
penentuan perusahaan perindustrian dan pertambangan milik Belanda dikenakan
nasionalisasi, maka NV PPCM dinasionalisasikan dan selanjutnya ditangani
oleh Badan Pengelola Perusahaan Industri dan Tambang (BAPPIT).
15 Semen Gresik yang terilegalisir pada tanggal 15 September 1995, sehingga PT Semen Padang dibawah naungan PT Semen Gresik Group sampai tanggal
dengan kapasitas produksi menjadi 220.000 ton / tahun.
2. Tahun 1973 dimulai rehabilitas II dan dapat diselesaikan tahun 1976
sehingga kapasitas produksi menjadi 330.000 ton / tahun.
3. Tahun 1977 dimulai proyek Indarung II dengan teknologi pembuatan
semen proses kering. Bekerjasama dengan F. L. Smitdh dan Co. AS
(Denmark). Proyek selesai tahun 1980 kapasitas produksi 660.000 ton
/ tahun.
4. Tahun 1981 dibangun dua (2) pabrik lagi yaitu proyek Indarung III
A dan III B. Proyek Indarung III A bekerjasama dengan Denmark dan
III B bekerjasama dengan India. Proyek Indarung III A selesai pada
tahun 1983 dengan kapasitas 660.000 ton / tahun, Sedangkan III B
mengalami keterlambatan dan baru bisa diselesaikan pada tahun 1987
dengan kapasitas produksi 660.000 ton / tahun.
5. Tahun 1991 dimulai proyek Indarung III C yang pelaksanaannya
dilakukan secara swakelola oleh pihak PT Semen Padang. Proyek ini
16
ton/tahun. Proyek III B dan III C sekarang diberi nama Indarung IV
berkapasitas produksi 1.260.000 ton / tahun.
3.2 Struktur Organisasi
Organisasi dapat diartikan sebagai suatu kelompok kerja sama dari
beberapa orang dalam menggerakkan potensi dalam mencapai sasaran, atau
organisasi ini disebut juga sebagai suatu proses pengorganisasian, seperti
cara pengaturan pekerjaan - pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan diantara
anggota yang dapat dicapai secara efisien. Hasil proses organisasi adalah
penciptaan struktur organisasi yang merupakan kerangka dasar dari hubungan
formal yang telah disusun. Maksud dari struktur ini adalah untuk membantu
dalam mengatur dan mengarahkan usaha - usaha itu terkoordinir dan sesuai
dengan sasaran organisasi.
PT Semen Padang sebagai suatu organisasi yang bertugas sebagai
BUMN dimana sebagian besar modalnya dimiliki oleh Negara yang
menggunakan bentuk organisasi garis dan staf. Perusahaan ini dipimpin oleh
Direktur Utama yang dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh empat orang
Direktur, dimana masing - masing Direktur berwenang untuk mengambil
langkah yang diperlukan untuk melaksanakan tugas operasional perusahaan.
Sedangkan kebijaksanaan perusahaan selalu dilaksanakan atas persetujuan
Dewan Direksi (Direktur Utama dan Direktur). Dewan Direksi diangkat dan
diberhentikan berdasarkan surat keputusan mentri keuangan selaku kuasa
Pemerintah. PT Semen Padang saat ini memiliki Struktur Organisasi sebagai
17
Direktur Utama membawahi empat Dewan Direksi, dan Internal Audit,
Sekretaris Perusahaan serta beberapa staf yang diperbantukan ke Holding. Saat ini
18 3.3 Bidang Usaha
Jenis - Jenis Semen yang di Produksi :
1. Semen Portland TIPE I (Ordinary Portland Cement)
Semen ini digunakan untuk keperluan konstruksi umum yang tidak
memerlukan persyaratan khusus yaitu:
Tidak memerlukan ketahanan sulfat
Tidak memerlukan persyaratan panas hydrasi
Tidak memerlukan kekuatan awal yang tinggi
Kegunaan: Gedung, jembatan, jalan raya, rumah pemukiman, landasan pacu pesawat terbang
2. Semen Portland TIPE II (Moderate Sulphate Resistance)
Semen ini digunakan untuk keperluan konstruksi yang memerlukan
persyaratan: Tahan terhadap sulfat sedang yaitu terhadap air tanah yang
mengandung sulfat antara 0,08 - 0,17 % atau yang dinyatakan
mengandung SO3 + 125 ppm. Tahan terhadap panas hydrasi sedang.
Kegunaan: Dermaga, bendungan, bangunan ditanah berawa, bergambut.
3. Semen Portland TIPE III(High Early Strength Cement)
Semen ini digunakan untuk keperluan konstruksi yang memerlukan
kekuatan awal yang tinggi pada fase permulaan setelah pengikatan terjadi.
Kegunaan: Pembuatan Jalan beton, landasan lapangan udara, bangunan tingkat tinggi, bangunan dalam air yang tidak memerlukan ketahanan
19 4. Semen Portland TIPE V(High Sulphate Resistance)
Semen ini cocok dipakai untuk konstruksi bangunan yang memerlukan
persyaratan: Tahan terhadap sulfat tinggi dan Air tanah yang mengandung
sulfat 0,17 -1,67 % (mengandung SO3125 - 250 ppm).
Kegunaan: Bangunan instalasi pengolahan limbah pabrik, konstruksi dalam air, jembatan terowongan, dermaga.
3.4 Meaning, Visi dan Misi Perusahaan
1. Meaning Perusahaan
Giving The Best To Build A Better Life
2. Visi Perusahaan
Menjadi perusahaan persemenan yang andal,unggul dan berwawasan
lingkungan di Indonesia bagian barat dan Asia Tenggara.
3. Misi Perusahan
Memproduksi dan memperdagangkan semen serta produk terkait
lainnya yang berorientasi kepuasaan pelanggan
Mengembangkan SDM yang kompeten, profesional dan berintegrasi.
Meningkatkan kemampuan rekayasa dan engineering untuk
mengembangkan industri semen nasional
Memberdayakan, mengembangkan dan mensinergikan sumber daya
perusahaan yang berwawasan lingkungan
Meningkatkan nilai perusahaan secara berkelanjutan dan memberikan
20 BAB IV
PELAKSANAAN KEGIATAN VENDOR MANAGEMENT DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA PADA PT. SEMEN PADANG
4.1 Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Pada PT Semen Padang.
Pengadaan barang dan jasa pada suatu perusahaan dianggap sebagai sarana
untuk mengurangi biaya, menurunkan pekerjaan, agar memungkinkan suatu
perusahaan berkonsentrasi pada sejumlah aspek penting pengembangan
perusahaan, penggunaan teknologi informasi, dan mengakses keterampilan yang
mahal yang akan menjadi terlalu mahal jika harus diusahakan sendiri oleh
perusahaan. Oleh karna itu perusahaan memerlukan pemasok/ vendor dalam
memenuhi barang dan jasa yang diperlukan, yang perusahaan sendiri tidak
mungkin memenuhi barang dan jasa tersebut.
Vendor Management adalah suatu proses pengelolaan suatu pekerjaan atau kontrak, pemantauan kinerja pemasok, sekaligus memastikan bahwa
persyaratan kontrak diikuti. Dalam perusahaan besar, biasanya mereka memiliki
lebih dari satu vendor untuk setiap jenis produk jasa. Vendor tertentu mungkin
lebih disukai, yang berarti bahwa mereka adalah pilihan pertama ketika proyek
muncul. Lainnya mungkin vendor cadangan, yang akan dipanggil jika vendor
yang disukai tidak dapat menerima proyek tertentu atau gagal untuk melakukan.
Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management yang dilaksanakan oleh Biro
Perencanaan Dan Pengendalian Perbekalan PT. Semen Padang cukup lah baik
tapi masih ada terdapat beberapa kekurangan hal ini terlihat karena masih adanya
masalah yang dihadapi oleh perusahaan maupun vendor dalam kegiatan
21
Kekurangan tersebut seperti banyaknya vendor mengeluh dalam prosedur
pengadaan barang jasa yang memakan waktu yang lama. Adapun bentuk – bentuk
pelaksanaan kegiatan Vendor Managementpada PT. Semen Padang ialah sebagai
berikut :
4.1.1 Pendafataran Vendor Baru
Kegiatan ini adalah penyeleksian awal vendor berdasarkan dokumen dan
legalitas perusahaan vendor yang ingin menjadi rekanan PT. Semen Padang, yang
Alur Kegiatan – kegiatanya adalah sebagai berikut:
Gambar 4.1
Alur kegiatan Pendaftaran Vendor Baru
22 Keterangan
1. Vendor yang ingin menjadi rekanan PT. Semen Padang mengirimkan
dokumen - dokumen persyaratan vendor untuk menjadi rekanan ke Biro
Perencanaan dan Perbekalan.
2. Biro Perencanaan dan Perbekalan akan memverifikasi & memeriksa
kelengkapan dokumen, Apabila ditemukan dokumen yang tidak lengkap
dan sudah kadarluarsa, Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan
Akan mengirimkan Surat (KRE) Kepada vendor Untuk melengkapi dan
memverifikasi dokumen tersebut Via Fax, Email dan Pos.
3. Apabila dokumen telah lengkap Biro Perencanaan dan Pengendalian
Perbekalan akan melanjutkan dokumen tersebut untuk di cek Tim Legal
pada Biro Hukum .
4. Setelah di cek legal dan dinyatakan ok maka aplikasi vendor dapat
direkomendasikan ke Biro pengadaan Barang dan Jasa.
5. Selanjutnya vendor didaftarkan kedalam system E –Procurement untuk
mengikuti lelang tender.
6. Setelah vendor memenangkan tender dalam E- procurement system maka
vendor resmi menjadi rekanan PT. Semen Padang
4.1.2 Registrasi Ulang Vendor lama
Kegiatan yang berhubungan dengan pendaftaran ulang terkait dengan
dokumen persyaratan vendor yang telah lama menjadi rekanan PT. Semen
Padang, yang bertujuan untuk memperbaharui data – data lama Sekaligus
mendaftarkanya ke sistim E-Procurement dikarenakan vendor lama belum aktif di
23
registrasi ulang ini maka semua data vendor dientrikan dan akan tersimpan, dan
dapat diperbaharui secara berkala, Berikut ini adalah alur dari kegiatan registrasi
ulang vendor :
Gambar 4.2.
Alur Kegiatan Registrasi Ulang Vendor
Sumber : PT. Semen Padang
Keterangan
1. Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan menerima dokumen
registrasi ulang vendor yang telah menjadi rekanan untuk di evaluasi dan
verifikasi.
2. Setelah dilakukan evaluasi dan verifikasi dokumen maka dilakukan cek
24
3. Setelah dinyatakan legal maka akan diberikan Username dan Password
E-Procurement vendor melalui email yang dimiliki vendor.
4. Selanjutnya vendor melakukan entrian data diwebsite E-Procurement.
5. Setelah dientrikan maka Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan
melakukan verifikasi terhadap data –data, perusahaan vendor yang
dientrikan di E-Procurement, apabila terjadi kesalahan dalam pengentrian
data maka akan dikembalikan kepada vendor untuk direvisi.
6. Apabila keseluruhan entri data sudah benar maka vendor dinyatakan aktif
pada E-Procurement. dan vendor diaktifkan kembali sebagai Rekanan PT
Semen Padang.
Dokumen Yang Harus Dilengkapi Vendor Untuk Menjadi Rekanan
PT. Semen Padang
1. Surat permohonan menjadi pemasok/vendor
2. Surat pakta integritas
3. Data kelengkapan perusahaan seperti nama perusahaan, alamat
perusahaan, telepon faximile, email.
4. Company profile seperti latar belakang perusahaa, visi dan misi, dan daftar
perusahaan yang pernah bekerja sama dengan vendor
5. Copy akta pendirian perusahaan
6. Copy tanda daftar perusahaan ( TDP)
7. Copy surat ijin usaha Perdagangan ( SIUP )
8. Copy surat keterangan Domisili/ Surat Ijin Tempat usaha ( SITU )
9. Copy keterangan Tanda Penduduk ( KTP ) Pengurus
25
11.Copy nomor pokok wajib pajak (NPWP)
12.Copy surat Penetapan Pengusaha Kena Pajak (PKP)
13.Surat Pemberitahuan tertulis nama penjabat yang berhak menandatangani
faktur pajak
14.Copy pembayaran pajak terakhir (SPT)
15.Copy Setoran Pajak (SSP)
16.Laporan Keuangan Perusahaan 2 Tahun Terakhir
17.Refrensi Bank Asli
18.Dokumen Pendukung Pengalaman Kerja
Setelah dokumen itu lengkap dan sah kelegalannya selanjutnya pihak
vendor management PT. Semen Padang melakukan pengarsipan terhadap
dokumen tersebut.
4.1.3 Pendaftaran Vendor Kedalam E-Procurement System
Dalam pengadaan barang dan jasa, PT. Semen Padang sudah
mengimplementasikan teknologi informasi yaitumelaluisistem pengadaan barang
dan jasa secara elektronik (e-procurement) yang dimulai Januari 2012 yang lalu.
Dengan penerapan E-Procurement, vendor sangat dimudahkan, karena tidak harus
lagi berkumpul di PT Semen Padang. Semua proses tender cukup dilakukan
melalui internet dimana saja berada. Setelah vendor melengkapi dan verifikasi
dokumen secara manual yaitu tahap administrasi awal maka vendor berhak
mendaftarkan diri kedalam website E-procurement System dengan terlebih dahulu
pihak Vendor Management PT. Semen Padang mengirim User ID dan Password
26
mengentrikan data –datanya kedalam E-Procurement System, data – data yang
perlu dientrikan ialah :
1. Data Umum Perusahaan
Terdiri dari Data Info Perusahaan, Alamat Perusahaan, Alamat lengkap
Perusahaan dan Kontak Person yang bisa dihubungi.
2. Data Legal Perusahaan
Terdiri dari Data Akta Pendirian Perusahaan, Akta Perubahan Perusahaan,
Keterangan Domisili Perusahaan, NPWP, SIUP, TDP dan Angka Pengenal
Importir.
3. Data Pengurus Perusahaan
Terdiri dari Data‐data pengurus perusahaan, meliputi Dewan Komisaris
dan Direksi.
4. Data Bank dan Keuangan
Terdiri dari Data‐Data Terkait Dengan Aspek Keuangan perusahaan,
Meliputi Informasi Rekening Bank, Modal Sesuai Dengan Akta Terakhir,
Informasilaporan Keuangan Dan Klasifikasi Perusahaan.
5. Data Barang dan Jasa Yang Dipasok
Yaitu tentang data komoditas barang atau jasa yang bisa dipasok, termasuk
area kerja yang akan dipasok oleh penyedia barang dan jasa.
6. Data SDM
Data‐data terkait dengan komposisi SDM yang dimiliki oleh perusahaan,
27
7. Data Sertifikasi
Data‐data terkait dengan kualifikasi atau sertifikasi yang dimiliki oleh
perusahaan.
8. Fasilitas dan Peralatan
Data‐data terkait dengan fasilitas atau peralatan yang dimiliki oleh
perusahaan dalam menunjang kegiatannya
9. Pengalaman Pekerjaan
Data‐data terkait dengan proyek yang pernah dikerjakan oleh perusahaan.
10.Data Tambahan
Data Principal, Subkontraktor, dan Perusahaan Afiliasi yang bekerja sama
dengan perusahaan
Setelah data – data tersebut dientrikan maka pihak Vendor Management
PT.Semen Padang memverifikasi data tersebut secara online yang dicocokan
dengan dokumen yang diberikan vendor pada tahap administrasi awal dan apabila
telah betul dalam pengentrian data maka vendor tersebut telah bisa ikut dalam
lelang tender di E- Procurement System.
4.1.4 Evaluasi Kinerja Pemasok/ Rekanan
Melakukan penilaian terhadap kinerja barang yang dipasok selama
menjadi rekanan PT. Semen Padang,. Kegiatan ini sangatlah penting dilakukan
karna dengan melakukan evaluasi kinerja kita bisa melakukan penilaian terhadap
masing – masing vendor apakah layak bagi perusahaan atau malah merugikan
28
Kriteria Penilaian dari Vendor Management PT. Semen Padang Pada
identifikasinya terdapat beberapa kriteria yang digunakan untuk mengevaluasi
kinerja vendor dan dilakukan dalam 6 bulan sekali, Kriteria tersebut adalah :
1. Harga
kinerja berdasarkan ada dan tidaknya Kriteria tersebut. Berikut ini contoh
beberapa kriteria evaluasi kinerja vendor Pada PT Semen Padang:
Tabel 4.1
29
Mempunyai serikat buruh yang baik Pengiriman tanpa follow-up Iperusahaan
Penggantian barang rusak dengan cepat
Setelah penilaian didapatkan maka pihak Vendor Management PT. Semen
Padang mengadakan peringatan awal kepada vendor yang kurang memenuhi
kriteria supaya memenuhi kriteria tersebut dalam proses pengadaan barang
selanjutnya, yang bilamana vendor tersebut tidak mengindahkan peringatan, pihak
Vendor Management akan memasukan vendor tersebut ke daftar black list dan juga bisa mengeluarkan vendor tersebut dalam pengadaan barang dan jasa pada
PT. Semen Padang.
4.1.5 Membina Hubungan Dengan Vendor /Rekanan
PT. Semen Padang menerapkan vendor management untuk
mengoptimalkan hubungan yang memiliki nilai positif dengan vendor strategis,
untuk menghasilkan solusi terakhir yang saling menguntungkan, melalui vendor
management dapat dibangun mitra strategis perusahaan untuk memperkuat bisnis
30
Hal – hal yang dilakukan pihak Vendor Management PT. Semen Padang dalam
mengelola hubungan dengan para vendor :
1. Keterbukaan Informasi
Pihak PT. Semen Padang memberikan keterbukaan tentang informasi
perusahaan kepada vendor selagi informasi tersebut tidak merugikan
perusahaan, sehingga vendor dapat memberikan layanan terbaik dan solusi
terbaik apabila terjadi permasalahan dalam bisnis perusahaan maupun
bisnis vendor.
2. Memilki Komitmen
Pihak Vendor Management PT. Semen Padang selalu berkomitmen untuk
saling menjaga kepercayaan antara kedua belah pihak untuk bisa
mendukung strategi perusahaan dan vendor pun diberi kepercayaan untuk
mememasok barang dan jasa yang diharapkan perusahaan. sehingga
terciptanya hubungan yang saling menguntungkan.
3. Mengundang Vendor Menjadi Mitra Strategis
Bila vendor tersebut merupakan vendor kunci PT. semen padang maka
pihak vendor management mengundang vendor tersebut dalam strategic
meating terkait dengan barang dan jasa yang dipasok ,sehingga vendor
dapat memberikan ide–idenya atau pun solusi yang menguntungkan bagi
perusahaan.
4. Memahami Bisnis Vendor
Pihak PT. Semen Padang tidak akan terlalu menekan masalah biaya pada
31
kualitas barang dan jasa yang akan dipasok dan juga terkait dengan
keberlangsungan bisnis vendor .
5. Memberikan pembekalan pada vendor
Sebelum berjalannya proses pengadaan barang dan jasa pihak vendor
management PT. Semen Padang memberikan pembekalan kepada vendor
tentang apa saja yang diperlukan vendor selama menjadi rekanan PT.
semen Padang dan menjelaskan prosedur tetap yang telah dibuat agar nanti
tidak terjadi kesalah pahaman dalam proses pengadaan barang dan jasa
yang berdampak buruk bagi hubungan perusahaan dan vendor.
4.2 Manfaat dari Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Bagi PT. Semen Padang
Manfaat dari pelaksanaan kegiatan Vendor Management bagi PT. Semen
Padang sangatlah bermanfaat untuk mendukung kelancaran aktifas perusahaan
serta memberikan efisiensi dan efektifitas dalam pengadaaan barang dan jasa.
Berikut ini penulis jelaskan beberapa Manfaat dari pelaksanaan kegiatan Vendor
Management PT. Semen Padang :
1. Dapat memilih vendor yang berkualitas dan terpercaya
vendor yang akan memasok barang dan jasa kepada PT. Semen Padang
dapat dinilai kualitas dan legalitas perusahaanya, itu semua dapat dinilai
dari pengalaman pekerjaan, dokumen – dokumen kepemilikan, dan
32
2. Menjamin Kelancaran Penyedian Barang dan Jasa
Terjaminya kelancaran proses pengadaan barang dan jasa yang dipasok
oleh vendor kepada PT. Semen Padang sehingga dapat meminimalisir
tersendatnya aktifitas – aktifas yang dijalankan perusahaan
3. Menjamin kualitas dan mutu.
Barang dan jasa yang dikirimkan dapat sesuai dengan kualitas dan mutu
yang diinginkan PT. Semen Padang sehingga juga dapat meningkatkan
kualitas produk yang produksi oleh perusahaan.
4. Meningkatkan Transparansi Dalam Pengadaan Barang Dan Jasa
Kegiatan pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan dengan transparan
baik dari segi harga, mutu dan jumlah sehingga dapat meminimalisir orang
– orang yang menginginkan kuntungan pribadi dalam proses pengadaan
barang dan jasa
5. Terbinanya hubungan dengan vendor
Dapat meminimalisir terjadinya konflik antara vendor dan perusahaan
sehingga terciptanya hubungan yang harmonis dan terciptanya hubungan
saling menguntungkan dari kedua belah pihak yaitu PT. Semen Padang
dengan vendor.
4.3 Identifikasi Masalah Dalam Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Pada PT. Semen Padang
Berdasarkan pemangamatan langsung penulis dan penulis bertanya kepada
supervisor didapatkan beberapa Masalah/ Kendala dalam pelaksanaan vendor
33
1. Pada saat penulis merekap dokumen vendor masih banyak terdapat vendor
yang tidak memberikan datanya dengan lengkap sehingga sangat
menyulitkan Biro Perencanaan & Pengendalian perbekalan dalam
memproses data – data vendor tersebut ke tahap selanjutnya.
2. Masih terdapat vendor yang kurang memahami persyaratan yang di
berikan untuk calon rekanan.
3. Vendor kesulitan dalam mengentrikan data perusahaan mereka kedalam
System E-Procurement karna kekurang tahuan tentang Komputer dan
Teknologi Informasi.
4. Dalam pengentrian data perusahaan vendor ke website E- Procurement
banyak terdapat vendor yang mengentrikan data yang salah .
5. Lambatnya respon yang diberikan vendor padahal sudah diberitahukan
untuk segera melengkapi dokumen –dokumen yang belum lengkap.
6. Lambatnya proses administrasi yang dilakukan vendor dalam pengadaan
barang dan jasa.
7. Masih terdapatnya vendor mendapat daftar blacklist karena tidak
memenuhi kriteria dari pihak semen padang
8. Kurang harmonisnya hubungan perusahaan dengan vendor
4.4 Solusi Terhadap Masalah Dalam Pelaksanaan kegiatan Vendor Management Pada PT. Semen Padang
1. Setiap vendor baru diberitahukan bahwa sebelum mengirimkan dokumen
Perusahaan , dokumen tersebut harus lengkap dan benar sesuai dengan
34
2. Sebaiknya harus sering di lakukan sosialisasi mengenai persyaratan untuk
menjadi Rekanan PT. Semen Padang terhadap vendor-vendor tersebut.
Serta menjelaskan tujuan dari masing-masing persyaratan tersebut.
3. Sering diadakan sosialisasi bahwa setiap vendor harus memiliki anggota
yang mengerti dengan Teknologi Informasi dan memberikan petunjuk
registrasi yang mudah dipahami oleh para vendor.
4. Memberikan User Manual registrasi vendor yang mudah dimengerti oleh
semua vendor (User Friendly) Sehingga dapat meminimalisir kesalahan –
kesalahan dalam pengentrian data perusahaan vendor kedalam System
E-Procurement.
5. Mengirimkan Surat pemberitahuan kelengkapan dokumen sebaiknya via
email sehingga surat tersebut cepat sampai ke vendor.
6. Mempersingkat proses pengadaan barang dan jasa yaitu menghapuskan
proses manual dalam admnintrasi vendor/ pemasok.
7. Memberikan sanksi yang cukup tegas bagi rekanan yang kurang
memenuhi kriteria dalam pengadaan barang dan jasa.
8. Sering membuat acara pertemuan dengan vendor/pemasok serta membahas
apa saja masalah – masalah yang dihadapi baik dari sisi perusahaan
35 BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Pelaksanaan kegiatan Vendor Management pada PT. Semen Padang
sebenarnya cukup baik tapi masih terdapat sedikit masalah dan kendala yang
dihadapi dalam kegiatan tersebut. Salah satunya disebabkan peralihan sistim yang
lama secara manual ke sistem yang memanfaatkan teknologi informasi dalam
proses pengadaan barang dan jasa yaitu ( E- procurement System).
Kurangnya sosialisasi yang diberikan perusahaan kepada vendor sehingga
sehingga masih terdapat kesalahan komunikasi yang berdampak pada hubungan
perusahaan dan vendor. Dalam hal pemenuhan kriteria barang dan jasa yang akan
dipasok masih banyak vendor yang mengirimkan barang dan jasanya kurang dari
kriteria yang dijanjikan ataupun kriteria yang telah ditetapkan perusahaan.
5.2. Saran-Saran
Perusahaan perlu memberikan sosialisasi secara berkala kepada para
vendor tentang dokumen apa saja yang perlu dilengkapi oleh para vendor untuk
menjadi rekanan pada PT. Semen Padang sekaligus menjelaskan tentang
peralihan sistem pengadaan barang dan jasa yang dahulunya dilaksanakan secara
manual ke sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik E – Procurement
36 PT. Semen Padang juga perlu sering menyelenggarakan pelatihan dalam
pengentrian data – data vendor kedalam E- procurement system. Dalam
penyaluran barang dan jasa ke perusahaan sebaiknya perusahaan memberikan
sanksi yang berat apabila terdapat vendor yang kurang memenuhi kriteria dalam
DAFTAR PUSTAKA
Antony. 2007. Vendor Management. http://360vendormanagement.com. html
Diakses: 25/09/2013/7.02 PM
Afandi. E-procurement. 2007. http://ebisnis.wordpress.com/materi/procurement/
Diakses: 28/08/2013/9.02 PM
Arifani, Ryana. 2008. Procurement. http://ryanarifani.wordpress.com
Diakses: 28/08/2013/10.02 PM
Croom, S.R., Brandon-Jones, A. (2007). ”Impact of E-procurement: experiences
from implementation in the UK public sector”, Journal of Purchasing & SupplyManagement, Vol. 13, Hal. 294–303.
Daft, Richard L. 2002. Manajemen Edisi Kelima Jilid Satu. Jakarta : Erlangga
Galluh, Adetia. 2010. Konsep E- bisnis. http://konsep-e-business.blogspot.com
Diakses: 28/08/2013/8.05 PM
Vendor Management. (Staff dan Pembimbing Lapangan, Biro Perencanaan &
Pengendalian Perbekalan PT Semen Padang 2013 Juli 15, Komunikasi
Pribadi)
William. 2008. E-Procurement . www.scottish-enterprise.com/publications/e-
procurement.pdf Diakses: 27/09/2013/9.08 PM
Worth, Maggie. 2010. Vendor Management. http://www.wisegeek.com/what-is-
vendor-management.htm Diakses: 30/09/2013/10.08 PM
Tatsis,V., Mena,C., VanWassenhove,L.N. (2006). “Procurement in the Greek
Food and Drink Industry”, Journal of Purchasing & SupplyManagement,
Lembar Jurnal Harian Kegiatan Magang Keahlian
Nama Mahasiswa : Firdaus
No. BP : 1000532010
Program Studi : Kesekretarisan/ Manajemen Perkantoran
Tempat Magang : Biro Rendal Perbekalan PT. Semen Padang
Pelaksanaan Magang : Tanggal 3 Juni s/d 26 Juli 2013
No Tanggal Keterangan
1. 3 Juni 2013 Pengenalan Perusahaan secara keseluruhan.
2. 4 Juni 2013 Mempelajari tentang persyaratan vendor yang ingin
menjadi rekanan PT. Semen Padang.
3. 5 Juni 2013 Melakukan pengecheckan terhadap form cheklist
persyaratan vendor yang sudah terpenuhi.
4. 6 Juni 2013 Memahami KRE (korespondensi eksternal) atau surat
keluar yang di tujukan kepada vendor.
5. 7 Juni 2013 Membuat surat KRE (korespondensi eksternal) Atau surat
Keluar yang ditujukan kepada vendor , perihal Registrasi
ulang, kelengkapan dokumen & Verifikasi dll.
6. 10 Juni 2013 Merekap data vendor sesuai dengan urutan list yang Perlu
dilengkapi dan memberikan ceklist pada dokumen yang
7. 11 Juni 2013 Mengelola arsip yaitu dengan cara memakai aplikasi data
vendor yang didalamnya kita bisa isikan nama perusahaan ,
status dokumen/arsip , dan lokasi arsip.
8. 12 Juni 2013 Merekap data vendor sesuai dengan urutan list yang Perlu
dilengkapi dan memberikan ceklist pada dokumen yang
telah dilengkapi.
9. 14 Juni 2013 Membuat surat KRE (korespondensi eksternal) Atau surat
Keluar yang ditujukan kepada vendor , perihal Registrasi
ulang, kelengkapan dokumen & Verifikasi dll.
10. 17 Juni 2013 Mengevaluasi persyaratan vendor dan mengirim KRE
kepada vendor untuk melengkapi persyaratan vendor yang
belum terpenuhi (Via Fax).
11. 18 Juni 2013 Melakukan pengecheckan terhadap status vendor pada
E-Procurement dan mencatat persyaratan vendor yang perlu di konfirmasi ulang.
12. 19 Juni 2013 Mengevaluasi persyaratan vendor dan mengirim KRE
kepada vendor untuk melengkapi persyaratan vendor yang
belum terpenuhi (Via Fax).
13. 20 Juni 2013 Mengevaluasi persyaratan vendor dan mengirim KRE
kepada vendor untuk melengkapi persyaratan vendor yang
belum terpenuhi (Via Fax).
14. 21 Juni 2013 Melakukan pengecheckan atau mendata status vendor yang
sudah terdaftar/ belum pada E-Procurement.
15. 24 Juni 2013 Mengevaluasi persyaratan vendor dan mengirim KRE
kepada vendor untuk melengkapi persyaratan vendor.
16. 25 Juni 2013 Membuat surat KRE (korespondensi eksternal) Atau surat
ulang, kelengkapan dokumen & Verifikasi dll.
17. 1 Juli 2013 Mengevaluasi persyaratan vendor dan mengirim KRE
kepada vendor untuk melengkapi persyaratan vendor yang
belum terpenuhi (Via Fax).
18. 2 Juli 2013 Mencari data informasi vendor apabila diminta pegawai
dibagian barang dan jasa dan Melakukan pengecekan
terhadap data –data yang dientrikan vendor kedalam
system/ website eprocurement.
19. 3 Juli 2013 Melakukan pengecheckan terhadap status vendor pada
E-Procurement dan mencatat persyaratan vendor yang perlu di konfirmasi ulang.
20. 4 Juli 2013 Mengirim KRE kepada vendor untuk melengkapi
persyaratan vendor yang belumterpenuhi (Via Fax).
21. 5 Juli 2013 Mengirim KRE kepada vendor untuk melengkapi
persyaratan vendor yang belumterpenuhi (Via Fax).
22. 8 Juli 2013 Mengupdate data vendor dan memverifikasi keaslian
dokumen persyaratan vendor.
23. 9 Juli 2013 Melakukan pengecekan terhadap data –data yang
dientrikan vendor kedalam system/ website eprocurement.
24. 10 Juli 2013 Melakukan pengecheckan terhadap status vendor pada
E-Procurement dan mencatat persyaratan vendor yang perlu di konfirmasi ulang.
25. 11 Juli 2013 Melakukan pengecekan terhadap data –data yang
dientrikan vendor kedalam system/ website eprocurement.
26. 12 Juli 2013 Melakukan pengecekan terhadap data –data yang
27. 15 Juli 2013 Melakukan pengecekan terhadap data –data yang
dientrikan vendor kedalam system/ website eprocurement.
28. 19 Juli 2013 Melakukan pengecekan terhadap data –data yang
dientrikan vendor kedalam system/ website eprocurement.
29. 22 Juli 2013 Mengevaluasi dan memverifikasi persyaratan vendor.
30. 23 Juli 2013 Menyusun Laporan Magang dan Membantu vendor
mengentrikan datanya Pada website E-Procurement.
31. 24 Juli 2013 Menyusun Laporan magang Mengupdate data vendor dan
memverifikasi keaslian dokumen persyaratan vendor.
32. 25 Juli 2013 Menyusun laporan magang.
33. 26 Juli 2013 Menyusun laporan magang.
Padang, 2 Agustus 2013 Pembimbing Lapangan
Tiffani Telambanua
