Modul Pembuatan Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG)
a. Gambaran Umum Proses Administrasi
1) KARPEG adalah kartu identitas Pegawai Negeri Sipil dan diberikan kepada mereka yang telah berstatus sebagai Pegawai Negeri Sipil.
2) KARPEG berlaku selama yang bersangkutan menjadi Pegawai Negeri Sipil, atau dengan kata lain apabila yang bersangkutan telah berhenti sebagai PNS, maka KARPEG dengan sendirinya tidak berlaku lagi.
3) KARPEG ditetapkan secara terBKD oleh Badan Kepegawaian Negara.
4) Setiap PNS wajib memiliki Kartu Pegawai (KARPEG) sebagai salah satu bukti diri selaku PNS yang diangkat secara sah oleh pejabat yang berwenang. Selain itu KARPEG merupakan salah satu persyaratan untuk keperluan administrasi kepegawaian seperti kenaikan pangkat, pensiun dan lain sebagainya.
5) Secara garis besar untuk melakukan permohonan kartu pegawai di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat adalah sebagai berikut:
PNS
UPK SKPD UPK BKD
BKN Regional
b. Proses Administrasi Melalui SIMPEG 1) Matriks Kewenangan Pihak yang Terkait
Pihak Terkait
Jenis Proses Pegawai UPK
SKPD
UPK BKD
Manual Melalui SIMPEG
1. Pegawai mempersiapkan kelengkapan dokumen pendukung
√
2. Pegawai melakukan permohonan pembuatan KARPEG melalui layanan mandiri
√
3. UPK SKPD mengecek dokumen lalu mengirim dokumen fisik serta surat pengantar tersebut ke UPK BKD untuk di proses
Pihak Terkait
Jenis Proses Pegawai UPK
SKPD UPK BKD
Manual Melalui SIMPEG
4. UPK SKPD mencetak surat pengantar jika dokumen lengkap dan diteruskan ke UPK BKD (sesuai dengan asal kantor dan golongan pegawai), namun jika tidak lengkap, UPK
Lokal akan memberitahukan ke Pegawai mengenai kekurangan kelengkapan dokumennya
√
5. UPK BKD
mengecek kelengkapan dokumen lalu mengirim dokumen fisik serta surat pengantar tersebut ke BKN Regional.
√
6. UPK BKD akan
melakukan verifikasi lagi dan melakukan update di sistem. Jika lengkap akan dibuat atau dicetak surat pengantar namun jika ada yang masih kurang akan dikembalikan ke UPK
√
7. UPK BKD
menerima KARPEG yang telah diproses oleh BKN
√
8. UPK BKD
melakukan perekaman atas data nomor KARPEG yang telah terbit.
√
9. UPK SKPD menerima KARPEG dari UPK BKD
√
10. UPK SKPD melakukan perekaman atas data nomor KARPEG yang telah terbit.
√
11. Pegawai menerima KARPEG
√
12. Pegawai melakukan konfirmasi KARPEG telah diterima melalui formulir serah terima yang akan dimunculkan di halaman to do list setiap pegawai
2) Gambar Alur Proses
3) Contoh Penggunaan Modul
2) Setelah muncul syarat-syarat permohonan KARPEG, klik ajukan permohonan
d) Bagian Umum dan Kepegawaian SKPD memonitoring usulan KARPEG pada modul Home proses permohonan proses Karpeg SKPD Daftar Pekerjaan dan mencek kelengkapan persyaratan untuk pengurusan KARPEG
f) Untuk mengirim surat pengantar ke BKD klik Draft, sehingga BKD bisa memonitoring surat pengantar yang masuk
h) Staf bagian formasi dan inka dapat memonitoring surat pengantar usulan karpeg/penerbitan karpeg kembali
c. Ketentuan Yang Terkait
1) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999;
2) Keputusan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor 066/KEP/1974 tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil;
3) Surat Edaran Badan Kepegawaian Negara Nomor 01/SE/1994 tanggal 7 Januari 1994 tentang Penetapan Kartu Pegawai;
4) Surat Edaran Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor 01/SE/1975 tanggal 9 Januari 1975 tentang Petunjuk Permintaan, Penetapan, Penggunaan Nomor Induk Pegawai Negeri Sipil dan Kartu Pegawai Negeri Sipil.
d. Persyaratan Administrasi
Dokumen pendukung dalam pembuatan KARPEG adalah: 1) fotokopi SK CPNS yang telah dilegalisir 2 rangkap; 2) fotokopi SK PNS yang telah dilegalisir 2 rangkap;
3) fotokopi Sertifikat Prajab yang telah dilegalisir 2 rangkap;
