1
RANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB PADA SMK SORE PANGKALPINANG
Devyta Anggrayni
Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
Jl.Jend.Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Bangka Belitung email : devy_41@yahoo.co.id
Abstrak
SMK Sore Pangkalpinang is an educational institution located in Jln. I Mustika, Semabung Lama seeking to implement vocational education institutions accountable as a center of competence and educate human resources who have a work ethic and competence of international standard.
In the world of education today has many uses websites in schools. Technological development has many websites in the world of education in Indonesia.
Problems encountered in SMK Sore was slow in delivery of information, as well as the frequent occurrence of errors in data entry.
Based on these problems then made Web-Based Information Systems Academic in SMK Sore Pangkalpinang is an appropriate system because it can provide online information such as schedules of subjects, student grades, and attendance, and other needs in SMK Sore Pangkalpinang, thus helping speed and quality in the delivery of information.
In addition to the web-based information can be accessed at a time and place not specified.
Kata Kunci:
Academic Information Systems, schools, websites.
1. Pendahuluan
Seiring dengan perkembangan teknologi yang pesat maka semakin banyak pula tuntutan didalam memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
Informasi merupakan salah satu kebutuhan masyarakat yang sangat penting di era globalisasi seperti sekarang ini.
Pada saat ini masyarakat semakin mudah mendapatkan informasi yang diinginkan melalui berbagai media dan salah satunya adalah dengan menggunakan media internet, yang merupakan hasil kemajuan dari teknologi yang terus menerus berkembang.
Di dalam dunia pendidikan pada saat ini telah banyak menggunakan website pada sekolah-sekolah. Teknologi website dalam perkembangannya telah banyak pada dunia pendidikan di Indonesia. Hal tersebut dapat kita lihat dengan hadirnya beberapa situs pendidikan baik dari pendidikan regular maupun dari lembaga pendidikan nonreguler. Pada instansi Pemerintah di Lembaga Pendidikan Sekolah wajib menerapkan sistem yang telah terkomputerisasi sebagai sarana utama dalam menangani kendala-kendala yang dihadapi dalam menyelesaikan pekerjaan. Semakin tinggi tingkat ketelitian dalam pengolahan data suatu perusahaan/instansi, semakin tinggi pula tingkat keefisienan dan keefektifan informasi yang akan dihasilkan.
Dalam menyikapi masalah tersebut, maka penulis mengadakan suatu penelitian pada sebuah Sekolah Menengah Kejuruan Sore (SMK SORE) Pangkalpinang, dimana sekolah ini belum memiliki sebuah website sebagai media informasi yang dapat mempermudah dalam memberikan dan mengolah informasi.
2.Tinjauan Pustaka
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Pada dasarnya konsep sistem memiliki pengertian yang beragam namun menurut salah satu ahli menyatakan
“Sistem merupakan kesatuan dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan” (Jogiyanto H.N 2005)
Sistem Informasi adalah suatu sistem organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan menurut Robert A. Leitch dan Roscoe Davis (Jogiyanto, 2005:11)
2.2 Unified Modeling Language (UML)
UML adalah bahasa grafis untuk mendokumentasi, menspesifikasikan, dan membangun sistem perangkat lunak (Bambang Hariyanto 2004:259)
UML merupakan salah satu alat bantu yang handal di dunia pengembangan sistem berorientasi objek. Hal ini karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang mendukung bagi pengembangan sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk baku, mudah dimengerti serta dilengkapi dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi dan mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain (seperti mengkomunikasikan kepada calon pengguna sistem dan pemrogram).
2 2.3 Analisa Berorientasi Objek
Analisa sistem proses menentukan kebutuhan sistem, apa yang harus dilakukan sistem untuk memenuhi kebutuhan klien, bukanlah bagaimana sistem tersebut diimplementasikan (Ariesto Hadi Sutopo 2002:55).
Tujuan utama dari analisa berorientasi objek adalah memodelkan sistem yang nyata dengan penekanan apa yang harus dilakukan sistem.
2.4 Perancangan Berorientasi Objek
Menurut (Jeffery L. Whitten 2004:686) “Perancangan sistem berorientasi obyek (Object-Oriented Design) adalah suatu pendekatan yang digunakan untuk mensfesifikasikan kebutuhan – kebutuhan sistem dengan mengkolaborasikan obyek – obyek, atribut –atribut dan metode – metode yang ada”.
2.5 Teori Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu.(sumber : swsa.co.id)
2.6 Teori Internet
Internet (Interconnected Network) adalah karingan komputer yang menghubungkan antar jaringan secara global, internet dapat juga disebut jaringan dalam suatu jaringan yang luas. Seperti halnya jaringan komputer lokal maupun jaringan komputer area, internet juga menggunakan protokol komunikasi yang sama yaitu TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol).
2.7 Teori XAMPP
Xampp dikembangkan oleh Apache Friends yang merupakan sebuah website non-komersial yang bertujuan untuk mempromosikan web server Apache.
Xampp ditemukan pada musim semi tahun 2002 oleh Kai ‘Oswald’ Seidler dan Kay Vogelgesang.
XAMPP adalah sebuah software web server apache yang didalamnya sudah tersedia database server mysql dan support php programming. XAMPP merupakan software yang mudah digunakan, gratis dan mendukung instalasi di Linux dan Windows
2.8 Teori PHP
PHP adalah sebuah bahasa pemrograman scripting untuk membuat halaman web yang dinamis. Maksud dari scripting adalah pembuatannya menggunakan editor teks biasa, seperti Notepad, Notepad++, dan lainnya.
Website yang dibuat menggunakan PHP memerlukan software bernama web server, tempat pemrosesan kode PHP dilakukan. Web server yang memiliki software PHP Parser akan memproses input berupa kode PHP yang menghasilkan output berupa halaman web. PHP bersifat terbuka, karenanya dapat dijalankan di banyak merk web server (seperti Apache dan IIS).)
2.9 Teori Sistem Akademik
Sistem dapat didefinisikan menjadi dua kelompok sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut Jogiyanto, 1999 : “Sistem adalah suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
2.10 Teori Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi akademik dibuat untuk memberikan informasi akademik yang dibutuhkan secara akurat dan tepat waktu. Sistem informasi akademik khususnya bertujuan untuk memberi informasi mengenai nilai dan mata pelajaran, namun idealnya sistem informasi seharusnya dapat memberikan informasi yang lebih dari sekedar memberikan informasi nilai dan mata pelajaran saja, sistem informasi akademik dapat berisi mengenai jadwal mata pelajaran dan jadwal ujian, Pada era sekarang ini sistem informasi akademik pada umumnya sudah berbasis web yang dapat diakses dimanapun dan kapan pun, dimana semua informasi yang ada dalam sistem dapat ditampilkan dengan menggunakan media Internet.
3.Metodologi Penelitian
Menentukan metode penelitian ini memiliki arti dalam suatu kegiatan penelitian. Sejalan dengan itu bahwa dalam suatu penelitian harus menggunakan metode yang valid dan terukur. Dengan metode penelitian ini akan memandu seorang peneliti mengenai urutan-urutan bagaimana penelitian ini dilakukan.
Berdasarkan uraian-uraian diatas, dijelaskan bahwa metode merupakan suatu cara untuk memahami alur-alur yang ditempuh dalam penelitian dan didasarkan pada tujuan yang hendak dicapai pada suatu penelitian.
Berikut ini metode yang digunakan :
3.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam proses penelitian ini. Berikut ini adalah metode pengumpulan data yang dipakai dalam proses mengumpulan data : a. Metode Survei Lapangan
Dengan cara melakukan pengamatan, pencatatan secara sistematis terhadap data yang telah diperoleh dari sekolah.
b. Metode Wawancara
Dengan cara memberikan pertanyaan kepada pembimbing lapangan, petugas bagian yang berwenang, maupun staff yang bertugas di SMK Sore.
c. Analisa
Analisa dan pengamatan lapangan yang kemudian dilanjutkan dengan perancangan yang akan dibangun untuk SMK Sore Pangkalpinang. Dan salah satu pendekatan pengembangan sistem adalah pendekatan analisa object oriented. Pendekatan object oriented yang dapat didefinisikan dengan baik dan jelas.
3 3.2 Metode Analisa Sistem
Pendekatan Object Oriented dilengkapi dengan alat-alat teknik pengembangan sistem sehingga hasil akhirnya akan di dapat sistem yang berbasis object oriented yang dapat didefinisikan dengan baik dan jelas.
3.3 Metode Perancangan
Tahap Perancangan Sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program. Alat bantu yang digunakan dalam merancang sistem adalah Entity Relationship Diagram (ERD).
3.4 Proses Bisnis
Adapun aktifitas Proses bisnis yang ada di SMK Sore Pangkalpinang dapat dirincikan sebagai berikut :
a. Proses Bisnis Pencatatan Data Siswa
Proses bisnis mencatat data siswa dimulai dari panitia pendaftaran menyerahkan form pendaftaran siswa kepada TU, kemudian TU mengisi data siswa berdasarkan form pendaftaran dan membuat buku induk siswa.
b. Proses Bisnis Pencatatan Data Mata Pelajaran Proses bisnis pencatatan data mata pelajaran dimulai dari kepala sekolah menyerahkan data struktur kurikulum kepada waka.kurikulum, setelah itu waka.kurikulum menyerahkan data struktur kurikulum kepada kasi.kurikulum, lalu kasi.kurikulum membuat daftar mata pelajaran, setelah selesai daftar mata pelajaran diserahkan kepada waka.kurikulum untuk disetujui.
c. Proses Bisnis Pencatatan Jadwal Mata Pelajaran Proses bisnis pencatatan jadwal mata pelajaran dimulai dari waka kurikulum. Menyerahkan daftar mata pelajaran kepada kasi kurikulum, lalu kasi kurikulum membuat daftar mata pelajaran, setelah itu kasi kurikulum membuat SK jadwal mata pelajatan untuk diserahkan kepada kepala sekolah untuk ditandatangani setelah selesai ditandatangani, kasi kurikulum mendistribusikan jadwal mata pelajaran tersebut. Kemudian TU terima jadwal mata pelajaran untuk di tempel di ruangan.
d. Proses Bisnis Pencatatan Data Absensi Siswa
Proses bisnis pencatatan data absensi dimulai dari sekretaris TU memberikan data siswa berdasarkan buku induk kepada staff TU lalu dibuatkan daftar absensi perkelas setelah itu daftar absensi didistribusikan perkelas.
e. Proses Bisnis Pencatatan Data Nilai UTS & UAS Proses bisnis pencatatan data nilai dimulai dari staff TU memberikan form daftar nilai kepada guru mata pelajaran, lalu guru mata pelajaran mengisi form data nilai, setelah itu form data nilai diserahkan kepada wali kelas.
4. Hasil dan Pembahasan
4.1 Use Case Diagram
a. Use Case Diagram Package Master
Gambar 4.1
Use Case Diagram Package Master b. Use Case Diagram Package Transaksi
Gambar 4.2
Use Case Diagram Package Transaksi
c. Use Case Diagram Package Siswa
Gambar 4.3
Use Case Diagram Package Siswa
entry login
entry data siswa
entry data mata pelajaran Admin
entry kelas
entry absen
entry nilai UTS
entry nilai UAS entry jadwal
Admin
entry login
buka absen
cetak nilai UTS
cetak nilai UAS Siswa
cetak jadwal
4 4.2 ERD (Entity Relationship Diagram)
Siswa isi Absen
punya
Kelas
ada
UTS dapat
Jadwal
catat
Mapel input
entry UAS
ada
ada NIS
NISN KdKompKeahlian NmrPsrtaUN_SMP Nm_siswa Jenkel Ttl Agama Nm_ortu
Id_absen Thn_absen Smt_absen
Id_kelas Tingkat jurusan Id_absen Id_kelas
smtUTS tapelUTS Id_kelas smtUTS tapelUTS
Kd_pelajaran nmpelajaran
NIS Id_absen Tgl_absen Keterangan
Id_jadwal Semesterjadwal Thnjadwal
Id_jadwal Id_kelas
Kd_Pelajaran NilaiUTS smtUTS tapelUTS Id_jadwal Kd_pelajaran Hari Jam namaguru
smtUAS tapelUAS NIS smtUAS tapelUAS
NIS smtUTS tapelUTS Kd_Pelajaran
NilaiUAS smtUAS tapelUAS
M N
M 1
M
N
M
1
M M 1
M N
N M
M
1 1
ada
1
M
Gambar 4.4
ERD (Entity Relationship Diagram)
4.3 Struktur Tampilan
a. Struktur Tampilan Halaman Admin
RANCANGAN WEBSITE SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMK SORE PANGKALPINANG
Home Siswa Kelas
Tambah Baru
Semua Siswa Kelas
Tingkat
Tahun Ajaran
Atur Kelas Siswa
Kenaikan Kelas Siswa
Kelas
Tambah Baru
Semua Mata Pelajaran
Jadwal
Tambah Baru
Edit Jadwal Perkelas
Lihat Jadwal Perkelas
Absen
Absen Siswa
Rekap Absen Siswa
Nilai
Nilai UTS Siswa
Rekap Nilai UTS Siswa
Nilai UAS Siswa
Rekap Nilai UAS Siswa
Menu
Menu Utama
Sub Menu User
Input User
Semua User
About Logout
Media
Berita
Pengumuman
Galeri
Slideshow
Gambar 4.5
Struktur Tampilan Halaman Admin b. Struktur Tampilan Halaman Utama
Home Profil Sekolah Galery Login Siswa
RANCANGAN WEBSITE SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMK SORE PANGKALPINANG
Gambar 4.6
Struktur Tampilan Halaman Utama
4.4 Rancangan Layar
a. Rancangan Layar Halaman Utama Admin
Gambar 4.7
Rancangan Layar Halaman Utama Admin
b. Rancangan Layar Input Data Siswa
Gambar 4.8
Rancangan Layar Input Data Siswa c. Rancangan Layar Menu Cetak Nilai UTS
Gambar 4.9
Rancangan Layar Menu Cetak Nilai UTS d.Rancangan Layar Menu Cetak Jadwal
Gambar 4.10
Rancangan Layar Menu Cetak Jadwal
4.5 Sequence Diagram
a. Sequence Diagram Entry Login
Gambar 4.11
Sequence Diagram Entry Data Pegawai
: Admin : FLogin : CtrlLogin : Login
buka() buka()
input login()
input login() get login()
tampil menu()
keluar() keluar() keluar()
5 b. Sequence Diagram Entry Data Siswa
Gambar 4.12
Sequence Diagram Entry Data Siswa c. Sequence Diagram Cetak Nilai UTS
Gambar 4.13
Sequence Diagram Cetak Nilai UTS
d. Sequence Diagram Cetak Jadwal
Gambar 4.14 Sequence Diagram Cetak Jadwal
5. Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
a. Sistem informasi akademik yang berbasis web dapat lebih efisien dalam pendistribusian informasi tentang sekolah seperti informasi data siswa, nilai UTS, UAS, jadwal mata pelajaran, absensi, profil sekolah, galeri foto, serta berita terbaru yang ada pada SMK Sore Pangkalpinang dibandingkan pendistribusian informasi secara manual.
b. Menghasilkan informasi akademik yang akurat,cepat, mudah dan tepat waktu.
c. Dengan sistem informasi akademik yang berbasis web dapat memudahkan pekerjaan dalam mengontrol data dan mengakses informasi, sehingga waktu dan tenaga dapat digunakan secara optimal.
d. Sistem informasi akademik berbasis web yang dibuat dengan adanya pembatasan akses dapat memberikan otoritas dan fungsi- fungsi yang tepat dan jelas dalam pendistribusian dan penyebaran informasi sekolah.
e. Sistem informasi akademik yang berbasis web ini dapat digunakan untuk memonitor target operasional dan manajemen serta secara langsung dapat mengontrol proses dan jalannya pendistribusian informasi sekolah.
5.2 Saran
Dalam rancangan sistem yang diusulkan ini, penulis berharap dengan kemajuan perkembangan teknologi dan informasi ini dapat digunakan dan dimanfaatkan dengan baik sehingga memberikan kemudahan pelayanan penyebaran informasi yang transparan kepada masyarakat. Oleh karena itu saran yang dapat diberikan penulis dalam mendukung kemajuan sistem informasi sekolah di SMK Sore Pangkalpinang antara lain :
: Bag.Adm : Halaman Utama : FDataSiswa : CtrlSiswa : Siswa buka()
simpan() input data siswa()
buka()
input data siswa()
simpan()
setsimpandatasiswa()
pilih (NIS) () pilih (NIS) () getdatasiswa()
update() update()
setupdatedatasiswa()
pilih (NIS) ()
pilih (NIS) () getdatasiswa()
hapus()
hapus() tampil()
tampil()
tampil()
tampil()
keluar()
keluar() keluar()
hapus()
: siswa : HalamanUtama : FUTS : CtrlUTS : Siswa : nilaiUTS : Kelas : Mapel
buka()
buka()
pilih kelas()
pilih kelas()
get kelas()
pilih nilai UTS()
pilih nilai UTS() get nilai UTS()
tampilkan()
tampilkan()
get mapel()
get siswa()
tampil()
keluar()
keluar() keluar()
: HalamanUtama
: siswa : FJadwal : CtrlJadwal : Kelas : Mapel : catat
buka()
buka()
pilih kelas()
pilih kelas() get kelas()
pilih jadwal()
pilih jadwal() get jadwal()
tampilkan()
tampilkan()
get mapel()
get catat()
tampil()
keluar()
keluar() keluar()
6 a. Dalam menunjang sistem informasi sekolah yang
berbasis web perlu adanya jaringan internet untuk mengakses dan tersedianya perangkat komputer.
b. Untuk mendukung pengimplementasi sistem perlu adanya pelatihan bimbingan dan pengetahuan mengenai cara penggunaan sistem informasi sekolah yang berbasis web serta koordinasi dan kerja sama yang baik.
c. Dalam pengimplementasi sistem diperlukan tersedianya sumber daya manusia yang dapat mengoperasikan sistem agar sistem dapat berjalan sebagaimana yang diharapakan.
d. Selama waktu penggunaan sistem perlu dilakukan perawatan terhadap komponen pendukung dalam pengimplementasian sistem termasuk komputer baik untuk perawatan perangkat fisik maupun perangkat lunaknya. Sehingga komputer sebagai komponen pendukung dalam pengimplementasian sistem bebas dari hal-hal yang dapat menghambat kinerja dan merusak sistem.
e. Selama pengimplementasian sistem perlu dilakukan salinan data untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan dan hal- hal yang tidak diinginkan.
Daftar Pustaka
[1] Jogiyanto, Hartono. Analisis & Desain Informasi, Yogyakarta:Penerbit Andi, 2005
[2] Hartanto, Bambang.Rekayasa Sistem Berorientasi Objek, Bandung:Informatika,2004
[3] Sutopo, Ariesto Hadi. Analisis dan Design Berorientasi Objek, Yogyakarta : J&J Learning, 2002
[4] Whitten, Jeffery L, Lonnie D.Bentley, Kevin C. Dittman, System Analysis and Design Method, 6th ed. New York : McGraw-Hill, 2004
[5] Bruegge, Bernd and Dutoit, Allen. 2012. Object Oriented Software Engineering Using UML. Patterns and Java : USA, Pearson.
[6] Saputra, Agus. 2013. Menyelesaikan Website 12 Juta Secara Profesional. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.
[7] Sukarno, Mohamad. 2006. Membangun Website Dinamis Interaktif dengan PHP-MySQL. Jakarta : Eska Media Press.
[8] Sibero, Alexander F.K. 2013. Web Programming Power Pack. Yogyakarta : MediaKom.
