BAB III PELAKSANAAN KERJA MAGANG

(1)

BAB III

PELAKSANAAN KERJA MAGANG

3.1 Kedudukan dan Koordinasi

Berdasarkan bagan struktur 2.3,External Communication Internbekerja di bawah sub divisi/departement Corporate Communication dalam lingkup divisi Brand & Communication dan bertugas sebagai External Communication Intern.

Selama praktik kerja magang di PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk, External Communication Intern mendapat kesempatan untuk terjun ke ranah External Communication (PR dari PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk) bersama dengan Dyaharini Nurhapsari selakuManager Corporate Communication dan Nur Sofiayana Saumi selaku pembimbing lapangan pada External Communication Team. External Communication Intern mendapat kesempatan untuk membantu pekerjaan timExternal Communicationyakni sebagai PR officer, online media &

community relation, dan komunikasi CSR. Selama kerja magang ini, External Communication Intern mendapat arahan pekerjaan langsung dari Nur Sofiayana Saumi selaku PIC External Communication Intern bersama dengan Dyaharini Nurhapsari selaku manager Corporate Communication.

Pada kesempatan kerja magang iniExternal Communication Intern hanya berkoordinasi dengan tim kecil yakni External Communication dan Head of Corporate Communication untuk membantu divisi Brand & Communication.

(2)

3.2 Tugas yang Dilakukan

Dalam pelaksanaan kerja magang, berikut adalah tugas dikerjakan oleh External Communication Intern dalam melaksanakan dan membantu tugas External Communication :

Minggu ke- Jenis Pekerjaan Yang Dilakukan

1 ● Membuat konten pemberitaan positif di media sosial twitter, facebook, ig dan linked in (ide konten, caption dan ilustrasi desain)

● Mempelajari media monitoring

● Media listing

● Menyusun kebutuhan data, media kit untuk FPR 2020

● Social Media Monitoring

3 ● Membuat Media Tools (Press Release FKL & Undian Tepat Mantab)

● Membuat database media (media listing)

● Menyusun media tools (rekap pertanyaan media, daftar hadir - event media update sem 1 )

● Membuat briefing book

● Meeting (DAEP - mengukur performa komunikasi media ADMF & FPR - negosiasi dengan MNC Group)

5 ● Social Media Monitoring

● Menyusun database media (media listing & PR rank)

● Membuat Media kit (QnA FKL 2020 & media relation - media update sem 1)

6 ● Membuat influencer tools (script endorsement FKL 2020, Testimoni Adirapoin)

● Menyusun media kit FKL 2020 (souvenir)

(3)

● Media Alert (blast invt & media confirmation)

● Membuat media kit (kuis FKL)

● Menyiapkan script BOD FKL 2020 (board of directors)

● Merekap pemberitaan media

● Media relation (rekap kehadiran media)

● Meeting

● Event

8 ● Membuat corporate tools (PD’s Bio)

● Media Relation

● Media Alert

● Gardira Alert (Wa blast & email blast)

● Membuat media tools (kuis Harpelnas)

● Event (kontak media - CP) 9 ● Social Media Monitoring

● Membuat media tools (pertanyaan kuis, QnA/FAQ)

● Membuat Artikel Advertorial

● Event

● Media relation

● Monitoring & membuat summary pemberitaan negatif (ojol)

● Meeting (FPR & AVE)

10 ● Monitoring & rekap pemberitaan event

● Media relation

● Membuat Briefing book AVE

● Membuat media kit (kuis & FAQ AVE)

● Meeting FPR dengan MNC Group 11 ● Social Media Monitoring

● Media & Blogger Alert

● Membuat database blogger

● Event (AVE)

● Membuat Script BOD

● Rekap pemberitaan event

● Membuat caption untuk mitra Adira Finance 12 ● Social Media Monitoring

● Update database blogger

● Meeting partner monitor

● Media relation

(4)

Sumber : Data Olahan Laporan, 2020.

● Membuat media kit (que card & QnA AVE)

● Monitoring & summary pemberitaan negatif 13 ● Social Media Monitoring

● Blogger alert (AVE)

● Rekap Pemberitaan Media terkait AVE 14 ● Social Media Monitoring

● Meeting perencanaan kegiatan CSR Festival Pasar Rakyat 2020

● Daily Meeting (Update kinerja)

● Membuat Media Kit (event penjurian Kreatif Lokal Award 2020)

● Blast media invitation & media alert

● Event penjurian Kreatif Lokal Award 2020

● Rekap Pemberitaan Media Kreatif Lokal Award 2020 15 ● Social Media Monitoring

● Daily Meeting (update kinerja)

● Review Kalender Umum & Fengshui Adira 2021

● Membuat Media Kit (Webinar)

● Media invitation & alert (Penjurian Kreatif Lokal Award 2020)

● Rekap Pemberitaan Media Kreatif Lokal Award 2020.

16 ● Social Media Monitoring

● Daily Meeting (update kinerja)

● Membuat Cuecard FPR 2020 & Public Expose

● Membuat Rundown FPR 2020

● Membuat Rilis FPR 2020

● Meeting & menyusun MOM FPR 2020 17 ● Social Media Monitoring

● Membuat Thumbnail Malam Anugerah FKL 2020

● Membuat Media Kit (Kuis FPR & FKL, Media Invitation

& Stakeholder (Mitra) Invitation 19 ● Social Media Monitoring

● Blast Rilis Malam Anugerah

● Rekap Award Adira

● Rekap Pemberitaan

● Meeting konsep Lomba & webinar FPR

(5)

3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang

3.3.1 R

Public Relationsmenurut Ardianto (2011, p.8) dalam bukunya Handbook of Public Relations adalah

“Fungsi manajemen yang menilai sikap, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur dari individu, organisasi dan perusahaan berdasarkan kepentingan publik dan melaksanakan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dan pengakuan dari publik”.

Denny Griswold dalam Danandjaja (2011:16) juga menuturkan Public Relations adalah suatu fungsi manajemen yang menilai sikap publik, menunjukkan kebijaksanaan dan prosedur dari seorang individu atau sebuah lembaga atas dasar kepentingan publik, merencanakan, dan menjalankan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dan dapat diterima dengan baik oleh publik.

Berdasarkan pemahaman definisi di atas, Public Relations (PR) dapat diartikan sebagai fungsi manajemen perusahaan yang melihat perilaku publik, kebutuhan publik guna menyusun strategi komunikasi yang sesuai dengan publik untuk mendapatkan pengakuan baik di mata publik. Pada penelitian ini Public Relations PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk adalah External Communications Team.

Menurut Cutlip dan Center dalam buku Effective Public Relations yang dikutip oleh Kriyantono (2008) peran Public Relations adalah:

1. Menunjang kegiatan manajemen dan guna mewujudkan tujuan organisasi, 2. Menciptakan komunikasi 2 arah sehingga terjadi timbal balik dengan

menyebarkan informasi perusahaan kepada publik

3. Melayani publik dan memberikan masukan kepada pimpinan perusahaan untuk kepentingan umum,

4. Membangun dan mempertahankan hubungan yang harmonis antara perusahaan dan publik, baik internal maupun eksternal.

(6)

Hal ini sejalan dengan beberapa tugas External Communication.

Berdasarkan dari pemaparan di atas, External Communication selaku PR Adira Finance memiliki sedikit perbedaan. Sebagai PR Officer, External Communication Team berperan sesuai dengan namanya yakni hanya berfokus pada komunikasi dengan publik . Untuk menjalin hubungan baik dengan publik internal (karyawan dan BOD) menjadi peran tersendiri bagi Internal Communication dan tidak bersinggungan secara langsung dengan External Communication meski masih dalam satu lingkup subdivisi yang sama yakni Corporate Communication. Tugas External Communication sebagai PR Officer lebih berfokus pada media & community relation dan menyusun serta melaksanakan kegiatan CSR. Untuk lebih jelasnya berikut adalah deskripsi tugas External Communication selaku PR Adira Finance :

1. Mengebangkan berbagai bahan tulisan dan editorial, termasuk siaran pers, artikel, advertorial, pesan dan poin pembicaraan, dll,

2. Melakukan acara pers,

3. Mengembangkan strategi, membangun & mempertahankan hubungan yang baik dengan media, komunitas dan blogger,

4. Berfungsi sebagai kontak media utama,

5. Melacak memantau, dan memberikan laporan terkait pemberitaan media, 6. Mengikuti perkembangan tren industri,

7. Menyiapkan dan menyerahkan laporan PR,

8. Penanganan masalah Humas dan Komunikasi Krisis 9. Mengelola database Media,

10. Membuat konten pemberitaan positif pada media sosial Adira Finance, dan 11. Mengkoordinasikan berbagai kegiatan dan inisiatif CSR yang dirancang

untuk memberikan dampak positif pada lingkungan, komunitas lokal, ekosistem ADMF dan menghasilkan publisitas.

(7)

Berdasarkan pemaparan tugas di atas, jobdesk sebagai PR officer seluruhnya telah dikerjakan oleh External Communication Intern.

3.3.2 Komunikasi C C R  (CSR)

Corporate Social Responsibility (CSR) atau tanggung jawab sosial perusahaan adalah tindakan sukarela yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam menjalankan misinya dan memenuhi kewajibannya kepada pemangku kepentingan, termasuk karyawan, komunitas, lingkungan, dan masyarakat secara keseluruhan (Combs,dkk:2012). PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk sendiri, membangun kegiatan CSR melalui 3 pilar yakni Adira Finance Peduli, Sahabat Lokal dan mitra CSR Adira Finance. Selama menjalankan kerja magang di Adira Finance External Communication Intern mendapat kesempatan untuk mengikuti dua kegiatan CSR yang diselenggarakan oleh Adira Finance yakni Festival Kreatif Lokal 2020 dan mempersiapkan Festival Pasar Rakyat 2020. A.B. Susanto (2007) dalam bukunya A Strategic Management Approach: Corporate Social Responsibility menjelaskan manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dari aktivitas CSR diantaranya :

1. Mencegah dan mengurangi resiko atas tuduhan terhadap perlakuan tidak pantas yang diterima perusahaan,

2. Sebagai pelindung dan membantu perusahaan meminimalkan dampak buruk yang diakibatkan suatu krisis,

3. Tumbuhnya keterlibatan dan rasa bangga dari karyawan pada perusahaan yang memiliki reputasi baik,

4. Pelaksanaan CSR yang konsisten mampu membangun dan meningkatkan hubungan baik antara perusahaan dengan para stakeholder dan

5. Meningkatkan penjualan, karena konsumen akan lebih menyukai produk-produk yang dihasilkan oleh perusahaan yang konsisten menjalankan tanggung jawab sosialnya sehingga memiliki reputasi yang baik.

(8)

Sebagaimana diketahui, selama pademi COVID-19 ini kinerja PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk mengalami penurunan yang cukup signifikan.

Sehingga melalui kegiatan CSR yang diselenggarakan Adira Finance, diharapkan dapat membantu meminimalkan dampak krisis atas penurunan penjualan tersebut dan dapat mempererat hubungan dengan stakeholder hingga mampu mempertahankan citra positif selama masa pandemi COVID-19 serta kedepannya.

Dalam hal ini peran Corporate Communication khususnya External Communication Adira Finance sangat penting, karena menyampaikan pesan kredibilitas dari kegiatan CSR kepada publik atau stakeholder agar maksud dan tujuan dari kegiatan ini dapat disampaikan dengan baik dan sesuai sasaran. Selain itu, strategi komunikasi CSR penting untuk dilakukan agar kegiatan CSR berjalan dengan efektif dan memberikan dampak yang positif baik bagi masyarakat dan citra perusahaan dan dapat menghasilkan publisitas. Hal ini sesuai dengan fungsi dari Public Relations pada suatu perusahaan.

Perusahaan perlu mengkomunikasikan kontribusi perusahaan (CSR), karena menurut Sukoco (2013) dalam komunikasi tersebut perusahaan tidak sekadar menginformasikan, mengedukasi, mempersuasi khalayak sasaran saja, tetapi yang lebih utama adalah pemahaman terhadap hal-hal yang menjadi harapan, keinginan dan kebutuhan para stakeholder. Hal ini juga sesuai dengan Rusdianto (2013) yang menyampaikan bahwa komunikasi CSR merupakan upaya perusahaan untuk berkomunikasi dengan setiap pemangku kepentingan terkait komitmen, kebijakan, program dan kinerja perusahaan dalam pilar ekonomi, lingkungan dan sosial serta membangun reputasi melalui image positif yang ditunjukkan kepada masyarakat. Maka dari itu, komunikasi CSR perlu untuk direncanakan, diarahkan, dan dilaksanakan secara berkelanjutan untuk menciptakan image dan menghasilkan reputasi perusahaan yang baik atas pelaksanaan program CSR yang telah dilaksanakan. Komunikasi CSR diperlukan strategi dalam penyampaian pesannya, mulai dengan menguraikan pemangku kepentingan yang akan dituju, saluran (media) yang dipilih untuk menyampaikan pesan, serta pesan utama yang akan disampaikan. Menurut Coombs dan Hollay

(9)

(2011) karyawan dan media sosial merupakan salah satu saluran komunikasi CSR yang berharga. PR merupakan salah satu penyebaran informasi CSR yang berharga, dengan biaya yang kecil namun penyampaian pesan tetap kredibel.

Berikut adalah taktikPublic Relations yang digunakan untuk promosi CSR menurut Coombs dan Hollay (2011) :

1. Brosur, 2. Rilis berita,

3. Situs web perusahaan, 4. Karyawan, dan 5. Media Sosial.

Dalam hal ini, External Communication Intern berkesempatan untuk melaksanakan tugas PR dalam mengkomunikasikan kegiatan CSR. Berikut adalah pekerjaan yang dilakukan oleh External Communication Intern dalam mengkomunikasikan kegiatan CSR PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk :

● Melaksanakan AktivitasM R Untuk Mengkomunikasikan Kegiatan CSR dan Memantau Keberlangsungan Kegiatan CSR

Secara teoritis media relations merupakan upaya yang dilakukan perusahaan untuk memperoleh publikasi atau pemberitaan secara maksimal atas suatu pesan atau informasi PR dalam menciptakan pemahaman dan pengetahuan bagi khalayak dari organisasi ataupun suatu perusahaan (Jefkins : 2004). Dalam pelaksanaan kerja magang di PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk, External Communication hanya menjalankan aktivitas media relations hanya untuk menyebarluaskan informasi terkait kegiatan CSR yang diselenggarakan oleh perusahaan yakni Festival Kreatif Lokal 2020 dan Festival Pasar 2020. Media relations sendiri memiliki dual role, yang dalam pelaksanaannya bukan hanya mengkomunikasikan informasi perusahaan kepada publik tetapi juga membangun hubungan secara emosional dengan media. Namun dalam pelaksanaannya, External Communication Intern tidak melaksanakan aktivitas media relations

(10)

yang dapat membangun hubungan secara emosional dengan media, sepertimedia gathering, press tour, media visit, dan media luncheon (Soemirat dan Ardianto 2015) Aktivitas media relations yang dilakukan oleh External Communication Intern diantaranya menyelenggarakan konferensi untuk menginformasikan kegiatan CSR dengan mengundang media dan memberikan media kit yang berisikan informasi terkait rencana kegiatan CSR, oleh karena itu konsep Komunikasi CSR dipilih oleh External Communication Intern untuk menunjukkan bahwa dalam pelaksanaan kerja magang PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk secara spesifik menggunakan aktivitas media relations sebagai salah satu alat untuk menyebarluaskan informasi terkait kegiatan CSR kepada publik.

Melaksanakan konferensi pers adalah salah satu kegiatan paling umum dari peran PR. Konferensi pers merupakan salah satu kegiatan yang menjadi sarana bagi PR untuk menginformasikan pesan perusahaan kepada khalayaknya.

Pada peran ini, External Communication Intern memiliki kesempatan untuk bertugas menyelenggarakan pers serta mempersiapkan berbagai kebutuhan sebelum konferensi pers dilaksanakan. Salah satu peran External Communication Interndalam hal ini adalah mengundang media yang akan hadir saat pelaksanaan konferensi pers kegiatan CSR. Selama kerja magang berlangsung, pademi COVID-19 ini mendorong PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk untuk menyelenggarakan kegiatan CSR secara daring selama tahun 2020 ini. Oleh karena itu, External Communication Intern berkesempatan mengundang media secara daring melalui melalui WA dan juga menyiapkan sebagai informasi & reminder bagi awak media terkait pelaksanaan konferensi pers kegiatan CSR yang diselenggarakan PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk.

(11)

Gambar 3.1 Contoh Media Alert (WA Broadcast)

Sumber : Data Olahan Laporan, 2020.

Selama melaksanakan kerja magang di PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk, kegiatan CSR yang diikuti oleh External Communication Intern adalah Festival Kreatif Lokal 2020 dan Festival Pasar 2020. Dalam mempersiapkan media yang akan diundang, sebelumnya External Communication Intern ditugaskan untuk terkait media yang akan di undang yang sesuai dengan karakteristik event dan juga demografi kebutuhan event. Selama media listing ini, External Communication Intern juga ditugaskan untuk update database media sehingga memudahkan baikExternal Communication Intern atau tim External Communication lainnya saat menghubungi media. Pada kesempatan ini External Communication Intern tidak hanya bertugas untuk menghubungkan PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk dengan media tetapi juga denganblogger lokal guna membantu penyebaran informasi dan juga meningkatkan awareness publik terkait kegiatan CSR Festival Kreatif Lokal 2020 dan Festival Pasar 2020.

(12)

Gambar 3.2 Contoh Blogger Alert

Selain menyiapkan untuk media yang akan hadir,External Communication Intern berkesempatan untuk membuat beberapa media kit yang diperlukan saat kegiatan konferensi Festival Kreatif Lokal 2020 dan Festival Pasar 2929 berlangsung, diantaranya membuat  , FAQ, profil direksi, dan foto kegiatan. Press Release atau siaran rilis adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations suatu perusahaan dan disampaikan kepada redaksi media massa (tv, radio, surat kabar, majalah) untuk dipublikasikan (Soemirat & Ardianto:2010 p.54). Dalam menulis rilis, External Communication Intern harus memperhatikan pesan yang akan dikemas dan informasi terkait kegiatan CSR yang akan disampaikan kepada publik. Sehingga External Communication Internmemperhatikan susunan 5W + 1H serta pedoman piramida terbalik dalam penulisan rilis agar dapat mengemas pesan yang sesuai dengan maksud dan tujuan perusahaan melaksanakan kegiatan CSR, serta rilis yang ditulis juga sesuai dengan kebijakan editorial. Selain segi penulisan berita, External Communication Intern juga perlu memperhatikan bagian-bagian lain dalam rilis seperti kop perusahaan, headline yang menarik dan mewakili isi rilis,

(13)

tanggal pembuatan rilis,quotes untuk memperkuat rilis semakin kredibel, tentang perusahaan secara singkat dan kontak yang bisa dihubungi (PR) untuk informasi serta pertanyaan lebih lanjut. Untuk media kit lainnya seperti FAQ, profil direksi dan foto kegiatan dipersiapkan bagi media guna mendukung informasi yang akan dipublikasikan oleh media terkait rencana kegiatan CSR yang akan diselenggarakan dan juga informasi terkait narasumber/KOL yang berpartisipasi dalam kegiatan CSR yang diselenggarakan oleh PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk.

Selama press conference berlangsungExternal Communication Internjuga bertugas sebagai kontak utama (narahubung) selama konferensi pers tersebut berlangsung. Berkenaan dengan pandemi COVID-19, External Communication Intern stand by melalui WA chat guna keperluan penghubung antara perusahaan dengan media, seperti mengirimkan media kit yang telah disiapkan (rilis, foto peliputan press conference/event, FAQ, dll) kepada awak media, menginformasikan teknis press conference/event, merekap daftar hadir dan pertanyaan, menginformasikan kembali keperluan yang dibutuhkan oleh media seputar kegiatan CSR yang diselenggarakan oleh PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk.

Gambar 3.3 External Communication Intern Sebagai Kontak Utama

(14)

● Mengembangkan Bahan Tulisan dan Editorial

Mengembangkan bahan tulisan dan editorial sebenarnya merupakan salah salah satu rangkaian dari persiapan dalam melaksanakan kegiatan pers salah satunya adalah menulis siaran pers atau rilis. Namun dalam kegiatan CSR Kreatif Lokal 2020 ini, selain mempersiapkan kebutuhan bagi media (media kit) dan juga mengkomunikasikan kegiatan CSR dengan media, External Communication Intern juga berkesempatan untuk membuat artikel advertorial terkait kegiatan CSR Festival Kreatif Lokal 2020. Artikel advertorial ini dikirimkan kepada salah satu media grup yakni EMTEK yang menjadi media partner dalam kegiatan Festival Kreatif Lokal 2020. Sebagaimana diketahui, advertorial sendiri merupakan penawaran produk atau kegiatan oleh perusahaan yang ditulis dalam gaya jurnalistik. Menurut Dunn and Barban (1996:7), advertorial merupakan komunikasi yang dilakukan secara non personal melalui perantara media yang dibayar oleh perusahaan bisnis, organisasi non profit atau individu, yang memperkenalkan pesan periklanan dan berharap untuk memberitahu atau membujuk penerima pesan tertentu. Dalam hal ini External Communication Intern membuat artikel advertorial guna mempromosikan kegiatan CSR Festival Kreatif Lokal 2020 dan mengajak masyarakat untuk ikut serta dalam kegiatannya.

(15)

Gambar 3.4 Artikel Advertorial External Communication Intern

Selain membuat tulisan advertorial, tugas berupa tulisan yang dikerjakan External Communication Intern dalam mengkomunikasikan kegiatan CSR adalah mempersiapkan narasumber dan kebutuhan narasumber untuk menyampaikan informasi terkait kegiatan CSR yang diselenggarakan. Selama kerja magang, External Communication Intern diberi kesempatan secara langsung untuk mempersiapkan poin pembicaraan dengan membuat briefing book serta script yang akan dibacakan oleh pembicara (BOD) ketika acara konferensi berlangsung.

Dalam hal ini,External Communication Interndituntut untuk bisa merangkum inti pesan secara jelas yang akan disampaikan kepada publik dalam acara pers Festival Kreatif Lokal 2020 dan konferensi kegiatan CSR lainnya. Bukan hanya poin pembicaraan, External Communication Intern juga diberi kesempatan untuk mempersiapkan penampilan pembicara ketika akan melakukan kegiatan konferensi kegiatan CSR. Penampilan pembicara serta poin pembicara khususnya pembicara dari perusahaan juga menjadi hal penting yang perlu dipersiapkan, karena hal ini sama dengan pesan yang ingin ditunjukkan oleh perusahaan melalui kegiatan CSR tersebut.

(16)

● Mengkomunikasikan Kegiatan CSR Melalui

Website perusahaan merupakan salah satu own media yang dapat digunakan sebagai saluran komunikasi kegiatan CSR yang memiliki jangkauan lebih luas. Menurut Capriotti dan Moreno (2007 p. 228) website perusahaan merupakan salah satu sarana penting untuk menyebarkan informasi mengenai tanggung jawab sosial yang dilakukan oleh perusahaan. Menurut Podnar (2008:

75) komunikasi CSR dapat mengantisipasi harapan pemangku kepentingan, mengartikulasi kebijakan CSR dan mengelola berbagai media komunikasi untuk memberikan informasi yang benar dan transparan terkait integrasi merek, sosial dan masalah lingkungan, dan interaksi dengan pemangku kepentingan. Adira Finance sendiri memiliki website perusahaan adira.co.id didalamnya terdapat berbagai informasi mengenai produk perusahaan, promosi perusahaan, sejarah perusahaan, data perusahaan, jajaran direksi, informasi korporat dan juga laman khusus mengenai kegiatan CSR Sahabat Lokal. Sahabat Lokal sendiri adalah program CSR yang diselenggarakan oleh Adira Finance dengan semboyan

‘Berbagi untuk Negeri’. Program ini memberikan kontribusi nyata dengan memberikan informasi untuk mempromosikan destinasi dan wisata serta eksplorasi lokal kepada Sahabat Adira Finance. Seperti tujuannya, dalam laman website Sahabat Lokal pengunjung dapat mengetahui informasi melalui artikel, foto dan video terkait budaya, destinasi wisata, kuliner, transportasi serta berbagai aktivitas di berbagai daerah di Indonesia. Menurut Nwagbara dan Reid (2013:

411) media baru dapat menjadi sarana strategis yang potensial untuk mengkomunikasikan kegiatan tanggung jawab sosial perusahaan sebagai hal penting dalam menjalin hubungan dengan pemangku kepentingan. Website Sahabat Lokal sudah terbentuk jauh sebelum External Communication Intern melaksanakan kerja magang di Adira Finance, sehingga dalam praktiknya External Communication Intern hanya ditugaskan untuk melihat perkembangan dan memonitoring informasi seputar kegiatan CSR yang ada di website. Tugas yang dilakukan berupa memonitoring website baik dari segi tampilan, isi, teknis fitur dan pesan dari website CSR Sahabat Lokal. Untuk saat ini External

(17)

Communication Intern belum bisa mengembangkan isi website dikarenakan kegiatan lanjutan dari CSR Sahabat Lokal yakni Festival Kreatif Lokal dan Festival Pasar Rakyat masih dalam proses penjaringan serta bentuk kegiatan CSR pada tahun ini cukup berbeda yakni dilaksanakan secara daring sehingga masih banyak perubahan dan strategi yang direncanakan untuk pengembangan website Sahabat Lokal.

Selain terdapat laman website CSR Sahabat Lokal tersendiri, website perusahaan Adira Finance juga menyajikan informasi kegiatan CSR lainnya seperti press release kegiatan, dan laporan tahunan kegiatan CSR yang sudah dilakukan.

3.3.3 Online PR

Seiring berjalannya waktu, teknologi dan informasi berkembang begitu pesat. Begitu pula di Indonesia sendiri, revolusi industri 4.0 atau era dimana pemanfaatan teknologi mesin dan otomasi dalam proses produksi dan juga dalam kinerja perusahaan sudah mulai digunakan. Secara perlahan sektor industri sudah beralih ke digital, terlebih di masa pandemi kebijakan untuk physical distancing dan anjuran untuk tetap di rumah saja mendorong berbagai sektor untuk memanfaatkan teknologi dan beralih ke digital. Hal ini juga dilakukan oleh Adira Finance. Soemirat dan Ardianto (2010: 187) menyatakan perkembangan teknologi komunikasi memberikan pengaruh terhadap Public Relations seperti alat/media Public Relations yang digunakan serta kegiatan Public Relations, yang pada akhirnya memunculkan istilah baru dalam dunia PR yakni cyber PR (E-PR), sebagai bentuk kegiatan atau bidang kajian public relations dalam dunia cyber (dunia maya). Sama halnya menurut Onggo (2004) dalam buku Cyber Public Relations, E-PR atau cyber PR merupakan kegiatan PR yang memanfaatkan platform di internet sebagai sarana publisitasnya. Manfaat penggunaan E-PR atau Cyber Public Relations (Onggo : 2004 p.25) diantaranya :

1. Komunikasi Konstan : dengan memanfaatkan internet, penggunaan E-PR

(18)

dapat menjangkau khalayak lebih luas dan tanpa batas,

2. Respon yang lebih cepat karena teknologi internet yang real time, 3. Pasar Global,

4. Interaktif,

5. Komunikasi dua arah yang sehingga dapat menjalin hubungan yang baik antara perusahaan dengan publik, dan

6. Hemat karena sudah beralih ke digital sehingga tidak memerlukan biaya untuk cetak.

Berbagai aktivitas cyber Public Relations atau E-PR menurut Widodo (2009) bertujuan untuk mempertahankan citra dan memperkuat reputasi perusahaan. Aktivitas-aktivitas E-PR tersebut diantaranya :

1. Website perusahaan yang berisikan informasi perusahaan sehingga dapat dijangkau lebih mudah oleh publik dan bisa menjangkau publik yang lebih luas.

2. Mempublikasikan media kit secara online, sehingga publik dapat dengan cepat dan mudah mendapatkan informasi kegiatan yang sedang diselenggarakan oleh perusahaan.

3. Mengirimkan informasi secara reguler ke media dan pelanggan.

4. Mengaitkan bisnis perusahaan dengan topik-topik aktual sehingga memudahkan pelanggan menemukan produk atau jasa.

5. Menyediakan informasi ketika kondisi krisis.

6. Bergabung dengan kelompok atau komunitas online sehingga bisa memantau reputasi brand dan target potensial pasar dan juga dapat menjalin hubungan baik dengan komunitas.

7. Membuat promosi online dan event yang bisa memberikan dimensi baru bagi pemasaran.

Berdasarkan pemaparan teori di atas, aktivitas E-PR yang dilakukan oleh External Communication selama menjalankan kerja magang di PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk adalah sebagai berikut :

(19)

● Menyediakan konten perusahaan untuk website corp, linkedin, facebook, twitter dan instagram (sesuai dengan standar brand alignment dan SEO)

Dalam aktivitas ini,External Communication Interndiberikan kesempatan untuk membuat konten pemberitaan positif pada own media perusahaan Adira Finance. Konten pemberitaan positif yang dimaksudkan disini adalah External Communication Intern mencari trend terbaru ataupun ide-ide ringan kreatif yang dapat diolah dan dihubungkan dengan produk Adira Finance. Pembuatan konten ini bertujuan untuk meningkatkanawareness publik terkait produk Adira Finance dan juga mendapatkan citra positif dari publik. Pada konten pemberitaan positif juga biasanya digunakan sebagai sarana penyampaian pesan atas kebijakan baru yang dibuat oleh Adira Finance atau sarana promosi produk baik baru maupun lama dari Adira Finance. Salah satu contohnya adalah ketika memulai kerja magang di Adira Finance, External Communication Intern bekerja di masa new normal dan kantor cabang Adira Finance sudah kembali beroperasi. Saat itu sedang marak informasi bahwa COVID-19 dapat menular melalui udara,External Communication Intern menggunakan kondisi ini sebagai ide konten dengan tujuan ingin menunjukkan bahwa kantor cabang Adira Finance mematuhi protokol kesehatan dan bila konsumen Adira masih takut keluar rumah, bisa menggunakan aplikasi Adiraku.

Selain menyusun ide konten, External Communication Intern juga membuat caption konten dengan mengemas pesan yang ingin disampaikan kepada publik yang nantinya akan dipublikasikan pada own media perusahaan seperti website Adira, Facebook, Linked In dan Instagram.

(20)

Gambar 3.4 Salah satu konten pemberitaan positif yang dibuat oleh External Communication Intern

● Memantau Akun Sosial Media Perusahaan & Pemberitaan Media

Dalam tugas ini,External Communication Intern diberi kesempatan untuk memonitoring pemberitaan media ataupun konten di sosial media terkait Adira Finance. Kegiatan monitoring ini bertujuan untuk memantau pembicaraan publik terkait pelayanan perusahaan, citra perusahaan hingga reputasi perusahaan.

Menurut William (2010) kegiatan monitoring adalah proses membaca, menonton atau mendengarkan suatu isi konten editorial dari sumber tertentu dengan kata kunci tertentu kemudian diidentifikasi dan dianalisis dengan tujuan untuk menemukan (to detect) dan mengantisipasi atau mencegah suatu topik tertentu.

Dalam praktiknya External Communication Intern biasanya ditugaskan untuk melakukan kegiatan monitoring setiap hari secara manual atau inhouse, dalam tugas ini External Communication Intern biasanya mencari konten dengan kata kunci “Adira Finance” pada setiap sosial media kemudian mengidentifikasi isi konten dan menganalisis konten tersebut apakah memiliki tone konten positif, netral atau negatif. Biasanya apabila ditemukan pemberitaan konten yang negatif dan pemberitaan ini berpotensi untuk menimbulkan pembicaraan yang lebih jauh External Communication Intern hanya ditugaskan untuk fokus mencari sejauh mana pembicaraan tersebut dibicarakan oleh publik (disukai oleh berapa orang, dilike berapa orang, di share berapa orang, rata-rata komentar dsb). Selanjutnya, rekapan identifikasi dan analisis pemberitaan tersebut akan diserahkan kepada

(21)

user dan manager untuk kembali dianalisis dan merancang strategi agar pembicaraan tersebut tidak lagi berkembang dan citra perusahaan dapat tetap dipertahankan. Tidak hanya untuk mengidentifikasi konten terkait perusahaan, kegiatan sosial media monitoring ini juga bertujuan untuk mengikuti trend yang ada sehingga dapat menjadi acuan perusahaan dalam mengembangkan strategi dan juga memantau kompetitor serta kebutuhan konsumen.

Selain melakukan kegiatan monitoring harian, External Communication Intern juga melakukan kegiatan monitoring sebelum dan sesudah event yang diselenggarakan oleh Adira Finance. Kegiatan ini bertujuan untuk menganalisis pemberitaan terkait kegiatan yang sudah diselenggarakan oleh perusahaan.

Nantinya, seluruh rekapan analisis media monitoring ini juga akan dihitung PR value-nya dan hal ini bertujuan untuk menilai sejauh mana komunikasi Adira Finance terkait perusahaan dan produknya.

3.4 Kendala

Selama melaksanakan kegiatan kerja magang di PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk tidak sedikit kesulitan dan hambatan yang ditemukan oleh External Communication Intern. Berikut adalah kendala yang dihadapi oleh External Communication Intern :

1. Belum melaksanakan media & blogger relation dengan maksimal.

Tim External Communicationatau PR Adira Finance belum menjalankan peran PR sebagai media relation dengan baik. Berbagai kegiatan untuk menunjang relasi yang baik dengan media selain melaksanakan konferensi dan memberikan rilis. Sedangkan menurut Soemirat dan Ardianto (2015) kegiatan media relations terdiri dari press conference, press briefing, press tour, press release, special event, press luncheon, dan press interview. Selama menjalankan kegiatan magang di Adira Finance, External Communication Intern belum mengikuti kegiatan press briefing, press tour dan press luncheon. Padahal kegiatan ini akan berdampak baik bagi hubungan media dengan Adira Finance.

Seringkali PR Adira Finance masih belum menganggap media sebagai salah satu

(22)

publik yang penting. Belum memberikan apresiasi sehingga sering kali dalam beberapa event, media yang datang sedikit dan hanya itu-itu saja dan berakibat pada minimnya pemberitaan media (jauh dari perkiraan).

2. Penggunaan media monitoring yang masih manual

Selama menjalankan kerja magang di Adira Finance, External Communication Intern melakukan kegiatan media monitoring secara manual.

Alasan ini dilakukan karena peralihan vendor untuk aplikasi monitoring. Namun hal ini menjadi kendala bagi External Communication Intern, karena kegiatan monitoring jadi lebih lama dan terkadang masih ada yang terlewat. Selain itu karena kegiatan monitoring masih manual, penentuan tone pemberitaan masih manual juga hal ini menyebabkan perbedaan standar penentuan tone pemberitaan yang dilakukan oleh External Communication Intern dan perusahaan.

3. Kurang memperhatikan News Value dalam Press Release

Selama masa pandemi ini press release menjadi satu-satunya bahan editorial untuk pemberitaan bagi media. Selama External Communication Intern melaksanakan kerja magang di Adira Finance, press release yang diberikan kepada media terlalu “hard selling” padahal tugas seorang PR bukan semata-mata berfokus pada marketing perusahaan, tetapi lebih mengemas “promosi perusahaan” melalui citra positif dan pemilihan angle untuk press releaseAdira Finance sendiri masih kurang maksimal. Sedangkan menurut Abdullah (2000) yang dinomorsatukan oleh media dalam menilai sebuah peristiwa yang akan menjadi berita adalah nilai jurnalistiknya (news value).

4. Kesulitan mendapat data base media terbaru

PR dalam kegiatan media relation salah satunya melakukan kegiatan data base untuk mengumpulkan informasi media. Namun sayangnya Adira Finance belum melakukan update data base media secara rutin sehingga hal ini menjadi kendala bagi External Communication Intern ketika menyebarkan media invitation. Banyak media yang tidak menjawab dan penerima tidak sesuai hal ini berakibat pada minimnya jumlah media yang hadir saat pelaksanaan konferensi.

(23)

3.5 Solusi

Dari kendala yang ditemukan olehExternal Communication Internselama praktik kerja magang di PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk, berikut adalah upaya solusi yang diupayakan :

1. Meningkatkan hubungan baik dengan media

Karena pandemi COVID-19 yang tidak memungkinkan untuk berbagai pihak bertatap muka, media relation yang dapat dijalin oleh External Communication Intern selama melaksanakan kerja magang adalah memberikan apresiasi atas penulisan artikel dan tetap menjalin hubungan baik walaupun sedang tidak ada event (media = teman). Selain itu, dapat melakukan kegiatanmedia relation secara virtual seperti media gathering virtual atau company visit secara virtual. Hal ini justru akan semakin menarik dan menjadi nilai berita bagi Adira Finance karena kegiatan yang unik.

2. Mempelajari pengaplikasian aplikasi media monitoring (nolimit) sehingga External Communication Intern dapat dengan mudah mendapatkan summary pemberitaan dengan menuliskan kata kunci, kemudian juga memudahkan External Communication Intern untuk menemukan penulis konten, selain itu saat menggunakan aplikasi no limit tone pemberitaan secara otomatis akan tertera.

3. External Communication Intern memilih angle yang menarik dan lebih catchy ketika diminta untuk membuat press releaseserta memperhatikan ketentuan editorial.

4. Meng-update media base secara berkala, dapat dilakukan ketika media menghadiri event diminta untuk registrasi mengisi data diri dan kontak dan nantinya data dapat tercatat secara otomatis dalam bentuk excel / aplikasi untuk mempermudah PR dalam mencari kontak media terbaru.