SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA INVENTARIS BERBASIS WEB PADA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAMBI

(1)

LP2M STMIK NURDIN HAMZAH JAMBI 1

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA INVENTARIS BERBASIS WEB PADA UNIVERSITAS

MUHAMMADIYAH JAMBI Lucy Simorangkir

¹

, Tri Hardiyanti Akhiria

²

12Program Studi Teknik Informatika, Universitas Nurdin Hamzah, Jambi E-mail: ¹[email protected], ²[email protected]

Abstract – Inventory is an activity and effort to provide records of the condition of facilities, items that have a laboratory. For educational institutions that have several laboratories it is very important to record facilities or inventory laboratory equipment and materials for activities, guidelines are obtained for preparing budgets or preparing for activities in the coming year, for example as learning. Muhammadiyah University (UM) is one of the universities in the city of Jambi in processing inventory data using Microsoft Word and there are several obstacles that are encountered, namely it is still difficult to record inventory. By paying attention to and also analyzing the problems faced, it is necessary to build a web-based information system with the aim of helping and making it easier for employees to be more efficient in processing equipment and goods inventory data quickly, accurately, on time, relevant and effectively so as to minimize errors. As small as possible and also optimize the performance of employees in the inventory of tools and goods. System input is in the form of inventory data, equipment and goods data, and transaction data. The data processing consists of the login process, the main menu display process, the inventory data menu display process, the tools and goods data menu display process, the transaction data menu display process, and the exit process. Output data in the form of goods data report. The expected result in this research is to make it easier to check the inventory data for tools and goods quickly and accurately.

Keywords : Information Systems;Data Processing;Inventory;Web.

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi dan informasi memiliki banyak dampak positif diberbagai bidang kehidupan. Kemajuan teknologi dan informasi ini juga memberikan banyak kemudahan dalam pengolahan data inventaris.

Inventaris merupakan pencatatan data yang berhubungan dengan barang atau aset dalam organisasi tersebut. Umumnya kegiatan dalam inventarisasi barang adalah pencatatan pengadaan barang, penempatan, mutasi dan pemeliharaan.

(Prawiyanti, 2013).

Bagi lembaga pendidikan yang mempunyai beberapa laboratorium sangat penting untuk mendata fasilitas atau menginventaris alat dan bahan laboratorium untuk kegiatan, diperoleh pedoman untuk mempersiapkan anggaran atau mempersiapkan kegiatan pada tahun yang akan datang, misalnya sebagai pembelajaran. Dengan kegiatan inventaris yang memadai akan dapat pedoman untuk dapat mendata peralatan yang telah rusak, menambah peralatan baru dan sebagainya.

Universitas Muhammadiyah (UM) adalah salah satu Universitas di kota Jambi dalam pengolahan data inventaris alat dan barang menggunakan microsoft word dan ada beberapa kendala yang ditemui yaitu masih kesulitan dalam pengecekan inventaris. Dengan memperhatikan dan

juga menganalisis permasalahan yang dihadapi tersebut, maka perlu dibangun sebuah sistem informasi berbasis web dengan tujuan untuk membantu dan mempermudah pegawai agar lebih efisien dalam mengolah data inventaris alat dan barang dengan cepat, akurat, tepat waktu, relevan dan efektif sehingga bisa meminimalisir kesalahan sekecil mungkin dan juga mengoptimalkan kinerja pegawai di bagian inventaris alat dan barang.

Dengan dibuatnya sistem informasi ini diharapkan bisa membantu memudahkan pegawai yang bertugas dalam pengecekan data inventaris alat dan barang dengan mudah, cepat dan akurat.

1.2. Rumusan Masalah

Bagaimanaa membangun sistem informasi pengolahan data inventaris alat dan barang berbasis web pada Universitas Muhammadiyah Jambi.

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi pengolahan data inventaris alat dan barang berbasis web pada Universitas Muhammadiyah Jambi.

(2)

2 LLP2P2MM SSTTMMIIKK NNUURRDDIINN HHAAMZMZAAHH JJAAMMBBII 1.4. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian ini adalah :

1. Pegawai yang berperan sebagai admin dapat dengan mudah mengolah data pengadaan alat dan barang dan juga kalibrasi atau pergantian barang pada Universitas Muhammadiyah Jambi.

2. Mempermudah segala pendataan dalam inventaris alat dan barang agar lebih efektif dan terdata pada Universitas Muhammadiyah Jambi.

3. Mengurangi terjadinya kesalahan-kesalahan yang biasanya terjadi pada proses pendataan inventaris pada Universitas Muhammadiyah Jambi.

4. Dapat membantu pembuatan laporan inventaris menjadi lebih cepat dan akurat pada Universitas Muhammadiyah Jambi.

1.5. Metode Penelitian

Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan dengan cara:

1. Penelitian Ke Lapangan

Dalam penelitian ini langsung ke Universitas Muhammadiyah Jambi untuk mendapatkan sumber informasi yang dibutuhkan dalam penelitian.

2. Studi Pustaka

Peneliti mengambil beberapa referensi baik itu dari buku, jurnal, maupun sumber-sumber lain untuk membantu dalam pengolahan data.

3. Penelitian Laboratorium

Untuk menguji kebenaran dari pada program aplikasi yang bangun.

II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem

Sistem adalah interaksi dari elemen-elemen yang saling berkaitan bekerja sama untuk mencapai tujuan. Elemen-elemen tersebut ialah elemen sistem konvensional (data, manusia, dan prosedur) dan elemen sistem modern (data, manusia, prosedur, hardware, dan software) (Al-Bahra, 2013 ).

Sistem merupakan suatu alur input-proses- output dalam suatu lingkungan tertentu. Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya. Karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem terserbut.

Oleh karena itu sistem dapat di klasifikasikan ke dalam beberapa sudut pandang. Seperti contoh sistem yang bersifat abstrak, sistem alamiah, sistem yang bersifat deterministic dan sistem yang bersifat terbuka dan tertutup.

2.2. Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang (Kadir, 2014).

Informasi merupakan data yang sudah diolah menjadi bentuk yang bernilai atau bermakna.

Informasi sangat berkaitan erat dengan pengertian data.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.3. Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Jogiyanto, HM, 2014).

Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu (Sutabri, 2012).

Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari organisasi serta dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi.

2.4. Pengolahan Data

Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep (Adi Nugroho, 2011).

Pengolahan Data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan atas hasil yang diinginkan. Pengolahan data merupakan salah satu bagian rangkaian kegiatan penelitian setelah kegiatan pengumpulan data (Sutabri, 2012).

Jadi Pengolahan Data adalah sangat penting peranannya di dalam menghasilkan informasi, sebab dengan adanya pengolahan data maka informasi akan tersaji secara tepat dan akurat dan sesuai dengan kebutuhannya, baik itu informasi yang

(3)

LP2M STMIK NURDIN HAMZAH JAMBI 3 sifatnya tetap maupun informasi yang sifatnya

progresif (berubah) secara berkala.

2.5. Inventaris

Inventaris merupakan suatu aset dari suatu organisasi yang perlu dikelola dengan baik agar kegiatan operasional suatu organisasi dapat berjalan dengan baik pula. Kegiatan pada pengolahan data inventaris banyak dilakukan dengan cara pencatatan data barang serta pemberian identitas dari barang yang ada (Sholikhin A, 2013).

Inventarisasi aset serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud pada suatu waktu tertentu (Luthfi HM, 2018).

Sehingga dapat disimpulkan inventaris adalah proses pengadaan maupun persediaan barang yang dimiliki oleh suatu kantor atau perusahaan dalam melakukan operasional baik digunakan dalam masa mendatang maupun kurun waktu tertentu.

2.6. Web

Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen multimedia (teks, gambar, suara, animasi, video) di dalamnya yang menggunakan protokol HTTP (hypertext transfer protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan perangkat lunak yang disebut browser. Beberapa jenis browser yang populer saat ini di antaranya : Internet Explorer yang diproduksi oleh microsoft, Mozila Firefox, Opera, dan Safari yang diproduksi oleh Apple. (Arif, M, 2011).

Website merupakan media untuk menampilkan informasi, dan merupakan halaman situs sistem informasi yang dapat diakses secara cepat.

Situs web biasanya ditempatkan pada server web. Sebuah server web umumnya telah dilengkapi dengan perangkat-perangkat lunak khusus untuk menangani pengaturan nama ranah, serta menangani layanan atas protokol HTTP yang disebut sebagai Server HTTP (bahasa Inggris: HTTP Server) seperti Apache HTTP Server, atau Internet Information Services (IIS). Menurut Hidayat (2010:6) website adalah keseluruhan halaman-halaman web yang terdapat dalam sebuah domain yang mengandung informasi (Kustiyaningsih, 2010).

III. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Kebutuhan Masukan (Input)

Adapun kebutuhan masukan pada sistem ini terdiri dari:

1. Data Inventaris

Merupakan data yang mencangkup semua inventaris di Universitas Muhammadiyah Jambi.

2. Data Alat dan Barang

Merupakan data alat dan barang yang berada di Universitas Muhammadiyah Jambi.

3. Data Transaksi

Merupakan data berupa tanggal, tahun dan nama karyawan yang memakai inventaris alat dan barang.

3.2. Kebutuhan Proses

Adapun kebutuhan proses pada sistem ini terdiri dari: proses olah data inventaris, data alat dan barang dan data transaksi.

3.3. Kebutuhan Keluaran (Output)

Adapun data keluaran terdiri dari: laporan data laporan data inventaris, laporan data alat dan barang, laporan pemeliharaan inventaris.

3.4. Kebutuhan Antarmuka

Kebutuhan Antarmuka terdiri dari: antarmuka login, halaman utama, halaman data dan beranda, halaman data inventaris, dan halaman data alat dan barang.

3.5. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram merupakan suatu cara untuk menggambarkan aplikasi secara logika, tentang bagaimana aplikasi tersebut berjalan dari satu bagian ke bagian yang lainnya, dengan menggunakan simbol-simbol dan anak panah sebagai penghubung yang menyatakan arus data dari aplikasi tersebut (Jogiyanto, HM, 2014).

Berikut ini pada Gambar 1 dapat dilihat Diagram Konteks dan DFD Level 0.

Gambar 1. Diagram Konteks

Diagram level 0 merupakan diagram berjenjang, diagram level 0 sangat menunjang dari pembuatan laporan secara mendetail, menjelaskan jalannya sistem yang dibangun dan turunan dari diagram level 0 ini terdapat diagram detail yang menggambarkan lebih terperinci lagi, pada Gambar

(4)

4 LLP2P2MM SSTTMMIIKK NNUURRDDIINN HHAAMZMZAAHH JJAAMMBBII 2 diagram level 0 dibawah ini terdapat beberapa

entitas dan proses antara lain sebagai berikut :

Gambar 2. DFD Level 0 3.6. Implementasi

Implementasi perangkat lunak dibangun berbasis Web dengan menggunakan Bahasa Pemrograman PHP dan databasenya menggunakan MySQL.

1. Implementasi Halaman Login Admin Halaman ini adalah untuk mengakses ke menu utama, selain itu juga digunakan untuk keamanan dari hal-hal yang tidak diinginkan.

Admin harus mengisi username dan password sebelum masuk ke menu utama.

Dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Implementasi Halaman Login Admin

2. Implementasi Halaman Utama atau Dashboard

Halaman ini adalah halaman yang digunakan oleh pegawai untuk melihat informasi tentang inventaris. Dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4. Implementasi Halaman Utama atau Dashboard

3. Implementasi Halaman Supplier

Halaman ini adalah halaman yang berisi tentang data Supplier atau penyedia inventaris dan penginputan data supplier.

Dapat dilihat pada Gambar 5.

Gambar 5. Implementasi Halaman Supplier

4. Implementasi Halaman Satuan Barang Halaman ini adalah halaman yang digunakan oleh pegawai untuk melihat informasi satuan barang dan penginputan satuan barang. Dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6. Implementasi Halaman Satuan Barang

5. Implementasi Halaman Jenis Barang Halaman ini adalah halaman yang digunakan oleh pegawai untuk melihat data jenis barang dan penginputan jenis barang. Dapat dilihat pada Gambar 7.

Gambar 7. Implementasi Halaman Jenis Barang

6. Implementasi Halaman Data Barang Halaman ini adalah halaman yang digunakan oleh pegawai untuk melihat informasi data barang dan stok barang. Dapat dilihat pada Gambar 8.

(5)

LP2M STMIK NURDIN HAMZAH JAMBI 5 Gambar 8. Implementasi Halaman Data Barang

7. Implementasi Halaman Transaksi Barang Masuk

Halaman ini adalah halaman yang digunakan oleh pegawai untuk melihat data barang masuk dan penginputannya. Dapat dilihat pada Gambar 9.

Gambar 9. Implementasi Halaman Transaksi Data Barang Masuk

8. Tampilan Halaman Transaksi Barang Keluar

Halaman ini adalah halaman yang digunakan oleh pegawai untuk melihat data barang keluar dan penginputannya. Dapat dilihat pada Gambar 10.

Gambar 10. Implementasi Halaman Transaksi Data Barang Keluar

9. Tampilan Halaman Report atau Laporan Inventaris

Halaman ini adalah halaman yang digunakan oleh pegawai untuk mencetak laporan sesuai dengan yang diinginkan. Dapat dilihat pada Gambar 11.

Gambar 11. Implementasi Halaman Report atau Data Laporan Transaksi

10. Tampilan Halaman Cetak Laporan Halaman ini adalah halaman yang digunakan oleh pegawai setelah memilih tanggal dan tahun untuk dicetak laporan barang inventaris. Dapat dilihat pada Gambar 12.

Gambar 12. Implementasi Halaman Cetak Laporan

11. Implementasi Halaman User Management Halaman ini adalah halaman yang digunakan pegawai untuk melihat data admin yang bertugas. Dapat dilihat pada Gambar 13.

Gambar 13. Implementasi Halaman User Management

IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembahasan di atas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Sistem Informasi Pengolahan Data Inventaris Alat dan Barang ini dapat dibangun dengan baik menggunakan bahasa pemograman PHp dan menggunakan database MySQL.

(6)

6 LLP2P2MM SSTTMMIIKK NNUURRDDIINN HHAAMZMZAAHH JJAAMMBBII 2. Sistem Informasi Pengolahan Data Inventaris

Alat dan Barang ini memudahkan pegawai dalam melakukan pengolahan data inventaris.

3. Dengan adanya Sistem Informasi Pengolahan Data Inventaris Alat dan Barang yang telah dibangun, dapat membantu pegawai dalam melakukan pelaporan tanpa kehilangan data.

4. Dengan adanya Sistem Informasi Pengolahan Data Inventaris Alat dan Barang ini dapat memudahkan pegawai dalam melakukan pendataan inventaris.

5. Dengan adanya Sistem Informasi Pengolahan Data Inventaris Alat dan Barang ini dapat memudakan pegawai dalam mendapatkan informasi pengolahan data inventaris pada Universitas Muhammadiyah Jambi.

4.2. Saran

Adapun saran-saran yang dapat dikemukakan adalah:

1. Perlu adanya pelatihan atau pengajaran kepada staff yang dipersiapkan sebagai admin, agar dapat memahami dan menjalankan aplikasi ini.

2. Program ini diharapkan melakukan pengembangan aplikasi kedepannya agar tidak ketinggalan pada perkembangan teknologi.

3. Perawatan atau maintenance yang baik dan berkelanjutan perlu dilakukan untuk mengoptimalkan kinerja sistem agar dapat terus berjalan dengan baik.

4. Sistem keamanan perlu ditingkatkan terutama keamanan untuk login.

DAFTAR REFERENSI

AA Prawiyanti, R.A. Triyono. 2013. “Perancangan Sistem Informasi Inventaris Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta”.

Seminar Riset Unggulan Nasional Informatika,Vol.2 No.1, Hal: 43-53, ISSN:2302-1136, Maret 2013.

A Sholikhin, BK Riasti. 2013. “Pembangunan SistemInformasi Inventarisasi Sekolah Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang Berbasis Web”. Indonesian Jurnalon Networking and Security (IJNS), Vol.2 N0.2, Hal: 50-57, ISSN:2302-5700, April 2013.

Adi, Nugroho. 2011. “Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data”. CV. Andi Offset, Yogyakarta.

Al Bahra. 2013. “Analisis dan Desain Sistem Infromasi”. Graha Ilmu, Yogyakarta.

Arif, M. 2011. “Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MYSQL”. CV. Andi Offset, Yogyakarta.

HM Luthfi, BK Riasti. 2018. “Sistem Informasi Perawatandan Inventaris Laboratorium Pada SMK Negeri 1 Rembang Berbasis Web”.

Journal Speed–Sentra Jurnal Sistem Informasi Volume. 5 No. 2, September 2018.

Jogiyanto, HM. 2014. “Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis”. CV ANDI OFFSET, Yogyakarta.

Jogiyanto, HM. 2014. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi”. Wedatama Widya Sastra, DKI Jakarta.

Kadir, A. 2014. “Pengenalan Sistem Informasi”.

CV. Andi Offset, Yogyakarta.

Kustiyaningsih, Yeni. 2010. “Pemograman Basis Data Berbasis Web menggunakan PHP &

MySQL”. Graha Ilmu, Jakarta.

Sutabri, Tata. 2012. “Konsep Sistem Informasi”.

CV. Andi Offset, Yogyakarta.

IDENTITAS PENULIS

Nama : Lucy Simorangkir, M.Kom NIDN/NIK : 1028097801 / 78.11.2.0037 TTL : Kuala Tungkal /

28 September 1978 Golongan/Pangkat : III D

Jabatan Fungsional : Lektor

Alamat Rumah : Jl. Sermak Ishak Ahmad No. 24 RT 07 Mayang Jambi