PERTEMUAN KELIMA
SISTEM PENGENDALIAN INTERN
Tujuan Pembelajaran
1. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami definisi sistem pengendalian intern.
2. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami unsur-unsur sistem pengendalian intern.
3. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami lingkungan pengendalian.
4. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami siapa yang bertanggung jawab atas pengendalian intern akuntansi.
5. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami pendekatan untuk merancang pengendalian intern akuntansi.
A. Definisi Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Tujuan sistem pengendalian intern berdasarkan definisi tersebut adalah:
1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dapat dikelompokkan menjadi dua:
1. Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control)
Pengendalian intern akuntansi merupakan bagian dari sistem pengendalian intern yang meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
2. Pengendalian intern administratif (internal administrative control)
Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
B. Unsur Sistem Pengendalian Intern
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit- unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
Pemisahan tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
2. Harus dipisahkan fungsi operasi dan fungsi penyimpanan dari fungsi akuntansi.
1. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya pembelian).
2. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.
3. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
Pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi operasi dan fungsi penyimpanan akan mengakibatkan catatan akuntansi yang diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi sesungguhnya yang dilaksanakan oleh fungsi operasi dan fungsi penyimpanan.
2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
3. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
Dalam organisasi, transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Formulir digunakan untuk merekam penggunaan wewenang tersebut. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi untuk mengawasi pelaksanaan otorisasi.
Formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi.
Dengan demikian, sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya formulir (dokumen) pembukuan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
4. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Cara-cara menciptakan praktik yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah sebagai berikut:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian pemakaian formulir bernomor urut tercetak akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidk teratur. Jika dalam asuaatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan oleh satu orang atau satu unit organisasi dari awal sampai akhir tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga akan terjadai internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, makastiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksahaan tugasnya.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang dilakukan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantar mereka dapat dihindari.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pajabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, maka secara periodik harus diadakan pencocokan antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.
g. Pembentukan unit satuan pengawan intern yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, maka satuan pengawas intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi serta bertanggungjawab langsung kepada manajemen puncak. Adanya satuan pengawas intern dalam perusahaan akan menjamin efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern, sehingga kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya.
5. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Di antara 4 unsur pokok pengendalaian intern, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Karyawan yang jujur dan ahli di bidang yang menjadi tanggungjawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efesien dan efektif.
Namun, karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya tidak cukup menjadi satu- satunya unsur sistem pengendalian intern untuk menjamin tercapainya tujuan sistem pengendalian intern. Manusia mempunyai kelemahan yang bersifat manusiawi, misalnya seperti bosan, tidak puas, memiliki masalah pribadi yang akan mengganggu pelaksanaan tugasnya, atau tujuan pribadinya berubah sehingga bertentangan dengan tujuan organisasi.
Untuk mengatasi kelemahan manusia yang bersifat manusiawi tersebut maka tiga unsur sistem pengendalian intern yang lain diperlukan dalam suatu organisasi.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, dapat ditempuh cara-cara berikut ini:
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.
Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikul, maka manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang adala dalam perusaan dan menentukan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut. Program yang baik dalam seleksi calon
karyawan akan menjamin diperolehnya karyawan yang memiliki kompetensi seperti yang dituntut oleh jabatan yang akan didudukinya.
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
C. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan. Efektivitas unsur pengendalian intern sangat ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian. Lingkungan pengendalian harus diberi tekanan perhatian, karena berdasarkan kenyataan justru lingkungan pengendalian ini yang mempunyai dampak besar terhadap keseriusan pengendalian intern yang ditetapkan di dalam perusahaan.
Unsur-unsur lingkungan pengendalian adalah sebagai berikut:
1. Filosofi dan Gaya Operasi
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi dasar parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Philosophy merupakan apa yang seharus dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan.
Gaya Operasi mencerminkan ide-ide manajemen tentang bagaimana operasi suatu kesatuan usaha harus dilaksanakan. Ada manajer yang memilih gaya operasi yang sangat menekankan pentingnya pelaporan keuangan, penyusunan dan penggunaan anggaran sebagai alat pengukur kinerja manajer, dan pencapaian tujuan yang telah dicanangkan dalam anggaran; ada manajer yang tidak demikian. Ada manajemen puncak perusahaan yang memilih gaya operasi yang lebih condong pada pemusatan kekuasaan di tangan beberapa manajer puncak; ada manajer yang memilih gaya operasi yang condong pada desentralisasi kekuasaan ke tangan manajemen menengah dan bawah.
2. Berfungsinya Dewan Komisaris
Dewan Komisaris adalah Wakil Pemegang Saham dalam perusahaan yang berbadan hukum Perseroan Terbatas. Dewan ini berfungsi mengawasi pengelolaan perusahaan yang dilaksanakan oleh Manajemen (Direksi). Dewan Komisaris yang aktif menjalankan fungsinya dapat mencegah konsentrasi pengendalian yang terlalu banyak di tangan manajemen (direksi).
3. Metode Pengendalian Manajemen
Metode pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan dan pengendalian manajemen dapat dilakukan melalui empat tahap berikut ini:
a. Penyusunan program (rencana jangka panjang)
Proses manajemen perusahaan dimulai dengan perencanaan stratejik yang di dalamnya terjadi proses penetapan tujuan perusahaan dan penentuan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Selanjutnya, proses manajemen akan diikuti dengan penyusunan program- program untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan dalam perencanaan stratejik.
Penyusunan program merupakan proses pengambilan keputusan mengenai program yang akan dilaksanakan oleh perusahaan dan penaksiran sumber yang dialokasikan kepada setiap program tersebut. Program merupakan rencana jangka panjang untuk mencapai tujuan perusahaan yang ditetapkan dalam perencanaan stratejik.
b. Penyusunan anggaran (rencana jangka pendek)
Proses penyusunan anggaran merupakan proses penetapan peran (role setting) dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan. Dalam proses penyusunan anggaran ditetapkan siapa yang akan berperan dalam melaksanakan sebagian kegiatan pencapaian tujuan perusahaan dan ditetapkan pula sumber ekonomi yang disediakan bagi pemegang peran tersebut, untuk memungkinkan pelaksanaan perannya. Sumber ekonomi yang disediakan untuk memungkinkan manajer berperan dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan tersebut diukur dengan satuan moneter standar yang berupa informasi akuntansi.
c. Pelaksanaan dan pengukuran d. Pelaporan dan analisis
4. Kesadaran pengendalian
Kesadaran pengendalian dapat tercermin dari reaksi yang ditunjukkan oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan pengendalian yang ditunjukkan oleh akuntan intern dan akuntan publik. Jika manajemen segera melakukan tindakan koreksi atas temuan kelemahan pengendalian, maka hal ini merupakan adanya komitmen manajemen terhadap penciptaan lingungan pengendalian yang baik.
D. Siapa yang Bertanggung Jawab atas Pengendalian Intern Akuntansi.
Jika sebuah perusahaan dikelola oleh manajer profesional, maka dalam perusahaan tersebut terdapat pemisahan antara pemilik dan pemimpin perusahaan. Pemilik menyerahkan pengelolaan kekayaannya kepada manajer profesional tersebut, dan manajer profesional berkewajiban untuk mempertanggungjawabkan hasil pengelolaan kekayaan tersebut kepada pemiliknya. Pertanggungjawaban pengelolaan kekayaan pemilik perusahaan disajikan dalam bentuk laporan keuangan. Keandalan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan sangat ditentukan oleh baik atau tidaknya pengendalian intern akuntansi yang berlaku dalam perusahaan. Jika pengendalian intern akuntansi dirancang dan ditetapkan dengan baik oleh manajeman di dalam pengelolaan perusahaannya, maka laporan keuangan yang disajikan kepada pihak pengguna akan terjamin ketelitian dan keandalannya. Sistem pengendalian intern yang lemah akan mengakibatkan kekayaan perusahaan tidak kerjamin keamanannya, informasi akuntansi tidak terliti dan tidak andal, efisiensi tidak terjamin dan kebijakan manajemen tidak dapat dipatuhi.
Dari uraian tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa tanggung jawab untuk mengembangkan dan mengoperasikan pengendalian intern akuntansi yang baik dalam perusahaan adalah terletak di tangan manajemen puncak, karena manajemen puncak bertanggung jawab atas pengelolaan kekayaan yang dipercayakan oleh pemilik perusahaan.
E. Pendekatan untuk Merancang Pengendalian Intern Akuntansi
Pendekatan untuk merancang pengendalian intern akuntansi bertitik tolak dari dua tujuan sitem pengendalian intern, yaitu: menjaga kekayaan perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan informasi akuntansi. Dua tujuan tersebut kemudian dirinci menjadi tujuan umum dan tujuan khusus yang diterapkan pada transaksi pokok. Dengan memperhatikan rincian tujuan tersebut, disusun unsur-unsur yang membentuk pengendalian intern akuntansi terhadap transaksi pokok tertentu dengan cara merinci tiga unsur pokok sistem pengendalian intern, yaitu: struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem otorisasi dan prosedur pencatata, dan praktik yang sehat. Unsur karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya tidak dirinci untuk setiap transaksi pokok karena unsur sistem pengendalian intern ini bersifat umum, yang berlakuk untuk semua transaksi perusahaan.
Rincian tujuan pengendalian intern akuntansi adalah sebagai berikut:
1. Menjaga kekayaan perusahaan.
a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.
Tujuan ini dirinci lebih lanjut sebagai berikut:
1) Pembatasan akses langsung terhadap kekayaan.
2) Pembatasan akses tidak langsung terhadap kekayaan.
b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.
Tujuan ini dirinci lebih lanjut sebagai berikut:
1) Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.
2) Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.
Tujuan ini dirinci lebih lanjut sebagai berikut:
1) Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang.
2) Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwenang.
b. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.
Tujuan ini dirinci lebih lanjut sebagai berikut:
1) Pencatatan semua transaksi yang terjadi.
2) Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi.
3) Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar.
4) Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya.
5) Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya.
6) Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti.
Setelah tujuan pengendalian intern akuntansi dirinci seperti tersebut di atas, langkah selanjutnya adalah merinci 3 unsur pokok sistem pengendalian intern dengan memperhatikan rincian tujuan sistem pengendalian intern tersebut dan karakteristik transaksi pokok yang bersangkutan.
SOAL LATIHAN
1. Sebutkan definisi sistem pengendalian intern.
2. Sebutkan dan jelaskan tujuan pokok sistem pengendalian intern.
3. Sebutkan dan jelaskan unsur pokok sistem pengendalian intern.
4. Sebutkan dan jelaskan 5 contoh praktik yang sehat.
5. Mutu karyawan adalah satu-satunya unsur penting di antara unsur pengendalian intern yang lain. Setujukah Saudara dengan pernyataan tersebut.
6. Sebutkan dan jelaskan unsur-unsur lingkungan pengendalian intern.
7. Dalam pembagian tugas, bagaimana prinsip pemisahan fungsi-fungsi yang dibentuk dalam perusahaan.
8. Jelaskan cara untuk mendapatkan mutu karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya.
9. Siapa yang bertanggung jawab atas pengendalian intern akuntansi. Jelaskan.
10. Bagaimanakah pendekatan untuk merancang pengendalian intern akuntansi.
Instruksi Pengerjaan
Mahasiswa ber-NIM ganjil mengerjakan soal latihan nomor ganjil.
Mahasiswa ber-NIM genap mengerjaka soal latihan nomor genap.
