A. Latar Belakang dan Permasalahan
Kehidupan suatu organisasi tidak dapat dipisahkan dari arsip. Arsip berfungsi sebagai alat komunikasi dan sekaligus merupakan bahan kerja yang memuat informasi sesuai maksud dan tujuan saat penciptaannya. Setiap kegiatan yang dilakukan dari tugas dan fungsi organisasi akan secara otomatis menciptakan arsip. Arsip dapat dikatakan sebagai salah satu bukti kegiatan administrasi maka informasi yang terkandung dapat di pertanggungjawabkan oleh penciptanya.
Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga penelitian, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
1 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2.
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.2 Arsip statis perlu dijaga kelestariannya karena mempunyai nilai guna yang berkelanjutan. Arsip statis yang sering disebut archives atau permanent record merupakan arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis memuat warkat-warkat vital yang akan disimpan selama mungkin karena mempunyai taraf nilai yang abadi. Dengan demikian yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi (archive).3
Arsip konvensional di Indonesia masih menduduki peringkat pertama sebagai arsip yang paling banyak dihasilkan oleh setiap instansi baik pemerintah maupun swasta, walaupun di Indonesia mulai memasuki masa transisi pengelolaan arsip dari media konvensional ke digital. Sebagian besar instansi masih mengandalkan arsip dalam media konvensional. Hal inilah yang mendorong kegiatan preservasi arsip konvensional sangat perlu dilakukan untuk menjamin kelestarian arsip yang tercipta. Sampai saat ini, arsip media konvensional masih dianggap media yang paling utama sebagai arsip yang memiliki nilai evidensial dan nilai informasional yang tinggi serta memiliki keunikan tersendiri yang dapat dilihat dari teknik pengelolaannya.
Dalam melakukan kegiatan administrasi, instansi menciptakan arsip dalam berbagai bentuk dan format yang memiliki keunikan dan karakteristik tersendiri yang sering disebut dengan arsip bentuk khusus (records in special format). Arsip bentuk khusus adalah arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan
2 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1.
3 Ig. Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm. 237.
karakteristik yang bersifat khusus. Arsip bentuk khusus ini terdiri dari arsip audiovisual, kartografi, dan kearsitekturan, ephemera, publikasi, karya seni dan arsip elektronik.4 Alasan dikatakan bentuk khusus karena memiliki karakteristik, bentuk, dan pengolahan yang berbeda dengan arsip tekstual. Arsip bentuk khusus merupakan dokumen yang penciptanya satu bagian dengan arsip tekstual atau arsip lainnya, walaupun ada kemungkinan juga tercipta sendiri dan berdiri sendiri dan tidak ada hubungannya dengan arsip lainnya. Salah satu arsip bentuk khusus adalah arsip kartografi.
Arsip kartografi adalah arsip yang berisi informasi dalam bentuk gambar grafis atau fotogrametrik tentang muka bumi atau sistem galaksi yang disusun berdasar skala tertentu.5 Arsip kartografi ini juga dikatakan arsip yang unik karena jenis arsip ini tidak dimiliki oleh setiap organisasi, tidak seperti arsip tekstual.
Karakter khusus yang melekat pada arsip kartografi yaitu ukurannya yang besar dan materinya berupa gambar penampang bumi. Arsip kartografi merupakan aset yang perlu dilestarikan, dirawat, dan dijaga. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengelolaan yang baik untuk menjaga arsip kartografi agar tetap utuh, terjaga dan terpelihara. Usaha untuk menjaga keutuhan dan kelestarian ini disebut dengan preservasi.
4 David Roberts, “Managing Records in Special Formats”, dalam Judith Ellis (ed.), Keeping Archive (Melbourne: D. W Thorpe, The Australian Society of Archivist Inc, 1993), hlm. 386-387.
5 Sauki Hadiwibowo (ed.), Terminologi Kearsipan Nasional, (Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia, 2002), hlm. 12.
Preservasi arsip merupakan salah upaya penyelamatan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian arsip.
Preservasi arsip dilakukan secara preventif (pencegahan) dan kuratif (perbaikan).
Preservasi preventif dilakukan dengan pemilihan jenis sarana simpan, pemilihan media simpan arsip, pengaturan suhu dan kelembaban, pemberian kamperisasi atau silica gel, pembersihan lingkungan dan fumigasi. Preservasi kuratif adalah preservasi arsip bersifat perbaikan atau perawatan terhadap arsip yang sudah mulai rusak, sehingga dapat memperpanjang umur arsip. Tujuan preservasi adalah untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama, menghindarkan dari kerusakan sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya.
Tahun 2014 Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD) Kota Yogyakarta pernah digunakan sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah Mada.6 Melihat dari fokus Praktik Kerja Lapangan sebelumnya dengan judul Pengelolaan Arsip Kaset, Pengelolaan Arsip Statis, dan Otomasi Arsip di Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Pada Praktik Kerja Lapangan tahun ini penulis akan mengambil fokus kajian yang berbeda dari judul sebelumnya yaitu mengenai Preservasi Arsip Kartografi.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta merupakan suatu lembaga kearsipan yang bertanggungjawab dalam perawatan dan pengolahan
6 Danu Punky Wicaksono, “Pengelolaan Arsip Kaset”, Laporan TA pada Prodi Kearsipan SV UGM, 2014., Fitria Nurvita Sari, “ Pengelolaan Arsip Statis”, Laporan TA pada Prodi Kearsipan SV UGM, 2014., Bayu Dwi Saputra Otomasi Arsip di Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta”, Laporan TA pada Prodi Kearsipan SV UGM, 2014.
arsip. Arsip yang disimpan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta yaitu arsip dalam bentuk media baru dan arsip konvensional termasuk arsip kartografi. Hal ini yang mendorong keinginan penulis untuk belajar dan mencari tahu lebih jauh tentang Preservasi Arsip Kartografi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta.
Atas dasar latar belakang tersebut, maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut. Apakah kegiatan preservasi Arsip Kartografi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta telah sesuai dengan metode dan pedoman yang berlaku? Langkah apa saja yang dilakukan dalam kegiatan preservasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta?
Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan dalam melakukan preservasi arsip?
Bagaimanakah pelaksanaan kegiatan alih media dalam bentuk scanning dan foto digital pada kegiatan preservasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta? Apa kendala yang dihadapi dalam melakukan kegiatan preservasi arsip kartografi?
B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan
Praktik kerja lapangan ini bertujuan untuk mengetahui secara teknis pelaksanaan kegiatan preservasi arsip kartografi yang dilakukan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Diharapkan dengan praktik kerja lapangan, penulis mampu membandingkan pelaksanaan preservasi arsip kartografi yang dilakukan dengan standar dan prosedur yang berlaku, mengetahui sarana dan prasarana apa saja yang digunakan dalam perawatan arsip kartografi,
mengetahui kendala dalam pelaksanaan kegiatan preservasi arsip kartografi, serta kegiatan alih media dalam bentuk scanning dan foto digital pada kegiatan preservasi yang dilakukan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta.
Adapun manfaat dari praktik kerja lapangan ini, yaitu agar penulis nantinya dapat memberikan informasi hasil dari praktik kerja lapangan yang dilakukan mengenai preservasi Arsip Kartografi secara lengkap, mengetahui sistem kerja yang diterapkan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta mengenai preservasi arsip kartografi, dan memperoleh data yang relevan sesuai dengan tema yang dibutuhkan untuk penulisan Laporan Tugas Akhir.
C. Metode Pengumpulan Data
Dalam memperoleh data guna menunjang penulisan Tugas Akhir, penulis menggunakan bebeapa metode pengumpulan data yang sesuai dengan tema yang diambil. Metode pengumpulan data yang penulis ambil adalah Metode Observasi- Partisipasi, Metode Wawancara, dan Metode Studi Pustaka. Metode observasi merupakan metode pengambilan data dengan melakukan pengamatan langsung.
Pengamatan ini dilakukan untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta dalam melakukan kegiatan preservasi arsip kartografi. Selain mengamati, penulis juga turut terjun langsung dalam proses preservasi arsip agar data yang diinginkan penulis dapat didapat secara maksimal.
Adapun metode wawancara adalah pengumpulan data melalui tanya jawab langsung dengan Pegawai atau Arsiparis yang khusus menangani preservasi arsip kartografi. Selain dengan Arsiparis juga melakukan wawancara dengan Pimpinan untuk mengetahui kebijakan tentang preservasi arsip kartografi. Dengan metode ini penulis mampu mencari informasi secara lengkap dengan narasumber.
Wawancara dapat dilakukan secara formal maupun informal, yaitu dengan cara berkomunikasi dalam sehari-hari misalnya.
Sementara itu, Metode studi pustaka merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mencari dan meminjam buku-buku atau bahan pustaka lainnya yang ada kaitanya dengan tema yang diambil yaitu preservasi arsip kartografi. Buku-buku yang digunakan semua berasal dari perpustakaan Diploma III Kearsipan UGM dan perpustakaan pusat UGM. Metode ini guna mendukung dan memperkuat data yang sudah dikumpulkan. Penulis dapat menganalisis data yang diperoleh dan membandingkan dengan apa yang sudah ada dalam bahan pustaka yang digunakan sebagai referensi.
D. Tinjauan Pustaka
Sebagai penunjang penulisan Tugas Akhir ini, penulis memilih beberapa bahan pustaka guna memperoleh data yang relevan dan sesuai dengan tema yang dipilih penulis. Bahan pustaka yang penulis gunakan adalah buku Manajemen Kearsipan karya Basir Barthos, buku Managing Cartographic, Architectural and Engineering Records in the Government of Canada karya Louis Cardinal, dan
buku The Preservation and Restoration of Paper Records and Books: A Ramp Study with Guidelines karya Carmen Crespo (et.al.).
Buku pertama yang dijadikan tinjauan adalah buku yang berjudul Manajemen Kearsipan karya Basir Barthos diterbitkan oleh Bumi Aksara tahun 2012. Dalam buku ini terdapat penjelasan mengenai pemeliharaan dan penjagaan arsip. Pemeliharaan dan penjagaan arsip merupakan kegiatan untuk memelihara dan menjaga arsip-arsip agar terhindar dari segala kerusakan dan kemusnahan, baik yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang dikarenakan oleh faktor kerusakan dari luar arsip tersebut seperti lingkungan, biologis, kimiawi, kelalaian manusia, dan bencana alam.
Buku kedua penulis menggunakan buku yang berjudul Managing Cartographic, Architectural and Engineering Records in the Government of Canada karya Louis Cardinal diterbitkan oleh Nasional Archives of Canada 395 Wellington Ottawa, Ontario KIA 0N3 tahun 2001. Menurut Louis Cardinal arsip Kartografi merupakan arsip dalam bentuk grafis atau fotogrametri seluruh atau sebagian gambaran dari bumi yang biasanya dalam bentuk skala normal. Dalam buku ini terdapat penjelasan tentang preservasi arsip kartografi, arsip kearsitekturan, dan gambar tehnik. Kegiatan preservasi yang dijelaskan dalam buku ini dilakukan untuk menjaga keutuhan arsip dari faktor-faktor yang dapat merusak arsip. Dalam menjaga keutuhan arsip diperlukan pemeliharaan arsip yang dilakukan dengan cara pengaturan suhu ruangan, pengaturan cahaya, dan kebersihan tempat penyimpanan arsip.
Buku ketiga yang digunakan sebagai acuan penulisan tugas akhir yaitu buku yang berjudul The Preservation and Restoration of Paper Records and Books: A Ramp Study with Guidelines yang disusun oleh Carmen Crespo (et.al.), yang diterbitkan oleh UNESCO pada tahun 1985. Buku tersebut berisi tujuh bab.
Secara umum buku ini menjelaskan mengenai hasil penelitian dan beberapa metode baru untuk preservasi dan restorasi. Buku ini pada dasarnya sangat berkaitan dengan tema. Diharapkan dengan adanya buku ini, penulis dapat belajar dan lebih memahami mengenai preservasi dan dalam menafsirkan hasil penelitian.
E. Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir dengan judul “Preservasi Arsip Kartografi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta” merupakan suatu tema yang terdiri dari empat bab. Berikut merupakan uraian singkat tugas akhir ini. Bab pertama merupakan pendahuluan yang menjelaskan tentang latar belakang dan permasalahan dalam melakukan praktik kerja lapangan sehingga penulis dapat merumuskan permasalahan yang akan dibahas pada laporan ini. Pembahasan selanjutnya yaitu tujuan dan manfaat yang didapat selama melaksanakan praktik kerja lapangan untuk lebih memahami topik yang dipilih yaitu Preservasi Arsip Kartografi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Bagian berikutnya yaitu metode pengumpulan data, beberapa metode pengumpulan data yang kami lakukan yaitu studi pustaka dengan cara membaca dan memahami beberapa bahan pustaka, observasi, dan wawancara untuk melengkapi data dan menunjang penulis dalam menyusun laporan tugas akhir ini. Setelah membahas
metode pengumpulan data selanjutnya adalah tinjauan pustaka. Tinjuan pustaka mendeskripsikan tentang buku apa saja yang digunakan sebagai referensi untuk menulis laporan tugas akhir, dan bagian yang terakhir dari bab pertama adalah sistematika penulisan. Sistematika penulisan berfungsi sebagai review dari laporan tugas akhir.
Bab kedua memaparkan tentang gambaran umum dan profil Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum terbentuknya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta yang terletak di Jalan Letjen Suprapto Nomor 33 Ngampilan Yogyakarta.
Bab ketiga merupakan bagian inti yang membahas mengenai preservasi arsip kartografi. Bab ini menjelaskan pelaksanaan kegiatan preservasi yang bersifat mencegah arsip dari kerusakan, sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam kegiatan preservasi, alih media dalam bentuk foto digital dan scanning yang dilakukan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta, serta kendala yang dihadapi dalam melakukan kegiatan preservasi.
Bab keempat merupakan bab terakhir dari laporan ini yaitu penutup dari laporan tugas akhir ini yang terdiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban dari pertanyaan atau permasalahan yang dirumuskan pada bagaian pendahuluan. Saran merupakan pemberian masukan kepada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta dalam melakukan preservasi arsip demi menjaga keutuhan arsip.
