3.1 Sejarah / Latar belakang PT. Bina Adidaya
PT. Bina Adidaya berdiri pada tahun 1990 di Jalan Yos Sudarso kav 85, Sunter Jaya, Jakarta. Sedangkan pabrik utuk proses produksinya berlokasi di Jalan Industri Raya IV Blok AF/23 Desa Bunder Jatake, Tangerang. Dalam mendukung produktivitas kerja perusahaan, PT. Bina Adidaya mempunyai beberapa departemen, yaitu departemen Riset dan pengembangan, Sumber Daya Manusia, Produksi, dan Distribusi, yang mana masing-masing departemen mempunyai fungsi masing-masing.
Manajemen PT. Bina Adidaya mempunyai komitmen yang mengacu pada misi perusahaan, yaitu kepuasan pelanggan dengan cara konsisten dengan kualitas barang dan jasa yang selama ini sudah diberikan kepada pelanggan.
Quality Management System dari PT. Bina Adidaya sudah diakui dan bersertifikat oleh Lloyd’s Reguler Quality Assurance Limited dan memperoleh sertifikat ISO 9001-2000 pada bulan Mei 2002.
Perusahaan memiliki beberapa kategori produk yang siap melayani pasar di Indonesia, diantaranya:
a. Cat Industri Umum
PT. Bina Adidaya juga memproduksi berbagai macam cat perindustrian seperti cat untuk suku cadang otomotif (knalpot), perlengkapan perkantoran, furniture kayu dan rotan, drum dan tangki LPG, serta perlengkapan konstruksi berat.
b. Protective Coating
Produk protective coating ini digunakan untuk melindungi bangunan pabrik secara sempurna, dengan bahan kimia tinggi, penyulingan, petrokimia dan pabrik semen yang melawan korosi. Kesempurnaan untuk cat ini sudah terbukti di berbagai pabrik pembangkit, pemipaan, dll
c. Roof Coating
Produk ini digunakan untuk melapisi atap-atap yang sudah rusak, bangunan-bangunan industri yang atapnya memerlukan perbaikan, dengan menyediakan berbagai macam system yang bisa dipilih seperti meretorasi, memperbaharui, dan mempercantik atap yang sudah ada.
d. Cat Arsitektural/dekoratif
Selain Polaris cat arsitktural dan cat acrylic, juga terdapat produk-produk sejenis lainnya. PT. Bina Adidaya juga telah memasok elastrometric berbasis coating untuk eksterior dengan karakteristik unik, efektif, tahan air dan menutupi retak-retak halus, mudah dicuci, tahan terhadap kotoran, dan resisten terhadap jamur. Bisa juga digunakan untuk hotel, apartemen/kondominium, mall, gedung-gedung pencakar langit, dan rumah sakit.
e. Floor Coating
Floor coating perusahaan telah banyak digunakan di perusahaan farmasi, kosmetik, hotel, industri makanan dan minuman, industri non woven, dll.
Coating yang digunakan dalam industri-industri ini tidak hanya bertujuan untuk melindungi dan menjaga keberadaan lantai, namun juga menjamin performa, dengan regulasi mengenai lingkungan yang higienis dan menyehatkan.
f. Marine Paint
PT. Bina Adidaya juga melayani perusahaan-perusahaan dengan Penta Prima Marine Paint untuk alat transportasi laut, sehingga menjadikan kapal tahan lama untuk segala perubahan dan kondisi lingkungan.
g. Cat Refinish untuk mobil
Pasar cat refinish dicirikan oleh berbagai macam-macam warna, gloss yang elegan dan kualitas yang baik. Digunakan sebagai sentuhan akhir untuk mempercantik warna mobil. Produk ini didistribusikan di seluruh dealer, agen, dan toko-toko retail di kota-kota utama di seluruh Indonesia.
Seiring bertambahnya waktu, PT. Bina Adidaya mulai membuka kantor cabang di Surabaya pada tahun 1997, tepatnya di Pergudangan Gedangan Permai, Jln. Raya Gedangan 214 A/18 Sidoarjo. Kemudian pada tahun 2000 di Bandung di Jln. Batujajar 350, Padalarang. Dan yang terakhir di Semarang pada tahun 2001 di Jln Industri XX/850. Berdirinya ketiga kantor cabang tersebut bertujuan untuk memantau secara langsung agar penjualan produk lebih teratur, terarah, dan spesifik sehingga customer di luar Jakarta dan Tangerang dapat lebih mudah dan lebih cepat mendapatkan produk yang diinginkan.
Kantor cabang berfungsi sebagai gudang penyimpanan/stok barang dan tempat pendistribusian produk, dimana kantor pusat akan mengirimkan produk- produk tertentu yang telah habis/sesuai pesanan di kantor cabangnya, serta berfungsi sebagai aktifitas pemasaran produk, untuk daerah sekitar kantor cabang yang didirikan. Pada kantor cabang Surabaya ada dua divisi, yaitu divisi 1 untuk penjualan retail, serta divisi 2 untuk penjualan proyek. Selain ketiga cabang tersebut, PT. Bina Adidaya juga mendirikan agen-agen dikota-kota potensial lainnya seperti di Sumatra dan Kalimantan.
3.2 Kegiatan dan Platform PT. Bina Adidaya
PT. Bina Adidaya didalam kegiatan operasionalnya melakukan berbagai macam kegiatan, mulai dari penawaran, penjualan, distribusi, service, dan promosi. Penawaran dan penjualan dilakukan oleh sales masing-masing divisi (retail dan industri) sesuai dengan area wilayah yang sudah ditetapkan. Distribusi biasanya yang bertanggung jawab adalah bagian gudang, untuk distribusi pada wilayah yang jauh barang dikirim lewat ekspedisi. Service yang dilakukan perusahaan mencakup keseluruhan, mulai barang dikirim sampai ke tangan pelanggan, juga termasuk pada layanan purna jualnya. Sedangkan untuk promosinya, media yang digunakan adalah surat kabar, brosur, colourcard, majalah ( Bisnis Property, Kompas, Jawa Pos, Yellow Pages ). Untuk majalah Bisnis Property, iklannya ditayangkan tiap bulan. Namun untuk kegiatan promosi tidak terlalu gencar dilakukan.
3.3 Struktur Organisasi PT. Bina Adidaya
Berikut merupakan gambaran singkat Bagan Struktur Organisasi PT.
Bina Adidaya
Gambar 3.1
Bagan Struktur Organisasi PT. Bina Adidaya Sumber : Data internal PT. Bina Adidaya
Deskripsi jabatan :
1. Area Sales Manager Tugas dan Wewenang:
a. Bertanggung jawab atas kelancaran dan perkembangan perusahaan.
b. Memotivasi bawahan.
c. Membuat rencana kerja untuk sales.
d. Menjaga hubungan baik antara toko dengan perusahaan.
Area Sales Manager
Administrasi Divisi II
Administrasi Divisi I
Salesman
Ka. Gudang
Driver Cleaning
Service Security
Asst Sales Manager Pimpinan Perusahaan Pusat
Technical Support
e. Melakukan pemeriksaan terhadap pelanggan baru & menentukan platform kredit.
f. Menyelesaikan masalah yang timbul antara konsumen – toko – perusahaan.
2. Assisten Sales Manager Tugas dan Wewenang:
a. Mengoptimalkan produk dari perusahaan ke masyarakat, khususnya para end user dalam skala besar/project.
b. Memaintenence (merawat) customer untuk loyal dan tetap memakai produk dari PT. Bina Adidaya.
c. Memastikan kegiatan operasional dan pembayaran (cash flow) di divisi II lancer dan tidak ada hambatan.
d. Mengawasi kegiatan pengerjaan project di lapangan.
e. Mencari pelanggan baru yang potensial 3. Administrasi Divisi II
Di Divisi II ini ada 2 orang admin yaitu Ellyana dan Fera, penulis akan menjelaskan tugasnya masing-masing.
Tugas Elly:
a. Membuat laporan project (dari SPK – kompensasi project).
b. Melaksanakan Filling Document berdasarkan nama project.
c. Membuat laporan absensi karyawan divisi II.
d. Membuat laporan sample (konfirmasi sample keluar masuk).
e. Melakukan surat menyurat (penawaran, surat perkenalan, dan kelengkapan surat menyurat project).
f. Membuat laporan mingguan aktivitas penjualan per sales.
g. Membuat DPN & terima setoran/tagihan dari sales/customer, sekaligus memonitor nota jatuh tempo.
h. Mengisi kartu piutang/laporannya & komisi customer.
Tugas Fera:
a. Membuat Nota + CN(nota material dan project) & Laporannya.
b. Tugas keuangan (kas kecil, buku bank, per-ongkosan, setoran bank)
c. Melaksanakan order barang dan prosesnya (Surabaya order ke Jakarta via SPPB, sedangkan customer di Surabaya order via sales) d. Menerima dan memproses PO Material/PO Project serta
mendampingi saat Stock Opname.
e. Membuat laporan Analysis by product & Stock Fast Moving.
f. Membuat laporan Sales Turn Over & laporan pengobatan karyawan.
4. Technical Support Tugas dan wewenang:
a. Memberikan penjelasan secara teknis baik dan benarnya b. Memaintenance customer agar tetap loyal
c. Membantu salesman dalam pengawasan pengerjaan dan penyelesaian komplain
5. Administasi Divisi I
Administrasi di divisi I ini ada 3 bagian, yaitu: bagian Keuangan, Credit Control dan Pembuatan nota. Penulis akan menguraikan tugasnya masing-masing.
a. Keuangan
- Menangani pembayaran nota (dengan Bank, cash, CN, dll).
- Menangani masalah uang makan karyawan.
- Pembiayaan untuk kepentingan perlengkapan kantor.
- Pengongkosan sales (jika sales keluar kota).
- Menyetor uang ke Bank yang telah ditentukan.
b. Credit Control
- Melakukan pengawasan terhadap piutang customer agar dapat ditagih dan dibayar tepat waktu.
- Memegang nota dengan system file yang benar dan ketat.
- Memperkecil kemungkinan adanya penyelewengan penggunaan hasil tagihan oleh sales.
- Membukukan hasil tagihan ke dalam kartu piutang.
- Membuat laporan bulanan untuk diserahkan ke Kepala Perwkilan dan Kantor Pusat ( bagian Credit Control).
- Berdiskusi dengan Kepala Bagian mengenai nota telat bayar dan rencana penagihan selanjutnya.
- Menghubungi customer untuk menanyakan penagihan.
- Menghubungi pembuat nota bila ada keterlambatan nota.
- Menyiapkan nota nota yang akan dibawa oleh sales untuk ditagih.
c. Pembuatan Nota
- Membuat Nota/Invoice.
- Membuat CN.
- Membuat Order Sales 6. Salesman
a. Bertugas mencari pelanggan baru yang potensial.
b. Memasarkan produk perusahaan pada customer c. Membuat laporan kunjungan.
d. Bertanggung jawab atas uang yang sudah tertagih.
7. Kepala Gudang
a. Mengecek penerimaan barang dari Tangerang.
b. Bertanggung jawab pada pengiriman barang pada customer.
c. Melakukan posting stok bulanan.
d. Membukukan Adjustment In/Out ke dalam komputer.
e. Bertanggung jawab atas retur barang ke pusat.
f. Melaksanakan fungsi administrasi secara tertib (stok, mutasi, retur).
g. Membawahi driver untuk pengiriman.
8. Security
a. Bertanggung jawab menjaga keamanan kantor.
b. Mengontrol keluar masuk karyawan dan tamu yang datang.
9. Driver
a. Bertanggung jawab pada pengiriman barang hingga sampai ke customer.
b. Melaporkan apabila ada kerusakan pada mobil.
c. Antar jemput karyawan kantor.
d. Membersihkan mobil setiap hari.
10. Cleaning Service
a. Bertanggung jawab atas kebersihan ruangan kantor.
b. Ikut mengirim barang bersama driver.
3.4. Visi / Misi / Goal / Strategi Perusahaan
Setiap perusahaan harus mempunyai visi, misi, goal, dan strategi sebagai dasar pencapaian tujuan perusahaan.
3.4.1 Visi Perusahaan
Visi yang ingin dicapai oleh PT. Bina Adidaya adalah agar selalu dapat memenuhi kepuasan dari pelanggan dan konsumen, dengan selalu mempertahankan konsistensi dalam menyediakan produk yang berkualitas. Yang disertai dengan pelayanan yang baik dan memuaskan, dengan selalu berupaya berinovasi dalam mengembangkan produknya. PT. Bina Adidaya sangat memperhatikan kualitas produknya untuk memberi kepuasan pada konsumen- konsumennya dan selalu membina hubungan yang baik, harmonis, serta senantiasa mencegah hal-hal yang berpotensi menimbulkan kerugian di masing- masing pihak.
3.4.2 Misi perusahaan
a. Mengupayakan agar perusahaan selalu eksis dalam melayani kepuasan pelanggan dan konsumen, baik dari segi kualitas maupun kemudahan dalam mendapatkan produk.
b. Selalu mengupayakan inovasi dalam menghasilkan produk-produk yang berkualitas dengan menggunakan tenaga ahli yang berkualitas dan berpengalaman, yang diikuti control kualitas secara berkesinambungan dan selalu melihat peluang-peluang pasar yang ada.
3.4.3 . Goal perusahaan
Menjadikan produk perusahaan bisa tersebar dan terkenal di seluruh Indonesia.
3.4.4. Strategi perusahaan
a. Berusaha menghasilkan produk dengan harga yang bersaing dan kualitas yang baik.
b. Berusaha melayani pelanggan sebaik mungkin.
c. Membangun hubungan (Relationship) baik dengan pelanggan.
d. Memperkuat jaringan distribusi yang sudah ada.
