53
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Riwayat Puskesmas
3.1.1. Sejarah Puskesmas
Puskesmas Kecamatan Tebet berdiri tahun 1967 dengan nama
“Klinik Kesehatan” yang beralamat di Jalan Tebet Barat IX / 64, pada waktu itu pelayanan hanya terdiri dari Balai Pengobatan Umum, Balai Pengobatan Gigi dan Balai Kesehatan Ibu dan Anak (BKIA). Kepala Puskesmas yang pertama adalah dr. Noorsyamsi Prijono dilanjutkan oleh dr. Sri Sudarmilah, Dr. Zulhaini Hadi, dr. Yvone Maas dan sekarang oleh dr. Dewi R.Anggraini, M.Kes.
Pada tahun 1972 didirikan lagi gedung Puskesmas Kecamatan yang beralamat di Jl. Prof. Soepomo S.H. No. 54 dengan memberikan pelayanan KIA, Keluarga Berencana dan Persalinan, jadi Puskesmas Kecamatan Tebet mempunyai dua gedung yang terpisah.
Pada tahun 1987 gedung Puskesmas Kecamatan Tebet yang di Jl.
Prof. Soepomo direhabilitasi total menjadi tiga lantai sehingga semua layanan disatukan di Puskesmas Kecamatan Tebet hingga saat ini dan bangunan lama di jalan Tebet Barat IX / 64 sekarang dijadikan Puskesmas Kelurahan Tebet Barat.
Secara operasional, Puskesmas Kecamatan Tebet memberikan jasa pelayanan kesehatan untuk masyarakat seperti pemeriksaan kesehatan, tindakan medis, laboratorium, dan pengobatan. Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan kepada pasien, Puskesmas Kecamatan Tebet selalu mengevaluasi setiap layanan kesehatan yang diberikan kepada masyarakat. Oleh karena itu, Puskesmas Kecamatan Tebet telah berhasil memperoleh standar kualitas internasional dengan mendapatkan sertifikat organisasi standar internasional ISO (International Standard Organization) 9001:2000.
3.1.2. Visi dan Misi Puskesmas
Visi dan Misi Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai berikut : 3.1.2.1. Visi Puskesmas
Menjadi Puskesmas dengan pelayanan Kesehatan terpadu, bermutu dan professional serta menjangkau seluruh lapisan masyarakat pada tahun 2013.
3.1.2.2. Misi Puskesmas
• Memberikan pelayanan yang meliputi kegiatan promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif.
• Memberikan pelayanan kesehatan yang terjangkau untuk seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan ras, agama dan sosial ekonomi.
• Meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui peningkatan pengetahuan dan keterampilan serta kesejahteraan karyawan.
• Meningkatkan kualitas pelayanan dan program sesuai standar mutu.
3.1.3. Dasar Hukum
Dasar Hukum pendirian Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai berikut :
• Kep. Menkes RI No. 1457/Menkes/X/2003 tentang standar pelayanan miminal bidang kesehatan di Kabupaten/Kota.
• Kep. Gubernur Provinsi DKI Jakarta No. 58 Tahun 2002 tentang organisasi dan tata kerja Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta.
• S.K. Kepala Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta No. 3229/1999 tentang standarisasi pelayanan kesehatan pada Puskesmas DKI Jakarta.
3.1.4. Jenis Layanan
Jenis Layanan yang ada pada Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai berikut:
1. Pelayanan Kesehatan (Yankes)
Jenis Layanan Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Kecamatan Tebet mencakup :
a. Pelayanan Kesehatan Dasar b. Pelayanan Kesehatan Spesialis
c. Pelayanan Kesehatan Tradisional d. Pelayanan Kesehatan Farmasi e. Gawat Darurat dan Bencana 2. Kesehatan Masyarakat (Kesmas)
Jenis Layanan Kesehatan Masyarakat di Puskesmas Kecamatan Tebet mencakup :
a. Penyakit Menular b. Penyakit Tidak Menular
c. Penyehatan Lingkungan dan Kesehatan Kerja d. Gizi dan Pemberdayaan Masyarakat
e. Kesehatan Jiwa Masyarakat, Narkotika, Psikotropika, dan Zat Adikitif (NAPZA).
3.1.5. Fasilitas
Puskesmas Kecamatan Tebet memiliki fasilitas yang terdiri atas :
- Luas Bangunan : 1.500 m2
- Daya Listrik : 6.300 watt
- Air : Pompa Air, dan PAM
- Telepon : 4 Line
- Faximili : 1 buah
- AC : 36 buah
- Komputer : 15 unit
- Printer : 12 unit
- Kendaran Ambulance : 3 unit
- Kendaraan Dinas Kepala Puskesmas : 1 unit
- Kendaraan roda dua (motor) : 5 unit
Adapun Fasilitas Gedung di setiap lantai Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai berikut :
- Lantai 1:
o Rumah bersalin lengkap dengan fasilitas :
14 tempat tidur
1 kamar operasi
1 kamar bersalin (2 tempat tidur bersalin)
1 kamar periksa (3 tempat tidur)
1 kamar pemulihan (2 tempat tidur)
1 kamar dokter
Kamar bayi
1 ruang tunggu
1 ruang tamu
1 ruang administrasi
1 kamar istirahat
1 dapur
5 kamar mandi o Gudang obat
o Gudang ATK & ART o Gudang Fogging o Gedung layanan 24 jam o Ruang periksa Fisioterapi
o Poli Kesehatan Ibu dan Anak / Keluarga Berencana - Lantai 2:
o 2 buah loket (Loket 1 & 2) o 2 ruang tunggu loket o 1 ruang tunggu obat
o 1 ruang periksa Balai Pengobatan Umum o 1 ruang periksa ASKES
o 1 ruang periksa kulit o 1 ruang periksa mata o 1 ruang periksa paru
o 1 ruang periksa gigi dengan 4 dental unit o 1 ruang imunisasi
o 1 ruang periksa anak o 1 ruang istirahat Dokter
o 1 ruang konsultasi kesehatan jiwa & keluarga o 1 ruang konsultasi gizi
o 1 ruang laboratorium o 1 buah apotek
o 1 ruang dapur o 2 kamar mandi - Lantai 3:
o 1 ruang Kepala Puskesmas Kecamatan o 1 ruang tamu
o 1 ruang periksa Telinga, Hidung dan Tenggorokan
o 1 ruang Rontgen :
1 ruang tunggu
1 ruang administrasi
1 ruang cuci film
1 ruang x-ray o 1 ruang Tata Usaha o 1 ruang pertemuan besar o 1 ruang pertemuan kecil
o 1 ruang Kesehatan Masyarakat / Pelayanan Kesehatan o 1 ruang Keuangan & Diagram
o 1 ruang Kesehatan Lingkungan & Pembinaan Masyarakat o 1 ruang Musholla
o 1 ruang dapur o 2 kamar mandi
Di wilayah Kecamatan Tebet terdapat 7 (tujuh) Puskesmas Kelurahan (Menteng Dalam, Tebet Barat, Tebet Timur, Kebon Baru, Bukit Duri, Manggarai Selatan, Manggarai) juga terdapat fasilitas berupa pesawat telepon, kendaraan roda dua, kendaraan roda empat (Ambulance) dan kendaraan operasional
3.2. Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Puskesmas Kecamatan Tebet (Sumber : Puskesmas Kecamatan Tebet)
3.2.1. Tanggung Jawab dan Wewenang
Tanggung Jawab dan Wewenang bagian-bagian yang ada di Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai berikut :
1. Kepala Puskesmas Tanggung Jawab :
• Memimpin Pusat Kesehatan Masyarakat Kecamatan Tebet.
• Memonitor Laporan Kesmas & Yankes.
• Mengawasi Kinerja Puskesmas secara menyeluruh.
Wewenang :
• Memeriksa Laporan Rawat Jalan, Apotek, dan Laboratorium.
• Melaporkan kegiatan pada Suku Dinas Kesehatan Kota Administratif Jakarta Selatan.
2. Sub Bagian Keuangan Tanggung Jawab :
• Mengurus cash flow Puskesmas Kecamatan Tebet.
• Membuat anggaran yang dibutuhkan Puskesmas Kecamatan Tebet.
Wewenang :
• Mengaudit dan memeriksa keuangan Puskesmas Kecamatan Tebet.
• Mengecek pos-pos keuangan yang dibutuhkan di setiap unit Rawat Jalan, Apotek dan Laboratotium yang bersifat khusus.
• Memberi Laporan Keuangan kepada Kepala Puskesmas.
3. Sub Bagian Tata Usaha Tanggung Jawab :
• Mengurus hal administrasi Puskesmas Kecamatan Tebet.
• Mengarsip dokumen-dokumen yang bersifat penting.
• Membuat Surat resmi dan yang bersifat penting.
Wewenang :
• Mengurus alat-alat kantor dan sarana-prasarana yang menunjang kegiatan Puskesmas Kecamatan Tebet.
• Memberi Laporan Ketatausahaan kepada Kepala Puskesmas.
4. Bagian Manajemen Representatif Tanggung Jawab :
• Mewakili manajemen Puskesmas Kecamatan Tebet untuk pihak luar (eksternal).
• Memberikan informasi mengenai Puskesmas Kecamatan Tebet yang bersifat umum.
Wewenang :
• Sebagai penjembatan yang memberikan penjelasan apabila ada kesalahpahaman dengan pihak yang berhubungan dengan Puskesmas Kecamatan Tebet.
• Memberi Laporan Kinerja Representatif kepada Kepala Puskesmas.
5. Bagian Pelayanan Kesehatan (Yankes) Tanggung Jawab :
• Melayani kesehatan dasar dengan penindakan ringan.
Wewenang :
• Mengawasi pelayanan kesehatan spesialis.
• Mengawasi pelayanan kesehatan tradisional.
• Mengawasi pelayanan kesehatan farmasi.
• Mengawasi pelayanan gawat darurat dan bencana.
6. Bagian Pelayanan Kesehatan Dasar Tanggung Jawab :
• Melayani kesehatan yang bersifat umum.
• Melayani kesehatan yang tidak perlu penindakan.
• Melayani konsultasi dan keluhan kesehatan.
Wewenang :
• Mengurus penyembuhan penyakit biasa.
• Mendata jenis penyakit yang bersifat umum.
7. Bagian Pelayanan Kesehatan Spesialis Tanggung :
• Melayani kesehatan yang bersifat khusus.
• Melayani kesehatan yang perlu penindakan lebih lanjut.
Wewenang :
• Mengurus penyembuhan penyakit tertentu.
• Mendata jenis penyakit yang bersifat khas.
8. Bagian Pelayanan Kesehatan Tradisional Tanggung Jawab :
• Melayani kesehatan yang bersifat khusus dan umum.
• Melayani kesehatan dengan penindakan tradisional.
• Melayani kesehatan dengan pengobatan sederhana.
Wewenang :
• Mendata jenis penyakit yang perlu ditindaki secara tradisional.
9. Bagian Pelayanan Kesehatan Farmasi Tanggung Jawab :
• Melayani kesehatan yang berurusan dengan farmasi.
• Mempersiapkan pengobatan dan ramuan khusus.
• Meracik obat dan memeriksa alat kesehatan.
Wewenang :
• Berkordinasi dengan laboratorium dan apotek.
• Mendata pasien yang perlu pelayanan farmasi.
10. Bagian Gawat Darurat dan Bencana Tanggung Jawab :
• Melayani kesehatan korban kecelakaan.
• Mengobati pasien yang perlu pengobatan segera.
• Memberikan penyuluhan mengenai pertolongan korban bencana.
• Mengobati dan menindaki korban bencana alam.
Wewenang :
• Mendata pasien untuk dilayani pada gawat darurat dan bencana.
11. Bagian Kesehatan Masyarakat (Kesmas) Tanggung Jawab :
• Memberikan sosialisasi terhadap penggunaan alat kesehatan masyarakat dan obat-obatan.
Wewenang :
• Mengawasi kinerja bagian penyakit menular.
• Mengawasi kinerja bagian penyakit tidak menular.
• Mengawasi kinerja bagian penyehatan lingkungan dan kesehatan kerja.
• Mengawasi kinerja bagian gizi dan pemberdayaan masyarakat.
• Mengawasi kinerja bagian kesehatan jiwa masyarakat &
NAPZA
12. Bagian Penyakit Menular Tanggung Jawab :
• Menangani pasien yang terkena penyakit menular.
• Memberikan penyuluhan tentang penanggulangan penyakit menular.
Wewenang :
• Mendata pasien dan jenis penyakit menular.
• Meneliti jenis penyakit menular guna diteruskan pada unit laboratorium.
13. Bagian Penyakit Tidak Menular Tanggung Jawab :
• Menangani pasien yang terkena penyakit tidak menular.
• Memberikan penyuluhan tentang penanggulangan penyakit tidak menular serta pengobatannya.
Wewenang :
• Mendata pasien dan jenis penyakit tidak menular.
14. Bagian Penyehatan Lingkungan dan Kesehatan Kerja Tanggung Jawab :
• Memberikan penyuluhan tentang usaha-usaha dalam penyehatan lingkungan dan menjaga kesehatan hidup.
• Memberikan penyuluhan tentang usaha-usaha dalam menjaga kesehatan di lingkungan kerja.
Wewenang :
• Mendata keluhan pasien mengenai kesehatan lingkungan dan keselamatan kerja.
15. Bagian Gizi dan Pemberdayaan Masyarakat Tanggung Jawab :
• Memberikan penyuluhan mengenai gizi dan nutrisi pada makanan.
Wewenang :
• Menangani keluhan pasien mengenai penyakit gizi
16. Bagian Kesehatan Jiwa Masyarakat & NAPZA Tanggung Jawab :
• Menangani pasien yang terkena gangguan jiwa dan narkoba.
Wewenang :
• Memberikan penyuluhan mengenai jiwa masyarakat, Narkotika, Psikotropika, dan Zat Adikitif (NAPZA).
17. Bagian Pendataan dan Program Tanggung Jawab :
• Melakukan pendataan di Puskesmas Kecamatan Tebet.
Wewenang :
• Berwenang terhadap program & Teknologi Informasi.
18. Bagian Customer Relation Tanggung Jawab :
• Bertanggung jawab dalam hal membina hubungan dengan pelanggan serta masyarakat.
Wewenang :
• Mengkomunikasikan informasi penting mengenai Puskesmas kepada pasien.
19. Kepala Puskes Kelurahan Tanggung Jawab :
• Memimpin Pusat Kesehatan yang ada pada setiap kelurahan.
Wewenang :
• Memberikan laporan kepada Kepala Puskesmas Kecamatan.
3.3. Tata Laksana/Prosedur yang sedang berjalan
Sistem yang sedang berjalan pada Puskesmas Kecamatan Tebet adalah menggunakan sistem komputerisasi yang masih belum terintegrasi, yaitu hanya melakukan pencatatan dan pengetikan menggunakan aplikasi Microsoft Office seperti Microsoft Word, Microsoft Excel dan sebagainya. Selain itu, laporan dibuat berdasarkan pembukuan tertulis yang dibantu dengan Microsoft Excel.
3.3.1. Prosedur Pendaftaran Pasien
Prosedur untuk melakukan pendaftaran pasien di Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut :
1. Pasien melakukan pendaftaran menggunakan kartu pasien, jika tidak memiliki kartu pasien maka pasien memberikan Kartu Tanda Penduduk (KTP), atau jika pasien memiliki surat rujukan dapat juga langsung diberikan kepada petugas yang ada di Loket Pendaftaran.
2. Pasien akan membayar sesuai dengan poli yang dituju sesuai dengan keluhan yang diderita pasien (Rp 5.000,- untuk layanan yang spesialis atau Rp 2.000,- untuk layanan penyakit umum).
3. Setelah membayar pasien sesuai poli yang dituju, maka pasien akan mendapatkan kartu nomor urut untuk poli yang dituju yang diberikan oleh petugas Loket Pendaftaran & Pembayaran.
4. Bagian Loket akan mencarikan buku pasien berdasarkan kartu pasien yang telah didaftarkan, lalu buku pasien akan diberikan kepada perawat di poli yang bersangkutan.
5. Bagian Loket juga akan memberikan No. Urut yang telah ada kepada perawat saat memberikan buku pasien.
Rich Picture Pendaftaran Pasien pada Puskesmas Kecamatan Tebet
Gambar 3.2 Proses Bisnis Pendaftaran Pasien
Pasien
Loket Pendaftaran
& Pembayaran
1. Melakukan Pendaftaran (Kartu Pasien / KTP / Surat
Rujukan)
2. Membayar sesuai poli yang dituju
3. Memberikan Kartu Nomor Urut
Perawat
4. Memberikan Buku Pasien
Buku Pasien
Uang
P a y to
$
Kartu Nomor Urut Rp
5. Memberikan No. Urut
3.3.2. Prosedur Layanan Rawat Jalan
Prosedur untuk mendapatkan layanan Rawat Jalan bagi pasien di Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut :
1. Ketika nomor urut pasien dipanggil oleh perawat, maka pasien akan masuk dan pasien akan memberikan kartu nomor urut kepada perawat.
2. Setelah itu perawat akan mengembalikan kartu pasien kepada pasien.
3. Perawat akan memberikan buku pasien dan diberikan kepada dokter.
Lalu dokter akan melakukan pemeriksaan pasien serta menuliskannya di buku pasien.
4. Saat pemeriksaan oleh dokter, jika pasien tersebut memerlukan tindakan medis, maka dokter akan membuat formulir tindakan.
5. Pasien harus membayar formulir tindakan di loket, untuk mendapatkan resep obat yang akan diberikan oleh Dokter.
6. Setelah pasien membayar, pasien akan mendapatkan bukti pembayaran dan harus kembali ke poli.
7. Pasien akan memberikan bukti pembayaran formulir tindakan kepada dokter.
8. Jika pasien harus dirujuk ke poli / rumah sakit lain maka dokter akan membuat surat rujukan untuk pasien. Pasien yang mendapat surat rujukan ke poli lain harus mendaftar di loket seperti pendaftaran awal.
9. Jika pasien diharuskan menggunakan fasilitas lab maka dokter akan membuat surat pemeriksaan penunjang sebanyak tiga rangkap kepada pasien.
10. Jika pasien sudah memiliki hasil uji lab yang dibawa dari hari sebelumnya atau dari hasil pengetesan lab maka dapat diberikan kembali ke dokter yang memberikan surat pemeriksaan penunjang 11. Setelah pemeriksaan terhadap pasien selesai, maka dokter
memberikan resep obat kepada pasien untuk ditebus di Apotek.
Rich Picture Layanan Rawat Jalan pada Puskesmas Kecamatan Tebet
Gambar 3.3 Proses Bisnis Layanan Rawat Jalan Pasien
Perawat
2. Memberikan Kartu Pasien
Dokter
3. Memberikan Buku Pasien
11. Memberikan Resep Obat
Buku Pasien
MICROSOFT CORPORATION
Kartu Pasien
Resep Obat 4. Memberikan Formulir Tindakan Medis
Formulir Tindakan Medis Loket Pendaftaran
& Pembayaran
5. Membayar Formulir Tindakan
8. Memberikan Surat Rujukan
Surat Rujukan 1. Memberikan Kartu No. Urut
9. Memberikan Surat Pemeriksaan
Penunjang Surat Pemeriksaan
Penunjang 7. Memberikan Bukti pembayaran Forumulir Tindakan
10.Memberikan Hasil
Uji
Lab Hasil Uji Lab Bukti Pembayaran
P a y to
$
Kartu Nomor Urut
6. Mendapat Bukti Pembayaran
Bukti Pembayaran
3.3.3. Prosedur Layanan Apotek
Prosedur untuk mendapatkan layanan Apotek bagi pasien di Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut :
1. Dengan resep obat yang dimiliki pasien, pasien akan datang ke bagian farmasi untuk menyerahkan resep.
2. Kemudian pasien akan mendapat nomor urut untuk pengambilan obat di Apotek.
3. Bagian Farmasi menyerahkan Resep Obat yang telah diberikan oleh pasien kepada Bagian Apotek.
4. Setelah obat selesai diracik atau dibuat maka akan diberikan kembali kepada bagian farmasi.
5. Saat nomor urut dipanggil pasien akan menuju ke Apotek dan bagian farmasi akan memberikan obat sesuai yang ada pada resep lalu pasien dapat pulang.
Rich Picture Layanan Apotek pada Puskesmas Kecamatan Tebet
Gambar 3.4 Proses Bisnis Layanan Apotek
Pasien Bagian Farmasi
Resep Obat 1. Memberikan Resep Obat
2. Memberikan Nomor Urut
Apotek
3. Memberikan Resep Oba
t
Obat
4. Memberikan Obat
Resep Obat
5. Memberikan Obat
3.3.4. Prosedur Pendaftaran Laboratorium
Prosedur untuk melakukan pendaftaran Laboratorium bagi pasien di puskesmas kecamatan tebet adalah sebagai berikut :
1. Pasien akan memberikan surat pemeriksaan penunjang 3 rangkap kepada loket pendaftaran Laboratorium. 2 rangkap diambil oleh bagian loket, dan 1 rangkap diberikan ke pasien
2. Setelah itu pasien diharuskan membayar sesuai dengan penggunaan fasilitas Laboratorium yang disediakan puskesmas.
3. Setelah itu pasien akan mendapat kartu nomor urut dan harus menunggu sampai gilirannya dipanggil.
4. Bagian loket akan memberikan 1 rangkap surat pemeriksaan penunjang kepada bagian Laboratorium
5. Bagian loket juga akan memberikan nomor urut yang ada kepada bagian Laboratorium.
Rich Picture Pendaftaran Laboratorium pada Puskesmas Kecamatan Tebet
Gambar 3.5 Proses Bisnis Pendaftaran Laboratorium Pasien
Loket Pendaftaran Lab 1. Memberikan Surat
Pemeriksaan Penunjang
2. Membayar sesuai penggunaan Lab
3. Memberikan Kartu Nomor Urut
Bag. Lab
4. Memberikan Surat Pemeriksaan
Penunjang
Uang
P a y to
$
Kartu Nomor Urut Rp
5. Memberikan No. Urut Surat Pemeriksaan Penunjang
Surat Pemeriksaan Penunjang
3.3.5. Prosedur Layanan Laboratorium
Prosedur untuk mendapatkan layanan Laboratorium bagi pasien di Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut :
1. Pasien datang ke bagian Laboratorium lalu memberikan no urut dam Surat Pemeriksaan Penunjang.
2. Petugas yang ada di Laboratorium melakukan pengujian pasien berdasarkan surat pemeriksaan penunjang yang telah di dapat.
3. Jika hasil uji lab dapat langsung diambil pada hari yang sama maka pasien akan disuruh menunggu sampai hasil uji lab keluar, jika tidak maka pasien dapat mengambil keesokan harinya.
4. Petugas Laboratorium memberikan Hasil Uji Lab untuk diberikan kepada Pasien.
Rich Picture Layanan Laboratorium pada Puskesmas Kecamatan Tebet
Gambar 3.6 Proses Bisnis Layanan Laboratorium
Pasien
Bagian Laboratorium 1. Memberikan No. Urut dan Surat Pemeriksaan Penunjang
4. Memberikan Hasil Uji Lab Hasil Uji Lab
$
Laboratorium
2. Menguji Berdasarkan Surat Pemeriksaan Penunjang
Hasil Uji Lab 3. Memberikan
Hasil Uji Lab
Nomor Urut Surat Pemeriksaan Penunjang
3.3.6. Prosedur Pemesanan Obat
Prosedur untuk memesan obat di Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut :
1. Jika stok obat telah memasuki batas minimum maka panitia pengadaan akan membuat surat pembelian obat. Supplier dipilih berdasarkan jumlah pembelian obat, jika harga obat lebih dari 200 juta maka supplier akan dipilih melalui sistem lelang. Untuk pembelian seharga 100 – 200 juta hanya akan dilakukan lelang sederhana dan untuk pembelian dibawah harga 100juta akan diadakan pengadaan langsung.
2. Supplier akan memberikan obat yang dipesan kepada bagian gudang
3. Bagian gudang akan membuat surat penerimaan barang 3 (tiga) rangkap. 1 (satu) diberikan kepada supplier sebagai bukti tanda terima barang, 1 (satu) diberikan kepada panitia pengadaan, dan 1 (satu) akan diarsip.
4. Bagian gudang memberikan surat penerimaan obat kepada panitia pengadaan.
5. Panitia pengadaan akan membayar obat kepada supplier.
6. Supplier akan memberikan faktur pembelian untuk menandakan bahwa obat telah dibayar.
Rich Picture Layanan Pemesanan Obat pada Puskesmas Kecamatan Tebet
Gambar 3.7 Proses Bisnis Pemesanan Obat
Panitia Pengadaan
Suppliers 1. Surat Pembelian Obat
Bagian Gudang 2.Memberikan Obat
3.Surat Penerimaan Obat
4. Memberikan Surat Penerimaan Obat
5. Membayar Pembelian Obat 6. Faktur Pembelian
Obat
Surat Penerimaan Obat
Surat Penerimaan Obat
Surat Pembelian Obat
Faktur Pembelian
Pay
to $
uang
3.4. Analisis Kebutuhan Informasi Perusahaan
Untuk menganalisis kebutuhan informasi yang ada pada sebuah perusahaan atau organisasi, hal-hal yang harus dilakukan adalah :
1. Menyesuaikan proses bisnis yang berjalan dengan Visi dan Misi Puskesmas.
2. Menganalisis Proses Bisnis yang ada dan melihat kebutuhan informasi yang tidak dipenuhi dalam proses bisnis tersebut.
3. Merancang tabel-tabel yang akan memenuhi kebutuhan informasi perusahaan atau organisasi.
Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi Perusahaan No. Kebutuhan Informasi Diperoleh dari data
1.
Informasi mengenai layanan kesehatan pada unit Rawat Jalan
Pasien, Buku Pasien, Rujukan, Tindakan Medis, Pemeriksaan Tunjangan, Staf Kesehatan, Pendaftaran Umum, dan Resep Obat.
2.
Informasi mengenai layanan kesehatan pada unit Apotek
Obat, Supplier, Pengeluaran Obat, Pembelian Obat, dan Penerimaan Obat.
3.
Informasi mengenai layanan kesehatan pada unit Laboratorium
Pendaftaran Lab dan Hasil Uji Lab.
3.5. Diagram Aliran Data
3.5.1. Diagram Hubungan Sistem Informasi
Gambar 3.8 Diagram Hubungan Sistem Informasi
3.5.2. Diagram Nol
Gambar 3.9 Data Flow Diagram Level 0
3.6. Permasalahan yang Dihadapi
Permasalahan yang sedang dihadapi oleh Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut :
1. Tidak adanya kontrol redundansi pada data-data transaksi yang menyebabkan adanya penyimpanan ganda pada data-data tersebut.
2. Keamanan data kurang terjamin dimana tidak adanya security pada data- data yang disimpan di dalam file komputer dan bisa diakses oleh siapa aja yang langsung membuka file tersebut.
3. Tidak adanya integrasi di antara unit Layanan Rawat Jalan, unit Apotek dan unit Laboratorium sehingga pasien harus melakukan pembayaran secara terpisah dan bolak-balik (tidak efektif).
4. Laporan-laporan yang dihasilkan saat ini kurang memenuhi kebutuhan informasi kepala puskesmas.
3.7. Alternatif Pemecahan Masalah
Usulan Pemecahan Masalah yang tepat untuk mengatasi permasalahan- permasalahan tersebut yaitu sebagai berikut :
1. Melakukan normalisasi pada setiap tabel yang ada sehingga meminimalkan redundansi.
2. Memberikan pembagian hak akses serta constraints yang baik terhadap sistem basis data maupun program aplikasi.
3. Merancang sistem basis data yang terintegrasi antara unit Layaanan Rawat Jalan, unit Apotek dan unit Laboratorium.
4. Merancang hasil laporan yang memenuhi kebutuhan informasi puskesmas.
