1
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN DIKLATPIM III - ANGKATAN XI TAHUN 2017
Oleh:
Toha Tusihadi
NIP. 19741117 200003 1 003
PROYEK PERUBAHAN : PENINGKATAN KINERJA
PENGELOLAAN DAN PELAYANAN SISTEM INFORMASI DI BALAI PERIKANAN BUDIDAYA LAUT BATAM
MELALUI PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PRODUKSI BPBL BATAM
(SimaPro BPBL Batam)
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN BALAI DIKLAT APARATUR KELAUTAN DAN PERIKANAN
SUKAMANDI 2017
2 KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena dengan rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan Laporan Proyek Perubahan dengan judul “Peningkatan Kinerja Pengelolaan Sistem Informasi Di Balai Perikanan Budidaya Laut Batam Melalui Penerapan Sistem Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam)”. Laporan Proyek Perubahan disusun dalam rangka untuk memenuhi tugas dan persyaratan untuk mengikuti rangkaian kegiatan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III Angkatan X yang diselenggarakan oleh Badan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur Sukamandi.
Dalam Laporan ini kami menguraikan kegiatan yang dilakukan dalam proyek perubahan di BPBL Batam, khususnya terkait peningkatan kinerja pengelolaan sistem informasi. Keberhasilan kegiatan ini dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan karena peran dan dukungan dari berbagai pihak. Oeh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan laporan ini, yaitu kepada : 1. Bapak Dr. Ir. Tri Hariyanto, MM, Sekretaris Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya selaku atasan langsung dan sekaligus bersedia menjadi mentor dalam penyusunan rencana proyek perubahan ini.
2. Bapak Edi Soetanto, A.Pi, M.Pd, selaku Coach yang telah memberikan bimbingan dalam penyusunan proyek perubahan.
3. Para Widyaiswara yang telah memberikan materi dan bimbingan dalam pelaksanaan penyusunan proposal rancangan proyek perubahan.
4. Panitia penyelenggara Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan XI yang telah membantu dalam kelancaran pelaksanaan kegiatan.
5. Keluarga besar BPBL Batam yang telah bersama-sama melakukan perubahan untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Kami menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan ini masih terdapat kekurangan, untuk itu saran dan masukan dari berbagai pihak
3 sangat diharapkan untuk perbaikan di masa mendatang. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.
Sukamandi, Mei 2017 Penulis,
Toha Tusihadi
LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
4 Judul : Peningkatan Kinerja Pengelolaan Sistem Informasi
Di Balai Perikanan Budidaya Laut Batam
Melalui Penerapan Sistem Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam)”
Nama : drh. Toha Tusihadi NIP : 19741117200031003
Telah diseminarkan dan disempurnakan.
Seminar dilaksanakan pada :
Hari, Tanggal : Selasa, 15 Mei 2017
Tempat : Balai Diklat Aparatur Sukamandi :
Coach/Moderator
Edy Sutanto, A.Pi, M.Pd NIP. 196303031986031005
Narasumber,
drh. Toha Tusihadi NIP. 19741117200003 1 003
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
5
“Peningkatan Kinerja Pengelolaan Sistem Informasi Di Balai Perikanan Budidaya Laut Batam
Melalui Penerapan Sistem Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam)”
Telah diseminarkan dan disempurnakan.
Seminar dilaksanakan pada :
Hari, Tanggal : Selasa, 15 Mei 2017
Tempat : Balai Diklat Aparatur Sukamandi :
Penyusun
drh. Toha Tusihadi NIP. 19741117200003 1 003
Narasumber,
Drs. Munasor, MM
NIP. 195412191977021001
Mentor
Dr. Ir. Tri Hariyanto, MM NIP.19581202198603 1 011 Coach/Moderator
Edy Sutanto, A.Pi, M.Pd NIP. 196303031986031005
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... iii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
6
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
A. ... L atar Belakang ... 1
1. ... T ujuan………1
1)... T ujuan Jangka Pendek ………...2
2)... T ujuan Jangka Menengah ………2
3)... T ujuan Jangka Panjang ...………2
2. ... S asaran ..……….3
B. Area Proyek Perubahan ... 3
C. Ruang Lingkup ... 6
D. Kriteria Keberhasilan ... 6
BAB II. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN ... 8
A. Roadmap / Milestone Proyek Perubahan ... 8
B. Stakeholder Proyek Perubahan ... 9
1. ... J enis Stakeholder ...…………..………..11
2. ... P eran Stakeholder ………...12
3. ... M ekanisme Hubungan Antar Stakeholder ………...13
C. Strategi Komunikasi ... 15
1. ... K omunikasi Di Lingkup Internal BPBL Batam ……….15
2. ... K omunikasi Dengan Pihak Eksternal ………15
7 1)... S
trategi Komunikasi Eksternal Pada Tahap Penyusunan
SimaPro BPBL Batam ………..15 2)... S
trategi Komunikasi Eksternal Pada Tahap Sosialisasi
Dan Penerapan SimaPro BPBL Batam ……….17
BAB III. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN ... 19 A. Capaian Proyek Perubahan ... 19 1. ... P
encapaian Output Final ………19 1) ... M
eningkatnya Akuntabilitas Manajemen Produksi
Benih………...………...21 2) ... M
eningkatnya Ketertelusuran Benih………..22 3) ... M
eningkatnya Kualitas Pelayanan Publik ….………..23 2. ... C
apaian Pada Masing-masing Milestone ………26 1) ... P
encapaian Milestone 1 : Penyusunan Desain Treacibility …27 2) ... P
encapaian Milestone 2 : Penyusunan Diagram Alir ………….27 3) ... P
encapaian Milestone 3 : On The Job Training ……….27 4) ... P
encapaian Milestone 4 : Penyusunan Desain Aplikasi .……28 5) ... P
encapaian Milestone 5 : Pembuatan Aplikasi .……….28 6) ... P
encapaian Milestone 6 : Uji Terap Aplikasi ..……….30
8 7) ... P
encapaian Milestone 7 : Penyempurnaan Konsep Aplikasi ...31
8) ... P encapaian Milestone 8 : Penerapan Aplikasi………31
9) ... Pencapaian Milestone 8 : Evaluasi Hasil Penerapan ………32
B. Kendala ... 32
1. ... K endala Internal ……….33
2. ... K endala Eksternal ……….34
C. Strategi Mengatasi Kendala ... 26
1. ... S trategi Mengatasi Kendala Internal ………..34
2. ... S trategi Mengatasi Kendala Eksternal ………...36
BAB VII. PENUTUP ... 40
A. Kesimpulan ... 40
B. Rekomendasi ... 40
LAMPIRAN-LAMPIRAN ... 41
DAFTAR TABEL Tabel 1. Analisa Permasalahan dengan Metode Likert Score APKL ... 4
Tabel 2. Kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan ... 5
Tabel 3. Parameter dan kriteria keberhasilan Proyek Perubahan ... 7
Tabel 4. Roadmap Target Capaian Proyek Perubahan ... 8
Tabel 5. Milestone Proyek Perubahan ... 10
9 Tabel 6. Peran dan Dukungan Stakeholder ... 12 Tabel 7. Evaluasi Proyek Perubahan berdasarkan ketepatan waktu
pencapaian ... 19 Tabel 8. Hasil Evaluasi Pencapaian Berdasarkan Pencapaian Kriteria
Keberhasilan Pada Proyek Perubahan ... 20 Tabel 9. Hasil Evaluasi Capaian Pada Masing-masing Milestone ……...26 Tabel 10. Kendala Pelaksanaan Proyek Perubahan ... 33 Tabel 11. Strategi Mengatasi Kendala Internal Proyek Perubahan... 33 Tabel 12. Strategi Mengatasi Kendala Eksternal Proyek Perubahan... 33
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. DASAR PELAKSANAAN KEGIATAN ... 41 Lampiran 1.a. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor
6/PERMEN-KP/2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Budidaya Air Tawar, Budidaya Air Payau dan Budidaya Air Laut
Lampiran 1.b. Sertifikat Cara Pembenihan Ikan Yang Baik : Kerapu Macan
Lampiran 1.c. Sertifikat Cara Pembenihan Ikan Yang Baik : Kakap Putih
10 Lampiran 1.e. Sertifikat Cara Pembenihan Ikan Yang Baik : Bawal
Bintang
Lampiran 1.d. Sertifikat Cara Budidaya Ikan Yang Baik : Kakap Putih dan Bawal Bintang
Lampiran 1.f. Sertifikat Akreditasi Laboratorium Uji Lampiran 1.g. Sertifikat Cara Karantina Ikan Yang Baik Lampiran 1.h. Sertifikat Instalansi Karantina Ikan Lampiran 1.i. Milestone Proyek Perubahan
Lampiran 2. KEGIATAN MILISTONE 1 ... 42 Lampiran 6.a. LAPORAN HASIL RAPAT PEMBUATAN SISTEM
APLIKASI
Lampiran 6.b. SCREENSHOOT HASIL PEMBUATAN APLIKASI Lampiran 6.c. EVALUASI HASIL UJI TERAP SISTEM APLIKASI
SIMAPRO BPBL BATAM
Lampiran 6.d. HASIL PENYEMPURNAAN SISTEM APLIKASI
Lampiran 3. KEGIATAN MILISTONE 2 ... 43 Lampiran 3.a. HASIL PEMBAHASAN DIAGRAM ALIR SimaPro BPBL
Batam
Lampiran 3.b. RUANG LINGKUP PENGATURAN SimaPro BPBL Batam Lampiran 3.c. DIAGRAM ALIR SimaPro BPBL Batam
Lampiran 4. KEGIATAN MILISTONE 3 ... 44 Lampiran 4.a. JADWAL WORKSHOP DAN ON THE JOB TRAINING
PENERAPAN DESAIN TREACIBILITY DAN PELAYANAN PUBLIK BERBASIS APLIKASI
Lampiran 4.b. DAFTAR HADIR WORKSHOP DAN ON THE JOB TRAINING PENERAPAN DESAIN TREACIBILITY DAN PELAYANAN PUBLIK BERBASIS APLIKASI
11 Lampiran 4.c. LAMPIRAN DOKUMENTASI WORKSHOP DAN ON THE
JOB TRAINING PENERAPAN DESAIN TREACIBILITY DAN PELAYANAN PUBLIK BERBASIS APLIKASI
Lampiran 4.d. SERTIFIKAT WORKSHOP DAN ON THE JOB TRAINING PENERAPAN DESAIN TREACIBILITY DAN PELAYANAN PUBLIK BERBASIS APLIKASI
Lampiran 5. KEGIATAN MILISTONE 4 ... 45 Lampiran 5.a. DESAIN MANAJEMEN PRODUKSI DAN LAYANAN
PELANGGAN
Lampiran 5.b. DESAIN PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA (BAHAN OPERASIONAL PRODUKSI)
Lampiran 6. KEGIATAN MILISTONE 5-7 ... 46 Lampiran 6.a. LAPORAN HASIL RAPAT PEMBUATAN SISTEM
APLIKASI
Lampiran 6.b. SCREENSHOOT HASIL PEMBUATAN APLIKASI Lampiran 6.c. EVALUASI HASIL UJI TERAP SISTEM APLIKASI
SIMAPRO BPBL BATAM
Lampiran 6.d. HASIL PENYEMPURNAAN SISTEM APLIKASI
Lampiran 7. KEGIATAN MILISTONE 8-9 ... 47 Lampiran 7.a. BERITA ACARA KESEPAKATAN TRIAL DIRECT
CONNECTION
Lampiran 7.b. DOKUMENTASI PEMBAHASAN KERJASAMA DENGAN PT. TELKOMSEL
Lampiran 7.c. DOKUMENTASI SOSIALISASI PROGRAM SIMAPRO MELALUI MEDIA SOSIAL
Lampiran 7.d. DOKUMENTASI PERTEMUAN SOSIALISASI PROGRAM BPBL BATAM
Lampiran 7.e. DATA PENDAFTAR MEMBER BPBL BATAM
Lampiran 7.f. EVALUASI HASIL PENERAPAN SIMAPRO BPBL BATAM
12 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Berdasarkan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor PER.06/MEN/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar dan Balai Budidaya Lingkup Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya, Balai Perikanan Budidaya laut (BPBL) Batam mempunyai tugas di bidang uji terap teknik dan kerjasama, produksi, pengujian laboratorium serta bimbingan teknis bidang perikanan budidaya laut. Untuk melaksanakan tugas tersebut, BPBL Batam menyelenggarakan fungsi :
a. Penyusunan rencana kegiatan teknis dan anggaran, pemantauan dan evaluasi serta laporan
b. Pelaksanaan uji terap teknik perikanan budidaya laut
c. Pelaksanaan penyiapan bahan standardisasi perikanan budidaya laut d. Pelaksanaan sertifikasi sistem perikanan budidaya laut
e. Pelaksanaan kerja sama teknis perikanan budidaya laut
f. Pengelolaan dan pelayanan sistem informasi, dan publikasi perikanan budidaya laut
g. Pelaksanaan layanan pengujian laboratorium persyaratan kelayakan teknis perikanan budidaya laut
h. Pelaksanaan pengujian kesehatan ikan dan lingkungan budidaya laut i. Pelaksanaan produksi induk unggul, benih bermutu, dan sarana
produksi perikanan budidaya laut
j. Pelaksanaan bimbingan teknis perikanan budidaya laut k. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga
1. Tujuan
Tujuan Proyek Perubahan Peningkatan Kinerja Pengelolaan dan Pelayanan Sistem Informasi dan Publikasi Melalui Penerapan Sistem Informasi Produksi (SimaPro) BPBL terdiri dari tujuan jangka pendek,
13 tujuan jangka menengah dan tujuan jangka panjang, yaitu sebagai berikut :
1) Tujuan Jangka Pendek (2 bulan)
Tujuan jangka pendek penerapan sistem ini adalah untuk : a. Meningkatkan akuntabilitas manajemen produksi benih b. Meningkatkan treacibility benih yang dihasilkan (berbasis
barcoding system)
c. Meningkatkan akuntabilitas sistem administrasi bahan operasional produksi benih dan produk yang dihasilkan d. Meningkatkan kualitas pengelolaan dan pelayanan sistem
publikasi dan informasi yang terkait dengan produksi benih (berbasis SMS gateway)
2) Tujuan Jangka Menengah (1 tahun)
Tujuan jangka menengah penerapan sistem ini adalah untuk : a. Meningkatkan akuntabilitas manajemen produksi benih, induk
dan ikan konsumsi
b. Meningkatkan treacibility benih dan ikan konsumsi yang dihasilkan (berbasis barcoding system)
c. Meningkatkan akuntabilitas sistem adsministrasi bahan
operasional produksi benih dan ikan konsumsi serta produk yang dihasilkan
d. Meningkatkan kualitas pengelolaan dan pelayanan sistem publikasi dan informasi yang terkait dengan produksi benih dan ikan
konsumsi (berbasis SMS gateway) 3) Tujuan Jangka Panjang (2 tahun)
Tujuan jangka panjang penerapan sistem ini adalah untuk : a. Mengintegrasikan seluruh data yang terkait kegiatan BPBL
Batam
b. Meningkatkan kinerja kegiatan teknis, anggaran, pemantauan dan evaluasi serta pelaporan
14 c. Meningkatkan tata kerja dan tata kelola BPBL Batam yang
bersih, transparan dan akuntabel dengan berbasis teknologi informasi
2. Sasaran
Sasaran dari proyek perubahan ini adalah diterapkannya teknologi informasi dalam manajemen internal BPBL Batam serta dalam pengelolaan sistem informasi dan pelayanan public
B. AREA PROYEK PERUBAHAN
Hasil evaluasi kinerja tugas dan fungsi BPBL Batam oleh seluruh pejabat strukturan beserta pejabat fungsional yang terkait, terdapat beberapa area organisasi yang memerlukan peningkatan kinerja. Area tersebut adalah sebagai berikut :
a. Penyusunan rencana kegiatan teknis dan anggaran, pemantauan dan evaluasi serta laporan. Beberapa indikasi perlunya peningkatan kinerja area ini adalah sebagai berikut :
a) Penyusunan rencana pengadaan barang habis pakai tahun berjalan tidak mempertimbangkan hasil stock opname barang tahun sebelumnya
b) Pengadsministrasian aset, bahan habis pakai serta ikan hasil produksi masih dilakukan secara manual dan belum konsisten c) Sistem pelaporan belum terintegrasi, sehingga terjadi inefisiensi
waktu dan SDM
d) Data untuk keperluan evaluasi hasil kegiatan tidak dapat disajikan secara cepat
e) Data dukung sistem pelaporan tidak tersaji dengan lengkap, sehingga berpotensi TGR
b. Pengelolaan dan pelayanan sistem informasi dan publikasi perikanan budidaya laut. Indikasi kinerja yang kinerjanya relatif rendah adalah sebagai berikut :
a) Belum adanya sistem informasi yang dapat diakses oleh semua pihak sesuai tugas, fungsi dan kewenangannya
15 b) Sistem pelayanan informasi belum dapat diakses dengan mudah
oleh stakeholder
c) Pelayanan publik terkait hasil produksi dilakukan secara manual c. Pelaksanaan produksi induk unggul, benih bermutu dan sarana
produksi perikanan budidaya laut. Beberapa hal yang menjadi indikator rendahnya kinerja adalah sebagai berikut :
a) Evaluasi teknis terhadap kegagalan produksi dalam suatu periode waktu tertentu (tahunan dll) tidak dapat dievaluasi karena data terkait dengan faktor-faktor predisposisi kegagalan tidak terkompilasi dengan baik
b) Sistem akuntabilitas terkait analisis usaha produksi belum tersaji dengan baik
Terhadap tiga area organiasi BPBL Batam yang kinerjanya perlu ditingkatkan tersebut, selanjutnya dianalisis menggunakan metode Likert Score APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Layak) sebagaimana yang tersaji dalam Tabel 1. Berdasarkan analisis tersebut, area organisasi yang mendapatkan prioritas untuk ditingkatkan kinerjanya adalah Pengelolaan dan Pelayanan Sistem Informasi dan Publikasi Perikanan Budidaya Laut.
Tabel 1. Analisa Permasalahan dengan Metode Likert Score APKL No Area Organisasi KRITERIA Tot
al
Peringk at A P K L
1 Belum optimalnya penyusunan rencana kegiatan teknis dan anggaran, pemantauan dan evaluasi serta laporan
4 3 5 4 16 II
2 Belum optimalnya pengelolaan dan pelayanan sistem informasi dan publikasi perikanan budidaya laut
5 4 5 4 18 I
3 Belum optimalnya pelaksanaan produksi induk unggul, benih bermutu dan sarana produksi perikanan budidaya laut
3 3 5 4 15 III
Keterangan :
A = Aktual P = Problematika K = Kekhalayakan L = Layak
16 Tiga faktor utama yang menyebabkan rendahnya kinerja pengelolaan dan pelayanan sistem informasi dan publikasi perikanan budidaya laut, yaitu (i) Belum adanya sistem informasi yang dapat diakses oleh semua pihak sesuai tugas, fungsi dan kewenangannya; (ii) Sistem pelayanan informasi belum dapat diakses dengan mudah oleh stakeholder; serta (iii) Pelayanan publik terkait hasil produksi masih dilakukan secara manual.
Dari tiga faktor tersebut, intervensi yang dilakukan untuk meningkatkan kinerja area ini adalah dengan menerapkan sistem informasi manajemen produksi. Sistem ini dinamakan Sistem Informasi Manajemen Produksi Balai Perikanan Budidaya Laut Batam, disingkat SimaPro BPBL Batam.
Tabel.2. Kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan penerapan proyek perubahan Peningkatan Proyek Perubahan Peningkatan Kinerja Pengelolaan Sistem Informasi Melalui Penerapan Sistem Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam)
No Kondisi Kesenjangan
Yang Terjadi Saat Ini Yang Diharapkan
1 Manajemen produksi dan pelaporan hasil produksi tidak akuntabel (pada saat audit Itjen/BPK ditemukan potensi TGR)
Manajemen produksi dan pelaporan hasil produksi akuntabel (pada saat audit Itjen/BPK ditemukan potensi TGR)
Dari kurang akuntabel menjadi akuntabel
2 Sistem pengelolaan bahan operasional produksi dilakukan secara manual
Sistem pengelolaan bahan operasional produksi dilakukan berbasis aplikasi
Dari manual menjadi berbasis aplikasi 3 Produk yang
dihasilkan tidak mampu telusur (un- treacible)
Produk yang dihasilkan tidak mampu telusur (un- treacible)
Dari
untreacible menjadi treacible 4 Data kesehatan ikan
dan lingkungan dianalisis secara parsial
Data kesehatan ikan dan lingkungan dapat
dianalisis secara komperehensif
Dari parsial menjadi
komperehensif 5 Pelayanan penjualan
hasil produksi tidak sesuai SOP
Pelayanan penjualan hasil produksi sesuai SOP
Dari tidak sesuai SOP menjadi sesuai SOP
17 C. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup kegiatan dalam proyek perubahan ini adalah sebagai berikut :
a. Identifikasi Standar Prosedur Operasional (SPO)
Standar Prosedur Operasional (SPO) yang diidentifikasi adalah SPO yang terdapat dalam CBIB, CPIB, CKIB, Sistem Manajemen Mutu Laboratorium Uji (ISO-17025:2015) serta SPO lain yang terkait.
Seluruh SPO yang ada tersebut selanjutnya diintegrasikan menjadi satu kesatuan alur kerja
b. Penyusunan desain sistem aplikasi
Desain aplikasi disusun berdasarkan hasil identifikasi dan integrasi SPO seperti yang dimaksud pada poin (a).
c. Penyusunan Aplikasi Sistem Informasi
Setelah desain aplikasi disusun, selanjutnya dilakukan penyusunan aplikasi sistem informasi SimaPro BPBL Batam
d. Penerapan Sistem Aplikasi
Penerapan sistem aplikasi meliputi penerapan di internal BPBL batam dan penerapan
e. Evaluasi hasil penerapan
D. KRITERIA KEBERHASILAN
Terdapat dua kriteria penilaian keberhasilan Proyek Perubahan Peningkatan Kinerja Pengelolaan Sistem Informasi Melalui Penerapan Sistem Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam), yaitu : a. Ketepatan waktu
Proyek perubahan dinyatakan berhasil apabila output dan tujuan dapat dicapai selambat-lambatnya pada minggu kedua bulan Mei
b. Pencapaian output
Proyek perubahan dinyatakan berhasil apabila output dan tujuan dapat dicapai sesuai parameter dan kriteria penilaian sebagaimana yang tercantum pada Tabel.3.
18 Tabel 3. Parameter dan kriteria keberhasilan Proyek Perubahan Peningkatan Kinerja Pengelolaan Sistem Informasi Melalui Penerapan Sistem Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam)
No Parameter Penilaian
Kriteria Penilaian 1 Meningkatnya
akuntabilitas manajemen dan pelaporan yang terkait produksi benih
a. Meningkatnya kinerja sistem adsministrasi bahan operasional yang terkait dengan produksi benih
b. Manajemen produksi benih dilakukan dengan berbasis pada data yang akurat c. Pemantauan/evaluasi capaian kegiatan
oleh pejabat yang berwenang (berbasis android dan barcording sistem)
2 Meningkatnya treacibility benih yang dihasilkan
a. SimaPro BPBL Batam mampu mengidentifikasi ketertelusuran produk b. Informasi mengenai ketertelusuran
produk dapat diakses melalui android 3 Meningkatkan
Kualitas
pelayanan publik
Pengelolaan dan pelayanan sistem informasi terkait produksi benih mampu diakses oleh pelanggan melalui SMS gateway (kerjasama dengan PT. Telkomsel)
19 BAB II
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
A. ROADMAP DAN MILESTONE PROYEK PERUBAHAN
Roadmap target capaian penerapan SimaPro BPBL Batam terbagi menjadi jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.
Gambaran umum roadmap target capaian proyek perubahan tersebut tersaji dalam Tabel.4.
Tabel 4. Roadmap Target Capaian Proyek Perubahan Peningkatan Kinerja Pengelolaan dan Pelayanan Sistem Informasi Melalui Penerapan Penerapan Sistem Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam) No Uraian Target Pencapaian Deskripsi
1 Jangka Pendek (s/d bulan Mei 2017)
Penerapan sistem informasi produksi benih
a. Sistem informasi yang mengintegrasikan aplikasi sistem informasi, SMS gate way dan barcording system b. Ruang lingkup penerapan
meliputi sistem informasi yang terkait dengan manajemen produksi benih dan pelayanan informasi hasil produksi benih c. Pengelolaan dan pelayanan
informasi berbasis SMS gateway
d. Sistem adsministrasi ketertelusuran produk (treacibility) berbasis barcording system e. Sistem pengelolaan
adsministrasi bahan operasional berbasis barcording system 2 Jangka
Menengah (s/d akhir tahun 2017)
Penerapan sistem informasi produksi benih, calon induk dan ikan konsumsi
Sistem informasi sebagaimana pada target jangka pendek dengan ruang lingkup penerapan pada produksi benih, ikan
konsumsi dan calon induk 3 Jangka
Panjang (s/d akhir tahun 2018)
Penerapan sistem informasi semua kegiatan produksi dan kegiatan non produksi
Sistem informasi sebagaimana pada target jangka pendek dan jangka panjang dengan ruang lingkup kegiatan produksi dan non produksi yang terintegrasi.
20 Target yang akan dicapai selama Diklatpim III ini adalah target capaian untuk jangka pendek sesuai dengan roadmap yang tertera pada Tabel.4. Selanjutnya untuk menjamin pelaksanaan kegiatan sesuai dengan yang diencanakan, disusunlah milestone (pentahapan kegiatan) proyek perubahan peningkatan kinerja pelayanan Sistem informasi dan publikasi melalui Penerapan SimaPro BPBL Batam disajikan.
Milestone proyek perubahan peningkatan kinerja pelayanan Sistem informasi dan publikasi melalui Penerapan SimaPro BPBL Batam terdiri dari 8 tahapan utama, yaitu :
a. Penyusunan Treacibility. Kegiatan ini meliputi kegiatan identifikasi seluruh SOP yang terkait dengan sistem produksi benih bermutu. Ada beberapa SOP yang terkait, yaitu SOP yang ada pada CPIB, CKIB, Sistem Manajemen Mutu Laboratorium serta SOP pengelolaan BMN.
Beradasarkan SOP-SOP tersebut, selanjutnya disusun desain treacibility yang terintegrasi menjadi satu kesatuan sistem alur kegiatan.
b. Penyusunan Diagram Alir Sistem Aplikasi. Kegiatan ini meliputi kegiatan penyusunan alur kerja berdasarkan hasil identifikasi SOP terkait
c. On the Job Training Penyusunan Sistem Aplikasi. On the job training dilakukan dalam rangka meningkatkan kompetensi SDM, sehingga SDM terkait mampu melakukan pengembangan terhadap sistem yang akan dibangun. On thejob training ini melibatkan narasumber internal BPBL Batam dan narasumber dari pihak ketiga, yaitu Manajer Area PT. Telkomsel Batam dan PT. Solusi Teknik Bandung.
d. Penyusunan Desain Sistem Aplikasi. Penyusunan desain sistem aplikasi disusun berdasarkan diagram alir yang telah disusun.
Penyusunan desainsistem aplikasi ini melibatkan pihak ketiga, yaitu PT. Solusi Teknik Bandung.
e. Pembuatan Aplikasi. Aplikasi dibuat oleh pihak ketiga berdasarkan rekomendasi hasil selama on the job training penyusunan sistem aplikasi serta desain sistem aplikasi.
21 f. Uji Terap Sistem Aplikasi di Internal Balai. Uji terap sistem aplikasi internal BPBL Batam dilakukan khusus untuk menguji-terapkan sistem informasi dalam manajemen internal BPBL Batam. Berdasarkan uji terap ini selanjutnya dilakukan evaluasi dan penyempurnaan sistem informasi.
g. Penerapan Sistem Aplikasi. Penerapan sistem informasi SimaPro BPBL Batam melibatkan beberapa pihak terkait, yaitu masyarakat dan pejabat yang terkait. Masyarakat terkait merupakan kelompok masyarakat dengan pelanggan Telkomsel, dikelompokkan menjadi pelanggan utama, pelanggan potensial, masyarakat umum dan pejabat terkait. Masa pelaksanaan penerapan SimaPro BPBL Batam dilaksanakan selama 2 minggu, yaitu mulai awal bulan Mei sampai dengan minggu kedua bulan Mei Tahun 2017.
h. Evaluasi Hasil Penerapan. Hasil penerapan selama 2 minggu pertama selanjutnya dilakukan evaluasi. Berdasarkan evaluasi tersebut, seiring dengan berjalannya sistem, penyempurnaan sistem terus dilakukan sesuai masukan dan keluhan masyarakat.
Ringkasan milestone proyek perubahan peningkatan kinerja pegelolaan dan pelayanan sistem informasi yang dilakukan dapat dilihat pada Tabel.5.
Tabel. 5. Milestone Proyek Perubahan Peningkatan Kinerja Pengelolaan dan Pelayanan Sistem Informasi Melalui Penerapan Sistem
Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam) untuk jangka pendek
NO TAHAP UTAMA Maret April Mei
III IV I II III IV I II 1. Penyusunan desain treacibility √ √
2 Penyusunan diagram alir sistem aplikasi
3 On the job training penyusunan
sistem aplikasi √
4 Penyusunan desain aplikasi √ √
5 Pembuatan aplikasi √ √ √
6 Uji terap aplikasi internal balai √
7 Penyempurnaan konsep aplikasi √
8 Penerapan aplikasi √ √
9 Evaluasi hasil penerapan √
22 B. STAKEHOLDER PROYEK PERUBAHAN
1. Jenis Stakeholder
Jenis stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan ini adalah stakeholder primer, stakeholder sekunder dan stakeholder utama.
a. Stakeholder primer, merupakan orang atau pihak yang langsung mempengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek perubahan. Dalam Proyek perubahan ini, stakeholder primer terdiri dari :
a) Dirjen Perikanan Budidaya
b) Sekretaris Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya
c) Kepala Seksi Uji Terap Teknik dan Kerjasama BPBL Batam d) Kepala Seksi Pengujian dan Dukungan Teknis BPBL Batam e) Kepala Subbagian Tata Usaha BPBL Ambon
f) Koordinator Kesehatan Ikan dan Lingkungan BPBL Batam g) Koordinator Pembenihan BPBL Batam
h) Koordinator Fungsional BPBL Batam i) Koordinator Pembesaran
j) Coach k) Konsultan
l) Tim SimaPro BPBL Batam m) Pembudidaya
n) Dinas Propinsi
o) Dinas Kabupaten/Kota p) Pegawai BPBL Batam
b. Stakeholder sekunder, merupakan orang atau pihak yang tidak secara langsung mempengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek perubahan. Dalam Proyek perubahan ini, stakeholder sekunder terdiri dari :
a) Direktur Kawasan dan Kesehatan Ikan b) Direktur Pakan dan Obat Ikan
c) Direktur Produksi dan Usaha d) Direktur Perbenihan
23 c. Stakeholder utama, merupakan orang atau pihak yang mempengaruhi (baik positif atau negatif) terhadap proyek perubahan. Dalam Proyek perubahan ini, yang bertindak sebagai stakeholder utama adalah Direktur Jenderal Perikanan Budidaya.
2. Peran Stakeholder
Identifikasi peran stakeholder sangat penting untuk mengoptimalkan seluruh stakeholder tersebut dalam pencapaian output dan outcome proyek perubahan. Uraian lengkap mengenai peranan dan dukungan hubungan antara stakeholder tersebut dapat dilihat pada Tabel.6.
Tabel. 6. Peran dan Dukungan Stakeholder Dalam Proyek Perubahan Peningkatan Kinerja Pengelolaan Sistem Informasi Melalui Penerapan Sistem Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam)
No Nama
Stakeholder Peranan Dukungan
Pengaruh/
Hubungan Kerja 1 Dirjen
Perikanan Budidaya
Atasan langsung Motivasi,
Anggaran, Kuat/Ren dah 2 Sesditjend
Perikanan Budidaya
Mentor, pengarahan, supervise
Motivasi, Anggaran,
Kewenangan Kuat/ Kuat 3 Kepala Seksi
Uji Terap Teknik dan Kerjasama
Ketua Tim SimaPro BPBL Batam
Koordinasi kegiatan sesuai arahan project leader
Kuat/Kuat
4 Kepala Subbagian Tata Usaha
Sekretaris Tim SimaPro BPBL Batam
Koordinasi usulan desain aplikasi terkait
penyusunan rencana kegiatan teknis dan
anggaran,
pemantauan dan evaluasi serta laporan
Kuat/ Kuat
5 Kepala Seksi Pengujian
Penyelenggara fungsi produksi dan layanan
Koordinasi usulan desain aplikasi terkait bisnis
Kuat/Kuat
24 dan
Dukungan Teknis
kesehatan ikan proses produksi benih dan kebutuhan data kesehatan ikan dan lingkungan 6 Koordinator
Keskanling Pengguna sistem
informasi Saran
Kuat/Kuat
7 Koordinator Pembenihan
Pengguna sistem informasi
Saran Kuat/Kuat
8 Koordinator Fungsional
Pengguna sistem informasi
Saran 8 Koordinator
Pembesaran
Pengguna sistem informasi
Saran Rendah/K
uat 9 Konsultan Penyusun sistem
informasi
Saran, Membuat
sistem aplikasi Kuat/Kuat 10 Caoch Membimbing
Project Leader.
Berkoordinasi dengan project sponsor
Motivasi, Arahan,
pembimbingan Kuat/Kuat
12 Tim Kerja SimaPro BPBL Batam
Melaksanakan kegiatan sesuai arahan project leader
Membuat sistem aplikasi;
Mendampingi penerapan sistem aplikasi
Kuat/kuat
13 Dir. Kawasan dan
Kesehatan Ikan
Memberikan arahan
Motivasi,
Arahan Rendah/
Kuat 14 Dir. Produksi
dan Usaha
Memberikan arahan
Motivasi, Arahan
Rendah/
Kuat 15 Dir. Pakan
dan Obat Ikan
Memberikan
arahan Motivasi,
Arahan Rendah/
Kuat 16 Dir.
Perbenihan
Memberikan arahan
Motivasi, Arahan
Rendah/K uat 17 Pengguna
Jasa BPBL Penerima layanan
sistem informasi Motivasi,
Arahan Rendah/K
uat 18 Pegawai
BPBL Pengguna sistem
informasi Kerjasama,
saran, tenaga Kuat/Kuat
3. Mekanisme hubungan antar Stakeholder
Setiap stakeholder mempunyai peran dalam mendukung keberhasilan proyek perubahan yang dilakukan. Mekanisme
25 hubungan antar stakeholder dalam proyek perubahan Penerapan SimaPro BPBL Bata mini dapat dilihat pada Gambar.2.
Keterangan :
Stakeholder Utama Stakeholder Primer Stakeholder Primer Gambar. 2. Net Map mekanisme hubungan kerja antar stakeholder dalam
Proyek Perubahan Peningkatan Kinerja Pengelolaan Sistem Informasi Melalui Penerapan Sistem Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam)
Kepala BPBL Batam
Dirjen PB Dir. Kawasan dan
Kesehatan Ikan
Dir. Produksi dan Usaha
Dir. Pakan dan Obat Ikan
Dir. Perbenihan
Sesditjen PB
Kasi PDT
Kasubag TU
Kasi UT2KS
Konsultan
Koordinator Fungsional Coach
Pegawai BPBL Batam Terkait Koordinator
Pembesaran
Koordinator Pembenihan
Tim Kerja SimaPro BPBL
Koordinator Keskanling
DinasPropinsi Pembudidaya
Dinas Kabupaten
26 C. STRATEGI KOMUNIKASI
Salah satu kunci utama keberhasilan suatu program adalah strategi komunikasi dengan memanfaatkan berbagai media komunikasi, baik komunikasi yang bersifat konvensional maupun dengan memanfaatkan teknologi informasi.
1. Komunikasi Di Lingkup Internal BPBL Batam
Komunikasi di lingkup internal dilakukan melalui komunikasi formal maupun komunikasi informal. Komunikasi formal dilakukan melalui rapat koordinasi dan memorandum secara berjenjang. Sedangkan komunikasi informal dilakukan melalui diskusi-diskusi terkait pelaksanaan kegiatan/proyek perubahan.
2. Komunikasi Dengan Pihak Eksternal
Strategi komunikasi pelaksanaan proyek perubahan ini, berdasarkan tingkat kompleksitas komunikasinya, akan dibahas strategi komunikasi pada saat penyusunan SimaPro BPBL Batam dan strategi komunikasi pada saat sosialisasi dan penerapan. Pada saat penyusunan, komunikasi dengan pihak eksternal ruang lingkupnya terbatas, yaitu : (i) Komunikasi yang sangat intensif dengan 3 pihak terkait, yaitu BPBL Batam selaku konseptor sistem aplikasi, PT.
Telkomsel selaku penyedia layanan SMS gateway dan PT. Solusi Teknik Bandung selaku penerjemah konsep aplikasi; serta (ii) Komunikasi kepada atasan langsung, berupa laporan dan permohonan arahan.
1) Strategi Komunikasi Eksternal Pada Tahap Penyusunan SimaPro BPBL Batam
Komunikasi pada saat penyusunan Sistem informasi melibatkan pihak-pihak terkait, antara lain PT. Telkomsel Cabang Batam, PT. Solusi Teknik Bandung dan Tim Penyusun SimaPro BPBL Batam. Komunikasi dilakukan secara formal maupun informal, antara lain dengan cara sebagai berikut :
a. Workshop On The Job Training penyusunan SimaPro BPBL Batam, dilakukan untuk memperkaya sistem informasi dan
27 meningkatkan kemampuan SDM di bidang sistem informasi.
Sasaran yang akan dicapai dalam workshop on the job training adalah: (i) Aplikasi SimaPro yang disusun bersifat sederhana, terintegrasi dengan mengakomodasi semua kebutuhan lapangan; (ii) Terintegrasinya produk layanan yang ada pada PT.
Telkomsel Indonesia dengan sistem informasi yang akan disusun oleh PT. Solusi Teknis Bandung dan BPBL Batam; serta (iii) Meningkatkan wawasan SDM BPBL Batam di bidang teknologi informasi
b. Rapat koordinasi, pembahasan sistem informasi dan penyusunan sistem informasi, dilakukan untuk memastikan bahwa sistem yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan manajemen internal BPBL Batam dan meningkatkan kinerja sistem pelayanan publik.
c. Pembuatan Whatshap Group (WAG)
Komunikasi melalui WAG. ini merupakan sarana yang sangat efektif selama penyusunan SimaPro BPBL Batam. Whatshap Group untuk penyusunan SimaPro BPBL Batam terdiri dari 2 Group WA, yaitu :
a) WAG SimaPro BPBL Batam yang beranggotakan tim penyusun sistem informasi dari P.T. Solusi Teknis Bandung dan Tim Penyusun SimaPro dari BPBL Batam. Grup WA ini bertujuan untuk sarana komunikasi teknis penyusunan sistem informasi, sehingga sistem informasi bersifat sederhana, aplikatif dan mengakomodasi semua kebutuhan.
b) WAG SMS Gateway, beranggotakan Tim BPBL Batam (seksi UT2KS BPBL Batam, Kepala BPBL Batam), PT. Solusi Teknis Bandung (Manajer dan tim teknis) serta PT. Telkomsel (Manajer Area, Sales Mananager dan Technical Service).
WAG ini bertujuan untuk membangun komunikasi yang efektif antara BPBL Batam, PT.Telkomsel dan PT. Solusi Teknik
28 Bandung dalam pelaksanaan integrasi antara SimaPro BPBL Batam dengan produk layanan PT. Telkomsel.
2) Strategi Komunikasi Eksternal Pada Tahap Sosialisasi Dan Penerapan SimaPro BPBL Batam
Strategi komunikasi dengan pihak eksternal yang dilakukan oleh BPBL Batam dalam menerapkan SimaPro BPBL Batam dilakukan melalui berbagai cara, antara lain :
a. Sosialisasi melalui pertemuan dengan Pokdakan binaan BPBL Batam, terutama Pokdakan di wilayah Kabupaten Natuna, Kota Batam dan Kabupaten Bintan. Sosialisasi dilakukan bersamaan dengan acara sosialisasi kegiatan prioritas Revitalisasi KJA di masing-masing wilayah.
b. Publikasi melalui leaflet
Publikasi melalui leaflet dilakukan dengan pembuatan leaflet layanan jasa BPBL Batam. Dalam leaflet tersebut salah satunya memuat tata cara dan fasilitas yang diberikan bagi member BPBL Batam.
c. Publikasi dan sosialisasi melalui SimaPro BPBL Batam
SimaPro BPBL Batam sebagai suatu sistem informasi juga mempunyai peran strategis dalam pelaksanaan sosialisasi dan publikasi penerapan SimaPro BPBL Batam. Sosialisasi ini dilakukan untuk mengenalkan SMS center BPBL Batam, termasuk didalamnya mengenai layanan sistem informasi melalui SimaPro BPBL Batam. Metoda yang digunakan adalah melalui sistem aplikasi yang disusun secara bersama-sama oleh BPBL Batam dan PT. Solusi Teknik Bandung yang diintegrasikan dengan produk layanan broadcasting SMS dari PT. Telkomsel, yaitu layanan Web2SMS dan LGA SMS.
d. Publikasi melalui website, media sosial dan media elektronik lainnya
29 Penggunaan website, media elektronik dan media sosial lainnya sangat bermanfaat untuk menjaring pelanggan potensial dan masyarakat pengguna layanan BPBL Batam.
e. Publikasi dan laporan melalui surat-menyurat
Publikasi dan laporan melalui surat menyurat dilakukan terutama kepada pejabat terkait di lingkup Kementerian Kelautan dan Perikanan serta instansi pemerintah lainnya
30 BAB III
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN
Penilaian terhadap keberhasilan atau pencapaian proyek perubahan dilakukan dengan mengevaluasi capaian output final dan output pada masing-masing milestone kegiatan. Secara umum seluruh kegiatan dapat dilaksanakan sesuai dengan yang ditargetkan.
1. Pencapaian Output Final
Penilaian terhadap keberhasilan atau pencapaian output final proyek perubahan dilakukan dengan mengevaluasi capaian berdasarkan kriteria keberhasilan (Tabel.3.) dan ketepatan waktu sesuai dengan milestone (Tabel.5.) yang telah ditetapkan. Penilaian capaian kegiatan berdasarkan ketepatan waktu pencapaian sesuai milestone yang telah ditetapkan dapat dilihat pada Tabel.7.
Berdasarkan tabel tersebut, output final dapat diselesaikan sesuai target yang telah ditetapkan.
Tabel. 7. Evaluasi Proyek Perubahan berdasarkan ketepatan waktu pencapaian pada Proyek Perubahan Peningkatan Kinerja
Pengelolaan dan Pelayanan Sistem Informasi Melalui Penerapan Sistem Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam)
NO TAHAP UTAMA Target
Penyelesaian Realisasi 1. Penyusunan desain
treacibility
Minggu IV Maret Minggu IV Maret 2 Penyusunan diagram alir Minggu I April Minggu I April 3 On the job training
penyusunan sistem aplikasi Minggu I April Minggu I April 4 Penyusunan desain aplikasi Minggu II April Miggu II April 5 Pembuatan aplikasi Minggu III April Minggu III April 6 Uji terap aplikasi internal
balai Minggu III April Minggu IV April
7 Penyempurnaan konsep
aplikasi Minggu IV Minggu IV April
8 Penerapan aplikasi Minggu I Mei Minggu I Mei 9 Evaluasi hasil penerapan Minggu II Mei Minggu II Mei
31 Tabel 8. Hasil Evaluasi Berdasarkan Pencapaian Kriteria Keberhasilan Pada Proyek Perubahan Peningkatan Kinerja Pengelolaan Sistem Informasi Melalui Penerapan Sistem Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam) berdasarkan parameter dan kriteria keberhasilan
No Parameter Penilaian Pencapaian
1 Meningkatnya akuntabilitas manajemen dan pelaporan produksi benih
a Meningkatnya kinerja sistem adsministrasi bahan
operasional yang terkait dengan produksi benih
Tercapai sesuai target
b Manajemen produksi benih dilakukan dengan berbasis pada data yang akurat
Tercapai sesuai target
c Pemantauan/evaluasi capaian kegiatan oleh pejabat yang berwenang (berbasis android dan barcording sistem)
Tercapai sesuai target
2 Meningkatnya treacibility benih yang dihasilkan a SimaPro BPBL Batam mampu
mengidentifikasi ketertelusuran produk
Tercapai sesuai target
b Informasi mengenai
ketertelusuran produk dapat diakses melalui android
Tercapai sesuai target
3 Meningkatkan Kualitas pelayanan publik Pelayanan sistem informasi terkait
produksi benih mampu diakses oleh pelanggan melalui SMS gateway (kerjasama dengan PT.
Telkomsel)
Pencapaian yang melebihi target, berupa peningkatan kualitas pelayanan publik :
- Pengguna jasa (khusus pelanggan Telkomsel) dapat melakukan pemesanan benih melalui SMS gateway (bebas pulsa)
- Pelaporan capaian kinerja ke pejabat terkait melalui layanan SMS gateway
4 Output lainnya yang Melebihi Target
A Terjadinya perbaikan SOP-SOP yang tidak implementatif B Potensi terjadinya kolusi korupsi dan nepotisme dapat ditekan C Kesetaraan dalam pelaksanaan pelayanan publik
Berdasarkan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan, proyek perubahan dinyatakan berhasil apabila penerapan SimaPro BPBL Batam ini mampu meningkatkan kinerja pengelolaan dan pelayanan sistem informasi produksi benih di BPBL Batam. Berdasarkan Tabel.3., kriteria keberhasilan meliputi 3 hal pokok yaitu (i) Meningkatnya
32 akuntabilitas manajemen produksi benih; (ii) Meningkatnya treacibility benih yang dihasilkan; serta (iii) Meningkatkan Kualitas layanan publik.
1) Meningkatnya akuntabilitas manajemen produksi benih
Peningkatan akuntabilitas dapat dinilai dengan beberapa parameter penilaian sebagai berikut :
a. Meningkatnya kinerja sistem adsministrasi bahan operasional produksi benih
Sistem adsministrasi bahan operasional dilakukan dengan mengintegrasikan sistem aplikasi dengan barcording sistem.
Penginputan data penggunaan barang yang dilakukan oleh petugas gudang dilakukan dengan menggunakan scan barcord menggunakan android sesuai fitur yang tersedia.
Gambar.2. Tampilan menu SimaPro BPBL Batam untuk adsministrasi BMN berbasis Android mampu mempermudah sistem adsministrasi BMN serta menjadikan data lebih akurat dan akuntabel
b. Manajemen produksi benih dilakukan dengan berbasis pada data yang akurat
Dengan menggunakan aplikasi ini, manajemen produksi benih dilakukan berdasarkan data-data yang akurat, baik yang terkait
33 ketersediaan barang, data detail mengenai kondisi eksisting dan proyeksi produksi serta data dukung lain yang terkait.
Gambar 3. Tampilan menu SimaPro BPBL Batam untuk adsministrasi produksi berbasis Android dapat dilaksanakan dengan mudah serta mampu menyajikan data produksi akurat dan akuntabel serta memiliki ketertelusuran yang tinggi
c. Pemantauan/evaluasi capaian kegiatan oleh pejabat yang berwenang (berbasis android dan barcording sistem)
Setiap pejabat yang berwenang dapat melakukan evaluasi/pemantauan capaian produksi benih sesuai dengan yang ditargetkan. Target produksi per siklus per komoditas ditetapkan berdasarkan pada pola produksi di bawah ini.
34 Gambar 4. Penetapan target produksi per siklus yang digunakan sebagai dasar target produksi dalam sistem aplikasi SimaPro BPBL Batam Berdasarkan target produksi sebagaimana digambarkan pada Gambar 4, setiap siklus produksi akan erlihat profil pencapaiannya pada masing-masing siklus. Pola produksi tersebut dijadikan acuan dalam pembuatan sistem aplikasi.
Pengintegrasian sistem aplikasi berbasis website,aplikasi berbasis android serta sistem barcording akan mempermudah dalam pelaksanaan pemantauan, evaluasi serta perencanaan produksi benih (Gambar 5).
Selain itu, sesuai dengan roadmap yang telah disusun, pada awal Juni 2017 (roadmap jangka menengah) sistem ini akan diintegrasikan dengan data hasil pemeriksaan kesehatan ikan dan kulaitas air. Data-data ini akan tersaji dalam bentuk grafik, sehingga evaluasi pencapaian target produksi dalam setiap siklus produksi beserta faktor-faktor yang mempengaruhi akan dapat dievaluasi oleh personil yang terkait. Disamping itu ketertelusuran produk yang terkait dengan keamanan pangan akan lebih terjamin.
35 Gambar 5. Tampilan menu SimaPro BPBL Batam untuk adsministrasi produksi berbasis Android yang diintegrasikan dengan sistem barcording akan mampu membantu dalam pelaksanaan manajemen produksi benih
2) Meningkatnya ketertelusuran (treacibility) benih
Peningkatan treacibility (ketertelusuran produk) dapat dinilai dengan beberapa parameter penilaian sebagai berikut :
a. SimaPro BPBL Batam mampu mengidentifikasi ketertelusuran produk
Ketertelusuran produk dapat diidentifikasi sampai dengan tingkat detail, meliputi waktu penebaran, jumlah produksi serta distribusinya. Sesuai dengan roadmap jangka menengah yang telah disusun, pada akhir Juni 2017, sistem ini akan diintegrasikan dengan sistem aplikasi manajemen mutu laboratorium kesehatan ikan dan lingkungan, sehingga pada masing-masing siklus produksi juga akan diketahui profil hasil pengujiannya (dalam bentuk tabel dan grafik). Data ini sangat penting sebagai bahan dasar pelaksanaan evaluasi teknis faktor-faktor kesehatan ikan dan lingkungan yang mempengaruhi hasil produksi.
36 b. Informasi mengenai ketertelusuran produk dapat diakses
melalui android
Sistem ketertelusuran produk ini dapat diakses oleh seluruh personil terkait (sesuai tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya).
Gambar 6. Tampilan menu SimaPro BPBL Batam memungkinkan untuk terlaksananya penerapan ketertelusuran produk benih yang dihasilkan
3) Meningkatkan Kualitas Pelayanan Publik
Peningkatan kualitas pelayanan publik dinyatakan berhasil apabila pengelolaan dan pelayanan sistem informasi terkait produksi benih mampu disebarluaskan oleh BPBL Batam. Output ini ditingkatkan dari rencana output yang telah direncanakan. Pada perencanaan awal, sistem yang ada difungsikan untuk melakukan publikasi pelayanan hasil produksi. Pada sistem ini, pelayanan akan ditingkatkan sebagai cal center BPBL Batam. Fungsi call center ini adalah untuk sarana pelayanan (SMS bebas pulsa) terkait hasil produksi yang ada di BPBL Batam.
37 Output peningkatan kualitas pelayanan publik sudah dapat dilaksanakan. Capaian untuk peningkatan kualitas pelayanan publik meliputi hal-hal sebagai berikut :
a. Sistem yang dibangun dalam layanan SMS gateway ini bukan hanya sekedar memberikan layanan informasi, namun juga memberikan layanan SMS bebas pulsa untuk keperluan pelayanan hasil produksi, sebagai call center BPBL Batam dan penyampaian keluhan pelanggan.
b. Publikasi dan pendampingan penggunaan layanan sistem informasi. Hal ini dilakukan agar ketika sistem di Telkomsel sudah aktif, pengguna layanan jasa sudah langsung dapat memanfaatkan
2. Capaian Pada Masing-Masing Milestone
Tolok ukur proyek perubahan selain diukur berdasarkan capaian output final juga dapat dinilai berdasarkan output parsial pada masing- masing milestone kegiatan. Capaian output pada masing-masing milestone dapat dilihat pada Tabel.9.
Tabel 8. Hasil Evaluasi Berdasarkan Pencapaian Kriteria Keberhasilan Pada Proyek Perubahan Peningkatan Kinerja Pengelolaan Sistem Informasi Melalui Penerapan Sistem Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam) berdasarkan parameter dan kriteria keberhasilan
No Milestone Output Capaian
1 Penyusunan desain
treacibility Tersusunnya desain
Treacibility Tercapai sesuai target
2 Penyusunan diagram alir Tersusunnya
Diagram Alir Tercapai sesuai target
3 Workshop dan On the Job training penyusunan sistem aplikasi
Meningkatnya
kompetensi SDM Tercapai melebihi target 4 Penyusunan desain aplikasi Tersusunnya desain
aplikasi Tercapai sesuai target
5 Pembuatan aplikasi Tersusunnya desain
aplikasi Tercapai
melebihi target 6 Uji terap aplikasi internal
balai Terevaluasinya
aplikasi di internal Balai
Tercapai sesuai target
38 7 Penyempurnaan konsep
aplikasi Aplikasi
disempurnakan sesuai kebutuhan
Tercapai sesuai target
8 Penerapan aplikasi Aplikasi dapat
diterapkan Tercapai sesuai target
9 Evaluasi hasil penerapan Terevaluasinya penerapan SimaPro BPBL Batam
Tercapai sesuai target
1) Pencapaian Output Milestone 1 : Penyusunan Desain Treacibility
Output milestone pertama adalah tersusunnya desain treacibility (Lampiran 2.c) serta pembagian peran, tugas dan kewenangan setiap personil yang terlibat dalam SimaPro BPBL Batam (Lampiran 2.d). Untuk mencapai milestone ini dilakukan beberapa kali pertemuan, yaitu : (i) rapat pembahasan umum identifikasi SOP dalam rangka penyusunan desain treacibility (Lampiran 2.a.); (ii) rapat identifikasi SOP dalam rangka penyusunan desain treacibility (Lampiran 2.b.); serta (iii) rapat identifikasi peran dan kewenangan akses informasi SimaPro BPBL Batam (Lampiran 2.c.)
2) Pencapaian Output Milestone 2 : Penyusunan Diagram Alir Output milestone pertama adalah teridentifikasinya ruang lingkup pengaturan SimaPro BPBL batam (Lampiran 3.b) serta tersusunnya diagram alir SimaPro BPBL Batam (Lampiran 3.c).
Untuk mencapai output milestone ini dilakukan sekali rapat pembahasan yang melibatkan pejabat terkait. Berdasarkan hasil rapat tersebut, Kasi UT2KS bersama tim personil terkait menyusun ruang lingkup pengaturan SimaPro BPBL Batam (Lampiran 3.b) dan diagram alirnya (Lampiran 4.b).
3) Pencapaian Output Milestone 3 : Workshop dan On the Job training penyusunan sistem aplikasi
Sebagai salah satu upaya meningkatkan wawasan dan penyamaan persepsi SimaPro BPBL Batam antara peserta dan
39 narasumber sehingga sistem aplikasi yang disusun implementatif dan mampu meningkatkan kinerja institusi. Pokok-pokok materi dalam kegiatan ini meliputi : (i) Pemaparan rencana umum peningkatan akuntabilitas manajemen internal dan pelayanan publik; (ii) pemaparan dan evaluasi konsep dan bagan alir SimaPro BPBL Batam; (iii) Layanan SMS gateway PT. Telkomsel; (iv) Pembahasan Konsep Sistem informasi pelayanan publik; serta (v) pembahasan konsep SimaPro BPBL Batam.
4) Pencapaian Output Milestone 4 : Penyusunan Desain Aplikasi Desain aplikasi disusun sebagai dasar untuk membuat aplikasi SimaPro BPBL Batam. Desain ini disusun berdasarkan diagram alir SimaPro BPBL Batam (Lampiran 3.c), Ruang lingkup pengaturan SimaPro BPBL Batam (Lampiran 3.b), Hasil identifikasi peran dan kewenangan akses informasi (Lampiran 2.c), hasil pembahasan aquatic treacibility tools (Lampiran 2.d) serta hasil diskusi selama pelaksanaan on the job training.
5) Pencapaian Output Milestone 5 : Pembuatan Aplikasi
Pembuatan aplikasi dilakukan berdasarkan output-output parsial yang telah dihasilkan pada milestone 1 sampai dengan milestone 5. Aplikasi secara bersama-sama antara tim BPBL Batam dan Tim PT. Solusi Teknis Bandung. Pembagian peran dan tugas masing-masing adalah sebagai berikut :
a. Peran dan tugas tim BPBL Batam adalah sebagai berikut : a) Bertindak sebagai kuasa BPBL Batam selama dan dalam
pembuatan sistem aplikasi
b) Melakukan koordinasi teknis pelaksanaan identifikasi kebutuhan dan mekanisme kerja yang berlaku di BPBL Batam
c) Menyusun desain treacibility, diagram alir dan desain SimaPro BPBL Batam berdasarkan hasil identifikasi
40 d) Melakukan pengujian dan evaluasi terhadap hasil Aplikasi
yang dibuat oleh PT. Solusi Teknis Bandung
b. Peran dan tugas tim PT. Solusi Teknis Bandung adalah sebagai berikut :
a) Membuat sistem aplikasi sesuai dengan yang diminta oleh tim BPBL Batam
b) Melakukan perbaikan sistem aplikasi berdasarkan hasil pengujian dan evaluasi
SimaPro BPBL Batam yang dibuat sedemikian rupa sehingga mengakomodasi beberapa kepentingan, yaitu :
a. Manajemen Internal Produksi Benih, meliputi :
a) Adsministrasi bahan operasional produksi yang mengintegrasikan aplikasi berbasis website, aplikasi berbasis android dan barcording sistem. Menu aplikasi pengelolaan barang dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar. 7. Fitur aplikasi pengggunaan barang pada Aplikasi berbasis android. Aplikasi ini diintegrasikan dengan barcording sistem dan aplikasi berbasis website.
b) Pencapaian hasil produksi dan sistem ketertelusuran produk pada masing-masing siklus produksi sehingga pejabat yang
41 berwenang dapat mengakses kondisi eksisting, mengevaluasi capaian prouksi dan merencanakan proyeksi peruntukan hasil produksi (Gambar 7).
b. Pelayanan Publik, meliputi pemanfaatan layanan SMS gateway PT. Telkomsel sebagai berikut :
a) Menu publikasi capaian kinerja BPBL kepada pejabat yang berwenang
b) Informasi penjualan hasil produksi kepada member BPBL Batam
c) Menu layanan SMS bebas pulsa kepada pelanggan untuk keperluan pemesanan hasil produksi dan keluhan pelayanan
6) Pencapaian Output Milestone 6 : Uji Terap Aplikasi Internal Balai
Pelaksanaan uji terap SimaPro BPBL Batam dilakukan untuk meyakinkan bahwa sistem yang dibangun merupakan sistem yang simpel, integratif, dan dibutuhkan oleh masyarakat. Setelah dilakukan uji coba, beberapa hal memerlukan penyempurnaan sistem, yaitu :
a. Kegiatan induk pengerjaannya dilakukan pada roadmap jangka menengah (akhir Juni 2017). Hal ini dilakukan karena berdasarkan evaluasi bahwa fokus sistem informasi untuk induk adalah ketertelusuran silsilah. Hal ini memungkinkan dilakukan apabila pengerjaannya sistem aplikasinya terintegrasikan dengan kegiatan divisi pembesaran (periode juni), fokus pada ketertelusuran induk
b. Perlu peningkatan pelayanan publik, yaitu :
a) Menu pelayanan publik pada sistem aplikasi dibuat interaktif, meliputi pelayanan pemesanan hasil produksi dan call center BPBL Batam
b) Perlu grouping member BPBL Batam berdasarkan materi broadcasting SMS gateway pada masing-masing grup,
42 antara lain : group pembudidaya (pelanggan benih), group konsumen ikan konsumsi, group pejabat DJPB
c. Perlu penekanan kewenangan akses data setiap personil sesuai dengan yang tertuang pada Lampiran 6.c.
7) Pencapaian Output Milestone 7 : Penyempurnaan Konsep Aplikasi
Berdasarkan hasil evaluasi uji terap SimaPro BPBL Batam, dilakukan penyempurnaan sistem aplikasi. Penyempurnaan terutama dilakukan pada sistem aplikasi berbasis android, meliputi penyempurnaan fitur dan menu pelaporan serta perubahan tampilan, sehingga pengoperasiannya lebih mudah serta memuat data-data yang cukup lengkap (Lampiran 6.d).
8) Pencapaian Output Milestone 8 : Penerapan Aplikasi
Pelaksanaan milistone 8 (penerapan aplikasi) dilakukan melalui beberapa kegiatan yaitu :
a. Pelaksanaan kerjasama dengan PT. Telkomsel untuk pemanfaatan layanan SMS gateway dengan jenis layanan Direct Conection (Naskah kerjasama terlampir pada Lampiran 7.a). Beban biaya SMS untuk layanan kepada pelanggan dibebankan pada BPBL Batam. Selain itu, nomor tersebut berfungsi sebagai call center BPBL Batam.
b. Sosialisasi Program kepada masyarakat, dilakukan melalui berbagai metoda, yaitu :
c. Penginputan member BPBL Batam. Sampai dengan 10 Mei 2017 telah tercatat 70 member BPBL Batam (Lampiran 7.f) d. Pelaksanaan layanan kepada pelanggan
9) Pencapaian Output Milestone 9 : Evaluasi hasil penerapan Evaluasi dilaksanakan oleh pejabat dan petugas yang menangani sistem informasi. Berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilaksanakan, penerapan SimaPro BPBL Batam mampu
43 mempermudah kerja, mampu meningkatkan akuntabilitas manajemen produksi benih; ketertelusuran benih yang dihasilkan;
serta peningkatan kualitas pelayanan publik. Selain itu sistem aplikasi ini juga dapat :
a. Mempunyai fungsi sebagai call center BPBL Batam
b. Mampu aplikasi menyediakan layanan penjualan hasil produksi secara interaktif melalui layanan SMS bebas pulsa
Bedasarkan hasil evaluasi yang dilakukan, peserta rapat merekomendasikan agar pelaksanaan sistem informasi lebih terintegrasi dengan sistem-sistem lain yang terkait, perlu dilakukan pengembangan SimaPro BPBL Batam. Pengembangan yang dilakukan hendaknya dilakukan secara terprogram sesuai dengan roadmap yang telah disusun. Selanjutnya pengelola program BPBL Batam akan menyusun kebutuhan anggaran yang memadahi sebagai bahan usulan ke Kepala BPBL Batam.
B. KENDALA
Dalam pelaksanaan proyek perubahan peingkatan kinerja pengelolaan dan pelayanan sistem informasi ditemukan kendala-kendala yang menjadi faktor penghambat pelaksanaan perubahan. Kendala- kendala tersebut berasal dari internal BPBL Batam maupun dari pihak eksternal. Kendala internal yang dihadapi meliputi : (i) kesulitan dalam mengintegrasikan seluruh SOP (CPIB, CBIB, CKIB dan SOP adsministrasi perkantoran) menjadi satu kesatuan sistem; (ii) SOP tidak implementatif;
serta (iii) kurang pahamnya personil yang terkait terhadap semua produk layanan SMS gateway yang ditawarkan oleh PT. Telkomsel. Sedangkan kendala eksternal yang dihadapi selama pelaksanaan royek perubahan antara lain : (i) Kurang sinergisnya semua pihak yang terkait (BPBL Batam, dan PT. Solusi Teknis Bandung); (ii) Kurangnya sinergisnya pihak yang terkait (BPBL Batam, PT. Telkomsel, PT. Solusi Teknis Bandung);
serta (iii) kurang efektifnya sosialisasi SimaPro kepada semua pengguna jasa layanan. Berbagai kendala tersebut mampu diatasi secara baik oleh tim, sehingga proyek perubahan dapat dilaksanakan sesuai milestone.
44 Tabel. 9. Kendala Pelaksanaan Proyek Perubahan Peningkatan Kinerja
Pengelolaan dan Pelayanan Sistem Informasi Melalui Penerapan Sistem Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam) pada masing-masing tahapan kegiatan
1. Kendala Internal
Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek perubahan di lingkup internal BPBL Batam terjadi pada saat penyusunan desain treacibility. Beberapa hambatan yang ditemukan relatif dapat diatasi dengan mudah melalui komunikasi yang intensif dan pelaksanaan pengendalian secara berjenjang untuk selalu fokus pada pencapaian output pada tiap-tiap tahapan kegiatan. Kendala internal terjadi terutama pada tahapan penyusunan desain treacibility dan desain aplikasi. Secara terperinci kendala, dampak serta strategi mengatasi kendala dapat dilihat pada Tabel. 10.
NO TAHAPAN KEGIATAN KENDALA
1. Penyusunan desain treacibility
a. Kesulitan dalam mengintegrasikan seluruh SOP (CPIB, CBIB, CKIB dan SOP
adsministrasi perkantoran) menjadi satu kesatuan sistem
b. SOP tidak implementatif 2 Penyusunan diagram alir
sistem aplikasi Tidak ditemukan 3 Workshop dan on the job
training penyusunan sistem aplikasi
Tidak ditemukan
4 Penyusunan desain
aplikasi Kurang sinergisnya semua pihak yang terkait (BPBL Batam, PT. Solusi Teknis Bandung) 5 Pembuatan aplikasi Kurangnya sinergisnya pihak yang terkait
(BPBL Batam, PT. Telkomsel, PT. Solusi Teknis Bandung)
6 Uji terap aplikasi internal
BPBL Batam Tidak ditemukan
7 Penyempurnaan konsep
aplikasi Tidak ditemukan
8 Penerapan aplikasi a. Kurang pahamnya personil yang terkait terhadap semua produk layanan SMS gateway yang ditawarkan oleh PT.
Telkomsel
b. Kurang efektifnya sosialisasi SimaPro kepada semua pengguna jasa layanan 9 Evaluasi hasil penerapan Tidak ditemukan
45 2. Kendala Eksternal
Kendala eksternal pelaksanaan proyek perubahan di lingkup internal BPBL Batam terutama terjadi pada saat penyusunan desain aplikasi, pembuatan desain aplikasi serta pada saat penerapan sistem aplikasi (Tabel 11). Beberapa kendala yang dihadapi antara lain sebagai berikut :
a. Kendala pada saat penyusunan desain aplikasi dan pembuatan sistem aplikasi SimaPro BPBL Batam adalah kurang efektifnya komunikasi antar pihak yang terkait mengenai hal-hal yang bersifat detail teknis. Pihak yang terkait tersebut adalah BPBL Batam, PT.
Telkomsel dan PT. Solusi Teknis Bandung.
b. Kendala pada saat penerapan aplikasi SimaPro BPBL Batam adalah :
a) Kurang pahamnya personel terhadap semua produk layanan SMS gateway yang ditawarkan oleh PT. Telkomsel
b) Kurang efektifnya sosialisasi kepada seluruh pengguna jasa BPBL Batam
C. STRATEGI MENGATASI KENDALA
Strategi mengatasi kendala merupakan salah satu kunci kberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Berbagai kendala yang dihadapi harus dapat dikelola secara baik, sehingga proyek perubahan mampu dilaksanakan sesuai rencana.
1. Strategi Mengatasi Kendala Internal
Kendala internal yang terjadi pada proyek perubahan ini adalah pada saat penyusunan desain treacibility dan pada saat pembuatan sistem aplikasi. Kendala internal pada saat penyusunan desain treacibility adalah kesulitan untuk mengintegrasikan seluruh SOP yang adalah dalam mengintegrasikan semua SOP yang terkait menjadi satu kesatuan sistem. Sedangkan kendala internal yang terjadi pada saat pembuatan desain aplikasi adalah kesulitan dalam pembuatan sistem
46 aplikasi yang bersifat kompleks serta penambahan-penambahan desain untuk peningkatan fitur pelayanan publik (Tabel...).
Tabel. 9. Kendala Internal Pelaksanaan Proyek Perubahan Peningkatan Kinerja Pengelolaan dan Pelayanan Sistem Informasi Melalui Penerapan Sistem Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam) pada masing- masing tahapan kegiatan
No Kendala Resiko/Dampak Strategi Mengatasi 1 Kesulitan dalam
mengintegrasikan seluruh SOP (CPIB, CBIB, CKIB dan SOP adsministrasi perkantoran)
menjadi satu kesatuan sistem
Desain treacibility tidak tersusun secara optimal
Mengitensifkan komunikasi antar manajer/penanggung jawab kegiatan
2 SOP kurang
implementatif Desain treacibility tidak tersusun secara optimal
Manajer/penanggung jawab kegiatan diberikan keleluasaan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi SOP yang kurang implementatif 3 Kompleknya aplikasi
yang akan disusun Waktu pembuatan membutuhkan waktu lama
a. Membuat roadmap pengembangan desain sistem aplikasi.
b. Pembuatan sistem aplikasi dilakukan dengan mendahulukan aplikasi yang mengatur proses produksi (internal proses) sebagai sistem utama 4 Kurang pahamnya
personil terhadap produk layanan PT.
Telkomsel
Program SMS gateway tidak berjalan
Menyertakan PT. Telkomsel sebagai narasumber dalam Pelaksanaan Inhouse Training
Strategi mengatasi kendala internal dalam mengintegrasikan seluruh SOP menjadi satu kesatuan sistem adalah dengan menintensifkan komunikasi antar manajer/penanggung jawab SOP dan memberikan keleluasaan untuk melakukan identifikasi dan evaluasi SOP SOP yang ada. Manajer Mutu dan/atau Manajer Mutu mempresentasikan dan menjelaskan secara detail SOP yang dibutuhkan dalam penyusunan SimaPro BPBL Batam. Selanjutnya tim akan mengidentifikasi SOP yang berlaku di BPBL Batam yang mengatur prosedur sejenis serta mengklarifikasi sekaligus
47 merekomendasikan untuk melakukan evaluasi prosedur yang tidak berkesesuaian dengan SOP lainnya.
Strategi mengatasi kendala yang dihadapi tim dalam pembuatan aplikasi yang bersifat komplek adalah sebagai berikut :
a. Membuat roadmap pengembangan desain sistem aplikasi.
b. Pembuatan sistem aplikasi dilakukan dengan mendahulukan aplikasi yang mengatur proses produksi (internal proses) sebagai sistem utama. Pertimbangannya adalah bahwa alur proses produksi tersebut sangat terkait dengan SOP-SOP lain yang berlaku di BPBL Batam.
Penambahan beberapa fitur untuk memperkuat kualitas pelayanan publik pada saat sistem sudah mulai dibangun berpotensi memperpanjang waktu penyelesaian dalam pembuatan sistem aplikasi. Perubahan ini diperlukan untuk menyederhanakan pengguna aplikasi serta untk meningkatkan fungsi aplikasi, erutama fungsi-fungsi dalam pelayanan publik. Agar perpanjangan waktu pelaksanaan tahapan pembuatan sistem aplikasi tidak mempengaruhi waktu yang telah ditetapkan dalam pencapaian akhir output, pelaksanaan uji terap di internal BPBL Batam waktunya diperpendek. Selanjutnya untuk meyakinkan bahwa sistem aplikasi tersebut implementatif, penerapan SimaPro BPBL Batam akan dievaluasi kembali penyempurnaannya, yaitu pada pertengahan Mei, awal Juni 2017 dan pada setiap akhir tahun. Fokus materi evaluasi tersebut adalah pembahasan mengenai:
(i) penyempurnaan sistem sehingga SimaPro BPBL Batam benar- benar sesuai dengan kebutuhan internal BPBL Batam dan kebutuhan masyarakat/pengguna layanan informasi; serta (ii) pengembangan sistem aplikasi.
2. Strategi Mengatasi Kendala Eksternal
Kendala eksternal yang terjadi dalam pelaksanaan proyek perubahan ini terjadi pada tahapan penyusunan desain aplikasi dan pada saat penerapan sistem aplikasi. Kendala eksternal yang
