LEMBAR PENGESAHAN
RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER)
2. LATAR BELAKANG
Berdasarkan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor PER.06/MEN/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar dan Balai Budidaya Lingkup Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya, uji terap teknik dan kerjasama, produksi, pengujian laboratorium serta bimbingan
61 teknis bidang perikanan budidaya laut. Untuk melaksanakan tugas tersebut, BPBL Batam menyelenggarakan fungsi :
l. Penyusunan rencana kegiatan teknis dan anggaran, pemantauan dan evaluasi serta laporan
m. Pelaksanaan uji terap teknik perikanan budidaya laut
n. Pelaksanaan penyiapan bahan standardisasi perikanan budidaya laut o. Pelaksanaan sertifikasi sistem perikanan budidaya laut
p. Pelaksanaan kerja sama teknis perikanan budidaya laut
q. Pengelolaan dan pelayanan sistem informasi, dan publikasi perikanan budidaya laut
r. Pelaksanaan layanan pengujian laboratorium persyaratan kelayakan teknis perikanan budidaya laut
s. Pelaksanaan pengujian kesehatan ikan dan lingkungan budidaya laut t. Pelaksanaan produksi induk unggul, benih bermutu, dan sarana
produksi perikanan budidaya laut
u. Pelaksanaan bimbingan teknis perikanan budidaya laut v. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga
Berdasarkan hasil evaluasi kinerja BPBL Batam dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, terdapat beberapa area organisasi yang memerlukan peningkatan. Area organisasi tersebut adalah sebagai berikut :
d. Penyusunan rencana kegiatan teknis dan anggaran, pemantauan dan evaluasi serta laporan
f) Penyusunan rencana pengadaan barang habis pakai tahun berjalan tidak mempertimbangkan hasil stock opname barang tahun sebelumnya
g) Pengadsministrasian aset, bahan habis pakai serta ikan hasil produksi masih dilakukan secara manual dan belum konsisten h) Sistem pelaporan belum terintegrasi, sehingga terjadi inefisiensi
waktu dan SDM
i) Data untuk keperluan evaluasi hasil kegiatan tidak dapat disajikan secara cepat
62 j) Data dukung sistem pelaporan tidak tersaji dengan lengkap,
sehingga berpotensi TGR
e. Pengelolaan dan pelayanan sistem informasi dan publikasi perikanan budidaya laut
d) Belum adanya sistem informasi yang dapat diakses oleh semua pihak sesuai tugas, fungsi dan kewenangannya
e) Sistem pelayanan informasi belum dapat diakses dengan mudah oleh stakeholder
f) Pelayanan publik terkait hasil produksi dilakukan secara manual f. Pelaksanaan produksi induk unggul, benih bermutu dan sarana
produksi perikanan budidaya laut
c) Evaluasi teknis terhadap kegagalan produksi dalam suatu periode waktu tertentu (tahunan dll) tidak dapat dievaluasi karena data terkait dengan faktor-faktor predisposisi kegagalan tidak terkompilasi dengan baik
d) Sistem akuntabilitas terkait analisis usaha produksi belum tersaji dengan baik
Berdasarkan hasil evaluasi menggunakan metode Likert Score APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak) (Tabel 1), area organisasi yang mendapatkan prioritas untuk ditingkatkan kinerjanya adalah pengelolaan dan pelayanan sistem informasi dan publikasi perikanan budidaya laut.
Tabel 1. Analisa Permasalahan dengan Metode Likert Score APKL No Area Organisasi KRITERIA Tot
al
Peringk at A P K L
1 Belum optimalnya penyusunan rencana kegiatan teknis dan anggaran, pemantauan dan evaluasi serta laporan
4 3 5 4 16 II
2 Belum optimalnya pengelolaan dan pelayanan sistem informasi dan publikasi perikanan budidaya laut
5 4 5 4 18 I
3 Belum optimalnya pelaksanaan
produksi induk unggul, benih 3 3 5 4 15 III
63 bermutu dan sarana produksi
perikanan budidaya laut Keterangan :
A = Aktual P = Problematika K = Kekhalayakan L = Layak
Terdapat tiga faktor yang menyebabkan rendahnya kinerja pengelolaan dan pelayanan sistem informasi dan publikasi perikanan budidaya laut, yaitu (i) Belum adanya sistem informasi yang dapat diakses oleh semua pihak sesuai tugas, fungsi dan kewenangannya; (ii) Sistem pelayanan informasi belum dapat diakses dengan mudah oleh stakeholder; serta (iii) Pelayanan publik terkait hasil produksi masih dilakukan secara manual.
Berdasarkan hasil penilaian sebagaimana pada Tabel 1., intervensi yang dilakukan adalah dengan menerapkan sistem informasi manajemen produksi. Sistem ini dinamakan Sistem Informasi Manajemen Produksi Balai Perikanan Budidaya Laut Batam, disingkat SimaPro BPBL Batam.
Dengan penerapan sistem ini diharapkan terjadi peningkatan kinerja sistem pengelolaan dan pelayanan informasi dan publikasi sebagaimana yang tertera pada Tabel.2.
Tabel.2. Kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan penerapan proyek perubahan Peningkatan Proyek Perubahan Peningkatan Kinerja Pengelolaan Sistem Informasi Melalui Penerapan Sistem Informasi Produksi BPBL Batam (SimaPro BPBL Batam)
No Kondisi Kesenjangan
Yang Terjadi Saat Ini Yang Diharapkan
1 Manajemen produksi dan pelaporan hasil produksi tidak akuntabel (pada saat audit Itjen/BPK ditemukan potensi TGR)
Manajemen produksi dan pelaporan hasil produksi akuntabel (pada saat audit Itjen/BPK ditemukan potensi TGR)
Dari kurang akuntabel menjadi akuntabel
2 Sistem pengelolaan bahan operasional
Produk yang dihasilkan tidak mampu telusur (un-treacible)
Dari
untreacible menjadi treacible
64 4 Data kesehatan ikan
dan lingkungan dianalisis secara parsial
Data kesehatan ikan dan lingkungan dapat 5 Pelayanan penjualan
hasil produksi tidak sesuai SOP
Pelayanan penjualan hasil produksi sesuai SOP
3.1. Tujuan Jangka Pendek (2 bulan)
Tujuan jangka pendek penerapan sistem ini adalah untuk : e. Meningkatkan akuntabilitas manajemen produksi benih
f. Meningkatkan treacibility benih yang dihasilkan (berbasis barcoding system)
g. Meningkatkan akuntabilitas sistem adsministrasi bahan operasional produksi benih dan produk yang dihasilkan
h. Meningkatkan kualitas pelayanan penjualan benih (berbasis SMS gateway)
3.2. Tujuan Jangka Menengah (1 tahun)
Tujuan jangka menengah penerapan sistem ini adalah untuk :
e. Meningkatkan akuntabilitas manajemen produksi benih, induk dan ikan konsumsi
f. Meningkatkan treacibility benih dan ikan konsumsi yang dihasilkan (berbasis barcoding system)
g. Meningkatkan akuntabilitas sistem adsministrasi bahan
operasional produksi benih dan ikan konsumsi serta produk yang dihasilkan
h. Meningkatkan kualitas penjualan benih dan ikan konsumsi (berbasis SMS gateway)
3.3. Tujuan Jangka Panjang (2 tahun)
Tujuan jangka panjang penerapan sistem ini adalah untuk :
d. Mengintegrasikan seluruh data yang terkait kegiatan BPBL Batam e. Meningkatkan kinerja kegiatan teknis, anggaran, pemantauan dan
evaluasi serta pelaporan
65 f. Peningkatan kualitas pelayanan publik
g. Meningkatkan tata kerja dan tata kelola BPBL Batam yang bersih, transparan dan akuntabel dengan berbasis teknologi informasi
4. MANFAAT
a. Manfaat internal BPBL Batam :
a) Manajemen produksi dapat dilaksanakan berdasarkan data yang akurat
b) Sistem adsministrasi bahan operasional produksi benih dan produk yang dihasilkan akuntabel
c) Setiap pegawai yang berwenang dapat mengakses capaian kerja sesuai tugas dan kewenangannya
d) Terbentuk budaya kerja pegawai untuk bekerja berdasarkan data dan informasi yang akurat
b. Manfaat Eksternal BPBL Batam :
a) Pembudidaya mendapatkan benih dengan treacibility yang tinggi (berbasis barcoding system)
b) Meningkatnya kualitas pelayanan penjualan benih (berbasis SMS gateway)