2017
PT JAMKRIDA RIAU
Jl. Jend. Sudirman No. 438 Pekanbaru Phone/Fax : 0761-7871467
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN
(WHISTLEBLOWING SYSTEM)
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 1
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI 1
BAB I. PENDAHULUAN 2
1. Latar Belakang 2
2. Maksud dan Tujuan 3
3. Acuan Pedoman 3
4. Ruang Lingkup 4
5. Daftar Istilah 4
BAB II. KEBIJAKAN KEWENANGAN 7
1. Kebijakan Perusahaan Menerima dan Menyelesaikan Pelaporan
Pelanggaran 7
2. Kewenangan Tim Pengelola Pelaporan pelanggaran 7
BAB III. PENGELOLAAN PELAPORAN PELANGGARAN 9
1. Penerimaan Pelaporan Pelanggaran 9
2. Proses Penanganan Pelaporan 10
3. Administrasi Pelaporan 12
4. Tindak Lanjut dan Pemantauan 12
5. Penyampaian Tanggapan 13
6. Publikasi dan Sosialisasi 14
BAB IV. PERLINDUNGAN, APRESIASI DAN SANKSI 15
1. Perlindungan Pelaporan dan Terlapor 15
2. Apresiasi Pelapor 16
3. Sanksi 16
BAB V. PENUTUP 17
BAB VI. LAMPIRAN 18
Berita Acara Penelahaan Awal/Klarifikasi 19
Berita Acara Hasil lnvestigasi 20
Skema Proses Pelaporan Pelanggaran PT . Jamkrida Riau 21
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 2 BAB I
PENDAHULUAN 1. Latar Belakang :
PT Penjaminan Kredit Daerah Provinsi Riau disingkat dengan PT. Jamkrida Riau atau Perusahaan berkomitmen untuk meningkatkan kualitas penerapan Good Corporate Governance (GCG) secara konsisten dan berkelanjutan dengan berpedoman pada peraturan dan perundangan yang berlaku, maka dalam pelaksanaan penerapan GCG sebagaimana dimaksud, Direksi menyusun mekanisme pelaporan atas dugaan penyimpangan pada PT Jamkrida Riau.
Dalam proses menjalankan kegiatan usahanya PT.Jamkrida Riau senantiasa memperhatikan kepentingan setiap pemangku kepentingan perusahaan (stakeholders), berdasarkan atas asas kewajaran dan kesetaraan sesuai prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG) yaitu transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independen dan kewajaran.
Adanya pelaporan pelanggaran dari pihak stakeholders sebagai akibat dari kurang diperhatikannya hak-hak stakeholders dengan baik atau bahkan kadang-kadang terabaikan oleh pihak perusahaan, dapat berdampak negatif atas reputasi dan kepercayaan masyarakat pada perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut maka penyelesaian pelaporan pelanggaran dari stakeholders sangatlah diperlukan dalam rangka menjamin hak-haknya dalam berhubungan dengan perusahaan dan menjamin penanganan yang memenuhi ketentuan dan persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan, pemerintah dan aparat berwajib.
Mekanisme penanganan pelaporan pelanggaran yang jelas merupakan hal yang mutlak diperlukan, agar tidak terjadi perselisihan atau potensi sengketa yang berlarut-larut antara pihak stakeholders dengan perusahaan. Secara internal perusahaan, pelaporan pelanggaran menjadi cara untuk mendorong karyawan perusahaan untuk lebih berani bertindak dalam mencegah terjadinya kecurangan dan korupsi dengan melaporkannya ke pihak yang dapat menanganinya. Hal ini berarti, mengurangi budaya “diam” menuju ke arah budaya “kejujuran” “kepedulian” dan “keterbukaan”. Pedoman Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) ini merupakan sistem yang dapat dijadikan media bagi saksi pelapor untuk menyampaikan informasi mengenai tindakan pelanggaran yang diindikasi terjadi di dalam perusahaan. Mekanisme ini dapat menjadi cara yang efektif apabila dilakukan dengan struktur dan proses yang benar dan jelas, karena para pelapor memerlukan rasa aman dan jaminan keselamatan untuk berpartisipasi dalam mencegah kecurangan dan tindak pidana korupsi.
Pelaporan yang diperoleh dari mekanisme pelaporan pelanggaran (Whistleblowing) ini perlu mendapatkan perhatian dan tindak lanjut, termasuk juga pengenaan hukuman yang tepat agar dapat memberikan efek jera bagi pelaku pelanggaran dan juga bagi mereka yang berniat melakukan hal tersebut.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 3 2. Maksud dan Tujuan :
Maksud penyusunan Pedoman Pengelolaan Pelaporan Pelanggaran sebagai dasar atau pedoman pelaksanaan dalam menangani pelaporan pelanggaran dari stakeholders untuk menjamin terselenggaranya mekanisme penyelesaian pelaporan pelanggaran yang efektif dalam jangka waktu memadai oleh stakeholders.
Tujuan dari Pedoman ini adalah menyediakan suatu panduan bagi organisasi untuk membangun, menerapkan dan mengelola suatu Sistem Pelaporan Pelanggaran (WBS).
Sehingga diharapkan pedomanini dapat memberikan manfaat bagi peningkatan pelaksanaan Corporate Governance di perusahaan. Melalui sistem ini diharapkan meningkatkan tingkat partisipasi karyawan dalam melaporkan pelanggaran. Disamping itu, penyusunan pedoman ini juga sebagai acuan dalam tata cara pengelolaan penanganan pengaduan/penyingkapan (Whistleblowing System) bagi Dewan Komisaris, Direksi, Karyawan serta pihak yang berkepentingan dalam berhubungan dengan perusahaan, agar setiap laporan yang disampaikan terjaga kerahasiaannya dan kasus yang dilaporkan dapat dipertanggungjawabkan serta dapat ditindaklanjuti.
3. Acuan Pedoman :
a. Undang-Undang No. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 13 tahun 2006 tentang Perlindungan Saksi dan Korban.
c. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 tahun 2001 tentangPerubahan Atas Undang-undang Republik Indonesia Nomor 31tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.
d. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 71 tahun 2000 tentang Tata Cara Pelaksanaan Peran Serta Masyarakat dan Pemberian Penghargaan dalam Pencegahan dan PemberantasanTindak Pidana Korupsi.
e. Anggaran Dasar PT. Jamkrida Riau.
f. Pedoman Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) tahun 2008 oleh Komite Nasional Kebijakan Governance (KNKG).
g. Pedoman Good Corporate Governance (GCG) PT. Jamkrida Riau.
h. Pedoman Etika Bisnis & Etika Kerja (Code of Conduct) PT. Jamkrida Riau.
i. Pedoman Displin Pegawai (PDP) PT. Jamkrida Riau.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 4 4. Ruang Lingkup :
Pedoman Pelaporan Pelanggaran ini diberlakukan bagi Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris, Direksi, Organ Pendukung Direksi dan seluruh Karyawan di lingkungan PT. Jamkrida Riau dalam menjalankan tugas sehari-hari sesuai dengan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG) serta para pemangku kepentingan (stakeholders) lainnya.
5. Daftar Istilah :
a. Whistleblowing System adalah sistem yang mengelola pelaporan/penyingkapan mengenai perilaku melawan hukum, perbuatan tidak etis/tidak semestinya secara rahasia, anonim dan mandiri (independent) yang digunakan untuk mengoptimalkan peran serta individu perusahaan dan mitra kerja dalam mengungkap pelanggaran yang terjadi dilingkungan perusahaan.
b. Whistleblower adalah Karyawan, klien/terjamin, vendors, supplier atau orang lain yang berkepentingan dengan eksistensi perusahaan/organisasi.
c. Individu Perusahaan terdiri dari anggota Dewan Komisaris, Sekretaris Dewan Komisaris, semua anggota komite di bawah Dewan Komisaris, anggota Direksi, Karyawan serta tenaga-tenaga yang diperbantukan dalam pengelolaan perusahaan.
d. Dewan Komisaris adalah organ Perusahaan yang mewakili Pemegang Saham untuk melakukan pengawasan dan memberikan arahan/nasihat kepada Direksi dalam pengelolaan perusahaan serta menjalankan fungsi untuk memperkuat citra perusahaan.
e. Direksi adalah organ Perusahaan yang bertanggung jawab penuh atas pengelolaan perusahaan, untuk kepentingan dan tujuan perusahaan, serta mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar, tunduk pada semua peraturan yang berlaku terhadap BUMD dan tetap berpegang pada penerapan prinsip Good Corporate Governance. f. Organ Pendukung Dewan Komisaris adalah organ yang membantu Dewan
Komisaris dalam melaksanakan fungsi pengawasan perusahaan, yaitu Komite Audit, Komite Kebijakan Risiko, dan dapat juga membentuk Komite Nominasi dan Remunerasi dan/atau Komite Kebijakan Tata Kelola Perusahaan serta Sekretaris Dewan Komisaris.
g. Organ Pendukung Direksi adalah organ yang membantu Direksi dalam melaksanakan pengelolaan perusahaan sesuai struktur organisasi yang ditetapkan oleh Perusahaan;
h. PT. Jamkrida Riau, yang selanjutnya disebut Perusahaan, adalah Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) sebagaimana diatur dalam Undang-undang Nomor 5 Tahun 1962, mengenai modal untuk seluruhnya atau untuk sebagian merupakan kekayaan daerah yang dipisahkan. Karyawan adalah pegawai yang telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan, diangkat sebagai karyawan tetap
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 5 dengan ketetapan perusahaan yang diberikan hak dan kewajiban menurut ketentuan yang berlaku di Perusahaan.
j. Penerima Pelaporan Pelanggaran adalah Direksi dan Dewan Komisaris.
k. Pelaporan Pelanggaran adalah pengungkapan tindakan pelanggaran atau perbuatan melawan hukum.
l. Pelanggaran adalah perbuatan tidak etis/tidak bermoral atau perbuatan lain yang dapat merugikan Perusahaan maupun para pemangku kepentingan (stakeholders), yang dilakukan oleh Karyawan atau pimpinan perusahaan kepada perusahaan atau lembaga lain yang dapat mengambil tindakan atas pelanggaran tersebut.
Pengungkapan ini umumnya dilakukan secara rahasia (confidential).
m. Pelapor adalah pihak internal yaitu Karyawan Perusahaan, dan tidak tertutup adanya pelapor berasal dari pihak eksternal yaitu pemegang sertifikat, pemasok, regulator dan stakeholders yang lainnya.
n. Terlapor adalah orang yang diadukan/dilaporkan atas adanya indikasi/dugaan melakukan pelanggaran Standar Etika Kerja dan Etika Bisnis (Code of Conduct).
o. Perwakilan stakeholders adalah perseorangan, lembaga dan atau badan hukum yang bertindak untuk dan atas nama stakeholders dengan berdasarkan surat kuasa khusus dari stakeholders.
p. Stakeholders adalah para pihak yang berkepentingan dengan Perusahaan.
q. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran adalah tim yang terdiri dari anggota Satuan Pengawasan Internal (SPI), Divisi Sumber DayaManusia (SDM) dan unit kerja lain yang berada di bawah kewenangan Direksi berdasarkan Keputusan Direksi.
r. Pelanggaran Disiplin adalah perbuatan yang melanggar ketentuan Pedoman Disiplin Pegawai PT. Jamkrida Riau.
s. Sidang Disiplin adalah sidang yang diadakan untuk memutuskan perkara atas pelanggaran disiplin.
t. Tindak Pidana adalah perbuatan yang dilarang oleh suatu aturan hukum dimana larangan tersebut disertai ancaman atau sanksi bagi yang melanggarnya sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (KUHP).
u. lnvestigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan pelanggaran yang dilakukan oleh Terlapor, yang telah dilaporkan melalui Tim.
v. Korupsi adalah perbuatan yang dilakukan secara curang atau melawan hukum
oleh Dewan Komisaris, Direksi, dan Karyawan yang bekerja untuk dan atas nama PT. Jamkrida Riau, yang bertentangan dengan kepentingan Perusahaan atau
penyalahgunaan wewenang jabatan/kepercayaan yang diberikan kepadanya
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 6 dengan tujuan memperkaya diri sendiri, atau orang lain atau korporasi yang dapat merugikan perusahaan.
w. Kecurangan adalah perbuatan tidak jujur atau tipu muslihat meliputi antara lain penipuan, pemerasan, pemalsuan, penyembunyian atau penghancuran dokumen/laporan atau menggunakan dokumen palsu, yang dilakukan oleh seseorang/sekelompok orang yang menimbulkan potensi kerugian ataupun kerugian nyata terhadap Perusahaan atau orang lain.
x. Menyuap adalah perbuatan seseorang berupa memberi uang sogok/menyogok/
memberi hadiah atau janji yang diberikan atau diterima dalam bentuk apapun kepada seseorang yang berpengaruh atau berhubungan dengan jabatannya dengan tujuan ingin mendapatkan sesuatu untuk kepentingan pribadi ataupun korporasi.
y. Benturan Kepentingan adalah sebuah situasi dimana seseorang dihadapkan pada perbedaan kepentingan yaitu antara kepentingan pribadi atau perusahaan, sehingga harus memilih dan mendahulukan kepentingan perusahaan di atas kepentingan pribadinya.
z. Pencurian adalah mengambil barang atau sesuatu, baik seluruhnya atau sebagian kepunyaan orang lain, dengan maksud untuk dimiliki secara melawan hukum.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 7 BAB II
KEBIJAKAN DAN KEWENANGAN
1. Kebijakan Perusahaan Menerima dan Menyelesaikan Pelaporan Pelanggaran.
a. Perusahaan berhak menerima pelaporan pelanggaran dari pihak internal maupun eksternal.
b. Perusahaan wajib menerima dan menyelesaikan pelaporan pelanggaran secara aman baik dari pelapor yang mencantumkan identitasnya maupun yang tidak.
c. Perusahan menyediakan 2 (dua) alternatif pengelolaan pelaporan, yaitu melalui jalur Direksi maupun jalur Dewan Komisaris sesuai dengan level pelaku pelanggaran.
2. Kewenangan Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran
Para pihak yang memiliki kewenangan untuk menindaklanjuti pelaporan/penyingkapan berdasarkan kategori Terlapor adalah :
a. Direksi, jika terlapor adalah individu perusahaan selain Tim Compliance, Dewan Komisaris dan Direksi.
b. Dewan Komisaris, jika terlapor adalah Direksi.
c. Direktur Utama, jika terlapor adalah Dewan Komisaris dan/atau Tim Compliance. Keterangan :
a. Kewenangan Direksi dan Pembentukan Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran yang Diduga Dilakukan oleh Karyawan PT.Jamkrida Riau.
1) Direksi bertanggung jawab atas terlaksananya pengelolaan Pelaporan Pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Karyawan sebagaimana diatur dalam Keputusan ini.
2) Direksi membentuk Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran yang beranggotakan perwakilan dari Satuan Pengawasan Internal (SPI), Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) dan pihak lain yang diperlukan sesuai dengan kompetensi dan keahliannya berdasarkan keputusan Direksi.
3) Ketua Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran jalur Direksi adalah Kepala Satuan Pengawasan Internal (SPI).
4) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran jalur Direksi bertugas untuk menindaklanjuti Pelaporan Pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Karyawan PT.Jamkrida Riau.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 8 b. Kewenangan Dewan Komisaris dan Pembentukan Tim Pengelola Pelaporan
Pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Organ Pendukung Direksi :
1) Dewan Komisaris bertanggung jawab atas terlaksananya Pedoman Pengelolaan Pelaporan Pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ Pendukung Direksi, sebagaimana diatur dalam Keputusan ini.
2) Dewan Komisaris membentuk Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran yang beranggotakan perwakilan dari Komite Audit dan pihak lain yang diperlukan sesuai dengan kompetensi dan keahliannya berdasarkan keputusan Dewan Komisaris.
3) Ketua Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran jalur DewanKomisaris adalah Komite Audit.
4) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran jalur Dewan Komisaris bertugas untuk menindaklanjuti pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ Pendukung Direksi, yang berada di bawah kewenangan Dewan Komisaris berdasarkan Keputusan Dewan Komisaris.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 9 BAB III
PENGELOLAAN PELAPORAN PELANGGARAN
Lingkup pelaporan/penyingkapan yang dapat ditindaklanjuti oleh Tim meliputi : 1) Korupsi.
2) Suap.
3) Benturan Kepentingan & penyalahgunaan jabatan untuk kepentingan lain diluar perusahaan.
4) Pencurian.
5) Kecurangan.
6) Melanggar hokum, penyimpangan peraturan perusahaan dan undang-undang yang berlaku.
Pelaporan/penyingkapan yang mendapat prioritas untuk ditindaklanjuti adalah kasus yang terjadi 2 (dua) tahun terakhir.
1. Penerimaan Pelaporan Pelanggaran.
a. Pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Karyawan ditujukan kepada Direksi PT. Jamkrida Riau.
b. Pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari
Organ Pendukung Direksi ditujukan kepada Dewan Komisaris PT. Jamkrida Riau.
c. Apabila penerima pelaporan pelanggaran bukan Direksi atau Dewan Komisaris, maka yang bersangkutan wajib meneruskan pelaporan pelanggaran tersebut kepada Direksi atau Dewan Komisaris.
d. Perusahaan menerima setiap pelaporan pelanggaran yang diajukan dari stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders baik secara lisan maupun tertulis.
e. Perusahaan dalam hal ini Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran, memberikan penjelasan mengenai kebijakan dan prosedur penyelesaian pelaporan pelanggaran pada saat stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders mengajukan pelaporan pelanggaran.
f. Penyampaian pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Karyawan dilakukan secara tertulis dengan mekanisme sebagai berikut :
1) Melalui website perusahaan www.jamkridariau.com
2) Menyampaikan surat resmi yang ditujukan kepada Direksi, dengan cara diantar langsung atau melalui pos ke perusahaan dengan alamat:
Direksi. PT Jamkrida Riau
u.p Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran Jalan Jend. Sudirman No. 438 Pekanbaru, Riau
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 10 g. Penyampaian pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan
Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ Pendukung Direksi sebagaimana dimaksud pada ayat 1 butir b dalam bab ini dilakukan secara tertulis dengan mekanisme sebagai berikut :
1) Melalui website perusahaan yaitu www.jamkridariau.com
2) Menyampaikan surat resmi yang ditujukan kepada Dewan Komisaris, dengan cara diantar langsung, atau melalui pos ke perusahaan dengan alamat :
Direksi. PT Jamkrida Riau
u.p Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran Jalan Jend. Sudirman No. 438 Pekanbaru, Riau
h. Pelaporan pelanggaran secara tertulis dilengkapi fotokopi identitas dan bukti pendukung seperti dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang dilakukan dan/atau pelaporan pelanggaran yang akan disampaikan.
i. Pelaporan pelanggaran secara tertulis tanpa identitas wajib dilengkapi bukti pendukung seperti dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang dilakukan dan/atau pelaporan pelanggaran yang akan disampaikan.
j. Perusahaan wajib memberikan tanda terima jika pelaporan pelanggaran diajukan secara tertulis beridentitas.
k. Apabila pelaporan pelanggaran diajukan oleh perwakilan stakeholders, maka selain dokumen di atas juga diserahkan dokumen lainnya yaitu :
1) Fotokopi bukti identitas stakeholders dan perwakilan stakeholders.
2) Surat Kuasa dari stakeholders kepada perwakilan stakeholders yang menyatakan bahwa stakeholders memberikan kewenangan bertindak untuk dan atas nama stakeholders.
3) Jika perwakilan stakeholders adalah lembaga atau badan hukum, maka harus dilampiri dengan dokumen yang menyatakan bahwa pihak yang mengajukan pelaporan berwenang untuk mewakili lembaga atau badan hukum tersebut.
l. Perusahaan wajib menyampaikan bukti tanda terima pelaporan pelanggaran kepada stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders yang mengajukan pelaporan.
2. Proses Penanganan Pelaporan :
a. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran melakukan verifikasi atas laporan yang masuk berdasarkan catatan tim. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran akan memutuskan perlu tidaknya dilakukan investigasi atas pelaporan pelanggaran dalam waktu 30 (tiga puluh) hari dan dapat diperpanjang paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 11 b. Apabila hasil verifikasi sebagaimana ayat 1 (satu) menunjukkan bahwa
pelaporan tidak benar dan tidak ada bukti maka tidak akan diproses lebih lanjut.
c. Apabila hasil verifikasi menunjukkan adanya indikasi pelanggaran yang disertai bukti-bukti yang cukup, maka pelaporan dapat diproses ke tahap investigasi.
d. Terkait pelaporan pelanggaran yang melibatkan oknum Karyawan yang memerlukan investigasi, wajib ditindaklanjuti oleh Tim Pengelola Pelaporan
Pelanggaran tingkat Direksi untuk diinvestigasi.
e. Terkait pelaporan pelanggaran yang melibatkan Direksi, Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ Pendukung Direksi yang memerlukan investigasi, wajib ditindaklanjuti oleh Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran tingkat Dewan Komisaris untuk diinvestigasi.
f. Pelaku pelanggaran yang telah terbukti berdasarkan hasil investigasi, akan diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku.
g. Apabila hasil investigasi terbukti adanya pelanggaran disiplin oleh Karyawan, maka dapat ditindaklanjuti sidang disiplin sesuai ketentuan yang berlaku dengan Direksi sebagai hakim, Satuan Pengawasan Internal (SPI) sebagai penuntut, Bagian Hukum sebagai pembela dan pendapat atau masukan dari atasan yang bersangkutan.
h. Apabila terjadi pelaporan pelanggaran di tingkat Kantor Cabang, maka peran Kantor Cabang sebatas sampai proses investigasi dan proses selanjutnya ditindaklanjuti oleh Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran.
i. Apabila hasil investigasi terbukti adanya pelanggaran oleh Karyawan yang mengarah ke tindak pidana, maka dapat ditindaklanjuti proses hukum yang berlaku kepada lembaga penegak hukum dengan Direksi sebagai pejabat penyerah perkara.
j. Skema Proses Pelaporan Pelanggaran sebagaimana terlampir.
k. Investigasi semua laporan mengenai pelanggaran yang masuk dilakukan verifikasi, dengan tujuan untuk sedapat mungkin mengumpulkan bukti awal yang cukup memadai, sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan apakah laporan pelanggaran tersebut benar adanya atau bahkan sebaliknya ditemukan tidak cukup bukti untuk diteruskan pada tahap investigasi. Proses investigasi atas suatu laporan harus dilakukan dengan tetap memegang azas praduga tidak bersalah dan objektifitas. Hasil dari proses investigasi berupa laporan hasil investigasi yang disertai beberapa bukti pendukung yang merupakan bukti fisik serta bukti nonfisik. Hasil laporan investigasi tidak berupa opini atau pendapat tapi berupa kesimpulan akhir mengenai hasil investigasi yang digunakan sebagai dasar putusan pengambilan tindakan.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 12 Investigasi dapat dilakukan baik oleh Independent Investigator (eksternal) maupun oleh Tim Investigasi internal. Tim investigasi internal mencakup namun tidak terbatas pada Satuan Pengawasan Internal (SPI). Independent Investigator dapat ditunjuk untuk melakukan investigasi apabila terlapor adalah Direksi dan Pimpinan satu tingkat dibawah Direksi (Pejabat) atau laporan bersifat materials dan mempengaruhi citra perusahaan. Diluar kriteria tersebut, maka Investigasi akan dilakukan oleh Tim Investigasi Internal.
Perusahaan harus dapat memilih dan menyediakan Auditor/Investigator yang berintegritas untuk menjaga objektifitas hasil investigasi, sehingga kepercayaan terhadap WBS dapat dijaga.
Proses investigasi harus bebas dari bias dan dilakukan tidak tergantung dari siapa yang melaporkan ataupun siapa yang terlapor. Terlapor harus diberi kesempatan penuh untuk memberikan penjelasan atas bukti-bukti yang ditemui, termasuk pembelaan bila diperlukan.
Integritas Laporan dalam Sistem Pelaporan Pelanggaran adalah setiap tindakan (Action) ataupun pembiaran (Omission) yang dilakukan/didesain/direkayasa untuk menipu/mengelabui/memanipulasi pihak lain sehingga menjadi korban dan menderita kerugian dan/atau pelakunya memperoleh keuntungan.
3. Administrasi Pelaporan :
a. Seluruh proses pelaporan pelanggaran diadministrasikan secara baik oleh Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran.
b. Catatan penerimaan pelaporan pelanggaran memuat sekurangnya : 1) Nomor registrasi.
2) Tanggal penerimaan.
3) Petugas penerima.
4) Deskripsi singkat.
c. Pengelola WBS membuat laporan secara periodik (mingguan dan bulanan), antara lain meliputi jumlah pelaporan/penyingkapan, kategori pelaporan/penyingkapan dan saluran yang digunakan oleh Pelapor serta menyampaikannya kepada Direksi.
4. Tindak lanjut dan Pemantauan Tindak Lanjut :
a. Tindak Lanjut Untuk mempercepat dan mempermudah proses tindak lanjut pelaporan/ penyingkapan, maka Pelapor :
1) Dapat memberikan informasi mengenai data diri, sekurang-kurangnya memuat : alamat, nomor telepon, faksimili, email (atau dengan pilihan anonim).
2) Harus memberikan indikasi awal yang dapat dipertanggung jawabkan, yang meliputi :
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 13
Masalah yang diadukan.
Pokok pelaporan/penyingkapan yang ingin diungkapkan dan jumlah kerugian jika bisa ditentukan. Akan lebih baik apabila satu pelaporan/penyingkapan hanya untuk satu masalah saja sehingga dapat fokus.
Pihak yang terlibat.
Siapa yang seharusnya bertanggung jawab atas kejadian tersebut termasuk saksi dan siapa/pihak mana yang diuntungkan/dirugikan.
Lokasi Kejadian.
Lokasi lapangan/unit operasi mana masalah tersebut terjadi dengan spesifik menyebutkan nama, tempat atau fungsi yang dimaksud.
Waktu Kejadian.
Periode kejadian dari masalah tersebut baik berupa bulan, tahun atau tanggal tertentu saat masalah tersebut terjadi.
Bagaimana terjadinya dan apakah ada bukti.
Apakah kasus ini pernah dilaporkan kepada orang/pihak lain.
Apakah kasus ini pernah terjadi sebelumnya.
b. Pemantauan Tindak Lanjut :
1) Pemantauan tindak lanjut pelaporan pelanggaran dilakukan oleh Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran.
2) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran dibawah pimpinan Ketua Tim Pengelola Pelaporan harus menginformasikan pelaporan pelanggaran yang masuk, yang diinvestigasi, dan yang dianggap selesai kepada Direksi setiap saat diperlukan.
3) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran dibawah pimpinan Komite Audit harus menginformasikan pelaporan pelanggaran yang masuk, yang diinvestigasi, dan yang dianggap selesai kepada Dewan Komisaris setiap saat diperlukan.
5. Penyampaian Tanggapan :
a. Perusahaan melalui Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran dapat menginformasikan dan/atau memberikan tanggapan atas status proses penyelesaian pelaporan pelanggaran kepada stakeholders dan/atau
perwakilan stakeholders yang meminta penjelasan kepada Perusahaan mengenai pelaporan pelanggaran yang diajukannya.
b. Untuk pelaporan pelanggaran tanpa identitas, tidak ada kewajiban Perusahaan untuk memberikan tanggapan.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 14 6. Publikasi dan Sosialisasi :
Tim melaporkan penanganan pelaporan/penyingkapan yang ditindak lanjuti maupun yang tidak dapat ditindaklanjuti kepada Direktur minimal 3 (tiga) bulan sekali dan dipublikasikan ke dalam media Perusahaan maupun media lainnya.
Perusahaan wajib mempublikasikan serta mensosialisasikan Pedoman.
Pengelolaaan Pelaporan Pelanggaran kepada seluruh Karyawan PT. Jamkrida Riau maupun stakeholders melalui berbagai media Perusahaan, seperti :
a. Mencetak dan mendistribusikan dokumen Pedoman ini.
b. Website perusahaan.
c. Forum internal karyawan.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 15 BAB IV
PERLINDUNGAN, APRESIASI DAN SANKSI
1. Perlindungan Pelapor dan Terlapor
Perlindungan Pelapor dimaksudkan untuk memberikan jaminan atas kerahasiaan identitas Pelapor dan perlindungan dari tindakan yang merugikan Pelapor. Bagi Perusahaan, perlindungan Pelapor akan menumbuhkan rasa aman bagi Individu Perusahaan dan pelapor lainnya.
Kebijakan perlindungan Pelapor dimaksudkan pula untuk mendorong setiap Individu Perusahaan dan Pelapor lainnya untuk berani melaporkan pelanggaran.
Perusahaan berkomitmen untuk melindungi Pelapor yang beritikad baik dan Perusahaan patuh terhadap segala peraturan perundangan yang terkait serta best practices yang berlaku dalam penyelenggaraan sistem perlindungan Pelapor.
Perusahaan memberikan sanksi bagi pelaporan pelanggaran yang tidak sesuai dengan maksud dan tujuan kebijakan ini; misalnya fitnah atau pelaporan palsu. Semua laporan pelanggaran dijamin kerahasiaan dan keamanannya oleh perusahaan. Pelapor dijamin haknya untuk memperoleh informasi mengenai tindak lanjut atas laporannya.
Pelapor dapat mengadukan bila mendapatkan balasan berupa tekanan atau ancaman atau tindakan pembalasan lain yang dialaminya. Pengaduan harus disampaikan kepada Tim Perusahaan melalui mekanisme yang telah ditetapkan Perusahaan. Dalam hal masalah ini tidak dapat dipecahkan secara internal, Pelapor dijamin haknya untuk membawa ke lembaga independen di luar Perusahaan, seperti misalnya mediator, lembaga perlindungan saksi dan korban atas biaya Perusahaan.
Perusahaan memberikan perlindungan kepada Pelapor, atas kemungkinan dilakukannya hal-hal sebagai berikut :
a. Pemecatan yang tidak adil;
b. Penurunan jabatan atau pangkat dengan alasan yang tidak jelas;
c. Pelecehan atau diskriminasi dalam segala bentuknya;
d. Catatan yang merugikan dalam file data pribadinya (personal file record).
Selain perlindungan di atas, untuk Pelapor yang beritikad baik, Perusahaan juga akan
menyediakan perlindungan hukum, sejalan denganyang diatur Undang-undang No. 15 tahun 2002 jo Undang-undang No.25 tahun 2003 pada Pasal 43 tentang
Tindak Pidana Pencucian Uang danPasal 13 Undang-undang No.13 tahun 2006 tentang Perlindungan Saksidan Korban, dan Pasal 5 Peraturan Pemerintah No.57 tahun 2003 tentang Tata Cara Perlindungan Khusus bagi Pelapor dan Saksi dalam Tindak Pidana Pencucian Uang yaitu :
a. Perlindungan dari tuntutan pidana dan/atau perdata;
b. Perlindungan atas keamanan pribadi, dan/atau keluarga Pelapor dari ancaman fisik dan/atau mental;
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 16 c. Perlindungan terhadap harta Pelapor; dan/atau;
d. Pemberian keterangan tanpa bertatap muka dengan Terlapor, padasetiap tingkat pemeriksaan perkara dalam hal pelanggaran tersebut masuk pada sengketa pengadilan.
Dalam hal Pelapor merasa perlu, maka ia juga dapat meminta bantuan pada Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban (LPSK), sesuai Undang-undang No.13 tahun 2006.
2. Apresiasi Pelapor
a. Perusahaan dapat memberikan penghargaan kepada Pelapor atas pelanggaran yang dapat dibuktikan sehingga aset/keuangan Perusahaan dapat
diselamatkan.
b. Penghargaan diberikan melalui Kebijakan Direksi.
3. Sanksi
Bentuk sanksi kepada Terlapor yang terbukti bersalah diberikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Perusahaan.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 17 BAB V
PENUTUP
1. Pedoman Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System/WBS) inidisusun untuk dapat menjadi acuan Direksi, Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ Pendukung Direksi dan Karyawan di lingkungan PT. Jamkrida Riau.
2. Pedoman Pelaporan Pelanggaran (WBS) ini akan ditindaklanjuti dengan Keputusan Direksi tentang Mekanisme Sidang Disiplin.
3. Pedoman Pelaporan Pelanggaran (WBS) dapat dirubah/direvisi secara berkala untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
4. Setiap perubahan Pedoman Pelaporan Pelanggaran (WBS) dilakukan setelah mendapat persetujuan dari Dewan Komisaris PT. Jamkrida Riau.
5. Setiap perubahan Pedoman Pelaporan Pelanggaran (WBS) dinyatakan berlaku sejak ditetapkan oleh Dewan Komisaris dan Direksi PT. Jamkrida Riau.
Mengetahui, PT. JAMKRIDA RIAU
HERMAN BOEDOYO Direktur
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 18 BAB VI
LAMPIRAN
Lampiran 1 – Berita Acara Penelahaan Awal/Klarifikasi Lampiran 2 – Berita Acara Hasil lnvestigasi
Lampiran 3 – Skema Proses Pelaporan Pelanggaran Lampiran 1.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 19 BERITA ACARA
No. : 000/BA/JR/BLN/THN TENTANG
PENELAHAAN AWAL KLARIFIKASI
Pada hari ini, …………tgl …….. bulan ………. tahun ………, telah dilakukan presentasi atas Laporan Penyingkapan dari Whistle Blowing System (WBS) atas pengaduan ………...
Berdasarkan hasil presentasi, Laporan Penyingkapan atas pengaduan tersebut telah/tidak* sesuai dengan kriteria untuk ditindaklanjuti dengan investigasi.
lnvestigasi akan dilakukan dengan menggunakan Konsultan/Satuan Pengawasan lnternal/Sekurity/Tim Compliance *.
Sekretaris Perusahaan,
(Nama Pejabat)
Tim Compliance : 1 ………
2 ………
3 ………
* Coret yang tidak perlu
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 20 Lampiran 2.
BERITA ACARA No. : 000/BA/JR/BLN/THN
TENTANG HASIL INVESTIGASI
Pada hari ini, ………….tgl …… bulan ………… tahun……, telah dilakukan presentasi atas Laporan Hasil lnvestigasi oleh Konsultan/Satuan Pengawasan lnternal/Sekurity/Tim Compliance* dari Whistle Blowing System (WBS) atas pengaduan………...
Berdasarkan presentasi Laporan Hasil lnvestigasi, Laporan Penyingkapan No……….. Tersebut terbukti/tidak terbukti*.
Sekretaris Perusahaan,
(Nama Pejabat)
Tim Compliance : 1 . ……….
2 . ……….
3 . ……….
* Coret yang tidak perlu
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 21
