43
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Organisasi
3.1.1 Corporate Learning Division
Berdasarkan perkembangan yang semakin luas dari BINUS Group di masa depan, sehingga untuk tetap dapat berkompetisi dan memperoleh reputasi yang baik di pasar edukasi global, Corporate Learning Division dalam bidang belajar mengajar akan menyediakan dukungan dan bantuan yang excellent pada bidang belajar mengajar (dari level edukasi anak usia dini hingga tersier).
Corporate Learning Division memberikan dukungan dan bantuan pendidikan pada bidang belajar mengajar dengan nilai – nilai terbaik dari sebuah departemen pada BINUS Group. Dukungan dan bantuan yang diberikan berupa pendidikan dan sebagainya pada level tersier terhadap karyawan pada BINUS Group. Pendidikan ini disajikan dalam bentuk informal baik melalui online learning maupun training, seminar, dan sistem pembelajaran lainnya. Sehingga dengan demikian dapat memenuhi kebutuhan dalam bidang belajar mengajar BINUS Group dan mampu bersaing dan memperoleh reputasi yang baik di pasar edukasi global.
3.1.2 Visi Corporate Learning Division Bina Nusantara
Untuk menjadi pusat yang memimpin dalam mempromosikan keunggulan pada bidang praktek belajar mengajar di semua tingkat pendidikan. (dari level edukasi anak usia dini hingga tersier)
3.1.3 Misi Corporate Learning Division Bina Nusantara
1. Mempromosikan dan mendukung perubahan strategis (dari level edukasi anak usia dini hingga tersier) untuk meningkatkan kualitas belajar mengajar.
2. Membina dan mengakui keunggulan dalam mengajar pada universitas dan sekolah.
3. Merancang mekanisme untuk mengidentifikasi, mengembangkan, dan menyebarluaskan cara yang paling efisien (individu ataupun institusi) pada bidang belajar mengajar.
45
3.2 Struktur Organisasi Corporate Learning Division Bina Nusantara
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Corporate Learning Division
Sistem yang sedang berjalan menggunakan aplikasi berbasis web yang terhubung dengan intranet. Sistem tersebut terbagi menjadi dua, yaitu front end dan back end. Bagian front end diperuntukkan bagi fasilitator dan peserta yang terdiri dari dosen, guru, dan karyawan dengan total pengguna 4773 orang ( dosen sebanyak 1809 orang, karyawan sebanyak 2088 orang, dan guru sebanyak 876 orang). Sedangkan bagian back end hanya diperuntukkan bagi administrator.
Use case diagram berikut digunakan untuk memberikan gambaran yang terjadi dalam sistem yang sedang berjalan.
47
Gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem yang Sedang Berjalan Pengaksesan front end dan back end dilakukan melalui dua halaman website yang berbeda, dengan tampilan halaman login yang sama.
Gambar 3.3 Halaman Login untuk Front end dan Back end
3.3.1 Back End
Seorang administrator baru dapat mengakses halaman lainnya di back end jika sudah berhasil melakukan login.
Berikut ini merupakan halaman home yang ditampilkan apabila administrator berhasil melakukan login yang dapat dilihat pada gambar 3.4.
Gambar 3.4 Home untuk Administrator
Di halaman Home, seorang administrator dapat memilih menu-menu yang disediakan. Menu utama sistem blended learning back end yang sedang berjalan akan dipetakan dalam tabel berikut ini :
Tabel 3.1 Mapping Struktur Menu Utama Sistem Blended learning Back end yang Sedang Berjalan
Menu Deskripsi
Workshop Untuk melakukan pengelolaan
workshop.
User Management Untuk melakukan pengelolaan data administrator.
Change Password Untuk mengubah password
administrator yang sedang melakukan login tersebut.
Upload Photos Untuk meng-upload foto
fasilitator ataupun peserta.
Untuk bagian back end seorang administrator dapat melihat semua workshop yang ada baik itu workshop yang telah selesai diselenggarakan sampai workshop yang nantinya akan diselenggarakan.
49
Gambar 3.5 List Workshop
Dari list workshop tersebut, seorang administrator dapat mengedit, menghapus dan menambahkan batch baru untuk sebuah workshop. Jika administrator memilih salah satu workshop dari list yang tersedia, maka detail dari workshop yang dipilih akan ditampilkan seperti pada gambar 3.6 dan gambar 3.7. Dari workshop yang dipilih tersebut, seorang administrator dapat menambahkan dan mengubah informasi workshop, assessment summary, referensi, referensi multimedia, topik, forum, pre test dan post test, assignment serta other component of assessment.
Gambar 3.6 Detail Workshop - Bagian 1
51
Gambar 3.7 Detail Workshop- Bagian 2
Di menu user management, seorang administrator dapat menambahkan administrator yang baru, mengedit ataupun menghapus administrator yang sudah ada sebelumnya.
Gambar 3.8 Menu User Management
Di menu change password, administrator dapat mengubah password yang dipakai sekarang menjadi password yang baru.
Gambar 3.9 Menu Change Password
Untuk menu upload photos, administrator dapat menambahkan foto profil untuk masing-masing peserta ataupun fasilitator.
53
Gambar 3.10 Halaman untuk meng-upload foto
3.3.2 Front End
Bagian front end dapat diakses oleh 2 tipe pengguna, yaitu fasilitator dan peserta yang masing-masing mempunyai pilihan menu yang berbeda.
1. Fasilitator
Seorang fasilitator baru dapat mengakses halaman lainnya jika sudah berhasil melakukan login.
Berikut ini merupakan halaman home yang ditampilkan apabila fasilitator berhasil melakukan login.
Gambar 3.11 Home untuk Fasilitator
55
Menu utama sistem blended learning front end (fasilitator) yang sedang berjalan akan dipetakan dalam tabel berikut ini:
Tabel 3.2 Mapping Struktur Menu Utama Sistem Blended learning Front end (Fasilitator) yang Sedang Berjalan
Untuk menu score table, seorang fasilitator dapat melihat hasil pembelajaran yang telah dilakukan peserta-peserta yang mengikuti workshop, baik workshop yang sedang berlangsung maupun workshop yang telah diberikan oleh fasilitator yang bersangkutan.
Menu Deskripsi
Score table Untuk Menampilkan Informasi skor peserta dari hasil pembelajaran selama mengikuti workshop.
Facilitator Workshop Untuk menampilkan detail workshop (topik, assignment, forum, maupun references) yang sedang berjalan.
Facilitator Archieves Untuk menampilkan detail workshop yang telah diberikan oleh fasilitator
Untuk melihat detail hasil pembelajaran peserta-peserta yang mengikuti workshop yang diberikan fasilitator, seorang fasilitator dapat men-click judul list workshop yang tersedia seperti di gambar 3.12.
Gambar 3.13 Detail Score table
Untuk melihat lebih rinci penilaian seorang peserta, fasilitator dapat men-click nama peserta yang bersangkutan di list detail score table (Gambar 3.13) sehingga akan muncul tampilan seperti gambar 3.14.
57
Gambar 3.14 Score Detail Peserta
Menu Facilitator workshop bertujuan untuk menampilkan workshop yang diberikan oleh fasilitator yang bersangkutan dan sedang berlangsung. Untuk melihat detail workshop (gambar 3.15 dan gambar 3.16), fasilitator dapat memilih left menu facilitator workshop yang ada di kiri bawah halaman home.
Gambar 3.15 Detail Workshop (Fasilitator) – Bagian 1
59
Gambar 3.16 Detail Workshop (Fasilitator) – Bagian 2
Berikut ini merupakan penjelasan untuk setiap informasi yang terdapat pada detail workshop (gambar 3.15 dan gambar 3.16 ) : 1. workshop information yang menampilkan informasi mengenai
deskripsi dari workshop dan tujuan pembelajaran suatu workshop.
summary yang terdiri dari persentase nilai pre test, post test, personal assignment, dan another component of assessment.
3. Mutimedia references yang menampilkan file multimedia sebagai referensi atau sumber pembelajaran dalam kegiatan workshop.
4. References yang menampilkan file dalam bentuk text atau non- multimedia sebagai referensi atau sumber pembelajaran dalam kegiatan workshop.
5. Workshop information – facilitator(s) and participant(s) yang menampilkan informasi mengenai fasilitator dan peserta yang mengikuti workshop.
6. Discussion forum yang digunakan sebagai sarana bagi peserta dan fasilitator berkomunikasi dalam membahas segala hal yang berkaitan dengan workshop.
7. Topics yang bertujuan untuk menampilkan informasi pembelajaran yang diberikan pada workshop di setiap pertemuan.
8. Pre test dan post test sebagai sarana dalam mengakses dan mengirimkan pre test dan post test. Pada pre test dan post test disediakan 2 jenis test, yaitu multiple choice dan essay test.
9. Assignment yang berfungsi sebagai sarana dalam mengakses assignment dalam bentuk personal dan team assignment.
61
10. Component of assignment yang berfungsi sebagai sarana dalam menilai peserta dalam hal selain assignment, bisa dalam bentuk keaktifan atau soft skill lainnya.
Menu Facilitator archieves (gambar 3.17) bertujuan untuk menampilkan history workshop yang pernah diberikan fasilitator yang bersangkutan. Pada menu ini, fasilitator dapat melihat history workshop yang diberikan olehnya, dimulai dari workshop information, assessment summary, topics, pre and post assignment, dan assignment.
Gambar 3.17 Menu Facilitator Archieves
63
2. Peserta
Seorang peserta baru dapat mengakses halaman lainnya jika sudah berhasil melakukan login.
Berikut ini merupakan halaman home yang ditampilkan apabila peserta berhasil melakukan login.
Gambar 3.18 Home untuk Penserta
Di halaman Home, seorang peserta dapat memilih menu-menu yang disediakan. Menu utama sistem blended learning front end (peserta) sebelumnya akan dipetakan dalam tabel berikut ini :
Tabel 3.3 Mapping Struktur Menu Utama Sistem Blended learning Front end (Peserta) yang Sedang Berjalan
Menu Deskripsi
Score table Untuk menampilkan
informasi skor peserta dari hasil pembelajaran selama mengikuti workshop.
My Workshop Untuk menampilkan detail
workshop (topik, assignment, forum, maupun references) yang sedang berjalan.
My Archieves Untuk menampilkan history detail workshop.
Menu score table bertujuan untuk menampilkan hasil penilaian dari seluruh assignment dan assessment selama workshop dilakukan.
65
Gambar 3.19 Score table untuk Peserta
Untuk melihat lebih rinci penilaian seorang peserta, peserta dapat men-click nama workshop yang bersangkutan di list score table (Gambar 3.14)
Untuk menu my workshop, seorang peserta dapat melihat detail workshop (gambar 3.20 dan gambar 3.21) yang juga dibuat oleh administrator.
Gambar 3.20 Detail Workshop (Peserta) – bagian 1
67
Gambar 3.21 Detail Workshop (Peserta) – bagian 2
Untuk menu my archieves (gambar 3.22), seorang peserta dapat melihat history workshop yang pernah diikutinya.
Gambar 3.22 Menu My Archieves
3.4 Permasalahan yang Dihadapi
Dari hasil pengumpulan data yang dilakukan (terlampir di L1 dan L2), pihak Corporate Learning Division menginginkan sistem blended learning yang dikembangkan sesuai konsep Community of Inquiry (COI).
Dari hasil analisis sistem yang sedang berjalan, penerapan konsep COI belum maksimal sehingga 3 aspek yang merupakan kerangka COI tidak diterapkan dengan baik. Berdasarkan hasil analisis tersebut, permasalahan yang dihadapi adalah :
1. Sistem yang ada belum memungkinkan fasilitator untuk memantau pembelajaran peserta melalui tracking progress pembelajaran dan interaksi peserta.
2. Belum adanya survei yang diperlukan untuk mendukung proses diskusi di dalam kelas.
3. Belum adanya pemberitahuan apabila terdapat informasi penting terkait workshop yang sedang mereka ikuti seperti adanya penambahan materi, topik forum, tugas, survei, reference, dan informasi penting lainnya.
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah yang dianggap dapat memberikan solusi bagi masalah yang ada adalah dengan pengembangan sistem blended learning yang mengimplementasikan beberapa fitur sebagai berikut :
69
1. SCORM Based Learning 2. Survey
3. Announcement
Sistem ini diharapkan dapat membantu fasilitator untuk memantau progress pembelajaran dan interaksi peserta terkait dengan workshop yang sedang mereka ikuti, mendukung proses diskusi di kelas dengan fitur survey, serta fitur announcement yang dapat membantu peserta maupun fasilitator untuk mengetahui informasi penting terkait dengan workshop yang mereka ikuti dengan cepat seperti penambahan materi, topik forum, tugas, survei, dan informasi penting lainnya.
