View of Web-Based Medical Record File Retention Information System Design at RSIA Limijati

(1)

Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E- ISSN 2503-2933 187

Perancangan Sistem Informasi Retensi Berkas Rekam Medis Berbasis Web di RSIA Limijati

Rian Adhiansyah*¹, Edi Suharto², Irda Sari³

1,2Program Studi Informatika Rekam Medis, Politeknik Piksi Ganesha, Indonesia

3Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Politeknik Piksi Ganesha, Indonesia Jl. Gatot Subroto No.301, Maleer, Kec. Batununggal, Kota Bandung, Jawa Barat 40274

Tlp (022) 87340030

e-mail: *¹ [email protected] , ² [email protected] , ³ [email protected] Abstrak

Pada penelitian ini ingin mengetahui sistem retensi yang berjalan di RSIA Limijati serta dapat mengatasi kendala yang ada. Hal ini merujuk pada permasalahan di RSIA Limijati yaitu terganggunya pada petugas bagian filing atau penyimpanan berkas rekam medis dikarenakan penuh nya berkas rekam medis dan sumberdaya yang cukup sehingga terhambat untuk proses peretensiannya. Dengan adanya permasalahan itu maka dibuatlah solusi Sistem Informasi Retensi Berkas Rekam Medis untuk mengatasi permasalahan yang ada. Metode penelitian ini menggunakan metode kualitatif untuk menggambarkan fenomena yang ada. Metode pengumpulan data nya menggunakan wawancara dan observasi lapangan. Metode pengembangan perangkat lunak menggunakan Waterfall, pada perancangannya menggunakan pemodelan Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship diagram (ERD) dan di implementasikan dengan bahasa program PHP, database nya menggunakan Mysql sehingga sistem penyimpanan data nya aman. Hasil integrasi dan uji sistem dengan menggunakan metode Black-Box-Test menunjukan bahwa aplikasi retensi berfungsi dengan baik dengan tingkat keberhasilan 100%. Hasil penelitian ini terbukti memudahkan proses peretensian di bagian rekam medis, tidak menghabiskan banyak waktu dan tidak mengganggu ke pekerjaan yang lain.

Agar sistemnya berjalan dengan lancar dan aman maka harus dilaksanakan pemeliharaan dan di cek secara berkala.

Kata kunci: Perancangan Retensi, Sistem Informasi Retensi, Rekam Medis, PHP, MySql.

Abstract

In this study, we want to know the retention system that runs at RSIA Limijati and can overcome existing obstacles. This refers to the problem at RSIA Limijati, namely the disruption to the filing or storage of medical record files because the medical record files are full and sufficient resources are hampered for the retention process. With this problem, a Medical Record File Retention Information System solution was made to overcome the existing problems. This research method uses qualitative methods to describe existing phenomena. The data collection method uses interviews and field observations. The software development method uses Waterfall, the design uses Data Flow Diagrams (DFD), Entity Relationship diagrams (ERD) and is implemented with the PHP programming language, the database uses Mysql so that the data storage system is safe. The results of integration and system testing using the Black-Box-Test method show that the retention application functions well with a 100%

success rate. The results of this study are proven to facilitate the retention process in the medical record section, do not spend a lot of time and do not interfere with other work. In order for the system to run smoothly and safely, it must be maintained and checked regularly.

Keywords: Retention Design, Retention Information System, Medical Records, PHP, MySql.

(2)

188 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E-ISSN 2503-2933

1. PENDAHULUAN

Rekam medis merupakan dokumen atau catatan penting yang berisi tentang data pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien [1].

Pengelolaan berkas rekam medis harus disimpan dengan sebaik baiknya karena itu sangat penting untuk data perawatan pasien, akreditasi untuk meningkatkan standar kualitas di pelayanan kesehatan, bahan penelitian pendidikan, biaya dan bahkan hukum. Rekam medis sifatnya confidential atau rahasia karna didalamnya berisikan catatan tentang riwayat pasien, tindakan pengobatan pasien, dan rahasia jabatan dokter. Oleh karena itu rekam medis tidak diperbolehkan untuk dibawa ke luar dari rumah sakit terkecuali telah mendapatkan izin dari pihak yang berwenang.

Tidak hanya itu perkembangan teknologi juga merambah ke sektor kesehatan contohnya Rumah Sakit yang dapat membantu dalam kegiatan sehari-hari di pelayanan kesehatannya.

Perkembangan teknologi ini juga memiliki kelebihan seperti mengolah dan memproses data sehingga dapat mempermudah dalam pekerjaan. Seiring berjalannya waktu pasien yang datang ke rumah sakit setiap hari terus meningkat jumlahnya. Oleh karena itu lama kelamaan berkas rekam medis pasien pun menjadi bertambah dan ruang penyimpanan pun akan penuh. Maka RSIA Limijati terutama pada bagian rekam medis melakukan proses retensi berkas rekam medis. Retensi (penyusutan) adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak penyimpanan [2]. Retensi yaitu suatu kegiatan pengurangan atau memisahkan arsip dari rak penyimpanan dari dokumen aktif menjadi in aktif [3].

Berkas rekam medis pada rak penyimpanan tidak selamanya akan disimpan [4]. Berkas rekam medis dikatakan in aktif jika 5 tahun tidak berkunjung dan dimasukan ke data in aktif selama 2 tahun, jika dalam jangka 2 tahun pasien tidak berkunjung lagi maka data tersebut akan dimusnahkan. Jika selama 2 tahun pasien tersebut datang, maka akan dipindahkan kembali ke rekam medis aktif dan dalam waktu 5 tahun tidak berkunjung maka akan dimasukkan ke dalam proses retensi.

Hal ini merujuk pada permasalahan di RSIA Limijati yaitu terganggunya pada petugas bagian filing atau penyimpanan berkas rekam medis. Adapun permasalahan tersebut yaitu terhambatnya pencarian berkas rekam medis dikarenakan banyaknya berkas yang menumpuk sehingga menghabiskan banyak waktu. Tidak hanya itu sumber daya petugas rekam medisnya cukup sehingga tidak ada petugas khusus bagi proses peretensiannya ini.

Berdasarkan pemaparan diatas maka diperlukan sebuah solusi yaitu Perancangan Sistem Informasi Retensi Berkas Rekam Medis Berbasis Web di RSIA Limijati sehingga dapat mengurangi penumpukkan berkas rekam medis di ruang penyimpanan.

Hasil Peneliti Terdahulu

1.

Pada Penelitian Jurnal berjudul “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI RETENSI REKAM MEDIS DI RSIA X” pada tahun 2022 yang dilakukan oleh Ramti Kania Putri, Yuda Syahidin dan Meira Hidayati. Menjelaskan sistem informasi ini sudah terkomputerisasi sehingga retensi bisa berjalan lebih efektif dan efesien. Dimana fitur yang dibuat terdiri dari log in, data pasien, data kunjungan, dan data retensi. Sehingga dapat menampilkan form retensi rekam medis aktif, in aktif dan form keseluruhan pasien yang berkunjung [5].

2.

Pada Penelitian Jurnal berjudul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RETENSI REKAM MEDIS BERBASIS WEB DI RUMAH SAKIT UMUM BINA SEHAT” pada tahun 2021 yang dilakukan oleh Auliya Salsabila, Yuda Syahidin dan Meira Hidayati. Pada sistem ini user login terlebih dahulu untuk mengakses ke aplikasinya, setelah log in user

(3)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E- ISSN 2503-2933 189

in aktif sehingga ditampilkan dan dibuat berita acara yang akan dilaporkan kepada kepala rekam medis [6].

3.

Pada Penelitian Jurnal berjudul “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI RETENSI REKAM MEDIS DENGAN METODE IMAGING BERBASIS WEB” Pada tahun 2019 yang dilakukan oleh Ahmad Junaidi dan Khairul Zaman. Pada sistem ini user memanggil pasien yang tidak berkunjung selama 5 tahun atau yang disebut pasien in aktif, setelah itu data pasien in aktif tersebut diupload berbentuk upload dokumen image dan dibuat rekap laporannya [7].

2. METODE PENELITIAN

Pada penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Penelitian deskriptif kualitatif ditujukan untuk mendeskripsikan dan menggambarkan fenomena-fenomena yang ada, baik bersifat alamiah maupun rekayasa manusia, yang lebih memperhatikan mengenai karakteristik, kualitas, dan keterkaitan antar kegiatan [8].

Pengumpulan data penelitian ini di dapat dengan cara Observasi di lapangan, Wawancara, dan meminta data dokumen-dokumen lainnya di bagian Rekam medis RSIA Limijati. Dalam membuat sistem ini menggunakan software sublime text 3, bahasa pemprograman menggunakan PHP, tempat penyimpanannya sendiri menggunakan database Mysql serta perangkat lunak XAMPP v3.3.0 untuk menjalankan programnya.

Adapun pengembangan sistemnya menggunakan model waterfall. Model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Nama model ini sebenarnya adalah “Linear Sequential Model”. Model ini sering disebut juga dengan “classic lifecycle” atau metode waterfall [9].

Gambar 1. Model Waterfall

Pada gambar diatas merupakan langkah-langkah model waterfalll untuk mengembangkan pengolahan retensi berkas rekam medis.langkahnya sebagai berikut:

1. Identifikasi Kebutuhan(Requirements Definition)

Tahapan ini didapatkan Observasi di lapangan, Wawancara, dan meminta data dokumen- dokumen lainnya untuk membuat sebuah aplikasi retensi berkas rekam medis di RSIA Limijati.

(4)

190 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E-ISSN 2503-2933

2. Desain Sistem dan Perangkat Lunak (System and Software Design)

Berdasarkan hasil dari identifikasi kebutuhan kita mendapatkan gambaran serta memahami proses retensi dengan menggunakan flowchart, DFD dan ERD.

3. Implementasi dan Pengujian Unit (Implementation and Unit Testing)

Mengimplementasikan perangkat lunak yang dirancang sehingga kita uji dengan menggunakan PHP dan database MySQL.

4. Integrasi dan Pengujian Sistem (Integration and System Testing)

Pada tahapan ini kita Review aplikasi yang dibuat untuk memastikan apakah sistemnya berjalan dengan baik. Pada pengujiannya menggunakan metode Black-Box-Test.

5. Operasi dan Pemeliharaan (Operation and Maintenance)

Jika perangkat sudah jadi maka dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan ini dilakukan tidak terjadi kesalahan dan melakukan perbaikan.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Identifikasi Kebutuhan (Requirement Definition)

Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Rekam Medis RSIA Limijati bahwa terdapat beberapa kendala seperti kurangnya sumber daya untuk retensi dan lamanya proses pemilahan berkas dikarenakan proses yang manual.

B. Desain Sistem dan Perangkat Lunak (System and Software Design)

Dalam desain perancangan aplikasi retensi berkas rekam medis ini berupa flowchart system, Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).

(5)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E- ISSN 2503-2933 191

1. Flowchart Sistem Informasi Retensi Rekam Medis

Berikut aliran data Flowchart System Perancangan Sistem Informasi Retensi

Gambar 2. Flowchart Sistem Informasi Retensi Rekam Medis 2. Diagram Konteks Sistem Informasi Retensi Rekam Medis

Gambar 3. Diagram Konteks Sistem Informasi Retensi Rekam Medis

(6)

192 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E-ISSN 2503-2933

Pada diagram Konteks atau flow diagram ini menggambarkan bagaimana sistem retensi rekam medis tersebut berjalan dimulai dari awal dan akhir dan data masuk dan keluar.

3. Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Retensi Rekam Medis

Gambar 4. DFD Level 0 Sistem Informasi Retensi Rekam Medis

(7)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E- ISSN 2503-2933 193

4. Data Flow Diagram Proses 1.0 Log In

Gambar 5. DFD Proses 1.0 Log In 5. Data Flow Diagram Proses 2.0 User/Data Pegawai

Gambar 6. DFD Proses 2.0 Data Pegawai

(8)

194 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E-ISSN 2503-2933

6. Data Flow Diagram Proses 3.0 Kelola Data Pasien

Gambar 7. DFD Proses 3.0 Data Pasien 7. Data Flow Diagram Proses 4.0 Data Retensi Rekam Medis Aktif

Gambar 8. DFD Proses 4.0 Data Retensi Rekam Medis Aktif

(9)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E- ISSN 2503-2933 195

8. Data Flow Diagram Proses 5.0 Data Retensi Rekam Medis In Aktif

Gambar 9. DFD Proses 5.0 Data Retensi Rekam Medis In Aktif 9. Data Flow Diagram Proses 6.0 Data Kunjungan

Gambar 10. DFD Proses 6.0 Data Kunjungan

(10)

196 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E-ISSN 2503-2933

10. Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar 11. Entity Relationship Diagram (ERD) Perancangan Dialog Interface

1. Perancangan Log In

Gambar 12. Perancangan Log In

(11)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E- ISSN 2503-2933 197

2. Perancangan Dashboard

Gambar 13. Perancangan Dashboard 3. Perancangan Data Pegawai

Gambar 14. Perancangan Data Pegawai 4. Perancangan Data Pasien

Gambar 15. Perancangan Data Pasien .

(12)

198 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E-ISSN 2503-2933

5. Perancangan Data Retensi Rekam Medis Aktif

Gambar 16. Perancangan Data Retensi Rekam Medis Aktif 6. Perancangan Data Retensi Rekam Medis In Aktif

Gambar 17. Perancangan Data Retensi Rekam Medis In Aktif 7. Perancangan Data Kunjungan

Gambar 18. Perancangan Data Kunjungan C. Implementasi dan Uji Unit (Implementation and Unit Testing) 1. Log In

Pada halaman awal ini admin harus memasukan username dan password untuk masuk ke dashboard atau menu utama untuk dapat melakukan retensi berkas rekam medis.

(13)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E- ISSN 2503-2933 199

Gambar 19. Perancangan Data Kunjungan 2. Dashboard atau Menu Utama

Di dalam dashboard menampilkan berbagai pilihan navigasi untuk membuka data pegawai, data pasien, laporan retensi rekam medis aktif, laporan retensi rekam medis in aktif, data kunjungan pasien dan menu log out.

Gambar 20. Dashboard atau Menu Utama 3. Data Pegawai

Ini merupakan data pegawai selaku user untuk dapat masuk ke dalam aplikasi retensi, jadi tidak sembarang orang dapat masuk ke aplikasi ini.

Gambar 21. Data Pegawai

(14)

200 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E-ISSN 2503-2933

4. Data Pasien

Pada halaman data pasien menampilkan identitas pasien yang berasal dari database aplikasi seperti nomor rekam medis, nama, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat, tanggal masuk rs, serta tanggal keluar rs.

Gambar 22. Data Pasien 5. Data Retensi Rekam Medis Aktif

Dalam retensi terdapat dua jenis yaitu rekam medis aktif dan rekam medis in aktif, ketika kita memilih tombol rekam medis aktif maka aplikasi menampilkan seluruh rekam medis aktif dengan identitasnya.

Gambar 23. Data Retensi Rekam Medis Aktif 6. Data Retensi Rekam Medis In Aktif

Gambar 24. Data Rekam Medis In Aktif

(15)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E- ISSN 2503-2933 201

7. Data Kunjungan

Pada halaman data kunjungan ini menampilkan gabungan rekam medis aktif dan rekam medis in aktif seluruh data pasien.

Gambar 25. Data Kunjungan D. Integrasi dan Uji Sistem (Integration and System Testing)

Pada tahapan ini dilakukan pengujian sistem unit program untuk memastikan aplikasi yang dibuat berjalan dengan lancar dan tidak terjadi error. Pengujian ini menggunakan metode Black-Box Test sehingga dinilai dari segi spesifikasinya.

Table 1. Pengujian Sistem

No Komponen Skenario Uji Kendala Keterangan

Uji 1 Log in Masuk Aplikasi dengan Username &

Password Tidak Ada Berhasil 100%

2 Dashboard Dapat menjalankan menu navigasi

Data Tidak Ada Berhasil 100%

3 Data Pegawai

Dapat melakukan input data, hapus data, edit data dan kembali ke dashboard

Tidak Ada Berhasil 100%

4 Data Pasien

5 Laporan RM Aktif

6 Laporan RM In Aktif

7 Data Kunjungan

8 Logout Dapat keluar dari aplikasi Tidak Ada Berhasil 100%

4. KESIMPULAN

1. Berdasarkan hasil penelitian dan praktek kerja lapangan yang dilakukan di RSIA Limijati Bandung, diambil kesimpulan pada Kegiatan Retensi Berkas Rekam Medis dilakukan pemilahan berkas rekam medis 5 tahun ke belakang, berkas tersebut di scan dan

(16)

202 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E-ISSN 2503-2933

dimasukkan ke data in aktif selama 2 tahun setelah itu dimusnahkan. Kendala yang ditemukan yaitu sumber daya yang mencukupi sehingga tidak ada petugas khusus untuk kegiatan retensi.

2. Dalam hasil identifikasi kebutuhan sistem pada perancangan sistem informasi retensi berkas rekam medis berbasis web di Rumah Sakit Limijati tahun 2022 digunakan bahasa pemrograman PHP, database mysql, dengan text editor sublime text 3 serta menggunakan perangkat lunak XAMPP v3.3.0 untuk menjalankan program. Pada rancangan desain sistemnya berupa flowchart system, Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD) prose 1-6 dan Entity Relationship Diagram (ERD).

3. Dalam uji sistemnya aplikasi retensi rekam medis berjalan dengan lancar dengan keberhasilan 100%. Hasil penelitian ini terbukti memudahkan proses peretensian di bagian rekam medis, tidak menghabiskan banyak waktu dan tidak mengganggu ke pekerjaan yang lain.

5. SARAN

Sistem perancangan ini sangat mudah untuk dioperasikan karena tampilannya dibuat sesederhana mungkin sehingga menjadi efektif dan efisien. Agar sistemnya berjalan dengan lancar dan aman maka harus dilakukan pemeliharaan dan di cek secara berkala.

UCAPAN TERIMA KASIH

Penulis mengucapkan terima kasih kepada Direktur RSIA Limijati atas izin nya untuk melaksanakan PKL selama dua bulan. Terimakasih kepada Kepala rekam medis, staf, pegawai, dan pembimbing di lapangan yang telah berkenan membantu dan memberikan arahan kepada peneliti selama melaksanakan PKL. Dan terimakasih kepada Kampus Politeknik Piksi Ganesha serta kedua dosen pembimbing yang telah membimbing dan memberikan arahan dalam pembuatan Perancangan Sistem Informasi Retensi Rekam Medis sehingga dapat diselesaikan dan dioperasikan dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

[1] PERMENKES RI No 269/MENKES/PER/III/2008, “permenkes ri 269/MENKES/PER/III/2008”, Permenkes RI No 269/Menkes/Per/iii/2008.p. 7, 2008.

[2] DepKes RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II, Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik. Jakarta: Depkes RI.

[3] DepKes RI Dirjen YanMed. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia.Jakarta : DepKes.2006

[4] Sitohang, M. G. 2018. Perancangan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Sering Medan Tahun 2018. Jurnal Ilmiah Perekam dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 3(2), 447–452.

(17)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 1, Maret 2023, Hal. 187-203 E- ISSN 2503-2933 203

[6] Salsabila, A. Syahidin, Y. Hidayati, M. 2021. “Perancangan Sistem Informasi Retensi

Rekam Medis Berbasis Web di Rumah Sakit Umum Bina Sehat”. Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia. 1(10): 1271-1282.

[7] Junaidi, A. Zaman, K. 2019. “Rancang Bangun Sistem Informasi Retensi Rekam Medis Dengan Metode Imaging Berbasis Web”. Journal of Information Technology and Computer Science (INTECOMS.) 2(1):33-39.

[8] Sukmadinata, Nana Syaodih. 2013. Metode Penelitian Pendidikan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

[9] Pressman. 2015. Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi Buku I. Yogyakarta:

Andi Publisher.