LAMPIRAN LAMPIRAN ARAHAN STRATEGI (STRATEGIC INTENTION) Wawancara dilakukan pada pengguna aplikasi (user) yang berhubungan

(1)

LAMPIRAN – LAMPIRAN

I.

KUISIONER HUBUNGAN LIGHTS-ON DAN PROYEK DENGAN

ARAHAN STRATEGI (STRATEGIC INTENTION)

Wawancara dilakukan pada pengguna aplikasi (user) yang berhubungan dan staf senior dari departemen – departemen yang bersangkutan pada sistem yang sedang berjalan (lights-on) yaitu aplikasi, infrastruktur, layanan dan manajemen maupun rencana proyek yang akan dikembangkan berdasarkan hubungannya dengan arahan strategi perusahaan.

Wawancara dilakukan dengan menanyakan secara langsung kepada pihak – pihak terkait. Pihak – pihak yang diwawancara diminta untuk menjawab dengan memberikan bobot dari skala 0-5, (0 untuk nilai terendah dan 5 untuk nilai tertinggi)

(2)

Untuk menjawab pertanyaan dibawah ini menggunakan format skor dengan skala (0-5) dan lingkari skor yang akan dipilih

No. Pertanyaan Skor

1. Apakah aplikasi SAS dapat mendukung untuk meningkatkan kualitas dan kepercayaan akan produk dan jasa yang ditawarkan?

0 1 2 3 4 5

2. Apakah aplikasi SAS dapat membantu dalam menjadikan PT. Panin Sekuritas sebagai perusahaan sekuritas terluas dan tersebar di seluruh Indonesia?

0 1 2 3 4 5

3. Apakah aplikasi SAS dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional sistem kerja?

0 1 2 3 4 5

4. Apakah aplikasi SAS dapat mencegah kerugian pada perusahaan?

0 1 2 3 4 5

Keterangan nilai:

0 - 1 : Rendah

2 - 3 : Sedang

(3)

II.

KUISIONER PORTFOLIO LIGHTS ON

Wawancara dilakukan pada user yang berhubungan langsung pada sistem yang sedang berjalan (lights-on) yaitu aplikasi, infrastruktur, layanan dan manajemen sehubungan dengan tingkat layanan, kualitas dan intensitas penggunaan lights-on tersebut

Pihak yang diwawancara diminta untuk menjawab dengan memberikan bobot dari skala 1 – 5 untuk tingkat layanan dan kulitas (1 untuk nilai terendah dan 5 untuk nilai tertinggi), sedangkan sklala skor untuk intensitas penggunaan adalah 0 – 5 (0 untuk nilai terendah dan 5 untuk nilai tertinggi)

Untuk menjawab pertanyaan, lingkari skor yang akan dipilih.

1. Pertanyaan untuk fungsionalitas, keakuratan, ketersediaan dan kecepatan merespon.

No. Pertanyaan Skor

1. Fungsionalitas:

Bagaimana fungsionalitas pada aplikasi SAS?

1 2 3 4 5

2. Keakuratan:

Bagaimana keakuratan pada aplikasi SAS?

1 2 3 4 5

3. Ketersediaan:

Bagaimana ketersediaan pada aplikasi SAS?

1 2 3 4 5

4. Kecepatan merespon:

Bagaimana kecepatan merespon pada aplikasi SAS?

(4)

2. Pertanyaan untuk intensitas penggunaan

No. Pertanyaan Skor

1. Ketergantungan pada aplikasi:

Bagaimana ketergantungan user pada aplikasi SAS?

0 1 2 3 4 5

2. Pengguna aplikasi pada perusahaan:

Bagaimana jangkauan pengguna aplikasi SAS pada perusahaan?

(5)

Keterangan Skor Wawancara Portfolio Lights-On

A. Fungsionalitas:

Skor Penjelasan

5 Sangat baik. Fungsionalitas sangat jarang menjadi masalah.

4 Baik. Fungsionalitas terkadang menjadi masalah tetapi hanya berdampak kecil pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

3 OK. Fungsionalitas terkadang menjadi masalah dan kadang-kadang memiliki dampak pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

2 Rendah. Fungsionalitas seringkali menjadi masalah dan memiliki dampak negative pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

1 Tidak dapat diterima. Fungsionalitas secara konsisten menjadi masalah dan secara aktif mengganggu alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

B. Keakuratan:

5 Sangat baik. Keakuratan sangat jarang menjadi masalah.

4 Baik. Keakuratan terkadang menjadi masalah tetapi hanya berdampak kecil pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

3 OK. Keakuratan terkadang menjadi masalah dan kadang-kadang memiliki dampak pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

2 Rendah. Keakuratan seringkali menjadi masalah dan memiliki dampak negative pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

1 Tidak dapat diterima. Keakuratan secara konsisten menjadi masalah dan secara aktif mengganggu alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

C. Ketersediaan:

5 Sangat baik. Ketersediaan sangat jarang menjadi masalah.

4 Baik. Ketersediaan terkadang menjadi masalah tetapi hanya berdampak kecil pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

3 OK. Ketersediaan terkadang menjadi masalah dan kadang-kadang memiliki dampak pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

2 Rendah. Ketersediaan seringkali menjadi masalah dan memiliki dampak negative pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

1 Tidak dapat diterima. Ketersediaan secara konsisten menjadi masalah dan secara aktif mengganggu alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

(6)

D. Kecepatan Merespon:

5 Sangat baik. Kecepatan merespon sangat jarang menjadi masalah.

4 Baik. Kecepatan merespon terkadang menjadi masalah tetapi hanya berdampak kecil pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

3 OK. Kecepatan merespon terkadang menjadi masalah dan kadang-kadang memiliki dampak pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

2 Rendah. Kecepatan merespon seringkali menjadi masalah dan memiliki dampak negative pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

1 Tidak dapat diterima. Kecepatan merespon secara konsisten menjadi masalah dan secara aktif mengganggu alur kerja atau proses bisnis perusahaan.

E. Skor Intensitas Penggunaan

Skor intensitas penggunaan terbagi atas dua elemen, yaitu: - Ketergantungan pada aplikasi

5 Kritis. Aplikasi ini kritis bagi organisasi, proses bisnis penting, atau karyawan individu. Tanpa penggunaan infrastruktur ini, organisasi tidak dapat melaksanakan misi atau peran bisnis, atau proses bisnis dapat beroperasi, atau karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka.

4 Penting. Aplikasi ini penting bagi organisasi, proses bisnis penting, atau karyawan individu. Tanpa penggunaan infrastruktur ini, organisasi dapat melaksanakan misi atau peran bisnis, atau proses bisnis dapat beroperasi, atau karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka, namun secara signifikan meningkatkan biaya dan atau mengurangi efektivitas.

3 Berguna. Aplikasi ini berguna bagi organisasi, proses bisnis penting, atau karyawan individu. Tanpa penggunaan sewaktu-waktu dari infrastruktur ini, organisasi dapat melaksanakan misi atau peran bisnis, atau proses bisnis dapat beroperasi, atau karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka, namun beberapa meningkatkan biaya dan mengurangi efektivitas.

2 Kurang digunakan. Aplikasi ini sewaktu-waktu berguna bagi organisasi, proses bisnis penting, atau karyawan individu. Tanpa penggunaan sewaktu-waktu dari infrastruktur ini, organisasi dapat melaksanakan misi atau peran bisnis, atau proses bisnis dapat beroperasi, atau karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka, tetapi sedikit meningkatkan biaya atau mengurangi efektivitas.

1 Jarang. Aplikasi sewaktu-waktu digunakan, tetapi organisasi, proses bisnis yang penting, atau karyawan individu tidak tergantung pada infrastruktur tersebut. 0 Tidak digunakan. Aplikasi tidak digunakan.

(7)

- Pengguna aplikasi pada perusahaan

5 Digunakan secara luas. Aplikasi digunakan secara luas oleh seluruh organisasi 4 Digunakan banyak orang. Aplikasi ini digunakan oleh banyak bagian

organisasi.

3 Satu departemen. Aplikasi ini digunakan oleh satu departemen atau area fungsional.

2 Beberapa individu. Aplikasi digunakan oleh beberapa individu.

1 Satu atau beberapa. Aplikasi digunakan oleh satu atau sedikit individu. 0 Tidak digunakan. Aplikasi tidak digunakan.

(8)

III.

KUISIONER PORTFOLIO PROYEK

Wawancara dilakukan langsung pada user yang berhubungan langsung pada rencana proyek (Back-up server) yang akan dikembangkan perusahaan sehubungan dengan resiko – resiko dalam proyek tersebut.

Pihak – pihak yang diwawancara diminta untuk menjawab dengan memberikan bobot dengan skala skor 0 – 10. (0 untuk nilai terendah dan 10 untuk nilai tertinggi)

Untuk mengetahui nilai resiko (dengan skala 0 – 10), jawablah pertanyaan di bawah ini dengan memberi lingkaran pada skor yang dipilih.

Proyek back-up server.

No. Pertanyaan Skor

1.

Beberapa tingkat resiko proyek atau organisasi dalam proyek back-up server.

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

2.

Berapa tingkat ketidakpastian pendefinisian dalam proyek

back-up server. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3.

Berapa tingkat ketidakpastian teknis dalam proyek back-up server.

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

4.

Berapa tingkat resiko

infrastruktur SI dalam proyek back-up server.

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

5.

Berapa tingkat resiko teknis

dalam proyek back-up server. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 6.

Berapa tingkat resiko investasi

dalam proyek back-up server. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 7.

Berapa tingkat resiko manajemen proyek dalam proyek back-up server.

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

8.

Ketergantungan.

Tingkat dimana perusahaan

(9)

Keterangan tambahan:

- Resiko proyek atau organisasi: tingkat dimana kesuksesan proyek bergantung pada keahlian bisnis yang belum dicoba atau pengalaman baru. Resiko ini juga mencakup tingkat dimana organisasi bisnis mampu melakukan perubahan yang dibutuhkan oleh proyek.

- Ketidakpastian pendefinisian: tingkat dimana kebutuhan bisnis terdefinisi dengan baik dan jelas, serta secara akurat dapat diubah kedalam informasi dan fungsionalitas aplikasi system.

- Ketidakpastian teknis: tingkat dimana proyek bergantung dengan teknologi baru, dan tingkat dimana perusahaan harus melakukan desain dan membuat aplikasi dengan teknologi tersebut.

- Resiko infrastruktur SI: tingkat dimana lingkungan teknis membutuhkan beberapa faktor, antara lain administrasi data, komunikasi, manajemen proyek, pengembangan.

- Resiko teknis: tingkat dimana penggunaan teknologi tertentu membutuhkan keterampilan pengembangan, analisis dan manajemen baru. Faktor resiko meliputi apakah ketrampilan tersedia dari vendor atau dari pasar dan apakah training atau perekrutan baru dapat menyediakan keahlian teknis yang dibutuhkan.

- Resiko investasi: tingkat dimana investasi proyek dibutuhkan untuk menciptakan kesuksesan proyek.

(10)

- Resiko manajemen proyek: tingkat dimana manajer proyek tersedia dan mampu menangani kompleksitas proyek dari segi teknis dan organisasi.

- Ketergantungan: tingkat dimana perusahaan membutuhkan proyek.

Keterangan Nilai:  1 – 2 : Sangat rendah  3 – 4 : Rendah  5 – 6 : Sedang/cukup  7 – 8 : Tinggi  9 – 10 : Sangat tinggi

(11)

IV.

KUISIONER MANAJEMEN AGENDA

1.

Pertanyaan bagi manajemen, untuk mengevaluasi faktor kritis kesuksesan dari keputusan yang tepat atau hasil yang tepat :

Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak?

Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah rencana bisnis dan TI

sepenuhnya terkait dan terpadu? Apakah TI mampu berinovasi

memberikan impak pada rencana bisnis dan mengajukan usulan baru?

Apakah investasi TI diprioritaskan pada strategi bisnis?

Apakah seluruh pengeluaran TI (pengembangan, operasi, perawatan, layanan) selaras dengan strategi bisnis? Apakah bisnis TI dan kinerja teknis terlacak?

Apakah bisnis dan manajemen TI secara konsisten melaksanakan proses

manajemen yang memperbaiki kontribusi TI pada kinerja bisnis lapisan bawah? Apakah proses perencanaan dan manajemen fokus pada keseluruhan pengeluaran TI baik operasional maupun proyek?

Apakah manajer TI dan bisnis

berpartisipasi secara efektif pada pada proses manajemen?

(12)

2.

Pertanyaan bagi manajemen, mengenai rantai nilai strategi ke bottom-line dan praktek NIE memungkinkan manajemen menghasilkan jawaban pada pertanyaan yang tepat :

Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak?

Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah anda berinvestasi pada sumber

data yang tepat?

Apakah anda mengetahui apa saja yang dapat anda biayai?

Dapatkah anda mengurangi biaya TI yang tidak perlu?

Dapatkah anda menggunakan kembali sumber daya untuk mendukung proyek yang dibutuhkan?

Apakah anda dapat mengurangi biaya dari aktifitas yang kinerjanya kurang?

Apakah anda dapat menterjemahkan strategi bisnis anda ke dalam tindakan TI yang akan membuat hasil yang tepat? Apakah anda mendapatkan hasil dan nilai yang sesuai dari semua sumber daya TI yang anda miliki?

Apakah anda mampu untuk mengontrol biaya TI secara efektif?

3.

Pertanyaan untuk manajemen mengenai hubungan TI dan dampaknya pada bottom-line :

Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah anda mengetahui tujuan

strategi anda?

Apakah TI dapat dibuktikan mendukung tujuan strategi? Apakah prioritas investasi TI menyesuaikan dengan tujuan strategi?

(13)

mencakup pengembangan, operasional, perawatan, dan pelayanan, setara dengan tujuan strategi?

Dapatkah TI mengurangi pengeluaran yang tidak perlu?

Apakah anda mengevaluasi anggaran TI yang sudah ada berlawanan dengan tujuan strategi?

Apakah manajer TI dan manajer bisnis berpartisipasi secara efektif dalam proses manajemen ini?

4.

Pertanyaan untuk manajemen sebagai faktor kritis kesuksesan portfolio:

Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah anda mengelola proyek

pengembangan dan proyek peningkatan sebagai portfolio proyek?

Apakah anda menganalisa

pengeluaran TI yang ada dari sudut pandang portfolio?

Apakah anda memeriksa aktivitas TI yang ada dari penyelarasan strategi? Apakah anda memeriksa aktifitas TI yang ada dengan tingkat kualitas dan pelayanan?

Apakah anda mengetahui seberapa besar pengeluaran anda untuk jasa TI? Untuk manajemen TI?

Apakah anda memiliki strategi investasi untuk pengeluaran TI yang anda miliki?

Apakah anda memiliki strategi investasi untuk aplikasi yang ada? Apabila anda melakukan portfolio sekarang, mampukah anda menjaga informasi agar tetap akurat?

(14)

5.

Pertanyaan untuk manajemen mengenai focus pada hal yang tepat :

Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk

memperbaikinya? Apakah perencanaan perusahaan dan

proses manajemen menghasilkan tujuan strategi yang eksplisit dan dapat ditindak lanjuti?

Apakah semua tindakan dan

pengeluaran TI dijalankan oleh tujuan strategi bisnis?

Apakah aktifitas dan sumber daya TI direncanakan, diprioritaskan,

dijalankan, dan diukur berdasarkan hubungan dan kontribusinya dengan hasil (outcome) bisnis?

Apakah sumber daya, baik

pengeluaran yang berjalan maupun investasi baru, dialokasikan dan dianggarkan berdasarkan hubungan eksplisit dengan tujuan strategi? Apakah peranan manajer secara jelas didefinisikan untuk meyakinkan partisipasinya dan mencegah

terputusnya hubungan yang diciptakan budaya organisasi?

Apakah semua aktifitas dan pengeluaran TI diatur ke dalam portfolio sumber daya dan proses untuk keperluan perkiraan dampak, pengelolaan kinerja, perkiraan tingkat kualitas dan pelayanan serta komitmen sumber daya?

Apakah perencanaan, prioritas, dan pengukuran mengkombinasikan “Strategi ke dalam tindakan ” dengan kemampuan untuk menghadapi kejadian yang tidak diinginkan dan perubahan bisnis?

(15)

6.

Pertanyaan untuk manajemen mengenai mengadopsi proses yang efektif yang terkait dengan CSF untuk menghasilkan keputusan yang tepat :

Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk

memperbaikinya? Perencanaan kebutuhan / pasokan

– apakah perusahaan

meningkatkan dampak strategis dan operasional pada investasi TI-nya?

Inovasi – apakah perusahaan memiliki inovasi yang bagus melalui TI pada produk, proses dan kinerja?

Prioritasasi – apakah perusahaan memilih investasi yang paling bernilai tinggi?

Penyelarasan – apakah perusahaan mendapat peningkatan dari

kegiatan TI-nya?

Manajemen portfolio – apakah semua investasi TI dan sumber daya berkontribusi pada kinerja bisnis?

7.

Pertanyaan untuk manajemen mengenai penanganan masalah-masalah yang umum terjadi pada praktek :

Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah terdapat masalah umum

dari ketiadaan hubungan dari proses?

Apakah terdapat masalah umum dari pola pikir lama dan harapan-harapan kosong?

(16)

Apakah budaya kita merintangi manajer bisnis dan TI untuk mereka bekerja sama?

Sanggupkah proses pengelolaan TI bekerja baik dengan proses

manajemen perusahaan seperti menganggarkan?

Apakah manajer mengharapkan sesuatu salah berjalan?

Apakah manajer bisnis demikian nyaman dengan cara mereka bekerja sekarang dan akan

menolak bila ada setiap perubahan yang signifikan?

Dapatkah manajer bisnis bersuara bulat tentang kebutuhan mereka dan apa yang harus dilakukan TI untuk memuaskan mereka?

8.

Pertanyaan untuk manajemen yang berhubungan dengan budaya :

Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk

memperbaikinya? Budaya manajemen mendukung

proses perencanaan bisnis dan TI dan secara penuh terkait dan terpadu

Budaya manajemen mendukung TI untuk menciptakan inovasi yang merupakan dampak rencana bisnis dan hasil dari strategi bisnis baru dan cara yang lebih baik untuk mengimplementasikan strategi yang ada.

Manajer bisnis dan TI dapat bekerjasama sehingga investasi TI diprioritaskan sebab terkait dengan strategi bisnis

Keseluruhan pengeluaran TI, termasuk pengembangan, operasi, perawatan, layanan selaras dengan strategi bisnis

(17)

dapat bekerjasama secara

konsisten dalam melakukan proses manajemen yang akan

meningkatkan kontribusi TI pada kinerja lapisan bawah unit bisnis. Manajer bisnis dapat berpartisipasi dalam perencanaan dan proses manajemen yang berfokus pada keseluruhan investasi TI baik operasional maupun proyek Manajer bisnis dan TI secara efektif berpartisipasi dalam proses manajemen.