11
PE
14
Konsep Pengendalian Dalam
Organisasi
Dosen : Riri Fajriah,
S.Kom, MM
Universitas Mercu Buana
I. TUJUAN PEMBELAJARAN
Adapun beberapa tujuan penting yang diharapkan dapat dicapai dalam mempelajari mengenai Konsep Pengendalian Dalam Organisasi adalah sebagai berikut :
Dapat menjelaskan definisi, asas, jenis, proses dan pentingnya fungsi pengendalian dalam organisasi.
Memahami dan dapat menganalisis hubungan pengendalian dan perencanaan.
Dapat mengerti perihal metode pengawasan yang baik dan benar dalam menjalankan operasional kerja dalam suatu organisasi.
Dapat menjelaskan apa saja yang termasuk dalam alat pengendalian dalam organisasi.
II. DEFINISI, ASAS DAN JENIS PENGENDALIAN DALAM ORGANISASI
A. Pengertian Pengendalian Dalam Organisasi
Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, sehingga pelaksanaan kerja dan rencana kerja yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan.
Dalam teori akuntansi dan organisasi, pengendalian intern atau kontrol intern didefinisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Ia berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud (seperti mesin dan lahan) maupun tidak (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merek dagang).
Pengendalian merupakan salah satu bagian dari manajemen. Pengendalian dilakukan dengan tujuan supaya apa yang telah direncanakan dapat dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai target maupun tujuan yang ingin dicapai. Pengendalian memang merupakan salah satu tugas dari manager. Satu hal yang harus dipahami, bahwa pengendalian dan pengawasan adalah berbeda karena pengawasan merupakan bagian dari pengendalian. Bila pengendalian dilakkan dengan disertai pelurusan (tindakan korektif), maka pengawasan adalah pemeriksaan di lapangan yang dilakukan pada periode tertentu secara berulang kali. Dan beberapa pengertian pengendalian yang dijelaskan oleh para ahli adalah sebagai berikut :
Pengendalian adalah usaha untuk mencapai tujuan tertentu melalui perilaku yang diharapkan (Mulyadi, 2007)
Pengendalian merupakan siklus dengan proses yang terpantau (Sanerya Hendrawan)
Pengendalian merupakan muka lain dari mata uang perencanaan (Tim Pengembang Ilmu Pendidikan FIP-UPI)
Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko (Rama & Jones)
Pengendalian adalah suatu proses penjaminan di mana perusahaan dan orang -orang yang berada dalam perusahaan tersebut dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Agung Praptapa)
Pengendalian adalah suatu tindakan pengawasan yang disertai tindakan pelurusan (korektif) (Randy R Wrihatnolo & Riant Nugroho Dwijowijoto, 2006)
Pengendalian merupakan mekanismeuntuk mencegah terjadinya penyimpangan dan mengarahkan orang untuk bertindak menurut norma- norma yang telah melembaga (Contextual Teaching & Learning)
Pengendalian adalah emmantau kemajuan dari organisasi atau unit kerja terhadap tujuan - tujuan dan kemudian mengambil tindakan - tindakan perbaikan jika diperlukan (Bateman & Snell)
B. Asas-Asas Pengendalian 1) Asas Tercapainya Tujuan
Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari rencana.
2) Asas Efisiensi
Pengendalian itu efisisen, jika dapat menghindari dari penyimpangan rencana.
3) Asas Tanggung Jawab Pengendalian
Pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.
4) Asas Pengendalian Terhadap Masa Depan
Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-penyimapngan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5) Asas Pengendalian Langsung
Teknik control yang paling efektif ialah mengusahakan adanya bawahan yang berkualitas baik.
6) Asas Refleksi Rencana
Pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana.
7) Asas Penyesuaian Dengan Organisasi
Pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi.
8) Asas Pengendalian Individual
Pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer.
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
10) Asas Pengendalian Terhadap Strategi
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faltor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
11) Asas Pengecualian
Efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap factor pengecualian dalam keadaan tertentu atau tidak sama.
12) Asas Pengendalian Fleksibel
Pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.
13) Asas Peninjauan Kembali
Ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan.
2) Pengendalian Keuangan
Ditujukan kepada penggunaan waktu, apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak.
5) Pengendalian Teknis
Ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.
6) Pengendalian Kebijaksanaan
Ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah digariskan.
7) Pengendalian Penjualan
Ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan. atau tidak, jika rusak apakah masih bisa diperbaiki atau tidak.
10) Internal Control
Pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya.
11) External Control
12) Formal Control
Pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern.
13) Informal Control
Penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung maupun tidak langsung.
III. PROSES PENGENDALIAN DALAM ORGANISASI
Perusahaan (Organisasi) ibarat manusia yang perlu makan, bekerja, dan istirahat secara teratur dan terkendali. Jika metabolism tubuhnya tidak baik, ia akan berpotensi menderita berbagai penyakit. Orang yang sukses adalah orang yang terorganisasi dengan baik, memiliki tujuan hidup, memiliki pengendalian diri, dan cinta dalam hatinya. Itu juga berlaku untuk perusahaan (organisasi). Untuk mencapai kinerja optimal, perusahaan (Organisasi) haruslah terorganisasi dengan baik, memiliki Visi dan Misi, memiliki daya Pengendalian Manajemen, dan mencintai pengetahuan yang bisa membantu orang untuk menciptakan kondisi yang kondusif untuk proses pengambilan keputusan yang tepat. Salah satu pengetahuan itu adalah Sistem Pengendalian Manajemen.
Proses Pengendalian Manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian Manajemen formal merupakan tahap-tahap yang dsaling berkaitan sat sama lain, terdiri dari proses :
1. Pemrograman (Programming)
Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.
2. Penganggaran (Budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program yang telah direncanakan secara terperinci dinyatakan dalam satuan moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.
3. Operasi dan Akuntansi (Operation and Accounting)
4. Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)
Tahap ini merupakan tahapan yang paling penting, karena menutup suatu siklus dari proses Pengendalian Manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan. Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :
Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali
Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program ditahun yang akan datang.
Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realitas.
Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.
Jadi secara konseptual Sistem Pengendalian Manajemen diartikan sebagai sebuah sistem yang terdiri dari beberapa subsistem yang saling berhubungan, yakni pemrograman, pengenggaran, pelaporan akuntabilitas dan kinerja serta sistem pendelegasian wewenang untuk membantu manajemen suatu organisasi / perusahaan untuk mencapai tujuannya melalui strategi tertentu secara efisien dan efektif.
Langkah-langkah proses pengendalian :
1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian. 2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.
4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
Cara-cara pengendalian :
1. Pengawasan langsung, pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.
2. Pengawasa tidak langsung, pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan maupun tulisan.
3. Pengawasan berdasarkan kondisi tertentu, pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan atau kondisi tertentu, dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung.
Sifat dan waktu pengendalian / control dibedakan atas :
1) Preventive Control, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaannya. Cara melakukannya :
b. Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan itu c. Menjelaskan dan mendemonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan d. Mengorganisasi segala macaam kegiatan
e. Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap karyawan
f. Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan g. Menetapkan sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan
2) Repressive Control, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya, agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi di waktu yang akan datang. Cara melakukannya :
a. Membandingkan antara hasil dengan rencana
b. Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari tindakan perbaikannya
c. Memberikan penilaian terhadap pelaksananya, jika perlu dikenakan sanksi hukuman kepadanya
d. Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada
e. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana
f. Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui training atau education
3) Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.
4) Pengendalian berkala, pengendalian yang dilakukan secara berkala.
5) Pengendalian mendadak, pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa pelasakanaan atau peraturan-peraturan yang ada dilaksanakan dengan baik.
6) Pengamatan melekat, pengendalian yang dilakukan mulai dari sebelum, saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.
IV. FUNGSI PENGENDALIAN DALAM ORGANISASI
Fungsi perencanaan dan pengendalian mempunyai peranan yang sangat besar dalam pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karenaitu, manajemen perusahaan harus benar-benar dapat merencanakan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas perusahaan dengan cara tertentu yang erat kaitannya dengan kelangsungan hidup perusahaan. Pihak manajemen harus menetapkan tujuan-tujuan yang relistis dan memikirkan strategi-strategi yang efisien guna pencapaian tujuan tersebut.
seefektif mungkin untuk mewujudkannya. Tujuan utama dari proses perencanaan adalah memberikan arahan atau petunjuk kepada tiap-tiap pemimpin guna menentukan pengambilan keputusan operasional.
Apabila dikatakan bahwa proses perencanaan pada hakekatnya adalah merupakan suatu pengambilan keputusan, maka proses pengendalian adalah suatu proses untuk menjamin teralisasinya tujuan perencanaan. Secar singkat dapat dikatakan bahwa pengendalian dapat didefinisikan sebagai suatu tindakan yang diperlukan untuk meyakinkan bahwa tujuan-tujuan, rencana-rencana dan standar-stamdar sedang dicapai.
Sistem perencanaan dan pengendalian yang baik tentu mempunyai beberapa karakteristik sebagai berikut :
1) Tujuan dan Strategi yang Ditentukan Secara Seksama
Tujuan dan strategi sebaiknya dibuat secara tertulis sehingga dapat diketahui oleh semua anggota team manajemen. Tujuan tersebut sedapat mungkin menunjukkan tujuan organisasi sebagai suatu kesatuan dan tujuan setiap unit organisasi atau pusat-pusat pertanggungjawaban.
2) Struktur Organisasi yang Didasarkan atas Desentralisasi
Struktur organisasi yang baik dapat mencerminkan pendelegasian wewenang pembuatan keputusan dari manajer atas kemanajer bawahannya dan sekaligus menentukan tanggungjawab bawahan tersebut. Struktur organisasi tersebut juga didukung oleh deskripsi dan klasifikasi tugas setiap bagian dalam organisasi.
3) Karyawan Yang Cukup Cakap, Berpengalaman, dan Terlatih
Kualifikasi karyawan tersebut diperlukan agar dapat mencapai prestasi yang diharapkan. Program seleksi, evaluasi, pelatihan, dan pendidikan karyawan yang baik dapat menghasilkan kualifikasi tersebut.
4) Sistem Penyusunan Program Yang Baik
Sistem penyusunan program organisasi memusatkan pada keluarga produk atau jasa dan program-program lainnya yang akan dilaksanakan dalam jangka panjang dimasa yang akan datang.
5) Sistem Penyusunan Anggaran Yang Baik
dasar perbandingan dengan realisasinya. Program dan anggaran yang ditentukan harus dapat mencerminkan standar prestasi untuk menilai pelaksanaan.
6) Penggunaan Teknik-Teknik Untuk Perencanaan dan Pengendalian
Untuk menyusun perencanaan dan pengendalian yang baik dapat digunakan beberapa tekhnik perencanaan dan pengendalian. Teknik-teknik tersebut diharapkan dapat memberikan manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biayanya.
7) Sistem Akuntansi Yang Baik
Sistem akuntansi yang baik diharapkan dapat menghasilka informasi untuk :
a. Menilai prestasi para manajer dengan cara menunjukkan perbandingan antara prestasi yang diharapkan dengan prestasi yang dicapai.
b. Berbagai pihak eksternal yang berkepentingan terhadap organisasi. Informasi yang dihasilkan sistem tersebut memiliki kualitas jika memenuhi kriteria relevan dan tepat waktu.
8) Memberikan Umpan Balik
Sistem perencanaan dan pengendalian yang baik dapat memberikan umpan balik yang tepat waktu. Atas dasar umpan balik tersebut, prestasi para manajer unit organisasi atau pusat pertanggungjawaban dapat di evaluasi dengan menggunakan kriteria yang sudah ditentukan, sehingga dapat ditentukan penting tidaknya dilakukan tindakan koreksi dan jenis tindakan koreksi jika diperlukan.
9) Dirancang Untuk Menjamin Efisiensi, Efektivitas, dan Kehematan
Sistem perencanaan dan pengendalian yang baik dirancang untuk dapat menilai efisiensi, efektivitas, dan kehematan suatu organisasi sebagai satu kesatuan maupun untuk unit-unit organisasi atau pusat-pusat pertanggungjawaban.
Karakteristik tersebut diatas diperlukan agar dapat dicapai pengendalian yang optimum. Konsep yang digunakan sebagai pedoman adalah pengendalian yang optimum. Pengendalian yang optimum berhubungan dengan pengendalian unit-unit organisasi atau pusat-pusat pertanggungjawaban dengan cara yang masuk akal dengan mendasarkan pada keseimbangan biaya dihubungkan dengan manfaatnya, dalam arti manfaat pengendalian seharusnya lebih besar dibandingkan dengan biayanya. Konsep pengendalian maksimum tidak dapat digunakan karena :
a. Tidak memungkinkan untuk dilaksanakan
b. Memerlukan biaya yang mahal, biaya tersebut kemungkinan besar tidak sesuai dengan manfaatnya.
untuk mempengaruhi atau memotivasi para anggota organisasi untuk mencapai tujuan secara efisien, efektif, dan hemat.
Kesimpulan yang dapat diambil dari uraian-uraian tentang perencanaan dan pengendalian adalah betapa besar peranan dari perencanaan dan pengendalian bagi setiap perusahaan, baik itu perusahaan kecil, menengah ataupun perusahaan yang besar. Proses perencanaan akan memberikan arah atau dapat dijadikan sebagai pedoman bagi kegiatan-kegiatan operasional perusahaan, sedangkan pengendalian akan menjamin terjadinya keselarasan antara tujuan-tujuan dan rencana perusahaan. Dengan demikian pengendalian dimaksudkan untuk mengecek efektivitas penyelesaian rencana-rencana yang telah disusun dan ditetapkan. Jadi dapat dikatakan bahwa perencanaan dan pengendalian akan sangat membantu dan bermanfaat bagi perusahaan agar dapat beroperasi secara efisien dan efektif, dimana kondisi ini akan mempengaruhi tingkat keuntungan yang diperoleh perusahaan.
V. PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN MANAJEMEN
Era globalisasi ekonomi sekarang ini, perusahaan memasuki lingkungan bisnis yang sangat berbeda dengan lingkungan bisnis sebelumnya. Pasar tidak lagi hanya dimasuki oleh pesaing-pesaing domestik, namun telah didatangi oleh pesaing-pesaing mancanegara yang membawa produk dan jasa yang sarat dengan kandungan persaingan. Selain membawa perubahan yang kita secara nilai secara postif, globalisasi ekonomi ternyata membawa permasalahan yaitu perusahaan-perusahaan yang tidak mempunyai struktur sistem pengendalian manajemen yang baik akan tersisih, banyak sistem manajemen perusahaan yang tidak mampu beradaptasi dengan arus perubahan dalam globalisasi ekonomi
.
Sistem pengendalian manajemen pada dasarnya suatu sistem yang digunakan oleh manajemen untuk membangun masa depan organisasi. untuk membangun masa depan organisasi, perlu ditentukan lebih dahulu dalam bisnis apa organisasi akan berusaha. Jabawan atas pertanyaan tersebut merupakan misi organisasi dengan demikian misi organisasi merupakan the chosen track untuk membawa organisasi mewujudkan masa depannya. Diharapkan dengan dilaksanakannnya struktur sistem manajemen akan tercipta visi dan misi organisasi perusahaan kemudian mengimplementasikannya.
lingkungan yang dihadapi perusahaan, dapat juga terjadi tujuan sistem pengendalian manajemen tidak tercapai karena proses sistem pengendalian manajemennya lemah.
Dampak yang timbul dikarenakan perusahaan tidak memberlakukan struktur sistem pengendalian manajemen antara lain organisasi perusahaan akan kesulitan menghadapi berbagai perubahan tajam radikal, konstan, pesat, serentak sehingga roda organisasi tidak akan jalan dan tidak dapat membuat berbagai perencanaan, tidak dapat memprediksi target organisasi ke depannya
Untuk menghadapinya diperlukan struktur sistem pengendalian manajemen dimulai dari pengamatan dan pengindetifikasian memacu perubahan (change drivers) yang berdampak terhadap karakteristik lingkungan yang akan dimasuki perusahaan.) Struktur sistem merupakan komponen-komponen yang berkaitan erat satu dengan lainnya yang secara bersama-sama digunakan untuk mewujudkan tujuan sistem seperti yang dikatakan Mulyadi, Johny (2001 : 8) bahwa struktur pengendalian manajemen terdiri dari tiga komponen yaitu Struktur organisasi, Jejaring informasi dan Sistem penghargaan. Rerangka pendesainan struktur sistem pendesainan pengendalian manajemen mempergunakan pendekatan contigency approach dan human resource leverage.
Permasalahan struktur sistem pengendalian manajemen penting untuk dikaji karena memberikan harapan yaitu kemampuan bagi manajemen perusahaan untuk memetakan secara komprehensif lingkungan bisnis yang akan dimasuki oleh organisasi perusahaan di masa depan, melakukan perubahan dengan cepat peta perjalanan tersebut sesuai dengan tuntutan perubahan yang diperkirakan akan terjadi dan melipatgandakan kinerja perusahaan sebagai institusi pencipta kekayaan, sehingga perusahaan memiliki kemampuan yang luar biasa besarnya untuk senantiasa melakukan perubahan yang diperlukan.
Struktur Sistem Pengendalian Manajemen
Struktur sistem pengendalian manajemen merupakan komponen-komponen yang berkaitan dengan lainnya yang secara bersama-sama membentuk sistem. Setiap komponen dalam struktur memiliki fungsi tertentu untuk mencapai tujuan sistem. Struktur yang sehat adalah struktur sistem yang setiap komponennya didesain sesuai dengan tuntutan lingkungan bisnis yang akan diterapi sistem tersebut.
workes, struktur organisasi yang pas dengan fungsi organisasi tersebut adalah yang memiliki karakteristik, cepat respon, fleksibel dan inovatif. Struktur sistem pengendalian manajemen diperlukan oleh organisasi perusahaan karena menuntut semua perusahaan yang memasukil lingkungan tersebut memiliki kekuatan lebih untuk bersaing. Agar dapat dipilih oleh costumer, produk dan jasa perusahaan harus memiliki keunggulan tidak akan bertahan lama, karena pesaing akan mencari berbagai cara untuk menghasilkan value terbaik bagi costumer. Oleh karena itu, untuk tetap bertahan dan bertumbuh di lingkungan bisnis yang kompetitif, perusahaan dituntut untuk secara berkelanjutan menemukan kembali keunggulan daya saing.
Untuk dapat bertahan dan bertumbuh dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, organisasi perusahaan tidak cukup hanya mampu menjadi pencipta kekayaan (wealth-creating institution) namun, dituntut untuk memiliki kemampuan jauh lebih dari itu, perusahaan dituntut untuk menjadi institusi pelipatgandaan kekayaan (wealth-multiplying institution) untuk membangun kemampuan perusahaan sebagai pelipat gandaan kekayaan, manajemen perlu memanfaatkan sistem manajemen yang khusus didesain untuk tujuan pelipatgandaan kekayaan.
Sistem pengendalian yang efektif adalah sistem yang diarahkan kepada dua penyebab, diperlukannya pengendalian ketidakmampuan personel dalam mencapai tujuan organisasi melalui perilaku yang diharapkan, ketidak mampuan personel di dalam mencapai tujuan dapat dtingkatkan melalui pendidikan dan pelatihan, serta penyediaan teknologi memadai, ketidak mampuan personel dalam mencapai tujuan organisasi melalui prilaku yang diharapkan dapat dikurangi atau dihilangkan melalui :
1. Perumusan Misi, visi, keyakinan dasar dan nilai dasar organisasi secara jelas.
2. Pengkomunikasian misi, visi, keyakinan dasar dan nilai dasar organisasi kepada personel perusahaan melaluipersonal behaviors para leaders organisasi dan operational behavior.
pengendalian manajemen, keseluruhan kegiatan utama untuk menjadikan perusahaan sebagai institusi pencipta kekayaan dapat dilaksanakan secara terstruktur, terkoordinasi, terjadwal dan terpadu sehingga menjanjikan tercapainya tujuan perusahaan-perusahaan bertambahnya kekayaan dalam jumlah yang memadai
Proses Struktur Sistem Pengendalian Manajemen
Proses sistem pengendalian manajemen terdiri dari enam tahap utama berikut ini :
1) Perumusan Strategi
Tahap perumusan strategi adalah tahap yang sangat menentukan kelangsungan hidup dan pertumbuhan organisasi. Dalam tahap ini dilakukan pengamatan terhadap tren perubahan lingkungan makro dan lingkungan industri. Berdasarkan hasil pengamatan terhadap tren tersebut dilakukan perumusan, misi, visi, tujuan, keyakinan dasar, dan nilai organisasi.
2) Perencanaan Strategik
Setelah perusahaan merumuskan tentang strategi yang dipilih untuk mewujudkan visi dan misi melalui organisasi, strategi tersebut kemudian perlu diimplementasikan. Langkah pertama adalah melaksanakan perencanaan strategik, dalam langkah ini strategi yang telah dirumuskan diterjemahkan ke dalam neraca strategik yang komprehensif dan koheren, yang terdiri dari tiga komponen : sasaran strategik, target, inisiatif strategic.
3) Penyusun Program
Penyusunan program adalah proses penyusunan rencana jangka panjang untuk menjabarkan inisiatif strategik yang dipilih untuk mewujudkan sasaran strategik. Pelaksanaan inisiatif strategik memerlukan perencanaan sistematik langkah-langkah yang akan ditempuh oleh perusahaan dalam jangka panjang ke depan beserta taksiran sumber daya yang diperlukan untuk program, suatu rencana jangka panjang yang berisi langkah-langkah strategik yang dipilih untuk mewujudkan sasaran strategik tertentu beserta taksiran sumberdaya yang diperlukan.
4) Penyusunan Anggaran
diperlukan untuk itu. Penyusunan anggaran adalah proses penyusunan rencana jangka pendek (biasanya untuk jangka waktu satu tahun) yang berisi langkah-langkah yang ditempuh oleh perusahaan dalam melaksanakan sebagian dari program dalam penyusunan anggaran dijabarkan program tertentu ke dalam rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dalam tahun anggaran, ditunjukkan manajer dan karyawan yang bertanggung jawab dan dialokasikan sumberdaya untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
5) Implementasi
Setelah rencana menyeluruh selesai disusun, langkah berikutnya adalah implementasi rencana. Dalam tahap implementasi rencana ini, manajemen dan karyawan melaksanakan rencana yang tercantum dalam anggaran ke dalam kegiatan nyata. Oleh karena anggaran adalah bagian dari program, dan program merupakan penjabaran sasaran strategik dipilih sebagai penjabaran strategi yang dirumuskan, maka dalam implementasi rencana, manajemen dan karyawan harus senantiasa menyadari keterkaitan erat diantara implementasi, anggaran, program, inisiatif, sasaran strategik dan strategi. Kesadaran demikian akan mempertahankan langkah-langkah rinci yang dilaksanakan dalam tahap implementasi tetap dalam rerangka yang dipilih untuk mewujudkan visi organisasi.
6) Pemantauan
Implementasi rencana memerlukan pemantauan, hasil setiap langkah yang direncanakan perlu diukur untuk memerlukan umpan balik bagi pemantauan pelaksanaan anggaran, program, dan inisiatif strategik. Hasil implementasi rencana juga digunakan untuk memberikan informasi bagi pelaksana tentang seberapa jauh target telah berhasil dicapai, sasaran strategik telah berhasil diwujudkan dan visi organisasi dapat dicapai.
VI. PENGAWASAN PADA MANAJEMEN
Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan. The process of ensuring that actual activities conform the planned activities.
direncanakan”. Sedangkan menurut Basu Swasta “Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan. Sedangkan menurut Komaruddin “Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Unk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”.
Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.
Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure (manusia, peralatan, mesin, organisasi) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen. Pengendalian dan pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan. Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan.
Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.
Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :
a. Penetapan standar pelaksanaan
d. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan
e. Pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen.
Fungsi Pengawasan : Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah
dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.
VII. TAHAPAN-TAHAPAN PROSES PENGAWASAN
1) Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. Standar phisik
b. Standar moneter
c. Standar waktu
2) Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat
3) Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4) Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5) Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
VIII. BENTUK-BENTUK PENGAWASAN
1) Pengawasan Pendahulu (Feeforward Control, Steering Controls)
dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2) Pengawasan Concurrent (Concurrent Control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan
pelaksanaan kegiatan.
3) Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control, Past-Action Controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
IX. METODE-METODE PENGAWASAN
Metode-metode pengawasan bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian yaitu : pengawasan non-kuantitatif dan pengawasan kuantitatif.
a. Pengawasan Non-Kuantitatif
Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan adalah :
1. Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
2. Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
3. Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih cepat.
4. Evaluasi pelaksanaan.
5. Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis dan dipecahkan bersama.
6. Management by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin.
Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah :
1. Anggaran
Anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas.
Anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting ( HRA ).
2. Audit
Internal Audit bertujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka.
Ekternal Audit bertujuan : menetukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar keadaan keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilakasanakan oleh pihak yang bebas dari pengaruh manajemen.
3. Analisis Break-Even
Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba atau rugi.
4. Analisis Rasio
Menyangkut dua jenis perbandingan :
Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu
Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis
5. Bagian dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti :
Bagan Ganti
Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan waktu.
Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengawasan proyek – proyek yang bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan – kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.
Syarat-syarat untuk menjalankan pengawasan yang baik, yakni : 1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera. 3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standard yang digunakan. 5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. 7. Pengawasan harus ekonomis.
8. Pengawasan harus mudah dimengerti.
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.
Agar pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik, maka pengawasan harus : 1. Ekonomis
2. Mudah dimengerti 3. Adanya tindakan koreksi
4. Melaporkan penyimpangan yang mungkin terjadi
Tujuan dilaksanakan pengawasan adalah :
a. untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan. b. Untuk memecahkan masalah
c. Untuk mengurangui resiko kegagalan suatu rencana
d. Untuk membuat perubahan – perubahan maupun perbaikan – perbaikan. e. Untuk mengetahui kelemahan – kelemahan pelaksaannya
X. PELAKU ATAU PELAKSANA PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
Pengawasan dan Pengendalian dilakukan oleh :
a. Pihak manajemen pada masing – masing fungsi organisasi. b. Pihak luar manajemen ( Auditor )
Jenis-Jenis Pengawasan
a. Pengawasan Dari Segi Waktu
Pengawasan dari segi waktu dapat dilakukan secara preventif dan secara reprensif. Alat yang dipakai dalam pengawasan ialah perencanaan budget, sedangkan pengawasan secara repensif alat budget dan laporan.
b. Pengawasan Dilihat Dari Segi Obyektif
Pengawasan dari segi obyektif ialah pengawasan terhadap produksi dan sebagainya. Ada juga yang mengatakan karyawan daru segi obyek merupakan pengawasan secara administratif dan pengawasa operatif. Contoh pengawasan administratif ialah pengawasan anggaran, inspeksi, pengawasan order dan pengawasan kebijaksanaan.
c. Pengawasan Dari Segi Subyek
Pengawasan dari segi subyek terdiri dari pengawasan intern dan pengawasan ekstern.
Pengawasan Intern : Pengawasan intern dalam perusahaan biasanya dilakukan oleh bagian pengawasan perusahaan (internal auditor). Laporan tertulis dari bawahan kepada atasan pada umumnya terdiri dari :
a. Laporan harian b. Laporan mingguan c. Laporan bulanan d. Laporan khusus
Pengawasan Ekstern : Pengawasan ekstren dilakukan oleh akuntan publict (certified public accountant). publikasi laporan neraca dan rugi laba yang menyebabkan jalannya perusahaan wajibdi periksa oleh akuntan publik. Adapun pemeriksaan yang umum dilakukan oleh akuntan publik dapat dibagi jadi 4 golongan
a. Pemeriksaan umum : Pemeriksaan umum atau general audit adalah pemeriksaan rutin tentang kebenaran data administrasi perusahaan. b. Pemeriksaan khusus : Pemeriksaan khusus atau spesical
anfestigation adalah suatu pemeriksaan khusus yang ditugaskan kepada akuntan public.
d. Pemeriksaan sempurna Suatu pemeriksaan semputna (detail audit) berhubungan erat dengan pemeriksaan khusus.
Perancangan Proses Pengawasan
William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :
a. Pengukuran input
b. Hasil pada tahap awal
c. Gejala yang dihadapi
d. Kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.
XI. ALAT PENGENDALIAN DALAM ORGANISASI
A. Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik pemerimaan maupun pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan.
Tipe-Tipe Budget : 1. Sales budget 2. Production budget 3. Cost production budget
4. Step budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan bermacam-macam tingkat tingkat produksi
6. Personnel budget
7. Cash dan financial budget
8. Master budget (budget keseluruhan)
B. Non-Budget
Alat pengenalian non budget :
1. Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan terhadap para bawahan yang sedang bekerja.
2. Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.
3. Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Balance sheet dan Income Statement (neraca rugi laba).
4. Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang tealh berlalu.
5. Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak mendapat laba ataupun rugi.
6. Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah keuangan. Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik, pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, apakah barang yang telah dibayar benar-benar telah diterima.
Referensi :
http://sinikesini.blogspot.com/2011/01/controlling.html
http://ariszeko.blogspot.com/2011/11/perencanaan-dan-pengendalian-manajemen.html
http://www.ilmu-ekonomi.com/2011/09/peranan-perencanaan-dan-pengendalian.html
http://jacko-manajemen.blogspot.com/2009/03/perusahaan-organisasi-ibarat-manusia.html
