Organisasi proyek dan organisasi pr

(1)

ORGANISASI

PROYEK

by by

(2)

Struktur Organisasi

Struktur organisasi formal akan menunjukkan :

z

z Macam pokokMacam pokok--pokok kegiatan organisasi (pemasaran pokok kegiatan organisasi (pemasaran

z

z Macam pokokMacam pokok pokok kegiatan organisasi (pemasaran, pokok kegiatan organisasi (pemasaran, manufaktur, dll)

manufaktur, dll)

z

z Pembagian menjadi kelompok atau sub sistemPembagian menjadi kelompok atau sub sistem

z

z Pembagian menjadi kelompok atau sub sistemPembagian menjadi kelompok atau sub sistem

z

z Adanya hirarki, wewenang dan tanggung jawab bagi Adanya hirarki, wewenang dan tanggung jawab bagi kelompok dan pimpinan

kelompok dan pimpinan

z

z Pengaturan kerjasama, jalur pelaporan dan komunikasi, Pengaturan kerjasama, jalur pelaporan dan komunikasi, gg jj jj pp pp meliputi jalur vertikal dan horisontal

(3)

Struktur Organisasi Proyek

3 jenis struktur organisasi proyek :

O g

i

i P

k F

g i

l (OPF)

O g

i

i P

k F

g i

l (OPF)

1.

Organisasi Proyek Fungsional (OPF)

2.

Organisasi Proyek Matriks (OPM)

2.

Organisasi Proyek Matriks (OPM)

3.

(4)

Organisasi Proyek Fungsional (OPF)

O ga sas

oye

u gs o a (O

)

O ga sas

oye

u gs o a (O

)

z

Lingkup kegiatan proyek diserahkan dan menjadi

bagian atau tambahan kegiatan fungsional serta

dipimpin oleh manajer lini yang telah ada

z

Sering dijumpai pada Lembaga Swasta maupun

z

Sering dijumpai pada Lembaga Swasta maupun

pada kebanyakan organisasi Lembaga Birokrasi

pemerintah

z

Susunan organisasi ini terdiri dari satuan2 yang

mempunyai tugas2 spesifik sesuai dengan

kebutuhan organisasi

(5)

(6)

(7)

Organisasi Proyek Fungsional (OPF)

O ga sas

oye

u gs o a (O

)

O ga sas

oye

u gs o a (O

)

Keuntungan menggunakan OPF

::

z

z Menyederhanakan koordinasi pekerjaanMenyederhanakan koordinasi pekerjaan

z

z Menyederhanakan koordinasi pekerjaanMenyederhanakan koordinasi pekerjaan

z

z Memperkecil upaya maupun sumber daya rangkap yg Memperkecil upaya maupun sumber daya rangkap yg lebih sering mengakibatkan pemborosan

lebih sering mengakibatkan pemborosan lebih sering mengakibatkan pemborosan lebih sering mengakibatkan pemborosan

z

z Memusatkan pada sumber daya yang sama sehingga Memusatkan pada sumber daya yang sama sehingga

semua departemen dapat menggunakan secara bersama semua departemen dapat menggunakan secara bersama--semua departemen dapat menggunakan secara bersama semua departemen dapat menggunakan secara bersama--sama

sama

z

z Memberikan kelenturan di dalam menentukan kebutuhan Memberikan kelenturan di dalam menentukan kebutuhan

z

z Memberikan kelenturan di dalam menentukan kebutuhan Memberikan kelenturan di dalam menentukan kebutuhan sumber daya

(8)

Organisasi Proyek Fungsional (OPF)

O ga sas

oye

u gs o a (O

)

O ga sas

oye

u gs o a (O

)

Kekurangan OPF :

z

Proses pelaksanaan proyek cenderung sering

z

Proses pelaksanaan proyek cenderung sering

terlambat akibat tata cara yang tidak praktis

z

Sering berbenturan kepentingan

z

Meningkatkan keegoan terhadap departemennya

z

Meningkatkan keegoan terhadap departemennya

daripada pencapaian tujuan proyek

Tid k d

j

b

t

l

Tid k d

j

b

t

l

z

Tidak adanya penanggung jawab tunggal yang

dedicated

(9)

Organisasi Proyek Matriks (OPM)

z

Untuk setiap proyek diperkenalkan seorang

koordinator

z

Selain bertugas di departemennya,

koordinator juga diserahi tanggung jawab

penuh atas proyek

pe u atas p oye

z

Membebankan susunan samping terhadap

tata jenjang (hirarki) vertikal yang ada

(10)

(11)

Organisasi Proyek Matriks (OPM)

Keuntungan menggunakan OPM

::

Keuntungan menggunakan OPM

::

1.

1. kinerja koordinasi akan berlangsung dengan lebih baik kinerja koordinasi akan berlangsung dengan lebih baik

pada jalur yang melintasi garis fungsional satuan pada jalur yang melintasi garis fungsional satuan pada jalur yang melintasi garis fungsional satuan pada jalur yang melintasi garis fungsional satuan organisasi atau departemen,

organisasi atau departemen,

2

2 harapanharapan--harapan proyek tampak dengan jelas melalui harapan proyek tampak dengan jelas melalui 2.

2. harapanharapan--harapan proyek tampak dengan jelas melalui harapan proyek tampak dengan jelas melalui

satuan

satuan--satuan organisasi yang melakukan koordinasi satuan organisasi yang melakukan koordinasi proyek,

proyek,

3.

3. mudah untuk menghapus lembaga proyek dan mudah untuk menghapus lembaga proyek dan

organisasi atau departemen setelah proyek dinyatakan organisasi atau departemen setelah proyek dinyatakan selesai

selesai selesai, selesai,

4.

4. mengimbangkan prionitasmengimbangkan prionitas--prioritas proyek dalam prioritas proyek dalam

(12)

Organisasi Proyek Matriks (OPM)

Kekurangan menggunakan OPM

::

Kekurangan menggunakan OPM

::

1.

1. mudah terjadi pertentangan kepentingan di antara para mudah terjadi pertentangan kepentingan di antara para

koordinator proyek dengan para kepala departemen oleh karena koordinator proyek dengan para kepala departemen oleh karena

f k b k j k d l bih

f k b k j k d l bih S d h S d h f f

staf proyek bekerja untuk dua atau lebih ata

staf proyek bekerja untuk dua atau lebih atasan. Sudah tentu staf san. Sudah tentu staf proyek haru

proyek harus melapor kepada para kepala s melapor kepada para kepala departemen dan juga departemen dan juga haru

harus bekerja uns bekerja untuk para koordinator proyek (petuk para koordinator proyek (pemimpin proyek) mimpin proyek)

2.

2. cenderung dijumpai kesulitan tatkala menentukan prioritas antara cenderung dijumpai kesulitan tatkala menentukan prioritas antara

kepentingan proyek dan satuan

kepentingan proyek dan satuan--satuan organisasi fungsionalsatuan organisasi fungsional

3

3 wewenang pemimpin proyek biasanya menjadi lebih kecil wewenang pemimpin proyek biasanya menjadi lebih kecil 3.

3. wewenang pemimpin proyek biasanya menjadi lebih kecil wewenang pemimpin proyek biasanya menjadi lebih kecil

ketimbang tanggung jawab atas proyek yang dilimpahkan ketimbang tanggung jawab atas proyek yang dilimpahkan kepadanya

kepadanya

4.

4. sumber daya pokok (personil, perlengkapan, dll) sering tidak sumber daya pokok (personil, perlengkapan, dll) sering tidak

(13)

Organisasi Proyek Murni (OPMi)

Ciri OPMi

::

Ciri OPMi

::

z

Pimpro berfungsi seperti manajer lini yang lain

p

g

p

j

y

g

z

Pimpro mempunyai wewenang penuh atas

pengelolaan proyek

z

Tenaga pelaksana dipindahkan ke dalam

organisasi proyek dan khusus melaksanakan

organisasi proyek, dan khusus melaksanakan

pekerjaan proyek sesuai dengan wewenang dan

tanggung jawabnya dalam organisasi tsb

gg

g j

y

g

z

Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit

fungsional

(14)

(15)

Organisasi Proyek Murni (OPMi)

K

t

g

OPMi

K

t

g

OPMi

Keuntungan OPMi

::

1

tujuan merupakan sasaran tunggal yang menjadi

1.

tujuan merupakan sasaran tunggal yang menjadi

titik pusat perhatian seluruh staf dan tim proyek

2

harapan

harapan harapan proyek dapat dinyatakan dan

harapan proyek dapat dinyatakan dan

2.

harapan

harapan--harapan proyek dapat dinyatakan dan

harapan proyek dapat dinyatakan dan

dipahami dengan jelas

3.

batas

batas--batas jenjang wewenang pengambilan

batas jenjang wewenang pengambilan

keputusan adalah jelas

4.

perselisihan dalam pemanfaatan sumber daya

(16)

Organisasi Proyek Murni (OPMi)

K k

g

OPMi

K k

g

OPMi

Kekurangan OPMi

::

1.

1. haruharus disediakan fasilitas rangkap, untuk keperluan s disediakan fasilitas rangkap, untuk keperluan gg pp pp

organisasi rutin dan proyek organisasi rutin dan proyek

2.

2. penggunaan sumberpenggunaan sumber daya cenderung boros jika tidak daya cenderung boros jika tidak

dik d lik dik d lik dikendalikan dikendalikan

3.

3. membengkaknya pembiayaan yang harumembengkaknya pembiayaan yang harus dikeluarkan s dikeluarkan

untuk mendirikan organisasi baru

untuk mendirikan organisasi baru yang ditambahkan yang ditambahkan untuk mendirikan organisasi baru

untuk mendirikan organisasi baru yang ditambahkan yang ditambahkan pada organisasi semula

pada organisasi semula

4

4 selama menjalankan tugasnya para petugas diliputi selama menjalankan tugasnya para petugas diliputi 4.

4. selama menjalankan tugasnya para petugas diliputi selama menjalankan tugasnya para petugas diliputi

kegelisahan oleh karena proyek yang bersifa

kegelisahan oleh karena proyek yang bersifat sementara t sementara yang pada saatnya ak

(17)

Penggunaan Organisasi Proyek

OPF

z

OPF

Ö

Ö proyek kecil yang standarproyek kecil yang standar b j k k d k b j k k d k Ö

Ö berjangka waktu pendekberjangka waktu pendek Ö

Ö menggunakan teknologi bakumenggunakan teknologi baku

z

OPM

Ö

Ö menggunakan teknologi yang lebih kompleksmenggunakan teknologi yang lebih kompleks

z

OPMi

Ö

Ö menggunakan teknologi yang baru sama sekalimenggunakan teknologi yang baru sama sekali Ö

(18)

Pemimpin Proyek

Seorang Pemimpin Proyek harus dapat

g

p

y

p

::

z

z Menghasilkan keluaran2 berdasarkan pada masukan2 Menghasilkan keluaran2 berdasarkan pada masukan2 tertentu

tertentu

z

z Mempengaruhi, menyesuaikan dan mengkoordinasikan Mempengaruhi, menyesuaikan dan mengkoordinasikan semua sumber daya dengan menggunakan seperangkat semua sumber daya dengan menggunakan seperangkat alat2 manajemen yang tersedia

alat2 manajemen yang tersedia

z

z Peka terhadap penyimpangan yg dapat merugikan proyekPeka terhadap penyimpangan yg dapat merugikan proyek

z

z Kritis terhadap saran dan usul untuk memudahkan dan Kritis terhadap saran dan usul untuk memudahkan dan mempercepat proses pengambilan keputusan

mempercepat proses pengambilan keputusan

z

(19)

perundang--Pemimpin Proyek

Pemimpin Proyek

e

p

oye

K

lifik

i P

i

i P

k

K

lifik

i P

i

i P

k

Kualifikasi Pemimpin Proyek :

z

z Kepemimpinan yang berorientasi kuat pada pencapaian Kepemimpinan yang berorientasi kuat pada pencapaian sasaran

sasaran

z

z Generalis dan SpesialisGeneralis dan Spesialis

z

z Kredibilitas teknisKredibilitas teknis

z

z Bergairah menghadapi tantanganBergairah menghadapi tantangangg gg pp gg

z

z Menguasai aspek SDMMenguasai aspek SDM K k b l d i

K k b l d i EE t Pt P dd R fR f t Pt P

z

z Kekuasaan berasal dari Kekuasaan berasal dari Expert PowerExpert Power dan dan Referent PowerReferent Power

z

(20)

Kepemimpinan Pemimpin Proyek

Sif t k i i Pi r Sif t k i i Pi r Sifat kepemimpinan Pimpro : Sifat kepemimpinan Pimpro :

z

z Kaya akan inisiatifKaya akan inisiatif

z

z Luwes/fleksibel dalam pendekatan untuk menangani Luwes/fleksibel dalam pendekatan untuk menangani masalah tanpa mengorbankan sasaran pokok

masalah tanpa mengorbankan sasaran pokok

z

z Bersedia memikul tanggung jawab yang lebih besar Bersedia memikul tanggung jawab yang lebih besar dibanding otoritas resmi yang diberikan kepadanya dibanding otoritas resmi yang diberikan kepadanya

z

z Bersedia mengambil resiko, setelah dianalisis secara Bersedia mengambil resiko, setelah dianalisis secara matang

matang

B if t k iti t h d t t t d g B if t k iti t h d t t t d g

z

z Bersifat kritis terhadap tatanan atau prosedur yang Bersifat kritis terhadap tatanan atau prosedur yang berlaku

(21)

Generalis dan Spesialis

Ge e a s da Spes a s

Generalis

Generalis gg i i k t k i rk t k i r k dk d k k

z

z GeneralisGeneralis : menguasai aspek teknis proyek dan aspek : menguasai aspek teknis proyek dan aspek bisnis :

bisnis :

Ö

Ö Merencanakan dan mengendalikan sumber daya perusahaanMerencanakan dan mengendalikan sumber daya perusahaan

Ö

Ö Merencanakan dan mengendalikan sumber daya perusahaanMerencanakan dan mengendalikan sumber daya perusahaan

Ö

Ö Mengerti aspek bidang usaha, mis. pemasaran, proses negosiasi Mengerti aspek bidang usaha, mis. pemasaran, proses negosiasi kontrak, hukum & peraturan2 ttg proyek

kontrak, hukum & peraturan2 ttg proyek

Ö

Ö Kemauan melatih & membina personilKemauan melatih & membina personil

Ö

Ö Kemauan melatih & membina personilKemauan melatih & membina personil

Ö

Ö Pengertian umum masalah akuntansi, keuangan, dan administrasi Pengertian umum masalah akuntansi, keuangan, dan administrasi

z

z SpesialisSpesialispp : menguasai seluk beluk aspek teknis maupun : menguasai seluk beluk aspek teknis maupun gg pp pp operasional bidang yang menjadi tanggung jawabnya operasional bidang yang menjadi tanggung jawabnya

z

z Kualifikasi pimpro ditekankan pada kemampuan Kualifikasi pimpro ditekankan pada kemampuan

menumbuhkan kerjasama antara peserta proyek, oleh menumbuhkan kerjasama antara peserta proyek, oleh karena itu cenderung ke arah

(22)

Kredibilitas Teknis

ed b

as e

s

z

Memiliki cukup pengetahuan teknis

z

Memiliki cukup pengetahuan teknis

(teknologi)

z

Memiliki latar belakang pengalaman

t

g

k

t

g

k

k t k i d

tentang aspek

tentang aspek--aspek teknis dan

aspek teknis dan

operasional proyek

(23)

Bergairah Menghadapi Tantangan

g

p

g

z

Dapat meyakinkan tim proyek bahwa persoalan2

yang dihadapi adalah wajar dan merupakan

tantangan yang perlu ditanggapi dengan

bergairah

z

Dapat mencegah sikap yang ingin menunda

l

i

l

i

hi d i

t

l

i

l

i

hi d i

t

penyelesaian apalagi menghindarinya atau

melemparkan ke pihak lain

z

Memiliki kemauan untuk secara terus menerus

mengkaji dan menganalisis perencanaan

kegiatan dengan teliti mempersiapkan alternatif

yang tersedia

(24)

Menguasai Aspek SDM

z

Keberhasilan Pimpro dipengaruhi dan

ditentukan oleh faktor kecakapan

penerapan tugas

penerapan tugas--tugas oleh pelakunya

tugas oleh pelakunya

penerapan tugas

penerapan tugas tugas oleh pelakunya

tugas oleh pelakunya

z

Perlu mengadakan kontak dengan

g

bermacam

bermacam--macam tingkatan dari lapisan

macam tingkatan dari lapisan

birokrasi dan individu, internal & eksternal

,,

z

Perlu menguasai dan mempraktekkan

sebaik

sebaik--baiknya teknik hubungan

baiknya teknik hubungan

antarmanusia

(25)

Kekuasaan dari

Expert Power

pp

dan

Referent Power

Para pengamat beranggapan bahwa

otoritas resmi pimpro amat terbatas

sehingga perlu meningkatkan efektifitas

kepemimpinannya harus dapat

dikembangkan

Expert Power & Referent

Power

(26)