Rancang Bangun Sistem…(Mulyadi,S.Kom,M.S.I) 33
RANCANG BANGUN SISTEM PENDAFTARAN WISUDA
(STUDI KASUS : STIKOM DINAMIKA BANGSA JAMBI)
Mulyadi, S.Kom., M.S.I
STIKOM Dinamika Bangsa, Jambi [email protected]
ABSTRAK
Proses pendaftaran wisuda di STIKOM Dinamika Bangsa diawali dengan pengisian formulir pendaftaran wisuda dan melengkapi berbagai persyaratan yang telah ditentukan. Hal ini mengakibatkan proses pendaftaran berlangsung cukup lama akibat banyaknya persyaratan administratif yang melibatkan berbagai unit didalam kampus dan mengakibatkan berbagai pekerjaan untuk persiapan pelaksanaan wisuda menjadi kurang optimal. Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk menganalisis kebutuhan sistem dan membuat rancang bangun sistem pendaftaran wisuda dengan pendekatan berorientasi objek. Hasil dari penelitian ini dapat dijadikan sebagai rekomendasi bagi pihak akademik untuk membangun sebuah Sistem Pendaftaran Wisuda di STIKOM Dinamika Bangsa Jambi.
Kata Kunci : Rancang Bangun Perangkat Lunak, Software Engineering, Sistem Pendaftaran Wisuda.
ABSTRACT
Graduation registration process in STIKOM Dinamika Bangsa begins with
the registration form and complete the graduation requirements. It’s impact the
registration process takes a long time due to the many administrative requirements involving various units within the campus, finally a variety of work in preparation for the graduation ceremony to be less than optimal. This research was conducted to analyze the needs of the system and design graduation registration system with object-oriented approach. The results of this research can be used as a recommendation for the academic authorities to establish a Graduation Registration System in STIKOM Dinamika Bangsa Jambi.
Keywords : Software Engineering, Graduation Registration System.
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Wisuda merupakan proses pelantikan kelulusan mahasiswa yang telah menempuh masa belajar pada suatu perguruan tinggi.
Rancang Bangun Sistem…(Mulyadi,S.Kom,M.S.I) 34 pelaksanaan wisuda dilakukan pada
setiap akhir dari tahun akademik di perguruan tinggi tersebut, baik pada semester genap maupun ganjil.
STIKOM Dinamika Bangsa telah melaksanakan wisuda sebanyak 7 (tujuh) kali, terhitung sejak tahun 2006 hingga 2012. Untuk mendukung kelancaran proses wisuda tersebut, setiap tahun dibentuk panitia wisuda yang ditetapkan oleh Ketua STIKOM Dinamika Bangsa. Panitia wisuda bekerja sama dengan pihak akademik dan manajemen kampus untuk bekerja mempersiapkan segala kebutuhan mulai dari persiapan pelaksanaan wisuda hingga wisuda selesai dilaksanakan.
Mahasiswa yang telah dinyatakan lulus wajib melakukan pendaftaran wisuda melalui prosedur yang telah ditetapkan akademik. Pendaftaran dilakukan melalui program studi masing-masing dengan melengkapi persyaratan administratif. Proses yang panjang harus dilalui calon wisudawan, mulai dari pengecekan data calon wisudawan, serta pengecekan kelengkapan syarat administratif lainnya. Berdasarkan pengamatan penulis, banyak mahasiswa yang tidak melewati prosedur ini secara benar, akibatnya sering terjadi keterlambatan penyiapan dokumen kelengkapan wisuda, kesalahan informasi yang tercantum di ijazah atau transkrip nilai akademik serta antrian yang panjang di lokasi pendaftaran sehingga kenyamanan kerja menjadi terganggu.
Kondisi ini tentu saja sangat membebani bagi akademik dan calon
wisudawan sehingga penulis berinisiatif untuk melakukan penelitian terkait dengan proses pendaftaran wisuda di STIKOM Dinamika Bangsa Jambi.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, permasahan dalam penelitian ini adalah bagaimana membangun suatu sistem pendaftaran wisuda yang efektif dan efisien yang mampu mendukung kelancaran persiapan wisuda di STIKOM Dinamika Bangsa Jambi?
1.3. Batasan Masalah
Ruang lingkup penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Penelitian ini menghasilkan rancang bangun sistem pendaftaran wisuda dengan menggunakan pendekatan berorientasi objek
2. Sistem yang dirancang meliputi proses pendataan informasi akademik lulusan dan pendataan persyaratan administratif calon wisudawan.
3. Sistem yang dirancang melibatkan calon wisudawan, BAAK, Staf Administrasi (Front Office), Staf Keuangan, Staf Perpustakaan, Ketua Program Studi dan Panitia Wisuda.
1.4. Tujuan dan Manfaat
Penelitian
Rancang Bangun Sistem…(Mulyadi,S.Kom,M.S.I) 35 rancang bangun sistem pendaftaran
wisuda STIKOM Dinamika Bangsa Jambi.
Hasil dari penelitian ini dapat digunakan sebagai rekomendasi untuk pengembangan sistem pendaftaran wisuda di STIKOM Dinamika Bangsa Jambi.
1.5. Rancang Bangun Perangkat
Lunak
Rancang bangun perangkat Lunak (Software Engineering) merupakan proses pengembangan perangkat lunak yang merupakan sub sistem dari pengembangan sistem informasi. Menurut Pressman (2001 : 20) Rancang bangun perangkat lunak adalah : “The establishment and use of sound engineering principles in order to obtain economically software that is reliable and works efficiently on real machines.”
Menurut Marsic (2012 : 2) “Software engineering is the creative activity of understanding the business problem, coming up with an idea for solution, and designing the “blueprints” of the solution. Programming is the craft of implementing the given blueprints. Software engineer’s focus is on understanding the interaction between the system-to-be and its users and the environment, and designing the software-to-be based on this understanding.”
Dapat disimpulkan bahwa Rancang bangun perangkat lunak merupakan aktifitas untuk memahami permasalahan bisnis, menuangkan ide dan merancang “cetak biru” sebagai solusi untuk menghasilkan
software yang ekonomis yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
1.6. Desain Berorientasi Objek
Desain berorientasi objek menggambarkan arsitektur perangkat lunak, spesifikasi fungsi yang dibutuhkan, deskripsi objek dan mekanisme komunikasi data. Pressman (2001 ; 603) menjelaskan “The design of object oriented software requires the definition of a multilayered software architecture, the specification of subsystems that perform required functions and provide infrastructure support, a description of objects (classes) that form the building blocks of the system, and a description of the communication mechanism that allow data to flow between layers, subsystems, and objects. Object-oriented design accomplishes all of these things.”
Dapat disimpulkan bahwa rancangan berorientasi objek mencakup pendefenisian fungsi yang dibutuhkan, class-class yang membangun sistem dan komunikasi yang dibangun diantaranys.
1.7. Prototype fitur-fitur terpilih
Menurut Kendal dan Kendal (2010 : 268) bahwa prototype fitur-fitur terpilih merupakan “ pembangunan suatu model operasional yang mencakup beberapa, tetapi tidak semua fitur-fitur yang dimiliki sistem final.”
Rancang Bangun Sistem…(Mulyadi,S.Kom,M.S.I) 36 dibuat prototypenya dianggap
berhasil, maka akan dipadukan kedalam sistem final yang besar tanpa melakukan pekerjaan yang besar dalam desain interface.
2. METODE PENELITIAN
Dalam melaksanakan
penelitian ini penulis melaksanakan tahapan kegiatan penelitian sebagai berikut :
1. Studi Literatur
Studi literatur penulis lakukan untuk Pada tahap ini penulis mempelajari dan memahami teori-teori dan konsep-konsep yang relevan dengan masalah yang diteliti dan menjadi dasar teori pada penelitian ini.
2. Pengumpulan Data
Kegiatan pengumpulan data dilaksanakan melalui pengamatan proses pendaftaran wisuda di unit-unit terkait dan pengumpulan dokumen yang digunakan dalam aktifitas pendaftaran tersebut.
3. Melakukan analisis kebutuhan sistem.
Pada tahap ini penulis melakukan analisis terhadap kebutuhan sistem dengan diawali analisis terhadap dokumen dan proses yang berlangsung, nanalisis terhadap kebutuhan sistem berdasarkan hasil analisis terhadap hasil pengumpulan data.
4. Membuat rancang bangun perangkat lunak.
Rancang bangun yang dihasilkan menggunakan diagram use case dan clas
diagram serta prototype perangkat lunak.
3. PEMBAHASAN DAN HASIL PENELITIAN
3.1. Analisis Proses Pendaftaran Wisuda
Proses pendaftaran wisuda di STIKOM Dinamika Bangsa dilakukan dengan mengumpulkan persyaratan-persyaratan melalui staf program studi. Adapun persyaratan yang dibutuhkan antara lain :
1. Surat Keterangan Lulus yang dikeluarkan oleh BAAK
2. formulir pendaftaran wisuda 3. Bukti penyerahan sumbangan
buku dan bukti bebas pinjaman buku yang dikeluarkan oleh Perpustakaan
4. Bukti bebas biaya administrasi perkuliahan yang dikeluarkan Puket II
5. Bukti telah menyerahkan laporan Tugas akhir dan artikel jurnal ilmiah
6. Pas Foto untuk kebutuhan ijazah dan transkrip nilai
7. Fotokopi ijazah terakhir sebagai dokumen yang digunakan untuk pengecekan data calon wisudawan.
Berbagai kendala yang ditemukan antara lain :
1. Proses administratif yang terlalu banyak menyebabkan pemborosan sumber daya 2. Proses pendaftaran dapat
Rancang Bangun Sistem…(Mulyadi,S.Kom,M.S.I) 37 3. Pendaftar seringkali kecewa
bila berkas yang dibutuhkan tidak bisa diperoleh dengan segera dikarenakan petugas di unit terkait sedang tidak ditempat.
4. Beberapa pendaftar tidak melakukan pengecekan informasi dengan benar, sehingga berimbas pada ijazah dan transkrip nilai yang mencantumkan identitas yang masih mengandung kesalahan. 5. Dalam penyiapan buku alumni
Panitia wisuda terpaksa bekerja tergesa-gesa akibat banyaknya peserta wisuda tidak melengkapi informasi yang dibutuhkan, sehingga hasil yang didapat kurang optimal.
3.2. Analisis kebutuhan
Fungsional
Untuk menggambarkan kebutuhan fungsional sistem yang akan dibangun, penulis menggunakan Use Case Diagram seperti berikut ini :
Gambar 1. Fungsionalitas Sistem Pendaftaran Wisuda
Berdasarkan gambar diatas dapat dijelaskan bahwa BAAK akan mengupdate data akademik calon wisudawan. Mahasiswa yang telah dinyatakan lulus dapat mendaftar secara online. Status pendaftaran menjadi lengkap apabila telah diverifikasi oleh unit-unit terkait seperti Staf Administrasi, Staf Perpustakaan dan Staf Keuangan. Kaprodi dapat Panitia wisuda dapat mengambil informasi yang dibutuhkan terkait dengan persiapan pelaksanaan wisuda.
Rancang Bangun Sistem…(Mulyadi,S.Kom,M.S.I) 38 Gambar 2. Class Diagram Sistem
3.3. Prototype Perangkat Lunak
Untuk pengembangan sistem pendaftaran wisuda ini, berikut prototype fitur-fitur terpilih dari sistem tersebut :
Day, DD-MM-YYYY User : BAAK
DATA MAHASISWA
PESERTA WISUDA
Browse..
IMPORT
Penting :
1. Pastikan file yang akan diimport dalam format .xls
2. Pastikan didalam file tersebut terdiri dari kolom NIM, Nama, Tempat Lahir,
Tanggal Lahir, Program Studi, Total SKS, IPK, Yudisium, Lama Studi, Status, tanggal
terdaftar, Nama Ayah dan Nama Ibu, Judul Tugas Akhir Indonesia, Judul Tugas Akhir
Inggris
Tentukan Lokasi File
Gambar 3. Prototype Import Data Akademik
Rancang Bangun Sistem…(Mulyadi,S.Kom,M.S.I) 39 Gambar 4. Prototype Pendaftaran
Wisuda
Prototype diatas merupakan rancangan untuk pendaftaran wisuda yang diisi oleh peserta wisuda secara online. Jika terdapat informasi yang tidak sesuai maka calon wisudawan dapat langsung menyampaikannya ke BAAK.
Gambar 5. Prototype pembayaran biaya Wisuda
Prototype diatas merupakan rancangan imput pembayaran wisuda yang diakses oleh Staf Administrasi.
Gambar 6. Prototype konfirmasi biaya administrasi
Rancang Bangun Sistem…(Mulyadi,S.Kom,M.S.I) 40 Gambar 7. Prototype Konfirmasi
Pinjaman dan Sumbangan Buku
Prototype diatas merupakan rancangan konfirmasi status pinjaman buku dan sumbangan buku yang diakses oleh petugas perpustakaan.
Gambar 8. Prototype Cek Status Pendaftaran
Prototype diatas merupakan rancangan yang digunakan oleh Kaprodi untuk mengecek status pendaftaran wisuda.
Gambar 9. Prototype Laporan Alumni
Prototype diatas diakses dan digunakan oleh Panitia Wisuda sebagai dokumen untuk pembuatan buku kenang-kenangan Alumni.
4. KESIMPULAN
Kesimpulan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Prosedur pendaftaran wisuda yang berlangsung saat ini membutuhkan waktu dan proses administrasi yang cukup panjang, sehingga perlu dibuat sebuat sistem pendaftaran wisuda yang lebih efisien. 2. Penelitian ini menghasilkan
Rancang Bangun Sistem…(Mulyadi,S.Kom,M.S.I) 41
DAFTAR PUSTAKA
Kendall, Kenneth E. & Kendal, Julie E. 2010. Analisis dan Desain Sistem. Jakarta. PT. Indeks.
Marsic, Ivan. 2012. Software Engineering . The State University Of New Jersey
Pressman, Roger S. 2001. Software Engineering : A Practitioner’s
Approach. Fifth Edition. New York. McGraw-Hill.
Visual Paradigm International, Ltd. 2011. VP-UML Quick Start.
Ward, J., Peppard, J., 2002. Strategic Planning for Information System. 3rd Edition, John Wiley & Sons.
