BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang
Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen Sistem Informasi untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Salah satu peranan teknologi informasi bagi perusahaan yang paling nyata adalah semua pekerjaan akan lebih cepat dan akurat. Penerapan teknologi informasi yang efektif akan mengurangi biaya yang tidak diharapkan dan dapat meningkatkan fleksibilitas. Namun hal itu akan sulit terwujud tanpa didukung dengan kesediaan prasarana dan sarana teknologi informasi yang memadai.
Sebagaimana perusahaan lain pada umumnya, perusahaan kertas yang berlokasi di Serang-Banten sering mengalami kendala dalam layanan teknologi informasinya, sehingga menghambat proses bisnis perusahaan baik secara parsial maupun keseluruhan. Beberapa masalah yang sering dihadapi adalah tingginya intensitas kerusakan pada beberapa komponen hardware antara lain : kerusakan
printer, power supply, Central Processing Unit (CPU), Barcode Scan, jaringan
komputer/LAN, monitor dan harddisk. Selanjutnya dari sejumlah masalah yang ditemukan pada Seksi hardware dilakukan wawancara dengan Kepala Seksi terkait untuk menentukan prioritas masalah yang harus diselesaikan lebih dulu.
Berdasarkan hasil wawancara, diputuskanlah untuk prioritas penyelesaian masalah pada jaringan komputer. Adapun salah satu hal yang mendasari pemilihan penyelesaian kerusakan jaringan komputer ini adalah karena stabilitas jaringan komputer merupakan salah satu penunjang keberhasilan Key
Performance Indicator (KPI) Information Technology (IT) Hardware Section
Tabel 1.1. KPI IT Hardware Section Tahun 2014/ 2015
No KPI Name UOM KPI Sign
1 Fixed Cost USD Lower Better (-)
2 Cost Saving Contribution USD Million Higher Better (+) 3 Internal Customer Satisfaction (IT) Scale (max 4) Higher Better (+) 4 Percentage Discipline Person in Section % Higher Better (+)
5 Reduce Overtime Hours Hour Lower Better (-)
6 Safety in Section % Higher Better (+)
7 Unscheduled Down Time for LAN Hour Lower Better (-) 8 Unscheduled Down Time for Server Hour Lower Better (-)
(Sumber : Performance Team, 2015)
Berdasarkan Tabel 1.1 KPI Unscheduled Down Time for LAN memiliki KPI Sign yaitu Lower Better yang berarti lebih kecil lebih baik. Sehingga hal ini menjadi fokus
manajemen untuk menurunkan angka downtime maupun time to repair untuk perbaikan jaringan LAN.
Selain itu ketersediaan data di lapangan cukup mendukung untuk melakukan penelitian mengenai jaringan LAN tersebut. Setelah proses penentuan prioritas masalah selesai dilakukan, selanjutnya dilakukan inventarisasi banyaknya PC diseluruh area perusahaan. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui jumlah network yang tersambung kepada PC user di setiap area. Data terbaru yang dikumpulkan selama tahun 2015 terdapat sebanyak 1397 PC yang tersebar di seluruh bagian perusahaan.
Tabel 1.2. 2015 KPI Definition & Setting for IT Hardware No CR
(10) Weight KPI Item KPI Sign
Unit /m 2014 Target 2014 Avg 2014 Best 2015 Target Definition
(Must be filled) Benchmark 1 7 15% Controllable
Fixed Cost Lower Better (-) USD Control Fixed Cost SAP
2 8 20%
IT Internal
Customer Satisfaction
Higher Better (+) % 3,99 4 4 95 Quesioner Quesioner
3 7 20%
Unscheduled Down Time for Server
Lower Better (-) Hour 40 9 0 35
Downtimer Server Lotus Notes,file Server,Domain
IKS in minute
Case
4 7 20%
Unscheduled Down Time for
LAN
Lower Better (-) Hour 4 6 0 4 Downtime LAN Case
5 5 5%
Percentage Discipline Person in Section
Higher Better (+) % 100 99 100 100 Reduce indiscipliner NLA
and K3 to Zero
Safety and Security data
6 5 15%
Zero Accident & Asset Loss in Section
Higher Better (+) % 100 100 100 100 Accident Inside and Outside
in work hour Safety Section
7 5 5% Control Overtime
Hours Lower Better (-) Hour 7 0 0 7 Reduce overtime HR Operation
Berdasarkan Tabel 1.2. KPI Unscheduled Down Time for LAN tahun 2014 tidak tercapai hal ini dikarenakan rata-rata downtime LAN lebih besar dibandingkan target KPI. Dimana target KPI tahun 2014 yaitu 4 Jam per case sedangkan pencapaian melebihi waktu target yakni 6,2 Jam per case. Dengan tanda KPI (KPI
sign) adalah lower better (-) yang berarti lebih kecil lebih baik, maka hasil yang
diharapkan dari KPI ini adalah bagaimana mencapai hasil penurunan waktu seminimal mungkin dibawah target.
Oleh karena itu pada tahun 2015 manajemen tidak menaikan target untuk KPI tersebut. Namun IT Hardware dituntut untuk terus menurunkan Unscheduled
Down Time for LAN sehingga tidak mengganggu aktivitas operasional
perusahaan. Secara lebih jelas dibawah ini merupakan data frekwensi kerusakan dan lamanya waktu perbaikan LAN dari Januari sampai dengan Desember 2014 : 1.1.1. Data Frekwensi Kerusakan dan Lamanya Waktu Perbaikan Setiap
Bulan Selama Tahun 2014.
Hasil pengumpulan data frekwensi dan lama waktu perbaikan jaringan komputer yang dilakukan setiap bulan dari Januari sampai dengan Desember 2014, ditunjukan pada Gambar 1.1.
Gambar 1.1 Grafik Lamanya Waktu Perbaikan Jaringan Komputer Setiap Bulan Tahun 2014
(Sumber : Data Service IT Hardware, 2014) Menghitung MTTR (Mean Time to Repair) :
MTTR = Breakdown Time / Breakdown Freq. 0 5 10 15 20 25 30 35 40
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agust Sep Okt Nop Des Freq. Mean Time to Repair (Hour)
Berdasarkan hasil perhitungan MTTR sebagaimana pada Gambar 1.1, nilai MTTR paling tinggi terdapat pada bulan Maret yaitu 35 Jam dengan frekwensi kerusakan sebanyak 1 kali. Hal ini dikarenakan time to repair pada bulan tersebut memakan waktu selama 5 hari kerja dengan total waktu 35 Jam = 2100 menit, dengan rincian perhitungan sebagai berikut : 4 hari x 8 Jam kerja ditambah 3 Jam pada hari ke-5.
1.1.2. Data Frekwensi Kerusakan dan Lamanya Waktu Perbaikan Berdasarkan Hardware Selama Tahun 2014.
Untuk data lamanya waktu perbaikan jaringan komputer berdasarkan kerusakan komponen hardware ditunjukan pada Gambar 1.2.
Gambar 1.2. Data Lamanya Waktu Perbaikan Jaringan Komputer Berdasarkan
Hardware Tahun 2014.
(Sumber : Data Service IT Hardware, 2014) Menghitung MTTR (Mean Time to Repair) :
MTTR = Breakdown Time / Breakdown Frequencies
= 222,2 / 36 = 6,2 hour per case.
Gambar 1.2. menunjukan bahwa kerusakan jaringan selama tahun 2014 banyak diakibatkan oleh adanya kerusakan pada kabel UTP (unshielded twisted
pair), dengan total waktu perbaikan (time to repair) yaitu 158,1 jam dan
frekwensi sebanyak 5 kali. Berdasarkan hasil pencatatan data di lapangan dibutuhkan waktu perbaikan jaringan rata-rata 6,2 jam per kasus.
0 20 40 60 80 100 120 140 160 180
Kabel UTP Hub RJ 45 Mikrotik LAN Card
Data waktu perbaikan diperoleh dengan cara menghitung waktu adanya komplain sampai dengan perbaikan selesai dilakukan atau jaringan komputer dapat berfungsi kembali seperti semula. Dengan demikian berdasarkan hasil wawancara narasumber dalam hal ini Kepala Seksi IT Hardware, ditambah dengan data-data pendukung, maka peneliti mengambil tema penelitian mengenai waktu perbaikan jaringan komputer dengan menggunakan pendekatan PDCA dan
Kaizen. Penelitian menggunakan pendekatan PDCA dan Kaizen karena
merupakan salah satu konsep yang fokus pada peningkatan area kerja suatu organisasi. Hal ini telah diterapkan dibanyak perusahaan. Menurut Imai, Kaizen merupakan kunci keberhasilan Jepang pada tahun 1986. Dalam sebuah hasil studi Implementasi PDCA dan kaizen diperusahaan kecil-menengah telah berhasil menurunkan lead time, Puvanasvaran (2010). Disamping itu, dalam studi yang lain implementasi PDCA dan Kaizen telah berhasil menaikan FTT (First Time
Through) pada suatu proses industri, Islam et al (2013).
I.2. Rumusan Masalah
Perumusan masalah dari penelitian ini adalah :
1. Apa faktor-faktor penyebab lamanya waktu perbaikan jaringan komputer. 2. Bagaimana mengurangi waktu perbaikan jaringan komputer dengan
menggunakan pendekatan PDCA & Kaizen (continuous improvement) I.3. Tujuan Penelitian
1. Mengetahui faktor-faktor penyebab lamanya waktu perbaikan jaringan komputer.
2. Menentukan langkah-langkah perbaikan untuk mengurangi lamanya waktu perbaikan jaringan komputer dengan menggunakan pendekatan PDCA & Kaizen (continuous improvement)
I.4. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari adanya penelitian ini, antara lain :
1. Manfaat Praktis, yaitu sebagai masukan bagi perusahaan terutama IT
sehingga dapat mencapai target KPI Unscheduled Down Time for LAN sebagaimana yang diharapkan.
2. Manfaat Teoritis, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi dunia pendidikan khususnya pada disiplin Ilmu Teknik Industri. Hasil penelitian diharapkan dapat menjadi dokumen akademik yang berguna dalam mengembangkan metode PDCA dan Kaizen.
