ANALISIS DESKRIPTIF FAKTOR PENYEBAB KEJADIAN
MISSFILE DI BAGIAN FILLING RAWAT JALAN RSUD DR. M.
ASHARI PEMALANG TAHUN 2015
KARYA TULIS ILMIAH
Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar
Diploma (Amd, RMIK) dari Program Studi DIII RMIK
Oleh :
ARUM KURNIAWATI
NIM D22.2012.01219
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2015
HALAMAN HAK CIPTA
©2015
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya tulis ilmiah ini secara khusus dipersembahkan kepada : Allah SWT atas segala nikmat hidup dan kesempatan menggenggam ilmu serta terselesaikannya tugas akhir ini. Bapak & Ibu tercinta dan tersayang yang selalu merawat, membimbing mendukung serta mendoakan disetiap sujud demi kesuksesan dan kebahagian.
Kakakku Mbak Anggun yang selalu memberikan doa dan dukunganya kepadaku, serta dede arif & arga yang selalu memberikam keceriaan kepadaku. Mbah putri yang dengan sabar selalu mengingatkan untuk menjaga kesehatan dan memberikan teduhan bermalam selama melakukan survey awal dan penelitian. Pak Supri Asfawi SE, M. Kes, selaku dosen pembimbing terima kasih atas motivasi serta bimbingannya dalam mengerjakan tugas akhir sampai selesai. Reviewer saya Bu Kriswiharsi Kun S, M. Kes, terima kasih atas saran dan bimbingannya untuk tugas akhir ini. Terima kasih cokonco Ajeng & Chun sahabat yang selalu ada, terima kasih atas motivasi & kebahagiaan yang kalian berikan saat lelah dengan tugas akhir ini. Mas Bagus yang telah hadir di hidup saya, terima kasih selalu mendukung dan menyemangati terselesaikannya tugas akhir ini. Sahabat-sahabatku Sinta, Kayah, Fiah, Ika, Winda, Nana & Dewi yang selalu bilang “Ayo ndang dibarke” terima kasih semangat yang kalian berikan.. Teman seperjuangan D3 RMIK UDINUS angkatan 2012, kalian istimewa.
Almamater tercinta, Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Sukses buat kita semua^^
RIWAYAT HIDUP
Nama : Arum Kurniawati
Tempat & Tanggal Lahir : Pemalang, 30 Agustus 1994
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat : Desa Jatingarang RT 08/04, Kecamatan Bodeh, Kabupaten Pemalang
Riwayat Pendidikan :
1. SD Negeri 01 Jatingarang 2003-2008 2. SMP Negeri 04 Bodeh 2008-2010 3. SMA Negeri 01 Bodeh 2010-2012
4. Program Studi D-III RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro tahun 2012-2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkah rahmat dan hidayahNya penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah (KTI) dengan judul “Analisis Deskriptif Faktor Penyebab Kejadian Missfile di Bagian Filling Rawat Jalan RSUD Dr. M. Ashari Pemalang Tahun 2015”.
Penyusunan Karya Tulis Ilmiah Ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Keberhasilan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan dari pihak-pihak yang terkait, baik moral maupun material. Atas tersusunnya Karya Tulis Ilmiah ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M. Kom selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M. Kes selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3. Dr. H. Sholahudin selaku Direktur RSUD Dr. M. Ashari Pemalang.
4. Arif Kurniadi, M. Komselaku ketua Program Studi D3 Rekam Medis & Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
5. Supriyono Asfawi, SE, M. Kes selaku pembimbing aademik dari Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
6. H. Suwaryo, S.Kep selaku Kepala Bagian Rekam Medis RSUD Dr. M. Ashari Pemalang.
7. Semua pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan KTI ini.
Dalam pembuatan laporan ini, peneliti menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu, peneliti berharap pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang baik dan bersifat membangun agar penulisan ini dapat menjadi lebih baik lagi.
Semarang, Oktober 2015 Peneliti
Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2015 ABSTRAK
ANALISIS DESKRIPTIF FAKTOR PENYEBAB KEJADIAN MISSFILE DI BAGIAN
FILLING RAWAT JALAN RSUD DR. M. ASHARI PEMALANG TAHUN 2015
ARUM KURNIAWATI
Dalam rangka penyelenggaraan pelayanan rumah sakit, tertib administrasi merupakan faktor yang menentukan baik buruknya pelayanan tersebut. Kejadian misfile yang mencapai 2,3%, hal tersebut mengakibatkan dampak yang tidak baik bagi pelayanan pasien. Tujuan umum dari penelitian ini adalah mendeskripsikan kejadian missfile dan faktor penyebabnya di bagian filling rawat jalan RSUD Dr. M. Ashari Pemalang.
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yaitu menggambarkan objek yang diteliti secara langsung dengan menggunakan metode observasi dan metode wawancara serta pendekatan cross sectional. Objek dari penelitian ini adalah Petugas filling rawat jalan, dokumen rekam medis dan pengendalian missfile di bagian rekam medis RSUD Dr. M. Ashari Pemalang. Variabel yang digunakan dalam penelitian ini adalah factor-faktor penyebab kejadian missfile, meliputi :Tingkat kejadian misfile, faktor penyebab missfile dari aspek petugas, faktor penyebab missfile dari aspek ketersediaan dana, faktor penyebab missfile dari aspek bahan, faktor penyebab missfile dari aspek alat, faktor penyebab missfile dari aspek metode.
Analisa data menggunakan analisa deskriptif, yaitu menguraikan atau memaparkan hasil penelitian yang sudah ada dan selanjutnya diambil suatu kesimpulan yang berguna.
Tingkat kejadian missfile dari hasil pengamatan pada tanggal 10 – 18 agustus 2015 dari 2347 sampel terdapat 84 dokumen missfile, yang di prosentasekan mencapai 3,57%. Faktor yang mempengaruhi adalah dari aspek petugas yaitu tingkat pendidikan serta blm adanya pelatihan, aspek dana, aspek bahan yaitu rak penyimpanan yang sudah rusak, aspek alat yaitu belum digunakannya tracer,aspek metode yang digunakan yaitu desentralisasi, Terminal Digit Filling (TDF), serta Straight Numerical Filling System (SNF).
Untuk meminimalisir tingkat kejadian missfile, Unit rekam medis diharapkan dapat mengadakan evaluasi pengelolaan rekam medis bagian filling rawat jalan, mengadakan pelatihan, mengganti rak filling yang telah rusak, menganggarkan dana untuk bagian filling rawat jalan, untuk meningkatkan sarana dan prasarana bagian filling rawat jalan, menerapkan penggunaan tracer untuk membantu petugas dalam penyimpanan dokumen rekam medis.
Kata kunci : missfile, petugas, dana, bahan, alat, metode Kepustakaan : 15 (1991-2013)
Study ProgramDiplomaMedical RecordsandHealth Information Medical Faculty ofthe University ofDianNuswantoro Semarang 2015
ABSTRACT
DESCRIPTIVE ANALYSIS ON FACTORS CAUSING MISSFILE IN THE
OUTPATIENT FILING UNIT OF THE DR. M.ASHARI HOSPITAL IN PEMALANG IN 2015
ARUMKURNIAWATI
In the framework of the implementation of hospital services, administration is the factor that determine of good or bad services. Cases of misfile which reached 2.3% will result on impacts of services to the patients. The general objective of this study was to describe the incidence of misfiling and a contributing factors causing misfiling in the outpatient filing unit at the Dr.M.Ashari hospital in Pemalang.
This research is a descriptive research that illustrates the observed object directly by using the method of observation and interview method and cross sectional approach. The object of this research is outpatient filing clerk, medical records documents, and misfile documents control at the medical records unit of Dr. M. Ashari Hospital in Pemalang. Variables used in this study are the factors causing the incident misfile which includes the incidence rate of misfile, the causes of misfile caused by the officers, misfile which is caused by the availability of funds aspect, the causes of misfile from the aspect of material, misfile caused by the aspects of the tool, and a factor of misfile caused by the aspects of the method.
Based on the observation, it can be found out that misfile incidence rate on 10-18 August 2015 reached 3.57%. And it can be counted that from 2347 samples, there are 84 misfile documents. Factors that influence personnel aspects are the level of education and training, aspects of the fund, the aspect of materials which include storage racks that have been damaged, aspects of the tool that did not use tracer, the method used that is decentralized method, Terminal Digit Filling (TDF), as well as Straight Numerical Filling System (SNF).
To minimize the incidence rate on misfile, medical record Unit is expected to conduct the evaluation on the management of medical records section for outpatient care filing, training, replacing shelf filing that has been damaged, budgeted for part outpatient filing, to improve the infrastructure part of outpatient, filing apply the use of tracer to assist officers in the medical record document storage.
Keywords : Missfile , officers , funds , material , instrument , method Literature : 15 (1991-2013)
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN HAK CIPTA... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
HALAMAN RIWAYAT HIDUP ... v
KATA PENGANTAR ... vi
ABSTRAK ... vii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1 B. Rumusan Masalah ... 3 C. Tujuan Penelitian ... 3 D. Manfaat Penelitian... 3
E. Keaslian Penelitian ... 5
F. Lingkup Penelitian ... 6
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Rekam Medis ... 7
B. Tujuan Rekam Medis ... 7
C. Kegunaan Rekam Medis ... 8
D. Tugas Pokok Filling ... 9
E. Sistem Penyimpanan (Filling) ... 11
F. Sistem Penjajaran ... 13
G. Sistem Penomoran ... 18
H. Faktor Yang Berhubungan Dengan Kejadian Missfile ... 20
I. Pengendalian Salah Letak Dokumen (Missfile) ... 23
J. Kerangka Teori ... 27
K. Kerangka Konsep ... 27
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... 28
B. Variabel Penelitian ... 28
C. Definisi Operasional ... 28
D. Populasi dan Sampel Penelitian ... 30
E. Instrumen Penelitian ... 30
F. Pengumpulan Data... 31
H. Analisa Data ... 32
BAB IV : HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit ... 33
B. Gambaran Khusus ... 37
C. Hasil Penelitian ... 39
D. Pembahasan ... 46
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 54
B. Saran ... 55
DAFTAR PUSTAKA ... 57
DAFTAR TABEL Tabel 1.1 ... 5 Tabel 2.1 ... 24 Tabel 3.1 ... 28 Tabel 4.1 ... 40 Tabel 4.2 ... 41 Tabel 4.3 ... 45
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 ... 27 Gambar 2.2 ... 27 Gambar 4.1 ... 38
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat ijin Penelitian 2. Protap Penomoran 3. Pedoman Observasi 4. Pedoman Wawancara
5. Hasil Observasi Tingkat Kejadian Missfile
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah sakit adalah institusi yang menyediakan pelayanan spesialistik, pelayanan medis dan pelayanan perawatan terus menerus untuk diagnose dan pengobatan oleh para staf ahli. Dalam memberikan pelayanan kesehatan, tenaga kesehatan pemberi pelayanan wajib mencatat semua tindakan yang diberikan kepada pasien, selanjutnya semua yang telah dicatat itu haruslah didokumentasikan secara lengkap, cepat, benar dan dapat dipertanggung jawabkan sebagai bukti yang sah secara hukum yang kita sebut sebagai rekam medis. (1)
Instansi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit harus selalu meningkatkan mutu pelayanan kesehatan, salah satunya dengan menyyelenggarakan rekam medis yang cepat, tepat, dan akurat. Sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/ MENKES/ PER/ II/ 2008 tentang Rekam Medis (RM) yang diartikan sebagai keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik, laboratorium, segala pelayanan dan tindakan yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap maupun rawat jalan atau gawat darurat. Isi rekam medis merupakan hak milik pasien sedangkan fisiknya merupakan milik instansi pelayanan
kesehatan, untuk itu instansi pelayanan kesehatan harus mengelola, menjaga dan menyimpan rekam medis tersebut dengan benar dan aman. Selain itu instansi pelayanan kesehatan juga harus menjaga kerahasiaan informasi yang ada di dalam rekam medis. (2)
Dalam rangka penyelenggaraan pelayanan rumah sakit, tertib administrasi merupakan faktor yang menentukan baik buruknya pelayanan tersebut. Untuk mencapai tertib administrasi yang baik telah ditetapkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 749.a/ MENKES/ PER/ XII/ 1989 tentang rekam medis.(3) Guna mendukung agar rekam medis dapat dijaga dan dikelola dengan baik maka diperlukan sistem penyimpanan yang baik pula dengan didukung oleh sumber daya manusia yang handal. Syarat sumber daya manusia atau petugas yang baik sekurang-kurangnya memiliki ketelitian, kecerdasan, kecekatan dan kerapian. Keterbatasan informasi pada diri petugas pada akhirnya akan menurunkan kemampuan menjalankan tugas-tugasnya.(4)
Berdasarkan survei yang dilakukan peneliti saat magang pada bulan Maret 2015 di bagian rawat jalan, kejadian missfile mencapai 2,3%. Kejadian missfile berhubungan dengan banyak aspek seperti petugas, ketersediaan dana, bahan dan metode. Pengendalian missfile dapat menghasilkan kecepatan pelayanan DRM sehingga akan meningkatkan standar mutu pelayanan kesehatan masyarakat pada unit kesehatan tersebut.
Berdasarkan hal tersebut peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Analisis Deskriptif Kejadian Missfile Dan Faktor Penyebabnya di Bagian Filling Rawat Jalan RSUD Dr. M. Ashari Pemalang Tahun 2015”. B. Rumusan Masalah
Bagaimanakah analisa deskriptif faktor penyebab kejadian missfile di bagian filling rawat jalan RSUD Dr. M. Ashari Pemalang tahun 2015?
C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Mendeskripsikan kejadian missfile dan faktor penyebabnya di bagian filling rawat jalan RSUD Dr. M. Ashari Pemalang.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui tingkat kejadian missfile di bagian Filling rawat jalan di RSUD Dr. M. Ashari Pemalang.
b. Mendeskripsikan faktor penyebab missfile dari aspek petugas. c. Mendeskripsikan faktor penyebab missfile dari aspek dana. d. Mendeskripsikan faktor penyebab missfile dari aspek bahan. e. Mendeskripsikan faktor penyebab missfile dari aspek alat. f. Mendeskripsikan faktor penyebab missfile dari aspek metode.
D. Manfaat Penelitian
Dari hasil penelitian ini diharapkan memberi manfaat antara lain : 1. Manfaat praktis
a. Bagi Rumah Sakit
Dapat digunakan sebagai masukan bagi rumah sakit mengenai pengelolaan filling terhadap missfile. Dapat dijadikan sebagai masukan dan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan guna peningkatan mutu pelayanan kesehatan yang ada di RSUD Dr. M. Ashari Pemalang.
b. Bagi Peneliti
Dapat menambah pengetahuan, wawasan serta pengalaman yang berharga dalam menerapkan teori yang pernah diperoleh dari institusi pendidikan.
c. Manfaat Teoritis
a. Bagi institusi pendidikan
Penelitian ini dapat berguna sebagai tambahan pengetahuan atau referensi tentang pengelolaan filling rawat jalan untuk meningkatkan mutu pelayanan.
b. Bagi peneliti lain
Sebagai acuan dalam pendalaman materi serta berhubungan untuk kelanjutan penelitian yang relevan.
E. Keaslian Penelitian
Tabel 1.1 Keaslian Penelitian
Peneliti pembahasan 1. Seliyana Rista Suwardani(5) Analisis Faktor-faktor Penyebab Kejadian Missfile Dokumen Rekam Medis Rawat Inap
di RS Bhayangkara Semarang tahun 2010 Adanya kejadian missfile dengan prosentase 3,42% diakibatkan oleh beberapa faktor yang termasuk dalam aspek sumber daya 5M yang meliputi Man, Matherial, Methods, Machines. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya yaitu terletak pada waktu dan
tempat penelitian. 2. Vita Mardityarani(7) Tinjauan Tingkat Kejadian Missfile dan Faktor-faktor Penyebabnya di Filling RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak Tahun 2013 Adanya kejadian misfile dengan prosentase 13% diakibatkan beberapa factor berupa protap pengelolaan, sarana pengelolaan, sistem penomoran, sistem penjajaran, petugas Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya yaitu terletak pada waktu, tempat serta variabel yang diamati.
filling, dan pelaksanaan
penjajaran.
F. Ruang Lingkup
1. Keilmuan : Bidang ilmu rekam medis dan informasi kesehatan 2. Materi : Kearsipan mengenai kejadian missfile
3. Lokasi : Filling Rawat Jalan RSUD Dr. M. Ashari Pemalang 4. Metode : Wawancara dan observasi
5. Objek : Petugas filling rawat jalan, dokumenrekammedis dan pengendalian misfile di bagian rekam medis RSUD Dr. M. Ashari Pemalang
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Rekam Medis
1. Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan pada pasien. SIstem rekam medis di suatu rumah sakit merupakan proses pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan dan pelaporan. (3)
2. Menurut Edna K. Huffman
Rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilmana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemu kenali (mengidentifikasi) pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya. (1)
B. Tujuan Rekam Medis
Tujuan utama rekam medis di rumah sakit adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya mengupayakan peningkatan pelayanan kesehatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa adanya dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar,
mustahil tertib administrasi di rumah sakit akan berhasil sesuai yang diharapkan.(2)
C. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek yang biasa disingkat ALFRED, antara lain :
1. Administration (Administrasi)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. 2. Legal (Hukum)
Berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyedia bahan bukti untuk menegakkan hukum.
3. Financial (Keuangan)
Satu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data atau informasi yang dapat digunakan sebagai aspek financial.
4. Reasearch (Penelitian)
Isi rekam medis dapat digunakan sebagai aspek bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
Berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang pengembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pelajaran dibidang profesi.
6. Documentation (Dokumentasi)
Mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit. (5)
D. Tugas Pokok Filling
1. Tugas pokok petugas filling
a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis.
b. Mengambil kembali (retrieve) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
c. Meretensi dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.
d. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dari dokumen rekam medis aktif.
e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. f. Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan.
2. Peran dan Fungsi Petugas Filling a. Menyimpan dokumen rekam medis
b. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan
c. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data rekam medis
d. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi
3. Ketentuan Pokok Bagian Filling
a. Tidak satupun rekam medis keluar dari ruang rekam medis tanpa kartu permintaan dan tidak hanya berlaku bagi orang luar tetapi juga bagi petugas rekam medis.
b. Seorang yang meminjam atau yang menerima rekam medis berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu.
c. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit kecuali atas perintah pengadilan
d. Rekam medis dapat dipinjam oleh dokter atau pegawai rumah sakit untuk dibawa ke ruang kerja selama jam kerja, maka rekam medis harus dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja. e. Rekam medis yang dipinjam beberapa hari, rekam medis tersebut
disimpan dalam tempat sementara di ruang rekam medis.
f. Rekam medis yang digunakan oleh beberapa orang perpindahan dari satu orang ke lain orang harus dilakukan dengan mengisi kartu
pindah tangan. Kartu pindah tangan harus berisi tanggal, pindah tangan dari siapa, kepada siapa, untuk keperluan apa, dan digunakan oleh dokter siapa. (6)
E. Sistem Penyimpanan (Filling)
Ada dua acara penyimpanan di dalam penyelenggaraan rekam medis yaitu : 1. Sentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentralisasi yaitu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir-formulir rekam medis seorang pasien ke dalam satu kesatuan (folder). Dokumen rekam medis rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap seorang pasien menjadi satu dalam satu folder (map).
Kelebihannya :
a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis
b. Mengurangi jumlah biaya yang digunkan untuk peralatan dan ruangan
c. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah di standarisasikan
d. Memungkinkan peningkatan efesiensi kerja petugas penyimpanan
Kekurangannya :
a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan rawat inap
b. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam 2. Desentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis atas nama seorang pasien antara dokumen rawat jalan, dokumen gawat darurat dan dokumen rawat inap pada masing – masing dalam folder tersendiri dan atau ruang atau tempat tersendiri.
Kelebihannya :
a. Efesiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat
b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan Kekurangannya :
a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis
b. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak
Secara teori cara sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi, tetapi pada pelaksanaannya tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit. Hal-hal yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut antara lain :
a. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani pengelolaan rekam medis.
b. Kemampuan dari rumah sakit terutama rumah sakit yang dikelola oleh pemerintah daerah.
Penggunaan sistem sentralisasi merupakan sistem yang paling tepat untuk dipilih mengingat pelayanan akan mudah diberikan kepada pasien. (8)
F. Sistem Penjajaran
1. Terminal Digit Filling System (TDF)
Dalam sistem angka akhir, file tersebut terbagi menjadi 100 bagian utama, dimulai dengan 00 akhir dan diakhiri dengan 99. Untuk itu pertama kita ke bagian rekam medis yang berkaitan dengan digit utama dalam jumlah pasien yang terlihat pada bagian rekam medis yang cocok dengan angka sekunder dalam jumlah. Maka file catatan numeric sesuai dengan digit.
50 50 50
Angka ketiga Angka kedua Angka Pertama
Pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka-angka pertama dan membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk kelompok angka-angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis-rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian
rekam medis di simpan di dalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor-nomor pada kelompok angka ketiga (tertiary digits) yang selalu berlainan. Sistem penomoran dengan menggunakan angka akhir lebih banyak untuk dipilih karena secara umum dipakai lebih mudah, efektif dan efesien.
Lihat contoh berikut ini :
46-52-62 98-05-26 98-99-30 47-52-02 99-05-26 99-99-30 48-52-02 00-06-26 00-00-31 49-52-02 01-06-26 01-00-31 50-52-01 02-06-26 01-00-31
Banyak keuntungan dan kebaikan daripada sistem penyimpanan angka akhir seperti ini :
a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok (bagian atau wilayah) di dalam rak penyimpanan. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desakan di satu tempat (bagian atau wilayah), dimana rekam medis disimpan di rak.
b. Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu, misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi : bagian 00-24, bagian 25-49, bagian 50-74 dan bagian 75-99.
c. Pekerjaan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hamper sama setiap harinya untuk setiap bagian.
d. Rekam medis yang tidak aktif dapat di ambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di bagian tersebut.
e. Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
f. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan.
g. Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam memasukkan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.
2. Sistem Angka Tengah (Midle Digit Filling System)
Sistem angka tengah menggunakan enak digit, dimana tiga nomor bagian yang sama dengan pengajuan terminal digit. Perbedaannya adalah dalam posisi primer, sekunder dan terseier. Pasangan sistem angka akhir adalah yang utama, pasangan kiri sekunder dan tersier pasangan kanan.
Misalkan :
04 89 23 Sekunder Primer Tersier
Lihat contoh di bawah ini : 58-78-96 99-78-96 58-78-97 99-78-97 58-78-98 99-78-98 58-78-99 99-78-99 58-79-00 00-79-00 59-78-01 00-79-01
Pada contoh ini terlihat bahwa kelompok 100 bauah rekam medis (58-78-00 sampai dengan 58-78-99) berada dalam urutan langsung.
Beberapa keuntungan dan kebaikan sistem ini :
a. Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan.
b. Penggantian dari sistem nomor langsung kesistem angka tengah lebih mudah daripada penggantian sistem angka langsung ke sistem angka akhir.
c. Kelompok 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan, pada sistem nomor langsung adalah sama persis dengan kelompok 100 buah rekam medis untuk sistem angka tengah.
d. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor lebih merata pad arak penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sisem angka nkhir
e. Petugas-petugas penyimpanan dapat dibagi untuk bertugas pada sesi penyimpanan tertentu, dengan demikian kekeliruan penyimpanan dapat dicegah.
Beberapa kekurangan sistem penyimpanan angka tengah adalah : a. Memerlukan latian dan bimbingan yang lebih lama
b. Sistem angka tengah tidah dapat dipergunakan dengan baik untuk nomor-nomor yang lebih dari angka
3. Straight Numerical Filling System (SNF)
Bentuk yang paling sederhana yaitu sistem angka langsung. Setiap nomor diajukan secara berurutan tergantung pada nomor yang ditetapkan. Urutan dalam sistem angka langsung yaitu sebagai berikut : 46-50-23 46-50-24 46-50-25
Dengan demikian sangatlah mudah sekaligus mengambil 50 buah rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu yang diminta untuk keperluan pendidikan, maupun untuk pengambilan rekam medis yang tidak aktif.
Mungkin satu hal yang paling memungkinkan dari sistem ini adalah mudahnya melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. Namun sistem ini pmempunyai kelemahan-kelemahan yang tidak dapat dihindarkan. (10)
G. Sistem Penomoran
1. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)
Pemberian nomor secara seri adalah satu sistem pemberian nomor rekam medis kepada setiap pasien yang datang maupun berobat ulang . Selain pemberian nomor rekam medis, dibuatkan juga dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut.
Keuntungannya : bagi pasien yang mendaftar untuk berobat ulang akan lebih cepat dilayani karena pasien langsung memperoleh nomor rekam medis serta dokumen rekam medisnya sehingga petugas tidak perlu mencari dokumen rekam medis lamanya. Selain itu, pasien tidak perlu membawa KIB serta petugas tidak perlu mencatat dan mengelola KIUP. Kerugiannya :
a. Terhadap pasien, untuk pasien lama informasi medis yang tercatat di dalam dokumen rekam medis pada kunjungan sebelumnya tidak dapat terbaca pada kunjungan berikutnya. Hal ini menyebabkan tidak ada kesinambungan informasi.
b. Terhadap penyimpanan dokumen rekam medis, tempat penyimpanan dokumen rekam medis akan cepat bertambah sehingga beban penyimpanan cepat penuh.
2. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)
Pemberian nomor cara unit adalah satu sistem pemberian nomor rekam medis bagi pasien yang datang berobat dan nomor rekam medis tersebut akan tetap digunakan pada kunjungan berikutnya. Demikian
pula dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut hanya ada 1 folder DRM atas nama pasien yang bersangkutan. Untuk mempermudah pengertian, 1 pasien memperoleh nomor rekam medis dan dokumen rekam medis hanya 1 kali seumur hidup selama menjalankan pelayanan di sarana kesehatan yang bersangkutan. Dalam pemberian nomor cara unit KIB dan KIUP sangat berarti.
Kelebihannya : bagi pasien yaitu informasi hasil-hasil pelayanan medis dapat berkesinambungan dari waktu ke waktu dan dari tempat pelayanan ke tempat pelayanan lain karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan terdapat dalam 1 folder dokumen rekam medis.
Kekurangannya : pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung berobat atau sebagai pasien lama akan lebih lama dibanding dengan cara SNS. Hal ini di karenakan petugas harus menemukan dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut terlebih dahulu. Apabila pasien tidak membawa KIB akan lebih lama pelayanannya. 3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)
Pemberian nomor cara seri unit adalah satu sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sitem seri dan unit, yaitu setiap pasien yang berkunjung untuk mendaftar berobat diberikan nomor rekam medis baru dengan dokumen rekam medis baru. Kemudian setelah selesai pelayanan, berdasarkan nomor rekam medis pada dokumen rekam medis tersebut dicari di KIUP untuk memastikan pasien tersebut pernah
berkunjung atau tidak. Bila ditemukan dalam KIUP berarti pasien tersebut pernah berkunjung dan memiliki dokumen rekam medis lama. Selanjutnya dokumen rekam medis di cari di filling, setelah ditemukan dokumen rekam medis baru dan lama dijadikan 1, sedangkan nomor rekam medis yang digunakan patokan adalah nomor rekam medis lama. Nomor rekam medis baru atas nama pasien tersebut dicoret dan diganti nomor rekam medis lama selanjutnya nomor baru itu dapat digunakan oleh pasien lain. Dokumen rekam medis yang telah dijadikan 1 tersebut dikembalikan sesuai dengan nomor rekam medis lamanya.
Kelebihannya adalah pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilih antara pasien lama dan pasien baru semua pasien yang datang seolah-olah di anggap sebagai pasien baru.
Kekurangannya adalah petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan, informasi medis pada saat pelayanan dilakukan tidak berkesinambungan. (8)
H. Faktor Yang Berhubungan dengan Kejadian Missfile
Dalam Penyimpanan dokumen rekam medis di rumah sakit sering terjadi missfile yaitu dokumen rekam medis tidak berada pada section yang seharusnya. Hal ini dipengaruhi oleh :
1. Petugas
Faktor terpenting dari suatu pelaksanaan sistem untuk mencapai pelayanan kesehatan yang optimal adalah manusia. Dalam penyimpanan dokumen rekam medis, sumber daya manusia adalah faktor yang sangat penting. Semua petugas harus mempunyai kesempatan untuk mengikuti pendidikan berkelanjutan yang berguna untuk meningkatkan ilmu pengetahuan tentang rekam medis. Terjadinya missfile dari faktor manusia diantaranya dipengaruhi oleh : a. Tingkat pendidikan petugas, berpengaruh besar dalam tingkat
kejadian missfile. Semakin tinggi pendidikan petugas maka makin rendah angka kejadian missfile, namun apabila pendidikan petugas filling rendah maka angka kejadian missfile akan semakin tinggi. b. Faktor beban kerja, semakin besar beban kerja petugas filling maka
angka kejadian misfile semakin tinggi. Begitu pula sebaliknya semakin rendah beban kerja petugas maka angka kejadian missfile semakin kecil.
c. Karakteristik petugas : usia dan jenis kelamin. d. Lama kerja.
e. Pelatihan yang pernah diikuti petugas. 2. Ketersediaan Dana
Pendanaan merupakan satu hal yang paling berperan untuk mencapai pelaksanaan suatu sistem di rumah sakit agar pelayanan rumah sakit dapat berjalan dengan cepat sesuai dengan kebutuhan
seorang pasien. Apabila dana rumah sakit tidak memenuhi dalam pengadaan peralatan pendukung maka tingkat kejadian missfile semakin tinggi, begitu pula sebaliknya.
3. Bahan
Bahan adalah suatu fasilitas yang digunakan untuk menunjang tujuan dalam pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit. Apabila bahan tidak memenuhi persyaratan maka tingkat kejadian missfile akan semakin tinggi, yang disebut bahan pembuat rak file apakah dari kayu atau roll o’pack dan bahan pembungkus dokumen menggunakan sampul yang membedakan atau tidak.
4. Metode
Metode yang tepat akan banyak membantu tugas seorang petugas filling, sehingga akan lebih cepat dalam pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit. Beberapa hal yang ada pada metode adalah :
a. Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sentralisasi atau desentralisasi
b. Sistem penomoran yang digunakan adalah, SNF, UNS atau SUNS. c. Dalam penyimpanan dokumen rekam medis menggunakan kode
warna atau tidak.
5. Alat
Alat yang digunakan manusia untuk mengerjakan suatu pekerjaan agar lebih cepat, efisien dan sebagai penunjang pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit diantaranya adalah komputer yang digunakan untuk membantu dalam pencarian dokumen.
I. Pengendalian Salah Letak Dokumen (Missfile) 1. Penggunaan Kode Warna
Kode warna adalah penggunaan warna pada folder untuk membantu pengendalian missfile. Bar berwarna pada berbagai posisi di sekitar pinggir folder menghasilkan pola warna berbagai bagian file. Perubahan pola warna pada satu bagian file menunjukkan adanya catatan yang missfile. Kode warna paling efektif kalau digunakan bersama pengarsipan digit terminal dan digit tengah, walaupun sistem ini bisa digunakan juga pada pengarsipan nomor berurutan langsung.(1)
Sering kali terjadinya kesalahan letakkan pada dokumen rekam medis terjadi karena banyaknya dokumen rekam medis yang harus diambil dan disimpan setiap harinya. Untuk mengatasi hal tersebut, maka sistem penyimpanannya diberi kode warna atau tracer. Untuk mengatasi hal tersebut maka sistem penjajaran TDF dan SNF dapat diberi kode warna sesuai dengan 2 angka kelompok
yang digunakan sebagai patokan penyimpanan (untuk TDF 2 angka kelompok akhir sedangkan untuk SNF dengan 2 angka kelompok depan).
Kelebihan :
a. Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan di rak filling.
b. Mudah mengambil dari tempat penyimpanan. Kekurangan :
a. Petugas akan lambat untuk mengembalikan dokumen rekam medis ke rak filling.
Setiap angka diberi kode tertentu, yaitu :
Tabel 2.1 contoh kode warna
Angka Warna
1 Purple = ungu
2 Yellow = kuning 3 Dark Green = hijau
tua
4 Orange = orange
5 Light blue = biru muda
6 Brown = coklat
Sumber : buku modul dasar – dasar pelayanan rekam medis 2. Outguide (Petunjuk Keluar / Tracer)
Tracer adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan dokumen rekam medis. Kartu ini diisi setiap dokumen rekam medis akan diambil, kemudian disisipkan pada tempat dokumen yang akan diambil, kemudian disisipkan pada tempat dokumen yang akan diambil tersebut sebagai petunjuk bahwa dokumen rekam medis itu sedang berada di tempat pelayanan. Setiap dokumen akan diambil maka pada tracer harus dicatat : nomor rekam medis dan nama pasien, tanggal pengambilan, digunkan oleh siapa dan untuk unit pelayanan apa.
Kelebihan :
a. Untuk memudahkan pengembalian DRM yang telah selesai digunakan dan dikembalikan di bagian filling.
b. Berguna untuk melacak apabila dokumen rekam medis tersebut hilang, karena di dalamnya berisi kapan, siapa, dimana, untuk apa dokumen rekam medis digunakan.
8 Light green = hijau muda
9 Red = merah
Kekurangan :
a. Tidak digunkannya tracer menyebabkan missfile.
b. Tidak mengetahui dokumen yang akan diambil keluar dari rak tanggal berapa dan siapa yang meminjam.
3. Prosedur Tetap
Prosedur tetap merupakan suatu gambaran umum untuk karyawan mengenai cara kerja (langkah, urutan kerja) yang harus dilakukan, yang dipakai sebagai pegangan bila terjadi perubahan staff dan dapat digunakan untuk menilai efektifitas suatu sistem. Suatu prosedur yang baik memenuhi persyaratan sebagai berikut :
1. Penyusunannya diawali dengan identifikasi kebutuhan terhadap sub-sub topik yang dipilih terutama yang rawan terjadinya kesalahan prosedur atau kegiatan-kegiatan yang dijumpai adanya ketidakjelasan wewenang dan tanggungjawab.
2. Ditulis oleh yang melakukan, dimaksudkan untuk mengurangi kemungkinan kesalahan prosedur.
3. Komitmen terhadap prosedur. Bila prosedur sudah ditulis, maka harus ditaati untuk dilaksanakan.
4. Dicatat dan ditanggapi. Bila dijumpai ketidaksesuaian dengan kenyataan pelaksanaannya, petugas yang bersangkutan harus mencatat dan memberi tanggapan.
J. Kerangka Teori
Sumber : George R. Terry & LW Rue
K. Kerangka Konsep Missfile Filling 1. Petugas 2. Ketersediaan dana 3. Bahan 4. Alat 5. Metode 1. SDM 2. Pengadaan barang 3. DRM & Rak 4. Sistem penyimpanan & penjajaran 5. Komputerisasi Missfile Filling
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yaitu menggambarkan objek yang diteliti secara langsung dengan menggunakan metode observasi dan metode wawancara serta pendekatan cross sectional.
B. Variabel Penelitian
Variabel yang digunakan dalam penelitian ini adalah factor-faktor penyebab kejadian missfile, meliputi :
1. Tingkat kejadian missfile
2. Faktor penyebab missfile dari aspek petugas
3. Faktor penyebab missfile dari aspek ketersediaan dana 4. Faktor penyebab missfile dari aspek bahan
5. Faktor penyebab missfile dari aspek alat 6. Faktor penyebab missfile dari aspek metode
C. Definisi Operasional
No Variabel Penelitian Definisi Operasional 1. Frekuensi kejadian
missfile
Terjadi atau tidaknya missfile yang diperoleh berdasarkan metode observasi
terhadap pemantauan DRM di filling rawat jalan selama satu minggu pengamatan.
2. Petugas Filling Seseorang yang mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap bagian filling sebagai penyimpan, penyedia serta pelindung dokumen rekam medis.
3. Ketersediaan dana Faktor Kejadian missfile dari aspek ketersediaan dana yaitu prosedur pengadaan barang bedasarkan hasil wawancara.
4. Bahan Faktor kejadian missfile dari aspek bahan yang digunakan dalam DRM dan media penyimpanan berdasarkan hasil wawancara.
5. Metode Faktor kejadian missfile dari aspek metode yaitu metode yang digunakan di bagian filling yang meliputi sistem penyimpanan, sistem penomoran dan sistem penjajaran berdasarkan hasil wawancara.
6. Alat Faktor Kejadian missfile dari aspek alat yaitu peralatan yang digunakan untuk
menunjang kerja bagian filling berdasarkan hasil wawancara.
D. Populasi dan Sampel Penelitian 1. Populasi
Dalam penelitian ini populasinya yaitu dokumen rekam medis, petugas filling rawat jalan serta faktor penyebab missfile. 2. Sampel
Sampel adalah sebagian yang diambil dari keseluruhan objek yang diteliti dan dianggap mewakili seluruh populasi. Sampel yang digunakan yaitu dokumen rekam medis yang diperoleh dari hasil pengamatan selama 1 minggu di bagian filling rawat jalan yang disesuaikan dengan jumlah pasien rawat jalan.
E. Instrumen Penelitian 1. Wawancara
Panduan yang digunakan tentang apa yang akan ditanyakan pada waktu wawancara untuk mengukur variabel dari faktor penyebab missfile dari aspek petugas, ketersediaan dana, bahan, alat dan metode.
2. Observasi
Panduan yang digunakan tentang apa yang dilihat pada waktu observasi
F. Pengumpulan Data 1. Primer
Data dokumen rekam medis yang diperoleh dari melakukan wawancara kepada petugas filling dan melakukan observasi ditempat penelitian selama 1 minggu pengamatan pada tanggal 10-18 agustus 2015.
2. Sekunder
Data yang diperoleh dengan cara melihat dan mengambil data dari data petugas yang berupa SOP RSUD Dr. M. Ashari Pemalang khususnya unit rekam medis, struktur organisasi dan profil RSUD Dr. M. Ashari Pemalang.
G. Pengelolaan Data 1. Pengumpulan data
Melakukan pengumpulan data yang akan diperoleh. 2. Editing
Melakukan koreksi/memeriksa kembali data yang dihasilkan apakah data sudah benar dan informasi yang dihasilkan dapat dipertanggung jawabkan.
3. Tabulating
Menyusun hasil penelitian ke dalam tabel yang informatif. 4. Penyajian data
Mengelompokkan data-data yang telah terkumpul dan menguraikan hasil penelitian menjadi bentuk yang lebih informatif yang dituangkan dalam bentuk kalimat.
H. Analisa Data
Menggunakan analisa deskriptif, yaitu menguraikan atau memaparkan hasil penelitian yang sudah ada dan selanjutnya diambil suatu kesimpulan yang berguna.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil observasi terhadap tingkat kejadian missfile dan faktor penyebabnya terhadap seluruh dokumen yang ada di filling rawat jalan dan wawancara, dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Prosentase tingkat kejadian missfile di filling rawat jalan RSUD Dr. M. Ashari Pemalang yaitu 3,57%.
2. Kejadian missfile yang terjadi di filling rawat jalan RSUD Dr. M. Ashari Pemalang disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya yaitu :
a. Faktor penyebab missfile dari aspek petugas
Faktor penyebab kejadian missfile dari aspek petugas diantaranya dari tingkat pendidikan, usia serta pelatihan yang kurang.
b. Faktor penyebab missfile dari aspek ketersediaan dana
Faktor penyebab missfile dari aspek ketersediaan dana adalah pendanaan untuk bagian filling rawat jalan yang hanya menerima barang berupa formulir rekam medis.
c. Faktor penyebab missfile dari aspek bahan
Dokumen rekam medis yang terbuat dari kertas manila tanpa menggunakan folder, menyebabkan bagi dokumen rekam medis yang sudah tebal terkadang ada bagian yang tercecer atau
terjatuh. Rak yang digunakan untuk menyimpan dokumen berbentuk lemari laci banyak yang sudah tidak dapat berfungsi lagi yang menyebabkan banyak dokumen rekam medis yang di pindahkan tempat penyimpanannya di dalam kardus serta menjadi kurang tertata rapi dan memungkinkan kesalahan letak, hal ini menyebabkan kesulitan dalam pencarian dokumen rekam medis. d. Faktor penyebab missfile dari aspek alat
Belum diterapkannya penggunaan tracer di filling rawat jalan RSUD Dr. M. Ashari Pemalang, sehingga banyak petugas yang kesulitan mengetahui keberadaan dokumen rekam medis yang sedang keluar atau dipinjam.
e. Faktor penyebab misfile dari aspek metode
Penerapan metode yang digunakan sudah efektif, namun karena factor petugas yang belum pernah mendapatkan pelatihan menyebabkan sistem pelayanan kesehatan menjadi kurang efektif.
B. Saran
Berdasarkan hasil pengamatan dan kesimpulan yang telah dipaparkan di atas, maka peneliti memberikan saran sebagai berikut :
1. Unit rekam medis diharapkan dapat mengadakan evaluasi pengelolaan rekam medis bagian filling rawat jalan guna menghindari adanya kejadian misfile di rak filling rawat jalan.
2. Mengadakan pelatihan mengenai pengelolaan rekam medis bagi petugas filling guna meningkatkan pengetahuan serta keterampilan masing-masing petugas filling.
3. Mengganti rak filling yang telah rusak, agar penyimpanan menjadi lebih efektif dan menurangi tingkat kejadian missfile..
4. Menganggarkan dana untuk bagian filling rawat jalan, untuk meningkatkan sarana dan prasarana bagian filling rawat jalan.
5. Menuangkan pengelolaan rekam medis khususnya terkait filling rawat jalan ke dalam protap.
6. Menerapkan penggunaan tracer untuk membantu petugas dalam penyimpanan dokumen rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
1. Huffman, E. K. Health Information Management. Ilyonis : Physician record company. 1994.
2. Menteri Kesehatan Republik Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/ MENKES/ PER/ III/ 2008 tentang Rekam Medis. Jakarta : Departemen Kesehatan RI, 2008.
3. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Direktorat Jendral Pelayanan Medik, Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis. Jakarta : Dep Kes RI, 1993.
4. Wursanto, IG. Kearsipan 2. Yogyakarta : penerbit kanisius, 2007. 5. Suwardani, Sellyana Rista, 2010, Analisis Faktor-faktor Penyebab
Kejadian Missfile Dokumen Rekam Medis Rawat Inap Ditinjau Dari Aspek 5M (Man, Matherial, Methods, Money) pada Sistem Penjajaran Terminal Digit Filling di RS Bhayangkara Semarang, Karya Tulis Ilmiah, Fakultas Kesehatan, Universitas Dian Nuswantoro, Semarang. 6. Direktorat Jendral Pelayanan Medik, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Pelayanan Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia, revisi, 1991.
7. Mardityarani, Vita, 2013, Tinjauan Tingkat Kejadian Missfile dan Faktor-faktor Penyebabnya di Filling RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak Tahun 2013, Karya Tulis Ilmiah, Fakultas Kesehatan, Universitas Dian Nuswantoro, Semarang.
8. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. 2010. Hatta, Gemala R, Editor. Jakarta, UI Press.
9. Medical Record Manual–a Guide for developing Countries, Revisied and Update. 2006. WHO-Western Pasific Region.
10. Terry G.R. and Rue, R.W., Dasar-dasar Manajemen. Bumi Aksara. Jakarta.
11. Direktorat Jendral Pelayanan Medik, Departemen Kesehatan RI, Standar Pelayanan Rumah Sakit. Jakarta, 1996.
12. Notoatmojo, Soekidjo. Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta. 2002.
13. Prosedur Tetap, RSUD Dr. M. Ashari Pemalang. Penomoran. Pemalang, 2009.
14. Buku Pedoman Pencatatan Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit di Indonesia, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta, 1984.
15. RSUD Dr. M. Ashari Pemalang, Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis RSUD Dr. M. Ashari Pemalang, Pemalang. 2009.
