i
PENYEBAB LAMANYA WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN PASIEN LAMA DI RSUD PANEMBAHAN
SENOPATI BANTUL TAHUN 2017 KARYA TULIS ILMIAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun Oleh :
PUTRI NUR PAMUNGKAS 1314070
PROGRAM STUDI
REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3) SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA
iv
KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Wr.Wb
Alhamdulillahirabbil ‘aalamin. Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkat dan Rahmat-Nya peneliti dapat melaksanakan dan menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah (KTI). Penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan di STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta dengan judul ” Penyebab Lamanya Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama di RSUD Panembahan Senopati Bantul Tahun 2017” ini dengan baik.
Selama Proses Penulis Tugas Akhir ini, penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak akan terselesaikan dengan Baik tanpa dukungan dari berbagai pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya Karya Tulis Ilmiah. Kami ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah mendukung dan membantu peneliti, yaitu :
1. Kuswanto Hardjo dr., M.Kes. sebagai Ketua STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah mendukung pelaksanaan Karya Tulis Ilmiah ini. 2. Sis Wuryanto, A.Md.PerKes.,SKM., MPH sebagai Ketua Prodi Diploma 3
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah mendukung pelaksanaan Karya Tulis Ilmiah ini. 3. Dra. Rawi Miharti., MPH Sebagai pembimbing Karya Tulis Ilmiah yang telah
memberikan arahan dan bantuan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini. 4. Sugeng, SKM., MPH Sebagai penguji di STIKES Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta
5. Staf dan dosen-dosen STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta Yang telah mendukung dan melancarkan mahasiswa dalam menyelesaikan karya tulis ilmiah ini.
6. Dr. Gandung Bambang Hermanto Sebagai direktur RS Panembahan Senopati Bantul yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian
7. Seluruh staf dan karyawan Rekam Medis di RS Panembahan Senopati Bantul 8. Ayah, Ibu, dan kakak tercinta yang selalu tak kenal lelah bekerja dan selalu
memberi semangat, dukungan baik secara moril maupun material untuk tercapainya penelitian ini, serta atas kesabaran, doa yang tidak pernah lelah dipanjatkan untuk kelancaran karya tulis ilmiah.
Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan kebaikan kepada semuanya, atas segala amal kebaikan dan bantuannya. Semoga karya tulis ilmiah ini dapat bermanfaat bagi penulis dan menambah wawasan bagi pembaca khususnya dibidang Rekam Medis.
Atas perhatiannya peneliti ucapkan terimakasih. Wassalamu’alaikum Wr.Wb
Yogyakarta, Agustus 2017
vii DAFTAR ISI
KARYA TULIS ILMIAH ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PERTANYAAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR SINGKATAN ... vii
DAFTAR LAMPIRAN ... x INTISARI ... xi ABSTRACT ... xii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1 B. Rumusan Masalah ... 2 C. Tujuan ... 3 D. Manfaat... 3 E. Keaslian Penelitian ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Teoritis ... 5
B. Quality Assurance ... 16
C. Kerangka Konsep ... 17
D. Pertanyaan Penelitian ... 17
BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis dan Rancangan Penelitian ... 18
B. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 18
C. Subjek dan Objek ... 19
D. Definisi Operasional ... 20
E. Teknik Pengumpulan Data ... 20
F. Alat Penelitian ... 21
G. Instrumen Penelitian ... 22
H. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ... 22
I. Teknik Analisis Data ... 23
J. Etika Penelitian ... 24
K. Pelaksanaan Penelitian ... 25
L. Hambatan Penelitian ... 26
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Profil Rumah Sakit di Rumah Sakit Umum Daerah Panembahan Senopati 27 B. HASIL ... 28 C. PEMBAHASAN ... 39 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 35 B. Saran ... 35 DAFTAR PUSTAKA
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Pelaksanaan Penelitian di RSUD Panembahan Senopati Bantul Tahun 2017 ... 27 Tabel 4.1 Data Perfomance di RSUD Panembahan Senopati Bantul Tahun 2015 dan Tahun 2016 ... 33 Tabel 4.2. Hasil Observasi Tentang Standar Waktu Penyedaan Berkas di RSUD Panembahan Senopati ... 34 Tabel 4.3. Hasil Observasi Tentang Material dalam Penyedian Berkas Rekam Medis ... 38 Tabel 4.4. Hasil Observasi Tentang Sarana dan Prasarana dalam Penyediaan Berkas Rekam Medis ... 39 Tabel 4.5. Presentase Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan pada Bulan April 2016 di RSUD Panembahan Senopati Bantul ... 43
vii
DAFTAR GAMBAR
vii
DAFTAR SINGKATAN
RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah
TPP : Tempat Pendaftaran Pasien
SDM : Sumber Daya Manusia
SPO : Standar Prosedur Operasional PERMENKES : Peraturan Menteri Kesehatan KEPMENKES : Keputusan Menteri Kesehatan
vii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat Izin Studi Pendahuluan ke RSUD Panembahan Senopati Bantul
Lampiran 2 : Surat Izin Studi Pendahuluan ke BAPPEDA Kabupaten Bantul Lampiran 3 : Surat Balasan Izin Studi Pendahuluan dari RSUD Panembahan
Senopati Bantul
Lampiran 4 : Surat Balasan Izin Studi Pendahuluan dari BAPPEDA Kabupaten Bantul
Lampiran 5 : Surat Izin Penelitian ke RSUD Panembahan Senopati Bantul Lampiran 6 : Surat keterangan etik penelitian ke RSUD Panembahan Senopati
Bantul
Lampiran 7 : Surat Izin Penelitian ke BAPPEDA Kabupaten Bantul
Lampiran 8 : Surat Balasan Izin Penelitian dari BAPPEDA Kabupaten Bantul Lampiran 9 : Surat Balasan Penelitian dari RSUD Panembahan Senopati
Bantul
Lampiran 10 : Persetujuan Responden A Lampiran 11 : Persetujuan Responden B Lampiran 12 : Persetujuan Triangulasi Sumber Lampiran 13 : Hasil Wawancara
Lampiran 14 : Check list Observasi Lampiran 15 : Pedoman Wawancara
Lampiran 16 : Pedoman Studi Dokumentasi Lampiran 16 : Lembar Kegiatan Bimbingan
viii
PENYEBAB LAMANYA WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN PASIEN LAMA
DI RSUD PANEMBAHAN SENOPATI BANTUL TAHUN 2017
Putri Nur Pamungkas1, Rawi Miharti 2 INTISARI
Latar Belakang : Pelayanan yang cepat dan tepat merupakan keinginan semua konsumen baik pemberi pelayanan maupun penerima pelayanan. Kecepatan penyediaan berkas rekam medis ke poliklinik juga dapat menjadi salah satu indikator dalam mengukur kepuasan pasien terhadap pelayanan kesehatan yang didapatkan oleh pasien. Semakin cepat berkas rekam medis sampai ke poliklinik maka semakin cepat pelayanan kesehatan yang didapat dan diberikan kepada pasien. Di RSUD Panembahan Senopati Bantul telah mengeluarkan Standar Pelayanan Minimal dalam penyediaan berkas rekam medis sampai ke poliklinik yaitu maksimal 10 menit. Akan tetapi masih banyak dijumpai keterlambatan dalam penyediaan berkas rekam medis, sehingga perawat dari poliklinik terkadang komplain dan terkadang mengambil sendiri berkas rekam medis kebagian pendaftaran.
Tujuan Penelitian : Mengetahui proses penyediaan berkas rekam medis , mengetahui rata-rata kecepatan dalam penyedian berkas rekam medis pasien rawat jalan terkait dengan SPM serta mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kecepatan dalam penyediaan berkas rekam medis.
Metode Penelitian : Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dengan pengumpulan data secara fenomologis. Objek pada penelitian ini adalah penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan sebanyak 100 berkas. Metode pengumpulan data dengan metode observasi dan wawancara. Hasil Penelitian : Hasil dari penelitian ini adalah rata-rata kecepatan dalam penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan adalah 7,32 menit dan prosentase keterlambatan 62% tepat waktu 38% dan faktor-faktor yang mempengaruhinya adalah faktor Machine (alat), Man (manusia), Method (cara) , Money (uang), Material (bahan).
Kata Kunci : SPM, Penyediaan Berkas Rekam Medis, 5M
1
Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
2
Dosen Pembimbing Program Studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
ix
CAUSES OF THE LONG AVAILABILITY OF OUTPATIENT MEDICAL RECORD FILE’S RECORD
IN PANEMBAHAN SENOPATI BANTUL HOSPITAL 2017 By:
Putri Nur Pamungkas1, Dra. Rawi Miharti, MPH2 ABSTRACT
Background: service prompt of healthy is desire all consumers good giver service and receiver service. Speed provision file rollin medical clinic to can be also one indicator in measuring satisfaction. The faster rollin medical to the clinic the more rapid service which may given to patients. At Panembahan Senopati Bantul Hospital has issued minimum service standards in providing file rollin medical get to polyclinic namely maximum 10 minutes. But still finds delay in providing file rollin medical, so that nurse clinic helped himself to file get chair rollin medical registration.
Research:knowing process of providing file rollin medical, knowing average speed in penyedian file rollin medical an outpatient relating to spm and knowing factors affecting speed in providing file rollin medevac.
Methods: type this research is descriptive by approach qualitative data with in fenomologis.objek on this research is provision file rollin medical an outpatient 100 document. A method of data by method observation and interview.
Result: the results of this research is the average speed in providing file outpatient medical record is 7,32 minutes and percentage of delays 62% 38% timely and factors which affected it is Machine, Man, Method, Money, Material.
Keywords: Minimum Service Standards, Provision of medical record files, 5M
(1)
A student of Diploma 3Medical Record and Health Information Study Program of Achmad Yani High School of Health Science Yogyakarta
(2)
A Counseling Lecture of Diploma 3 Medical Record and Health Information Program Study of Achmad Yani High School of Health Science Yogyakarta
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan rawat darurat (UU No. 44 Tahun 2009). Rumah Sakit memunyai fungsi dan tujuan sarana pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan beruapa pelayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap, pelayanan rawat darurat, pelayanan rujukan yang mencakup pelayanan rekam medis dan penunjang medis serta dimanfaatkan untuk pendidikan, pelatihan bagi para tenaga kesehatan.
Menurut permenkes No. 269/menkes/per/III/2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan pada pasien. Rekam medis adalah sapa, apa, dimana dan bagaimana perawatan pasien selama dirumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memiliki data yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna menghasilkan suatu diagnosis, jaminan, pengobatan dan hasil akhir.
Rekam medis akan terlaksana dengan baik apabila bagian pengolahan data dan pencatatan melakukan tugasnya dengan baik. Salah satunya pengolahan data dibagian filling (penyimpanan).
Sistem penyimpanan berkas rekam medis sangat penting bagi sebuah rumah sakit. Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk penyusunan penyimpanan yang ada dalam pengelolaan rekam medis, dari hal cara penyimpanan, tenaga rekam medis, lokasi penyimpanan, media penyimpanan, hingga peralatan dan perlengkapan yang di butuhkan.
Di setiap sarana pelayanan kesehatan berkas rekam medis disimpan di tempat penyimpanan berkas rekam medis (filing). Cara penyimpanan berkas rekam medis di setiap sarana pelayanan kesehatan berbeda. Ada dua cara
2
penyimpanan yaitu secara sentralisasi dan desentralisasi. Cara penyimpanan sentralisasi adalah penyimpanan berkas seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama pasien dirawat. Cara penyimpanan desentralisasi adalah penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat inap dan rawat jalan dipisah. Mutu pelayanan kesehatan dapat dikatakan baik bila didukung oleh suatu sistem pengolahan rekam medis dalam mendapatkan kembali berkas rekam medis yang cepat dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit (Sabarguna, 2004). Penyediaan berkas rekam medis yang cepat pun merupakan salah satu faktor yang dapat mempengaruhi kepuasan pasien. Semakin cepat pula pasien mendapatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Berdasarkan studi pendahuluan pada bulan Juni 2017 di RSUD Panembahan Senopati Bantul diperoleh data laporan kunjungan rawat jalan pasien lama pada bulan April 2017 dalam perminggu ada 2172 pasien, dan peneliti mengambil jumlah sampel 100 berkas rekam medis untuk mencari tau rata-rata dalam penyediaan berkas rekam medis lebih atau kurang dari 10 menit. Sedangkan kebijakan di RSUD Panembahan Senopati Bantul standar pelayanan minimal waktu penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan adalah ≤ 10 menit. Dari data laporan kunjungan pasien rawat jalan di RSUD Panembahan Senopati Bantul, terdapat rata-rata waktu penyediaan berkas rekam medis ada 18,74 menit, dalam presentasenya ada 38% berkas rekam medis kurang dari 10 menit dan 62% berkas rekam medis melebihi 10 menit.
Berdasarkan peermasalahan di atas, maka penulis melakukan penelitian tentang “Penyebab Lamanya Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama di RSUD Panmebahan Senopati Bantul”.
B. Rumusan Masalah
Mengacu pada latar belakang yang ada, maka rumusan masalah dalam penelitian Tugas Akhir ini adalah “Apa penyebab lamanya durasi penyediaan berkas rekam medis rawat jalan pasien lama di RSUD Panembahan Senopati Bantul”.
3
C. Tujuan
Kegiatan Magang Perekam dan Informasi Kesehatan (D3) ini bertujuan untuk: 1. Tujuan Umum
Mengetahui faktor penyebab lamanya durasi penyediaan berkas rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul.
2. Tujuan Khusus
a. Dapat mengetahui proses penyediaan berkas rekam medis rawat jalan pasien lama di RSUD Panembahan Senopati Bantul.
b. Dapat mengetahui rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis terkait dengan Standar Pelayanan Minimal di RSUD Panembahan Senopati Bantul.
c. Dapat mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kecepatan penyediaan berkas rekam medis rawat jalan pasien lama di RSUD Panembahan Senopati Bantul.
D. Manfaat 1. Manfaat Bagi Mahasiswa
Dapat menambah wawasan mahasiswa disamping teori yang dipelajari serta keterampilan di dunia kerja, juga sebagai tolak ukur untuk memasuki dunia kerja yang sesungguhnya.
2. Manfaat Bagi Rumah Sakit.
Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan penilaian (evaluasi) pada mutu penyimpanan terkait dengan ketersediaannya berkas rekam medis dan peningkatan kinerja petugas penyimpanan di Rumah Sakit Umum Daerah Panembahan Senopati.
3. Manfaat Institusi Pendidikan
Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa dimasa yang akan datang dan menambah kerja sama dengna rumah sakit pemerintah maupun swasta.
4
E. Keaslian Penelitian
Penelitian yang berjudul “Penyebab Lamanya Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama Di RSUD Panembahan Senopati Bantul” ini belum pernah dilkukan, namun ada beberapa penelitian yang hampir sama, yaitu:
1. Emilia (2005) dengan judul “Faktor-Faktor Penyebab Lama Ditemukannya Berkas Rekam Medis di RSUD Dr. Soejarwadi Klaten”.
Hasil : penyebab lama ditemukan berkas rekam medis meliputi beberapa faktor yaitu pasien tidak membawa kartu berobat, penyimpanan KIUP yang tidak teratur, berkas rekam medis masih berada di tempat pengolajan berkas dan sumber daya manusia. Salah satu upaya untuk mengurangi lama ditemukannya berkas rekam medis yaitu dengan cara memberi sosialisasi kepada pasien untuk selalu membawa kartu berobat pada saat berobat ulang. Persamaan : bertujuan untuk mengetahui penyebab lama ditemukannya berkas rekam medis pasien lama dan mengetahui upaya untuk mengurangi lama ditemukannya berkas rekam medis pada saat dibutuhukan di RSUD Panembahan Senopati Bantul dan metode penelitian yang digunakan sama yaitu menggunakan metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Perbedaan : penelitian Emilia (2005) mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kecepatan penyediaan berkas rekam medis, sedangkan pada penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses penyediaan berkas rekam medis dan rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis.
2. Muninggar (2006) dengan judul “Kecepatan Retrieval Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di RSUD Kota Yogyakarta”.
Hasil: kecepatan retrieval berkas rekam medis di Urusan Rekam Medis RSUD Kota Yogyakarta masih dikatakan belum baik karena dari 280 berkas rekam medis yang dicari, 172 berkas rekam medis (sebanyak 95.56%) masih membutuhkan waktu pencarian lebih dari 1 menit dengan rata-rata 11,07 menit. Faktor-faktor yang mempengaruhi kecepatan retrieval berkas rekam medis pasien rawat jalan adalah sistem penyimpanan yang digunakan
4
masih straight numerical filing system, lokasi ruangan penyimpanan yang terpisah, keadaan rak yang tidak sesuai, tracer sering menumpuk di bagian pencatat tracer sebelum diberikan kepada petugas filing dan kurang tenaga rekam medis khususnya di bagian penyimpanan.
Persamaan: persamaan dengan penelitian ini adalah tujuannya sama untuk menghitung kecepatan, jenis penelitian yang digunakan Muninggar (2006) dengan peneliti sama yaitu pendekatan kualitatif dengan pendekatan deskriptif.
Perbedaan: lokasi penelitian kecepatan yang diamati Muninggar (2006) adalah kecepatan retrieval di ruang filing sedangkan pada penelitian ini peneliti mengamati kecepatan dalam penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan, dimuai dari pasien mendaftar sampai berkas ke poliklinik. 3. Winarni (2013) dengan judul “Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat
Jalan Berdasarkan Standar Pelayanan Minimal (SPM) di RS PKU Muhammdiyah Yogyakarta”.
Hasil: rata-rata penyediaan berkas rekam medis rawat jalan adalah 14,52 menit dan prosentase keterlambatan 76,76% tepat waktu 23,23% dan faktor-faktor yang mempengaruhinya adalah faktor-faktor machine (alat), man (manusia), method (cara), environment (lingkungan).
Persamaan: persamaan dengan penelitian ini adalah tujuannya sama untuk menghitung kecepatan, jenis penelitian yang digunakan Winarni (2013) dengan peneliti sama yaitu mengetahui proses dan rata-rata kecepatan dalam penyediaan rekam medis terkait dengan SPM, serta pendekatan kualitatif dengan pendekatan deskriptif.
Perbedaan: lokasi yang diamati oleh Winarni (2013) dan faktor yang digunakan machine, man, method, dan environment, sedangkan pada penelitian ini peneiliti menggunakan faktor 5M yaitu machine, man, method, material, dan money.
28 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Profil Rumah Sakit di RSUD Panembahan Senopati Bantul
RSUD Panembahan Senopati Bantul beralamat di Jalan Dr. Wahidin Sudirohusodo Bantul, Yogyakarta. Tipe RSUD Panembahan Senopati Bantul bertipe B, berstarus terakreditasi, dan sekarang yang menduduki direktur adalah dr. I Wayan Sudana, M.Kes. RSUD Panembahan Senopati Bantul dimiliki oleh pemerintah kabupaten bantul.
RSUD Panembahan Senopati merupakan pendukung penyelenggaraan pemerintah daerah yang dipimpin oleh seorang Direktur yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
RSUD Panembahan Senopati mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah Bidang Pelayanan Kesehatan. Dan fungsi RSUD Panembahan Senopati Kabupaten Bantul dalam melaksanakan tugasnya mempunyai 4 fungsi, yaitu:
a. Perumusan kebijakan teknis di bidang pelayanan rumah sakit.
b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang pelayanan rumah sakit.
c. Pembinaan dan pengendalian pelayanan rumah sakit, dan
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Sejarah Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Panembahan Senopati Bantul sudah berdiri sejak tahun 1953 dengan nama RS Hongeroedem (HO). Bergantinya tahun, rumah sakit tersebut mengganti nama menjadi RS Kabupaten pada tahun 1950. Pada tanggal 26 Februari 1993 rumah sakit tersebut mengganti nama kembali menjadi RSUD Kabupaten Bantul ber-type D. Pada tanggal 16 Februari 1993, rumah sakit menjadi rumah sakit ber-type C. Pada November 1995 rumah sakit lulus akreditasi penuh. Tanggal 1 Januari 2013, rumah sakit ini berganti nama menjadi Rumah Sakit Swadana. Pada tanggal 29 Maret 2003 merubah
29
namanya kembali menjadi RSUD Panembahan Senopati Bantul. Rumah Sakit Panembahan Senopati Bantul, dan pada Tanggal 14 April 2015 telah mendapatkan Sertifikat Akreditasi dari Komite Akreditasi Rumah Sakit (KARS).
Tabel 4. 1 data Perfomance di RSUD Panembahan Senopati Bantul
NO BANGSAL 2015 2016 1. MAWAR, WIJAYAKUSUMA, EDELWEIS 2094 2049 2. NUSA INDAH I 843 861 3. NUSA INDAH II 804 73 4. MELATI 2251 1754 5. BAKUNG 2147 2140 6. ALAMANDA 4533 4226 7. ANGGREK 2249 2494 8. TERATAI 2671 2394 9. ASOKA 450 464 10. FLAMBOYAN 1607 1684 11. CEMPAKA 1590 1697 12 BOUGENVIL 0 1668 13 R. GABUNG 1932 1959 No Indikator 2015 2016 1. BOR (%) 77.18% 79.5% 2. LOS (hari) 4.9 5.1 3. TOI (hari) 1.19 1.09 4. BTO (kali) 49.8 56.22 5. GDR (%) 39 46.50 6. NDR (%) 18 26.62
Sumber: Laporan RSUD Panembahan Senoapti Bantul
B. HASIL
1. Proses Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama di RSUD Panembahan Senopati Bantul
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan petugas di bagian rekam medis RSUD Panembahan Senopati Bantul didapatkan informasi proses penyediaan berkas rekam medis hingga berkas siap digunakan untuk pelayanan medis pasien di poliklinik. Proses tersebut meliputi:
a. Pasien mengambil nomor antrian di depan loket pendaftaran dan menunggu panggilan dari petugas pendaftaran untuk mendaftar.
b. Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian yang sudah pasien ambil di mesin pendaftaran untuk mendaftar.
30
c. Petugas menanyakan keluhan pasien dan meminta kartu berobat pasien untuk proses pendaftaran, jika pasien tidak membawa kartu berobat maka petugas meminta identitas lainnya untuk mencari data pasien dengan komputer untuk mencari nomer rekam medis.
d. Petugas mencetak nomer antrian poliklinik, dalam cetakan ada 3 kertas untuk petunjuk yang dituju dan diberikan kepada pasien kertas yang berwarna putih.
e. Petugas mencetak nomer antrian untuk pasien mengantri di poliklinik yang dituju dan pada kertas nomer antrian dibagi menjadi 3 kertas, kertas berwarna putih untuk pasien berobat di poliklinik, kertas warna kuning dimasukan ke dalam tracer untuk memberikan petunjuk dalam pencarian berkas dan sebagai tanda berkas sedang digunakan, dan untuk kertas berwarna merah diberikan di berkas rekam medis sebagai petunjuk dan untuk mempermudah sesuai nomer antrian yang diberikan petugas kepada pasien.
f. Petugas menyiapkan tracer untuk dikirim ke bagian filing menggunakan petunjuk kertas berwarna kuning untuk di dalam tracer, dan kertas untuk berkasnya berwarna merah muda untuk petunjuk tujuan pasien yang berobat.
g. Petugas filing mencari berkas rekam medis yang dicari yang diawali dengan angka terakhir pada nomer rekam medis dan berkas ditemukan maka tracer diselipkan di antara berkas yang lain sebagai pertanda bahwa berkas sedang digunakan, jika berkas rekam medis tidak ditemukan pada rak penyimpanan maka petugas akan mencari di SIMRS melihat terakhir kunjungan pasien dan menyisir rak penyimpanan serta poliklinik, jika masih tidak ditemukan petugas akan print berkas rekam medis dari SIMRS untuk sementara, supaya pelayanan pada pasien tidak semakin tertunda.
h. Namun setelah mencari dan petugas sudah menemukan berkas rekam medis, maka petugas filing akan meng-input di SIMRS untuk di
31
distribusikan, dan jika di berkas stiker barcode pada berkas rekam medis sudah habis, maka petugas akan mencetak kembali.
i. Setelah berkas sudah siap, berkas dikirim ke bagian distribusi untuk didistribusikan ke poliklinik yang dituju.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas filing dan pendaftaran, tentang proses penyediaan berkas rekam medis tersebut juga dibenarkan pernyataan responden. Berikut kutipan wawancara tersebut:
Hasil wawancara kepada respoden dapat dilihat melalui kutipan sebagai berikut:
“Proses persediaannya dari pasien mendaftar terus cetak traser, nanti traser dinaikan, lalu nanti filing mencari berkasnya, nanti kalau sudah turun menggunakan alat katrol itu.”
Responden A “Proses persediaannya dari pasien mengambil nomor antrian, lalu pasien mendaftar, setelah itu cetak traser, untuk traser dibagi menjadi 3 warna, warna putih nanti traser dinaikan, terus nanti filing cari berkasnya.”
Responden B Pada proses penyediaan berkas rekam medis dibutuhkan alat yang dapat menunjang kegiatan distribusi sehingga berkas rekam medis akan lebih cepat sampai ke tujuan. Berdasarkan kutipan di atas diperoleh informasi bahwa prosesnya dari pasien mendaftar dan cetak tracer, tracer dikirimkan ke bagian filing, petugas filing mencari berkas lalu di entry ke dalam komputer, dan dikirmikan ke bagian distribusi. Hasil wawancara dengan triangulasi sebagai berikut:
“Prosesnya pasien mendaftar lalu cetak traser selanjutnya traser dinaikan dan petugas filing, lalu petugas mencarikan di rak filing lalu di input distribusi, kalau pasien yang habis rawat inap saya mencarikannya di ruang assembling, kalau tidak ada di ruang tersebut saya telepon di bangsal tempat pasien rawat inap terakhir kali
32
2. Rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis terkait dengan Standar Pelayanan Minimal di RSUD Panembahan Senopati Bantul
Untuk mengetahui waktu yang dibutuhkan dalam penyediaan berkas rekam medis, peneliti melakukan pencatatan kegiatan pada penyediaan berkas rekam medis terhadap 100 berkas pasien dan mengukur qaktunya dengan menggunakan sistem informasi rumah sakit di komputer. Dengan mengambil total sampel penyediaan berkas rekam medis rawat jalan yaitu sebanyak 100 berkas rekam medis.
Rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis yang diperoleh hasil 18 menit 74 detik . Waktu tercepat dalam penyediaan berkas rekam medis yaitu 5 menit terdapat poliklinik dalam, sedangkan waktu terlama dalam penyediaan berkas rekam medis yaitu 1 jam 4 menit terdapat pada poliklinik dalam, waktu paling lama terjadi dikarenakan pasien sebelumnya baru pulang dari rawat inap di RSUD Panembahan Senopati Bantul, dan berkas rekam medisnya belum di kembalikan. Dalam penyediaan berkas rekam medis perhitungan tersebut dimulai dari pasien mendaftar di tempat pendaftaran sampai berkas rekam medis disiapkan oleh petugas untuk didistribusikan ke poliklinik yang dituju.
33
Tabel 4. 2 Presentase Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan pada Bulan April 2016 di RSUD Panembahan
Senopati Bantul
NO
Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis
Rawat Jalan Jumlah Presentase (%) 1. < 10 menit 38 38 % 2. > 10 menit 62 62% Total presentase 100%
Tabel 4. 3 Hasil Observasi Tentang Standar Waktu Penyedaan Berkas di RSUD Panembahan Senopati
No Obyek yang diamati Hasil Keterangan Ya Belum
1.
Adakah standar waktu penyediaan berkas di RSUD Panembahan Senopati Bantul? √ Standar waktu penyediaan berkas ada di pergub rsud panembahan senopati 2.
Penyediaan berkas sesuai standar waktu penyediaan berkas (maks 10 menit)
√ Penyediaan berkas rekam medis menurut presentasenya melebihi dari 10 menit
Tabel 4. 4 Hasil Studi Dokumen Tentang Standar Waktu Penyedaan Berkas di RSUD Panembahan Senopati
No Pengamatan Ada Tidak Keterangan 1. Adakah peraturan yang
menyatakan tentang standar pelayanan minimal dalam penyediaan berkas rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul? √ Peraturan Gubernur (Pergup) No 87 Tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit Umum Daerah Panembahan Senopati Bantul.
Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa waktu penyediaan berkas rekam medis diperoleh sebanyak 38% atau 38 berkas rekam medis yang kurang dari 10 menit dan waktu penyediaan berkas rekam medis yang
34
melebihi standar pelayanan minimal (10 menit) yaitu 62% lebih atau 62 berkas.
Hasil observasi diatas didukung oleh hasil wawancara mengenai rata-rata penyediaan berkas rekam medis.
Hasil wawancara kepada responden dan triangulasi dapat dilihat melalui kutipan sebagai berikut:
“kadang tepat dan kadang tidak tepat, karena jika ada pasien yang baru saja rawat inap dan mau kontrol, petugas harus mencari berkasnya sampai bangsal.”
Responden A
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai berikut:
“rata-rata penyediaan berkas rekam medis kadang kurang dari 10 menit dan kadang lebih dari 10 menit. Untuk yang lebih dari 10 menit lebih sering karena pasien yang baru saja di rawat inap lalu kontrol, maka untuk pencarian berkasnya harus di cari di ruang assembling dan telephone bangsal.”
Triangulasi 3. Faktor-faktor apa saja mempengaruhi kecepatan penyediaan berkas
rekam medis
Kecepatan pelayanan dalam penyediaan berkas rekam medis akan mempengaruhi kinerja yang bagus pada pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien. Apabila berkas rekam medis terlambat dalam penyediaannya maka pelayanan akan terhambat. Kecepatan penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan dipengaruhi faktor-faktor tertentu. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh peneliti, faktor-faktor yang “dalam penyediaan berkas rekam medis kadang kurang dari 10 menit dan kadang lebih dari 10 menit, tergantung dari petugas pendaftarannya menaikan traser dan pasien yang baru pulang dari rawat inap lalu kontrol, waktu bisa melebihi dari 10 menit.”
35
mempengaruhi kecepatan penyediaan berkas rekam medis rawat jalan pasien lama antara lain:
a. Man
Petugas filing terdiri dari 8 petugas dibagi menjadi 2 shift, shift pagi pukul 07:00-12:00 ada 6 petugas, dan shift siang pukul 12:00-17:00 ada 2 petugas. Beberapa tugas yang dilakukan oleh petugas filing yaitu melakukan pencarian berkas rekam medis,dan menginput berkas di komputer untuk di distribusi. Untuk berkas yang tidak ditemukan di tempat rak filing, maka petugas akan mencari berkas rekam medis yang tidak ditemukan di komputer berdasarkan kunjungan terkahir dan mencari disetiap sudut poliklinik maupun ruang pelaporan, jika dibangsal masih tidak ditemukan, maka petugas akan mencetak berkas rekam medis untuk sementara, sehingga hal tersebut memakan waktu lebih banyak.
Petugas pendaftaran terdapat 15 petugas, dibagi menjadi 3 zona (tempat) pendaftaran, beberapa tugas yang dilakukan oleh petugas pendaftaran yaitu, mendaftar pasien, mencetak traser, dan menaikan traser.
Hasil wawancara kepada responden dapat dilihat melalui kutipan adalah:
“petugas terkadang meletakan berkas rekam medis tidak tepat pada raknya, kalau untuk jumlah SDM sudah memenuhi.”
Responden A “petugas terkadang lama menaikan trasernya, untuk SDM keseluruhannya sudah memenuhi.”
Responden B Responden triangulasi juga membenarkan pernyataan tersebut:
“biasanya petugas salah letak berkas rekam medis, dan traser lama dinaikan ke filing.”
36
b. Methods
Di RSUD Panembahan Senopati Bantul terdapat SPO No 21.2022.205.105/No Revisi 02/Tahun 2014 Tentang Pendaftaran Rawat Jalan Pasien Lama. Langkah-langkah menurut SPO tersebut adalah:
1) Pasien mengambil nomor antrian pada mesin antrian 2) Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian
3) Petugas melakukan salam, sapa, dan senyum kepada pasien 4) Petugas menanyakan apa keluhan yang dialami pasien
5) Petugas pendaftaran meminta KIB, KTP atau identitas lainnya untuk kelancaran dalam pencarian nomer rekam medis.
6) Petugas mendaftar pasien tersebut di SIMRS.
7) Petugas mencetak nomor antrian pada tracer dan diberikannya kepada pasien.
8) Petugas mengirim tracer ke bagian filing untuk di siapkannya ke poliklinik.
Di RSUD Panembahan Senopati Bantul terdapat SPO No 21.2022.205.105/No Revisi 02/Tahun 2014 Tentang Pendaftaran Rawat Jalan Pasien Lama. Langkah-langkah menurut SPO tersebut adalah:
1) Pasien mengambil nomor antrian pada mesin antrian 2) Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian
3) Petugas melakukan salam, sapa, dan senyum kepada pasien 4) Petugas menanyakan apa keluhan yang dialami pasien
5) Petugas pendaftaran meminta KIB, KTP atau identitas lainnya untuk kelancaran dalam pencarian nomer rekam medis.
6) Petugas mendaftar pasien tersebut di SIMRS.
7) Petugas mencetak nomor antrian pada tracer dan diberikannya kepada pasien.
8) Petugas mengirim tracer ke bagian filing untuk di siapkannya ke poliklinik.
37
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas filing dan pendaftaran, tentang metode penyediaan berkas rekam medis.
Hasil wawancara kepada responden dapat dilihat melalui kutipan sebagai berikut:
“dari pasien mendaftar di TPP sampai ke unit pelayanan yang dituju.”
Responden A “dari pasien mendaftar di TPP, lalu dinaikan traser ke filing, petugas filing mencarikan berkas dan menyiapkan berkas sampai ke distribusi.”
Responden B Berdasarkan kutipan di atas diperoleh informasi bahwa metode penyediaan berkas rekam medis sedikit berbeda dan peneliti menggunakan triangulasi untuk memperkuat pernyataan, yaitu:
“Pasien mendaftar lalu cetak traser selanjutnya traser dinaikan dan petugas filing, lalu petugas mencarikan di rak filing lalu di input distribusi, kalau pasien yang habis rawat inap saya mencarikannya di ruang assembling, kalau tidak ada di ruang tersebut saya telepon di bangsal tempat pasien rawat inap terakhir kali.”
Triangulasi c. Material
Berdasarkan hasil pengamatan Sarana penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul menggunakan rak penyimpanan.
Tabel 4. 5 Hasil Observasi Tentang Sarana dan Prasarana dalam Penyediaan Berkas Rekam Medis
NO Obyek yang diamati Hasil Keterangan Ya Belum
1.
Adanya sarana dan prasarana yang memadai:
a. Rak
Penyimpanan √
a. Menggunakan rak dengan besi dan di batasi dengan triplek
38
Berdasarkan hasil wawancara rak penyimpanan berkas terbuat dari bahan besi, tetapi masih ada sebagian rak yang terbuat dari kayu dan penopang berkas terbuat dari bahan triplek. Sarana penyimpanan tersebut belum sepenuhnya melindungi berkas rekam medis karena penopang berkas masih terbuat dari triplek dan mudah terbakar.
Hasil wawancara kepada responden dan triangulasi dapat dilihat melalui kutipan sebagai berikut :
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai berikut:
d. Mesin
Di RSUD Panembahan Senopati Bantul dalam pelayanannya secara keseluruhan menggunakan sistem komputerusasi. Berdasarkan hasil observasi, yaitu:
Tabel 4. 6 Hasil Observasi Tentang Sarana dan Prasarana dalam Penyediaan Berkas Rekam Medis
NO Obyek yang diamati Hasil Keterangan Ya Belum 1. Adanya sarana dan prasarana yang memadai: b. Komputer √ b. Sistem pelayanan sudah menggunakan komputerisasi
Berdasarkan hasil pengamatan di RSUD Panembahan Senopati Bantul untuk pelayanan keseluruhan menggunakan komputerisasi yang sudah terkoneksi dari pendaftaran sampai ke kasir.
Hasil wawancara kepada responden dan triangulasi dapat dilihat melalui kutipan sebagai berikut :
Rak penyimpanan disini sebagian sudah menggunakan logam dan berhubung tempatnya sempit, sebagian lagi masih dilapisi triplek
Responden B
ada besi beberapa saja, dengan desain khusus untuk penyimpanan berkas, rooling yang bisa didorong dan dibuka udah ada sebagian, sebagian lagi masih triplek bentuk yang standar
39
“pelayanan semua sudah menggunakan sistem komputerisasi, dan kendalanya jika komputer eror atau SIMRS yang eror.”
Responden B
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai berikut:
“pelayanan semua sudah menggunakan sistem komputerisasi dari pendaftaran sampai ke kasir dan itu sangat memudahkan dalam pencarian data, penginputan data, dan amsih banyak lagi. Untuk kendalanya jika komputer eror atau SIMRS yang eror, maka akan terjadi penumpukan pasien di pelayanan.”
Triangulasi e. Money
Berdasarkan hasil pengematan di RSUD Panembahan Senopati Bantul untuk pengadaaan sarana pendukung dalam pelayanan, penyimpanan, dan pendistribusian belum terpenuhi secara keseluruhan. Hal tersebut diperkuat dengan hasil wawancara kepada responden.
Hasil wawancara kepada responden dan triangulasi dapat dilihat melalui kutipan sebagai berikut:
“pengadaan sudah pernah diajukan ke atasan, tp blm dipenuhi semuanya, hanya sebagian aja.”
Responden B Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai berikut:
“pengadaan sudah diajukan ke atasan, hanya belum terpenuhi secara keseluruhan, seperti troli yang sudah agak rusak, sehingga petugas melakukan distribusi dengan kursi roda yang sebenarnya kurang efektif, dan AC untuk menjaga kelembapan ruangan.”
40
C. PEMBAHASAN
1. Proses Penyediaan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di RSUD Panembahan Senopati Bantul
Menurut Permenkes (2008) Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah suatu perangkat intruksi/langkah-langkah yang di bakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu, dimana Standar Prosedur Operasional memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang di buat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi.
Pelayanan rawat jalan adalah pelayanan yang diberikan kepada pasien yang tidak mendapatkan pelayanan rawat inap di fasilitas pelayanan kesehatan.
a. Setiap pasien baru diterima tempat pendaftaran pasien (TPP) dan akan diwawancarai oleh petugas untuk mendaptakan data identitas yang akan diisikan pada formulir Ringkasa Riwayat Klinik sesuai dengan Kartu Tanda Pengenal yang dimiliki pasien.
b. Kemudian petugas mempersilahkan pasien menuju ke poliklinik yang diinginkan.
c. Kemudian pasien yang sudah melakukan pemeriksaan sesui dengan klinik yang diinginkan. Maka selanjutnya pasien akan diarahkan ke penunjang medis untuk melakukan pemeriksaan (jika diperlukan) d. Kemudian setelah pasien selesai mendapatkan pelayanan, pasien
menuju ke bagian farmasi untuk menebus obat.
e. Kemudian pasien ke bagian kasir untuk melakukan pembayaran dari obat yang telah ditebus.
f. Setelah selesai proses pembayaran dan mengambil obat dibagian farmasi pasien langsung pulang.
Menurut Sabarguna (2004), pelayanan yang cepat dan tepat merupakan keinginan semua konsumen baik pemberi pelayanan maupun penerima pelayanan. Kecepatan penyediaan berkas rekam medis di klinik
41
juga dapat menjadi salah satu indikator dalam mengukur kepuasan. Semakin cepat rekam medis sampai ke klinik maka semakin cepat pelayanan yang dapat diberikan kepada pasien. Standar kecepatan pendistribusian rekam medis terhitung di mulai sejak pasien melakukan registrasi di pendaftaran sampai dokumen didistribusikan ke poliklinik. Mutu pelayanan kesehatan dapat dikatakan baik bila didukung oleh suatu sistem pengolahan rekam medis dalam mendapatkan kembali berkas rekam medis yang cepat dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit. Pada pelaksanaannya rumah sakit
memiliki pedoman yang digunakan berdasarkan pengamatan dan
wawancara proses penyediaan berkas rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul dimulai dari pasien mendaftar di TPP sampai berkas rekam medis diantarkan ke poliklinik/unit pelayanan, hal tersebut diperkuat dengan keputusan dari pergub bantul.
Kecepatan penyediaan berkas rekam medis berpengaruh dengan baik buruknya standar mutu pada rumah sakit. Menurut Permenkes RI no 129 tahum 2008 indikator standar pelayanan minimal di bagian rekam medis khususnya untuk penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan adalah ± 10 menit, dimulai dari pasien mendaftar di TPP sampai berkas disediakan untuk didistribusi.
2. Rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis terkait dengan Standar Pelayanan Minimal di RSUD Panembahan Senopati Bantul
Dalam setiap pelayanan, pasien ingin mendapatkan pelayanan yang cepat dan tidak menunggu lama. Pelayanan yang cepat tergantung pada kerjasama yang baik antar petugas di rumah sakit. Kecepatan dalam mendaftar pasien sampai menyediakan berkas rekam medis merupakan salah satu indikator untuk menunjuk kepuasan pasien (Antikasari, 2006).
Berdasarkan Permenkes RI no 129 tahum 2008 indikator standar pelayanan minimal di bagian rekam medis khususnya untuk penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan adalah ± 10 menit, dimulai dari pasien mendaftar di TPP sampai berkas disediakan untuk didistribusi.
42
Rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis diperoleh hasil 18 menit 74 detik. Waktu tercepat dalam penyediaan berkas rekam medis yaitu 5 menit di poliklinik dalam, sedangkan waktu terlama dalam penyediaan berkas rekam medis yaitu 1 jam 4 menit di poliklinik dalam waktu paling lama terjadi dikarenakan pasien sebelumnya baru pulang dari rawat inap di RSUD Panembahan Senopati Bantul, dan berkas rekam medisnya belum di kembalikan. Dalam penyediaan berkas rekam medis perhitungan tersebut dimulai dari pasien mendaftar di tempat pendaftaran sampai berkas rekam medis disiapkan oleh petugas untuk didistribusikan ke poliklinik yang dituju. Hal itu mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan penyediaan berkas rekam medis, sehingga rata-rata penyediaan berkas rekam medis dari pasien mendaftar sampai berkas rekam medis disiapkan belum sesuai oleh Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor 129 tahun 2008. Hal tersebut diperkuat dengan adanya presentase waktu penyediaan berkas rekam medis.
Tabel 4. 7 Presentase Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan pada Bulan April 2016 di RSUD Panembahan Senopati Bantul
NO Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis
Rawat Jalan Jumlah Presentase (%) 1. < 10 menit 38 38 % 2. > 10 menit 62 62% Total presentase 100%
3. Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kecepatan penyediaan berkas rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul
Suatu kegiatan yang dalam pelaksanaannya sering muncul faktor-faktor yang mempengaruhi, termasuk dengan pelaksanaan penyediaan berkas rekam medis rawat jalan di RSUD Panembahan Senopati Bantul. Menurut Hasibuan (2009), faktor yang mempengaruhi suatu permasalahan digolongkan sebagai berikut:
43
Perencanaan adalah suatu proses menyusun berbagai keputusan yang bersifat pokok yang dipandang paling penting dan yang akan dilaksanakan menurut urutannya guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Azwar 2010). Sumber Daya Manusia merupakan faktor dominan yang harus dipertahankan dalam penyelenggaraan pembangunan untuk memperlancar pencapaian sasaran di unt kerja RMIK. Menurut PERMENKES No.73 tentang Jabatan Fungsional pada manajemen SDM Unit Kerja RMIK mencakup :
1) Perekrutan dan seleksi; 2) Penerimaan;
3) Pendidikan D3 RMIK dan pelatihan 4) Administrasi tunjangan
Menurut Permenkes No. 55 Tahun 2013 dalam pelaksanaan pekerjaannya, Perekam Medis mempunyai kewenangan sesuai dengan kualifikasi pendidikan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 yaitu pada Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatandalam melaksanakan pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan di Fasilitas Pelayanan Kesehatan, mempunyai kewenangan sebagai berikut:
1) Melaksanakan kegiatan pelayanan pasien dalam manajemen dasar rekam medis dan informasi kesehatan.
2) Melaksanakan evaluasi isi rekam medis.
3) Melaksanakan sistem klasifikasi klinis dan kodefikasi penyakit yang berkaitan dengan kesehatan dan tindakan medis sesuai terminologi medis yang benar.
4) Melaksanakan indeks dengan cara mengumpulkan data penyakit, kematian, tindakan dan dokter yang dikelompokkan pada indeks. 5) Melaksanakan sistem pelaporan dalam bentuk informasi kegiatan
pelayanan kesehatan.
6) Merancang struktur isi dan standar data kesehatan, untuk pengelolaan informasi kesehatan.
44
7) Melaksanakan evaluasi kelengkapan isi diagnosis dan tindakan sebagai ketepatan pengkodean.
8) Melaksanakan pengumpulan, validasi dan verifikasi data sesuai ilmu statistik rumah sakit.
9) Melakukan pencatatan dan pelaporan data surveilans.
10) Mengelola kelompok kerja dan manajemen unit kerja dan menjalankan organisasi penyelenggara dan pemberi pelayanan kesehatan.
11) Mensosialisasikan setiap program pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan.
12) Melaksanakan hubungan kerja sesuai dengan kode etik profes. 13) Melakukan pengembangan diri terhadap kemajuan ilmu
pengetahuan dan teknologi. b. Method
Metode adalah suatu tata cara yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu kerja dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha (Imamoto et al,2008). Sebuah metode menentukan bagaimana dapat menyatakan pelaksanaan kerja suatu tugas dan memberikan berbagai pertimbangan kepada sasaran, fasilitas yang tersedia, penggunaan waktu, uang dan kegiatan usaha. Metode kerja adalah aplikasi yang efektif dari usaha-usaha ilmu pengetahuan dalam mewujudkan kebutuhan operasional menjadi suatu sistem konfigurasi tertentu melalui proses yang saling berkaitan, berupa definisi keperluan analisis fungsional, sintesis, optimasi, desain, tes, dan evaluasi.
Berdasarkan hasil pengamatan di RSUD Panembahan Senopati Bantul sudah ada aturan mengenai penyediaan berkas rekam medis yaitu berupa pedoaman dari Peraturan Gubernur Bantul No 87 Tahun
45
2008 Tentang Standart Pelayanan Minimal RSUD Panembahan Senopati Bantul. Di pedoman tersebut menjelaskan bahwa disebutkan untuk standar dalam pelayanan minimal rawat jalan yaitu 10 menit, dan cara dalam penyediaan berkas rekam medis dimuali dari pasien mendaftar di TPP sampai ke unit pelayanan.
c. Material
Menurut Budi (2011), beberapa fasilitas di ruang penyimpanan berkas rekam medis diantaranya, yaitu:
1) Ruang dengan suhu ideal untuk penyimpanan berkas dan keamanan dari serangan fisik lainnya.
2) Alat penyimpanan berkas rekam medis bisa menggunakan roll o’pack, rak terbuka, dan filing cabinet.
3) Tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di rak penyimpanan yang dapat digunakan untuk menelusuri keberadaan berkas rekam medis.
Berdasarkan hasil pengamatan pada rak penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul menggunakan rak penyimpanan berkas terbuat dari bahan besi, tetapi ada sebagian rak yang terbuat dari kayu dan penopang berkas yang terbuat dari bahan triplek. Sarana rak penyimpanan tersebut tidak mempengaruhi jalannya penyediaan berkas rekam medis.
d. Mesin
Sistem informasi menejemen (SIM) ( bahasa Inggris : management information system, MIS ) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntasi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi menejemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk
46
merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar dan sistem informasi eksekutif.
Suatu alat yang berhubungan dengan alat penampung, penyimpanan dan untuk melakukan proses produksi serta menyangkut macam teknologi yang berkaitan dengannya. Berdasarkan hasil pengamatan di RSUD Panembahan Senopati Bantul untuk pelayanan keseluruhan menggunakan komputerisasi yang sudah terkoneksi dari pendaftaran sampai ke kasir.
e. Money
Menurut Purwanto (2007) reward ialah sesuatu yang diberikan kepada perorangan atau kelompok jika mereka melakukan sesuatu dibidang tertentu dan diberikan hadiah berupa medali, piala, sertifikat, uang atau pita. Sedangkan punishment adalah jika melakukan pelanggaran akan mendapatkan hukuman berupa teguran, surat peringatan, skorsing, pemotongan gaji dan bisa diberhentikan kerja. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai besar kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan tools yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini berhubungan dengan anggaran yang digunakan dalam penyimpanan berkas rekam medis untuk meningkatkan kualiatas pelayanan pada pasien, diantaranya adalah kurang tercukupinya dana untuk pengadaan sarana pendukung penyimpanan, penyediaan, pengembalian, dan penyusutan.
Berdasarkan hasil pengamatan di RSUD Panembahan Senopati Bantul untuk pengadaaan sarana pendukung dalam pelayanan, penyimpanan, dan pendistribusian belum terpenuhi secara keseluruhan.
47 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
1. Proses penyediaan berkas rekam medis rawat jalan pasien lama di RSUD Panembahan Senopati Bantul dalam proses penyediaan berkas rekam medis terkendala dengan petugas yang kurang disiplin dalam pengiriman tracer ke bagian penyimpanan.
2. Rata-rata waktu yang dibutuhkan dalam penyediaan berkas rekam medis rawat jalan belum mencapai 10 menit.
3. Faktor-faktor yang mempengaruhi kecepatan penyediaan berkas rekam medis, yaitu:
a. Man
Sikap dan perilaku petugas disiplin dalam menyediakan berkas rekam medis pasien.
b. Methods
Standar Pelayanan Minimal masih belum tercapai 10 menit. c. Mesin
Semua pelayanan sudah terkomputerisasi dan menggunakan SIMRS.
B. SARAN
1. Sebaiknya petugas rekam medis pada bagian pendaftaran atau petugas pendistribusian harus lebih disiplin dalam mengirim tracer ke ruang filing, sehingga pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien tidak terhambat.
2. Sebaiknya petugas rekam medis pada bagian penyimpanan lebih teliti dalam proses penyimpanan berkas, sehingga tidak terjadi keterlambatan dan lebih cepat dalam penyediaan berkas rekam medisnya.
3. Sebaiknya petugas lebih cepat dalam melakukan penyediaan berkas rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
Anggoto, M.T. (2007). Metode Penelitian. Jakarta: Universitas Terbuka.
Azwar, Azrul. (2007). Metode Penelitian. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Azwar, Azrul. (2010). Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi Tiga. Jakarta:Binarupa Aksara.
Basuki, (2003). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Budi, S.C. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.
Bungin, B. (2007). Analisa Data Penelitian Kualitatif Pemahaman Filosofi dan Metodelogi ke arah Penguasaan Model Aplikasi. Jakarta: Rajagrafinda Persada.
Gie, T.L. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Liberty
Hatta, G. R. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia
Hasibuan, M. S. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
Kementrian Kesehatan RI Direktorat Jendral Bina Upaya Kesehatan. (2011). JUKNIS SIRS 2011 Sistem Informasi Rumah Sakit. Jakarta.
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129 tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Jakarta.
Moleong, L. (2011). Metodelogi Penelitian Kualitatif. Banfung. PT Remaja Rosdakarya
Notoatmodjo, S. (2012). Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 340/MENKES/PER/III/2010 tentang Klasifikasi Rumah Sakit. Jakarta.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 69 tahun 2014 tentang Kewajiban Rumah Sakit dan Kewajiban Pasien. Jakarta.
Purwanto.(2007).Metodelogi Penelitian Kuantitatif.Yogyakarta:Pustaka Belajar
Rustiyanto, E. & Rahayu W. A. (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Politeknik Kesehatan Permata Indonesia
Sugiyono. (2013). Statistika untuk Penelitian. Bandung: Alfabetika.
Undang-Undang UU Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktek Kedokteran. Jakarta. http://www.dpr.go.id/dokjdih/document/uu/30.pdf, (diakses pada tanggal 15 Mei 2017 pukul 19.43).
