PROSEDUR PENGENDALIAN RECORD
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU
Disiapkan
Oleh Ir. Nurlisa Ginting, MSc Nama Ketua Program Jabatan Tanda Tangan Tanggal Studi Magister
Arsitektur USU
25/11/2008 Disahkan
Oleh
Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal
Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting. M.Eng Dekan 25/11/2008
Disiapkan
Oleh Dr.Ir.Dwira Nirfalini Aulia,MSc Nama Ketua Program Jabatan Tanda Tangan Tanggal Studi Magister
Arsitektur USU
23/10/2013 Disahkan
Oleh Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME Nama Jabatan Dekan Tanda Tangan 30/10/2013 Tanggal
DAFTAR DISTRIBUSI
No Penerima Personil Tanda tangan Tanggal
1 Fakultas Teknik USU Dekan
Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME
PD I
Prof. Dr. Ir. M. Turmuzi, MS
PDII
Dr. Ir. Hamidah Harahap, M.Sc
2 Tata Usaha Fakultas Teknik USU KTU
Ir. Jangga Arifin 3 Program Studi Magister Teknik
Arsitektur Fakultas Teknik USU Ketua Dr. Ir. Dwira Nirfalini Aulia, M.Sc
Sekretaris
Beny O.Y Marpaung, ST, MT, PhD
Sekretariat Novi Yanthi Mahasiswa
CATATAN PERUBAHAN PROSEDUR PENGENDALIAN RECORD PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU Revisi
ke Tanggal Halaman Paragraf Alasan Disahkan Oleh Jabatan Fungsi/ Tangan Tanda
1 25/11/2008 Tujuan Perubahan dan Persyaratan kurang tepat Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting. M.Eng Dekan 2 23/10/2013 Perubahan dari Penanggung Jawab menjadi Tujuan Kegiatan Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME Dekan
1. TUJUAN
Prosedur ini disusun sebagai satu pedoman untuk pengendalian sirkulasi surat masuk dan surat keluar untuk keperluan akademis pada proses belajar dan mengajar di Program Studi.
2. RUANG LINGKUP
Proses ini berlaku mulai dari surat masuk dan diagendakan dengan kode tertentu di administrasi Program Studi kemudian Ketua Program Studi mendisposisikan sesuai dengan kepentingan. Surat keluar ditandatangani oleh Ketua Program Studi atau Sekretaris Program Studi sesuai dengan bidang tugasnya, dan diagendakan dengan kode tertentu di administrasi Program Studi.
3. DEFINISI
No. Ligkup Kode Perihal
1. Kepemimpinan KPM Perencanaan,pengorganisasian, pengarahan/komunikasi, koordinasi/interaksi, implementasi, pengawasan, evaluasi penyelenggaraan universitas dengan berbagai elemen internal dan eksternal, kerjasama dalam negeri & luar negeri, dan lain-lain 2. Tatapamong
(governance)
TPM Pengaturan system, pengaturan organisasi, perencanaan, pengembangan serta implementasi kebijakan, penyebarluasan hasil kinerja, humas, hokum, SK, dan lain-lain
3. Sistem Pengelolaan
SPL Pengaturan fungsi dan wewenang, analisa jabatan, job description, prosedur kerja, peningkatan kompetensi manajerial, pengaturan tanggung jawab, monitoring dan evaluasi unit-unit tata pamomg, kearsipan, dan lain-lain
4. Kurikulum KRK Perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi kurikulum, kegiatan pembelanjaran (perkuliahan, praktikum atau praktek, KKP, KKN, seminar, dan tugas-tugas perkuliahan lainnya, pengembangan/pemutakhiran kurikulum, dan lain-lain.
5. Sistem Pembelajaran
SPB Sistem dan proses pembelajaran, pengkajian dan pengembangan system pembelajaran, monitoring dan evaluasi pelaksanaan system pembelajaran, fasilitas, sarana dan prasarana pembelajara, layanan perpustakaan, dan lain-lain
6. Kemahasiswaan KMS Pembinaan dan pengembangan penalaran, minat, bakat, seni, dan kesejahteraan mahasiswa, kegiatan unit-unit layanan mahasiswa, partisipasi dan prestasi mahasiswa dalam kegiatan (ilmiah, minat dan bakat) di tingkat local/ nasional/regional/global, dan lain-lain. 7. Suasana
Akademik
SSA Pembinaan kegiatan/program interaksi dosen dengan mahasiswa, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, pemberian penghargaan bagi dosen dan mahasiswa, fasilitasi pencapaian keunggulan akademik, penyelenggaraan seminar, lokakarya, symposium, demonstrasi/pameran, dan lomba karya ilmiah dosen dan mahasiswa, partisipasi dalam forum ilmiah di tingkat nasional dan internasional, dan lain-lain
8 Lulusan LLS Analisa data akademik program studi, profil dan pemetaan lulusan, layanan bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan, peningkatan interaksi antara lulusan dan institusi, evaluasi dan pelacakan lulusan, dan lain-lain
9 Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
PPM Pengembangan, fasilitasi dan pemberdayaan penelitian dan pengabdian masyarakat, kebijakan dasar, agenda tahunan, peraturan pengusulan proposal, keterlibatan mahasiswa, monitoring dan evaluasi, pemanfaatan hasil, pedoman pengelolaan, diseminasi dan promosi hasil-hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, hak kekayaan intelektual, dana penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, kerjasama dengan berbagai institusi atau lembaga, hibah kompetisi, pendataan, dan lain-lain
10 Program Studi PRS Pembukaan dan penutupan program studi, studi kelayakan program studi, akreditasi, pendataan dan informasi mutakhir tentang peringkat serta masa berlaku akreditasi nasional/internasional, dan lain-lain
11 Sistem
Informasi dan Perpustakaan
SIM Perencanaan, pengelolaan system, pengumpulan data, analisis, penyimpanan, pengambilan data (retrieval), presentasi data dan informasi, komunikasi dan koordinasi internal serta kerjasama eksternal, pemutakhiran piranti keras dan lunak, sumberdaya mausia serta organisasi, akses mahasiswa, staf dan sivitas akademika, dan lain-lain
12 Sistem Jaminan Mutu Internal
SJM Pengorganisasian, manual mutu, kebijakan mutu, prosedur mutu, instruksi kerja mutu, sasaran mutu, peningkatan mutu berkelanjutan serta pengembangan system penjaminan mutu, monitoring dan evaluasi, tindakan perbaikan, rekaman data dan informasi proses dan hasil pelaksanaan system penjaminan mutu
13 Keuangan (pendanaan)
KEU Perencanaan/alokasi anggaran, sumber pendanaan, penggalangan dana, pemanfaatan, akuntabilitas, system monitoring, pelaporan dan evaluasi keuangan
14 Sumberdaya Manusia
SDM Perencanaan, rekrutmen dan seleksi, orientasi dan penempatan, pengembangan karir, penghargaan dan sanksi, remunarasi, pemberhentian SDM, dan lain-lain
15 Prasarana dan Sarana
PSS Perencanaan, pengadaan, pendataan, pemanfaatan, pemeliharaan, penghapusan, pemutakhiran sarana dan prasarana, perlengkapan/rumah tangga, dan lain-lain
4. REFERENSI
4.1. Undang-undang No. 20/2003 tentang Sisdiknas.
4.2. PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Pasal 45 tentang Pengendalian Mutu dan Pasal 18, 19 tentang standar kompetensi Pendidikan Tinggi. 4.3. Surat Dirjen DIKTI 332/D/T/2007 tentang Pemilihan Dosen Berprestasi 2007
4.4. Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 1023/JO5/SK/PP/2005 tentang Peraturan Akademik Program Sarjana (S-1) Universitas Sumatera Utara.
4.5. Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 3128/JO5/AK/ 2004 tentang Peraturan Akademik Program Diploma Universitas Sumatera Utara.
4.6. Peraturan Akademik Program Studi Teknik 2007 4.7. Manual Mutu SMM USU 2005.
4.8. Manual Mutu SPS USU 2007.
4.9. Manual Mutu Program studi magister Teknik Arsitektur USU 2007
5. KETENTUAN UMUM
a. Bagian yang bertanggung jawab terhadap pengendalian record adalah bagian agenda yang terdapat pada struktur organisasi Program Studi .
6. TUJUAN PENGENDALIAN RECORD
Prosedur Pengendalian Record bertujuan agar terjadi peningkatan kinerja terutama surat menyurat dan yang berhubungan dengan kegiatan administrasi Program Studi
7. PROSEDUR PELAKSANAAN
Prosedur pelaksanaan pengendalian record ditunjukkan dalam diagram alir berikut.
Surat Masuk/Agenda (No.Surat)
Disposisi KTU/Sekretaris Program Studi
Surat Keluar Agenda (No.Surat) Tata Usaha
Program Studi
Ditanda tangani oleh Ketua Program Studi/Sekretaris Program Studi Tata Usaha Program Studi PELAKSANA KTU/Sekretaris Program Studi Ketua Program Studi/ Sekretaris Program Studi studikan PROSES
Umumkan atau teruskan ke Departemen, dosen, pegawai,
mahasiswa dan laboratorium Tata Usaha
Program Studi
