MENU CEROL DAN KEBIJAKAN BARU
1. Pengajuan persetujuan bahan baru di Cerol
2. Pengajuan Surat Keterangan di Cerol
3. Pengiriman Laporan Berkala di Cerol
4. Kebijakan mengenai Daftar Bahan yang Disetujui LPPOM MUI
di Cerol
5. Kebijakan mengenai persetujuan bahan baru yang memiliki
SH MUI dan ada di website/aplikasi LPPOM MUI
Definisi bahan baru: bahan baru/alternatif yang
digunakan untuk produk yang sudah disertifikasi halal
Keunggulan Menu Cerol
dan Kebijakan Baru
• Total waktu proses pengajuan menjadi lebih cepat, bahkan untuk
persetujuan Daftar Bahan tidak memerlukan waktu karena data
otomatis tersedia di Cerol.
• Dapat memonitor proses pengajuan secara realtime
• Mengurangi penggunaan kertas (Go Green)
• Dapat mengunduh surat persetujuan bahan baru, surat keterangan
proses, surat konfirmasi laporan berkala dan Daftar Bahan dari
Cerol
• Kemudahan bahan baru yang memiliki SH MUI dan ada di website/
aplikasi LPPOM MUI maka tidak perlu dilakukan persetujuan bahan
baru ke LPPOM MUI
1. Pengajuan persetujuan bahan baru
Dilakukan melalui menu Inquiry Material Approval, click Add Data
Setelah pengisian bahan baru selesai, klikChoose File danUpload untuk melakukan upload dokumen bahan. Jika jumlah file yang diupload lebih dari satu, maka file dikumpulkan dalam satu folder lalu dicompressed menjadi file ZIP/RAR lalu diupload
Penjelasan mengenai pengisian data bahan baru dapat dilihat pada halaman selanjutnya
• Type: pilih Registerjika bahan baru akan digunakan untuk produk yang sudah
disertifikasi melalui Cerol. Pilih Un-Register jika bahan baru akan digunakan untuk produk yang belum disertifikasi dan akan dikenai biaya.
• Language: pilih bahasa surat persetujuan bahan baru
• Reg. Number: pilih salahsatu nomor registrasi yang menggunakan bahan baru (walaupun bahan digunakan di beberapa registrasi/kelompok produk)
• Group: otomatis akan terisi sesuai dengan nomor registrasi yang dipilih
• Inquiry No. Reference: nomor surat persetujuan bahan sebelumnya, jika surat sebelumnya merekomendasikan bahan tidak dapat digunakan
• Pengisian data bahan baru sama seperti cara pengisian data bahan pada saat registrasi sertifikasi, yaitu cara manual dan import CSV. Panduan pengisian Daftar bahan dapat dilihat pada halaman selanjutnya.
• Cara manual: isi data bahan baru dengan mengklik Add Row. Data material,
producer and country harus diisi. Lakukan penambahan bahan sampai semua bahan baru terisi, selanjutnya klik Process. Jika Anda menambah bahan kembali setelah klik Process, maka bahan tersebut akan diproses terpisah dengan nomor surat persetujuan bahan baru yang berbeda.
• Cara import CSV: klik Choose File, pilih file CSV, lalu klik Import CSV
5
Panduan Pengisian Kolom Daftar Bahan :
• Material Name : cantumkan seluruh bahan, meliputi bahan baku dan bahan tambahan serta bahan penolong (termasuk bahan-bahan alternatif) dalam bentuk nama, merk atau kode bahan (misalnya tepung terigu cap xxx; perisa leci xxxx, dll). Nama bahan tidak boleh ada tulisan ID, RM, %, #, ’
• Producer : cantumkan nama pabrik yang memproduksi bahan (misalnya PT ABCDE, Shugoi Co. Ltd., dll). Khusus untuk bahan nabati tanpa olahan, dapat diisi dengan ”petani”
• Country : cantumkan negara pabrik yang memproduksi bahan (misalnya Indonesia, Jepang, dll).
• Supplier : cantumkan pemasok (supplier) dari bahan. Untuk bahan yang dibeli secara retail, maka dapat ditulis secara umum seperti toko/pasar. Untuk bahan yang termasuk dalam Daftar Bahan Tidak Kritis (SK07/Dir/LPPOM MUI/I/13), maka tidak perlu mencantumkan nama pemasok dan dapat ditulis “-”
• Halal By: cantumkan lembaga penerbit Sertifikat Halal untuk bahan yang bersangkutan, yaitu MUI atau lembaga sertifikasi yang diakui MUI.
• Certificate No : cantumkan nomor Sertifikat halal untuk bahan yang bersangkutan.
• Valid End : cantumkan tanggal berakhirnya masa berlaku Sertifikat halal. Untuk cara manual, penulisan
tanggal menggunakan format YYYY-MM-DD, misalnya 2012-12-30 untuk penulisan tanggal 30
Desember 2012. Untuk cara import file, format penulisan tanggal menggunakan format
YYYY-MM-DD atau mengikuti format tanggal yang terdapat pada file template CSV.
• Other Doc : isikan jenis dokumen lain yang dilampirkan, misal flow process, spesifikasi, MSDS.
• Remarks : cantumkan keterangan asal bahan jika tidak didukung dengan dokumen (misalnya bahan nabati, bahan tambang, bahan kimia), atau nomor surat persetujuan penggunaan bahan dari LPPOM MUI untuk produk pengembangan/perpanjangan (bila ada), atau”inaktif” jika bahan sudah lama tidak digunakan
Setelah pengajuan selesai dilakukan, anda bisa melihat status persetujuan bahan dengan melihat pada kolom Status seperti berikut. Jika tertulis
Completed maka proses sudah selesai, jika tertulis Edit maka dokumen bahan
belum selesai di upload oleh perusahaan, dan jika tertulis On Process maka pengajuan masih dalam proses di LPPOM MUI
7
Khusus untuk tipe Un-register, perusahaan membayar biaya pengajuan sesuai dengan Bill pada menu Pay Material Approval. Klik Paid.
1. Pengajuan approval
bahan baru di Cerol (Lanjutan)
Upload bukti transfer
1. Pengajuan approval
bahan baru di Cerol (Lanjutan)
Perusahaan dapat mengunduh surat persetujuan bahan baru (format pdf) melalui menu View Material Approval dengan meng-klik Print pada kolom
Action.
2. Pengajuan Surat Keterangan
di Cerol
11
● Dilakukan melalui menu Inquiry SK
● Pilih type SK: SKP (Surat Keterangan Proses), SKPP (Surat Keterangan Proses Perpanjangan), atau SKH (Surat
Keterangan Halal).
● Pilih nomor registrasi yang akan diajukan SK nya
● Pilih Bahasa Indonesia atau English untuk bahasa SK ● Klik Process
• Setelah semua proses selesai dilakukan, anda bisa
melihat status inquiry SK dengan melihat kolom Action
dan dapat mencetak SK dengan meng-klik Print
2. Pengajuan Surat Keterangan
di Cerol (Lanjutan)
13
Syarat dan Masa Berlaku SK
• Syarat SKP dan SKPP: telah dilakukan proses audit serta telah memenuhi kriteria bahan dan fasilitas
• Khusus untuk SKPP dapat diterbitkan sebelum dilakukan proses audit jika tanggal selesainya registrasi di Cerol
selambat-lambatnya 2 bulan sebelum habis masa berlaku Sertifikat halal dan sudah melunasi akad sertifikasi.
• SKP dan SKPP berlaku selama 3 bulan dan dapat
diperpanjang 1 kali dengan mengajukan inquiry kembali. • Syarat SKH: setelah produk suatu perusahaan dinyatakan
lulus dalam Rapat Komisi Fatwa MUI dan perusahaan sudah melunasi akad sertifikasi (jika terdapat revisi akad). SKH berlaku selama 1 bulan dan tidak dapat diperpanjang
3. Pengiriman Laporan Berkala
di Cerol
15
● Dilakukan melalui menu Regular Report
● Pilih nomor registrasi dan manufacturer yang akan
diajukan laporan berkala nya
● Isi tanggal audit internal, pihak auditor dan auditee,
tindakan koreksi dan upload file ringkasan audit
internal
● Isi kolom keterangan perubahan, dan jika ada
perubahan maka isi kolom memo
● Tampilan menu Regular Report dapat dilihat pada
halaman selanjutnya
17
• Setelah semua proses selesai dilakukan, anda bisa melihat komentar dari Bidang SJH melalui menu View Comments Regular Report di kolom HAS Comments dan dapat
mencetak surat konfirmasi laporan berkala dengan mengklik
View PDF
3. Pengiriman Laporan Berkala
di Cerol (Lanjutan)
4. Kebijakan mengenai Daftar Bahan yang
Disetujui LPPOM MUI di Cerol
• Daftar Bahan tersedia di Cerol setelah proses sertifikasi selesai, dapat dilihat pada menu Registered Materials.
• Pada saat audit, auditor dan perusahaan melakukan verifikasi data bahan di Cerol sesuai dengan hasil audit
• Klik View untuk melihat, mengunduh dan/atau mencetak Daftar Bahan (format pdf). Klik Update untuk memperbaharui data bahan dan/atau dokumen bahan.
• Berikut tampilan setelah klik Update. Klik Edit untuk memperbaharui data bahan (penjelasan di halaman berikutnya)
• Klik Browse untuk memilih file dokumen bahan dan klik Process Upload
Data untuk melakukan upload dokumen. Menu ini dapat digunakan jika
ada Sertifikat halal terbaru atau dokumen pendukung bahan terbaru.
21
4. Kebijakan mengenai Daftar Bahan yang
Disetujui LPPOM MUI di Cerol (Lanjutan)
• Tampilan setelah klik Update dan Edit • Data nama bahan, producer dan
country of producer tidak dapat diganti
• Data Sertifikat halal: mengganti nomor/masa berlaku pada kolom Halal By, Certified No dan Valid End • Penggantian dokumen: pada kolom
Other doc, misalnya awalnya
spesifikasi diganti menjadi flowchart • Kolom Remarks: bisa diisi dengan
keterangan asal bahan atau “inaktif” jika bahan sudah lama tidak digunakan • Lakukan penggantian data, setelah itu
klik Submit
4. Kebijakan mengenai Daftar Bahan yang
Disetujui LPPOM MUI di Cerol (Lanjutan)
• Berikut tampilan setelah klik Update
• Klik List of Registered Materials dan klik View untuk melihat dokumen yang telah di upload
23
4. Kebijakan mengenai Daftar Bahan yang
Disetujui LPPOM MUI di Cerol (Lanjutan)
5. Kebijakan mengenai approval bahan
baru yang memiliki SH MUI dan ada di
website/aplikasi LPPOM MUI
• Bahan baru yang memiliki SH MUI dan ada di website/ aplikasi LPPOM MUI maka tidak perlu dilakukan persetujuan bahan baru ke LPPOM MUI
• Definisi bahan baru: bahan yang digunakan untuk produk yang sudah disertifikasi dan untuk produk pengembangan. Bahan baru yang digunakan untuk produk pengembangan boleh diajukan
pada saat registrasi pengembangan di Cerol
• Perusahaan yang mendaftarkan produknya di Cerol perlu hati-hati saat memasukkan status “Unpublished” karena akan berpengaruh pada kemunculan produk yang sudah disertifikasi pada website/aplikasi LPPOM MUI. Pilihan “Unpublished”
digunakan apabila perusahaan tidak mau memunculkan nama produk di website LPPOM MUI. Jika tidak dipilih, maka produk akan dipublikasikan.
Tampilan website LPPOM MUI
(klik Search Halal Product)
• Tampilan website LPPOM MUI setelah klik Search halal product. Pencarian produk halal dapat dilakukan
berdasarkan nama produk, nama produsen dan nomor Sertifikat. Isi data yang akan dicari dan klik Cari.
5. Kebijakan mengenai approval bahan
baru yang memiliki SH MUI dan ada di
website/aplikasi LPPOM MUI (Lanjutan)
27
5. Kebijakan mengenai approval bahan
baru yang memiliki SH MUI dan ada di
website/aplikasi LPPOM MUI (Lanjutan)
• Contoh tampilan setelah klik Cari untuk produk corn starch. Klik Print hasil pencarian untuk mencetak data.
Pertanyaan Umum tentang Material Baru
a. Ada 3 tipe material baru yang digunakan untuk produk yang telah bersertifikat
halal: (1) Bahan yang terdapat di Daftar Bahan Tidak Kritis, (2) Bahan yang sudah bersertifikat halal MUI dan tertera di website LPPOM MUI
(www.halalmui.org), (3) Bahan yang harus mendapatkan persetujuan sebelum digunakan melalui menu “Inquiry Material Approval” di CEROL.
b. Perusahaan harus membuat Daftar Bahan baku baru (merujuk ke poin a). Daftar
bahan baku baru harus diupdate kapapun ada penambahan bahan baru.
Perusahaan harus menambahkan bahan baku baru tersebut pada saat melakukan registrasi perpanjangan sertifikat halal.
c. Daftar bahan yang disetujui LPPOM mencakup material yang terdapat di menu
“Registered Material” (di CEROL) dan Daftar Bahan Baku Baru yang dibuat oleh
perusahaan (merujuk ke poin b).
d. Pengajuan bahan baku baru dapat dilakukan dengan menggunakan 1 aplikan (1
username) dan digunakan untuk Divisi lain yang masih 1 grup dengan
perusahaan. Namun, seluruh aplikan (username) harus mencantumkan bahan tersebut pada saat registrasi perpanjangan sertifikat halal.
e. Semua bahan baku yang sudah disetujui penggunaanya melalui menu “Inquiry Material Approval” akan di-review kembali pada saat registrasi perpanjangan
