Aplikasi Pengelolaan Dana Santunan Pada Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI Palembang

(1)

Received June1st,2012; Revised June25th, 2012; Accepted July 10th, 2012

Aplikasi Pengelolaan Dana Santunan Pada

Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI

Palembang

Muhammad Taufiq1, Yeni Echimelia2, Yulistia3, Rika Kharlina4 1,2

STMIK GI MDP, Jl Rajawali No 14 Palembang, 0711-376400 3

Jurusan Komputerisasi Akuntansi, STMIK GI MDP, Palembang e-mail: *1[email protected], 2[email protected],

3

[email protected], 4[email protected]

Abstrak

Tujuan dibuatnya aplikasi pengelolaan dana santunan pada Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI Palembang, dapat meminimalisir kesalahan pengelolaan dana santunan yang seringkali diajukan oleh anggota KORPRI secara berulang dalam satu jenis santunan. Metode yang digunakan adalah metodologi Iteratif (pengulangan),dimana setiap pekerjaan dapat dilakukan secara berulang ulang, tahapan dalam metode iteratif ini melakukan wawancara, observasi, studi pustaka, pada tahap analisis penulis mengidentifikasi permasalahan sehingga penulis dapat menentukan gambaran mengenai aplikasi apa yang harus dibuat, tahap perancangan melakukan rancangan terhadap sistem untuk mengatur pengelolaan dana santunan pada Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI. Aplikasi ini menggunakan Visual Basic 2012 dan SQL Server 2012 adalah database yang sangat kuat dan stabil dalam penyimpanan data. Hasil yang dapat dicapai dalam merancang aplikasi ini adalah menyediakan aplikasi yang memudahkan penggunanya melakukan perekapan laporan dan pembuatan laporan lebih cepat dan terstruktur.

Kata kunci —Aplikasi, Pengelolaan Dana Santunan, Iterasi, Visual Basic 2012, SQL Server

2012.

Abstract

Purpose of the management funds compensation application on secretariat of committee KORPRI Palembang that can minimize management funds compensation errors which is often put forward bymembers of KORPRI repeatedly in one type of compensation The methods that used in this issue is iterative method (repeat), which means every part can be running in repeat. The steps in this iterative method are taking an interview, doing the observation, and doing literature review, Inthe part of analysis, the writers identified the issue to picture what program that can be used. In the part of design, the writers did the design for the system to develop the funding management compensation in secretariat of committee KORPRI. This application is using Visual Basic 2012 and SQLServer 2012. SQL Server 2012 is the strongest database and stable in database. The result in developing this program are providing the program that can easy the user to collect the report and making the report faster also structural.

Keywords — Aplication, Funds Management Compensation, Iteration Method, Visual Basic

(2)

IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page 1. PENDAHULUAN

Diera teknologi informasi seperti saat ini baik perusahaan maupun badan usaha lainnya membutuhkan teknologi informasi yang dapat membantu kinerja mereka agar hasilnya cepat dan tepat. Salah satu jenis teknologi informasi yang dapat digunakan adalah aplikasi komputer biasanya diciptakan untuk mempermudah dalam mengerjakan suatu tugas didalam sebuah komputer seperti untuk mengolah data.

Dari penggunaan aplikasi komputer terdapat beberapa manfaatbagi sebuah perusahaan, organisasi dan juga instansi yaitu mempermudah sharing file, misalnyasuatu perusahaan ataupun organisasimemiliki banyak sekali dokumen ataupun file-file yang harus saling dilihat antar divisi ataupun bagian.Dengan adanya aplikasikomputer ,maka proses sharing file dan juga dokumen menjadi lebih mudah dan juga prosesnya menjadilebih singkat. Mempermudahakses data, apabila seorang sekretaris atau bendahara ingin melihat data dari karyawannya, maka saat itu juga sekretaris atau bendaharaakan dapat dengan mudah mengakses data karyawan yang ingin dicari. Adapun kelemahan atau kerugian apabila kita tidak menggunakan aplikasi komputer yaitu memerlukan waktu yang lama untuk menyelesaikan suatu pekerjaan

Korps Pegawai Republik Indonesia atau disingkat KORPRI adalah organisasi di Indonesia yang anggotanya terdiri dari Pegawai Negeri Sipil, pegawai BUMN, serta perangkat Pemerintah desa.Meski demikian, KORPRI sering kali dikaitkan dengan Pegawai Negeri Sipil. Kedudukan dan kegiatan KORPRI tak terlepas dari kedinasan.

Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI merupakan bagian dari PEMERINTAHAN KOTA PALEMBANG yang bergerak dibidang Hukum dan Sosial yang kegiatannya memberikan dana santunan dan mengelola data pegawai yang mengajukan dana santunan.

Pencatatan data pegawai pada sekretariat dewan pengurus KORPRI menggunakan

Microsoft Excel dimana pencatatan pengajuan, pencatatan anggaran dan pencatatan dana santunan masih terpisah sehingga sering terjadi kesalahan perekapan data, pengajuan dana santunan seringkali dilakukan secara berulang dalam satu jenis santunan membuat kerugian anggaran yang sudah ditetapkan, lambatnya pimpinan sekretariat dewan pengurus KORPRI (sekretaris) menentukan keputusan penerimaan dana santunan yang belum terkelompok secara otomatis, sekretaris kesulitan dalam mengetahui laporan anggaran mengenai dana yang telah dikeluarkanmaupun dana yang belum keluar.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dalam Tugas Akhir ini mengambil judul “APLIKASI PENGELOLAAN DANA SANTUNAN PADA SEKRETARIAT DEWAN PENGURUS KORPRI KOTA PALEMBANG”.

2. LANDASAN TEORI 2.1.1 Pengertian Aplikasi

Aplikasi adalah alat terapan yang difungsikan secara khusus dan terpadu sesuai kemampuan yang dimilikinya (Sutabri, 2012, h.147).

2.1.2 Pengertian Analisis Sistem

Analisis Sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian-bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka (Fatta, 2007, h.44).

2.1.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan (Fatta, 2007, h.119).

(3)

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

Tabel 2.1 Elemen (Data Flow Diagram ) DFD menurut De Marco and Jourden

Sumber : Hanif Al Fatta 2007, h.107

Langkah-langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi menjadi 3 (tiga) tahap atau tingkat kontruksi DFD (Sutabri, 2012, h.120) yaitu sebagai berikut:

1. Diagram Konteks

Diagram yang dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk menggambarkan sistem secara umum/global dari keseluruhan sistem yang ada.

2. Diagram Nol

Diagram nol dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.

3. DiagramDetail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di diagram nol

2.1.4 Analisis Keluaran

Analisis keluaran merupakan Informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem (Fatta, 2007, h.11). 2.1.5 Analisis Masukan

Analisis masukan merupakan input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar (Fatta, 2007, h.10).

2.1.6 Analisis Data

Analisi data merupakan kegiatan setelah seluruh data terkumpul, dan dikelompokan berdasarkan variabel dan jenis responden (Fatta, 2007, h.50).

2.1.7 Analisis Kebutuhan

Analisis kebutuhan merupakan sistem menitik beratkan pada bagaimana mengidentifikasi kelemahan yang dijumpai pada sistem lama (Fatta, 2007, h.62).

2.1.8 Pengertian Basis Data (Database)

Basis data (Database) adalah kumpulan data yang saling berelasi (Kusrini, 2007,h.2).

Keterangan Simbol

Proses : Memiliki Nomor Nama Deskripsi proses satu/lebih output data flow satu/lebih input flow.

Data Flow : Setiap Data Flow memiliki nama

deskripsi satu/lebih koneksi ke suatu proses.

Nama

Data Store: Setiap Data Store memiliki Nomor

Nama Deskripsi satu/lebih input data flow satu/lebih output data flow.

Entitas : Setiap Entitas Eksternal memiliki Nama Deskripsi.

Nama Entitas

Nama

proses

(4)

IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page 2.1.9 Sistem Basis Data

Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan sistem manajemen basis data (SMBD). Komponen- komponen sistem basis data meliputi (Kusrini, 2007, h.11) 2.1.10 Pengertian ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD (Entity Relationship Diagram) adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis (Fatta, 2007, h.121).

Tabel 2.2 Simbol-simbol dari ERD

Sumber : Hanif Al Fatta, 2007, h.124

2.1.11 Spesifikasi File

Spesifikasi file dalam bentuk uraian rinci tentang tiap-tiap relasi (tabel/file) yang disesuiakan dengan software yang akan dipakai.

2.1.12 Rancangan Kode

Rancangan kode merupakan pemberian nomor kode denga memberikan angka tertentu pada kelompok, golongan, dan jenis (Fatta, 2007, h.29).

2.1.13 Rancangan Masukan

Rancangan masukan (input) untuk aplikasi server yang terdiri dari desain form untuk manajemen pengguna (Fatta, 2007, h.158).

2.1.14 Rancangan Keluaran

Rancangan keluaran (output) dirancang untuk diakses pada aplikasi server sebagai laporan dari proses-proses yang ada di aplikasi klien (Fatta, 2007, h.162).

2.1.15 Rancangan Dialog Layar

Rancangan dialog layar merupakan tampilan yang dibutuhkan oleh sistem yang telah dirancang untuk menjaga agar pemasukan data benar (Fatta, 2007, h.165).

2.1.16 SQL Server 2012

SQL server adalah sofware RDBMS kelas enterprise yang cukup banyak digunakan oleh dunia koprat. Dengan menggunakan sql server, user dapat menyimpan

IDEF1X

Entitas :

Orang, tempat, atau benda memiliki nama tunggal ditulis dengan huruf besar berisi lebih dari satu instance

ENTITY-NAME

Atribute :

Properti dari entitas harus digunakan oleh minimal 1 proses bisnis dipecah dalam detail

ENTITY-NAME

Relationship :

Menunjukkan hubungan antar 2 entitas dideskripsikan dengan kata kerja memiliki modalitas (null/not null) memilki

kardinalitas (1:1, 1:N atau M:N) Relationship-Name Identifier Attribute-name Attribute-name Attribute-name

(5)

banyak data dan mengimplementasikannya untuk kepentingan bisnis dan perusahaan (Wahana Komputer, 2013, h.2)

2.1.17 Pengertian Microsoft Visual Basic 2012

Visual basic 2012 merupakan bahasa pemrograman yang paling populer dalam dunia komputer.Beraneka ragam program dapat diubahdengan aplikasi ini (Komputer, 2013, h.2).

Gambar 2.1 Tampilan Visual Basic 2012 2.1.18 Metodologi

Metodologi yang digunakan pada pengembangan sistem ini adalah metodologi iterasi (perulangan). Metodologi adalah ilmu tentang metode atau uraian tentang metode untuk mencapai suatu tujuan (Sutabri,2012, h.150).

Tahapan utama dalam proses pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut (Sutabri, 2012, h.59) :

1. Investigasi Sistem

Manfaat dari fase penyelidikan ini adalah untuk menentukan masalah-masalah atau kebutuhan yang timbul.

2. Analisis Sistem

Tahap analisis bertitik- tolak pada kegiatan dan tugas- tugas dimana sistem yang berjalan dipelajari lebih mendalam, konsepsi, dan usulan dibuat untuk menjadi landasan bagi sistem yang baru akan dibangun. Salah satu tujuan terpenting pada tahap ini adalah mendefinisikan sistem berjalan.

3. Desain Sistem

Pada tahap ini sebagian besar kegiatan yang berorientasi ke komputer dilaksanakan. Spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak (HW/SW) yang telah disusun pada tahap sebelumnya ditinjau kembali dan disempurnakan.

4. Implementasi

Tahap implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui dan menguji, menginstal dan memulai penggunaan sistem baru atau sistem yang diperbaiki.

5. Pemeliharaan Sistem

Disarankan adanya dua tahap review yang harus dilaksanakan.Pertama kali tidak terlalu lama setelah penerapan sistem, di mana tim proyek masih ada dan masing-masing anggota masih memiliki ingatan yang segar atas sistem yang mereka buat.

(6)

IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page 3. ANALISI SISTEM Uraian Prosedur yang Berjalan

Prosedur yang ada pada KORPRIkota Palembang ialah prosedur pendataan yang menjadi angggota KORPRI kota Palembang, prosedur pengajuan santunan, prosedur persetujuan pengajuan santunan, prosedur pemanggilan anggota yang mengajukan santunan, prosedur pencairan dana santunan, prosedur pemberian dana santunan, prosedur perekapan laporan anggaran / dana santunan

a. Prosedur keanggotaan

Prosedur yang menjadi anggota KORPRI kota Palembang yang dapat mengajukan santunan berasal dari PNS SKPD, Guru dan Instansi Vertikal dapat diliat pada tabel sebagai berikut:

Tabel 3.1 Daftar Anggota KORPRI kota Palembang Yang Berasal PNS SKPD

NO. NAMA KANTOR / DINAS SATKER

JUMLAH PEGAWAI NEGERI SIPIL GOL I GOL II GOL III GOLI V SEMUA GOL 1 WALIKOTA - - - 2 2 2 SEKRETARIAT DAERAH 7 42 102 104 255 3 SEKRETARIATDPRD - 12 19 10 41

4 BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH DAN DIKLAT - 12 41 9 62

5 BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH 1 2 27 9 39

6 INSPEKTORAT KOTA 2 2 31 13 48

7 BADAN LINGKUNGAN HIDUP 1 2 26 7 36

8 BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK - 5 13 10 28

9 DINAS PENERANGAN JALAN, PERTAMANAN DAN

PEMAKAMAN

1 7 28 6 42

10 BADAN PENANAMAN MODAL DAERAH - 7 25 6 38

11 DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL - 9 20 9 38

12 DINAS PENDAPATAN DAERAH 1 35 111 13 160

13 DINAS PARIWISATA DAN KEBUDAYAAN 9 24 25 10 68

14 DINAS KEBERSIHAN 1 13 40 5 59

15 DINAS PEKERJAAN UMUM BINA MARGA DAN

PENGELOLAAN SUMBER DAYA AIR

- 10 49 11 70

16 DINAS PEKERJAAN UMU CIPTA KARYA DAN

PERUMAHAN

- 6 23 9 38

17 BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAN

PEMADAM KEBAKARAN

8 172 75 5 260

18 DINAS SOSIAL - 6 32 11 49

19 DINAS PERTANIAN, PERIKANAN DAN KEHUTANAN 3 11 78 20 112

20 DINAS PERINDUSTRIAN, PERDAGANGAN DAN

KOPERASI

2 12 29 13 56

21 DINAS KESEHATAN 3 135 778 66 982

22 DINAS TATA KOTA - 7 48 4 59

23 DINAS TENAGA KERJA - 6 32 13 51

24 DINAS PERHUBUNGAN 4 72 115 10 201

25 SATUAN POLISI PAMONG PRAJA 11 119 107 2 239

26 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI - 9 20 12 41

27 BADAN KELUARGA BENCANA DAN

PEMBERDAYAAN PEREMPUAN

- 7 78 26 111

28 BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN

KELURAHAN

- 3 14 9 26

29 BADAN ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI - 7 8 10 25

(7)

31 KECAMATAN ILIR TIMUR II 1 10 69 7 87

32 KECAMATAN ILIR BARAT I 1 10 45 6 62

33 KECAMATAN ILIR BARAT II 1 6 52 3 62

34 KECAMATAN SEBERANG ILIR ULU I 1 6 62 2 71

35 KECAMATAN SEBERANG ULU II - 3 55 1 59

36 KECAMATAN SUKARAMI - 8 52 2 62

37 KECAMATAN GANDUS - 5 36 2 43

38 KECAMATAN BUKIT KECIL 1 3 47 1 52

39 KECAMATAN KERTAPATI - 9 41 5 55

40 KECAMATAN PLAJU - 2 53 4 59

41 KECAMATAN KEMUNING 1 7 43 5 56

42 KECAMATAN KALIDONI 1 6 41 1 49

43 KECAMATAN SAKO 1 6 40 4 51

44 KECAMATAN ALANG-ALANG LEBAR - 9 42 2 53

45 KECAMATAN SEMATANG BORANG - 11 32 3 46

46 DINASPENDIDIKAN, PEMUDA DAN OLAHRAGA 2 137 506 664 1.309

47 RSUD PALEMBANG BARI - 73 169 20 262

48 KANTOR PELAYANAN PERIJINAN TERPADU - 16 30 1 47

49 SEKRETARIAT DEWAN PENGURUS KORPRI 1 4 3 - 8

50 BADAN NARKOTIKA - 1 9 1 11

51 BADAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAERAH - 11 50 3 64

JUMLAH 66 1.101 3.541 1.176 5.884

Sumber : Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI, 2016

Tabel 3.2 Daftar Anggota KORPRI kota Palembang Yang Berasal GURU

JUMLAH PEGAWAI NEGERI SIPIL GOL I GOL II GOL III GOLI V SEMUA GOL

1 GURU SD KECAMATAN ILIR BARAT I 3 19 53 442 517

2 GURU SD KECAMATAN ILIR BARAT II 1 8 21 141 171

3 GURU SD KECAMATAN ILIR TIMUR I - 7 19 179 202

4 GURU SD KECAMATAN ILIR TIMUR II 2 14 50 312 378

5 GURU SD KECAMATAN SEBERANG ULU I - 43 79 350 427

6 GURU SD KECAMATAN SEBERANG ULU II 1 4 24 140 169

7 GURU SD KECAMATAN SAKO 3 8 32 263 306

8 GURU SD KECAMATAN SUKARAME 1 20 63 419 503

9 GURU SD KECAMATAN BUKIT KECIL - 6 14 129 149

10 GURU SD KECAMATAN GANDUS - 22 39 89 150

11 GURU SD KECAMATAN KEMUNING - 12 33 246 291

12 GURU SD KECAMATAN KALIDONI - 12 30 306 348

13 GURU SD KECAMATAN KERTAPATI 2 48 41 214 305

14 GURU SD KECAMATAN PLAJU - 17 23 211 251

15 GURU SD KECAMATAN SEMATANG BORANG - 4 13 54 71

16 GURU SD KECAMATAN ALANG-ALANG LEBAR - 6 27 128 161

17 GURU SMP NEGERI - 41 710 1.689 2.440

18 GURU SMA NEGERI - 8 488 729 1.222

19 GURU SMK NEGERI - 6 216 315 537

JUMLAH 13 305 1.975 6.350 8.643

(8)

IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page

Tabel 3.3 Daftar Anggota KORPRI kota Palembang Yang Berasal dari Instansi Vertikal

JUMLAH PEGAWAI NEGERI SIPIL GOL I GOL II GOL III GOLI V SEMUA GOL

1 KEMENTERIAN AGAMA KOTA PALEMBANG 2 75 365 132 574

2 BADANPERTANAHAN NASIONAL KOTA

PALEMBANG

- 23 41 4 171

3 LEMBAGA PEMASYARATAN KELAS I A PALEMBANG - 45 60 4 109

4 LEMBAGA PEMASYARATAN ANAK PALEMBANG - 19 33 2 54

5 LEMBAGA PEMASYARATAN WANITA KELAS I A

PALEMBANG

- 49 22 1 72

6 STASIUN METEOROLOGI SULTAN MAHMUD

BADARUDIN II PALEMBANG

- 11 16 1 28

7 STASIUN KLIMATOLOGI KENTEN PALEMBANG - 12 14 1 27

8 KANTOR IMIGRASI KELAS I PALEMBANG 1 89 70 3 163

9 DISTRIK NAVIGASI PALEMBANG - 90 70 2 162

10 BALAI PEMASYARATAN KELAS I PALEMBANG - 9 27 - 36

JUMLAH 3 422 718 150 1.293

Sumber : Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI, 2016

Sumber dana santunan dihasilkan dari iuran Anggota KORPRI yang setiap bulannya dipotong gaji yang dihitung berdasarkan golongan anggota.

a. Golongan 1 dan 2 dipotong gaji sebesar Rp. 25 ribu/bulan. b. Golongan 3 dan 4 dipotong gaji sebesar Rp. 35 ribu/bulan.

Dana Santunan berdasarkan Jenis Santunan dapat dilihat pada tabel 3.4 sebagai berikut :

Tabel 3.4 Dana Santunan berdasarkan Jenis Santunan

OPNAME PENSIUN MENINGGAL DUNIA

MUSIBAH KEBAKARAN GOL.

I, II, III & IV

GOL.III &IV GOL. I & II

Yang Bersangkutan

Suami / Istri Anak GOL. I, II, III & IV

Rp.1.000.000,- Rp.4.000.000,- Rp.3.500.000,- Rp.2.500.000,- Rp.2.250.000,- Rp.1.500.000,- Rp.2.500.000,- Sumber : Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI, 2016

Sistem yang berjalan pada Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI Kota Palembang adalah sebagai berikut :

b. Prosedur Pengajuan Santunan

Dalam prosedur ini, pemohon yaitu anggota KORPRI dapat mengajukan santunan satu kali dalam setahun pada satu jenis santunan. Ada empat jenis santunan danstandar operasional prosedur persyaratannya sebagai berikut:

1. Santunan Opname, Standar Operasional Prosedur persyaratan:

a. Minimal 3 hari dirawat di rumah sakit, bukan karena melahirkan dan hanya diberikan satu kali dalam setahun

b. Mengajukanpermohonan kepada pengurus Ketua/Sekretaris KORPRI di unit tempat anggota KORPRI yang bertugas

c. Membawa Surat Keterangan rawat inap rumah sakit d. Membawa kwitansi Pembayaran

e. Fotocopy SK pangkat terakhir

(9)

2. Santunan Pensiun, Standar Operasional Prosedur (SOP) persyaratannya : a. Surat Pengantar dari atasan.

b. Fotocopy SK pensiun.

c. Fotocopy kartu anggota KORPPRI (KTA)

3. Santunan suami, istri, anak dalam tanggungan negara meninggal dunia, Standar Operasional Prosedur persyaratan:

a. Surat Pengantar dari atasan.

b. Surat kematian darirumah sakit atau kelurahan. c. Fotocopy surat nikah.

d. Fotocopy surat Model A (KK). e. Fotocopy SK pangkat terakhir. f. Fotocopy kartu anggota KORPRI.

g. Fotocopy daftar gaji yang menunjukkan anak tersebut sebagai tanggungan

4. Santunan Musibah Kebakaran, Standar Operasional Prosedur persyaratannya : a. Surat Pengantar dari atasan.

b. Fotocopy SK terakhir.

c. Surat Keterangan mengalami musibah kebakaran dari Rt/Kelurahan d. Fotocopy kartu anggota KORPPRI (KTA)

Pemohon mengajukan berkas persyaratan di Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI kota Palembang kepada staf bantuan umum, staf bantuan umum mengelompokkan berkas persyaratan berdasarkan jenis santunandan memeriksa berkas persyaratan, apabila berkas persyaratan dinyatakan lengkap akan dilanjutkan proses pengentrian data ke microsoft excel, dan apabila berkas persyaratan dinyatakan tidak lengkap maka berkas persyaratan akan dikembalikan kepada pemohon.

c. Proses Pembuatan daftar pengajuan santunan

Staf bantuan umum membuat daftar pengajuan santunan berdasarkan arsip berkas persyaratan pengajuan. Daftar pengajuan santunan akan di ajukan kepada Sub Bagian Usaha, Bantuan Hukum dan Sosial, Sekretaris, dan Sekda

d. Proses Persetujuan Pengajuan Santunan

Daftar pengajuan santunan pemohon yang mengajukan santunan diajukan kepada Sub Bagian Usaha, Bantuan Hukum dan Sosial, untuk diperiksa dan disetujui, selanjutnya diajukan kepada SekretarisDewan Pengurus KORPRI untuk diperiksa dan disetujui.Daftar pengajuan santunan pemohon yang telah disetujui oleh Sub Bagian Usaha, Bantuan Hukum dan Sosial, dan Sekretaris Dewan Pengurus KORPRI, serta cek yang telah dibuat bendahara untuk pengeluaran dana santunan diajukan ke Sekda selaku ketua KORPRI kota palembang untuk diperiksa dan disetujui. Setelah data pemohon yang mengajukan santunan dan cek untuk pengeluaran dana santunan telah disetujui dan ditanda tangani oleh Sekda.

e. Proses Pemanggilan pemohon

Setiap tanggal 11 hasil dari proses berupa undangan dan kwitansi yang dibuat oleh Staf Bantuan Umum, undangan dan kwitansi dibagikan ke dinas masing-masing pemohon yang mengajukan santunan.

f. Proses Pencairan Dana Santunan

Cek yang telah dibuat oleh bendahara untuk pengeluaran dana santunan yang telah disetujui dan ditanda tangani oleh Sekda, dicairkanke bank mandiri syariah, setelah cek di cairkan bendahara memberikan dana santunan dan bukti pencairan kepadaSub Bagian Usaha, Bantuan Hukum dan Sosial untuk diberikan kepada pemohon sebagai dana santunan.

(10)

IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page g. Proses Pemberian Dana Santunan

Pada tanggal 17 di hari kerja pemohon yang telah diberi undangan dan kwitansi kembalike Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI untuk menemui Sub Bagian Usaha, Bantuan Hukum dan Sosial,Sub Bagian Usaha, Bantuan Hukum dan Sosial memberikan dana santunan berdasarkan kwitansi jenis santunan yang diajukan.

h. Prosedur Perekapan Laporan anggaran / dana santunan.

Semua dana santunan yang diajukan di input ke microsoft excel. Dan setiap akhir bulan KORPRI melakukan tutup buku sehingga penerimaan pengajuan santunan di tutup untuk mengetahui total semua pengajuan santunan yang ada di setiap bulan. Setiap awal bulan dari tanggal 1 sampai tanggal 10 semua berkas persyaratan pengajuan dana santunan di proses, tanggal 11 hasil dari proses berupa undangan dan kwitansi dibagikan ke dinas masing-masing yang mengajukan santunan, dan terakhir tanggal 17 di hari kerja pemberian dana santunan

Analisis Proses Data Flow Diagram (DFD) a. Diagram Konteks

Sistem Pengelolaan Dana Santunan Pemohon

Sub Bagian Usaha,Bantuan Hukum dan Sosial

Staff Bantuan Umum Sekretaris Bendahara Berkas_persyaratan_pengajuan Dana_santunan_&_Bukti_kwitansi Dana_santunan_&_Bukti_kwitansi Berkas_persyaratan_pengajuan Daftar_persetujuan_ pengajuan_santunan Undangan_&_kwitansi Sekda Daftar_pengajuan_santunan Daftar_persetujuan_pengajuan_santunan Daftar_pengajuan_santunan Daftar_persetujuan_pengajuan_santunan Cek_pengeluaran_dana_santunan_ yang_disetujui Daftar_pengajuan_santunan Dana_santunan_&_ daftar_list_pencairan Berkas_persyaratan_pengajuan_Tidak_lengkap Berkas_pengajuan Laporan_ berkas_persyaratan_pengajuan Laporan_persetujuan_santunan Laporan_dana_santuan Daftar_persetujuan_pengajuan_santunan Cek_pengeluaran_dana_santunan Dana_santunan_&_Bukti_pencairan Cek_pengeluaran_dana_santunan Cek_pengeluaran_dana_santunan_ yang_disetujui Cek_persetujuan_pengeluaran_dana_santunan Daftar_pengajuan_santunan

Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan

4 RANCANGAN SISTEM Rancangan Basis DataEntity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menjelaskan hubungan antar data dalam sebuah basis data yang akan dikembangkan pada Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI Kota Palembang pegawai nip (PK) IDinstansi IDgolongan nama jeniskelamin alamat pengguna username (PK) password status iuran IDdetail (PK) IDiuran nip jumlahiuran jenisSantunan IDjenis (PK) IDgolongan namajenis nilaitanggungan header_iuran IDiuran (PK) IDinstansi tanggalIuran totalIuran instansi Idinstansi (PK) namaInstansi Golongan IDgolongan (PK) namagolongan totalPotongan PengajuanSantunan NoPengajuan (PK) tanggalPengajuan nip IDjenis persetujuan IDpersetujuan (PK) NoPengajuan username tglpersetujuan statuspersetujuan pembayaran noPembayaran (PK) tangalPembayaran noPengajuan melakukan memiliki terdapat memiliki melakukan melakukan memiliki memiliki terdapat melakukan melakukan

(11)

Rancangan Layar (Form)Struktur Tampilan

Berikut ini merupakan tampilan dari aplikasi yang dapat dilihat pada Gambar 4.2.

Akses Pengguna Iuran santunan Pengajuan

santunan Pembayaran Persetujuan santunan Laporan 1.3 Menambahkan Pengguna 1.1 Login 1.2 Memperbarui Password 3.1 Pilih identitas pegawai 4.1 Cek Daftar pengajuan santunan 4.2 Input persetujuan santunan 2.1

Cari daftar instansi

3.2 Pilih jenis santunan

4.3 Tampil history persetujuan 5.1 Cek Daftar persetujuan santunan 6.2 Cetak laporan iuran santunan 6.1 Cetak laporan pegawai 6.3 Cetak laporan pengajuan santunan Aplikasi Pengelolaan Dana Santunan Pada

Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI Palembang

2.2 Tampil identitas pegawai & total

iuran 6.5 Cetak laporan pembayaran 6.4 Cetak laporan persetujuan santunan 5.2 Tampil total pembayaran

Gambar 4.2 Diagram Dekomposisi yang Diusulkan Data Flow Diagram (DFD) dari Sistem yang Diusulkan

Diagram Konteks

Berikut ini adalah diagram konteks yang diusulkan untuk Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI kota Palembang dapat dilihat pada Gambar 4.3

Aplikasi Pengelolaan Dana Santunan Pada Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI

Palembang Staf Bantuan Umum

Sekretaris perubahan_password_SBU

Username_SBU_&_password login_SBU_diterima

Info_golongan Info_instansi Info_iuran Info_jenis_santunan

Username_&_password_baru

Info_persetujuan Info_pembayaran

login_SKK_diterima

Username_SKK_&_password

Laporan_pegawai Daftar_instansi Daftar_iuran Info_pegawai Daftar_jenis_santunan Daftar_pembayaran Daftar_persetujuan perbahan_password_SKK

Username_&_password_baru Daftar_pengajuanSantunan Info_pengajuanSantunan Daftar_golongan Daftar_pegawai Daftar_pengguna Info_pengguna Kriteria_pencarian_pegawai Kriteria_pencarian_iuran_santunan Laporan_iuran_santunan Kriteria_pencarian_pengajuan_santunan Kriteria_pencarian_pembayaran Kriteria_pencarian_persetujuan_santunan Laporan_pengajuan_santunan Laporan_persetujuan_santunan Laporan_pembayaran

Gambar 4.3 Diagram Konteks yang Diusulkan Rancangan Layar (Form)

1 Rancangan Form Login

Form Login merupakan Form awal sebelum penguna masuk ke menu utama. Berikut tampilan dari Form Login dapat dilihat pada Gambar 4.4

(12)

2. Form Pengajuan Santunan

Form Pengajuan Santunan aplikasi ini menunjukkan tampilan : no pengajuan, tanggal pengajuan, nip, nama pegawai, jenis pengajuan, nilai pertanggungan. Dapat dilihat pada Gambar 4.5

Gambar 4.5 Form Pengajuan Santunan 3. Rancangan Form Persetujuan Santunan

Form persetujuan santunan didalam aplikasi yang digunakan oleh pimpinan untuk menyetujui atau menolak data pegawai yang mengajukan santunan aplikasi ini menunjukkan tampilan : No Pengajuan, Tanggal Pengajuan, NIP, Nama Pegawai, Jenis Pengajuan, Nilai Pertanggungan. Dapat dilihat pada Gambar 4.6

Gambar 4.6 Form Persetujuan Santunan 4. Rancangan Form Cetak Laporan Pegawai

Form cetak laporan pegawai dalam aplikasi menunjukkan tampilan untuk mencetak laporan daftar pegawai yang menjadi anggota KORPRI . Dapat dilihat pada Gambar 4.7

(13)

5. PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisis terhadap kendala yang dihadapi Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI, maka kesimpulan yang dihasilkan agar dapat membantu instansi adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi mengelola data pengajuan, data anggaran dan dana santunan terintegrasi dengan menggunakan basis data SQL Server 2012 yang mampu menyimpan dan menyajikan dengan cepat dan tepat tanpa harus merekap satu per satu dari setiap data santunan.

2. Aplikasi pengelolaan dana santunan yang telah terkomputerisasi pada Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI dapat meminimalisir kesalahan dalam pengajuan santunan agar tidak dilakukan berulang dalam satu jenis santunan.

3. Aplikasi yang dirancang menyediakan form khusus untuk pimpinan Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI, yaitu sekretaris untuk melakukan persetujuan langsung dari pengajuan santunan yang telah diajukan oleh anggota KORPRI.

4. Aplikasi yang dirancang menyediakan fitur perekapan laporan sehingga memudahkan staf bantuan umum dalam mencetak laporan seperti laporan pegawai, laporan iuran, laporan pengajuan, laporan persetujuan, laporan pembayaran untuk diserahkan kepada Sekretaris.

5.2 Saran

Adapun saran yang dapat diberikan sehubungan dengan Aplikasi Pengelolaan Dana Santunan pada Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI kota Palembang adalah : 1. Tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak dalam perusahaan untuk mendukung

jalannya aplikasi.

2. Dibutuhkan pelatihan khusus untuk staf dan sekretaris yang berhak mengakses dan mengoperasikan aplikasi tersebut, agar sistem dapat berjalan dengan baik secara maksimal.

UCAPAN TERIMA KASIH

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan karunia yang telah diberikan serta hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang diberi judul “ Aplikasi Pengelolaan Dana Santunan Pada Sekretariat Dewan Pengurus KORPRI Palembang ” alhamdulilah dengan lancar dan dapat terselesaikan di waktu yang tepat.

Karya tulis Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan dari Program Diploma III Komputerisasi Akuntansi. Tugas Akhir ini dipersembahkan untuk berbagai pihak yang memberikan dukungan kepada penulis selama meyelesaikan Tugas Akhir ini, oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Alexander Kurniawan selaku Ketua Yayasan Multi Data Palembang

2. Bapak Johannes Petrus, S.Kom, M.T.I, CFP

®

selaku Ketua STMIK MDP

Palembang.

3. Ibu Desy Iba Ricoida, S.T., M.T.I selaku Pembantu Ketua I STMIK GI MDP Palembang. 4. Ibu Yulistia, S.Kom.,M.T.I, selaku Pembantu Ketua II STMIK GI MDP Palembang dan

juga dosen pembimbing Tugas Akhir kami yang telah banyak meluangkan waktu dan pikiran dengan mengarahkan kami untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. 5. Bapak Antonius Sudrajat, S.Kom., M.T.I selaku Pembantu Ketua III STMIK GI MDP

(14)

6. Ibu Rika Kharlina, SE., M.T.I., yang telah memberikan kami dukungan dan juga membimbing kami dengan sabar serta memberikan petunjuk untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat waktu.

7. Ibu Della Oktaviany, S.Kom., M.T.I, selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi STMIK GI MDP Palembang.

8. Segenap Dosen STMIK GI MDP Palembang yang selama ini memberikan dukungan dan pendidikan akademik kepada penulis selama masa studi.

9. Segenap Staf Administrasi STMIK GI MDP Palembang yang telah mempermudah penulis dalam proses penyelesaian proses akademik.

10. Segenap Staf Perpustakaan yang telah membantu mempermudahpencarian data dan proses penyusunan data yang diperlukan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

11. Bapak selaku Sekretaris Dewan Pengurus KORPRI kota Palembang dan Staf BantuanUmum yang telah memberikan informasi dan memperolehkan kami mengambil data untuk penulisan TugasAkhir ini.

12. Muhammad Taufiq : Syukur Alhamdulilah saya ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan kesehatan serta kemudahan dalam melancarkan Tugas Akhir ini, terima kasih saya ucapkan untuk kedua orang tua saya yang selalu mendoakan, memberikan motivasi kepada saya untuk selalu semangat menempuh pendidikan hingga wisuda, dan terima kasih untuk teman-teman yang selalu memberikan semangat mengerjakan Tugas Akhir ini.

13. Yeni Echimelia : Syukur Alhamdulilah saya ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan kesehatan serta kemudahan dalam melancarkan Tugas Akhir ini serta menjabah doa umatnya setiap waktu, terima kasih saya ucapkan untuk mama, papa dan kedua adik saya yang selalu mendoakan, mensupport memberikan motivasi kepada saya untuk selalu semangat menempuh pendidikan hingga wisuda,dan terima kasih untuk teman-teman yang cantik jelita di kost putri rajawali yang telah memberikan semangat mengerjakan Tugas Akhir ini semoga kita menjadi orang yang sukses, untuk atul, lidya, dan berry tahun depan harus wisuda ya.

Akhir kata, semoga laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat, berguna dan memberikan pengetahuan bagi pembaca semua.Terima kasih.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Al Fatta, Hanif 2007, Analisis dan PerancanganSistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta

[2] Depdiknas, Tim 2008, Kamus Besar Bahasa Indonesia Pusat Bahasa Edisi Keempat, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

[3] Kusrini 2015, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data,Andi Offset, Yogyakarta.

[4] Komputer, Wahana 2013, SQL Server 2012, Andi Offset, Yogyakarta.

[5] Komputer, Wahana 2013, Visual Basic 2012 Programming, Andi, Yogyakarta.

[6] Nugroho, Adi 2011, Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta.