1
Bab I
Pendahuluan
I.1 Latar Belakang
PT. Pertamina merupakan perusahaan energi yang dimiliki Pemerintah Indonesia (energy company), yang berdiri sejak tanggal 10 Desember 1957. Perusahaan ini bertujuan untuk menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi, baik di dalam maupun di luar negeri serta kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha di bidang energi baru dan terbarukan. Untuk mencapai tujuan tersebut adapun kegiatan yang dilakukan perusahaan ini adalah sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan usaha di bidang energi beserta hasil olahan dan turunannya
b. Menyelenggarakan kegiatan usaha di bidang panas bumi yang ada pada saat pendiriannya, termasuk Pembangkit Listrik Tenaga Panas Bumi (PLTP) yang telah mencapai tahap akhir negosiasi dan berhasil menjadi milik Perseroan c. Melaksanakan pengusahaan dan pemasaran Liquid Natural Gas (LNG) dan
produk lain yang dihasilkan dari kilang LNG.
d. Menyelenggarakan kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha sebagaimana dimaksud nomor 1, 2, dan 3
Untuk mendukung kegiatan tersebut, pada saat ini perusahaan ini melakukan upaya untuk pelestarian aset perusahaan berupa, keterampilan, dan pengalaman operasional, serta manajerial yang dimiliki oleh para insan Pertamina. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari hilangnya aset perusahaan PT. Pertamina berupa pengetahuan / intelektual. Menurut Drucker (1998), pengetahuan merupakan informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak, atau ketika informasi tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif.
2
Knowledge perlu diproses secara sistematis pengelolaan pengetahuannya yaitu menciptakan, menangkap, mendokumentasikan, menyebarkan dan memperbaharuinya ini yang disebut knowledge management. Oleh karena itu , untuk menjaga aset perusahaan berupa aset pengetahuan ini sehingga PT Pertamina membangun knowledge management yang akan menjadi pilar pendukung utama proses transformasi Pertamina agar dapar menjadi Best Practice Perusahaan Energy di Indonesia. Hal tersebut dicapai dengan cara menjadikan knowledge sharing sebagai budaya kerja organisasi, menjadikan KM sebagai pendukung upaya pembelajaran organisasi, proses pemecahan masalah dan proses pengambilan keputusan dan sebagai sarana untuk meneruskan warisan pengetahuan organisasi.
Untuk menunjang sistem knowledge management di PT Pertamina, maka perusahaan ini membuat sebuah knowledge management system sehingga memudahkan proses dari sistem knowledge sharing dan mempercepat tumbuhnya inovasi knowledge, dengan cara memfasilitasi knowledge workers untuk mendapatkan knowledge yang dibutuhkan pada waktu yang tepat, mempercepat tumbuhnya tacit dan explicit knowledge, serta memfasilitasi proses transformasi knowledge dari tacit knowledge menjadi explicit knowledge. Knowledge Management System PT. Pertamina ini di sebut dengan KOMET (knowledge management Pertamina). Melalui KOMET ini seluruh aset pengetahuan yang tersebar di beberapa fungsi / unit operasi / unit usaha dapat diintegrasikan ke dalam portal KOMET. Jajaran direksi mendukung KOMET melalui perannya selaku role model dalam proses berbagi pengetahuan berdasarkan pengalaman berupa lesson learn, success story. Aktivitas KOMET terdiri atas offline dan online. Aktivitas offline berupa forum KOMET dan media secara aktivitas pendukung lainnya yang mendukung keberhasilan budaya berbagi pengetahuan. Aktivitas online berupa community of practice, ask the expert dan knowledge centre yang nantinya aktivitas ini mendukung keberhasilan budaya berbagi. Hasil dari aktifitas KOMET berupa aset pengetahuan yang merupakan salah satu target KPI mulai tahun 2011.
3
KPI tersebut di cascade pada setiap Divisi / Unit Operasi / Unit Usaha setiap tahun untuk meningkatkan budaya berbagi pengetahuan pada seluruh pekerja.Dari pengukuran ini nantinya dapat diketahui Divisi / Unit Operasi / Unit Usaha mana yang kinerjanya baik untuk item sharing knowledge. Berdasarkan hasil KPI pada triwulan III tahun 2011 terlihat bahwa ada beberapa divisi yang tidak mencapai target aset pengetahuan yaitu Direktorat Upstream dan Marketing and Trading (M&T) dikarenakan 50% direktorat tersebut mendapatkan kualifikasi merah, yang ditunjukkan pada Tabel I.1
4
Tabel I.1 Hasil Pengukuran KPI Triwulan III Kualifikasi Merah pada Fungsi UPSTREAM dan Management Trading (sumber : Manager Quality Management PT. Pertamina)
No. Direktorat/Lokasi
Pekerja Per Fungsi
Target 2011 Target Realisasi
3T 3T 3T
Base Streatch Base Streatch Jumlah Aset
Pengetahuan Persentase (%)
7% Total 10% Total 75% 90% (kumulatif)
1 MANAGER GENERAL AFFAIR 2 4 5 3 4 0 0.00%
2 MANAGER PROCUREMENT 2 4 5 3 4 2 50.00%
3 MANAGER UPSTREAM
SUBSIDIARY MANAGEMENT 2 4 5 3 4 2 50.00%
4 VP. UPSTREAM STG. PLAN &
PORTOFOLIO 8 4 5 3 4 0 0.00%
5 MANAGER GAS
COMMERCIALIZATION 4 4 5 3 4 2 50.00%
6 MANAGER GEOTHERMAL & NEW
ENERGY 2 4 5 3 4 2 50.00%
7 MANAGER CBM BUSINESS 2 4 5 3 4 2 50.00%
8 VP. MARINE 333 23 33 17 21 11 47.20%
9 VP. SHIPPING OPERATION 38 4 5 3 4 1 25.00% 10 MANAGER SHIP CONSTRUCTION 16 4 5 3 4 2 50.00%
11 MANAGER OVERSIGHT 11 4 5 3 4 2 50.00%
12 MANAGER SHIP PROCUREMENT 9 4 5 3 4 2 50.00% 13 GENERAL MANAGER RETAIL
MKT. REGION I 46 4 5 3 4 2 50.00%
14 GENERAL MANAGER RETAIL
MKT. REGION II 33 4 5 3 4 0 0.00%
15 GENERAL MANAGER RETAIL
MKT. REGION VII 36 4 5 3 4 2 50.00%
16 VP. SUPPLY & DISTRIBUTION 1537 110 157 83 99 69 62.70% 17 PROJECT COORDINATOR
5
Dari Tabel I.1 terlihat bahwa masih terdapatnya divisi/direktorat yang belum menjalankan budaya knowledge sharing dengan baik pada fungsi UPSTREAM dan Management Trading sehingga dari hasil pencapaian KPI shared triwulan III masih terdapat 17 divisi/direktorat yang belum memenuhi target. Hal tersebut diindikasikan karena kurangnya sosialisasi knowledge sharing, sehingga untuk meningkatkan performance divisi/direktorat yang mengalami kualifikasi merah nantinya melakukan sosialisasi secara intensif pada fungsi yang dimaksud.
Menurut salah seorang Tim KOMET, ada beberapa penyebab, beberapa fungsi mendapatkan kualifikasi merah. Adapun penyebabnya digambarkan pada gambar causes and effect berikut :
Masih terdapatnya divisi/fungsi yang KPI masih merah
Lingkungan
Metode
Manusia Malas
Memerlukan banyak waktu untuk melakukan pekerjaan yang bukan corenya Sulitnya mengubah
tacit menjadi ekspisit Cara penulisan yang kurang dipahami
Metode yang digunakan kurang dipahami Karyawan masih kurang aware
Akan pentingnya KM ini
Masih ada paksaan dalam menulis Koneksi internet yang terbatas pada
unit-unit diluar daerah Jumlah PC di unit operasi
yang terbatas (field)
6
Dari causes and effect diagram terlihat bahwa penyebab masih terdapatnya divisi/fungsi yang belum melaksanakan knowledge sharing adalah sebagai berikut :
A. Manusia
Dari sisi manusia, ada beberapa faktor penyebab kenapa fungsi ini masih belum melaksanakan knowledge sharing yaitu :
1. Malas
Masih terdapatnya rasa malas dalam melaksanakan sharing knowledge dikarenakan beratnya rasa seseorang untuk memulai menulis sehingga membuat karyawan enggan dalam melakukan sharing knowledge. 2. Metode yang digunakan kurang dipahami
Karyawan masih banyak yang belum mengerti tentang metode yang digunakan. Walaupun sudah dilakukannya sosialisasi terlebih dahulu, akan tetapi metode tersebut masih terkesan kurang dimengerti.
3. Memerlukan banyak waktu untuk melakukan pekerjaan yang bukan core-nya (tanggung jawab utama)
Banyak karyawan yang enggan untuk menulis aset pengetahuan yang dimiliki, dikarenakan waktu yang diperlukan untuk menulis adalah banyak sehingga diperlukan waktu khusus untuk menuangkan kata-kata dari pikiran ke dalam bentuk tulisan dan mengakibatkan waktu pekerjaan utama menjadi berkurang sehingga karyawan menjadi enggan untuk menulis.
4. Sulit mengubah tacit menjadi explicit
Masih banyak karyawan yang mempunyai pengetahuan yang kurang dalam menulis. Hal ini menyebabkan karyawan sukar untuk menulis yaitu memindahkan kata-kata yang ada di pikiran menjadi dalam bentuk tulisan.
5. Masih ada paksaan dalam menulis
Dalam melakukan pelaksanaan proses sharing knowledge ini, masih banyak karyawan yang belum sadar akan pentingnya sharing knowledge. Hal ini mengakibatkan, perusahaan melakukan paksaan kepada divisi tersebut agar melaksanakan sharing knowledge ini.
7 B. Lingkungan
Dalam hal lingkungan terdapat beberapa kendala yang dihadapi sehingga mengakibatkan Key Perfomance Index masih merah yakni :
1. Karyawan masih kurang aware akan pentingnya KM
Karyawan yang masih belum aware dalam kegiatan knowledge management dan knowledge sharing ini dampak dari ketidakpedulian ini mengakibatkan masih banyaknya divisi yang belum melakukan aset/ilmu yang dimiliki ke dalam bentuk tulisan.
2. Koneksi internet yang terbatas pada beberapa unit-unit yang berada didaerah
Masih terdapatnya kendala jaringan Information Technology dalam proses peng-upload-an aset pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang maupun unit tersebut sehingga proses ini menjadi terhambat dikarenakan halangan ini.
3. Jumlah Personal Computer (PC) di unit operasi yang terbatas (field). Jumlah PC di unit operasi sangat berpengaruh terhadap karyawan dikarenakan kebanyakan karyawan melakukan kegiatan operasional ketika dikantor menggunakan PC sehingga dengan keterbatasan PC untuk beberapa bagian operasional yang PC pada unit tersebut sehingga menghambat karyawan dalam proses inii.
C. Metode
Dari sisi metode masih banyak karyawan yang beranggapan metode ini sulit dan kurangnya pemahaman dalam melakukan penulisan tersebut sehinga dari keluhan tersebut, menyebabkan karyawan menjadi enggan untuk menuangkan aset yang miliki.
Berdasarkan hasil laporan KOMET Assessment 2010 dan pengamatan dilapangan, terdapat beberapa kekurangan-kekurangan yang terdapat pada KOMET, yaitu :
1. Budaya menulis rendah.
2. Sosialisasi dan pemahaman KM masih kurang. 3. Kemauan (will) untuk berbagi pengetahuan minim.
8
4. Banyak pengalaman kerja yang tidak berbekas ketika seorang pekerja meninggalkan perusahaan.
5. Knowledge yang ada di Pertamina sangat kaya. Setiap bagian memiliki spesific knowledge yang sangat berbeda dengan bagian lain, misalnya perkapalan, refinery, pelumas, distribusi, dan sebagainya. Antar bagian tersebut sifatnya sangat silo sehingga perlu diwadahi agar terjadinya knowledge sharing di antaranya.
6. Pemanfaatan taxonomy yang dibuat belum optimal efektivitasnya.
7. Melengkapi dokumen softcopy di server agar setiap pekerja dapat mengakses dokumen tersebut untuk keperluan pekerjaan.
8. Di Pertamina tacit knowledge banyak sekalim dan banyak kejadian berulang dengan kasus yang sama dengan cara pandang yang berbeda, konfigurasi yang berbeda. Melalui sharing paling tidak bisa mempelajari kejadian yang ada.
9. Tidak semua pimpinan atau pekerja senior mau meng-coach bawahannya atau pekerja baru dengan alasan tidak ada waktu, harus bisa belajar sendiri atau bahkan senior/pimpinan seringkali tidak tahu bagaimana menyelesaikan/memberi saran mengenai sebuah masalah.
10.Teorinya sudah sangat baik, namun untuk aplikasi nyata dilapangan masih perlu ditingkatkan lagi. Tim KOMET perlu mengawal setiap improvement yang ada sampai dengan tahap implentasinya di lapangan. 11.Perlu memetakan seberapa KM (karena menyangkut fungsi waktu dan
positioning, prioritas apakah KM lebih tinggi dari tugas lain), menemukan keseimbangannya seperti apa. Ini belum ketahuan, belum mendapat sense-nya belum bisa mengukur.
12.Belum adanya pengukuran waktu untuk expert panel membalas pertanyaan yang diberikan oleh pekerja yang membutuhkan.
13.Belum terdapatnya storage yang berfungsi sebagai penyimpanan data apabila pertanyaan yang sama dilontarkan kembali, penanya bisa melihat jawabannya pada storage tersebut sehingga proses KM life cycle menjadi terhambat.
9
Dari kekurangan-kekurangan tersebut, sehingga nantinya dapat dibuat indikator-indikator yang terkait dalam proses KM Pertamina yaitu pada aktivitas KOMET. Sehingga dari indikator tersebut kita bisa mendapatkan hasil pengukurannya yang berguna untuk memberikan rekomendasi-rekomendasi yang berfungsi agar KOMET ini menjadi lebih baik dan terimplementasi dengan baik ke depannya. I.2 Perumusan Masalah
Pada bagian ini diutarakan rumusan penelitian yang diuraikan ke dalam pertanyaan penelitian. Perumusan masalahnya adalah sebagai berikut ini:
1. Apa indikator pengukuran knowledge management di PT Pertamina? 2. Bagaimana hasil pengukuran yang sudah diimplementasi KOMET di
Pertamina berdasarkan indikator KM cycle?
3. Apa rekomendasi yang diberikan dalam pencapaian/ penerapan implementasi knowledge management di Pertamina?
I.3 Tujuan Penelitian
Pada bagian ini diuraikan tujuan dari penelitian yang dilakukan. Tujuan penelitiannya adalah sebagai berikut :
1. Merancang indikator-indikator dalam pengukuran knowledge management di PT Pertamina (Persero).
2. Mengukur proses knowledge management penerapan KM di PT. Pertamina (Persero).
3. Memberikan rekomendasi-rekomendasi yang diberikan untuk memberikan usulan yang terbaik dalam penerapan sistem knowledge management di PT. Pertamina (Persero).
I.4 Batasan Penelitian
Adapun batasan-batasan masalah dari penelitian ini adalah :
1. Penelitian dan pengambilan data dilakukan di Kantor Pusat PT. Pertamina (Persero).
10
3. Kegiatan yang diperhatikan yaitu online : knowledge center, community of practice dan ask the expert, offline : expert forum, roundtable forum. 4. Pengukuran aktivitas KOMET diukur pada semester I tahun 2011,
semester II tahun 2011, dan semester I tahun 2012. I.5 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini dapat memberikan manfaat diantaranya sebagai berikut : 1. Membantu PT. Pertamina (Persero) untuk memahami dan mengetahui
posisi penerapan knowledge management.
2. Membantu PT. Pertamina (Persero) dalam meningkatkan pengelolaan KOMET serta meningkatkan kinerja perusahaan.
