POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

(1)

MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA

KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

PROSES KERJA

PS-11

PENGURUSAN KERJAYA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA:RENI SURIANI BINTI HASHIM Jawatan:Pegawai Kerjaya

Tarikh :08 September 2017

NAMA: HJ. ABDUL AZIZ BIN ABU BAKAR

Jawatan:Pengarah Politeknik Melaka Tarikh :08 September 2017

(2)

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ... 2

1.2 Rujukan ... 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan ⁷ ... 3

1.3 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi ^7.4 ... 3

1.4 Definisi ... 3

1.5 Singkatan ... 4

2. SIPOC DIAGRAM ^4.4.1 ... 4

3. SWIMLANE ^4.4.1 ... 5

3.1 PROMOSI ... 5

3.2 LAWATAN ... 6

4. PROSES KERJA ^4.4.1... 7

4.1 PROMOSI ... 7

4.2 LAWATAN ... 7

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ... 7

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1 ... 8

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5 ... 8

9. LAMPIRAN ^8.5 ... 8

(3)

MAKLUMAT TERKAWAL 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Memastikan pelajar diberi panduan untuk mendapatkan pekerjaan

2) Skop (key activities) 1.Merancang aktiviti pelajar berkenaan kerjaya 2.Melaksanakan aktiviti pelajar

3) Indikator kecemerlangan proses ^4.4.1 a. Aktiviti pelajar dilaksanakan mengikut jabatan b. Aktiviti kerjaya dilaksanakan mengikut tatacara dan

prosedur yang betul

c. Setiap aktiviti dilaporkan kepada Pegawai Kerjaya d. Pegawai Kerjaya membentangkan aktiviti yang

dijalankan di dalam mesyuarat

4) Pemilik proses a. Pegawai Kerjaya

5) Pelanggan proses ^5.2 a. Staf PMK b. Pelajar PMK 6) Pihak berkepentingan ^4.2 a. Jabatan Akademik

b. Politeknik Melaka

c. Jabatan Pendidikan Politeknik (JPP)

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan ^7.5 (external references) a. ISO 9001:2015

b. Peraturan ( garis panduan)

Rujukan dalaman ^7.5 (internal references) a. Semua proses kualiti ISO 9001:2015 b. Garis panduan kerjaya pelajar

(4)

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan ⁷

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

 Manusia ^7.1.2  Pensyarah

 Pegawai Pengurusan Sumber Manusia (Agensi/syarikat)

 Infrastruktur ^7.1.3

Bangunan dan utility ^7.1.3(a)  Kemudahan dewan (tempat program)

Peralatan, perkakasan, perisian ^7.1.3(b)  Alat tulis, komputer dan printer, LCD, Screen Projector, microphone

Pengangkutan ^{7.1.3 (c)}  Bas

Teknologi maklumat dan komunikasi ^7.1.3(d)  Kemudahan internet

 Peralatan perlu dikaliberasi ^7.1.5 ^ -

 Bahan⁷ ^ Alat tulis

 Persekitaran^7.1.4 ^ Selamat & kondusif

 Pengetahuan ^7.1.6 ^ Memahami kebolehpasaran pelajar



 Kompetensi kakitangan ^7.2 ^ Mendapat penerangan berkaitan kerjaya pelajar melalui program/taklimat kerjaya

 Lain-lain ^

1.3 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi ^7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Program kerjaya

Penyelaras

Jabatan/Pensyarah

Sepanjang semester

Email/hebahan/serahan tangan/telefon

Pegawai Kerjaya

1.4 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Wakil Pengurusan Barisan pengurusan tertinggi PMK Ketua Jabatan / Ketua Unit Ketua bagi jabatan dan unit di PMK.

Pegawai Kerjaya Pegawai yang dilantik untuk menyelaras program kerjaya pelajar Penyelaras Jabatan Pegawai yang dilantik untuk membantu dan menyelaras

aktiviti/program kerjaya

(5)

MAKLUMAT TERKAWAL 1.5 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

JPP Jabatan Pendidikan Politeknik

WP Wakil Pengurusan

PK Pegawai Kerjaya

PBKJ Penyelaras Jabatan

PP Pemilik Proses

MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

KJ Ketua Jabatan

KU Ketua Unit

2. SIPOC DIAGRAM ^4.4.1

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF

OUTPUTS

 Pengarah

 Pegawai Kerjaya

 JHEPP

 PBKJ

 Surat

permohonan pameran /promosi

 Surat arahan

PROMOSI

 Permohonan pelajar

 JPPKK

 KJHEPP

 Pegawai Kerjaya

 PBKJ

 Pensyarah

 Kertas kerja

LAWATAN KERJAYA

 Surat setuju terima

 Laporan lawatan

 Pengurusan PMK

(6)

3. SWIMLANE ^4.4.1

3.1 PROMOSI

PENGARAH KETUA CISEC / KJHEPP PEGAWAI KERJAYA / PBKJ

BUAT PROMOSI MINIT SURAT

PERMOHONAN

ARAH LAKSANA PROMOSI

SEDIA KEPERLUAN

(7)

MAKLUMAT TERKAWAL 3.2 LAWATAN

PENGARAH / TP / KJ PEGAWAI KERJAYA / PBKJ / PENSYARAH

SOKONG / LULUS KERTAS KERJA

LAKSANA LAWATAN SEDIA KERTAS

KERJA

LAPORAN LAWATAN

(8)

4. PROSES KERJA ^4.4.1

4.1 PROMOSI

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Pengarah Minit surat permohonan 2. Pengarah/TP/KJ Arah laksanakan promosi 3. Pegawai

Kerjaya/PBKJ

Sediakan keperluan 4. Pegawai

Kerjaya/PBJK

Buat Promosi

4.2 LAWATAN

Bil Tanggungjawab Tindakan

5. PK/PBKJ/Pensyarah Sediakan kertas kerja 6. Pengarah / WP Sokong/Lulus kertas kerja 7. PK/PBKJ/Pensyarah Laksana lawatan

8. PK/PBKJ/Pensyarah Buat laporan 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan ^8.1 (P)

 Output perancangan  Menguruskan kerjaya pelajar

 Kelulusan perancangan  Wakil Pengurusan, Ketua Jabatan Perlaksanaan & Kawalan ^8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

 Kaedah kawalan ^8.5  Rujuk dan akur kepada proses kerja

 Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

 Pemantauan WP, KJ

 Kawalan Proses yang disumber luar ^8.4

 -

 Identifikasi dan kemudahkesanan ^8.5.2

 Nama pensyarah

 Harta hak milik pelanggan ^8.5.3 ^ Tidak berkaitan

 Pemuliharaan ^8.5.4 ^ -

 Khidmat selepas perkhidmatan ^8.5.5

 -

 Kawalan Perubahan ^8.5.6 ^ -

(9)

MAKLUMAT TERKAWAL Tindakan ¹⁰(ACTION)

 Penilaian keberkesanan ^9.1.3 a. Laporan program kerjaya

b. Soal selidik keberkesanan program

 Tindakan pembetulan ^10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

 Penambahbaikan ^10.3 Tembusi pasaran industri

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

RISIKO OBJEKTIF PROSES PELUANG

 Kegagalan pelajar mendapat pekerjaan

Memastikan pelajar diberi panduan untuk mendapatkan pekerjaan

 Tembusi pasaran industri

Tindakan pencegahan

 Menghadiri program

 Menghadiri seminar

 Walk in interview

 Lawatan ke industry

 Promosi

Strategi mencapai peluang

 Sistem iklan kerja

 Lawatan

 Hari kerjaya

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4

Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK

AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN

(jika berlaku) 1.  Pelajar gagal

mendapat pekerjaan

 Maklumat tidak lengkap

 Tiada promosi

 Tiada hubungan baik dengan industry

 Reputasi PMK yang tidak baik

 Pelajar PMK memilih kerja

 Lawatan ke Industri

 Promosi PMK dan pelajar PMK ke Industri

 Hari Industri

 Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan takwim dan budget organisasi

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) ^7.5

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Borang Soal Selidik 3 tahun Fail Am

9. LAMPIRAN ^8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

(10)

10. KAWALAN DAN PINDAAN ^7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi.

ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa.

iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.

v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-2017

02

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01.

P02.

P03.

(11)

MAKLUMAT TERKAWAL