HASIL PENGENDALIAN ONLINE
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
DIREKTORAT JENDERAL GURU DAN TENAGA KEPENDIDIKAN
PUSAT PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN BIDANG MESIN DAN TEKNIK INDUSTRI
2020
KATA PENGANTAR
Penyelenggaraan kegiatan pada intansi pemerintah, dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, sampai dengan pertanggungjawaban harus dilaksanakan secara tertib, terkendali, terencana, efektif, dan efisien.
Untuk mewujudkan hal tersebut, diperlukan suatu sistem yang dapat memberi metode memadai bahwa penyelenggaraan kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana dan dapat mencapai tujuan.
Sistem Pengendalian online dalam hal: 1) Pengadaan Barang dan Jasa;
2) Kepegawaian; 3) Pengelolaan BMN; 4) Pelasksanaan Diklat; 5) PNBP dan; 6) Keuangan, merupakan satu wadah yang dapat mengendalikan semua kegiatan yang dilaksanakan. Oleh karena itu Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Bidang Mesin dan Teknik Industri melaksanakan system pengendalian online dengan harapan agar arahan terhadap pelaksanaan tupoksi dapat berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Kiranya upaya PPPPTK BMTI dalam membangun lingkungan pengendalian dapat membantu PPPPTK BMTI dalam menjalankan tupoksinya dengan baik dan sesuai dengan peraturan yang belaku.
Cimahi, Juni 2020 Kepala,
Supriyono, M.Si.
NIP 196308051985031005
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI……….………..ii
A. PENDAHULUAN……….……….…………1
B. PELAKSANAAN………2
C. KESIMPULAN………..……….…………..…9
LAPORAN PENGENDALIAN ONLINE
A. PENDAHULUAN
Lingkungan pengendalian merupakan kondisi didalam Instansi Pemerintah yang dapat mempengaruhi efektivitas pengendalian dalam hal :
1. Barang dan Jasa 2. Kepegawaian 3. Pengelolaan BMN 4. Pelaksanaan Diklat 5. PNBP
6. Keuangan
Sebagai upaya menciptakan lingkungan pengendalian yang baik, PPPPTK BMTI melaksanakan Sistem Pengendalian online yang merupakan proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tecapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.
Pengendalian merupakan salah satu fungsi dan kegiatan manajemen. Dalam pengendalian terdapat kegiatan pengawasan intern yang berfungsi untuk melakukan penilaian independen atas pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga.
PPPPTK BMTI melaksanakan Sistem Pengendalian online sesuai dengan amanat peraturan perundangan-undangan di lingkungan Kemendikbud dengan membentuk tim Satuan Pengawasan.
Laporan Pengendalian
PPPPTK BMTI - 2020 2
Sesuai dengan Permendikbud Nomor 22 Tahun 2017 tentang Satuan Pengawasan Intern di Lingkungan Kemendikbud, Pengawasan Inten PPPPTK BMTI dibentuk untuk membantu terselenggaranya pengawasan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.
Kondisi dalam instansi pemerintah yang dapat membangun kesadaran semua personil akan pentingnya pengendalian dalam melaksanakan aktivitas yang menjadi tanggung jawabnya sehingga meningkatkan efektivitas pengendalian intern.
Aktivitas pengendalian merupakan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan/pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif.
B
. PELAKSANAAN
Aktivitas pengendalian dilakukan terhadap program-program yang dilakukan di PPPPTK BMTI meliputi:
1. Pengadaan Barang dan Jasa Upaya pengendalian meliputi:
a. Subbag TU dan RT melakukan penjaringan kebutuhan pengadaan BMN sebagai upaya pengendalian pengadaan yang tidak berdasarkan pengajuan kebutuhan dan perencanaan anggaran;
b. PPK dan panitia pengadaan melakukan survey harga pasar sebelum penyusunan HPS sebagai upaya pengendalian HPS yang disusun tidak berdasarkan SBU dan survey/harga pasar;
c. PPK menyusun dan mengesahkan RUP sebelum diupload ke aplikasi SIRUP online sebagai upaya pengendalian RUP
yang tidak diverifikasi dan divalidasi serta dipublikasikan secara online;
d. Panitia PBJ melakukan pemilihan penyedia berdasarkan peraturan PBJ sebagai upaya pengendalian kegiatan penyedia yang tidak dipilih berdasarkan peraturan perundang-undangan;
e. Panitia PBJ melakukan penilaian kinerja penyedia untuk setiap kegiatan sebagai upaya pengendalian penyedia yang tidak dievaluasi setelah menyelesaikan pekerjaan;
f. Operator SIBAJA melakukan input data PBJ sebagai upaya pengendalian proses pengadaan yang tidak diinput pada aplikasi SIBAJA;
g. ULP menyusun dokumen kontrak berikut kelengkapannya sesuai dengan peraturan PBJ sebagai upaya pengendalian dokumen kontrak yang tidak lengkap dan tidak sesuai dengan peraturan; dan
h. ULP segera melaporkan dokumen kontrak ke operator SPM agar segera diproses pencairan dananya sebagai upaya pengendalian jika penyelesaian dokumen dan pelaporan tidak tepat waktu.
2. Kepegawaian
Upaya pengendalian meliputi:
a. Manajemen melakukan analisis penugasan berdasarkan kompetensi yang diperlukan sebagai upaya pengendalian penugasan yang tidak berdasarkan hasil analisis kompetensi;
b. Bagian kepegawaian melakukan kontrol penugasan agar tidak terjadi penugasan ganda sebagai upaya pengendalian pelaksanaan penugasan yang tidak dikontrol dan dievaluasi;
Laporan Pengendalian
PPPPTK BMTI - 2020 4
c. Bagian kepegawaian melakukan rekapitulasi presensi pegawai sebagai bahan pelaporan dan pengajuan pembayaran uang makan sebagai upaya pengendalian presensi yang tidak dimonitoring dan dievaluasi;
d. Bagian kepegawaian dan atasan langsung melakukan pembinaan pegawai bermasalah sebagai upaya pengendalian jika pembinaan pegawai bermasalah tidak dilakukan;
e. Atasan langsung melakukan penilaian kinerja pegawai kemudian direkapitulasi oleh bagian kepegawaian sebagai bahan pengajuan pencairan tunjangan kinerja sebagai upaya pengendalian penilaian kinerja pegawai yang tidak dilakukan;
f. Bagian kepegawaian melakukan pengurusan administrasi kepegawaian tepat waktu sebagai upaya pengendalian administrasi kepegawaian yang tidak dilakukan dan tidak dilaporkan tepat waktu;
3. Pengelolaan BMN
a. Pengelola BMN menginput data barang inventaris hasil pengadaan kedalam aplikasi SIMAK BMN sebagai upaya pengendalian BMN yang tidak diinput ke dalam aplikasi SIMAK BMN;
b. Pengelola BMN menginput data persediaan hasil pengadaan kedalam aplikasi persediaan sebagai upaya pengendalian barang persediaan yang tidak diimput kedalam aplikasi persediaan;
c. Pengelola BMN memberikan label pada seluruh barang inventaris sebagai upaya pengendalian BMN yang tidak diidentifikasi dengan label dan kartu barang;
d. Bagian maintenance dan repair melakukan pemeliharaan BMN secara berkala sebagai upaya pengendalian BMN yang tidak dipelihara secara berkala;
e. Pengelola BMN melakukan pendataan dan penghapusan BMN yang rusak berat sebagai upaya pengendalian BMN yang rusak berat tidak dihapuskan; dan
f. Pengelola BMN melaporkan laporan BMN secara tepat waktu bersama data SAI sebagai upaya pengendalian laporan BMN yang tidak dilaksanakan tepat waktu.
4. Pelaksanaan Diklat/Rakor/Focus Gruop Discussion
a. Bagian program meminta dan mengumpulkan TOR, KAK, dan RAB kegiatan dari setiap unit kerja terkait sebagai upaya pengendalian TOR, KAK, dan RAB setiap kegiatan yang tidak dibuat dan tidak dilaporkan sebelum RKAKL terbentuk;
b. Bagian program dan perencanaan dan penganggaran menyusun PK, RKT, dan program kegiatan sebagai upaya pengendalian PK, RKT, dan program kegiatan yang tidak dibuat sebelum anggaran disahkan;
c. Bagian program dan perencanaan dan penganggaran berkoordinasi dalam menyusun program kerja lembaga sebagai upaya pengendalian DIPA dan RKAKL yang tidak sesuai dengan program dan anggaran yang diajukan, jika ada perbedaan tidak disesuaikan terlebih dahulu sebelum disahkan;
d. Bagian perencanaan dan penganggaran meminta dokumen TOR, KAK, dan RAB ke bagian program sebelum dilakukan revisi DIPA/RKAKL sebagai upaya pengendalian revisi DIPA dan RKAKL yang diusulkan dengan tidak melenkapi TOR, KAK, dan RAB revisi;
Laporan Pengendalian
PPPPTK BMTI - 2020 6
e. Bagian penyelenggaraan diklat meminta silabi dan bahan ajar ke penanggungjawab akademis kegiatan/widyaiswara sebagai upaya pengendalian silabi dan bahan ajar tidak tersedia minimal 2 minggu sebelum kegiatan dilaksanakan;
f. Bagian data dan informasi memetakan komposisi peserta dan menyerahkan ke bagian penyelenggaraan diklat sebagai upaya pengendalian data calon peserta diklat yang tidak tersedia dan diverifikasi serta divalidasi minimal 2 minggu sebelum kegiatan dilaksanakan;
g. Bagian penyelenggaraan diklat melakukan pemanggilan peserta melalui surat/telepon/email/wa/dll sebagai upaya pengendalian undangan/pemanggilan peserta belum diterima/diketahui oleh peserta minimal 1 minggu sebelum kegiatan;
h. Bagian penyelenggaraan diklat menyediakan bahan dan perlengkapan diklat sebagai upaya pengendalian bahan dan perlengkapan (termasuk bahan dan alat praktek, ATK, modul, baju kerja, dan baju olahraga) yang belum tersedia dan dipacking minimal 2 hari sebelum kegiatan dilaksanakan;
i. Manajemen melakukan analisis kompetensi bagi panitia dan fasilitator yang akan ditugaskan sebagai upaya pengendalian penugasan panitia dan fasilitator belum berdasarkan hasil analisis kompetensi;
j. Panitia PBJ melakukan pemilihan penyedia komsumsi sebelum kegiatan dilaksanakan sebagai upaya pengendalian konsumsi belum di SPK kan minimal 2 hari sebelum kegiatan dilaksanakan (fasilitas konsumsi berikut complain tertulis didalam SPK);
k. Satuan pengawasan internal melakukan pengawasan pelaksanaan kegiatan mulai dari persiapan sampai
pelaporan sebagai upaya pengendalian monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan tidak dilakukan berdasarkan standar pelayanan minimal; dan
l. Panitia berkoordinasi dengan penyusun laporan menyusun laporan kegiatan segera setelah kegiatan selesai sebagai upaya pengendalian laporan kegiatan belum selesai maksimal 1 minggu setelah kegiatan selesai.
5. PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak)
a. Bagian umum menyusun brosur, leaflet, dan lain-lain sebagai upaya pengendalian jika brosur, leaflet, dan lain- lain belum tersedia;
b. Bagian umum membuat surat perjanjian kerjasama sebelum kegiatan dilaksanakan sebagai upaya pengendalian perjanjian kerjasama dengan pemakai tidak dibuat;
c. Bagian pengelola BMN menyusun rekapitulasi pemanfaatan BMN sebagai upaya pengendalian rekapitulasi berikut penggunaan BMN belum dibuat;
d. Bendahara penerimaan melengkapi dokumen administrasi keuangan setiap kegiatan sebagai upaya pengendalian kelengkapan administrasi keuangan tidak dilengkapi kuitansi, buku kas, laporan pendapatan dan belanja, dan lain-lain.
e. Bendahara penerimaan menyetorkan PNBP dan pajak sesuai dengan peraturan yang berlaku sebagai upaya pengendalian setoran PNBP dan pajak ke negara yang tidak dilakukan tepat waktu;
f. Pengelola PNBP menyusun rekapitulasi pemanfaatan dana silpa PNBP sebagai upaya pengendalian pemanfaatan silpa PNBP yang tidak dilaporkan;
Laporan Pengendalian
PPPPTK BMTI - 2020 8
g. Manajemen menugaskan tim pengelola PNBP sebagai upaya pengendalian bukti penugasan tim pengelola PNBP yang tidak dibuat.
6. Keuangan
a. Bendahara meminta kelengkapan dokumen perjalanan dinas ke panitia pelaksana kegiatan atau secara langsung sebagai upaya pengendalian administrasi perjalanan dinas setiap kegiatan tidak lengkap;
b. Bendahara meminta kelengkapan dokumen pembayaran honorarium ke panitia pelaksana kegiatan atau secara langsung sebagai upaya pengendalian administrasi honorarium kegiatan yang tidak lengkap;
c. Bendahara meminta kelengkapan dokumen pembayaran LS pihak ketiga ke ULP/panitia pengadaan PBJ sebagai upaya pengendalian administrasi LS pihak ketiga yang tidak lengkap;
d. Bendahara melengkapi dokumen pembayaran LS bendahara sebagai upaya pengendalian jika administrasi LS bendahara tidak lengkap;
e. Bendahara melengkapi dokumen pengajuan dan pertanggungjawaban GU, TU/P sebagai upaya pengendalian jika administrasi GU, TU/P tidak lengkap;
f. Bendahara dibantu bagian gaji mengajukan usulan pembayaran gaji, tunjangan, dan uang makan sebagai upaya pengendalian pembayaran gaji, tunjangan, dan uang makan tidak tepat waktu;
g. Bendahara dibantu bagian pajak meghitung dan mengajukan pembayaran pajak dengan cermat sebagai upaya pengendalian pembayaran pajak yang tidak tepat waktu atau tidak sesuai;
h. Operator SPM segera mengusulkan SPM setelah dokumen sumber diterima sebagai upaya pengendalian pengajuan SMP minimal 5 hari kalender setelah/sebelum kegiatan selesai/tidak dilaksanakan;
i. Operator SAKPA (SPM, SPP, SAI, dan EMSA) menginput data kedalam aplikasi sebagai upaya pengendalian pelaksanaan pengelolaan keuangan tidak diinput kedalam aplikasi SPM, SPP, SAI, EMSA maksimal 2 hari setelah dokumen tersedia;
j. Operator SAKPA (SPM, SPP, SAI, EMSA) segera melaporkan ADK setelah selesai diinput pada setiap periode pelaporan sebagai upaya pengendalian pelaporan ADK terkait pengelolaan keuangan ke pusat maksimal 2 hari setelah selesai diinput tidak dilakukan;
k. Penyusun laporan keuangan segera melaporkan laporan keuangan pada setiap periode pelaporan sebagai upaya pengendalian pelaporan keuangan tidak dilakukan minimal 5 hari sebelum batas akhir pelaporan; dan
l. Operator LAKIP segera melaporkan laporan daya serap pada setiap periode pelaporan sebagai upaya pengendalian laporan daya serap B.19 tidak dilaporkan maksimal 5 hari sebelum batas akhir pelaporan.
Manajemen dan Sistem
a. Manajemen menyusun dan menetapkan program kerja lembaga sebagai upaya pengendalian program kerja masing-masing seksi/bidang/subbag/bagian belum dibuat;
b. Manajemen menugaskan pengelola keuangan, perbendaharaan, dan satuan kerja lainnya sebagai upaya pengendalian penugasan pengelola keuangan, perbendaharaan, dan satuan kerja (SPI, ULP, dll) tidak dibuat;
Laporan Pengendalian
PPPPTK BMTI - 2020 10
c. Manajemen menyusun dan menetapkan prosedur /juknis dan standar pelayanan minimal setiap kegiatan sebagai upaya pengendalian prosedur/juknis berikut standar pelayanan minimal setiap kegiatan tidak ditentukan;
d. Manajemen melakukan monitoring dan evaluasi implementasi sistem secara berkala sebagai upaya pengendalian jika monitoring dan evaluasi pelaksanaan sistem oleh menajemen tidak dilakukan secara berkala;
e. Manajemen memahami dan mensosialisasikan sistem (proedur/juknis) ke seluruh pegawai sebagai upaya pengendalian manajemen tidak memahami sistem yang telah diterapkan;
f. Manajemen mengokoordinasikan penyelesaian rekomendasi hasil temuan audit internal dan eksternal sebagai upaya pengendalian tindak lanjut hasil temuan audit internal dan eksternal belum dilaksanakan; dan
g. Manajemen mengadakan kegiatan pengembangan SDM internal, baik yang diselenggarakan oleh pusat atau secara sistem/capacity building sebagai upaya pengendalian ketersediaan SDM internal yang kompeten masih kurang (khusus bagian PBJ, pengelola keuangan, pengelola BMN, kepegawaian, dan kediklatan).
C. KESIMPULAN
1. Faktor manusia merupakan kunci utama efektivitas pengendalian.
2. Beberapa keterbatasan efektivitas pengendalian yang disebabkan faktor manusia:
- Kurang matangnya pertimbangan;
- Kegagalan menerjemahkan perintah;
- Pengabaian oleh manajemen; dan - Kolusi.
