223 2-TRIK: Tunas-Tunas Riset Kesehatan http://2trik.jurnalelektronik.com/index.php/2trik MANAJEMEN PENGAWASAN
(CONTROLLING) BERDASARKAN STANDARD OPERATING PROCEDURE
(SOP)UNIT REKAM MEDISPADA TEMPAT PENDAFTARAN PASIEN (TPP)
DI RSU MUHAMMADIYAH PONOROGO
Yin Swidyawati
(STIKes Buana Husada Ponorogo) Rumpiati
(STIKes Buana Husada Ponorogo) Anjarie Dharmastuti (STIKes Buana Husada Ponorogo)
ABSTRAK
Pengawasan adalah suatu usaha sistemmatik untuk menetapkan standart kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain sistem umpan balik informasi, membandingkan kinerja actual dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan. Tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi manajemen pengawasan pada alur pendaftaran, identifikasi manajemen pengawasan pada sistem penamaan dan penomoran, identifikasi manajemen pengawasan pada pendistribusian dokumen rekam medis.
Populasi penelitian ini adalah seluruh petugas pendaftaran. Sampel penelitian ini adalah seluruh petugas pendaftaran.
Teknik sampel yang digunakan peneliti adalah teknik sampling jenuh. Hasil penelitian menunjukkan bahwa manajemen pengawasan pada alur pendaftaran pasien sudah sesuai alur sebanyak 73% dan yang tidak sesuai alur sebanyak 27%, manajemen pengawasan pada sistem penamaan yang sesuai SOP sebanyak 64% dan yang tidak sesuai SOP sebanyak 34%, manajemen pengawasan pada sistem penomoran yang sesuai SOP sebanyak 64% dan yang tidak sesuai SOP sebanyak 34%, manajemen pengawasan pada pendistribusian dokumen rekam medis sesuai poli yang di tuju oleh pasien sebanyak 100%.
Kata Kunci:
Manajemen Pengawasan, Unit Rekam Medis, Tempat Pendaftaran
PENDAHULUAN
Pembangunan kesehatan merupakan bagian yang penting dalam pembangunan kesehatan di indonesia. Tujuan diselenggarakan pembangunan kesehatan adalah agar tercapainya derajat kesehatatan masyarakat yang optimal.
Kesehatan merupakan kebutuhan individu yang harus dipenuhi karena sehat mendapat meningkatkan produktifitas seseorang. Tidak hanya dengan meningkatkan pelayanan medis di rumah sakit melainkan penyelenggaraan rekam medis yang ada di rumah sakit juga harus baik. Rumah sakit adalah institusi
pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (Undang-Undang No. 44 Tahun 2009). Rumah sakit harus mampu menyelenggarakan rekam medis dan mampu mendokumentasikan disetiap kegiatan pelayanan yang diberikan kepada pasien.
Indikator mutu rekam medis termasuk dalam salah satu standar penilaian akreditasi rumah sakit. Unit rekam medis merupakan salah satu unit yang vital dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit. Unit rekam medis tidak hanyamelakukan pengolahan rekam medis saja melainkanperencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan adalah 4 hal penting yang harusselalu diperhatikan di dalam manajemen pelayanan rekam medis.
Pengawasan adalah proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya (Sondang, 2006).
Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo merupakan rumah sakit tipe C yang mampu memberikan pelayanan kedokteran subspesialis terbatas. Terdapat empat macam pelayanan spesialis disediakan yakni pelayanan penyakit dalam, pelayanan bedah, pelayanan kesehatan anak, serta pelayanan kebidanan dan kandungan (Azrul, 2010).
Tempat pendafataran di RSU Muhammadiyah Ponorogo di bagi menjadi dua tempat pendaftaran yaitu pendaftaran untuk rawat jalan dan pendafataran untuk rawat inap. Jumlah petugas pendafataran
224 2-TRIK: Tunas-Tunas Riset Kesehatan http://2trik.jurnalelektronik.com/index.php/2trik sebanyak 11 orang yang terbagi atas 2
tempat pendaftaran dan terbagi lagi menjadi 3 shift. Setiap harinya petugas yang ada di pendaftaran sebanyak 2 orang dan itu nantinya yang 1 menjadi petugas pendaftaran dan 1 menjadi petugas informasi sehingga petugas mengisi nama dan nomer rekam medis pasien secara terburu-buru akibatnya menyebabkan ketidak sesuaian dalam penulisan nama dan nomor rekam medis pasien.
Hasil wawancara didapat bahwa petugas yang ada di unit rekam medis sebanyak 18 orang dan di setiap unitnya hanya ada 1 orang dan di tempat pendaftaraan sebanyak 11 orang. Petugas itu nanti akan terbagi dalam dua tempat pendaftaran dan terbagi atas 3 shift. Rata- rata dari 120 kunjungan pasien perhari ke RSU Muhammadiyah Ponorogo hampir 2,5% (3) dokumen rekam medis per shift petugas yang ada di tempat pendafataran kurang teliti dalam melakukan pekerjaannya di tempat pendaftaran pasien. Ini dikarenakan minimnya petugas yang ada di tempat pendaftaran dan juga merangkap pekerjaan sebagai petugas informasi.
Masalah tersebut terjadi karena pasien yang datang secara bersamaan dan minimnya petugas yang ada di tempat pendaftaran dan petugas mengisi identitas pasien secara tergesa-gesa. Petugas yang ada di pendaftaran tidak hanya melakukan tugasnya sebagai petugas tempat pendaftaran pasien (TPP) tetapi juga sebagai petugas informasi sehingga petugas kewalahan dalam melayani pasien dan penyediaan dokumen rekam medis.
Kesalahan dalam penulisan nama dan nomor rekam medis akan mengakibatkan menambah lama waktu penyediaan dokumen rekam medis akan memicu komplain dari dokter atau perawat yang membutuhkan dokumen rekam medis.
Komplain dari dokter atau perawat itu akan melakukan komplain kepada petugas Tempat Pendaftaran Pasien (TPP). Karena dokumen rekam medis pasien setelah dari filling dikirim ke bagian tempat pendaftaran pasien. Petugas yang ada di tempat pendaftaran pasien bertangungjawab atas ketersediaan dokumen rekam medis yang akan digunakan pasien berobat.
Pendistribusian dokumen rekam medis ini kadang sering terlambat karena tidak adanya petugas distributor khusus
mengantar dokumen ke bagian yang dituju.
Sejauh ini manajemen pengawasan yang ada di RSU Muhammadiyah Ponorogo belum ada dikarenakan minimnya petugas yang ada.
METODE PENELITIAN
Desain penelitian ini adalah deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif. Pada penelitian ini pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan observasi dan wawancara.Populasi penelitian ini adalah seluruh petugas tempat pendaftaran pasien (TPP) di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo pada tahun 2016 sebanyak 11 orang.Teknik sampling atau teknik pengambilan sampel pada penelitian ini adalah teknik sampling jenug. Teknik sampling jenuh adalah teknik penentuan sampel bila semua anggota populasi digunakan sebagai sampel. Hal ini sering dilakukan bila jumlah populasi relative kecil kurang dari 30 orang (Sugiyono 2015).
Analisa data dalam penelitian ini menggunakan analisa deskriptif. Analisa deskriptif adalah analisa yang digunakan untuk menggambarkan data yang yang telah terkumpul sebagaimana adanya.
HASIL PENELTIAN
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan peneliti di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo jumlah petugas yang ada di tempat pendaftaran yaitu sebanyak 100% (11 orang) dengan latar belakang pendidikan 79% (8 orang ) Sekolah Menengah Atas (SMA) dan 21% (3 orang).
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas tempat pendaftaran pasien dapat dijelaskan bahwa petugas mampu melaksanakan kegiatan pendaftaraan pasien, dengan dibutuhkan waktu setiap mendaftar pasien sekitar 10 menit untuk pasien baru dan untuk pasien lama sekitar 5 menit. Dari hasil wawancara terhadap 11 responden dapat diperoleh data sebagai berikut:
Alur pendaftaran pasien
Tempat pendaftaran pasien terbagi menjadi 3 yaitu tempat pendaftaran pasien rawat jalan, tempat pendaftaran pasien rawat inap dan pendaftaran pasien gawat darurat. Pada sistem identifikasi alur pendaftaran pasien di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo di peroleh data
Presentase
Alur
225 2-TRIK: Tunas-Tunas Riset Kesehatan http://2trik.jurnalelektronik.com/index.php/2trik yang dijelaskan dalam bentuk diagram
sebagai berikut:
Gambar 1. Kinerja Petugas Rekam Medis Pada Alur Pendaftaran Pasien.
Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo alur pendaftaran pasien sudah sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit, yaitu pertama kali pasien datang ke tempat pendaftaran pasien lalu pasien mendaftar dan menuju ke poliklinik. Hasil Persentase dapat dijelaskan bahwa petugas pendaftaran yang bekerja sesuai dengan alur tempat pendaftaran pasien sebanyak 73% (8 orang) dan yang tidak sesuai dengan alur pendaftaran sebanyak 27% (3 orang). Alur pendaftaran pasien terpasang di tempat pendaftaran pasien bagian depan dan belakang. Tetapi alur yang ada di tempat pendaftaran bagian depan terletak di atas sehingga ketika pasien atau orang lain ingin membaca alur pendaftaran kesulitan karena ukuran alur yang terlalu kecil. Alur pendaftaran harus mudah dipahami oleh pasien maupun keluarga pasien, jika ada pasien yang belum jelas dapat bertanya kepada petugas pendaftaran. Manajemen pengawasan di bagian alur pendaftaran belum pernah dilakukan baik untuk mengawasi petugas ataupun pasien dikarenakan belum adanya sumber daya manusia yang khusus untuk melakukan pengawasan.
Sistem penamaan dan penomoran Sistem penamaan rekam medis menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2006) adalah untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien lainnya, sehingga mempermudah dalam memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat kerumah sakit. Sistem penamaan di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo menggunakan penamaan langsung yaitu sesuai dengan identitas pasien seperti KTP
atau SIM. Dari hasil identifikasi sistem penamaan di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo diperoleh data yang dijelaskan dalam bentuk diagram sebagai berikut:
Gambar 2. Kinerja Petugas Rekam Medis Pada Sistem Penamaan
Sistem penamaan di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo belum sesuai dengan SOP yang ada di rumah sakit. Terjadi banyak kesalahanpenulisan nama pasien yang tidak sesuai dengan identitas. Petugas yang melakukan penamaan sesuai SOP sebanyak 64% (7 orang) dan petugas yang melakukan penamaan tidak sesuai SOP sebanyak 36% (4 orang), dikarenakan pasien yang datang berobat tidak selalu membawa identitas pasien. Selama ini unit rekam medis belum pernah dilakukan pengawasan karena belum ada sumber daya manusia yang khusus untuk melaksanakan pengawasan. Pengawasan merupakan salah satu proses sistematik untuk menetapkan standar kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain sistem umpan balik informasi serta
membandingkan apakah ada
penyimpangan dari rencana yang telah di tetapkan serta mengevaluasi suatu kegiatan, tanpa adanya pengawasan tentunya tidak dapat mengukur kemajuan suatu tujuan apakah perlu adanya perbaikan ataupun sudah sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Sistem penomoran di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo menggunakan sistem penomoran unit yaitu satu pasien mendapat satu nomor rekam medis yang digunakan untuk selamanya.
Identifikasi sistem penomoran di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo di peroleh data yang dijelaskan dalam bentuk diagram sebagai berikut:
226 2-TRIK: Tunas-Tunas Riset Kesehatan http://2trik.jurnalelektronik.com/index.php/2trik Gambar 3. Kinerja Petugas Rekam Medis
Pada SistemPenomoran.
Sistem penomoran di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo belum sesuai dengan SOP rumah sakit. Petugas yang melakukan penomoran sesuai SOP sebanyak 64% (7 orang) dan petugas yang penomoran tidak sesuai SOP sebanyak 36% (4 orang), petugas yang melakukan penomoran tidak sesuai SOP karena pasien yang datang secara bersamaan dan pasien tidak ingin menunggu lama, ini terjadi karena belum adanya petugas khusus untuk mengawasi petugas ataupun pasien. Manajemen pengawasan belum pernah dilaksananakan karena belum ada sumber daya manusia khusus untuk melakukan pengawasan terhadap kegiatan registrasi pasien agar pasien yang datang berobat ke Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo selalu membawa kartu identitas berobat.
Pengawasan bertujuan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat dilakukan sesuai dengan prosedur tanpa adanya kesenjangan.
Pendistribusian dokumen rekam medis Rekam medis memiliki sifat yang sangat rahasia karena tidak semua orang bisa membawanya, peran distributor sangatlah penting dalam penyelenggaraan rekam medis. Hasil identifikasi pendistribusian dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo di peroleh data yang dijelaskan dalam bentuk diagram sebagai berikut:
Gambar 4. Kinerja Petugas Rekam Medis dalam Pendistribusian Dokumen
Dirumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo pendistribusian dokumen rekam medis sudah sesuai dengan poli yang dituju oleh pasien yaitu sebanyak100%, pendistribusian dokumen rekam medis dilakukan oleh petugas tempat pendaftaran pasien (TPP), karena tidak ada petugas khusus distribusi dokumen rekam medis.
Pasien banyak yang complain kepada petugas karena menunggu lama dibagian poliklinik dikarenakan pendistribusian yang lama. Petugas pendistribusian dokumen rekam medis hanya ada dari ruang filling menuju tempat pendaftaran sedangkan dari tempat pendaftaran menuju ruangan diantar oleh petugas tempat pendaftaran sendiri. Suatu organisasi, manajemen pengawasan sangatlah penting untuk menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika kinerja tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan suatu organisasi.
PEMBAHASAN
Alur Pendaftaran Pasien
Tata cara penerimaan pasien menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2006) adalah bagian dari sistem prosedur pelayanan rumah sakit. Dapat dikatakan bahwa disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah sakit, maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa di dalam tata cara penerimaan inilah seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun buruk dari pelayanan suatu rumah sakit.
Alur pendaftaran sudah sesuai dengan alur pendaftaran yang ada di rumah sakit.
Petugas mendaftar pasien sesuai dengan alur pendaftaran pasien sebanyak 73% (8 orang) dan yang tidak sesuai sebanyak 27% (3 orang). Di setiap tempat pendaftaran terpasang alur pendaftaran pasien tetapi pada tempat pendaftaran pasien rawat inap dan unit gawat darurat alur pendaftaran pasien terpasang di atas dan jika pasien ingin membaca alur pendaftaran kesulitan. Petugas pendaftaran tidak selalu menjelaskan alur pasien kepada pasien dan untuk pasien baru juga tidak di jelaskan. Di dalam instalasi kesehatan pengawasan sangat di perlukan karena untuk mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan agar menghasil tujuan yang memuaskan.
227 2-TRIK: Tunas-Tunas Riset Kesehatan http://2trik.jurnalelektronik.com/index.php/2trik Alur pendaftaran pasien rawat jalan di
Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo sesuai SOP adalah yang pertama pasien datang ketempat pendaftaran pasien, kemudian petugas pendaftaran menanyakan kepada pasien atau keluarga pasien apakah pasien sudah pernah berobat ke Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo, jika pernah maka petugas akan meminta KIB milik pasien, jika belum pernah maka petugas akan meminta identitas pasien seperti KTP, SIM dan KK, dan ketika pasien tidak membawa KIB maka petugas akan mencarikan data pasien di komputer, petugas menanyakan nama pasien dan kapan pasien terakhir berobat di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo.
Petugas juga menanyakan apakah pasien mempunyai kartu asuransi, jika pasien mempunyai maka petugas bertanya kepada pasien mengenai kartu asuransi yang dimiliki oleh pasien. Petugas pendaftaran juga menanyakan apakah pasien datang sendiri atau atas saran atau diantar orang lain. Jika iya maka petugas menulis di buku kiriman pasien, kemudian petugas memasukkan data pasien yang benar ke dalam komputer dan pasien kemudian diarahkan untuk menuju ke poli yang dituju pasien untuk menunggu.
Selanjutnya petugas tempat pendaftaran mengantarkan status pasien sesuai poli yang di tuju oleh paisen.
MenurutG. R. Terry dalamSukama (2001) dijelaskan bahwa pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Alur pendaftaran pasien yang ada di tempat pendaftaran depan sebaiknya dipindahkan ke tempat yang lebih strategis dan ukurannya lebih besar sehingga ketika pasien datang untuk mendaftar bisa membaca alur pendaftaran pasien.
Sebaiknya petugas juga menjelaskan alur pendaftaran pasien kepada semua pasien atau keluarga pasien agar lebih faham lagi mengenai alur pendaftaran pasien yang berlaku di rumah sakit.
Penamaan dan penomoran
Penamaan menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2006) adalah untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien yang satu dengan pasien yang lain, sehingga mempermudah dalam proses pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien yang datang berobat ke rumah sakit.
Rumah sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo sistem penamaan menggunakan sistem penamaan langsung. Petugas yang melakukan registrasi penamaan sesuai SOP sebanyak 64% (7 orang) dan petugas yang bekerja tidak sesuai SOP sebanyak 36% (4 orang), dikarenakan pasien yang datang berobat tidak selalu membawa identitas seperti KTP, KK SIM dan PASPOR yang masih berlaku, dan perlu adanya pengawasan untuk menilai para petugas dalam melakukan registarasi penamanaan sesuai dengan SOP dan selama ini belum pernah dilakukan pengawasan terhadap kinerja petugas dan pasiennya , sedangkan menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2006) tata cara penulisan nama pasien di rumah sakit yaitu nama pasien sendiri yang terdiri dari satu suku kata atau lebih, penulisan nama sesuai dengan KTP atau SIM atau PASPOR yang masih berlaku, untuk keseragaman penulisan nama pasien digunakan ejaan baru yang disempurnakan dengan menggunakan huruf cetak, tidak diperkenanankan adanya pencantuman title atau jabatan atau gelar, perkataan tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien, apabila pasien berkewarganegaraan asing maka penulisan namanya harus disesuaikan dengan paspor Indonesia yang berlaku di Indonesia, bila bayi yang baru lahir maka penulisan namanya By, Ny.
Dalam Standart Operasional Prosedur (SOP) di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo jelaskan bahwa setiap pasien yang membutuhkan pelayanan kesehatan baik pemeriksaan kesehatan maupun pemeriksaan penunjang telah terdaftar dalam program registrasi pasien pada hari yang sama, pasien harus mendapatkan pelayanan sesuai dengan alur pendaftaran baik rawat jalan maupun rawat inap, semua pasien yang berobat ke rumah sakit umum muhammadiyah
228 2-TRIK: Tunas-Tunas Riset Kesehatan http://2trik.jurnalelektronik.com/index.php/2trik ponorogo harus teridentifikasi dengan baik
sesuai dengan KTP atau KK yang berlaku dengan memenuhi kaidah lengkap, akurat, reliable dan dapat dipertangung jawabkan, dan setiap pasien harus mempunyai rekam medis yang lengkap dan akurat. Pasien yang datang berobat ke Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo sebaiknya membawa identitas pasien seperti KK atau KTP, agar mengurangi tingkat ketidak sesuaian dalam penulisan identitas pasien, jika pasien tidak membawa identitas sebaiknya petugas selalu memberikan informasi bahwa setiap pasien yang datang ber obat ke Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo wajib membawa identitas pasien.
Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo sistem penomorannya menggunkan penomoran unit yaitu satu pasien mendapatkan satu nomor rekam medis dan digunakan untuk selamanya.
Sering terjadi duplikasi nomor rekam medis karena petugas yang melakukan registrasi pasien yaitu penomoran sesuai SOP sebanyak 64% (7 orang) dan petugas yang bekerja tidak sesuai SOP sebanyak 36% (4 orang), ini terjadi karena belum adanya petugas yang khusus untuk mengawasi kinerja petugas pendaftaran selain itu pasien yang datang berobat tidak selalu membawa Kartu Identitas Berobat (KIB) dan ada juga yang KIB nya hilang.
Sedangkan menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2006), pemberian nomor secara unit yaitu pada saat pasien pertama kali datang berobat ke rumah sakit baik rawat jalan, rawat inap maka pasien akan mendapatkan satu nomor rekam medis yang mana nomor rekam medis akan dipakai selamanya.
Dalam Standart Operasional Prosedur (SOP) di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo dijelaskan bahwa pemberian nomor rekam medis dengan cara Unit Numbering System yaitu setiap pasien yang berkunjung pertama kali ke rumah sakit, baik rawat jalan , rawat inap, maupun rawat darurat, kepadanya diberikan satu nomor rekam medis (admitting number) yang akan dipakai selamanya atau seumur hidup untuk semua jenis pelayanan, tidak diperkenankan nomor rekam medis pasien yang sudah meninggal untuk dialokasikan ke pasien lain, sistem penomoran menggunakan 6 (enam) digit, petugas rekam medis atau
kamar terima membuat laporan bulanan tentang pasien yang memiliki nomor rekam medis dobel, nomor rekam medis yang dipakai adalah nomor rekam medis yang palingsering dipakai dalam kunjungan.
MenurutG. R. Terry dalamSukama (2001) dijelaskan bahwa pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya, untuk mengurangi terjadi duplikasi nomor rekam medis di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah, maka psien yang datang berobat membawa kartu identitas berobat apabila tidak membawa kartu identitas berobat petugas melakukan pengecekan pada komputer.
Pendistribusian dokumen rekam medis Pendistribusian dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo sudah sesuai dengan poliklinik yang dituju oleh pasien yaitu sebanyak 100%, akan tetapi banyak pasien yang complain karena menunggu lama yang disebabkan tidak ada petugas khusus distribusi. Petugas distributor yang ada hanya dari bagian filling ke bagian tempat pendaftaran pasien sedangkan petugas pendaftaran merangkap menjadi petugas distributor dokumen rekam medis. Menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2006) dijelaskan bahwa berkas rekam medis pasien dikirimkan ke poliklinik oleh petugas rekam medis yang telah diberikan kewenangan untuk membawa berkas rekam medis. Petugas distributor berperan penting dalam kerahasian dokumen rekam medis karena dokumen rekam medis berisi tentang riwayat penyakit pasien yang tidak semua orang bisa melihatnya. Proses pengawasan sangat penting dilakukan pada bagian pendistribusian untuk menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis. Tanpa adanya pengawasan yang khusus dapat mengakibatkan dokumen rekam medis terbawa pasien dan tidak dijamin kerahasiaanya.
Dalam uraian tugas di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo dijelaskan bahwa mengarsipkan berkas
229 2-TRIK: Tunas-Tunas Riset Kesehatan http://2trik.jurnalelektronik.com/index.php/2trik rekam medis yang telah lengkap sesuai
dengan ketentuan yang berlaku, melayani peminjaman berkas rekam medis sesuai ketentuan dan prosedur yang berlaku, memberikan informasi kepada pengguna jasa rumah sakit sesuai dengan batas kewenangannya, mengirim dan mengambil berkas rekam medis ke instalasi rekam medis terkait sesuai dengan ketentuan yag telah di terapkan, menghantarkan rekam medis, melaksanankan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
MenurutKaryoto (2016) dijelaskan bahwa pengawasan dikatakan penting untuk memastikan apakah kegiatan dapat dikerjakan sesuai dengan rencana atau tidak, organisasi memerlukan pengawasan apabila mendapati ketidaksesuaian organisasi mampu melakukan tindakan perbaikan dengan segera sehingga pekerjakan dapat dilakukan dan diselesaikan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan suatu organisasi.
Petugas pendaftaran tidak bekerja sesuai tupoksinya, ini disesabkan kurangnya petugas rekam medis, khususnya bagian pendistribusian dari hasil wawancara yang telah dilakukan di tempat pendaftaran petugas berjumlah 11 orang dan itu terbagi menjadi dua tempat pendaftaran dan terbagi menjadi 3 shift, fasilitas yang kurang memadai karena tempat pendaftaran dan tempat penyimpanan yang terlalu jauh.
Pendistribusian dari ruang filling membutuhkan waktu yang lama untuk mengantarkan dokumen rekam medis ke tempat pendaftaran. Sebaiknya pihak rumah akit perlu penambahan petugas pendistribusian untuk mendistribusikan dokumen rekam medis kepoliklinik yang dituju oleh pasien dan menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Dari hasil penelitian di atas maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Alur pendaftaran pasien di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo sudah sesuai alur sebanyak 73% dan yang belum sesuai sebanyak 27% sejauh ini pengawasan belum pernah diterapkan.
2. Sistem Penamaan dan Penomoran di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo sudah sesuai SOP, sistem penamaan yang sesuai SOP 64% dan
yang tidak sesuai SOP sebanyak 36%, sejauh ini manajemen pengawasan belum pernah diterapkan.
3. Pendistribusian dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo sudah sesuai ke poli yang di tuju oleh pasien yaitu sebnayak 100%, selama ini manajemen pengawasan belum pernah dilaksanakan.
Saran
Dari hasil penelitian mengenai manajemen pengawasan (controlling) unit rekm medis pada tempat pendaftaran pasien peneliti berharap dapat berguna bagi:
1. Rumah Sakit
a. Sebagai acuan atau referensi untuk dilakukannya pengawasan.
b. Sebagai pedoman pengarahan kepada petugas pendaftaran untuk meningkatkan kinerjanya.
2. Peneliti
Sebagai bahan untuk referensi untuk mempelajari manajemen pengawasan (controlling) unit rekam medis.
3. Akademi
Sebagai referensi pengembangan ilmu Rekam Medis dan Informatika Kesehatan.
DAFTAR PUSTAKA
Anggun.2014. Analisis Manajemen Rekam Medis Di Rumah Sakit Jiwa GrhasiaYogyakarat, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Vol.84, No.IV:2363-565X.
Azwar. Azrul, 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Bina RupaAksara.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia.2006. Pedoman Pengelolaan RekamMedis Rumah Sakit di Indonesia.
Jakarta :Bakti Husada.
G. R. Terry, 2001. Dasar-dasar manajemen. Jakarta: Bumi Aksara 2010.
Karyoto. 2016. Dasar-dasar Manajemen.
Yogyakarta : Andi.
Sugiyono. 2015. Metode Penelitian Pendidikan. Bandung :ALFABETA.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
Ulfayani, 2012. Evaluasi pelaksanaan Sistem Pelaporan Rekam Medis Di Klinik ASRI Medical Center, Rekam Medis_Persia, Vol.1, No.2: 2337-585.
