Makalah Arsip

MAKALAH MAKALAH

PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP

Dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Kearsipan pada Dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Kearsipan pada

Semester 2 Tahun Akademik 2015/2016 Semester 2 Tahun Akademik 2015/2016

Oleh: Oleh:

ELVINA ARRAFFI WIDYANTI ELVINA ARRAFFI WIDYANTI

155211041 155211041 D3 ADMINISTRASI BISNIS D3 ADMINISTRASI BISNIS 1B 1B

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI BANDUNG POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

KATA PENGANTAR

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada saya sehingga dapat menyelesaikan tugas makalah ini rahmat dan hidayah-Nya kepada saya sehingga dapat menyelesaikan tugas makalah ini yang berjudul

yang berjudul“Penyusutan dan Pemusnahan Arsip”“Penyusutan dan Pemusnahan Arsip”

Tugas ini dibuat dan disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Tugas ini dibuat dan disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajaemen Kearsipan kelas 1B D3 Adminstrasi Bisnis tahun 2016. Saya Manajaemen Kearsipan kelas 1B D3 Adminstrasi Bisnis tahun 2016. Saya mengharapkan makalah ini dapat memberikan informasi mengenai kegiatan mengharapkan makalah ini dapat memberikan informasi mengenai kegiatan  penyusutan dan pemusnahan arsip.

 penyusutan dan pemusnahan arsip.

Saya menyadari bahwa tugas ini masih belum sempurna, hal ini disebabkan Saya menyadari bahwa tugas ini masih belum sempurna, hal ini disebabkan karena keterbatasan kemampuan dan pengalaman yang saya miliki. Namun, saya akan karena keterbatasan kemampuan dan pengalaman yang saya miliki. Namun, saya akan terus belajar untuk mencapai kesempurnaan tersebut. Oleh karena itu, kritik dan saran terus belajar untuk mencapai kesempurnaan tersebut. Oleh karena itu, kritik dan saran untuk perbaikan tugas ini sangat diharapkan.

untuk perbaikan tugas ini sangat diharapkan.

Dalam penyusunan tugas ini tidak sedikit rintangan dan hambatan yang saya Dalam penyusunan tugas ini tidak sedikit rintangan dan hambatan yang saya alami. Namun berkat bantuan dan dorongan dari berbagai pihak, semuanya dapat alami. Namun berkat bantuan dan dorongan dari berbagai pihak, semuanya dapat diatasi. Maka dalam kesempatan ini, saya mengucapkan terima kasih dan penghargaan diatasi. Maka dalam kesempatan ini, saya mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada:

yang setinggi-tingginya kepada:

1.

1. Ibu Maya Setiawardani selaku dosen Manajemen KearsipanIbu Maya Setiawardani selaku dosen Manajemen Kearsipan 2.

2. Kepada orang tua yang telah memberikan semangat serta nasihatKepada orang tua yang telah memberikan semangat serta nasihat 3.

3. Perpustakaan Administrasi Niaga Politeknik Negeri BandungPerpustakaan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung 4.

4. Kepada teman-teman yang telah memberikan semangat dan dorongan sehinggaKepada teman-teman yang telah memberikan semangat dan dorongan sehingga saya dapat menyelesaikan tugas ini.

saya dapat menyelesaikan tugas ini.

Hanya kepada Allah SWT segalanya saya kembalikan. Semoga Allah SWT Hanya kepada Allah SWT segalanya saya kembalikan. Semoga Allah SWT selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada semua pihak yang telah terlibat selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada semua pihak yang telah terlibat dalam penyusunan tugas ini.

dalam penyusunan tugas ini.

Saya mengucapkan terima kasih atas bantuannya, semoga amal baik yang telah Saya mengucapkan terima kasih atas bantuannya, semoga amal baik yang telah diberikan kepada kami mendapatkan balasan dari Allah SWT. Aamiin.

diberikan kepada kami mendapatkan balasan dari Allah SWT. Aamiin.

Bandung, maret 2016 Bandung, maret 2016

Penulis Penulis

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR  KATA PENGANTAR ... ... ... ... ... ... ... ... ii DAFTAR ISI DAFTAR ISI  ... ii  ... ii BAB I BAB I... ... ... ... ... ... ... ... ... 11 PENDAHULUAN PENDAHULUAN  ... 1  ... 1 1.1

1.1 Latar BelakangLatar Belakang... ... ... ... ... ... . . 11 1.2

1.2 Maksud dan Tujuan Pembuatan MakalahMaksud dan Tujuan Pembuatan Makalah... ... ... ... 2... 2 1.3

1.3 Penyusunan MakalahPenyusunan Makalah  ... 2  ... 2 1.4

1.4 Metode Pengumpulan DataMetode Pengumpulan Data... ... ... ... ... 2... 2 BAB II BAB II  ... 3  ... 3 PEMBAHASAN PEMBAHASAN  ... 3  ... 3 2.1 Pengertian Arsip 2.1 Pengertian Arsip  ... 3  ... 3 2.2 Penyusutan Arsip 2.2 Penyusutan Arsip  ... 4  ... 4 A.

A. Pengertian Penyusutan ArsipPengertian Penyusutan Arsip  ... 4  ... 4 B.

B. Dasar Hukum Penyusutan ArsipDasar Hukum Penyusutan Arsip... ... ... ... ... 4... 4 C.

BAB I

BAB I

PENDAHULUAN

PENDAHULUAN

1.1

1.1 Latar BelakangLatar Belakang

Perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin pesat dewasa ini sangat Perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin pesat dewasa ini sangat  berpengaruh

 berpengaruh terhadap terhadap kemajuan kemajuan organisasi organisasi di di sektor sektor pemerintah pemerintah maupun maupun swasta.swasta. Suatu instansi atau organisasi merupakan sebuah wadah, alat untuk mencapai Suatu instansi atau organisasi merupakan sebuah wadah, alat untuk mencapai tujuan yang didalamnya terdapat sekumpulan orang, visi misi tujuan organisasi tujuan yang didalamnya terdapat sekumpulan orang, visi misi tujuan organisasi yang akan dicapai dan usaha untuk mencapai tujuan tersebut. Input dan output dari yang akan dicapai dan usaha untuk mencapai tujuan tersebut. Input dan output dari kegiatan ini bermacam-macam contohnya surat masuk, surat keluar, izin penelitian, kegiatan ini bermacam-macam contohnya surat masuk, surat keluar, izin penelitian, kuitansi, hasil rapat, bukti transaksi, proposal dan lain sebagainya. Semua kegiatan kuitansi, hasil rapat, bukti transaksi, proposal dan lain sebagainya. Semua kegiatan dan pekerjaan yang dilakukan oleh suatu organisasi pasti memerlukan data dan dan pekerjaan yang dilakukan oleh suatu organisasi pasti memerlukan data dan informasi. Salah satu informasi yang sangat penting bagi suatu organisasi adalah informasi. Salah satu informasi yang sangat penting bagi suatu organisasi adalah rekaman dari kegiatan itu sendiri dalam keadaan yang sesungguhnya. Rekaman rekaman dari kegiatan itu sendiri dalam keadaan yang sesungguhnya. Rekaman tersebut terdapat dalam arsip.

tersebut terdapat dalam arsip.

Arsip tersebut akan terus bertambah seiring berjalannya waktu sesuai Arsip tersebut akan terus bertambah seiring berjalannya waktu sesuai kebutuhan organisasi dalam jangka penyimpanan arsip, maka pertumbuhan arsip kebutuhan organisasi dalam jangka penyimpanan arsip, maka pertumbuhan arsip  pun terus

 pun terus bertambah. Untuk bertambah. Untuk mengatasi hal mengatasi hal tersebut perlu tersebut perlu dilakukanya penyusutandilakukanya penyusutan dan atau pemusnahan arsip sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip Dinamis dan dan atau pemusnahan arsip sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip Dinamis dan  prosedur penyusutan yang berlaku agar pertumbuhan arsip dapat terkontrol.

 prosedur penyusutan yang berlaku agar pertumbuhan arsip dapat terkontrol.

Penyusutan masih menjadi permasalahan di banyak organisasi, mungkin Penyusutan masih menjadi permasalahan di banyak organisasi, mungkin karena anggaran kearsipan belum ada, Sumber Daya Manusia yang belum tersedia, karena anggaran kearsipan belum ada, Sumber Daya Manusia yang belum tersedia,  padahal dokumen yang tidak musnah perlu pemeliharaan. Apabila tidak dilakukan  padahal dokumen yang tidak musnah perlu pemeliharaan. Apabila tidak dilakukan  penyusutan arsip akan

 penyusutan arsip akan menumpuk sehingga tidak ada menumpuk sehingga tidak ada proses seleksi proses seleksi atau penilaian,atau penilaian, apabila masalah ini tetap dibiarkan akan menimbulkan banyak problem diantaranya apabila masalah ini tetap dibiarkan akan menimbulkan banyak problem diantaranya  butuh

 butuh ruang ruang banyak banyak untuk untuk menyimpan menyimpan arsip, arsip, anggaran anggaran banyak, banyak, sehinggasehingga  penggunaan ruang dan

 penggunaan ruang dan anggaran tidak eanggaran tidak efektif, karena arsip-arsip yang sudah fektif, karena arsip-arsip yang sudah tidaktidak  berguna, habis masa retensinya masih disimpan di tempat penyimpanan arsip.  berguna, habis masa retensinya masih disimpan di tempat penyimpanan arsip.

1.2

1.2 Maksud dan Tujuan Pembuatan MakalahMaksud dan Tujuan Pembuatan Makalah

Maksud dan tujuan dari pembuatan makalah ini secara khusus adalah untuk Maksud dan tujuan dari pembuatan makalah ini secara khusus adalah untuk memenuhi tugas Manajemen Kerasipan serta memberikan manfaat berupa informasi memenuhi tugas Manajemen Kerasipan serta memberikan manfaat berupa informasi yang disertai pembahasan masalah yang diperuntukkan memperkaya wawasan kepada yang disertai pembahasan masalah yang diperuntukkan memperkaya wawasan kepada  para pembaca.

 para pembaca.

1.3

1.3 Penyusunan MakalahPenyusunan Makalah

Dalam penyusunan makalah ini, saya melakukan tahap-tahap berikut: Dalam penyusunan makalah ini, saya melakukan tahap-tahap berikut: 1.

1. Penentuan judul makalahPenentuan judul makalah 2.

2. Mencari beberapa buku referensiMencari beberapa buku referensi 3.

3. Pengumpulan data dan materiPengumpulan data dan materi 4.

4. Pembuatan makalahPembuatan makalah 5.

5. Penyuntingan makalah akhir.Penyuntingan makalah akhir.

1.4

1.4 Metode Pengumpulan DataMetode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang saya gunakan adalah metode

Metode pengumpulan data yang saya gunakan adalah metode booksearchbooksearch yaitu pengumpulan data yang secara umum menggunakan buku sebagai referensi yaitu pengumpulan data yang secara umum menggunakan buku sebagai referensi dan sumber utama.

BAB II

BAB II

PEMBAHASAN

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Arsip 2.1 Pengertian Arsip

A. Menurut Undang-Undang nomor 7 tahun 1971, arsip adalah A. Menurut Undang-Undang nomor 7 tahun 1971, arsip adalah 

  Naskah-naskah yang  Naskah-naskah yang dibuat dibuat dan dan diterima oleh diterima oleh Lembaga-lembaga Lembaga-lembaga Negara Negara dandan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan  pemerintahan

 pemerintahan 

  Naskah-naskah yang  Naskah-naskah yang dibuat dibuat dan dan diterima diterima oleh oleh Badan-badan Badan-badan Swasta Swasta dan/ataudan/atau  perorangan, dalam b

 perorangan, dalam bentuk corak entuk corak apapun, baik apapun, baik dalam keadaan dalam keadaan tunggal maupuntunggal maupun  berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

 berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. B. Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya

B. Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern Administrasi Perkantoran Modern,, arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap diperlukan dapat secara cepat ditemukan mempunyai suatu kegunaan agar setiap diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

kembali. C. Dalam buku

C. Dalam buku  Manajemen Kearsipan  Manajemen Kearsipan oleh Drs. Basir Barthos telah dirangkumoleh Drs. Basir Barthos telah dirangkum  beberapa pengertian arsip yaitu sebagai berikut:

 beberapa pengertian arsip yaitu sebagai berikut: 

 Arsip dinamisArsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam  perencanaan,

 perencanaan, pelaksanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan penyelenggaraan kehidupan kehidupan kebangsaan kebangsaan padapada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam  penyelenggaraan administrasi negara.

 penyelenggaraan administrasi negara. 

 Arsip aktif Arsip aktif  adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.

diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. 

 Arsip in-aktif Arsip in-aktif  adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk  penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

 penyelenggaraan administrasi sudah menurun. 

 Arsip statisArsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk  perencanaan

 perencanaan pelaksanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan penyelenggaraan kehidupan kehidupan kebangsaan kebangsaan padapada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip

statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip  Nasional Daerah.

 Nasional Daerah. 2.2 Penyusutan Arsip

2.2 Penyusutan Arsip A.

A. Pengertian Penyusutan ArsipPengertian Penyusutan Arsip

Penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan. (UU Nomor memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan. (UU Nomor 43/2009 Psl 1 No.23). Salah satu kegiatan dalam pengelolaan

43/2009 Psl 1 No.23). Salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip yang dilakukanarsip yang dilakukan  pengelola

 pengelola arsip arsip adalah adalah kegiatan kegiatan penyusutan. penyusutan. Penyusutan Penyusutan arsip arsip adalah adalah kegiatankegiatan  pengurangan arsip dengan cara:

 pengurangan arsip dengan cara: 

 Memindahkan arsip inaktif dari tempat penMemindahkan arsip inaktif dari tempat penyimpanan file aktif dalam suatu unityimpanan file aktif dalam suatu unit  pengolah arsip.

 pengolah arsip. 

 Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Pusat dalamMemindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Pusat dalam lingkungan organisasi.

lingkungan organisasi. 

 Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 

 Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

Hal tersebut terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 87 tahun 1999 bahwa Hal tersebut terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 87 tahun 1999 bahwa kegiatan penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan merupakan salah satu kegiatan penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan merupakan salah satu sarana yang penting untuk menyelematkan dan melestarikan bahan bukti resmi yang sarana yang penting untuk menyelematkan dan melestarikan bahan bukti resmi yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional dan untuk mengatur dokumen mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional dan untuk mengatur dokumen  perusahaan

 perusahaan yang yang tidak tidak berguna, berguna, mengurangi mengurangi beban beban penyimpanan penyimpanan dan dan menghematmenghemat ruangan serta memungkinkan terkumpulnya dokumen perusahaan yang selektif.

ruangan serta memungkinkan terkumpulnya dokumen perusahaan yang selektif. B.

B. Dasar Hukum Penyusutan ArsipDasar Hukum Penyusutan Arsip

Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 1.

1. UmumUmum a.

a. Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 (Lembaran NegaraDengan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 (Lembaran Negara tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara 3151), telah ditetapkan tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara 3151), telah ditetapkan ketentuan

 b.

 b. Untuk mengatur lebih lanjut tentang pelaksanaan KetentuanUntuk mengatur lebih lanjut tentang pelaksanaan Ketentuan –  – ketentuanketentuan Peralihan mengenai penyusutan arsip sebagaimana tercantum dalam pasal Peralihan mengenai penyusutan arsip sebagaimana tercantum dalam pasal 17 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, maka dipandang perlu 17 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, maka dipandang perlu mengeluarkan petunjuk teknis guna pengaturan pelaksanaannya.

mengeluarkan petunjuk teknis guna pengaturan pelaksanaannya.

2.

2. Dasar HukumDasar Hukum a.

a. UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok KearsipanUU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaga Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara (Lembaga Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara  Nomor 2964).

 Nomor 2964).  b.

 b. PP No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara tahunPP No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151).

1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151). c.

c. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 1974 tentangKeputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 1974 tentang Arsip Nasional Republik Indonesia.

Arsip Nasional Republik Indonesia.

3.

3. TujuanTujuan

Surat Edaran ini dikeluarkan sebagai pedoman bagi pejabat

Surat Edaran ini dikeluarkan sebagai pedoman bagi pejabat yang bersangkutanyang bersangkutan dalam melaksanakan penanganan arsip inaktif menurut ketentuan pasal 17 dalam melaksanakan penanganan arsip inaktif menurut ketentuan pasal 17 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979.

Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979.

4.

4. SasaranSasaran a.

a. Penyelamatan dan pemanfaatan informasi untuk meningkatkan dayagunaPenyelamatan dan pemanfaatan informasi untuk meningkatkan dayaguna dan tepatguna administrasi aparatur Negara.

dan tepatguna administrasi aparatur Negara.  b.

 b. Penyelamatan bahan bukti pertanggungjawaban nasional.Penyelamatan bahan bukti pertanggungjawaban nasional.

5.

5. Ruang LingkupRuang Lingkup

Arsip-arsip inaktif sebelum diberlakukannya Jadwal Retensi Arsip yang Arsip-arsip inaktif sebelum diberlakukannya Jadwal Retensi Arsip yang  berada di Lembaga-lembaga Negara dan/atau Badan-badan Pemerintahan.  berada di Lembaga-lembaga Negara dan/atau Badan-badan Pemerintahan.

C.

C. Prosedur Penyusutan ArsipProsedur Penyusutan Arsip

Dari bagan tersebut dapat dilihat bahwa kegiatan penyusutan dapat dilakukan dengan Dari bagan tersebut dapat dilihat bahwa kegiatan penyusutan dapat dilakukan dengan  pemindahan

 pemindahan kategori kategori arsip arsip aktif aktif ke ke in-aktif, in-aktif, pemindahan pemindahan in-aktif in-aktif ke ke microfilm,microfilm,  penyerahan in-aktif ke ARNAS, kemudian kegiatan pemusnahan arsip.

 penyerahan in-aktif ke ARNAS, kemudian kegiatan pemusnahan arsip. Tujuan Penyusutan Arsip (Mark Robek, dkk, 1987:105)

Tujuan Penyusutan Arsip (Mark Robek, dkk, 1987:105) 1)

1) Memusnahkan arsip lama tidak bergunaMemusnahkan arsip lama tidak berguna 2)

2) Mempertahankan arsip legal, bisnis dan bernilai historisMempertahankan arsip legal, bisnis dan bernilai historis 3)

3) Meminimalisasi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpananMeminimalisasi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan 4)

4) Mengamankan disks dan tape magnetic computer untuk penggunaan kembaliMengamankan disks dan tape magnetic computer untuk penggunaan kembali secepat mungkin

secepat mungkin 1.

1. Penilaian ArsipPenilaian Arsip

Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama  jenis arsip

 jenis arsip bersangkutan disimpan bersangkutan disimpan di file di file aktif dan aktif dan file in-aktif, file in-aktif, serta apakah serta apakah jenisjenis aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis ke aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis ke ARNAS. Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan ARNAS. Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED:

singkatan ALFRED:

A = Administrasi value (nilai guna arsip di bidang ad

A = Administrasi value (nilai guna arsip di bidang ad ministrasi)ministrasi) L = Legal Value (nilai guna arsip di bidang hukum)

L = Legal Value (nilai guna arsip di bidang hukum) F = Fiscal value (nilai guna arsip di bidang keuangan) F = Fiscal value (nilai guna arsip di bidang keuangan) R = Research value (nilai guna arsip bidan

R = Research value (nilai guna arsip bidang penelitian)g penelitian) E = Education value (nilai guna arsip di bidang pendidikan) E = Education value (nilai guna arsip di bidang pendidikan)

D = Documentary Value (nilai guna arsip di bidang dokumentasi) D = Documentary Value (nilai guna arsip di bidang dokumentasi)

Arsip aktif

Arsip aktif _{DimusnahkanDimusnahkan}

Simpan Abadi di ARNAS Simpan Abadi di ARNAS

Mikrofilm Mikrofilm

Arsip In-aktif Arsip In-aktif

 Nilai

 Nilai sebuah sebuah arsip arsip berkisar berkisar antara antara 0 0 sampai sampai 100, 100, dihitung dihitung berdasarkan berdasarkan jumlahjumlah  presentase dari keenam komponen. Ada empat golongan arsip yaitu:

 presentase dari keenam komponen. Ada empat golongan arsip yaitu: 1)

1) Arsip Vital (presentase nilai 90-100)Arsip Vital (presentase nilai 90-100)

Arsip ini peting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana Arsip ini peting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis sehingga dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis sehingga tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Misalnya, akte pendirian perusahaan, sertifikat bangunan/tanah, Izin Misalnya, akte pendirian perusahaan, sertifikat bangunan/tanah, Izin Mendirikan Bangunan (IMB).

Mendirikan Bangunan (IMB). 2)

2) Arsip Penting (persentase 50-89)Arsip Penting (persentase 50-89)

Arsip yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu perusahaan/organisasi untuk Arsip yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu perusahaan/organisasi untuk melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang relatif tinggi melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang relatif tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama lima tahun dan diarsip dan lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama lima tahun dan diarsip in-aktif 25 tahun. Bila arsip itu hilang, kelancaran operasi perusahaan/organisasi aktif 25 tahun. Bila arsip itu hilang, kelancaran operasi perusahaan/organisasi akan terhambat. Misalnya, arsip-arsip bukti keuangan.

akan terhambat. Misalnya, arsip-arsip bukti keuangan. 3)

3) Arsip Berguna (persentase 10-49)Arsip Berguna (persentase 10-49)

Arsip yang berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah apabila Arsip yang berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah apabila hilang. Arsip ini membantu kelancaran operasi suatu organisasi/perusahaan, hilang. Arsip ini membantu kelancaran operasi suatu organisasi/perusahaan, dan arsip ini disimpan sesuai dengan keperluan saja yaitu sampai masalahnya dan arsip ini disimpan sesuai dengan keperluan saja yaitu sampai masalahnya selesai.

selesai. Misalnya, surat Misalnya, surat pesanan, neraca, dan pesanan, neraca, dan laporan tahunan.laporan tahunan. 4)

4) Arsip Tidak Berguna (persentase 0-9)Arsip Tidak Berguna (persentase 0-9)

Arsip yang mempunyai nilai guna terbatas yaitu arsip-arsip yang tidak perlu Arsip yang mempunyai nilai guna terbatas yaitu arsip-arsip yang tidak perlu disimpan sebagai

disimpan sebagai bukti. bukti. Arsip ini Arsip ini dapat dimusnahkan dapat dimusnahkan seusai dipakai seusai dipakai untukuntuk sementara waktu.

sementara waktu. Misalnya, sMisalnya, surat undangan, dan urat undangan, dan pengumuman.pengumuman.

2.

2. Pemindahan ArsipPemindahan Arsip

Konsep dasar: Pengertian Pemindahan Arsip Konsep dasar: Pengertian Pemindahan Arsip Memindahkan arsip inaktif

Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit dari unit pengolah ke unit kearsipan kearsipan dalam lingkungandalam lingkungan intern organisasi. Pemindahan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah intern organisasi. Pemindahan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip, yang dilakukan dengan cara:

arsip, yang dilakukan dengan cara:

•• Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalamMemindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan intern organisasi;

•• Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

•• Menyerahkan arsip statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan.Menyerahkan arsip statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan.

PENYIAPAN SARANA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF PENYIAPAN SARANA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Perangkat lunak pemindahan arsip yang sangat diperlukan adalah ketentuan umum Perangkat lunak pemindahan arsip yang sangat diperlukan adalah ketentuan umum dalam pemindahan arsip, yakni:

dalam pemindahan arsip, yakni:



 Jadwal Retensi ArsipJadwal Retensi Arsip 

 Formulir,Formulir, 

 Berita acara pemindahan arsip inaktif.Berita acara pemindahan arsip inaktif. 

 Untuk perangkat keras terutama diperlukan adalah bok arsip.Untuk perangkat keras terutama diperlukan adalah bok arsip.

Ketentuan umum dalam pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal

Ketentuan umum dalam pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal yang disepakatiyang disepakati secara umum oleh pimpinan dan staf

secara umum oleh pimpinan dan staf yang berada di setiap unit kerja suatu instansiyang berada di setiap unit kerja suatu instansi untuk dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar dalam melaksanakan untuk dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar dalam melaksanakan  pemindahan arsip inaktif.

 pemindahan arsip inaktif.

PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Setelah ditentukan lama penyimpanan dan nilai kegunaan dalam jadwal retensi Setelah ditentukan lama penyimpanan dan nilai kegunaan dalam jadwal retensi arsip, langkah berikutnya dalam prosedur penyusutan arsip yang harus dilakukan arsip, langkah berikutnya dalam prosedur penyusutan arsip yang harus dilakukan yaitu mengadakan pemindahan. Pemindahan atau transferring arsip adalah kegiatan yaitu mengadakan pemindahan. Pemindahan atau transferring arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari arsip yang aktif ke arsip yang tidak aktif (inaktif) memindahkan arsip-arsip dari arsip yang aktif ke arsip yang tidak aktif (inaktif) karena tidak atau digunakan dalam kegiatan sehari-hari. (Ig Wursanto, 1991:215). karena tidak atau digunakan dalam kegiatan sehari-hari. (Ig Wursanto, 1991:215).

Menurut Irra Chrisyanti Dewi (2011:176), “Pemindahan arsip adalah kegiatan Menurut Irra Chrisyanti Dewi (2011:176), “Pemindahan arsip adalah kegiatan

memindahkan arsip dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif dan dari arsip dinamis memindahkan arsip dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif dan dari arsip dinamis

inaktif ke arsip statis”. Pemindahaan arsip

inaktif ke arsip statis”. Pemindahaan arsip-arsip tersebut dilakukan karena terdapat-arsip tersebut dilakukan karena terdapat arsip yang tidak digunakan atau jarang digunakan dalam kegiatan administrasi arsip yang tidak digunakan atau jarang digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Serta arsip-arsip yang dipindahkan memiliki nilai guna yang tidak sama sehari-hari. Serta arsip-arsip yang dipindahkan memiliki nilai guna yang tidak sama (nilai guna sementara dan nilai guna permanen atau abadi). Prosedur pemindahan (nilai guna sementara dan nilai guna permanen atau abadi). Prosedur pemindahan arsip dari unit pengelola ke pusat penyimpanan arsip melalui prosedur sebagai arsip dari unit pengelola ke pusat penyimpanan arsip melalui prosedur sebagai  berikut:

Tindakan pertama yang dilaksanakan untuk memindahkan arsip dari unit Tindakan pertama yang dilaksanakan untuk memindahkan arsip dari unit  pengolah ke pusat

 pengolah ke pusat penyimpanan arsip adalah menpenyimpanan arsip adalah menyiangi (Weeding) arsip yangyiangi (Weeding) arsip yang telah sampai jangka waktu penyimpanan dan sudah tidak dipergunakan lagi di telah sampai jangka waktu penyimpanan dan sudah tidak dipergunakan lagi di unit pengolah yang bersangkutan. (Bashir Barthos, 2005:122).

unit pengolah yang bersangkutan. (Bashir Barthos, 2005:122).

Dari kegiatan menyiangi akan menghasilkan arsip yang dapat dipindahkan ke Dari kegiatan menyiangi akan menghasilkan arsip yang dapat dipindahkan ke  pusat

 pusat penyimpanan penyimpanan dan dan arsip arsip yang yang dapat dapat dimusnahkan dimusnahkan oleh oleh satuan satuan kerja kerja ituitu sendiri. Ukuran untuk menentukan arsip-arsip yang telah mencapai

sendiri. Ukuran untuk menentukan arsip-arsip yang telah mencapai masa inaktifmasa inaktif adalah frekuensi aktifitasnya untuk referensi (sering atau tidaknya arsip adalah frekuensi aktifitasnya untuk referensi (sering atau tidaknya arsip digunakan). Apabila frekuensi penggunaannya kurang dari 20% berarti arsip digunakan). Apabila frekuensi penggunaannya kurang dari 20% berarti arsip sudah mencapai masa inaktif. Presentase tersebut diperoleh dengan sudah mencapai masa inaktif. Presentase tersebut diperoleh dengan menggunakan rumus:

menggunakan rumus:

Rumus: Angka Pemakaian = P/N x 100% Rumus: Angka Pemakaian = P/N x 100%  N = jumlah arsip yang disimpan

 N = jumlah arsip yang disimpan P = jumlah permintaan arsip P = jumlah permintaan arsip

Makin besar angka penilaian arsip maka makin baik arsip yang bersangkutan, Makin besar angka penilaian arsip maka makin baik arsip yang bersangkutan,  berarti

 berarti makin makin banyak banyak arsip arsip yang yang secara secara langsung langsung digunakan digunakan untuk untuk pelaksanaanpelaksanaan sehari-hari.

sehari-hari.

 b.

 b. Pelaksanaan pemindahanPelaksanaan pemindahan

Sebelum pemindahan arsip dilaksanakan maka diperlukan persiapan-persiapan Sebelum pemindahan arsip dilaksanakan maka diperlukan persiapan-persiapan terlebih dahulu dalam penyelenggaraan pelaksanaan pemindahan arsip, antara terlebih dahulu dalam penyelenggaraan pelaksanaan pemindahan arsip, antara lain:

lain: 1)

1) Mempersiapkan alat-alat, seperti: folder filing cabinet, boks, guide, rak Mempersiapkan alat-alat, seperti: folder filing cabinet, boks, guide, rak dandan lain-lain. Peralatan tersebut digunakan untuk menampung pemindahan lain-lain. Peralatan tersebut digunakan untuk menampung pemindahan tersebut.

tersebut. 2)

2) Membuat daftar arsip yang akan dipindahkan yang berisi tentang: nama unitMembuat daftar arsip yang akan dipindahkan yang berisi tentang: nama unit  pengolah

 pengolah yang yang memindahkan, memindahkan, pokok pokok masalah, masalah, masalah, masalah, jangka jangka waktuwaktu  penyimpanan

 penyimpanan berkas, berkas, tahun tahun berkas berkas yang yang bersangkutan, bersangkutan, jenis jenis fisik fisik arsiparsip (foto, peta dan lain-lain) dan jumlah berkas.

3)

3) Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip. Dalam Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip. Dalam berita acara tersebutberita acara tersebut antara lain:

antara lain: a)

a) Tanggal, bulan, tahun saat berita acara itu dibuatTanggal, bulan, tahun saat berita acara itu dibuat  b)

 b)  Nama, jabatan pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. Nama, jabatan pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima.

Pemindahan arsip dari unit pengolah/satuan kerja ke pusat penyimpanan arsip Pemindahan arsip dari unit pengolah/satuan kerja ke pusat penyimpanan arsip dilaksanakan per berkas, dengan demikian tidak lembar pe

dilaksanakan per berkas, dengan demikian tidak lembar pe r lembar. Demikian pular lembar. Demikian pula  jangka

 jangka waktu waktu pemindahannya pemindahannya harus harus dilaksanakan dilaksanakan berdasarkan berdasarkan waktu waktu yang yang telahtelah ditentukan, misalnya setiap 6 bulan sekali.

ditentukan, misalnya setiap 6 bulan sekali.

METODE PEMINDAHAN ARSIP METODE PEMINDAHAN ARSIP

Agar dalam pelaksanaan pemindahan arsip dapat berlangsung dengan baik, maka Agar dalam pelaksanaan pemindahan arsip dapat berlangsung dengan baik, maka dalam suatu organisasi atau perusahaan perlu menetapkan cara pemindahan arsip dalam suatu organisasi atau perusahaan perlu menetapkan cara pemindahan arsip sebagai pedoman bagi setiap satuan kerja. Pada dasarnya ada 2 macam cara sebagai pedoman bagi setiap satuan kerja. Pada dasarnya ada 2 macam cara  pemindahan arsip, antara lain:

 pemindahan arsip, antara lain: 1)

1) Pemindahan arsip secara berkala (periodically transfer), yaitu:Pemindahan arsip secara berkala (periodically transfer), yaitu: a)

a) Pemindahan satu kali dalam waktu tertentu (one period)Pemindahan satu kali dalam waktu tertentu (one period)

Berkas surat atau arsip yang diterima dalam jangka waktu yang telah Berkas surat atau arsip yang diterima dalam jangka waktu yang telah ditentukan, dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Berkas Arsip (Center File). ditentukan, dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Berkas Arsip (Center File). Kelemahan cara pemindahan ini yaitu karena pemindahan dilakukan secara Kelemahan cara pemindahan ini yaitu karena pemindahan dilakukan secara keseluruhan maka sering dipergunakan dalam proses administrasi sehari-hari. keseluruhan maka sering dipergunakan dalam proses administrasi sehari-hari. Apabila cara ini terpaksa dilaksanakan, maka harus diatur letak dan tempatnya Apabila cara ini terpaksa dilaksanakan, maka harus diatur letak dan tempatnya antara arsip yang tidak aktif (yang baru dipindahkan) dengan arsip aktif (arsip antara arsip yang tidak aktif (yang baru dipindahkan) dengan arsip aktif (arsip  baru), sehingga tidak mengganggu kelancaran pekerjaan.

 baru), sehingga tidak mengganggu kelancaran pekerjaan.

 b)

 b) Pemindahan dua kali dalam jangka waktu tertentu (two period)Pemindahan dua kali dalam jangka waktu tertentu (two period)

Pemindahan dua kali dalam jangka waktu tertentu yaitu pada tahap pertama, Pemindahan dua kali dalam jangka waktu tertentu yaitu pada tahap pertama,  berkas

 berkas inaktif inaktif dipisahkan dipisahkan dari dari berkas berkas aktif, aktif, tetapi tetapi masih masih ditempatkan ditempatkan dalamdalam ruang kerja. Pada tahap kedua, dalam waktu yang telah ditentukan, berkas arsip ruang kerja. Pada tahap kedua, dalam waktu yang telah ditentukan, berkas arsip inaktif dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Berkas Arsip.

c)

c) Pemindahan menurut batas waktu minimal dan maksimalPemindahan menurut batas waktu minimal dan maksimal

Pemindahan menurut batas waktu minimal dan maksimal suatu berkas dapat Pemindahan menurut batas waktu minimal dan maksimal suatu berkas dapat ditahan dalam sebuah file. Pada wak

ditahan dalam sebuah file. Pada waktu yang telah ditentukan, maka btu yang telah ditentukan, maka berkas suraterkas surat atau arsip yang telah ditentukan, maka berkas surat atau arsip yang telah atau arsip yang telah ditentukan, maka berkas surat atau arsip yang telah mencapai waktu minimalnya dapat dipindahkan ke

mencapai waktu minimalnya dapat dipindahkan ke Pusat Penyimpanan BerkasPusat Penyimpanan Berkas Arsip.

Arsip.

2)

2) Pemindahan arsip secara berulang-ulang (perpetuallPemindahan arsip secara berulang-ulang (perpetuall y transfer), yaitu:y transfer), yaitu:

Pemindahan berkas arsip inaktif tidak didasarkan atas jangka waktu tertentu Pemindahan berkas arsip inaktif tidak didasarkan atas jangka waktu tertentu dari file aktif ke file inaktif, melainkan secara terus-menerus dari file aktif ke file inaktif, melainkan secara terus-menerus  berkesinambungan.

 berkesinambungan. Cara Cara pemindahan pemindahan berkas berkas ini ini dilaksanakan dilaksanakan bila bila mengenaimengenai suatu masalah misalnya personalia, keuangan, perlengkapan, data statistik dan suatu masalah misalnya personalia, keuangan, perlengkapan, data statistik dan sebagainya. (Thomas Wiyasa, 2003:163). Apabila cara pemindahan ini sebagainya. (Thomas Wiyasa, 2003:163). Apabila cara pemindahan ini digunakan, maka setiap arsip tersebut harus diberi tanda tertentu pada saat digunakan, maka setiap arsip tersebut harus diberi tanda tertentu pada saat arsip-arsip itu akan disimpan/dimasukan ke dalam arsip aktif.

arsip-arsip itu akan disimpan/dimasukan ke dalam arsip aktif.

3.

3. Jadwal Retensi ArsipJadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan Jadwal Retensi adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif, dan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif, dan kemudahan dimusnahkan. Arti harfiahnya dari retensi adalah penahanan. Dalam kemudahan dimusnahkan. Arti harfiahnya dari retensi adalah penahanan. Dalam kearsipan, retensi artinya lama sesuatu arsip disimpan(ditahan) di file aktif atau di kearsipan, retensi artinya lama sesuatu arsip disimpan(ditahan) di file aktif atau di file inaktif sebelum dipindahkan atau dimusnahkan.

file inaktif sebelum dipindahkan atau dimusnahkan. 

 Pengertian Jadwal Retensi ArsipPengertian Jadwal Retensi Arsip

Menurut Undang-Undang Kearsipan No. 43 tahun 2009, JRA adalah daftar Menurut Undang-Undang Kearsipan No. 43 tahun 2009, JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip arsip, dan keterangan berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang diperunakan sebagai dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang diperunakan sebagai  pedoman penyusutan dan penyelatan arsip.

 pedoman penyusutan dan penyelatan arsip.

Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 ten

Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan,tang Dokumen Perusahaan, yang dimaksud Jadwal Retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen yang dimaksud Jadwal Retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen  perusahaan

 perusahaan yang yang disusun disusun dalam dalam suatu suatu daftar daftar sesuai sesuai dengan dengan jenis jenis dan dan nilainilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan. kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.

Dari beberapa pengertian tentang JRA dapat disimpulkan bahwa jadwal retensi Dari beberapa pengertian tentang JRA dapat disimpulkan bahwa jadwal retensi arsip merupakan pedoman penyusutan yang berupa daftar dan berisi arsip merupakan pedoman penyusutan yang berupa daftar dan berisi sekurang-kurangnya jenis arsip, retensi, dan nasib akhir. Istilah sekurang-sekurang-kurangnya kurangnya jenis arsip, retensi, dan nasib akhir. Istilah sekurang-kurangnya mengandung maksud bahwa selain jenis, retensi, dan nasib akhir arsip, masih mengandung maksud bahwa selain jenis, retensi, dan nasib akhir arsip, masih dimungkinkan untuk ditambah hal lain

dimungkinkan untuk ditambah hal lain seperti kode klasifikasi.seperti kode klasifikasi. 

 Tujuan Penyusunan Jadwal Retensi ArsipTujuan Penyusunan Jadwal Retensi Arsip



 Terhindar dari pemborosan (inefisiensi)Terhindar dari pemborosan (inefisiensi)



 Terwujudnya konsistensi dalam program penyusutan (MemudahkanTerwujudnya konsistensi dalam program penyusutan (Memudahkan  penyusutan)

 penyusutan)



 Terjaminnya keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional.Terjaminnya keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional.



 Memudahkan temu kembali arsip/rekodMemudahkan temu kembali arsip/rekod



 Memenuhi perundang-undanganMemenuhi perundang-undangan



 Manfaat Jadwal Retensi Arsip.Manfaat Jadwal Retensi Arsip.

Yang tercantum dalam jadwal retensi arsip menurut buku Manajemen Yang tercantum dalam jadwal retensi arsip menurut buku Manajemen Kerasipan Modern oleh Agus sugiarto adalah

Kerasipan Modern oleh Agus sugiarto adalah -- Pokok masalahPokok masalah

-- MasalahMasalah

-- Perincian masalahPerincian masalah

-- Jangka waktu penyimpan baik untuk arsip aktif maupun inaktifJangka waktu penyimpan baik untuk arsip aktif maupun inaktif --  Nilai yang meliputi: sementara dan permanen Nilai yang meliputi: sementara dan permanen

4.

4. Pemusnahan ArsipPemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau melenyapkan warkat atau Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau melenyapkan warkat atau arsip yang dipandang telah habis nilai gunanya atau telah habis masa arsip yang dipandang telah habis nilai gunanya atau telah habis masa  penyimpanannya

 penyimpanannya sesuai sesuai dengan dengan jadwal jadwal retensi retensi arsip.arsip. “Pemusnahan arsip adalah“Pemusnahan arsip adalah

 proses

 proses kegiatan kegiatan penghancuran penghancuran arsip arsip yang yang sudah sudah tidak tidak memiliki memiliki nilai nilai kegunaan.kegunaan. Penghancuran berarti membuat arsip-arsip tidak dapat dimanfaatkan lagi, baik dari Penghancuran berarti membuat arsip-arsip tidak dapat dimanfaatkan lagi, baik dari

segi informasi maupun fisiknya”. (Ig Wur 

segi informasi maupun fisiknya”. (Ig Wur santo, 2006:280). Kegiatan pemusnahansanto, 2006:280). Kegiatan pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya:

arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya: a.

a. Dengan melebur lembaran-lembaran arsip menggunakan mesin pelebur kertas,Dengan melebur lembaran-lembaran arsip menggunakan mesin pelebur kertas, misalnya melalui pabrik-pabrik kertas.

 b.

 b. Dengan cara membakar sampai habis hingga menjadi abu.Dengan cara membakar sampai habis hingga menjadi abu. c.

c. Dengan menimbun di dalam tanah, namun cara ini kurang efektif.Dengan menimbun di dalam tanah, namun cara ini kurang efektif. d.

d. Dengan cara merobek-robek secara manual menjadi sobekan-sobekan kecilDengan cara merobek-robek secara manual menjadi sobekan-sobekan kecil hingga tidak dapat dimanfaatkan lagi.

hingga tidak dapat dimanfaatkan lagi.

Menurut Sulistyo dan Basuki (2003:340), ada 4 (empat) metode pemusnahan arsip Menurut Sulistyo dan Basuki (2003:340), ada 4 (empat) metode pemusnahan arsip statis, yaitu:

statis, yaitu: a.

a. PencacahanPencacahan

Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam  bentuk kertas dengan

 bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang di nammenggunakan alat pencacah yang di namakan shredden. Alatakan shredden. Alat ini menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik dan merobek kertas ini menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik dan merobek kertas menjadi potongan- potongan di mana hasil potongannya akan bervariasi mulai dari menjadi potongan- potongan di mana hasil potongannya akan bervariasi mulai dari 0,8 cm sampai dengan 2,5 cm.

0,8 cm sampai dengan 2,5 cm.

 b.

 b. PembakaranPembakaran

Metode ini sangat popular di masa lalu karena di anggap paling aman, walaupun Metode ini sangat popular di masa lalu karena di anggap paling aman, walaupun terkadang dokumen yang dibakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin terkadang dokumen yang dibakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada dokumen rahasia dapat diketahui oleh pesaing.

saja ada dokumen rahasia dapat diketahui oleh pesaing.

c.

c. Pemusnahan kimiawiPemusnahan kimiawi

Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Bahan kimiawi yang digunakan dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Bahan kimiawi yang digunakan ada beberapa jenis, tergantung pada volume dan jenis dokumen yang akan ada beberapa jenis, tergantung pada volume dan jenis dokumen yang akan dimusnahkan, misalnya: Sodium hydroxide 1M plus a

dimusnahkan, misalnya: Sodium hydroxide 1M plus acetic acids. Metode ini lebihcetic acids. Metode ini lebih efisien dibandingkan metode pencacahan, namun tidak dapat dilakukan efisien dibandingkan metode pencacahan, namun tidak dapat dilakukan sewaktu-waktu.

waktu.

d.

d. PembuburanPembuburan

Pembuburan merupakan metode yang aman, ekonomis, bersih, dan nyaman. Pembuburan merupakan metode yang aman, ekonomis, bersih, dan nyaman. Dokumen yang akan dimusnahkan dimasukan ke bak penampungan yang diisi air, Dokumen yang akan dimusnahkan dimasukan ke bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Besar kecilnya saringan kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Besar kecilnya saringan

tergantung pada tuntutan keamanan dokumen. Hasil pembuburan berupa residu, tergantung pada tuntutan keamanan dokumen. Hasil pembuburan berupa residu, kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga hasilnya adalah kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga hasilnya adalah lapisan bubur. Lapisan ini kemudian disirami air lalu dibuang. Pembuburan banyak lapisan bubur. Lapisan ini kemudian disirami air lalu dibuang. Pembuburan banyak digunakan oleh bank atau organisasi yang menuntut pengamanan yang tinggi. digunakan oleh bank atau organisasi yang menuntut pengamanan yang tinggi. Akibat dari pemusnahan arsip yaitu data, informasi yang tercatat atau terekam pada Akibat dari pemusnahan arsip yaitu data, informasi yang tercatat atau terekam pada kertas, disket, dan sebagainya itu hancur, serta melindungi kerahasiaan perusahaan kertas, disket, dan sebagainya itu hancur, serta melindungi kerahasiaan perusahaan karena dokumen yang dihancurkan sedemikian rupa sehingga tidak dapat karena dokumen yang dihancurkan sedemikian rupa sehingga tidak dapat dipergunakan lagi.

dipergunakan lagi.

Dalam melakukan pemusnahan arsip perlu memperhatikan ketentuan-ketentuan yang Dalam melakukan pemusnahan arsip perlu memperhatikan ketentuan-ketentuan yang  berlaku, yaitu:

 berlaku, yaitu:

a. Perlu membuat daftar pertelaan untuk arsip-arsip yang akan dimusnahkan. a. Perlu membuat daftar pertelaan untuk arsip-arsip yang akan dimusnahkan.  b. Harus dibuat berita acara pemusnahan.

 b. Harus dibuat berita acara pemusnahan.

c. Harus disaksikan oleh dua orang pejabat yang berwenang. c. Harus disaksikan oleh dua orang pejabat yang berwenang.

Pelaksanaan pemusnahan berdasarkan Peranturan Kepala Arsip Nasional Republik Pelaksanaan pemusnahan berdasarkan Peranturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012:

Indonesia Nomor 25 Tahun 2012: 1.

1. Pemusnahan arsip di lingkungan Lembaga NegaraPemusnahan arsip di lingkungan Lembaga Negara

Pemusnahan arsip di lingkungan Lembaga Negara menjadi tanggung jawab Unit Pemusnahan arsip di lingkungan Lembaga Negara menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan di lingkungan Lembaga Negara.

Kearsipan di lingkungan Lembaga Negara.

2.

2. Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah ProvinsiPemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi a.

a. Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi yang memilikiPemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggu

retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggu ng jawab Unit Kearsipanng jawab Unit Kearsipan di Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) atau pen

di Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) atau pen yelenggara Pemerintahanyelenggara Pemerintahan Daerah Provinsi.

Daerah Provinsi.  b.

 b. Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi yang memilikiPemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.

3.

3. Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten /KotaPemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten /Kota a.

a. Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintahan Daerah Kabupaten/ Kota yangPemusnahan arsip di lingkungan Pemerintahan Daerah Kabupaten/ Kota yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan /menjadi memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan /menjadi tanggungjawab Unit Kearsipan SKPD/penyelenggara Pemerintah Daerah tanggungjawab Unit Kearsipan SKPD/penyelenggara Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota.

Kabupaten/Kota.  b.

 b. Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota yangPemusnahan arsip di lingkungan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan/ memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan/ menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota.

menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota.

4.

4. Pemusnahan arsip di lingkungan Perguruan Tinggi NegeriPemusnahan arsip di lingkungan Perguruan Tinggi Negeri a.

a. Pemusnahan arsip di lingkungan Perguruan Tinggi Negeri yang memilikiPemusnahan arsip di lingkungan Perguruan Tinggi Negeri yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan/menjadi tanggung jawab retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan/menjadi tanggung jawab UnitUnit Kearsipan di lingkungan satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja Kearsipan di lingkungan satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain yang sejenis.

dengan sebutan lain yang sejenis.  b.

 b. Pemusnahan arsip di lingkungan Perguruan Tinggi Negeri yang memilikiPemusnahan arsip di lingkungan Perguruan Tinggi Negeri yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan/menjadi tanggung retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan/menjadi tanggung  jawab Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

 jawab Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

5.

5. Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMDPemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD

Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD menjadi tanggun

Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD menjadi tanggun g jawab Unitg jawab Unit Kearsipan di lingkungan BUMN atau BUMD.

Kearsipan di lingkungan BUMN atau BUMD.

6.

6. Pemusnahan arsip di lingkungan Perguruan Tinggi Swasta yang kegiatannyaPemusnahan arsip di lingkungan Perguruan Tinggi Swasta yang kegiatannya dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri berlaku ketentuan dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri berlaku ketentuan sebagaimana dalam pemusnahan arsip Perguruan Tinggi Negeri.

sebagaimana dalam pemusnahan arsip Perguruan Tinggi Negeri.

7.

7. Pemusnahan arsip di lingkungan Perusahaan Swasta yang kegiatannya dibiayaiPemusnahan arsip di lingkungan Perusahaan Swasta yang kegiatannya dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri berlaku ketentuan dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri berlaku ketentuan sebagaimana dalam pemusnahan arsip BUMN/BUMD.

BAB III

BAB III

PENUTUP

PENUTUP

Kesimpulan Kesimpulan

Pada dasarnya arsip yang dimiliki suatu organisasi (Lembaga Negara, Badan-badan Pada dasarnya arsip yang dimiliki suatu organisasi (Lembaga Negara, Badan-badan Pemerintahan) tidak selamanya mempunyai nilai kegunaan yang abadi. Penyusutan Pemerintahan) tidak selamanya mempunyai nilai kegunaan yang abadi. Penyusutan arsip dapat berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan dapat berupa arsip dapat berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan dapat berupa  pemusnahan.

 pemusnahan.

Manajemen kearsipan menyatakan bahwa, “Penyusutan adalah tindakan pengurangan Manajemen kearsipan menyatakan bahwa, “Penyusutan adalah tindakan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengelola ke Unit Kearsipan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengelola ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan, dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, dan memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, dan menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada

menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional”. (Basir Barthos,Arsip Nasional”. (Basir Barthos, 2000:101).

2000:101).

“Pemusnahan atau disposal arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara “Pemusnahan atau disposal arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fung

fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna”. (Igsinya serta yang tidak memiliki nilai guna”. (Ig Wursanto, 1991:207). Penghancuran sebuah arsip harus secara total yaitu dengan cara Wursanto, 1991:207). Penghancuran sebuah arsip harus secara total yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. Arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunaan, apabila isi maupun bentuknya. Arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunaan, apabila disimpan terus menerus akan menimbulkan masalah tersendiri. Untuk mengatasi disimpan terus menerus akan menimbulkan masalah tersendiri. Untuk mengatasi masalah tersebut antara lain perlu diadakan penyusutan terhadap arsip yang masalah tersebut antara lain perlu diadakan penyusutan terhadap arsip yang benar- benar sudah

 benar sudah tidak mempuntidak mempunyai nilai keyai nilai kegunaan lagi gunaan lagi baik baik untuk masa untuk masa sekarang maupunsekarang maupun untuk masa yang akan datang.

untuk masa yang akan datang.

Dengan adanya program penyusutan memungkinkan setiap organisasi menyingkirkan Dengan adanya program penyusutan memungkinkan setiap organisasi menyingkirkan semua arsip yang tidak layak untuk dipelihara. Suatu organisasi yang telah semua arsip yang tidak layak untuk dipelihara. Suatu organisasi yang telah menyingkirkan atau melakukan pemusnahan arsip yang tidak berguna, maka akan lebih menyingkirkan atau melakukan pemusnahan arsip yang tidak berguna, maka akan lebih memudahkan mengorganisir arsip yang tertinggal.

Daftar Pustaka Daftar Pustaka

Basir, Barthos. (2000). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Bumi Aksara. Basir, Barthos. (2000). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Bumi Aksara. Ignatius, Wursanto. (1991). Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

Ignatius, Wursanto. (1991). Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

Irra, Chrisyanti Dewi. (2011). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka. Irra, Chrisyanti Dewi. (2011). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka.

Sugianto, A., & Wahyono, T. (2015). Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: Gava Sugianto, A., & Wahyono, T. (2015). Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: Gava Media.

Media.

Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.

Erlangga.

Sulistiyo dan Basuki. (2003).

Sulistiyo dan Basuki. (2003). Manajemen  Manajemen Arsip Arsip DinamisDinamis. Jakarta: PT. Gramedia. Jakarta: PT. Gramedia

Pustaka Utama. Pustaka Utama.

Zulkifli Amsyah. (2001). Manajemen Kearsipan. Cetakan Keseimbangan. Jakarta: Zulkifli Amsyah. (2001). Manajemen Kearsipan. Cetakan Keseimbangan. Jakarta: Gramedia.