7). ERP Implementation in PT Indofood

7). ERP Implementation in PT Indofood

PT Indofood adalah perusahan pemroduksi mie instan terbesar di dunia, dengan 14 pabrik termsuk di Indonesia sendiri. Perusahaan yang juga beroperasi di Cina dan Nigeria ini menjual lebih dari 8 miliar paket mie instan tiap tahunnya. Disamping mie instan, PT Indofood juga mengembangkan variasi produk ke ranah snack, kecap, bumbu penyedap, makanan bayi, maupun soft drink.

Cakupan bisnis perusahaan Indofood dan peningkatan pasar ke depannya menyebabkan

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan faktor penting dalam kesuksesan perusahaan.

Sebagai contoh kecil, tiap divisi harus menyesuaikan production plans mereka sehingga ketersediaan segala jenis bumbu untuk kebutuhan segala varian mie instan dapat terpenuhi. Sedangkan pada waktu yang sama, kondisi inventory di gudang harus tetap dijaga seminimal mungkin. Untuk itu sangat diperlukan aplikasi ERP untuk mengatur kondisi-kondisi tersebut secara terintegrasi sehingga ditunjuklah SAP Service sebagai implementor ERP.

 Kita akan mebatasi topik dengan memfokuskan pembahasan pada seputaran implementasi SAP R/3 pada PT Indofood saja.

What is The

Hardware Platform for SAP R/3 ?

Indofood membuat tiga buah kriteria pemilihan platform yang meliputi aspek reliability, scalability, dan kemudahan management. Dari kriteria tersebut terpilihlah IBM i Series sebagai platform hardware yang digunakan dengan

operating system IBM oS/400 dan database dB2 karena memenuhi ketiga kriteria persyaratan sehingga diyakini dapat membantu PT Indofood mengoptimalkan solusi ERPnya.

ERP Implementation Area, Usage, and Its Functions

Dengan mengadopsi SAP R/3 versi 4.6C, berikut adalah cakupan implementasi ERP yang dilakukan pada PT Indofood

1. Financial

o Financial Accounting (FI) : menyediakan pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas dan kinerja keuangan perusahaan berdasarkan transaksi internal maupun eksternal.

o Controlling (CO) : mendukung empat kegiatan operasional, yang meliputi pengendalian capital investment, pengendalian aktivitas keuangan perusahaan

serta memonitor dan merencanakan pemabayaran, pengendalian pendanaan, dan juga pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan. o Investment Management (IM) : menyediakan analisis kebijakan investasi jangka

panjang dan fixed assets dari perusahaan untuk membantu proses pengambilan keputusan.

o Treasury (TR) : mengintegrasikan atara cash management dan cash forecasting

dari aktivitas, logistik, dan transaksi keuangan.

o Enterprise Controlling (EC) : memberikan akses bagi Enterprise Controller

kepada Information Warehouse mengenai hal-hal eperti kondisi keuangan perusahaan, hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan, investasi,

maintenance dari aset perusahaan, akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan,

kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan (market size, market

share, dan competitor performance), serta faktor-faktor struktural dari proses

bisnis (struktur biaya, financial accounting, dan profitability analysis) 2. Logistics

o Logistics Execution (LE): pengaturan logistik dari purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt, hingga delivery dengan informasi yang terintegrasi dengan modul-modul lainnya.

o Sales and Distribution (SD) : membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang baik dalam periode akuntansi berikutnya.

o Materials Management (MM) : membntu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam aspek konsumsi material, energi, dan servis terkait.

o Plant Maintenance (PM) : mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efekti, mengatur data perawatan, dan mengintergrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.

o Production Planning and Inverntory Comtrol (PP) : merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai dengan proses delivery produk.



o Quality Management (QM) : menyediakan master data berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

o Project System (PS) : mendukung perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan value, perencanaan detail menggunakan cost element/unit costing, menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan, koordinasi dari resourced melalui otomatisasi permintaan material, manajemen inventory, network planning (SDM, kapasitas, material, operating resources, dam servis), monitoring material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan, evaluasi akhir proyek dengan analisis hasil dan perbaikan.

o Customer Service (CS)

3. Human Resources: Secara umum membantu dalam memudahkan melaksanakan

manajemen yang efektif terhadap salary, benefit, dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan, melindungi data personalia dar pihak luar, serta membangun sistem

rekruitmen dan pembanguna SDM yang efisien melalui manajemen karir. Meliputi: o Personnel Management (PA)

o Personnel Time Management (PT) o Payroll (PY)

o Training and Event Management (PE) o Organizational Management (OM) o Travel Management (TM)

Beberapa perubahan berupa manfaat yang signifikan di luar features dan fungsi yang dijabarkan di atas adalah:

 Meningkat drastisnya ketepatan antara supply dengan demand konsumen pada tiap area distribusi

 Distribusi informasi yang terintegrasi sehingga mempercepat alur informasi sekaligus memberikan data akurat yang dibutuhkan untuk tiap jenjang pengambilan keputusan di tiap lini divisi.

 Meningkatkan efisiensi biaya

 Mengurangi biaya administrasi melalui efektifitas metode manajemen pengarsipan dan distribusi data terpadu

4. Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

 Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.

 Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.  Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.

 Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.  Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel E. O’Leary meliputi hal-hal sebagai berikut :

 Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

 Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.  Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.

 Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

 Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)

 Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

5. Modul – Modul Standar

Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:

 Keuangan

 Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.

 Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait dengan antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.

 Fixed Asset Management : Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam modul ini

mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.

 Logistik

Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.

 Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.

Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.

 Business Process Support

Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan.

 Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)

SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP.

Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.

 Dukungan E-Commerce

Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan.

8. Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)

Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP :  Bisnis proses yang matang.

Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.

Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan "kebiasaan" dalam perusahaan tersebut. Change management sangat diperlukan untuk memberi pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa pun yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa masalah-masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.

 Komitmen

Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.

 Kerjasama

Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini

 Good Consultant

Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam sebuah implementasi.

9. Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :  Manajemen perubahan dan training.

Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan seawal mungkin.

 Perencanaan yang buruk.

Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.

 Meremehkan keahlian IT.

Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.  Manajemen proyek yang buruk.

Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.

Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.

 Rendahnya keterlibatan Eksekutif.

Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.

 Meremehkan sumber daya.

Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.

 Evaluasi software yang tidak mencukupi.

Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:  Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang

terjadi dalam implementasi ERP.

 Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut & melibatkan eksekutif dalam menyelesaikan project yang sedang dijalankan.

 Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. Merencanakan pembentukkan / pengembangan project harus dengan perencanaan yang matang.

10. Software Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.  AXAPTA

Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management, financial management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana software ERP yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat membantu manager dalam pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi.

Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial ( buku besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli , persediaan, dan kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek )

 ORACLE ERP

Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows, namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g. Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.

 SAP

SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani Customer Relationship Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier Relationship Management. SAP mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.

11. Biaya Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:  Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000  Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 – US$ 3 juta