Manajemen Proyek
Sistem Informasi
Menulis dan Menampilkan
Proposal Sistem
Metode yang tersedia
Proposal tertulis bertindak sebagai rangkuman hasil karya penganalisis sistem didalam
perusahaan sampai titik ini, dan sebagai hasil karya yang penting maka perlu berhati-hati
dalam menuliskan dan menampilkannya. dalam menuliskan dan menampilkannya. Metode yang tersedia yaitu :
1. Mengorganisir isi dari proposal 2. Tulisan dalam gaya profesional
Proposal Sistem (Mengorganisir
proposal sistem)
Begitu anda mengumpulkan materi untuk
dimasukkan kedalam proposal sistem anda, anda perlu membagi-baginya bersama-sama menurut cara yang efektif secara visual dan logis.
logis.
Anda perlu memasukkan 10 bagian fungsional utama, menggunakan gaya penulisan efektif, menggunakan gambar-gambar untuk
melengkapi tulisan anda, serta menyertakan detail-detail visual dari proposal tertulis.
Proposal Sistem (Mengorganisir
proposal sistem)
Sepuluh bagian utama terdiri dari proposal sistem tertulis.
Masing-masing bagian memiliki fungsi khusus, dan proposal yang sebenarnya harus disusun menurut urutan sebagai berikut :
1. Tulisan sampul
2. Halaman judul proyek 3. Daftar isi
3. Daftar isi
4. Rangkuman eksekutif (termasuk rekomendasi-rekomendasi) 5. Garis besar studi sistem dengan dokumentasi yang sesuai 6. Hasil-hasil mendetail mengenai studi sistem tersebut
7. Alternatif-alternatif sistem (tiga atau empat solusi yang memungkinkan) 8. Rekomendasi penganalisis sistem
9. Ringkasan proposal
10. Lampiran-lampiran (aneka macam dokumentasi, ringkasan fase-fase,
Proposal Sistem (Mengorganisir
proposal sistem)- 1. Tulisan Sampul
Tulisan sampul untuk manajemen dan urusan TI harus menyertai proposal sistem. Memuat daftar orang-orang yang melakukan studi tersebut dan merangkum tujuan-tujuan studi. Tulisan sampul juga mencakup informasi mengenai waktu dan juga mencakup informasi mengenai waktu dan tempat yang sudah ditetapkan sebelumnya
untuk pelaksanaan presentasi proposal sistem tersebut secara lisan. Buatlah tulisan sampul seringkas mungkin(maksimum satu halaman) dan ramah.
Proposal Sistem (Mengorganisir
proposal sistem)- 2. Halaman judul
proyek
Mencakup halaman judul nama proyek, nama-nama anggota tim penganalisis sistem, serta tanggal
pengesahan proposal tersebut. Buatlah penampilan judul halaman tidak terlalu membingungkan. Judul proposal harus mencerminkan isi proposal secara proposal harus mencerminkan isi proposal secara akurat tetapi sekaligus juga melampirkan beberapa gambaran. Maksud utamanya ialah judul halaman
sangat penting untuk menarik perhatian pembaca agar membuka proposal tersebut, dan tidak boleh dilakukan sebagai pemikiran yang timbul kemudian.
Proposal Sistem (Mengorganisir
proposal sistem)- 3. Daftar isi
Daftar isi bisa sangat berguna bagi
pembaca proposal yang isinya sangat
panjang. Jika proposal tersebut kurang
panjang. Jika proposal tersebut kurang
dari sepuluh halaman, abaikan daftar isi,
karena tidak penting sebagai dokumen
singkat.
Proposal Sistem (Mengorganisir
proposal sistem)- 4. Ringkasan
eksekutif
Ringkasan eksekutif, dalam 250 sampai 375 kata,
menampilkan siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana proposal tersebut, seperti paragraf pertama dalam suatu cerita baru. Yang menuju ke inti proyek sistem sehingga siapapun yang membacanya akan sistem sehingga siapapun yang membacanya akan mendapatkan konsep yang akurat mengenai apa yang terjadi. Selain itu juga mencakup
rekomendasi-rekomendasi penganalisis sistem yang dan
tindakan-tindakan yang diharapkan dari pihak manajemen, karena sebagian orang hanya memiliki sedikit waktu untuk
membaca ringkasan tersebut. Harus ditulis terakhir, setelah bagian akhir dari proposal tersebut selesai.
Proposal Sistem (Mengorganisir
proposal sistem)- 5. Garis besar studi
sistem
Garis besar studi sistem menampilkan
informasi mengenai semua metode yang
digunakan dalam studi tersebut serta
siapa dan apa yang dipelajari. Apapun
siapa dan apa yang dipelajari. Apapun
kuesioner, wawancara, sampling
data-data arsip, observasi, atau prototyping
yang digunakan dalam studi sistem harus
diuraikan dalam bagian ini.
Proposal Sistem (Mengorganisir
proposal sistem)- 6. Hasil-hasil
mendetail studi sistem
Bagian ini merinci apa yang ditemukan penganalisis
sistem mengenai sistem tersebut melalui semua metode yang digambarkan dalam metode sebelumnya.
Kesimpulan mengenai problem-problem sistem yang muncul dan selama studi, termasuk jensi dan tingkat muncul dan selama studi, termasuk jensi dan tingkat kesalahan, banyaknya kerja saat itu dan yang
diproyeksikan, serta bagaimana pekerjaan tersebut ditangani oleh sistem yang ada, harus dituliskan disini. Disini bahan-bahan tersebut harus mengungkapkan problem-problem tersebut serta menyarankan peluang-peluang yang membangkitkan alternatif-alternatif yang ditampilkan pada bagian berikutnya.
Proposal Sistem (Mengorganisir
proposal sistem)- 7. Alternatif-alternatif
sistem
Dibagian alternatif-alternatif sistem, penganalisis
menampilkan dua atau tiga solusi alternatif yang secara langsung mengarahkan problem yang dikemukakan
diatas. Alternatif-alternatif yang anda tampilkan disini
harus mencakup satu alternatif yang merekomendasikan harus mencakup satu alternatif yang merekomendasikan untuk menjaga sistem yang lama. Masing-masing
alternatif bisa diuraikan secara terpisah.
Gambarkan biaya dan keuntungan dari setiap situasi yang ada. Karena biasanya terdapat satu kekurangan dalam setiap solusi, pastikan untuk memasukkan
keuntungan dan kerugiannya dari masing-masing alternatif tersebut.
Proposal Sistem (Mengorganisir
proposal sistem)- 7. Alternatif-alternatif
sistem
Masing-masing alternatif harus menunjukkan dengan jelas apa yang harus dilakukan pihak manajemen untuk mengimplementasikannya. Kata-katanya harus sejelas mungkin, misalnya seperti “belilah komputer notebook untuk semua seperti “belilah komputer notebook untuk semua manajer tingkat menengah”,”belilah paket
perangkat lunak untuk mengatur inventaris”, dan “modifikasikan sistem yang ada dengan
mendanai upaya-upaya pemrograman ditempat”.
Proposal Sistem (Mengorganisir
proposal sistem)- 8.
Rekomendasi-rekomendasi penganalisis sistem.
Setelah tim penganalisis sistem
mempetimbangkan alternatif-alternatif tersebut, mereka akhirnya memiliki pendapat profesional yang pasti mengenai solusi mana yang paling bisa dijalankan. Bagian
bisa dijalankan. Bagian
rekomendasi-rekomendasi penganalisis mencerminkan solusi yang disarankan. Termasuk-termasuk alasan-alasan yang mendukung rekomendasi tim
sehingga mudah dipahami mengapa dibuat. Rekomendasi tersebut harus mengalir secara logis dari analisis solusi alternatif sebelumnya.
Proposal Sistem (Mengorganisir
proposal sistem)- 9. Ringkasan
proposal.
Ringkasan proposal adalah pernyataan singkat yang mencerminkan isi ringkasan eksekutif.
Menampilkan tujuan-tujuan studi dan solusi yang disarankan. Juga memungkinkan
yang disarankan. Juga memungkinkan
penganalisis sekali lagi menekankan pentingnya proyek dan kelayakannya bersama-sama
dengan nilai rekomendasi tersebut. Simpulkan proposal tersebut dengan kata-kata positif.
Proposal Sistem (Mengorganisir
proposal sistem)- 10. Lampiran.
Lampiran adalah bagian terakhir dari proposal sistem, dan dapat mencakup informasi-informasi mengenai apa yang dirasa penganalisis sistem akan
diperhatikan oleh orang-orang tertentu tetapi tidak perlu memahami studi sistem tersebut dan apa yang perlu memahami studi sistem tersebut dan apa yang sedang diusulkan. Lampiran bisa memuat
koresponden yang berhubungan, ringkasan fase-fase yang dilengkapi dalam studi tersebut, detail-detail
grafik untuk tujuan-tujuan analisis, atau bahkan studi-studi sistem yang sudah dilakukan sebelumnya.
Proposal Sistem (Mengorganisir
proposal sistem)
Sangat sulit menampilkan heuristik yang
berguna mengenai panjang proposal sistem yang baik. Perlu diingat, panjang proposal
sistem secara langsung berhubungan dengan sistem secara langsung berhubungan dengan ukuran modifikasi atau ukuran sistem yang
sedang diajukan. Misalnya, web strategy pro 4.0, hanya menyarankan kira-kira sekitar 50 halaman untuk rencana bisnis e-commerce secara keseluruhan.
Proposal Sistem (Memilih gaya
penulisan)
Meskipun gaya penulisan bisnis paling sesuai untuk menulis suatu proposal sistem, pilihan anda dalam hal gaya penulisan ini utamanya ditentukan oleh apa yang sudah anda saksikan dalam publikasi organisasi tersebut. Jika orang-orang yang terdiri dari pendengar tujuan anda menyukai suatu gaya tertentu, maka gunakan gaya tersebut untuk menuliskan tertentu, maka gunakan gaya tersebut untuk menuliskan proposal anda.
Menampilkan informasi menurut suatu cara tertentu mudah dipahami oleh mereka tanpa rendah diri. Harus ada perincian secukupnya untuk pihak manajemen sehingga mereka bisa membuat keputusan-keputusan yang secukupnya tanpa terlalu berlebih-lebihan.
Lampirkan referensi-referensi sesedikit mungkin dan jangan gunakan catatan kaki.
Proposal Sistem (Memilih gaya
penulisan)-menggunakan gambar
untuk komunikasi yang efektif
Tabel dan grafik serta kata-kata sangat penting untuk menangkap dan mengkomunikasikan dasar sistem yang diajukan.
Mengintegrasikan gambar-gambar kedalam proposal Mengintegrasikan gambar-gambar kedalam proposal anda membantu menunjukkan bahwa anda sangat responsif terhadap beragam cara yang dilakukan orang-orang dalam menyerap informasi.
Gambar –gambar didalam laporan melengkapi informasi tertulis dan harus selalu diterjemahkan dalam kata-kata, tidak boleh berdiri sendiri.
Proposal Sistem (Memilih gaya
penulisan)-menggunakan tabel yang
efektif
Meskipun secara teknis tabel-tabel bukanlah alat
bantu visual, namun mampu untuk menampilkan suatu cara lain dalam mengelompokkan dan menampilkan data-data hasil analisis yang ingin dikomunikasikan penganalisis sistem ke pembaca proposal.
penganalisis sistem ke pembaca proposal.
Tabel-tabel menggunakan kolom-kolom dan baris berlabel untuk menampilkan data-data statistik dan alfabetis dalam suatu cara yang terorganisir. Masing-masing tabel harus diberi nomor sesuai urutan
kemunculannya didalam proposal dan harus diberi judul.
Proposal Sistem (Memilih gaya
penulisan)-menggunakan tabel yang
efektif
Berikut beberapa petunjuk untuk tabel-tabel tersebut.
1. Cetaklah satu tabel perhalaman, daripada memindahkannya kebagian akhir proposal, integrasikan kedalam batang tubuh proposal. integrasikan kedalam batang tubuh proposal.
2. Sesuaikan keseluruhan tabel secara vertikal pada satu halaman tunggal jika memungkinkan.
3. Letakkan nomor dan judul tabel tersebut dibagian atas halaman. Buatlah judulnya sejelas dan
sedekriptif mungkin.
4. Beri label setiap barisnya dan kolomnya. Gunakan lebih dari satu baris untuk judulnya bila perlu.
Proposal Sistem (Memilih gaya
penulisan)-menggunakan tabel yang
efektif
5.
Gunakan tabel dalam bentuk kotak jika
ada cukup ruang. Kolom-kolom yang
diatur secara vertikal akan memudahkan
diatur secara vertikal akan memudahkan
untuk dibaca.
6.
Gunakan tanda bintang bila perlu untuk
menjelaskan informasi mendetail yang
dimuat dalam tabel tersebut.
Proposal Sistem (Memilih gaya
penulisan)-menggunakan tabel yang
efektif
Jenis rangkaian 1995 1996 1997 1998 1999 2000
40 Kg abu-abu 3.5 3.4 3.7 3 2.5 2
Tabel 4
Jumlah rangkaian barbells yang terjual menurut bobot dan Warna untuk tahun 1995 sampai tahun 2000
48 Kg abu-abu 5.9 5.5 5.1 4.6 2 2 55 Kg abu-abu 3.9 4.8 5.5 3.5 4.2 5.5 68 Kg abu-abu 1 1.9 2.2 2.5 1.3 1.2 100 Kg abu-abu 1.2 1.8 1.5 0.7 1.2 1.5 55 Kg m, p , b * 3.4 6.5 2.6 100 Kg m, p , b 0.8 1.8 1.2
Proposal Sistem (Memilih gaya
penulisan)-menggunakan grafik yang
efektif
Bagian ini menguraikan jenis-jenis grafik
yang beraneka ragam, diantaranya :
1.
Grafik garis
1.
Grafik garis
2.
Bagan kolom
3.
Bagan balok
Proposal Sistem (Memilih gaya
penulisan)-menggunakan grafik yang
efektif
Petunjuk untuk memasukkan grafik-grafik efektif dalam suatu proposal adalah sebagai berikut :
1. Gambarkan satu grafik saja untuk sebuah halaman, kecuali
jika anda ingin membuat perbandingan kritis terhadap grafik-grafik tersebut.
grafik-grafik tersebut.
2. Integrasikan grafik-grafik tersebut kedalam batang tubuh
proposal
3. Tambahkan pada grafik tersebut judul yang bermakna dan
nomor gambar yang berurutan
4. Beri label setiap sumbu dan garis yang ada, kolom-kolom,
balok, atau potongan pastel pada grafik tersebut.
5. Masukkan sebuah kunci untuk menunjukkan perbedaan
garis-garis berwarna,arsiran balok-balok atau area-area yang saling-silang.
Proposal Sistem (Memilih gaya
penulisan)-menggunakan grafik yang
efektif (grafik garis)
Peralatan milik Annie
60000 70000 80000 0 10000 20000 30000 40000 50000 0 200 400 600 800 1000 1200
Unit-unit yang terjual
B
ia
y
a Biaya sistem yangdiusulkan
biaya sistem yang sudah ada
Gambar 5
Sistem yang diajukan diharapkan mampu mencapai Titik impas pada 600 buah unit terjual
Proposal Sistem (Memilih gaya
Proposal Sistem (Memilih gaya penulisan)-menggunakan grafik yang efektif (bagan pastel(pie))
Proposal Sistem (Memilih gaya
penulisan)-petunjuk menggunakan gambar-gambar didalam proposal sistem
Gambar (tabel/grafik) bisa berkomunikasi
dalam suatu cara yang tidak mungkin bisa
dilakukan lewat kata-kata. Saat
menyiapkan proposal sistem, jangan lupa
menyiapkan proposal sistem, jangan lupa
untuk memanfaatkan kelebihan yang
dimiliki grafik dan tabel-tabel yang sudah
anda gunakan untuk merencanakan
Proposal Sistem (Memilih gaya
penulisan)-petunjuk menggunakan gambar-gambar didalam proposal sistem
Berikut ini petunjuk-petunjuk untuk membantu meningkatkan proposal sistem melalui penggunaan gambar-gambar.
1. Kapanpun bila mungkin, integrasikan gambar-gambar kedalam
batang tubuh proposal itu sendiri. Gambar bisa ditempatkan pada halaman yang mengikuti referensi yang pertama. Jika maksud anda adalah ingin meletakkan gambar tersebut pada lampiran, anda adalah ingin meletakkan gambar tersebut pada lampiran, maka tidak perlu memasukkan semuanya.
2. Selalu ungkapkan gambar-gambar tersebut didalam teks terlebih
dahulu sebelum benar-benar dimunculkan.
3. Selalu terjemahkan gambar-gambar tersebut dalam kata-kata,
jangan pernah membiarkannya berdiri sendiri tanpa penjelasan.
4. Beri judul setiap gambar yang ada, beri label setiap sumbu, dan
sediakan keterangan ditempat-tempat yang memerlukan penjelasan.
5. Gunakan lebih dari satu gambar bila perlu sehingga poin yang
