31
4.1 Proses dan Pelaksanaan Keamanan Event (Perizinan dan Regulasi)
Dalam menjalankan suatu event tentunya banyak perizinan dan regulasi yang dibutuhkan. Dalam menentukan perizinan dan regulasi harus dibuat dengan suatu keputusan. Dikutip dari Coorporate Event Management merupakan karangan William O’Toole dan Phyllis Mikolaitis terdapat empat jenis-jenis keputusan, diantaranya adalah :
1. Keputusan Proyek : Keputusan untuk mengambil atau tidak mengambil kegiatan event. Dalam situasi yang ideal, keputusan akan didasarkan pada hasil studi kelayakan. Isu-isu berikut perlu diperhatikan dalam membuat keputusan seperti kapasitas dari daya yang tersedia, waktu yang dibutuhkan, dan beberapa faktor lain.
2. Perbandingan : Keputusan yang jelas dibuat dengan membandingkan sejumlah alternatif. Misalnya, pemasok akan dibandingkan dengan pemasok lain. Diasumsikan bahwa perbandingan dilakukan atas faktor-faktor yang sepadan.
3. Nilai Event : Keputusan-keputusan didasarkan pada proyeksi nilai dari sebuah pilihan terhadap tujuan-tujuan event. Misalnya, sponsor event dapat menentukan proyeksi nilai dari melibatkan sponsor ekstra.
4. Susunan Keputusan : Penukaran antara tiga variabel dari biaya, isi dan waktu. Misalnya, jika tugas- tugas tertentu dari event melebihi waktu yang diberikan, maka manajer event harus memutuskan variabel mana yang diubah.
Dari penjelasan mengenai jenis-jenis keputusan yang telah dijelaskan, maka dapat disimpulkan, pengambilan keputusan dari event ini adalah Keputusan Proyek dan Nilai Event. Ketua acara telah menentukan keputusan sebelum menjalankan event ini mengenai faktor-faktor yang dibutuhkan. Proses pelaksanaan keamanan acara ini dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Permohonan izin peminjaman ruang praktek kitchen untuk tanggal 12-14 Juni 2013. Permohonan izin ruangan ini, baiknya dilakukan tiga bulan sebelum acara berlangsung.
2. Permohonan izin meminjam sound system kepada pihak Building Management Binus University.
3. Permohonan izin memasang banner, flyer, poster, dan x-banner kepada pihak Building Management Binus University
4. Menjalin kerja sama dengan Binus Tv dan mengundang untuk meliput acara Indonesian Fusion Cuisine
5. Menjalin kerja sama dengan media cetak sebagai media partner, Bakery Magazine dan YukMakan Magazine
6. Menjalin kerja sama dengan perusahaan- perusahaan yang berminat untuk menjadi sponsor acara ini.
4.2 Pendanaan Event
Pendanaan bagi suatu penyelenggaraan konvensi ibarat bahan bakar bagi sebuah mesin. Oleh karena itu, untuk memastikan dapat berjalan atau tidaknya penyelenggaraan konvensi tersebut sangat bergantung pada rencana anggaran yang dibuat. Adapun sumber pendanaan suatu konvensi tergantung kepada bentuk atau skala konvensi itu sendiri.
Konvensi yang berskala internasional ataui regional ; biasanya diselenggarakan oleh badan/ aosiasi dunia, dan pendanaannya didapat dari iuran anggota + biaya pendaftaran peserta + hasil pameran + sponsor.
1. Konvensi yang berskala nasional; biasanya diselenggarakan oleh organisasi-organisasi nasional, baik swasta atau pemerintah. Sedangkan pendanaannya didapat dari biaya pendaftaran peserta + hasil pameran + sponsor + kas organisasi (swasta) atau DIP (pemerintah).
2. Company Meeting; diselenggarakan dan didanai oleh perusahaan terkait Faktor yang mempengaruhi pendanaan itu sendiri dipengaruhi oleh hal yang mendasar yang menjadi tanggung jawab event coordinator. Tinggi dan rendahnya pendanaan dipengaruhi oleh biaya yang dikeluarkan untuk juri kompetisi, hadiah yang diserahkan kepada pemenang, dan biaya promosional.
4.3 Modal Investasi Diperlukan
Investasi sering juga disebut penanaman modal atau pembentukan modal. Investasi dapat diartikan sebagai pengeluaran penanam-penanam modal atau perusahaan untuk membeli barang-barang modal atau perlengkapan-perlengkapan produksi untuk menambah kemampuan memproduksi barang-barang dan jasa-jasa yang tersedia dalam perekonomian. Jadi sebuah pengeluaran dapat dikatakan sebagai investasi jika ditujukan untuk meningkatkan kemampuan produksi. Investasi merupakan hal yang penting dalam perekonomian.
Secara teoretik paling tidak ada tiga faktor utama yang mempengaruhi keputusan seseorang untuk melakukan investasi :
1. Revenues (pendapatan), yaitu sejauh mana ia akan memper-oleh pendapatan yang memadai dari modal yang ditanamkannya.
2. Cost (biaya), yang terutama ditentukan oleh tingkat suku bunga dan pajak, walaupun dalam operasional-nya ditentukan juga oleh berbagai biaya lain yang ditemui di lapangan.
3. Expectations (harapan-harapan), yaitu bagaimana harapan di masa datang dari investasi-nya. Jadi, investor yang serius dalam penanaman modal langsung (direct investment) tidak hanya hit and run, tetapi berhitung jauh ke depan. Ia memperhitungkan situasi-situasi pada masa mendatang yang dapat mempengaruhi investasinya, termasuk perubahan situasi politik.
4.4 Rencana Pembiayaan Event
Pembiayaan event dapat dibagi menjadi tiga kategori yaitu : Anggaran Pengeluaran, Anggaran Pendapatan, Untung dan Rugi.
4.4.1 Anggaran Pengeluaran
Dalam menyusun anggaran pembiayaan (budget) suatu penyelenggaraan konvensi kita harus mengetahui rincian kebutuhan dan biaya (cost)-nya masing-masing. Dari semua kebutuhan tersebut, kita bagi menjadi 3 kelompok; Fixed Cost (Biaya pasti), Variable Cost (Biaya tak pasti) dan Unexpected Cost (Biaya tak terduga).
4.4.2 Fixed Cost
Yang terbagi dalam Fixed Cost dapat dijabarkan sebagai berikut - Man-Power (SDM); sebelum dan selama event. - Kesekretariatan
- Fotokopi & alat-alat tulis
- Percetakan media promosi seperti banner, x-banner, flyer, brosur, pin, goodie bags, notepad.
- Peralatan Audio Visual - Rapat panitia
- Juri yang diundang
- Biaya pemenang para peserta
Dalam acara Indonesian Fusion Cuisine, fixed cost dapat dijabarkan melalui tabel berikut :
Tabel 4.1 Fixed Cost
No Nama Juri Biaya
1 CDC Lucky,The Ritz-Carlton Pacific Place 700,000
2 Chef Deny, Gastro Bar 500,000
3 Executive Chef Agus, Van Holland Group 500,000 4 Stephanie Magdalene, Book Designer 1,500,000
5 Biaya Pemenang 4,500,000
6 Javier, Photographer 1,000,000
7 Print and Hard Cover 313,000
8 Biaya Booth PT. ANG 1,500,000
9 Biaya Booth PT. Tritunggal Buanamas 1,500,000 10 Biaya Booth CV. Central Pool 1,500,000
11 Biaya Booth PT. 2 Tang 2,000,000
Total Fix Cost 15,513,000
4.4.3 Variable Cost
Yang terbagi dalam Variable Cost dapat dijabarkan sebagai berikut :
- Promosi dan publikasi melalui kerjasama dengan media partner YukMakan dan Bakery Magazine
- Akomodasi para juri - Seragam produksi panitia
- Biaya transportasi bagi juri dan panitia - Kerusakan dan pemeliharaan site acara
Dalam acara Indonesian Fusion Cuisine dapat dijabarkan melalui tabel sebagai berikut :
Tabel 4.2 Variable Cost
No. Tanggal Pengeluaran Jumlah
1 08/03/2013 Print dan Jilid Zenta 4,500
2 13/03/2013 Beli Concord dan Jilid Surya Jaya 22,000
3 26/03/2013 Print dan Jilid Zenta 33,000
4 27/03/2013 Print dan Jilid Zenta 3,500
5 30/03/2013 Photocopy Zenta 7,000
6 03/04/2013 Beli Amplop Coklat, Tinta, Jilid Ring 430,000
7 04/04/2013 Jilid Ring Zenta 30,000
8 06/04/2013 Photocopy Zenta dan Jilid Ring 244,800
9 10/04/2013 Jilid Ring Zenta 50,000
10 15/05/2013 Kaos Produksi Tanah Abang 120,000
11 25/05/2013 Jilid Ring Zenta 18,000
12 24/05/2013 Biaya Kirim JNE 164,000
13 28/05/2013 Transfer DP Pin, Bukti di SMS 150,000
14 29/05/2013 Transfer DP Pertama Sablon Kaos
Poduksi 150,000
15 30/05/2013 Kaos Produksi Tanah Abang 120,000
16 30/05/2013 Concord dan Plastic Nametag dan Tali
Nametag 105,800
17 30/05/2013 DP Kedua Sablon Kaos Produksi ke
Harry 150,000
18 31/05/2013 Transfer Sisa Uang Pin 138,000
19 31/05/2013 X-Banner dan Brosur 205,000
20 31/05/2013 Apron Pemenang MegaStore 292,500
21 31/05/2013 Piala Pemenanf 2 set (6buah) 355,000
22 03/06/2013 Beli Kuitansi dan Concord Nametag 41,500
23 03/06/2013 Cutter dan Ruler 46,500
24 04/06/2013 Aqua Gelas 2 dus Technical Meeting 25,000
25 05/06/2013 Pelunasan Sablon Kaos Produksi Harry 552,000
26 05/06/2013 Concord MC Card 20,600
27 06/06/2013 Tinta Printer HP Jetdesk 2000 Hitam dan
Warna 199,000
28 07/06/2013 Notebook, Sticker, dan Banner Leo 595,000
29 08/06/2013 Concord Gramedia 20,600
30 10/06/2013 Coconut Tree, Bahan Baku Pastry 1,522,000
31 10/06/2013 Bahan Baku Hot Kitchen, Carrefour 338,850
33 11/06/2013 Bahan Baku Hot Kitchen, Carrefour 645,000
34 11/06/2013 Botol Kosong 40 Buah, Coconut Tree 40,000
35 12/06/2013 Konsumsi Panitia Hokben 495,000
36 13/06/2013 Nasi Goreng 25 Kotak 200,000
37 14/06/2013 Concord Untuk Sertifikat 82,400
38 14/06/2013 Battery untuk Microphone 24,000
39 14/06/2013 Betadine 17,000
40 14/06/2013 Bimoli Tambahan 30,500
Total Variable Cost 8,688,050
Sehingga dengan demikian jumlah anggaran pengeluaran atau estimated cost adalah sebagai berikut :
Total Fixed Cost : Rp. 15,513,000,- Total Variable Cost : Rp. 8,688,050,- + Total Cost : Rp. 24,201,050,- 4.5 Anggaran Pendapatan (Revenues)
Prakiraan pendapatan bisa didapat dari bermacam-macam sumber antara lain : - Biaya pendaftaran peserta lomba
- Pameran Booth - Perusahaan sponsor
Tabel 4.3 Revenue Pendaftaran Hot Kitchen
No. Nama Sekolah Biaya Pendaftaran
1 Hot Kitchen Trisakti 1 150,000
2 Hot Kitchen Trisakti 2 150,000
3 Hot Kitchen Sahid Roxy (Monica Catherine) 150,000
4 Hot Kitchen Abji 1 150,000
5 Hot Kitchen Abji 2 150,000
6 Hot Kitchen UPH 1 (Christsandhi) 150,000
7 Hot Kitchen Binus University 2 (Okkie) 150,000
8 Hot Kitchen UPH 2 (Andy Gozali) 150,000
10 Hot Kitchen STP Bandung 1 (Escalope) 150,000
11 Hot Kitchen STP Bandung 2 (Grady) 150,000
12 Hot Kitchen Trisakti 3 (Tegar Wisnu) 150,000
13 Hot Kitchen Santa Maria 1 (Grace Claudia) 150,000
14 Hot Kitchen Santa Maria 2 (Eko) 150,000
15 Hot Kitchen Abji 3 150,000
Total 2,250,000
Tabel 4.4 Revenue Pendaftaran Cake Decoration
No. Nama Sekolah Biaya Pendaftaran
1 Pasrty UPH 1 (Shella) 150,000
2
Pastry Santa Maria 1 (Muhammad
Vikri) 150,000
3 Pastry Santa Maria 2 150,000
4 Pastry Trisakti (Ignatius Layola) 150,000
5 Pastry UPH 2 (Monica Tanri) 150,000
6 Pastry Abji 1 75,000
7 Pastry Abji 2 75,000
8
Pastry STP Bandung (Dea Permata
Amalia) 150,000
9 Pastry Binus University 0
10 Pastry Binus University 0
Total 1,050,000
Tabel 4.5 Revenue Sponsorship Indonesian Food Cuisine
No. Perusahaan Biaya Sponsor
1 PT. Tritunggal Buanamas 5,000,000
2 CV. Central Pool 5,000,000
3 Giat Interior 2,500,000
4 PT. Arum Nirwana Global 5,000,000
6 PT. 2Tang 2,450,000
7 PT. Bimoli 3,000,000
8 Total Revenue Sponsorship 22,950,000
4.5.1 Proyeksi Laba / Rugi
Tabel 4.6 Proyeksi Laba/Rugi
Total Revenue Sponsorship Rp. 22,950,000,-
Total Revenue Pendaftaran Rp. 3,300,000,-
Total Revenue Rp. 26,250,000,-
Total Expenses Rp. 24,201,050,-
Profit merupakan keuntungan yang didapat, hasil dari sebuah profit dihitung dengan total revenue atau pendapatan dikurangkan dengan total expenses atau pengeluaran. Berikut adalah perhitungan keuntungan atau profit yang didapat dari acara Indonesian Fusion Cuisine.
Profit = Total Revenue – Total Expenses = Rp. 26,350,000,- – Rp. 24,201,050,- = Rp. 2,048,950,-
Adapun dari total profit yang didapat dapat dikalkulasikan dalam bentuk presentase, yakni sebagai berikut :
Profit Precentage =(Rp. 2,048,950,- / Rp. 26,350,000,-) x 100% = 7,8%
Hasil presentase profit ini menggambarkan acara ini hanya mendapatkan 7,8% keuntungan dari 100% keuntungan.
Dalam suatu acara, selain dibutuhkan presentse profit, diperlukan juga adanya target goal yang akan dicapai. Pada lampiran L3 dijabarkan estimasi revenue atau pendapatan yang ingin dicapai. Jika dibandingkan dengan total revenue yang dicapai, acara Indonesian Fusion Cuisine hanya mendapatkan 59% dari estimasi revenue. Berikut perinciannya :
Presentase goal revenue achievement = (Rp. 26,350,000,- / Rp. 44,500,000,)x100% = 59%
Pada umumnya profit yang harus dicapai dalam menjalankan sebuah event ialah 30%. Namun acara Indonesian Fusion Cuisine hanya mencapai target 4,6% dari estimasi keuntungan acara ini.
Berikut perhitungannya : (Rp. 2,048,950 / Rp. 44,500,000,-)x 100% = 4,6%
Dari hasil perhitungan ini dapat dilihat bahwa acara Indonesian Fusion Cuisine tidak mencapai target.
