SEMINAR DAN PELATIHAN TRACER STUDY INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG APRIL 2017

SEMINAR DAN PELATIHAN TRACER STUDY

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 10-11 APRIL 2017

Peserta :Pusat Karir dan staff IT Perguruan Tinggi di Indonesia

Tujuan :Memaparkan proses dan hasil tracer study ITB dan melatih open source tracer.id

Pemateri : Team pusat karir dan team IT ITB

Materi : 1. Pemaparan hasil analisis pelaksanaan tracer study ITB 2016 2. Analisis hasil tracer study ITB 2016 lulusan berprofesi wirausaha 3. Pemaparan user survey ITB 2016

4. Inovasi dan implementasi Tracer Study ITB 5. Pelatihan Open Source Tracer.id

Susunan Acara:

I. Senin 10 April 2017

1. Kata sambutan dari kepala lembaga kemahasiswaan ( Dr. Eng. Sandro Mihradi)

 Ini adalah Tracer Study ke-7 yang diadakan di ITB (sejak 2010)

 Pada awalnya hanya 3 prodi saja yang ditrace untuk keperluan akreditasi internasional

 Tahun 2012 semua prodi ikut dalam Tracer Study dan response rate meningkat

 Sharing ini bertujuan supaya kemajuan dalam Tracer Study dapat dilakukan juga di universitas lain

2. Kata sambutan dari wakil rektor bidang administrasi umum, alumni, dan komunikasi (Dr. Eng Miming Mihardja)

 Team pusat karirdi ITB dan semua team pusat karir PT lain belajar untuk mengembangkan Tracer Study untuk kepentingan pendidikan

 Pentingnya Tracer Study dilakukan adalah untuk menjawab seberapa relevan kebutuhan pasar dengan lulusan PT demi pembangunan nasional  Fenomena di negara lain juga sama dengan Indonesia dimana bidang yang

ditekuni banyak berbeda dengan latar belakang pendidikan

 Jika terjadi mismatch yang besar seperti ini berarti ada yang salah dengan kurikulumnya dan harus diperbaiki

3. Pemaparan hasil analisis pelaksanaan tracer study ITB 2016 (Kepala Pusat Karir ITB Dr. Eng. Bambang Setia Budi)

 Hal penting dalam pelaksanaan Tracer Study adalah membangun data base terlebih dahulu. Data collecting ini yang menjamin sukses atau tidaknya pelaksanaan Tracer Study kita.

 Jikalau kita menggunakan lulusan untuk data base dan bukan angkatan makan response rate biasanya akan rendah (bahkan kampus luar negeri).  ITB menggunakan angkatan sebagai data base karena angkatan lebih solid

daripada lulusan. Mereka memiliki komunitas yang erat dan dekat sehingga response rate bisa tinggi. Dalam analisisnya, lulusan bisa tetap digunakan tapi dalam pengumpulan datanya, mereka menggunakan angkatan.

 Rekomendasi metode Tracer Study diseluruh dunia adalah sensus bukan sampling.

 Persiapan dan pelaksanaan Tracer Study dilakukan selama 3 bulan dan setelah 3 bulan mereka akan menutup system serta kuisioner online.  Diharapkan PT menggunakan trik, inovasi, dan pemikiran baru supaya

response rate tinggi

 Gabungkan metode formal dan informal (share di group2 line, wa, fb; jadi alumni sudah ditungggu-tunggu) dalam mendulang response rate

 Jika ada peserta di RS juga bisa didatangi (namanya sensus)  Ada 10 prodi di ITB yang response ratenya 100 %

 Permintaan terhadap analisis Tracer Study berbeda-beda. Ada yang meminta 2 tahun ada 3 tahun (tergantung institusi yang membutuhkan)  ITB mengevaluasi kompetensi alumni secara detail dan hasil analisis

menunjukkan bahwa alumni kurang berfikir kritis, tidak tahan under pressure dan kurang tahu cara bernegosiasi dipekerjaan

 68 % lulusan mencari pekerjaan melalui pusat karir ITB

 Secara umum, kompetensi alumni lebih tinggi dari kompetensi yang dikontribusikan oleh kampus

 IPK alumni wanita ITB selalu lebih tinggi dari alumni pria tapi gaji alumni pria lebih tinggi dari alumni wanita

4. Analisis hasil tracer study ITB 2016 lulusan berprofesi wirausaha (Kepala peneliti, Dr. Udjama Pasaribu)

 Pemaparan ini focus pada proses analisis hasil Tracer Study 2016 alumni yang berprofesi wirausaha

 Ada 7 % alumni yang berwirausaha (cukup tinggi) dan 4.7 % bekerja sambil berwiraswasta padahal ITB tidak bervisi untuk mencetak entrepreneur

 Rektor ITB pun mendorong supaya alumni menjadi entrepreneur dan targetnya adalah menjadi entrepreneur university

 Maka analisis lulusan berprogfesi wirausaha ini pun dilakukan untukmemperbaiki kurikulum dan mengkader dosen supaya beberapa mata kuliah penting tetap ada

 3 jenis analisis dipergunakan yaitu analisis klaster (mengcluster prodi agar tidak overlapping), analisis komponen utama (mereduksi dimensi data), dan analisis korespondensi (angkatan per tahun lebih jelas)

 Analisi menggunakan multi variat dan ada matrixnya

5. Pemaparan user survey ITB 2016 (Dr. Eng. Hanson Kusuma dan Dr. Eng. Bambang Setia Budi)

 ITB melakukan user (industry) survey juga tidak hanya alumni survey  Survey ini dilakukan atas dua dasar yaitu kepentingan dan kepuasan  Dalam user survey ini, ada 185 perusahaan (industry) yang ditrace

 Hasil survey ini lebih focus pada dimensi softskill karena user ternyata lebih mengutakaman softskill

 Team peneliti menyusun variable soft skill yang akurat, lengkap, dan baku yang dituangkan dalam 16 pertanyaan lalu dianalisis secara kualitatif dan kuantitaif

 Ada 4 dimensi utama dari softskill yang sangat di-demand oleh user tapi masih rendah porsinya pada alumni yaitu integritas, kematangan emosional, pengembangan diri, dan kepercayaan diri

 4 dimensi ini masih perlu dibangun oleh ITB dengan banyak mengadakan workshop, pelatihan, interaksi sosial, kegiatan mahasiswa dijurusan

 User survey dilaksanakan ketika perusahaan datang ke ITB dalam campus recruitment dan ketika career day/job fair

 User mau softskill dan hardskill itu seimbang

 Gap paling tinggi diantara semua skill adalah softskill

6. Inovasi dan implementasi Tracer Study ITB; Tracer Study dan problematika (part 1) (Dr. Eng. Bambang Setia Budi)

 Tracer Study di LN disebut Graduate Survey

 Data Tracer Study di USA digunakan untuk kepentingan institusi dan pendidikan bukan untuk negara

 Jadi, Tracer Study itu ada guideline-nya bukan “kitab suci”nya (setiap negara dan kampus bisa melakukan dengan cara berbeda-beda)

 Hasil analisa Tracer Study untuk feedback jauh lebih penting daripada sekedar untuk akreditasi

 Tracer Study bukan pendataan alumni. Tracer Study ada pendekatan, metode, bahkan analisisnya (research).

 Issue dan problem dalam Tracer Study: kalau butuh baru dikerjakan, tidak ada dukungan real (dana) dari kampus, dan system lemah. Harusnya kalau untuk feedback dan research, ini adalah kepentingan kampus bukan dikti.

 Kalau Tracer Study dilakukan, lembaga/PT menjadi bagus dan akreditasi juga jadi bagus

 Jangan lakukan Tracer Study hanya sebagai proyek tapi berkelanjutan dan jangan ganti2 staffnya

 Tracer Study tidak harus dilakukan oleh pusat karir, tapi ini memang bagian adari tanggung jawab pusat karir

 Dana Tracer Study di ITB sudah masuk anggaran dana tahunan.

 Dalam melakukan Tracer Study, perlu surat pengantar dari rektor untuk para alumni

 Surveyor (perwakilan alumni tiap prodi yang akan ditrace) sangat berperan dan berpengaruh dalam menaikkan response rate. Maka perlu kita pilih surveyor agar data base lengkap dan akurat; kasih honor dan ada kontrak (misalnya 3 bln)

 Ketika team pusat karir persiapan, surveyor sudah bekerja (menjelaskan Tracer Study kepada alumni lain, kirim pesan ke group2)

 Sayang jika ikatan alumni tidak dimanfaatkan. Kenapa tidak pakai per angkatan saja? Nanti pada saat analisi data, baru gunakan analisis per lulusan. (ITB menggunakan angkatan untuk mendulang response rate bukan lulusan; tapi analisa tetap bisa menggunakan lulusan)

7. Inovasi dan implementasi Tracer Study ITB (part 2) Dr. Eng. Bambang Setia Budi

 Inovasi berarti ditempat lain belum ada. (ITB menggunakan cara yang kampus lain tidak lakukan)

 System tracer study ITB dibuat dengan dana 50 jt

 Ada beberapa kelebihan di Indonesia yang bisa kita gunakan untuk mendulang response rate. Tidak ada privacy act di Indonesia, tidak begitu tertutup dalam halinformasi, budaya dekat dan terbuka, banyak menggunakan medsos

 Jepang hanya mendapatkan 10 % response rate karna privacy act

 Concept dan inovasi yang dilakukan adalah secara structural dan cultural.  ITB take advantage dari kegemaran alumni yaitu menyukai gadget dan

membuat undian (5 nomor pemenang) ketika mereka melakukan Tracer Study supaya alumni terdorong berpartisipasi.

 Pendekatan formal (lewat pusat karir) agak lemah karna keterbatasan bahasa dan hubungan. Tapi jika ada surveyor sesame alumni tidak ada rasa segan dan dekat; bisa terus menerus diingatkan

 Tim Tracer Study ITB hampir 60 orang setiap tahunnya  Punya 12 komputer dan 10 staff untuk data base

 ITB sudah pernah coba buat TS berdasarkan lulusan dan angkatan, hasil analisanya hampir sama tapi response rate berdasarkan angkatan lebih tinggi

 Kalau sudah paham secara mendalam ttg TS pasti akan memilih angkatan sebagai metode pengumpulan data

 Analisis lebih penting daripada pengumpulan data jadi tidak usah diperdebatkan berdasarkan angkatan atau lulusan

8. Diskusi dan tanya jawab

1. CDC UNSYAH: Bagaimana improve softskill khususnya bahasa asing dan public speaking? JB: Informasikan terlebih dahulu hasil TS ke lembaga bahasa dan prodi karna ini tugas unit/divisi lain. Bisa dengan slide atau kurikulum dalam bhsa inggris, dosennya harus pintar softskill dulu, atau diperhadapkan pada real case disetiap mata kuliah.

2. CDC UNIVERSITAS MATARAM: Apakah Tracer Study berdiri sendiri? JB: Sebaiknya TS bagian dari pusat karir. Pusat karir ITB terdiri dari 11 divisi; salah satu adalah divisi tracer study.

3. CDC UNRAM: Apakah semua variable digunakan dlm pertanyaan? JB: kuisioner utk wirausaha pertanyaannya berkaitan dgn itu dan tidak kesemua prodi ditujukan. Ada 10 pertanyaan wirausaha dan tidak semua 30 prodi. \ 4. CDC POLTEKKES SEMARANG: Untuk user survey mana yg lebih tepat, ke

RS secara individu atau umum? Dan apakah pertanyaan softskills sudah valid dan reliable? JB: gak mesti sama dengan ITB. Cari saja mana yg lebih tepat dan efektif. Untuk validitas, R > 0.9 (sudah terandalkan, kita sudah bisa pakai semua pertanyaan softskill)

5. CDC KALBIS INSTITUTE: Kenapa tidak mentrace semua perusahaan yang memiliki alumni ITB yang bekerja disana dan kapan user survey paling tepat dilakukan? JB: Banyak sekali sampai ribuan perusahaan; jadi tidak semua. Lebih efektif ketika career day karna perusahaan bisa dikontrol hingga 2 hari. 6. PAK AHMADI: dimensi softskill mana yg butuh treatment menurut user? JB:

dimensi integritas dan kematangan emosional

7. CDC UNIVERSITAS SARI MUTIARA-INDONESIA: Apa masing2 kelemahan dan kelebihan pendekatan angkatan dan lulusan supaya bisa jadi bahan pertimbangan, apa factor response rate ITB tinggi karna ikatan alumni saja? JB: Angkatan dan lulusan hampir sama saja. Jika menggunakan lulusan maka response rate pasti rendah karna tidak ada ikatan. Kalau menggunakan angkatan pasti response rate tinggi, dan hanya 1 atau 2 orang yg tidak lulus. Nanti, ketika analisis data tetap bisa dianalisis berdasarkan lulusan. ITB menggunakan kuesioner system online, punya surveyor, IT dimaintanance, ikatan alumni erat makanya sukses.

II. Selasa 11 April 2017

1. Workshp dan Pelatihan Open Source Tracer.id

Pelatihan ini adalah pelatihan penggunaan software tracer.id agar PT bisa menggunakan sitem online sama dengan ITB. CD dan tutorial diterima oleh masing2 pusat karir.

Kesimpulan dan hasil pemaparan:

1. Untuk mendapatkan response rate yang tinggi, USM-Indonesia harus menggunakan ide baru dan kreatif disamping menggunakan kuesioner on line. (lucky draw atau reward)

2. Menggunakan alumni sebagai surveyor. Surveyor adalah kunci yang powerful. (Kita pilih 1 alumni yang akan ditrace tiap prodi untuk menjadi surveyor kita untuk mendapatkan kontak yang valid dan respon tingggi).

3. ITB menggali hasil tracer study tiap dimensi dengan dalam bahkan mengetahui hal-hal yang detail sebagai informasi yang bermanfaat bagi kampus (Misalnya tiap prodi dicek; seni rupa banyak yang jadi wirausaha, pertambangan ada perubahan kesesuian pekerjaa karena harga minyak turun dan perusahaan minyak explore di Arab)

4. Sajikan semua data hasil TS; jangan ada yang ditutup-tutupi.

5. Jika ingin TS sukses dan universitas sukses, kita harus membuat TS melembaga dan berkelanjutan sampai seterusnya.

6. USMI bisa mempertimbangkan menggunakan angkatan untuk ditrace (agar data banyak terkumpul). Pada saat dianalisis, kita bisa buat berdasarkan lulusan dan laporkan hasil per lulusan. Ini akan sederhana ketika kita berhasil mengoperasikan system tracer.id.

7. Tambahkan pertanyaan softskill dari ITB kedalam kuesioner tracer study USMI 8. Tambahkan pertanyaan dari masing2 prodi kedalam kuesioner racer study USMI 9. REKOMENDASI untuk topik pelatihan softskill di pusat karir adalah integritas

(tentang prinsip) dan kematangan emosional (berelasi dengan orang lain).

10. Tracer Study jangan pakai hard copy lagi, jangan kirim via email lagi. Minimal memakai google doc atau surveymonkey kalau system tracer.id belum dioperasikan. 11. Lihat dan gunakan budaya atau ciri khas di universitas untuk mendapatkan response

rate dan ketika menganalisa hasil TS.

Peserta Kegiatan,

Orde Koria Saragih, S.Pd., M. Ed Staff pusat karir USM-Indonesia