Transparansi Rencana Pembangunan | Payakumbuh Kota Renja ARSIP TH 2015

(1)

RENJA SKPD KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN TAHUN 2015

I. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang

Arsip yang merupakan dokumen otentik dan legal tercipta karena pelaksanaan kegiatan

pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Arsip juga merupakan akuntabilitas

kinerja aparatur yang dapat dijadikan sebagai saksi abadi terhadap keberhasilan dan kegagalan

tugas aparatur negara. Arsip juga dapat dijadikan sebagai budaya dan sejarah. Untuk itu arsip

harus diselamatkan dan dikelola dengan baik.

Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Payakumbuh berdasarkan Peraturan Daerah

Kota Payakumbuh nomor 04 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat dan

Lembaga Teknis dilingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh, berarti pelaksanaan tugas

pemerintah maupun pembangunan di bidang kearsipan dan perpustakaan harus lebih

berdaya guna dan berhasil guna secara efektif dan efisien.

Usaha yang dapat dilakukan kearah itu adalah dengan meningkatkan volume kerja serta

kerjasama yang terkoordinir dan bertanggung jawab, baik antara SKPD atau unit kerja di

dalam Kota Payakumbuh, Propinsi Sumatera barat maupun diluar Propinsi Sumatera Barat.

Program kegiatan kantor Arsip dan Perpustakaan tahun 2015 ini dibuat berpedoman kepada

Peraturan daerah Kota Payakumbuh nomor 04 tahun 2008 dan Peraturan Walikota

Payakumbuh nomor 66 tahun 2008 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Kantor

Arsip dan Perpustakaan kota payakumbuh.

Organisasi ini bertujuan agar pengelolaan arsip dan pengelolaan perpustakaan

terinventarisir secara baik, jelas dan akurat sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat

dipenuhi dengan cepat.

Dalam pengelolaan arsip dan perpustakaan kantor ini dari tahun ke tahun sudah

mengalami peningkatan baik dari segi pemenuhan sarana dan prasarana, pencapaian target

kinerja maupun anggaran yang dibutuhkan seperti :

1. Pengelolaan Arsip

Kantor Arsip dan Perpustakaan urusannya mengelola arsip dan perpustakaan

dalam perjalanannya banyak menemui kesulitan yang harus dicarikan solusinya

seperti :

a. Belum punyanya gedung kantor yang memenuhi standar.

b. Belum adanya tenaga pengaman/penjaga kantor

c. Masih kurangnya pemahaman pengelola arsip pada setiap unit kerja terhadap

arti pentingnya arsip, sehingga arsip yang akan dipilah pengelola (Kantor Arsip

dan Perpustakaan) dalam bentuk karungan.

d. Belum cukup tersedianya tenaga arsiparis baik di Kantor Arsip dan

(2)

Walaupun demikian sesuai dengan keterbatasan sarana dan prasarana serta personil,

secara bertahap kami telah berupaya untuk melaksanakan pengelolaan arsip yang

berada pada unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh melalui

kegiatan pemilahan arsip.

Arsip-arsip SKPD yang telah dipilah dari tahun 2005 sampai dengan tahun

2013 sebanyak 30 SKPD, dalam kurun waktu tersebut telah terealisasi 4.182 box

dan 25.712 berkas. Namun belum seluruhnya arsip-arsip SKPD tersebut diserahkan

ke Kantor Arsip dan Perpustakaan.

Arsip tersebut telah kami simpan di box arsip dan roling pack/lemari dorong

yang saat ini telah memenuhi 3 (tiga) ruang kelas.

Untuk menampung arsip hasil pilahan 30 unit kerja dan Badan Usaha Milik

Daerah (BUMD) serta arsip-arsip Komisi Pemilihan Umum (KPU) yang belum

diserahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan sangat dibutuhkan ruang

penyimpanan arsip yang memenuhi standar/depo arsip.

Untuk lebih meningkatkan pengelolaan arsip-arsip Pemerintah Payakumbuh di

masa yang akan datang, kedepan diharapkan :

1. Terlaksananya pembangunan gedung kantor dan depo arsip

2. Perlunya peningkatan SDM/Aparatur dalam bentuk Bimtek Kearsipan.

3. Penambahan jumlah personil kantor Arsip dan perpustakaan dengan tenaga

yang kapabel, terutama tenaga Arsiparis dan Pustakawan. Disamping itu juga

diharapkan tersedianya minimal 1 (satu) orang tenaga arsiparis pada setiap unit

kerja.

2. Perpustakaan

Perpustakaan Umum Daerah Kota payakumbuh yang sudah ada sebelum

dibentuknya kantor Arsip dan Perpustakaan meman3g sering berpindah-pindah lokasi.

Sejak menjadi bagian urusan Kantor Arsip dan perpustakaan daerah, unit

perpustakaan sebelumnya berada di Balaikota Bukit Sibaluik, kemudian pindah ke eks

SD Negeri 07 Kubu Gadang, sekarang berada di gedung eks. Dinas Kesehatan Kota.

Sejalan dengan kepindahan Kantor Arsip dan Perpustakaan ke Jalan

Soekarno-Hatta Np. 175 eks gedung DKK, keberadaan perpustakaan umum daerah diharapkan

semakin diminati masyarakat Kota Payakumbuh, lebih-lebih dengan semakin

bertambahnya keberadaan Perguruan Tinggi di kota Payakumbuh.

Dengan segala keterbatasan, kami telah mencoba meningkatkan minat dan budaya

baca dengan menambah koleksi buku-buku dan mengadakan kerjasama dengan Badan

Perpustakaan Propinsi Sumatera Barat dalam bentuk pembinaan-pembinaan terhadap

taman-taman bacaan dan perpustakaan yang ada di Kota Payakumbuh.

Taman-taman bacaan dan perpustakaan yang ada saat ini :

- Taman bacaan 6 buah yakni :

(3)

3. Taman Bacaan Fatwa Bunda di Kec. Payakumbuh barat.

4. Taman Bacaan Nagari Koto Nan Gadang.

5. Taman Bacaan Karang Taruna di Kelurahan Koto panjang Payobasung.

6. Taman bacaan Iqra’ di kelurahan payobasung.

- Perpustakaan yang dibina saat ini 35 buah.

Dalam rangka meningkatkan minat dan budaya baca kantor Arsip dan

Perpustakaan selalu menambah koleksi buku-buku perpustakaan bik yang

bersumber dari unit-unit kerja yang ada di Kota Payakumbuh, kerjasama dengan

Badan Pustaka Sumatera barat, sumbangan masyarakat dan melalui pengadaan

langsung yang dibiayai APBD Kota Payakumbuh.

- Tahun 2005 : 3772 eksemplar

- Tahun 2006 : 1744 eksemplar

- Tahun 2007 : -

- Tahun 2008 : 2500 eksemplar. Total keseluruhan sampai dengan 31 Desember 2013 ±sebanyak 17.200 eksemplar atau ± 11.100 judul.

Sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan dalam upaya mencerdaskan

masyarakat, pada tahun anggaran 2014 dan tahun 2015 kantor Arsip dan Perpustakaan

kembali mengusulkan kegiatan pengadaan bahan perpustakaan.

Landasan Hukum

1. Undang-undang No. 43 Tahun 2007 tenang Kearsipan

2. Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang perpustakaan

Masud dan Tujuan

Penyusunan Rencana Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Tahun 2015 dimaksudkan untuk

sinergitas antara Perencanaan, Penganggaran, Pelaksanaan dan Pelayanan serta mewujudkan

efesiensi dan efektifitas pengelolaan arsip dan perpustakaan

Sistematika Penulisan

Bab I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang 1.2 Landasan Hukum

1.3 Maksud dan Tujuan

1.4 Sistematika Penulisan

Bab II Evaluasi Pelaksanaan Rencana kerja Evaluasi Pelaksanaan Rencana Kerja

Analisis Kinerja Pelayanan

(4)

Bab III Tujuan, Sasaran, Program dan Kegiatan 3.1Tujuan Pembangunan

3.2 Sasaran dan Program Tahun 2014

3.3 Program dan Kegiatan Bab IV Penutup

II. Evaluasi Pelaksanaan Renja SKPD 2013 2.1 Evaluasi Pelaksanaan Rencana Kerja

Hasil evaluasi pelaksanaan Rencana Kerja Tahun 2012 capaian akhir program kegiatan rata-rata

95.16 % dengan anggaran Rp. 443.215.450,- sedangkan capaian program kegiatan akhir tahun

2013 rata-rata 84,20 % dengan anggaran Rp. 912.683.350,- sementara anggaran untuk belanja

langsung tahun 2014 sebesar Rp. 821.816.200,- jika dikaitkan target Renstra dengan capaian

akhir progaram kegiatan dari Renja tahun 2012 dan tahun 2013 belum mencapai 100 %

1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran yang terdiri dari :

a. Penyediaan Jasa Surat menyurat.

Masukan : Jumlah dan yang dibutuhkan Rp. 986.000,-

Keluaran : Terlaksananya pendistribusian surat menyurat.

Hasil : Meningkatnya pelayanan jasa administrasi 100%

Secara fisik kegiatan ini berhasil direalisir sebesar 100 % sedangkan realisasi keuangan

hanya 60,85%.

Rendahnya capaian kinerja kegiatan ini dikarenakan sedikitnya surat-surat yang

membutuhkan penggunaan perangko dan benda pos lainnya, atau berarti kegiatan ini

terlaksana kurang baik, dari anggaran sebesar Rp. 986.000,-

b. Penyediaan Jasa Komunikasi Sumber Daya Air dan Listrik.

Masukan : Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 28.530.000,-

Keluaran : Terlaksananya pembayaran rekenening air, listrik dan telepon 1 tahun.

Hasil : Tersedianya air, listrik dan telepon 100%

Kegiatan Penyediaan Jasa Komunikasi Sumber Daya Air dan Listrik capaian inputnya

88,70% sedangkan capaian output kegiatan ini sebesar 100% terealisasi.

Rendahnya capaian input kegiatan ini disebabkan karena efisiensi pemakaian air, listrik dan

telepon sesuai kebutuhan. Dari kegiatan ini berhasil menekan pembelanjaan dan anggaran

sebesar Rp. 3.223.791,- dari dana yang dialokasikan sebesar Rp. 28.530.000,-

c. Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perizinan Kendaraan Dinas/Operasional.

Masukan : Jumlah dan yang dibutuhkan Rp. 3.445.000,-

Keluaran : Terlaksananya pemeliharaan dan perizinan kendaraan dinas

/operasional 7 unit

(5)

operasional

Capaian input kegiatan ini 71,06% dan capaian output 100%. Ini berarti kegiatan ini

terlaksana dengan baik. Dari kegiatan ini berhasil menekan pembelanjaan dan anggaran

sebesar Rp. 997.050,- dari dana yang dialokasikan sebesar Rp. 3.445.000,-

d. Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan.

Keluaran : Tersedianya Jasa pengelolaan administrasi keuangan untuk 1 tahun

Hasil : Tersedianya tertip administrasi keuangan SKPD 100%

Capaian input kegiatan ini 98,10% dan capaian output 100%. Hal ini berarti kegiatan ini

terlaksana dengan sangat baik.

e. Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor.

Masukan : Jumlah dan yang dibutuhkan Rp. 858.700,-

Keluaran : Terlaksananya jasa kebersihan kantor 1 tahun.

Hasil : Meningkatnya kebersihan kantor 100%

Capaian input kegiatan ini sebesar 99,92% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti

kegiatan ini tidak terlaksana dengan baik.

f. Penyediaan Jasa Perbaikan Peralatan Kerja.

Masukan : Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 903.100,-

Keluaran : Terlaksananya jasa perbaikan peralatan kerja untuk 20 unit.

Hasil : Tercapainya perbaikan peralatan kerja sebanyak 100%.

kegiatan ini kurang terlaksana dengan baik karena perbaikan peralatan kerja sesuai dengan

kebutuhan.

g. Penyediaan Alat Tulis Kantor.

Masukan : Jumlah dana yang dibutuhkan Rp.7.548.750,-

Keluaran : Terpenuhinya alat tulis kantor untuk 1 tahun.

Hasil : Tersedianya alat tulis kantor 100%

Capaian input kegiatan ini sebesar 77,22 % dan capaian output sebesar 100%. ini berarti

kegiatan ini terlaksana dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan.

h. Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan.

Keluaran : Terlaksananya penyediaan barang cetakan dan penggandaan untuk 1

tahun.

Hasil : Terlaksananya penyediaan barang cetakan dan penggandaan.

kegiatan ini terlaksana dengan baik dan berhasil menekan pembelanjaan anggaran sebesar

(6)

i. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan bangunan Kantor

Masukan : Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 441.100,-

Keluaran : Terlaksananya penyediaan komponen instalasi listrik 1 tahun.

Hasil : Tersedianya instalasi listrik/elektronik yang dibutuhkan 100%

Capaian input kegiatan ini sebesar 100 % dan capaian output sebesar 100 %.

j. Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Keluaran : Terlaksananya penyediaan komponen instalasi listrik 1 tahun.

Hasil : Tersedianya instalasi listrik/elektronik yang dibutuhkan 100%

Capaian input kegiatan ini sebesar 95,11 % dan capaian output sebesar 100 %.

k. Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan.

Keluaran : Tersedianya bahan bacaan 1 tahun

Hasil : Tersedianya bahan bacaan kantor 100%

kegiatan ini terlaksana secara baik.

l. Penyediaan Makanan dan Minuman.

Keluaran : Terlaksananya penyediaan makan minum 1 tahun.

Hasil : Tersedainya Makan dan minum 100%.

Capaian input kegiatan ini sebesar 77,78% dan capaian output sebesar 100%.

Rendahnya capaian kegiatan ini disebabkan karena pada umumnya rapat-rapat interen

Kantor dilakukan pagi hari waktu sebelum makan siang, disamping itu tamu yang datang

sedikit. Dari anggaran yang disediakan sebesar Rp. 6.510.000,- terealisasi sebesar Rp.

5.063.400,-.

m. Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi keluar daerah

Keluaran : Terlaksananya rapat-rapat Koordinasi dan konsultasi keluar daerah 1

tahun

Hasil : Meningkatnya SDM aparatur 100%.

kegiatan ini terlaksana dengan cukup baik. Efisiensi anggaran dari kegiatan ini sebesar Rp.

(7)

2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur, dengan kegiatan :

a. Pengadaan Mebeleur.

Keluaran : Terlaksananya Pengadaan Mebeleur 3 jenis barang

Hasil : Mendukung Kelancaran pelaksanaan tugas 100%

Capaian input kegiatan ini sebesar 92,14% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini

berarti kegiatan ini terlaksana dengan sangat baik dari rencana pengadaan 3 jenis barang

terealisasi 3 jenis barang.

b. Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor

Masukan : Jumlah dana yang dibutuhkan Rp.14.302.750,-

Keluaran : Terlaksananya Pemeliharaan gedung kantor 1 tahun

Hasil : Meningkatnya kualitas gedung kantor 100%

kegiatan ini terlaksana dengan baik. Efisiensi anggaran dari kegiatan ini sebesar

Rp.1.102.440,- dari anggaran yg dialokasikan sebesar Rp. 14.302.750,-

c. Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional.

Keluaran : Terlaksananya Pemeliharaan Rutin Kendaraan Dinas Operasional 1

tahun

Hasil : Mendukung Kelancaran pelaksanaan tugas 100%

kegiatan ini terlaksana dengan sangat baik dari rencana pemeliharaan 7 unit kendaraan

terealisasi 7 unit kendaraan.

3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur, dengan kegiatan :

a. Pengadan Pakaian dinas Beserta perlengkapannya.

Keluaran : Terlaksananya pengadaan pakaian dinas dan perlengkapannya untuk 15

stel

Hasil : Tersedainya pakaian dinas 100%

Capaian input kegiatan ini sebesar 93,33 % dan capaian output sebesar 100 %. Hal ini

berarti kegiatan ini terlaksana dengan baik dari rencana untuk 15 stel pakaian dinas

terealisasi sebanyak 14 stel pakaian.

4. Program Perencanaan Pembangunan Daerah, dengan kegiatan :

a. Penyusunan Renstra SKPD

(8)

Hasil : TersedianyaPenyusunan Renstra SKPD 5 Tahun

kegiatan ini terlaksana dengan sangat memuaskan.

5. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan, dengan kegiatan :

a. Pembangunan Database Informasi Kearsipan

Keluaran : Terlaksananya Sarana Penyimpanan Arsip Berbasis IT

Hasil : Tersedianya Sarana Penyimpanan Arsip Berbasis IT

kegiatan ini terlaksana dengan kurang baik, karena adanya Jasa Konsultan yang tidak dapat

dicairkan karena bersifan tender, sedangkan waktu untuk pelaksanaan tender tersebut tidak

mencukupi.

b. Pengadaan Sarana Penyimpanan

Keluaran : Tersedianya Sarana Penyimpanan Arsip 3 jenis barang

Hasil : Tertata dan tersedianya arsip 50%

kegiatan ini terlaksana dengan baik dari rencana pengadaan untuk 3 jenis barang terealisasi

3 jenis barang. Efisiensi anggaran sebanyak Rp. 7.374.000,-

6. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah, dengan kegiatan :

a. Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah

Keluaran : Terlaksananya Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah

Hasil : Tersedianya Arsip Daerah yang Tertata dengan Baik.

kegiatan ini kurang terlaksana dengan kurang baik, karena tidak banyaknya arsip yang

didata dan ditata di depo arsip yang berpa penggantian box yang telah dimakan usia.

Efesiensi anggaran dari kegiatan ini Rp. 8.036.550,-

7. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Arsip daerah :

a. Pemeliharaan rutin/berkala arsip daerah

Keluaran : Terlaksananya Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah 1 tahun

Hasil : Terpilahnya arsip daerah dan terjaminnya keutuhan dokumen/Arsip

(9)

Capaian input kegiatan ini sebesar 98,20% dan capaian output sebesar 100 %. Hal ini

berarti secara fisik kegiatan ini dapat terlaksana dengan baik dan berhasil menekan

anggaran sebesar Rp. 1.302.880,- dari anggaran yang tersedia sebesar Rp. 72.197.030,-

8. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan :

a. Supervisi, Pembinaan dan Stimulasi pada Perpustakaan Umum, Perpustakaan

Khusus, Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Masyarakat.

Keluaran : Terlaksananya Supervisi dan Pembinaan Perpustakaan Masyarakat dan

Sekolah 5 kecamatan.

Hasil : Terbinanya Perpustakaan Masyarakat dan Perpsutakaan Sekolah 50%

Capaian input kegiatan ini sebesar 88,34% dan capaian output sebesar 100 %. Hal ini

berarti secara fisik kegiatan ini dapat terlaksana dengan baik dan berhasil menekan

anggaran sebesar Rp. 1.537.400,- dari anggaran yang tersedia sebesar Rp. 13.188.900,-

b. Pengembangan Minat dan Budaya Baca

Keluaran : Terlaksananya Perpustakaan Keliling 1 tahun

Hasil : Meningkatnya Minat Baca Masyarakat di kelurahan dan sekolah 50%

Capaian input kegiatan ini sebesar Rp. 97,69% dari capaian output sebesar 100 %. Hal ini

berarti secara fisik kegiatan ini dapat terlaksana dengan baik.

c. Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca.

Keluaran : Terlaksananya Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca kepada

masyarakat berupa pelaksanaan lomba yang dilaksanakan di Kantor

Arsip dan Perpustakaan

Hasil : Meningkatnya pengetahuan masyarakat akan pentingnya membaca dan

mengunjungi perpustakaan 50%

Nilai capaian input kegiatan ini sebesar 58,36% dan capaian output sebesar 85%.

Rendahnya persentase kegiatan ini dikarenakan kegiatan tersebut pada awalnya

direncanakan untuk tahun 2014, namun atas masukan DPRD maka dilaksanakan pada

Tahun anggaran 2013, dan dimasukkan pada anggaran perbahan. Dan kegiatan terlaksana

pada triwulan IV.

d. Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum Daerah.

Keluaran : Tersedianya bahan bacaan masyarakat 1 tahun.

(10)

Capaian input kegiatan ini sebesar 99,06 % dan capaian output sebesar 100 %. Hal ini

berarti dapat terlaksana dengan baik. Efisiensi anggaran dari kegiatan ini sebesar Rp.

296.370,- dari dana yang di alokasikan sebesar Rp. 31.496.370,-

2.2 Analisis Kinerja Pelayanan

INDIKATOR KINERJA DAN PENCAPAIAN KINERJA PROGRAM DAN KEGIATAN TAHUN ANGGARAN 2013

NO PROGRAM/KEGIATAN/SUB KEGIATAN INPUT (DANA) OUTPUT

TARGET REALISASI TARGET REALISASI

1 2 3 4 5 6

I A. PROGRAM PELAYANAN ADMINISTRASI 197.067.600 168.262.609

PERKANTORAN

1. PENYEDIAAN JASA SURAT MENYURAT 986.000 600.000 1 Tahun BELANJA BARANG DAN JASA 986.000 600.000

Belanja Perangko,materai dan benda pos lainnya 600.000 600.000 Belanja paket/pengiriman 386.000 -

2. PENYEDIAAN JASA KOMUNIKASI, 28.530.000 25.306.209 1 Tahun

SUMBER DAYA AIR DAN LISTRIK

BELANJA BARANG DAN JASA 28.530.000 25.306.209 Rekening Telepon 12.330.000 11.783.538 Belanja Air 3.000.000 1.922.220 Belanja Listrik 13.200.000 11.600.451

3. PENYEDIAAN JASA PEMELIHARAAN DAN 3.445.000 2.447.950 1 Tahun

PERIZINAN KEND. DINAS OPERASIONAL

BELANJA BARANG DAN JASA 3.445.000 2.447.950 Belanja Jasa KIR 120.000 114.500

Belanja Surat Tanda Nomor Kendaraan 3.325.000 2.333.450

4. PENYEDIAAN JASA ADM KEUANGAN 36.516.000 35.821.000 1 Tahun BELANJA PEGAWAI 36.516.000 35.821.000

Honorarium Panitia Pelaksana Kegiatan 36.516.000 35.821.000

5. PENYEDIAAN JASA KEBERSIHAN KANTOR 858.700 858.000 1 Tahun BELANJA BARANG DAN JASA 858.700 858.000

Belanja Peralatan Kebersihan dan Bahan Pembersih 858.700 858.000

6. PENY. JASA PERBAIKAN PERALATAN KERJA 903.100 605.000 1 Tahun BELANJA PEGAWAI 903.100 605.000

Belanja jasa service 903.100 605.000

7. PENYEDIAAN ALAT TULIS KANTOR 7.548.750 5.829.450 1 Tahun BELANJA BARANG DAN JASA 7.548.750 5.829.450

Belanja Alat Tulis Kantor 7.548.750 5.829.450

8. PENY. BARANG CETAKAN & PENGGANDAAN 6.488.800 5.576.000 1 Tahun BELANJA BARANG DAN JASA 6.488.800 5.576.000 Belanja Cetak 2.916.000 2.296.500

Belanja Penggandaan 3.022.800 2.734.500 Belanja Penjilidan 550.000 545.000

(11)

BELANJA BARANG DAN JASA 441.100 441.100 B. alat listrik & elektronik (lampu pijar,battery kering) 441.100 441.100

10. PENY. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN 7.980.000 7.590.000 1 Tahun

KANTOR

BELANJA MODAL 7.980.000 7.590.000 BM. Pengadaan Peralatan Lainnya 6.000.000 5.720.000 BM. Pengadaan Printer 1.980.000 1.870.000

11. PENYEDIAAN BAHAN BACAAN DAN 8.710.150 8.709.000 1 Tahun

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

BELANJA BARANG DAN JASA 8.710.150 8.709.000 Belanja Surat Kabar/Majalah 8.710.150 8.709.000

12. PENYEDIAAN MAKANAN DAN MINUMAN 6.510.000 5.063.400 1 Tahun BELANJA BARANG DAN JASA 6.510.000 5.063.400

Belanja Makanan dan Minuman Rapat 3.360.000 2.877.400 Belanja Makanan dan Minuman Tamu 3.150.000 2.186.000

13. RAPAT-RAPAT KOORDINASI DAN 88.150.000 69.415.500 1 Tahun

KONSULTASI KELUAR DAERAH

BELANJA BARANG DAN JASA 88.150.000 69.415.500 Belanja Perjalanan Dinas dalam daerah 23.500.000 11.695.000 Belanja Perjalanan Dinas luar daerah 64.650.000 57.720.500

B. PROGRAM PENINGKATAN SARANA DAN 86.615.950 81.658.860

PRASARANA APARATUR

1. PENGADAAN MEBELEUR

BELANJA MODAL 9.534.000 8.784.500 3 Jenis Belanja Modal Pengadaan Filling Kabinet 6.156.000 6.154.500 Belanja Modal Pengadaan Meja Kerja 858.000 650.000

Belanja Modal Pengadaan Kursi Kerja 2.520.000 1.980.000

2. PEMELIHARAAN RUTIN/BERKALA GEDUNG

KANTOR 14.302.750 13.200.310 1 Tahun Honorarium Tenaga Ahli/Instruktur/Narasumber 3.920.000 3.410.000

Belanja Bahan Baku Bangunan 10.382.750 9.790.310

3. PEMELIHARAAN RUTIN/BERKALA 62.779.200 59.674.050 7 Unit

KENDARAAN DINAS/OPERASIONAL

BELANJA BARANG DAN JASA 62.779.200 59.674.050 Belanja Jasa Service 2.660.000 1.810.000 Belanja Penggantian Suku Cadang 14.075.200 11.936.050 Belanja Bahan Bakar Minyak/Gas dan Pelumas 46.044.000 45.928.000

II C. PROGRAM PENINGK. DISIPLIN APARATUR 6.750.000 6.300.000

1. PENGADAAN PAKAIAN DINAS BESERTA 6.750.000 6.300.000 15 Stel

KELENGKAPANNYA

BELANJA BARANG DAN JASA 6.750.000 6.300.000 Belanja Pakaian Sipil Harian (PSH) 6.750.000 6.300.000

D. PROGRAM PERENCANAAN PEMBANGUNAN 5.959.500

DAERAH 6.457.600 5.959.500 1 Tahun 1. PENYUSUNAN RENSRA SKPD 5.959.500

(12)

Belanja ATK 592.100 459.000 Belanja Penggandaan 495.000 393.000 Belanja Penjilidan ( + Cover) 27.500 27.500 Belanja Makanan dan Minuman Harian Pegawai 1.743.000 1.480.000

,

E. PROGRAM PERBAIKAN SIST. ADM KEARSIPAN 435.596.100 267.512.983

1. PEMBANGUNAN DATABASE KEARSIPAN 403.236.100 242.526.983 1 Tahun BELANJA PEGAWAI 125.635.000 8.720.000

Honorarium Panitia Pelaksana Kegiatan 23.100.000 7.700.000 Honorarium Tim Pengadaan Barang dan Jasa 1.875.000 360.000 Honorarium Tim Pemeriksa Barang dan Jasa 660.000 660.000 Honorarium Tenaga Ahli/Instruktur/Narasumber 100.000.000 - BELANJA BARANG DAN JASA 65.660.600 40.811.483 Belanja ATK 2.195.600 1.712.700 Belanja Jasa Pengumuman lelang/Pemenang lelang - - Belanja Jasa Transportasi dan Akomodasi 19.050.000 - Belanja Makan dan Minuman Harian Pegawai 4.860.000 4.851.000 Belanja Makan dan Minuman Rapat - - Belanja Makanan dan Minuman Tamu 1.980.000 279.500 Belanja Perjalanan Dinas Dalam Daerah 2.125.000 - Belanja Perjalanan Dinas Luar Daerah 31.450.000 30.050.083 Belanja Pemeliharaan Gedung Kantor 4.000.000 3.918.200 Belanja Pemeliharaan Komputer dan Jaringan - - BELANJA MODAL 211.940.500 192.995.500 BM Pengadaan Almari 3.710.500 3.410.000 BM Pengadaan Pendingin Ruangan 4.000.000 3.960.000 BM Pengadaan Komputer Mainframe/server - - BM Pengadaan Komputer/PC 13.000.000 9.350.000 BM Pengadaan Komputer/Notebook - - BM Pengadaan Printer 980.000 792.000 BM Pengadaan Scaner 70.000.000 69.300.000 BM Pengadaan UPS/Stabilizer 1.750.000 990.000 BM Pengadaan Kelengkapan Komputer 1.000.000 748.000 BM Pengadaan Peralatan Jaringan Komputer 6.500.000 4.570.500 BM Perangkat Lunak Pengembangan Aplikasi 110.000.000 99.000.000 BM Pengadaan Meja Kerja 1.000.000 875.000 BM Pengadaan Kamera - - BM Pengadaan Layar/Screen - -

2. PENGADAAN SARANA PENYIMPANAN 32.360.000 24.986.000 3 Jenis BELANJA PEGAWAI 1.160.000 1.160.000

H. Panitia Pelaksana Kegiatan 460.000 460.000 H.Tim Pengadaan Barang dan Jasa 250.000 250.000 H. Tim Pemeriksa Barang dan Jasa 450.000 450.000 BELANJA MODAL 31.200.000 23.826.000 BM. Pengadaan Rak Buku/Tv/Kembang 31.200.000 23.826.000

F. PROGRAM PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN 18.867.550 10.831.000

DOKUMEN/ARSIP DAERAH

1. PENDATAAN DAN PENATAAN DOKUMEN/

ARSIP DAERAH 18.867.550 10.831.000 1 Tahun BELANJA PEGAWAI 11.040.000 4.180.000

(13)

G. PROGRAM PEMELIHARAAN RUTIN/ 72.197.030 70.894.150

BERKALA SARANA & PRASARAN KEARSIPAN

1. PEME. RUTIN/BERKALA ARSIP DAERAH 72.197.030 70.894.150 1 Tahun BELANJA PEGAWAI 49.785.000 48.950.000

H. Panitia Pelaksana Kegiatan 1.960.000 1.960.000 H.Tim Pengadaan Barang dan Jasa 250.000 - H. Tim Pemeriksa Barang dan Jasa 450.000 - Honorarium Tenaga Ahli/Instruktur/Narasumber 46.000.000 45.925.000

Honorarium Pegawai Honorer/Pegawai Tidak Tetap 1.125.000 1.065.000 BELANJA BARANG DAN JASA 22.412.030 21.944.150

Belanja alat Tulis Kantor 1.713.350 1.690.150 Belanja Jasa Transportasi dan Akomodasi 17.500.000 17.424.000 Belanja Dokumentasi 250.000 - Belanja Penggandaan 361.680 300.000 Belanja Jilid 55.000 55.000 Belanja Sewa Sarana Mobilitas Darat 1.650.000 1.650.000 Belanja Makanan dan Minuman Harian Pegawai 882.000 825.000

H. PROGRAM PENGEMBANGAN BUDAYA BACA 89.131.520 72.899.400

DAN PEMBINAAN PERPUSTAKAAN

1 SUPERVISI,PEMBINAAN DAN STIMULASI 13.188.900 11.651.500 1 Tahun

PADA PERPUSTAKAAN UMUM,

PERPUSTAKAAN

KHUSUS,PERPUSTAKAAN SEKOLAH DAN

PERPUSTAKAAN MASYARAKAT

BELANJA PEGAWAI 12.695.000 11.357.500 Honorarium Panitia Pelaksana Kegiatan 12.695.000 11.357.500 BELANJA BARANG DAN JASA 493.900 294.000 Belanja Alat Tulis Kantor 493.900 294.000

2 PENGEMBANGAN MINAT & BUDAYA BACA 10.446.250 10.205.000 1 Tahun BELANJA PEGAWAI 9.635.000 9.505.000 Honorarium Panitia Pelaksana Kegiatan 9.635.000 9.505.000 BELANJA BARANG DAN JASA 811.250 700.000 Belanja Spanduk/Vande/Plakat 440.000 400.000 Belanja Baliho/Bilboard 371.250 300.000

3 PUBLIKASI DAN SOSIALISASI MINAT DAN

BUDAYA BACA 34.000.000 19.842.900 2 Bulan BELANJA PEGAWAI 3.250.000 3.110.000 Honorarium Panitia Pelaksana Kegiatan 1.150.000 1.150.000 Honorarium Tenaga Ahli/Instruktur/Narasumber 600.000 600.000 Uang saku non PNS 1.500.000 1.360.000 BELANJA BARANG DAN JASA 30.750.000 16.732.900 Belanja Alat Tulis Kantor 1.745.000 1.723.700 Belanja Spanduk/Vande/Plakat 1.800.000 1.350.000 Belanja Piagam/Piala/Sertifikat 1.200.000 1.155.000 Belanja Jasa Publikasi 18.730.000 5.814.000 Belanja Dokumentasi 1.500.000 1.200.000

Belanja Cetak 1.575.000 1.334.000

Belanja Sewa Gedung/Kantor/Tempat 750.000 750.000 Belanja Sewa Meja Kursi 450.000 450.000 Belanja Sewa Sound System 600.000 600.000 Belanja Makanan dan Minuman Rapat 2.400.000 2.356.200

4 PENYEDIAAN BAHAN PUSTAKA 31.496.370 31.200.000 1 Paket

PERPUSTAKAAN UMUM DAERAH

(14)

Honorarium Tim Pengadaan Barang dan Jasa 250.000 250.000 Honorarium Tim Pemeriksa Barang dan Jasa 450.000 450.000 BELANJA MODAL 30.796.370 30.500.000 Belanja Modal Pengadaan buku pengetahuan umum 30.796.370 30.500.000

TOTAL 912.683.350 684.318.502

2.3 Isu-isu Penting Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi

1. Sesuai dengan tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan untuk menyelenggarakan arsip

secara langsung maupun tidak langsung secara terus menerus diperlukan dan dipergunakan

dalam penyelenggaraan administrasi di lingkungan pemerintah serta pelayanan di bidang

perpustakaan dan informasi, secara terus tetap berupaya meningkatkan pelayanan kepada

masyarakat/pemustaka dan SKPD Kota Payakumbuh.

Di bidang perpustakaan mestinya upaya-upaya yang kita lakukan adalah dengan

meningkatkan/menambah koleksi buku-buku, majalah, baik yang bersumber dari dana

APBD kota, propinsi, atau pun APBN, serta memberikan pelayanan langsung kepada

pemustaka di lapangan dengan memanfaatkan mobil pustaka keliling datang ke kelurahan,

sekolah dan perguruan tinggi di kota payakumbuh dan memgembangkan perpustakaan

berbasis IT dengan bekerja sama dengan Perpustakaan Nasional RI serta pihak swasta

yayasan Coca cola Foundation Indonesia.

Sementara di bidang Kearsipan kita selalu meningkatkan sarana dan prasarana untuk

penyimpanan arsip SKPD yang telah di pilah, seperti adanya pengadaan Roll Opack dan

Rak Siku serta sarana pendukung lainnya. Mengembangkan kearsipan SIKS (sistem

informasi kearsipan statis) dan jaringan informasi kearsipan dengan jaringan informasi

dengan Nasional. Dalam Anggaran tahun 2013 telah dianggarkan pembangunan database

informasi kearsipan secara digital, Dan kegiatan tersebut telah terlaksana dengan baik. Hal

kritis dalam pelayanan adalah Kantor Arsip dan Perpustakaan belum memiliki gedung yang

sesuai standar Perpustakaan dan Kearsipan.

2. Permasalahan dan hambatan yang dihadapi dalam menyelenggarakan Tugas dan fungsi  Tidak atau Belum mempunyai tenaga pustakawan dan arsiparis pelaksana hanya 1

orang

 Belum adanya Gedung yang representatif

 Masih berkurang nya koleksi buku-buku perpustakaan

 Masih kurang nya sarana dan prasarana Kearsipan dan Perpustakaan 3. Dampaknya terhadap pencapaian Visi dan Misi Kepala Daerah

 Semakin meningkatnya SDM Kota Payakumbuh  Semakin meningkatnya minat dan budaya baca

 Semakin pedulinya SKPD untuk penyelamatan arsipnya melalui Kantor Arsip dan Perpustakaan.

4. Tantangan dan peluang dalam meningkatkan Pelayanan Tantangan

 Fasilitas Perpustakaan dan Kearsipan yang kurang memadai  SDM yang kurang memadai

(15)

 Adanya kerja sama dengan Perpustakaan Propinsi dan Perpuseru serta ANRI  Tersedianya kendaraan dinas pustaka keliling

 Meningkatnya kepedulian masyarakat payakumbuh terhadap pelayanan masyarakat

III. Tujuan dan Sasaran Program dan Kegiatan 3.1. Tujuan Pembangunan 2015

Tujuan Pembangunan yang akan dicapai bidang Kearsipan dan Perpustakaan :

1. Terealisasinya pengelolaan arsip yang efisien dan efektif untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban arsip dalam penyelenggaraan pemerintah.

2. Tersedianya perpustakaan yang lengkap untuk sumber informasi dan ilmu bagi masyarakat

Kota Payakumbuh.

3. Tersedianya petugas yang profesional baik kwalitas maupun kwantitas.

4. Meningkatkan kesadaran dan kebersamaan swasta dalam pembangunan.

3.2. Sasaran Program Tahun 2015 Sasaran Yang Akan Dicapai

1. Tercapainya tertib pengelolaan arsip sebagai sumber kearsipan tentang hasil kegiatan

Pemerintah :

a. Meningkatkan akuisisi arsip.

b. Peningkatan pemeliharaan dan pelestarian arsip.

c. Terciptanya pola pembinaan kearsipan yang sistimatis dan berkesinambungan. 2. Tersedianya perpustakaan yang lengkap.

a. Terciptanya tertib pengelolaan perpustakaan.

b. Tersedianya literatur yang lengkap dan up to date.

c. Terciptanya pola pelayanan untuk mendukung pelayanan prima kepada pengunjung

perpustakaan.

3. Meningkatnya kemampuan pengelola arsip dan perpustakaan

4. Meningkatnya sarana dan prasarana untuk mendukung pelayanan dan optimalisasi, kearsipan dan perpustakaan.

5. Meningkatnya kepedulian dan peranserta masyarakat/swasta dalam pembangunan.

Cara Pencapaian Sasaran dan Tujuan

Untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan diatas diformulasikan cara

mencapai tujuan dan sasaran melalui kebijakan sebagai berikut :

a. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja.

b. Melakukan penyempurnaan pengelolaan kearsipan dan perpustakaan daerah. c. Meningkatkan pelayanan dan pembinaan, arsip dan perpustakaan.

d. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia.

(16)

3.3. Program dan Kegiatan 2015

1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran yang terdiri dari :

a. Penyediaan Jasa Surat menyurat.

b. Penyediaan Komunikasi Sumber daya Air dan Listrik.

c. Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perizinan Kend. Dinas/Operasional.

d. Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan. e. Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor. f. Penyediaan Jasa Perbaikan Peralatan Kerja. g. Penyediaan Alat Tulis Kantor.

h. Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan.

i. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan Bangunan Kantor

j. Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor.

k. Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundan-undangan. l. Penyediaan Makanan dan Minuman.

m. Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi Keluar Daerah. 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur :

a. Pengadaan Mebeleur

b. Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor

c. Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas/Operasional..

d. Pengadaan Gedung perpustakaan Daerah

3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur.

a. Pengadaan Pakaian Dinas Beserta Perlengkapannya.

4. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur

a. Bimbingan Teknis Implementasi Peraturan Perundang-Undangan

5. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan.

a. Pembangunan Database Informasi Kearsipan

b. Pengadaan Sarana Penyimpanan.

c. Penilaian dan Pendataan Ulang Dokumen/Arsip Daerah

d. Penyusunan Tata Kearsipan

6. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan.

a. Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah.

b. Monitoring Evaluasi dan Pelaporan Situasi Data.

7. Program Penyelamatan dan Pelestarian dokumen/Arsip Daerah

a. Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah.

b. Penyusutan Arsip In-aktif

c. Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip

8. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi

a. Bimtek Penataan Arsip SKPD

b. Pembinaan Kearsipan ke SKPD

c. Pengawasan Kearsipan

d. Penyediaan Sarana Pelayanan Informasi Arsip

(17)

10. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

a. Pengembangan Minat dan Budaya baca.

b. Supervisi, pembinaa dan stimulasi pada Perpustakaan Umum, Perpustakaan

Khusus, Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Masyarakat.

c. Perencanaan dan Penyusunan Program Budaya Baca

d. Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca.

e. Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum Daerah.

(18)

IV. Penutup

Perencanaan Tahunan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Payakumbuh merupakan

penjabaran dan upaya untuk ikut mempercepat mewujudkan visi dan misi Kota Payakumbuh

melalui bidang tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan.

Rencana Tahunan ini sekaligus menjadi arah tujuan yang hendak dicapai dalam rentang waktu satu

tahun kedepan dan sekaligus menjadi Program Kegiatan Tahunan

Rencana Tahunan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Payakumbuh tidaklah berdiri

sendiri dan akan dapat terlaksana apabila didukung dan ditunjang oleh program unit kerja lain.

Penyusunan Rencana Tahunan ini sangat sederhana dan sangat besar pula kemungkinan terjadi

kesalahan di sana-sini yang kesemuanya bukan merupakan suatu kesengajaan dan diharapkan

kepada semua pihak dapat memberikan kontribusi untuk penyempurnaan Penyusunan Rencana

Tahunan ini selanjutnya. Terima Kasih.

Payakumbuh, Februari 2014