28
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Pembelian merupakan salah satu unsur penting dalam perusahaan. Apotek sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan untuk melayani masyarakat dalam meyediakan obat-obatan. Apotek Syafira Cikampek melakukan pembelian secara kredit dengan supplier untuk memenuhi kebutuhan obat yang dibutuhkan. Apotek syafira Cikampek telah bekerja sama dengan beberapa supplier untuk menyediakan obat sehingga memudahkan konsumen dalam membeli obat yang dibutuhkan agar lebih mudah dalam menyediakan obat.
Penulis melakukan riset untuk mengetahui mengenai sistem pembelian obat pada Apotek Syafira, maka penulis akan menjelaskan informasi-informasi yang telah didapatkan dari pihak-pihak Apotek Syafira Cikampek.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Apotek Syafira Cikampek menjual berbagai macam obat-obatan yang dilakukan oleh orang-orang yang berkompeten dibidangnya. Apotek Syafira Cikampek mempunyai 6 bagian dalam struktur organisasi yaitu pemilik, Manager
29
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Apotek Syafira Cikampek berdiri pada tanggal 23 Februari 2012 yang bertempat di Jl. Stasiun No. 30 Cikampek. Apotek syafira cikampek sebelumnya adalah sebuah klinik yang berada di daerah pangulah yang bernama klinik syafira dengan adanya klinik tersebut pemilik klinik berinisiatif untuk membuat apotek sendiri yang bernama apotek syafira. Apotek Syafira sendiri telah berdiri selama 5 tahun yang dikelola oleh seorang apoteker yang bernama bapak Faridon Ricky Wahyudi, S. Farm.Apt.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan pola tentang bagaimana orang atau pekerjaan dikelompokan. Struktur organisasi juga sering digambarkan dengan suatu bagan organisasi, proses struktur organisasi berkenaan dengan aktivitas dan tugas apa saja yang ada didalam struktur organisasi dengan adanya struktur organisasi diharapkan akan memperjelas hubungan antar bagian dalam struktur organisasi tersebut.
30
Pemilik
Manager Marketing
Apoteker
Admin Asisten Apoteker Bagian Penjualan
Struktur Organisasi Apotek Syafira Cikampek
Sumber : Apotek Syafira Cikampek(2017)
Gambar III.1 Struktur Organisasi Apotek Syafira Cikampek
Perusahaan dapat berjalan dan sangat dipengaruhi oleh struktur organisasi hal ini dapat dilakukan dengan menyusun struktur organisasi perusahaan, sehingga setiap anggota organisasi bagian dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab masing-masing serta dapat bekerja sesuai bagian yang ada didalam struktur organisasi tersebut.
31
1. Pemilik
Mengkoordinir dan bertanggung jawab atas jalannya pelaksanaan operasional yang ada pada Apotek Syafira Cikampek.
2. Manager Marketing
Manajer pemasaran bertanggung jawab terhadap manajemen bagian pemasaran. 3. Apoteker
Penanggung jawab segala hal yang berhubungan dengan obat-obatan dan segala kegiatan apotek.
4. Admin
Mengelola seluruh kegiatan administrasi pada apotek serta membuat laporan. 5. Asisten Apoteker
Membuat/menyiapkan obat yang diterima dari bagian penjualan sesuai dengan resep dari konsumen, dimulai dari melihat kelengkapan obat, menyiapkan obat dan mengemas obat.
6. Bagian Penjualan
Mengenal produk dan barang yang akan dijual secara baik serta melayani konsumen dengan permintaan obat resep maupun non resep.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan 1. Proses Pengecekan Stok Obat
Asisten Apoteker mengecek stok obat dengan melihat posisi obat di rak dan membuat KS (Kartu Stok) lalu diberikan kepada admin.
32
2. Proses Pemesanan Obat
Admin membuat SP (Surat Pesanan) 2 rangkap, pihak admin menelpon
salesman untuk datang ke apotek mengambil SP (Surat Pesanan), apotek
mengarsip SP (Surat Pesanan) rangkap 2, salesman membawa SP (Surat Pesanan) rangkap 1.
3. Proses Penerimaan Obat
Salesman datang membawa barang dan menyerahkan faktur penjualan 3 rangkap
kepada Asisten Apoteker, kemudian asisten apoteker melakukan pengecekan barang yang datang disesuaikan dengan yang tertera pada faktur penjualan jika
valid maka asisten apoteker menandatangani faktur penjualan dan mengambil
faktur penjualan rangkap 3 untuk arsip di apotek kemudian faktur penjualan rangkap 1 dan 2 dikembalikan kepada salesman.
4. Proses Pembayaran Obat
Salesman menerima faktur penjualan rangkap 1 dan rangkap 2, kemudian salesman membuat faktur tagihan pertama, faktur tagihan pertama tersebut
diberikan kepada asisten apoteker. Asisten apoteker kemudian melakukan pembayaran pertama dan menandatangani faktur tagihan pertama yang selanjutnya akan dibuat faktur tagihan kedua oleh salesman, setelah 15 hari sejak pembayaran pertama, salesman akan memberikan faktur tagihan kedua yang akan diterima oleh asisten apoteker. Asisten apoteker melakukan pembayaran kedua dan menadatangani faktur tagihan. Salesman menerima pembayaran dan tagihan kedua yang sudah di tandatangani. Salesman akan membuat BPL (Bukti Pembayaran Lunas) 2 rangkap yang rangkap 1 akan diberikan kepada asisten apoteker. Asisten apoteker memberikan BPL (Bukti
33
Pembayaran Lunas), Faktur Penjualan, Faktur Tagihan ke-1 dan ke-2 tersebut kepada admin.
5. Proses Laporan ke pemilik
Setiap hari admin membuat laporan pembelian berdasarkan arsip faktur penjualan dari salesman sebagai bukti ke pemilik.
3.4. Unified Modeling Langauge (UML) 3.4.1. Activity Diagram
Gambar III.2 Activity diagram Pengecekan Stok Obat
act Pengecekan Stok Obat
Admin Asisten Apoteker Start Mengecek stok obat Membuat KS Menyerahkan KS Menerima KS Final
34
Gambar III.3 Activity diagram Pemesanan Obat
act Pemesanan Obat
Salesman Admin Start Membuat SP 2 Rangkap Menyerahkan SP rangkap 1 Mengarsipkan SP rangkap 2 Menerima SP rangkap 1 Final
35
Gambar III.4 Activity diagram Penerimaan Obat
act Penerimaan Obat
Asisten Apoteker Salesman Start Mengirim barang dan FP 3 rangkap Menerima barang dan FP 3 rangkap Mengecek barang dan FP 3 rangkap Menandatangani FP 3 rangkap Menyerahkan FP rangkap 1 Mengarsipkan FP rangkap 3 Menerima FP rangkap 1 dan 2 Final Tidak Ya
36
Gambar III.5 Activity diagram Pembayaran Obat act Pembayaran Admin Asisten Apoteker Salesman Start Membuat Faktur Tagihan ke-1 Menerima Faktur Tagihan ke-1 Membayar dan menandatangani faktur tagihan ke-1 Menerima
pembayaran dan faktur Tagihan
ke-1 ttd Membuat faktur tagihan ke-2 Menerima Faktur Tagihan ke-2 Membayar dan menandatangani Faktur Tagihan ke-2 Menerima
pembayaran dan Faktur Tagihan
ke-2 ttd Membuat Bukti Pembayaran Lunas 2 Rangkap Menerima Bukti Pembayaran Lunas Rangkap 1 Menyerahkan BPL, Faktur Penj ualan, Faktur tagihan ke 1
dan ke-2
Menerima BPL, Faktur Penj ualan, Faktur Tagihan ke 1 dan ke-2
37
Gambar III.6 Activity diagram Laporan
Keterangan :
KS : Kartu Stok
SP : Surat Pesanan
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian dari proses-proses yang terjadi dari sistem berjalan, yang memerlukan dokumen-dokumen input yang mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen output.
Spesifikasi sistem berjalan di apotek syafira pada bagian pembelian meliputi sebagai berikut :
act Laporan Pemilik Admin Start Membuat Laporan Pembelian Menyerahkan Laporan Pembelian Menerima Laporan Pembelian Final
38
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen input atau dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen masukan baik berasal dari lingkungan dalam maupun dari lingkungan luar. Dokumen-dokumen masukan tersebut akan diolah melalui suatu proses agar menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Dokumen-dokumen masukan yang terkait dalam sistem pembelian obat di Apotek Syafira adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : KS(Kartu Stok)
Fungsi : Untuk pembuatan SP (Surat Pesanan)
Sumber : Asisten Apoteker
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Frekuensi : Tiap pembuatan SP (Surat Pesanan)
Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama Dokumen : FP (Faktur Penjualan)
Fungsi : Penerimaan Obat
Sumber : Salesman
Tujuan : Asisten Apoteker
Media : Kertas
39
Bentuk : Lampiran A-2
3. Nama Dokumen : Faktur Tagihan
Fungsi : bukti tagihan angsuran
Sumber : Salesman
Tujuan : Asisten Apoteker
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap membayar angsuran
Bentuk : Lampiran A-3
4. Nama Dokumen : BPL (Bukti Pembayaran Lunas)
Fungsi : Bukti Pembayaran
Sumber : Salesman
Tujuan : Asisten Apoteker
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Pembayaran
Bentuk : Lampiran A-4
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen-dokumen keluaran yang ada pada Apotek Syafira adalah sebagai berikut :
40
1. Nama Dokumen : SP (Surat Pesanan)
Fungsi : Pemesanan Obat
Sumber : Admin
Tujuan : Untuk Pemesanan Barang
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Pemesanan Obat
Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama Dokumen : LP (Laporan Pembelian)
Fungsi : Untuk Laporan ke Pemilik
Sumber : Admin
Tujuan : Pemilik
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Hari
Bentuk : Lampiran B-2
3.6. Permasalahan Pokok
Berdasarkan riset yang telah dilakukan oleh penulis pada Apotek Syafira, penulis mengamati dalam sistem pembelian yang berjalan serta melakukan identifikasi dokumen yang ada pada apotek tersebut, penulis menemukan beberapa permasalahan yaitu :
41
1. Pengecekan Stok Obat yang berjalan pada Apotek Syafira langsung melihat obat pada rak obat.
2. Pembelian ke Salesman masih menggunakan form yang masih ditulis tangan dan bisa saja dimanipulasi oleh siapa saja.
3. Terdapat data-data pesanan yang tidak sesuai karena kesalahan ketika menulis. 4. Laporan Pembelian masih direkap kedalam form laporan sehingga dapat dirubah
datanya oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. 5. Tidak adanya jurnal dalam pembuatan laporan.
3.7. Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan tersebut maka penulis mengusulkan beberapa alternatif pemecahan masalah, diantaranya :
1. Pengecekan stok obat yang sudah terkomputerisasi, bisa dilihat melalui komputer tanpa melihat ke rak obat lagi.
2. Admin bisa membuat data pembelian dengan memakai komputer yang datanya di ambil dari form persediaan obat yang ada pada aplikasi program.
3. Dibuatkan sistem terkomputerisasi agar tidak terjadi lagi data-data yang tidak sesuai.
4. Laporan pembelian dapat dibuat melalui program aplikasi yang sudah terkomputerisasi.
5. Dibuatkan Jurnal khusus untuk mempermudah mengetahui laporan pada Apotek Syafira Cikampek.
