STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

(1)

(2)

STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR

(3)

KATA PENGANTAR

Alhamdullilah, segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya kepada

kita semua. Hadirnya buku “Standar Operasional Prosedur (SOP)” merupakan upaya terus berbenah yang

dilakukan oleh Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam untuk menjadi yang terbaik dan

terdepan, selalu meningkatkan kualiatas manajemen Fakultas MIPA dengan harapan akan terciptanya

sistem kerja yang efektif dan terbentuknya lulusan FMIPA yang berkualitas.

Buku ini mendeskripsikan tata aturan yang terbingkai dalam standar operasional prosedur atas

segala aktivitas di Fakultas MIPA. Akhirnya kepada semua pihak yang telah bekerja keras untuk

mewujudkan buku “Standar Operasional Prosedur (SOP)” kami mengucapkan terimakasih. Semoga Allah

SWT membalas hasil karya ini dengan penghargaan yang lebih baik.

(4)

(5)

(6)

(7)

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ... vi

I. SOP SUBBAG PENDIDIKAN FMIPA ... 1

1.1 ALIH PROGRAM STUDI ...1

1.2 LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP AKADEMIK ...4

1.3 PEMBATALAN MATA KULIAH ...7

1.4 PENGAJUAN CUTI AKADEMIK ...10

1.5 PENGAJUAN PINDAH DARI UNSYIAH ...13

1.6 PEMBUATAN SK DOSEN WALI ...15

1.7 PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK SEMENTARA ...17

1.8 UNDANGAN SIDANG TA/PA ...20

1.9 PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI ...23

1.10 PENGUSULAN IJAZAH SARJANA/DIPLOMA ...26

1.11 PENYERAHAN HASIL PENILAIAN ...28

1.12 PERUBAHAN KRS ...30

1.13 WISUDA ...34

1.14 YUDISIUM ...37

II. SOP UMUM DAN PERLENGKAPAN ... 40

2.1 PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS YANG DIKELOLA PADA SUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN...40

2.2 PEMAKAIAN RUANGAN UNTUK KEPERLUAN KHUSUS ...44

2.3 PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BARANG INVENTARIS ...48

2.4 PENERIMAAN DAN DISPOSISI SURAT MASUK ...51

2.5 PEMBUATAN SURAT KELUAR UMUM...53

2.6 PERMINTAAN ATK/BARANG HABIS PAKAI DAN/ATAU BAHAN PRAKTIKUM ...55

III. SOP SUBBAG KEMAHASISWAAN FMIPA ... 58

3.1 PEMBUATAN SURAT PERNYATAAN MASIH KULIAH ...58

3.2 PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH UNTUK ADMINISTRASI KARTU PERPUSTAKAAN ...61

3.3 PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH UNTUK ADMINISTRASI ASKES ...64

3.4 PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH UNTUK ADMINISTRASI BEASISWA KABUPATEN/ KOTA .67

3.5 MEMPROSES SURAT-SURAT LAINNYA YANG BERHUBUNGAN DENGAN KEMAHASISWAAN ...70

3.6 MEMPERSIAPKAN PENGUMUMAN DAN PEMBERITAHUAN TENTANG INFO-INFO YANG BERHUBUNGAN

DENGAN KEMAHASISWAAN...73

3.7 MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI PENGUSULAN CALON PENERIMA BEASISWA ...76

3.8 MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI MAHASISWA BERPRESTASI ...80

3.9 MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI MTQ ...84

3.10 MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI OLIMPIADE NASIONAL MIPA DAN OLIMPIADE

SAINS NASIONAL ...88

3.11 MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI PIMNAS DAN SELEKSI PROPOSAL

(8)

I. SOP SUBBAG PENDIDIKAN FMIPA

1.1 ALIH PROGRAM STUDI

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : ALIH PROGRAM

Kode:

Tanggal dikeluarkan:

No. Revisi :

Area : FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses

administrasi alih program bagi mahasiswa yang akan melanjutkan studi di FMIPA.

Definisi

Alih program adalah salah satu jalur bagi calon mahasiswa untuk melanjutkan studinya di FMIPA

Unsyiah. Proses alih program dapat dilaksanakan setelah calon mahasiswa mengajukan permohonan dan

disetujui oleh rektor setelah meminta pertimbangan Dekan.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses alih program.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses alih program.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

NOMOR SOP : 01/H11.1.28/KU-SOP/2013

TGL. PEMBUATAN SOP : 20 Mei 2013

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : ALIH PROGRAM STUDI

DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :

1. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Satandar Prosedur Administrasi Pemerintahan 2. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003

1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d

(9)

KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : PERALATAN/PERLENGKAPAN :

1. SOP Universitas dan SOP Jurusan/Program Studi 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference

3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet

PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN :

- Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual

(10)

PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN

No

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Buku

KET

MHS JUR FAK BAA Kelengkapan WAKTU Output

1. Mahasiswa mengajukan permohonan alih program kepada Rektor  Surat permohonan alih program  Ijazah dan transkrip akademik dilegalisir  Berkas lain sesuai

ketentuan fakultas

≤1 Hari

2. Rektor meminta pertimbangan Dekan terkait

Permohonan alih program dan kelengkapannya

≤1 Hari

3. Dekan meminta pertimbangan kajur/kaprodi terkait

Berkas pengajuan

alih program ≤1 Hari

4. Kajur/kaprodi melakukan interview/test/matrikulasi terhadap mahasiswa  Berkas pengajuan alih program  Instrumen test ≤1 Hari Surat keterna gn hasil intervie w 5. Kajur/kaprodi tujuan memberikan pertimbangan Pertimbangan kajur/kaprodi ≤1 Hari 6. Dekan memberikan

persetujuan alih program Surat persetujuan _{alih program}

≤1 Hari Surat

izin alih progra

m 7. Rektor mengeluarkan

keputusan alih program Surat keputusan

≤1 Hari SK Alih

Progra m 8 Mahasiswa melakukan

registrasi administrasi Mengikuti SOP _{registrasi mahasiswa}

(013/H11/PP-SOP/2010)

≤1 Hari SLIP

SPP

9 BAA memproses status administrasi dan akademik mahasiswa

≤1 Hari

Yes No

(11)

1.2 LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP AKADEMIK

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP AKADEMIK

Kode:

Tanggal dikeluarkan:

No. Revisi :

Area: FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses

administrasi legalisir ijazah dan transkrip akademik.

Definisi

Legalisir ijazah dan transkrip akademik dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan, di mana lulusan

harus menunjukkan ijazah dan transkrip asli ke subbag akademik.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi :

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses legalisir ijazah dan transkrip

akademik.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses legalisir ijazah dan transkrip akademik.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP

AKADEMIK

11. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Satandar Prosedur Administrasi Pemerintahan

12. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003 13. Undang-undang RI No.14 Tahun 2005 14. PP RI No.60 Tahun 1999

15. PP RI No.19 Tahun 2005 16. KepMendiknas No.045/U/2002 17. KepMendiknas No.184/U/2001 18. KepMendiknas No.232/U/2000 19. KepMendiknas No.25 Tahun 2007 20. SK Dirjen PT No.34/DIKTI/2002

1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d

3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi

4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.

(12)

1. SOP Universitas 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference

3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet

Saat legalisir harus membawa Ijazah dan Transkrip Asli - Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual

(13)

No

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Buku

KET

Lulusan Fakultas PD I Dekan Kelengkapan WAKTU Output

1.

Lulusan mencopy ijazah

dan transkrip akademik

sesuai kebutuhan

Ijazah dan transkrip akademik asli ≤ 1 Hari 2.

Lulusan menyerahkan

fotocopy ijazah dan

transkrip akademik

kepada Subbag

Pendidikan fakultas asal

dengan menunjukkan

bukti asli

 Ijazah dan transkrip akademik asli  Ijazah dan transkrip akademik fotocopy ≤ 1 Hari 3.

Subbag Pendidikan

fakultas memeriksa

keaslian dokumen dan jika

diperlukan memeriksa

silang dengan data yang

ada

 Ijazah dan transkrip akademik asli

•

Data arsip ≤ 1 Hari Slip Bukti legalisir 4.

Dekan atau PD1

mensahkan salinan ijazah

dan transkrip akademik

Fotocopy ijazah dan transkrip akademik ≤ 1 Hari 5.

Subbag Pendidikan

fakultas menyerahkan

kembali ijazah dan

transkrip akademik yang

telah disahkan.

Fotocopy ijazah dan transkrip akademik yang telah disahkan ≤ 1 Hari Ijazah dan Transkri p yang telah dilkegal isir

Yes Yes No No No Yes Yes

(14)

1.3 PEMBATALAN MATA KULIAH

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : PEMBATALAN MATA KULIAH

Kode:

Tanggal dikeluarkan:

No. Revisi :

Area : FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses

pembatalan mata kuliah.

Definisi

Pembatalan mata kuliah dilakukan mahasiswa pada waktu tertentu sesuai dengan kalender

akademik. Mahasiswa membawa KHS dan hasil cetak KRS on line yang telah ditandatangani oleh dosen wali

ke subbag akademik.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pembatalan mata kuliah.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pembatalan mata kuliah.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : PEMBATALAN MATA KULIAH

21. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Satandar Prosedur Administrasi Pemerintahan

1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d

3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi

4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.

(15)

1. SOP KRS dan PKRS 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran

2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet

Saat PMK wajib membawa lembaran KRS/PKRS/PMK yang telah ditandatangani Dosen Wali dari mahasiswa yang bersangkutan

- Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual

(16)

No

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Buku

KET

MHS WALI JUR FAK Kelengkapan WAKTU Output

1. Mahasiswa menjumpai dosen wali dengan membawa KHS dan hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika pengisian KRS

Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS atau mata perubahan KRS (1 asli+copy rangkap 4)

≤ 1 Hari

2. Mahasiswa & dosen wali mendiskusikan rencana pembatalan mata kuliah

Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS atau masa perubahan KRS (1 asli+copy rangap 4) ≤ 1 Hari 3. Mahasiswa melakukan pembatalan MK langsung pada seluruh lembar hasil cetak KRS online dan dosen wali menandatanganinya didepan mahasiswa ybs., setelah memeriksa kelengkapan seluruh dokumen

Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS (1 asli+copy rangap 4)

Surat kuasa jika pembatalan MK diwakilkan Syarat-syarat lain sesuai ketentuan jurusan/prodi/fakalt as ≤ 1 Hari Form KRS/KP RS/PMK

4. Dosen wali menyerahkan selembar hasil cetak KRS online yang memuat pembatalan MK dan ditandatangani kepada jurusan/prodi, mengambil selembar sebagai arsip dan menyerahkan sisanya ke mahasiswa

Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani

≤ 1 Hari Form

KRS/KP RS/PMK

5. Mahasiswa menyerahkan selembar hasil cetak KRS online yang memuat pembatalan MK dan ditandatangani kepada Subbag Pendidikan fakultas

Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani

≤ 1 Hari Form

KRS/KP RS/PMK

6. Subbag Pendidikan fakultas melakukan pembatalan MK di KRS online sesuai dengan

Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani ≤ 1 Hari Form KRS/KP RS/PMK Yes No

(17)

1.4 PENGAJUAN CUTI AKADEMIK

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : PENGAJUAN CUTI AKADEMIK

Kode:

Tanggal dikeluarkan:

No. Revisi :

Area : FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pengajuan

cuti akademik.

Definisi

Cuti akademik dapat diajukan oleh mahasiswa pada waktu tertentu sesuai dengan kalender

akademik. Cuti akademik dapat diajukan selama maksimum dua semester, dan harus sepengetahuan orang

tua/wali, dosen wali dan ketua jurusan.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pengajuan cuti akademik.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengajuan cuti akademik.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : PENGAJUAN CUTI AKADEMIK

31. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan

(18)

1. SOP Universitas 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran

2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet

Pengajuan cuti akademik harus sepengatahuan Ketua Jurusan, Dosen Wali dan Orang Tua/Wali

(19)

No

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Buku

KET MHS Dosen

Wali JUR FAK BAA Keleng-kapan WAKTU Output

1. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen wali tentang rencana cuti akademik

≤ 1 Hari

2. Mahasiswa mengambil

dokumen cuti di website

FMIPA

(www.fmipa.unsyiah.ac.id)

Dokumen cuti:  Form surat izin

orang tua  Form rekomendasi dosen wali  Form rekomendasi Kajur/Kaprodi  Form surat bebas lab  Form surat bebas pustaka ≤ 1 Hari Form Cuti

3. Mahasiswa mengisi dokumen

cuti, mendapatkan

persetujuan dosen wali, Kajur/Kaprodi dan orang tua/wali, serta melengkapi seluruh persyaratan administrasi lainnya

Dokumen cuti ≤ 1 Hari Berkas Cuti

4. Mahasiswa mengajukan permohonan cuti kepada Dekan  Surat permohonan cuti  Dokumen cuti lengkap  Fotocopy KTM  Fotocopy KHS terakhir  Fotocopy KTP orang tua/wali ≤ 1 Hari Surat Permoh onan ke Dekan 5. PD I mendisposisikan berkas permohonan tersebut ke Subbag Pendidikan

Surat izin cuti ≤ 1 Hari Surat Rekome

nasi

6. Subbag Pendidikan fakultas memasukkan data cuti ke sistem Puksi online

Surat izin cuti ≤ 1 Hari

7. Subbag Pendidikan Fakultas mencetak dan

mendistribusikan izin cuti akademik

Surat izin cuti ≤ 1 Hari Surat Rekome

nasi

No

(20)

1.5 PENGAJUAN PINDAH DARI UNSYIAH

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : PENGAJUAN PINDAH DARI UNSYIAH

Kode:

Tanggal dikeluarkan:

No. Revisi :

Area: FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pengajuan

pindah dari unsyiah.

Definisi

Pindah dari Unsyiah dapat diajukan oleh mahasiswa pada waktu tertentu sesuai dengan kalender

akademik. Pengajuan pindah harus sepengetahuan orang tua/wali, dosen wali dan ketua jurusan.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pengajuan pindah dari Unsyiah.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengajuan pindah dari Unsyiah.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : PENGAJUAN PINDAH DARI UNSYIAH

45. PP RI No.19 Tahun 2005 46. KepMendiknas No.045/U/2002

(21)

No

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Buku

KET MHS WALI JUR FAK BAA PUKSI Keleng-kapan WAKTU Output 1. Mahasiswa berkonsultasi

dengan dosen wali tentang rencana pindah

≤1 Hari

2. Mahasiswa mengambil

dokumen pindah di situs

FMIPA

www.fmipa.unsyiah.ac.id/dok umen

Dokumen pindah:

 Form surat izin orang tua  Form surat rekom

dosen wali  Form surat rekom

Kajur/kaprodi  Form surat bebas

lab

≤1 Hari

3. Mahasiswa mengisi dokumen

pindah, mendapatkan

persetujuan dosen wali, Kajur/kaprodi dan orang tua, serta melengkapi seluruh persyaratan administrasi lainnya

Dokumen pindah ≤1 Hari Berkas Pindah

4. Mahasiswa mengajukan permohonan pindah kepada Dekan  Surat permohonan bermaterai  Dokumen pindah lengkap  KTM asli  Fotocopy KTP orang tua/wali  Transkrip nilai ≤1 Hari Surat Permho nan Pindah 5. Dekan menyampaikan persetujuan pindah kepada Rektor

Izin pindah Surat Rekom Pindah

6. Rektor mengeluarkan surat pindah beserta dokumen pendukung  Surat pindah  Fotocopy sertifikat akreditasi prodi  Transkrip Akademik ≤1 Hari SK Pindah

7. BAA memproses status administrasi mahasiswa Surat keputusan pindah

No Yes Yes No Yes No

(22)

1.6 PEMBUATAN SK DOSEN WALI

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : PEMBUATAN SK DOSEN WALI

Kode:

Tanggal dikeluarkan:

No. Revisi :

Area : FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pembuatan

SK dosen Wali.

Definisi

Surat keputusan dosen wali akan diterbitkan oleh Dekan menerima usulan ketua jurusan tentang

nama dosen wali dengan mahasiswa perwaliannya. SK dosen wali akan dikeluarkan setiap tahun ajaran baru.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pembuatan SK dosen wali.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pembuatan SK dosen wali.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : PEMBUATAN SK DOSEN WALI

1. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 2. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003

3. Undang-undang RI No.14 Tahun 2005 4. PP RI No.60 Tahun 1999

5. PP RI No.19 Tahun 2005 6. KepMendiknas No.045/U/2002

4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL.

(23)

No

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Buku

KET

JUR FAK DEKAN Kelengkapan WAKTU Output

1. Pengiriman Surat Pemutkahiran

Data Dosen Wali

≤1 Hari

2. Penyiapan Pemutakhiran Data

Dosen Wali oleh Jurusan/Prodi Dokumen _{Berkas Dosen}

wali

≤3 Hari

3. Pengiriman Hasil Pemutakhiran Data Dosen Wali ke Subbag Pendidikan

≤1 Hari Berkas Dosen Wali

4. Pembuatan SK Dosen Wali _{SK Dosen}

Wali

≤2 Hari Berkas Dosen Wali

5. Pengesahan SK Dosen Wali _{≤1 Hari} SK

Dosen Wali

6. Penginputan Data Dosen Wali

Online www.siakad._{unsyiah.ac.id}

≤1 Hari Arsip

No

(24)

1.7 PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK SEMENTARA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK SEMENTARA

Kode :

Tanggal dikeluarkan :

No. Revisi :

Area : FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pembuatan

transkrip akademik sementara.

Definisi

Transkrip akademik sementara akan diterbitkan oleh Dekan bila ada permintaan dari lulusan yang

bersangkutan. Transkrip akademik ini bersifat sementara untuk keperluan tertentu, berlaku sampai

keluarnya transkrip asli.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pembuatan transkrip sementara.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pembuatan transkrip sementara.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK

SEMENTARA

12. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003 13. Undang-undang RI No.14 Tahun 2005

(25)

1. SOP Jurusan 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference

3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet

Pembuatan transkrip akademik sementara harus sepengetahuan Dosen Wali dari mahasiswa yang bersangkutan

(26)

No

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Buku

KET

MHS WALI JUR FAK PD 1 KELENGKAPAN WAKTU Output

1.

Mahasiswa mengakses data

KHS di Puksi online

menggunakan login account

masing-masing

≤ 1 Hari 2.

Mahasiswa mencetak

Transkrip Akademik

Sementara sebanyak ≥2

lembar

≥2 lembar Transkrip Akademik Sementara Tarnskrip Online

3.

Dosen wali menandatangani

salah satu lembar Transkrip

Akademik Sementara

•

1 lembar Transkrip Akademik Sementara yang ditandatangani dosen wali

•

≥1 lembar Transkrip Akademik Sementara yang belum ditandatangani ≤ 1 Hari Trankrip Akademik 4.

Mahasiswa membawa

seluruh lembar transkrip

sementara ke

Jurusan/Subbag Pendidikan

fakultas untuk divalidasi

≤ 1 Hari Trankrip Akademik

5.

Subbag Pendidikan fakultas

memvalidasi Transkrip

Akademik Sementara yang

diserahkan mahasiswa

≤ 1 Hari Trankrip Akademik 6.

Kajur/PD I mensahkan

Transkrip Akademik

Sementara

≥1 lembar Transkrip Akademik Sementara yang ditandatangani Kajur/PDI ≤ 1 Hari Trankrip Akademik

7.

Subbag Pendidikan fakultas

menyerahkan kembali

Transkrip Akademik

Sementara yang telah

disahkan kepada mahasiswa

Transkrip Transkrip Akademik Sementara yang sah ≤ 1 Hari Trankrip Akademik /Arsip No Yes No Yes

(27)

1.8 UNDANGAN SIDANG TA/PA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : Pembuatan Undangan Sidang TA/PA

Kode :

Tanggal dikeluarkan :

No. Revisi :

Area : FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pembuatan

undangan sidang TA/PA.

Definisi

Undangan sidang TA/PA akan diterbitkan oleh Dekan melalui Pembantu Dekan Bidang Akademik

setelah menerima usulan dari ketua jurusan. Dalam undangan tertera jadwal dan tim pembimbing dan

penguji.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pembuatan undangan sidang TA/PA.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pembuatan undangan sidang TA/PA.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : UNDANGAN SIDANG TA/PA

(28)

Bahan adminitrasi kelengkapan sidang TA/PA dikumpulkan dipengajaran 2 Hari sebelum sidang TA/PA

(29)

No

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Buku

KET

MHS DOSEN JUR FAK PD I Kelengkapan WAKTU Output

1. Mahasiswa mendownload dan menyiapkan berkas sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir

(www.fmipa.unsyiah.ac.id/ dokumen)

Dokumen Berkas Sidang ≤1 Hari

2. Jurusan menetapkan Usulan Tim Penguji Sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir Mahasiswa

 Pengusulan tim

penguji TA/PA ≤1 Hari

3. Penyerahan dan pengecekan kelengkapan berkas sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir ke Subbag.Pendidikan  Leg.Ijazah  Pas photo  TOEFL ≤2 Hari

4. Penyiapan berita acara, undangan sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir

 Pengusulan tim

penguji TA/PA ≤1 Hari

Berkas sidang

5. Pengesahan penetapan tim penguji Tugas Akhir/Proyek Akhir

≤1 Hari Surat tim penguji

6. Mahasiswa

mendistribusikan surat undangan sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir

 Surat Penetapan Tim

Penguji TA/PA ≤1 Hari

Disposisi

7. Pelaksanaan ujian sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir

≤1 Hari Arsip

Yes No Yes No

(30)

1.9 PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : Pengisian Kartu Rencana Studi

Kode:

Tanggal dikeluarkan:

No. Revisi :

Area : FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pengisian

kartu rencana studi.

Definisi

Pengisian kartu rencana stdi dilakukan mahasiswa pada waktu yang sudah ditentukan sesuai

kalender akademik, di bawah bimbingan dosen wali. Pada kartu tersebut tertera mata kuliah dan jumlah

SKSnya, dosen pengasuh serta jadwal perkuliahan.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pengisian kartu rencana studi.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengisian kartu rencana studi.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI

(31)

- Dijaidakan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual

(32)

No

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Buku

KET

FAK JUR WALI MHS Kelengkapan WAKTU Output

1. Subbag Pendidikan fakultas mendistribusikan KHS semester sebelumnya ke jurusan

KHS rangkap 4 _{≤2 Hari}

2. Kajur/kaprodi menandatangani KHS semester sebelumnya dan mendistribusikan kepada dosen wali

KHS _{≤1 Hari}

3. Mahasiswa mengambil KHS di dosen wali pada masa yang telah ditentukan

KHS _{≤1 Hari}

4. Mahasiswa & dosen wali mendiskusikan mata kuliah yang akan diambil berdasarkan (1) hasil yang diperoleh oleh mahasiswa di semester-semester sebelumnya, (2) Jadwal kuliah dan (3) Kurikulum Program Sarjana atau Diploma

 Jadwal kuliah  KHS  Buku Panduan Kurikulum Program Sarjana/Diploma ≤1 Hari

5. Mahasiswa mengisi KRS online dan mencetak hasil KRS online rangkap 4 (www.siakad.unsyiah.ac.id/KRSO nline) Hasil cetak KRS online rangkap 4 ≤1 Hari Form KRS

6. Dosen wali menandatangani seluruh hasil cetak KRS online setelah memeriksa kelengkapan seluruh dokumen

•

Hasil cetak KRS online rangkap 4

•

Bukti

pembayaran SPP

•

Surat kuasa jika

pengisian KRS diwakilkan

•

Syarat-syarat lain sesuai ketentuan jurusan/prodi/ fakultas ≤1 Hari Form KRS

7. Dosen wali menyerahkan selembar hasil cetak KRS online dan KHS yang sudah

ditandatangani kepada mahasiswa, mengambil satu lembar sebagai arsip, dan menyerahkan sisanya ke jurusan/prodi

Hasil cetak KRS online yang sudah ditandatangani

≤1 Hari Form KRS

8 Jurusan/prodi mengarsip dan Hasil cetak KRS Form

No

(33)

1.10 PENGUSULAN IJAZAH SARJANA/DIPLOMA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : Pengusulan Ijazah Sarjana/Diploma

Kode :

Tanggal dikeluarkan:

No. Revisi :

Area : FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses

pengusulan ijazah sarjana/diploma.

Definisi

Pengusulan ijazah dilakukan Dekan kepada Rektor dengan melampirkan data calon wisudawan

pada periode tersebut.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pengusulan ijazah sarjana/diploma.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengajuan ijazah sarjana/diploma.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : PENGUSULAN IJAZAH SARJANA/DIPLOMA

1. SOP jurusan dan Universitas 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference

(34)

No

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Buku

KET

MHS JUR FAK BAA Kelengkapan WAKTU Output

1. Penyerahan Hasil Berkas

Sidang Dokumen Berkas _Sidang ≤1 Hari

2. Rekapitulasi Hasil Sidang dan Perhitungan IPK, Predikat kelulusan mahasisawa

≤1 Hari Rekap Usulan Ijazah 3. Penyiapan berkas usulan

ijazah wisudawan

 Leg. Ijazah SMU  Pas photo 4x5:3 lbr dan 3x4:1 lbr

≤2 Hari

4. Penginputan Usul Ijazah online www.siakad.unsyiah.ac.id/wis uda Data Rekapitulasi usulan ijazah ≤1 Hari

5. Pengesahan berkas usulan ijazah  Surat pengantar usulan ijazah  Berkas wisuda ≤1 Hari Usulan Ijazah 6. Penyerahan berkas usulan

ijazah wisudawan ke BAA

 Surat pengantar usulan ijazah  Berkas wisuda ≤1 Hari Disposi si/Arsip

Yes No

(35)

1.11 PENYERAHAN HASIL PENILAIAN

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : Penyerahan Hasil Penilaian

Kode :

Tanggal dikeluarkan:

No. Revisi :

Area : FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses

penyerahan hasil penilaian sidang.

Definisi

Penyerahan hasil penilaian dilakukan Ketua Jurusan kepada Dekan melalui subbag akademik. Nilai

tersebut kemudian diinput sebagai bukti untuk registrasi wisuda.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses penyerahan hasil penilaian.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses penyerahan hasil penilaian.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : PENYERAHAN HASIL PENILAIAN

1. SOP Jurusan dan Puksi 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference

(36)

No

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Buku

KET

MHS DOSEN JUR FAK PUKSI Kelengkapan WAKTU Output

1. Subbag Pendidikan fakultas mencetak dan mendistribusikan DPNA sebelum semester berakhir

DPNA ≤2 Hari

2. Dosen pengasuh mata kuliah meminta peserta mata kuliah menandatangani DPNA sebagai bukti keikutsertaan ujian akhir

DPNA ≤2 Hari

3. Dosen pengasuh mata kuliah mengumumkan nilai kepada mahasiswa, agar mahasiswa dapat menyampaikan keberatan selama 2 hari

Hasil penilaian sementara

≤2 Hari

4. Dosen pengasuh mata kuliah mengisikan nilai-nilai mahasiswa pada DPNA

DPNA ≤1 Hari

5. Dosen pengasuh mata kuliah menyerahkan DPNA ke Subbag Pendidikan fakultas 5 hari setelah ujian berlangsung disertai Absen Kuliah

DPNA ≤5 Hari DPNA

terisi

6. Subbag Pendidikan fakultas memasukkan nilai pada DPNA ke sistem Puksi online

DPNA ≤1 Hari Arsip

7. Subbag Pendidikan fakultas

mencetak KHS KHS ≤2 Hari Arsip

Yes No Yes No

(37)

1.12 PERUBAHAN KRS

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : Perubahan KRS

Kode :

Tanggal dikeluarkan :

No. Revisi :

Area : FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses perubahan

KRS.

Definisi

Perubahan KRS dilakukan pada waktu yang ditentukan sesuai dengan kalender akademik.

Perubahan KRS adalah pergantian dan/atau penambahan dan/atau pembatalan mata kuliah yang sebelumnya

pernah diisikan pada Kartu Rencana Studi.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi :

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses perubahan KRS.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses perubahan KRS.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : PERUBAHAN KRS

(38)

1. SOP Perngisian KRS 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference

Pengisian PKRS dilakukan hanya dalam waktu 2 hari - Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual

(39)

No

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Buku

KET

MHS WALI JUR FAK Kelengkapan WAKTU Output

1. _{Mahasiswa menjumpai} dosen wali dengan membawa KHS dan hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika pengisian KRS

 KHS

 Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS (1 asli + copy rangkap 4) ≤ 1 Hari Form KPRS

2. _{Mahasiswa & dosen wali} mendiskusikan dan mengubah KRS

berdasarkan (1) hasil yang diperoleh oleh mahasiswa di semester-semester sebelumnya, (2) Jadwal kuliah, (3) Buku Panduan Program Sarjana/ Diploma, (4) Alasan perubahan yang diberikan oleh mahasiswa

 Jadwal kuliah

 KHS

 Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS (1 asli + copy rangkap 4)  Buku Panduan Kurikulum Program Sarjana/Diploma ≤ 1 Hari Form KPRS 3. _{Mahasiswa melakukan} perubahan langsung pada seluruh lembar hasil cetak KRS online dan dosen wali

menandatanganinya di

depan mahasiswa ybs., setelah memeriksa kelengkapan seluruh dokumen

•

Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS (1 asli + copy rangkap 4)

•

Surat kuasa jika

perubahan KRS diwakilkan

•

Syarat-syarat lain sesuai ketentuan jurusan/prodi/fakul tas ≤ 1 Hari Form KPRS

4. _{Dosen wali menyerahkan} selembar hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani kepada jurusan/prodi, mengambil selembar sebagai arsip dan menyerahkan sisanya ke mahasiswa

Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani ( ≤ 1 Hari Form KPRS 5. _{Mahasiswa menyerahkan} selembar hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani kepada Subbag Pendidikan fakultas

Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani ≤ 1 Hari Form KPRS

6. _{Subbag Pendidikan fakultas} melakukan perubahan KRS online sesuai dengan hasil

Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani ≤1 Hari Form KPRS No Yes No Yes

(40)

7. _{Subbag Pendidikan fakultas} mengarsip hasil cetak KRS online yang telah diubah

Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani ≤ 1 Hari Arsip

(41)

1.13 WISUDA

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : Wisuda

Kode :

Tanggal dikeluarkan:

No. Revisi :

Area : FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang tata laksana

wisuda.

Definisi

Wisuda dapat diikuti oleh seluruh mahasiswa yang telah menyelesaikan studi pada jurusan tertentu

dengan ketentuansyarat tertentu (lihat buku kurikulum FMIPA). Upacara yudisium dilaksanakan pada

waktu-waktu tertentu sesuai kalender akademik.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses wisuda

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses wisuda.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : WISUDA

(42)

1. SOP Universitas 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference

(43)

No

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Buku

KET

MHS FAK BAA BANK Kelengkapan WAKTU Output

1.

Mahasiswa mendaftar di

Subbag Pendidikan fakultas

 Form biodata lulusan, 3 eks.  Fotocopy ijazah SLTA yang dilegalisir, 3 eks. ≤1 Hari

2.

Subbag Pendidikan fakultas

memeriksa persyaratan

mahasiswa untuk dapat

diwisuda

 Bukti pelaksanan ujian skripsi  Tanskrip nilai

≤1 Hari

3.

Subbag Pendidikan fakultas

mengirimkan nama-nama

calon peserta wisuda ke

BAA

 Daftar usul ijazah  Biodata lulusan

≤1 Hari Laporan Wisuda

4.

Fakultas memproses

transkrip akademik

≤2 Hari Trankrip Akademik

5.

BAA memproses ijazah

Form biodata alumni _{≤5 Hari} Ijazah

6.

Mahasiswa membayar

biaya wisuda di bank yang

ditunjuk

≤1 Hari

7.

Mahasiswa mendaftar,

membayar deposit toga

dan biaya alumni di panitia

wisuda

 Slip pembayaran wisuda  Biodata alumni

≤1 Hari

8

Mahasiswa mengikuti gladi

resik

≤1 Hari 9 Upacara Wisuda  Ijazah  Transkrip nilai ≤1 Hari

No Yes

(44)

1.14 YUDISIUM

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : Yudisium

Kode :

Tanggal dikeluarkan:

No. Revisi :

Area : FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang cara mengikuti

yudisium.

Definisi

Yudisium dapat diikuti oleh seluruh mahasiswa yang telah menyelesaikan studi pada jurusan

tertentu dengan ketentuansyarat tertentu (liat panduan akademik). Upacara yudisium dilaksanakan pada

waktu-waktu tertentu sesuai kalender akademik.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses yudisium.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses yudisium.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : YUDISIUM

82. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003

(45)

(46)

No

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Buku

KET

MHS JUR FAK Kelengkapan WAKTU Output

1. Penerimaan Berkas Hasil Sidang

TA/PA dari Jur/Prodi Dokumen Berkas _Sidang

≤1 Hari

2. Rekapitulasi Hasil Sidang TA/PA _{≤1 Hari}

3. Bagian Pendidikan menyiapkan berkas peserta yusidium sarjana/diploma  Undangan Yudium  Laporan Kajur/Kaprodi  Biodata Peserta Yudisium  Laporan Dekan  Tata Tertib Yudisium ≤2 Hari Laporan Data Yudisium

4. Mahasiswa mendaftar dan mengambil undangan peserta yudisium di Subbag Pendidikan

Surat Keputusan Panitia Yudisium

≤1 Hari

5. Mahasiswa mengikuti gladi resik _{≤1 Hari}

6. Pelaksanaan Yudisium _{≤1 Hari}

No

(47)

II. SOP UMUM DAN PERLENGKAPAN

2.1 PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS YANG DIKELOLA PADA SUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : Peminjaman Barang inventaris

Kode :

Tanggal dikeluarkan :

No. Revisi :

Area : FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang cara peminjaman

barang inventaris.

Definisi

Barang inventaris adalah barang milik Negara yang berada dan dikelola oleh fakultas MIPA.

Barang-barang tersebut terdata di bawah pengawasan pada Subbag Umum dan Perlengkapan FMIPA.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses peminjaman barang inventaris milik

Negara.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses peminjaman barang inventaris milik Negara.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

NOMOR SOP : 15/UN11.1.28/LK-SOP/2013

TGL. PEMBUATAN SOP : 12 Juli 2013

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS YANG

DIKELOLA PADA SUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

91. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 92. PP No. 6 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik

Negara Daerah

93. PP No. 38 Tahun 2008 Tentang Perubahan Atas PP No. 6 Tahun 2006

94. Permenkeu No. 96.PMK.06 Tahun 2007 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara

1. PENDIDIKAN MINIMAL SMA SEDERAJAT 2. PANGKAT MINIMAL II/a

3. MEMILIKI KEMAMPUAN PEMERIKSAAN BARANG INVENTARIS 4. MEMILIKI LOYALITAS TERHADAP ORGANISASI

(48)

KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. SOP P. DEKAN II

2. SOP KABAG TATA USAHA

3. SOP KASUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN 4. SOP PROGRAM STUDI/JURUSAN

1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Apabila pengembalian terlambat dilakukan, maka peminjam didenda sesuai aturan.

-Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI -Sebagai laporan manual

(49)

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Buku

Ket Peminjam Staf Umum Kabag. Tata Usaha P. Dekan II Ka.subbag Umum dan Perlengka pan Staf Perlen gkapan Keleng

-kapan Waktu Output

1. Peminjam membuat surat permohonan peminjaman barang inventaris yang diketahui oleh pejabat berwenang yang ditujukan kepada P. Dekan II. Surat permohonan disampaikan melalui subbagian umum dan perlengkapan Surat Permo honan Peminj aman 5 menit Surat Permohonan Peminjaman

2. Surat permohonan tersebut diagendakan oleh staf umum dan didisposisikan kepada Kabag. Tata Usaha.

10 menit

Agenda surat masuk

3. Kabag. Tata Usaha meneruskan disposisi kepada P. Dekan II

30 menit

Disposisi 4. P. Dekan II memberikan

tanggapan dan mendisposisikan kembali kepada Kabag. Tata Usaha untuk ditindaklanjuti.

30 menit

Disposisi

5. Kabag. Tata Usaha meneruskan disposisi kepada Kasubbag. Umum dan Perlengkapan untuk menindaklanjuti sesuai tanggapan dari P. Dekan II

30 menit

Disposisi

6. Apabila tanggapan Kasubbag umum dan perlengkapan menyetujui peminjaman tersebut, maka staf perlengkapan memeriksa ketersediaan barang yang akan dipinjamkan. Namun jika tidak disetujui atau barang tidak tersedia, maka staf perlengkapan menyampaikan hal tersebut kepada peminjam.

2 Jam Pemeriksaan ketersediaan

barang

7. Apabila barang tersebut tersedia, maka staf perlengkapan menyerahkan barang kepada peminjam dengan membuat tanda terima pada buku peminjaman. Khusus bagi mahasiswa wajib meninggalkan KTM sebagai jaminan peminjaman. KTM 10 menit Penyerahan barang yang dipinjam

8. Setelah batas waktu peminjaman berakhir, maka barang tersebut segera dikembalikan kepada staf perlengkapan dan staf

perlengkapan memeriksa kondisi barang tersebut. 10 menit Pemeriksaan dan Pengembalia n barang yang dipinjam

9. Apabila kondisi barang dalam keadaan baik, maka barang tersebut diterima oleh staf perlengkapan dan peminjam menandatangani tanda 10 menit Penerimaan barang yang dipinjam No Yes No Yes

(50)

barang tidak baik, maka staf perlengkapan meminta peminjam untuk memperbaikinya atau menggantinya.

10. Staf Perlengkapan menyimpan barang inventaris yang telah dikembalikan.

10 menit

Penyimpana n barang

(51)

2.2 PEMAKAIAN RUANGAN UNTUK KEPERLUAN KHUSUS

DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

Judul : Pemakaian Ruang Untuk Keperluan Khusus

Kode :

Tanggal dikeluarkan :

No. Revisi :

Area : FMIPA

Tujuan

Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang cara pemakaian

ruang untuk keperluan khusus.

Definisi

Seluruh ruangan yang berada fakultas MIPA terdata di bawah pengawasan pada Subbag Umum dan

Perlengkapan FMIPA. Untuk pemakaian khusus harus dijadwalkan terlebih dahulu untuk menghindari dengan

keperluan yang lain.

Ruang Lingkup

SOP ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pemakaian ruang untuk keperluan

khusus.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pemakaian ruang untuk keperluan khusus.

Referensi

Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun 2010.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

NOMOR SOP : 16/UN11.1.28/LK-SOP/2013

TGL. PEMBUATAN SOP : 12 Juli 2013

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

Dr. Hizir NIP. 196805311993031003

NAMA SOP : PEMAKAIAN RUANGAN UNTUK

KEPERLUAN KHUSUS

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. PERMENPAN No. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 2. PP No. 6 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik

Negara Daerah

3. PP No. 38 Tahun 2008 Tentang Perubahan Atas PP No. 6 Tahun 2006

4. Permenkeu No. 96.PMK.06 Tahun 2007 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara

1. PENDIDIKAN MINIMAL SMA SEDERAJAT 2. PANGKAT MINIMAL II/a

3. MEMILIKI KEMAMPUAN PEMERIKSAAN BARANG INVENTARIS 4. MEMILIKI LOYALITAS TERHADAP ORGANISASI

(52)

KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. SOP P. DEKAN II

2. SOP KABAG TATA USAHA

3. SOP KASUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN 4. SOP PROGRAM STUDI/JURUSAN

1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

-Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI -Sebagai laporan manual

(53)

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Buku

Ket Pemakai Staf Umum Kabag. Tata Usaha P. Dekan II Ka.subbag Umum dan Perlengka pan Staf Perlen gkapan

Keleng-kapan Waktu Output

1. Pemakai ruangan membuat surat permohonan pemakaian ruangan yang diketahui oleh pejabat berwenang yang ditujukan kepada P. Dekan II. Surat permohonan disampaikan melalui subbagian umum dan perlengkapan

Surat Permohonan Pemakaian Ruangan 5 menit Surat Permohonan Pemakaian Ruangan

2. Surat permohonan tersebut diagendakan oleh staf umum dan didisposisikan kepada Kabag. Tata Usaha.

10 menit

Agenda surat masuk

3. _{Kabag. Tata Usaha meneruskan} disposisi kepada P. Dekan II

30 menit

Disposisi

4. P. Dekan II memberikan tanggapan dan mendisposisikan kembali kepada Kabag. Tata Usaha untuk ditindaklanjuti.

30 menit

Disposisi

5. Kabag. Tata Usaha meneruskan disposisi kepada Kasubbag. Umum dan Perlengkapan untuk menindaklanjuti sesuai tanggapan dari P. Dekan II

30 menit

Disposisi

6. Apabila tanggapan Kasubbag umum dan perlengkapan menyetujui pemakaian ruang tersebut, maka staf perlengkapan memeriksa ketersediaan ruang yang akan dipakai. Namun jika tidak disetujui atau ruang tidak tersedia, maka staf perlengkapan menyampaikan hal tersebut kepada pemakai.

1 jam Pemeriksaan Ruangan

7. Apabila ruangan tersebut tersedia, maka staf perlengkapan

menyerahkan kunci ruangan kepada pemakai dengan membuat tanda terima pada buku

peminjaman. Khusus bagi mahasiswa wajib meninggalkan KTM sebagai jaminan peminjaman. Pemakai bertanggung jawab menjaga kebersihan ruangan dan keamanan fasilitas, barang dan alat di dalam ruangan tersebut.

KTM

10 menit

Penyerahan kunci ruangan

8. Setelah waktu pemakaian habis, maka kunci ruangan segera dikembalikan kepada staf perlengkapan dan staf

perlengkapan memeriksa kondisi

10 menit Pemeriksaan ruangan No Yes No

(54)

9. Apabila kondisi ruangan berserta fasilitas, barang dan alat dalam keadaan baik, maka kunci ruangan diterima oleh staf perlengkapan dan peminjam menandatangani tanda pengembalian di buku peminjaman. Khusus bagi mahasiswa akan dikembalikan KTMnya. Namun apabila kondisi ruangan atau fasilitas, barang dan alat tidak baik, maka staf perlengkapan meminta pemakai untuk memperbaikinya atau menggantinya.

10 menit

Penerimaan kunci ruangan

10. Staf Perlengkapan menyimpan kunci ruangan yang telah dikembalikan.

10 menit

Penyimpanan kunci ruangan