MANUAL PENGGUNA
SISTEM PENGURUSAN DATA PEMBELAJARAN
SEPANJANG HAYAT (iPSH)
VERSI 2 (2015)
ISI KANDUNGAN MUKASURAT
MANUAL PENGGUNA SISTEM PENGURUSAN DATA PEMBELAJARAN SEPANJANG HAYAT - iPSH
Isi Kandungan 1
Penghargaan 2
Senarai Ahli Jawatankuasa 3
Pendahuluan 4
Tatacara Membuat Permohonan Kursus Baru 7 Tatacara Mengemaskini Pangkalan Data (Administrator) 10
Tatacara Menyemak Rekod Kursus 17
Tatacara Menyedia, Mengemaskini & Menyemak Takwim 24 Tatacara Menyediakan Perancangan PSH 27
Tatacara Menyemak Dokumen 34
Tatacara Mencari Maklumat Kursus 40
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 1
PENGHARGAAN
“BUKU MANUAL PENGGUNAAN SISTEM PENGURUSAN DATA PEMBELAJARAN SEPANJANG HAYAT” Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat, Kolej Komuniti Ledang Johor (KKLJ) ingin merakamkan penghargaan yang tidak terhingga atas sokongan dan komitmen daripada semua pihak bagi menjayakan Buku Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data Pembelajaran Sepanjang Hayat - iPSH ini.
Komitmen dari semua pihak pada tahap yang maksimum membolehkan sistem pengurusan data pembelajaran sepanjang hayat secara atas talian dapat dilaksanakan dengan jayanya. Bagi memudahkan pengurusan dan pentadbiran Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat (JPSH) yang bermula sejak 2002 yang dilakukan secara manual, kini pihak jabatan telah mewujudkan Sistem iPSH hasil daripada inovasi sistem yang dibangunkan oleh kakitangan dan pensyarah di jabatan ini sendiri.
Buku Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data Pembelajaran Sepanjang Hayat dibina bagi memberi panduan kepada Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi (PPPT) di seluruh organisasi untuk membuat pengurusan dan pentadbiran di Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat melalui sistem iPSH.
Sebarang Komen atau cadangan amat dialu-alukan daripasa semua pihak agar Buku Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data Pembelajaran Sepanjang Hayat - iPSH ini ditambah baik dari semasa ke semasa.
Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat Kolej Komuniti Ledang Johor
Kementerian Pendidikan Tinggi KM5, Jalan Payamas
84900 Tangkak Johor 06 – 9789 295 / 834
06 – 9791 682
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 2
SENARAI AHLI JAWATANKUASA
PENAUNG
Jamalluddin bin Mohd Ali Pengarah
PENGERUSI
Razzatul Iza Zurita binti Rasalli
Ketua Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat
PENULIS
Razzatul Iza Zurita binti Rasalli Siti Nor Hayati binti M. Yusop
Siti Hazwani binti Rosli Rizarina binti Ekhwan
Norazila binti Aniah Nurul Ain binti Azmi
Unit Pembelajaran Sepanjang Hayat
PENGATURCARA & PEREKA GRAFIK
Zaidah binti Zaini Unit ICT
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 3
PENDAHULUAN
Layari laman sesawang http://jpsh.kklej.edu.my
ATAU
layari laman web rasmi Kolej Komuniti Ledang > APLIKASI INTRANET dan klik ikon PENGURUSAN DATA KURSUS PENDEK seperti di bawah:
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 4
Paparan muka hadapan Sistem iPSH seperti berikut:
Masukkan maklumat berikut: ID ADMIN :
<admin.nama spt id email> JIKA ADMIN atau <nama spt id email> JIKA BUKAN ADMIN CTH : admin.iza JIKA ADMIN atau mazly BUKAN ADMIN
Masukkan KATALALUAN: <nombor kad pengenalan>
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 5
Status pengguna sistem dikelaskan kepada 3 level utama iaitu ADMIN, KETUA dan USER. ADMINISTRATOR terdiri dari kakitangan unit JPSH KKLJ, KETUA pula merujuk kepada ketua kluster manakala USER adalah para pensyarah selain dari kategori di atas. Status ini menghadkan capaian kepada sistem di mana tidak semua pengguna dibenarkan mencapai semua MENU sepertimana jadual di bawah :
STATUS CAPAIAN ‘MENU BAR’ YANG
HANYA DIBENARKAN < ADMIN > Semua MENU
< KETUA >
UTAMA
KURSUS PENDEK
TAKWIM > Menyemak TAKWIM BULANAN
PERANCANGAN PSH
CETAK : Borang Pra Permohonan, Borang 1, Borang 11, Senarai Semak & Perancangan PSH
< USER >
KURSUS PENDEK
TAKWIM > Menyemak TAKWIM BULANAN
PERANCANGAN PSH
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 6
TATACARA MEMBUAT PERMOHONAN KURSUS BARU
Paparan di skrin UTAMA:
Klik butang “TAMBAH” untuk menambah permohonan kursus
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 7
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 8
Lengkapkan maklumat yang diperlukan dan kemudian klik “SIMPAN” untuk menyimpan permohonan data tersebut.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 9
TATACARA MENGEMASKINI PANGKALAN DATA (ADMINISTRATOR)
Sistem akan memaparkan data permohonan baru selepas pengguna log masuk. Terdapat 9 menu mengikut keperluan pengguna. Bagaimanapun capaian setiap menu bergantung kepada level pengguna tersebut samada sebagai ADMIN, KETUA ataupun USER.
MENU BAR bagi ADMINISTRATOR membolehkan ADMIN menguruskan dan mengemaskini data mengikut kategori yang dipilih mengikut:
PENGGUNA
KLUSTER
TAHUN
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 10 MENGEMASKINI PENGGUNA/USER
ADMIN boleh menambah PENGGUNA baru, edit atau memadam data sedia ada. Klik pada PENGGUNA untuk mendapatkan paparan seperti berikut:
a) Tambah PENGGUNA baru
b) Untuk kemaskini data PENGGUNA sedia ada
c) Untuk memadam data PENGGUNA
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 11 a) Tambah PENGGUNA baru
Klik pada butang TAMBAH, paparan borang maklumat untuk mendaftarkan PENGGUNA baru akan tertera seperti berikut:
Lengkapkan maklumat yang diperlukan dan kemudian klik “SIMPAN” untuk menyimpan data PENGGUNA baru yang telah didaftarkan.
b) Untuk kemaskini data PENGGUNA sedia ada
Klik ikon EDIT untuk kemaskini maklumat dan kemudian klik “KEMASKINI” untuk menyimpan data baru PENGGUNA.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 12 Untuk memadam data PENGGUNA
Klik pada butang PADAM, paparan skrin untuk memadamkan PENGGUNA akan tertera seperti berikut:
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 13 MENGEMASKINI KLUSTER
ADMIN boleh menambah baru dan memadam kluster sedia ada. Klik pada ADMINISTRATOR > KLUSTER untuk mendapatkan paparan seperti berikut:
Klik ikon ini untuk PADAM KLUSTER sedia ada Untuk tambah kluster baru,
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 14 MENGEMASKINI TAHUN
ADMIN boleh menambah baru dan memadam TAHUN sedia ada. Klik pada ADMINISTRATOR > TAHUN untuk mendapatkan paparan seperti berikut:
Klik ikon ini untuk padam TAHUN sedia ada Untuk tambah tahun baru,
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 15 MENGEMASKINI KUMPULAN PESERTA
ADMIN boleh menambah baru dan memadam Kumpulan Peserta sedia ada. Klik pada ADMINISTRATOR > KUMPULAN PESERTA untuk mendapatkan paparan seperti berikut:
Untuk tambah KUMPULAN PESERTA baru, kemudian klik
SIMPAN
Klik ikon ini untuk padam KUMPULAN PESERTA sedia
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 16
TATACARA MENYEMAK REKOD KURSUS
MENU BAR bagi KURSUS PENDEK membolehkan ADMIN / KETUA / USER menyemak data mengikut kategori yang dipilih mengikut:
a) KPI PESYARAH ALL b) DATA PENSYARAH c) DATA KLUSTER
d) DATA TAHUN (KPI TAHUNAN) e) DATA KUMPULAN PESERTA f) DATA CSR
g) DATA AKAUN AMANAH
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 17 a) KPI PESYARAH ALL
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 18 b) DATA PENSYARAH
Paparan skrin di atas menunjukkan kursus-kursus yang telah diajar oleh pensyarah, jumlah peserta, jumlah kursus dan jumlah jam mengajar.
Pilih nama pensyarah dan klik CARI untuk lihat data kursus pendek
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 19 c) DATA KLUSTER
Paparan skrin di atas menunjukkan kursus-kursus yang telah dijalankan di bawah kluster yang telah dipilih.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 20 d) DATA TAHUN (KPI TAHUNAN)
Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus dijalankan dan analisis kursus secara bulanan mengikut TAHUN yang telah dipilih.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 21 e) DATA KUMPULAN PESERTA
Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus dijalankan mengikut KUMPULAN PESERTA yang telah dipilih.
f) DATA CSR
Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus yang dijalankan secara CSR (jika ada).
Pilih kumpulan peserta dan klik CARI
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 22 g) DATA AKAUN AMANAH
Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus yang dijalankan di bawah Program Akaun Amanah Latihan Khas (jika ada) bagi tahun semasa.
h) ANALISA PELAKSANAAN KURSUS PENDEK
Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus yang sedang dalam proses, permohonan kursus baru, kursus ditunda, kursus dibatalkan dan kursus yang telah dilaksanakan pada tahun semasa.
Pilih status dan klik CARI
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 23
TATACARA MENYEDIA, MENGEMASKINI & MENYEMAK TAKWIM
Menu TAKWIM disediakan adalah untuk memudahkan ADMIN untuk menyediakan takwim kursus pendek mengikut bulan. Setiap kali takwim ini disediakan dan dikemaskini, secara automotik takwim ini akan terpapar di laman web rasmi Kolej Komuniti Ledang di mana semua pemohon dapat menyemak takwim yang ditawarkan oleh pihak jabatan.
TAMBAH TAKWIM (Menyedia)
Klik pada menu TAKWIM > TAMBAH TAKWIM untuk memasukkan kursus-kursus yang akan
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 24 TAKWIM BULANAN (Menyemak & Mengemaskini)
Takwim yang telah disediakan dan dikemaskini di Sistem iPSH akan secara automotik dipaparkan di laman web rasmi jabatan seperti paparan di mukasurat sebelah:
Link untuk menyemak takwim di laman web rasmi :
http://www.kklej.edu.my/v2/index.php/ms/kursus-tawaran/kursus-pendek/takwim-kursus-pendek
Pilih BULAN dan klik CARI
Untuk kemaskini data kursus sedia ada
Untuk PADAM kursus
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 25 PAPARAN DI LAMAN WEB RASMI KOLEJ KOMUNITI LEDANG
Klik CETAK untuk mencetak takwim secara terus daripada
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 26
TATACARA MENYEDIAKAN PERANCANGAN PSH
Perancangan PSH akan disediakan pada hujung tahun oleh pihak Jabatan PSH merancang takwim kursus pendek untuk tahun hadapannya. Maka, setiap pensyarah diarahkan untuk mengisi perancangan kursus pendek masing-masing di mana mereka sendiri yang akan mengajar.
MENU BAR bagi PERANCANGAN PSH membolehkan ADMIN / KETUA / USER mengurus, merancang dan menyemak data mengikut kategori yang dipilih mengikut:
a) TAMBAH PENGURUSAN PSH
b) SENARAI PERANCANGAN PSH TAHUN SEMASA c) SENARAI PERANCANGAN PSH KESELURUHAN d) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT TAHUN e) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT PEGAWAI f) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT KLUSTER g) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT SUKU TAHUN h) TAKWIM PENUH PERANCANGAN PSH
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 27 a) TAMBAH PENGURUSAN PSH
Klik pada TAMBAH PENGURUSAN PSH, paparan borang perancangan pelaksanaan kursus pendek akan tertera seperti berikut:
Lengkapkan maklumat yang diperlukan dan kemudian klik “HANTAR” untuk menyimpan data bagi kursus yang dirancang.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 28 b) SENARAI PERANCANGAN PSH TAHUN SEMASA
Paparan skrin di atas menunjukkan senarai kursus-kursus pendek bagi tahun semasa yang telah dirancang dan dimasukkan oleh setiap pensyarah.
c) SENARAI PERANCANGAN PSH KESELURUHAN
Paparan skrin di atas menunjukkan senarai kursus-kursus pendek bagi keseluruhan tahun yang telah dirancang dan dimasukkan oleh setiap pensyarah.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 29 Pilih TAHUN dan klik
CARI d) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT TAHUN
e) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT PEGAWAI Pilih NAMA PEGAWAI
dan klik CARI
Paparan skrin di bawah menunjukkan perancangan kursus yang dirancang oleh pensyarah secara individu.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 30 f) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT KLUSTER
Paparan skrin di atas menunjukkan perancangan kursus yang dirancang oleh pensyarah mengikut kluster.
Pilih KLUSTER dan klik CARI
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 31 g) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT SUKU TAHUN
Paparan skrin di atas menunjukkan perancangan kursus yang dirancang oleh pensyarah mengikut suku tahun.
Pilih SUKU TAHUN dan klik CARI
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 32 h) TAKWIM PENUH PERANCANGAN PSH
Pengguna boleh melihat perancangan kursus mengikut
kluster di sini Klik sini untuk melihat
perancangan kursus secara individu
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 33
TATACARA MENCETAK DOKUMEN
MENU BAR bagi CETAK membolehkan ADMIN / KETUA / USER mencetak dokumen seperti berikut:
a) BORANG PRA PERMOHONAN b) BORANG 1
c) BORANG 3 d) BORANG 11 e) SENARAI SEMAK f) PERANCANGAN PSH
STATUS CAPAIAN ‘MENU BAR – CETAK DOKUMEN’ YANG
HANYA DIBENARKAN < ADMIN > CETAK : Semua dokumen
< KETUA > CETAK : Borang Pra Permohonan, Borang 1, Borang 11, Senarai
Semak & Perancangan PSH
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 34 a) MENCETAK BORANG PRA PERMOHONAN
Paparan di sebelah menunjukkan Borang Pra Permohonan Kursus yang di cetak
Klik untuk cetak borang
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 35 b) MENCETAK BORANG 1
Borang 1 adalah Kertas Kerja bagi kursus pendek yang akan dijalankan.
c) MENCETAK BORANG 3
Borang 3 adalah Memo Arahan Bertugas untuk urusetia dan juga Surat Lantikan Penceramah bagi sesuatu kursus pendek yang dijalankan.
Klik untuk cetak Kertas Kerja
Klik untuk cetak Memo dan Surat Lantikan
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 36 d) MENCETAK BORANG 11
Borang 11 adalah Laporan Pelaksanaan Kursus Pendek. Laporan ini dicetak selepas kursus tamat dilaksanakan dan dimasukkan ke dalam fail kursus pendek.
Klik untuk cetak Laporan
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 37 e) MENCETAK SENARAI SEMAK
Paparan di atas menunjukkan Senarai Semak Kursus yang di cetak.
Klik untuk Senarai Semak
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 38 f) MENCETAK PERANCANGAN PSH
Perancangan PSH ini boleh di cetak mengikut PEGAWAI, KLUSTER, TAHUN dan SUKU TAHUN.
Pengguna boleh menyemak rekod kursus melalui carian “ALL DATA” di mana semua data kursus
Klik untuk cetak Perancangan PSH mengikut kategori yang
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 39 Klik sini untuk
mengemaskini jika perlu
TATACARA MENCARI MAKLUMAT KURSUS
Menu bar CARIAN ini adalah untuk mencari maklumat kursus yang telah disimpan bermula awal sistem ini digunakan. Pengguna boleh menyemak atau mencari rekod secara keseluruhan ataupun secara khusus “Keyword”
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 40 Carian “Keyword”
Klik sini untuk mengemaskini jika perlu Masukkan “keyword” yang dicari seperti nama kursus, kemudian klik
