Perencanaan SDM (Human Resource Planning)

Perencanaan SDM

(

H

uman

R

esource

P

lanning)

Def:

Systematically forecasts an organization’s future demand for, and supply of, employees in order to anticipate the future business requirement and organizational environment. (Werther & Davis, 2000).

The process of systematically reviewing human resource requirements to ensure that the required number of employees, with required skills, are available whenthey are needed (Mondy & Noe, 1993).

Tujuan Perencanaan SDM

„

Mendapatkan dan memelihara jumlah dan

kualitas staff yang diperlukan.

„

Menentukan persyaratan skill dan bgm

memuaskannya.

„

Bicara tentang surplus dan defisit tenaga

kerja.

„

Mengembangkan pengelolaan kerja yang

fleksibel.

„

Memperbaiki pemanfaatan tenaga kerja

The Profit of HR Planning

1.

Improve the utilization of human resource

2.

Match personnel activities and future organization

objectives efficiently

3.

Achieve economies in hiring new workers

4.

Expand the personnel management information

base to assist other personal activities and other

organizational units

5.

Make major demands on local labor markets

successfully

6.

Coordinate different personnel management

programs such as affirmative action plans and

hiring needs

Perencanaan SDM yg Efektif Melibatkan:

„

Environmental scanning

„

Kebutuhan pegawai (labor demand)

„

Ketersediaan pegawai (labor supply).

„

Gap analysis

„

Action programming.

„

Control and evaluation

Pemanfaatan SDM yg Sukses

„

Apa bakat, kemampuan, dan skill yg tersedia di

dalam org?

„

Siapa orang2 yg dapat diandalkan utk masa

datang?

„

Bgm meramu bakat yg ada dengan

kebutuhan2 organisasi?

„

Apa kebutuhan kualitas dan kuantitas utk

Gamb.

Proses Perencanaan SDM

Forecasts labor demand Forecasts of labor supply Forecasts of labor surplus or shortage

Goal setting & Strategic planning

Program implemen-tation & evaluation

Proses Perencanaan SDM (contoh lain)

Strategic Planning Human Resource Planning

Forecasting Human resource requirements Comparison of Requirements And availability Surplus of workers Restricted hiring, Reduced hours Early retirement, Lay off Shortage of waorkers Recruitment Demand = Supply No action Forecasting Human resource availability Selection

Kebutuhan SDM

Sebab-sebabKebutuhan

(Causes of Demand)

„

Tantangan Eksternal (External

challenges)

„

Keputusan Organisasi

(Organizational decision)

„

Faktor Tenaga Kerja (Work-force

External Challenges

(Tantangan Eksternal)

„

Economics

„

Social-political-legal

„

Technology

„

Competitors

Organizational Decisions

(Keputusan Organisasi)

„

Strategic plans

„

Budgets

„

Sales and production forecasts

„

New ventures

Workforce Factors

(Faktor Tenaga Kerja)

„

Retirement

„

Resignations

„

Terminations

„

Deaths

Forecasting Techniques

(Teknik peramalan)

„

Expert forecasts

„

Trend

Expert forecasts

„

Informal and instant decisions

„

Formal expert survey

„

Nominal group technique (NGT)

Gam

. Langkah dalam Delphi Technique

Problem 1.Menentukan _ahli

2. Menyampaikan problem pd

ahli

3.Ahli mencatat slusi & membuat

reko-mendasi

4.Respon ahli dikum-pulkan dan

diper-banyak

5. Respon didis-kusikan dg yg

lain

6. Komentar ahli thd ide ahli lain

Solusi

Jika konsensus tercapai Konsensus tak tercapai 7. Solusi2 dikumpulkan

Gam.

Langkah2 dalam Nominal Group Technique (NGT)

1. Satu kel kecil berkumpul di meja menerima instruksi, permasalahan diidentifikasi

2. Setiap peserta menuliskan ide peme-cahannya

3. Setiap ide dr peserta dipresen-tasikan, ditulis dlm chart

4. Setiap ide didiskusikan, diklarifi-kasi, dievaluasi oleh angg kel

5. Setiap peserta meranking ide

6. Ranking tertinggi adalah keputusan kel

Trend Projection Forecast

„

Extrapolation

(extending past rates of change into the

future)

„

Indexation

(estimating future employment needs by

matching employment growth with some index)

mis: rasio karyawan produksi thd penjualan. Meningkat 1 milyar rupiah hasilpenjualan, bag produksi butuh tambahan kary baru 10 org

Other Forecasting Methods

„

Budget and planning analysis

„

New-venture analysis

Komponen utk Kebutuhan Masa yg Akan Datang SDM External Organizational Work force Expert Trend Other Short range Demand for Human Resource Long range

Ketersediaan SDM

Estimates of Internal Supply

„

Human resource audits

(summarize each employee’s skills & abilities)

Skill inventory: 1. part I (job title, experience, age, previous job), 2. part II (skills, duties, responsibilities, education), 3. part III (performance, readiness for promotion, any deficiencies)

„

Replacement charts

(visual representation of who will replace whom in the event of a job opening)

Gam. A Partial Replacement Chart

Boy (63) Dirut A/1 Rudi (58) B/1 Budi (52) Wadir A/1 Rudi (58) A/1 Budi (52) B/2 Edi (43) Manajer Utility

Soni (53) Manajer Person_{Budi (52)}

A. Ready B. Needs exp C. Not suit 1. Outstanding 2. Acceptable 3. Poor

Succession Chart Willy President Andy Wak Pres Piter Man R&D Roy Man Eng Tora Man Prod Tono Gen foreman Sibutar Man Mark Otman Man Sales Sastro Man Lab Motlan Lab Tech Abubakar Man Eng Piter Eng Ita Man Sales Elin Salesgirl Lono Man Adv Budi Dir Kreatif Hadi Man Material Erik Supervisor Agung Gen For Anton Fore

Estimates of External Supply

„

External needs

„

Labor market analysis

„

Community attitudes

Implementation and Evaluation of Human Resource Plans

„ Surplus: when the internal supply of workers exceeds the

firm’s demand, a human resource surplus exists.

„ Shortage: if the internal supply cannot fulfill the organization’s

Persyaratan SDM

Blanko Perencanaan – Jangka Pendek

1. Apa persyaratan utama (penting) ttg tenaga kerja untuk tahun

depan?

2. Ketrampilan apa yang diperlukan? Dengan tingkatan seberapa? 3. Situasi seperti apa thd skill yang diperlukan untuk segera

didapatkan?

4. Apa yang terjadi terhadap tingkat upah, benefits costs, waktu

liburan dan sikap para karyawan untuk thaun depan?

5. Pelatihan kemampuan seperti apa yang segera diberikan?

6. Pertimbangkan dana yang ada untuk pembiayaan pelatihan dan

Persyaratan SDM

Blanko Perencanaan – Jangka Panjang „ Periode waktu dari th……….. s/d th………….

„ Jumlah orang yang diminta…………. „ Jumlah karyawan sekarang………….

„ Karyawan yang meninggalkan Organisasi: „ Pensiun ………… „ Meninggal ………… „ Mengundurkan diri………… „ Keluar ……… „ Promosi ………….. „ PHK ………….. „ Total yg keluar ……… „ Karyawan baru „ Seleksi (rutin) ……… „ Promosi (in) ……… „ Hasil pelatihan ………

„ Tambahan karyawan baru………..

Perencanaan Tindakan

„ 1. Kelebihan jumlah karyawan

„ Adanya kelebihan karyawan maka perlu diambil tindakan

pengurangan - untuk menghentikan kegiatan rekrutmen/seleksi, mendorong program pensiun dini, atau pengunduran diri sukarela.

„ Perencanaan pengurangan: - - Jumlah kary saat ini

- - Menentukan jml kary yg harus dikeluarkan - - Pemberian informasi dan konsultasi dg kary. - - Aspek keuangan dan bentuk rangsangan lain - - Prediksi thd orang yg mundur sukarela.

- - Prediksi keseimbangan ant yg ingin keluar dan tetap - - Right sizing bg kary yg tetap tinggal

- - Membantu kary yg mau keluar

2. Kekurangan karyawan

Kalau diperkirakan akan terjadi kekurangan kary maka perlu direncanakan program rekrutmen, pelatihan

kembali. Juga memastikan bahwa kary yg anda butuhkan tidak keluar dari organisasi/perusahaan.

Mempertahankan Karyawan

1. Pastikan bahwa tingkat gaji benar2 kompetitif, dg sistem yg

adil dan seimbang.

2. Pastikan bahwa pekerjaan yg disediakan organisasi

memberikan kepuasan kerja dan dapat dipakai sbg tempat utk menerapkan keahliannya.

3. Berikan pelatihan yg membantu kary bisa memberi hasil yg

diharapkan dan mengembangkan karirnya.

4. Pastikan bhw prosedur2 rekrutmen dan seleksi benar2

Fig. Contoh HRP di Honeywell, Inc. Iii Employees information I Organizational goals Iv HR availability projections Ii HR Needs forecast V Analysis, Evaluation of HR gaps Vi Generation, Testing of alternative Vii Implementation of Overall program Viii Monitoring results

Fig.

The Balance Between New Employees Capabilities and Job Demands Orientation New Employees capabilities training Job demands

Definition:

Planned programs of organizational improvement undertaken to bring about a relatively permanent change in employee knowledge, skills, attitude, or social behavior (Cascio, 1998)

The Difference between Training & Development

Conceptual skill Human relation skill Technical skills

The Forces Influence Training

„Increasing competition globally and domestic

„The change of technology and computerization rapidly „The workers change

„Time management demand

„Merger and acquisition activities

Preliminary Steps in Preparing a Training and Development Program Need assessment Training & Development objectives Evaluation criteria Program content Learning principles Actual program -Skills -Knowledge -Ability of workers Evaluation

Gam.

The GBCS (Global Business Communication

System) Pyramide

Vision Mision values Objectives Strategic plan Tactical bisnis plan

People

Business process

Gamb.

The Linkage between HRP and

Corporate Strategic

Corporate Strategic Planning (SP) Process Decision Inclusion Linkage

Permasalahan ttg SDM

1. Kebutuhan

2. Mendapatkan manajer/pimpinan yg trampil utk mengelola

operasional kerja yang harus dijalankan.

3. Mengembangkan SDM yg kompeten dalam banyak aspek. 4. Menumbuhkan keadilan .

5. Meningkatkan produktivitas, terutama level manajerial dan

pekerja teknis.

6. Mengelola pengembangan karier utk menarik, memotivasi

Penggunaan SDM akan Sukses Kalau Mampu

Menjawab Pertanyaan2 sbb:

1. Apa bakat, kemampuan dan ketrampilan yg tersedia dalam

organisasi?

2. Siapa staff yg dapat diandalkan?

3. Bgm mensinergi ketrampilan2 karyawan yg ada untk

mencapai tujuan organisasi.

4. Kulaitas dan kuntitas yg seperti apa utk kebutuhan