PERENCANAAN
DAN
PENGEMBANGAN SDM
Sito Meiyanto, Ph. DPerencanaan SDM
(
H
uman
R
esource
P
lanning)
Def:
Systematically forecasts an organization’s future demand for, and supply of, employees in order to anticipate the future business requirement and organizational
environment. (Werther & Davis, 2000).
The process of systematically reviewing human resource requirements to ensure that the required number of
employees, with required skills, are available when they are needed (Mondy & Noe, 1993).
Tujuan Perencanaan SDM
Mendapatkan dan memelihara jumlah dan
kualitas staff yang diperlukan.
Menentukan persyaratan skill dan bgm
memuaskannya.
Bicara tentang surplus dan defisit tenaga
kerja.
Mengembangkan pengelolaan kerja yang
fleksibel.
Memperbaiki pemanfaatan tenaga kerja
(Armstrong, 2000)
…atau Tujuan PSDM menurut Melo (2002) adalah:
Mencegah overstaffing dan understaffing
Memastikan bahwa organisasi mempunyai karyawan
yang tepat dengan ketrampilan yang tepat di tempat yang tepat danwaktu yang tepat.
Memastikan organisasi responsif terhadap
perubahan2 di lingkungannya.
Menyeediakan arah untuk semua aktivitas dan
sistem SDM.
The Profit of HR Planning
1.
Improve the utilization of human resource
2.
Match personnel activities and future
organization objectives efficiently
3.
Achieve economies in hiring new workers
4.
Expand the personnel management information
base to assist other personal activities and other
organizational units
5.
Make major demands on local labor markets
successfully
6.
Coordinate different personnel management
programs such as affirmative action plans and
hiring needs
Perencanaan SDM yg Efektif Melibatkan:
Environmental scanning
Kebutuhan pegawai (labor demand)
Ketersediaan pegawai (labor supply).
Gap analysis
Action programming.
Control and evaluation
Pemanfaatan SDM yg Sukses
Apa bakat, kemampuan, dan skill yg tersedia di
dalam org?
Siapa orang2 yg dapat diandalkan utk masa
datang?
Bgm meramu bakat yg ada dengan
kebutuhan2 organisasi?
Apa kebutuhan kualitas dan kuantitas utk
Gamb.
Proses Perencanaan SDM
Forecasts labor demand Forecasts of labor supply Forecasts of labor surplus or shortageGoal setting & Strategic planning
Program implemen-tation & evaluation
Proses Perencanaan SDM (contoh lain)
Strategic Planning
Human Resource Planning
Forecasting Human resource requirements Comparison of Requirements And availability Surplus of workers Restricted hiring, Reduced hours Early retirement, Lay off Shortage of waorkers Recruitment Demand = Supply No action Forecasting Human resource availability Selection
Rencana Strategik (Perspektif Jangka Panjang)
- Filsafat
- Hasil pengamatan lingkungan/iklim bisnis - Visi, tujuan strategik, dan misi organisasi
Rencana Operasional
-Rancangan/ program bisnis -Sumber daya yg dimiliki -Struktur organisasi
-Rencana pengembangan bisnis
Analisis
Kebutuhan SDM
Prediksi kebutuhan SDM harus didasari:
-Kebutuhan objektif, bukan didasarkan ketidakmampuan
mendayagunakan scr efektif dan efisien SDM yg dimiliki.
- Kekurangan SDM dalam melaksnakan perencanaan
kegiatan, shg banyak kegiatan yg tidak dapat diselesaikan shg merugikan konsumen/publik.
Perencanaan seperti tsb di atas memastikan tidak akan menjadi pemborosan, tp sebaliknya akan dapat
mempertahankan dan/ atau meningkatkan efisiensi,
Sebab-sebabKebutuhan
(Causes of Demand)
Tantangan Eksternal (External
challenges)
Keputusan Organisasi/internal
(Organizational decision)
Faktor Tenaga Kerja (Work-force
External Challenges
(Tantangan Eksternal)
Economics
Social-political-legal
Technology
Competitors
…era berjalan mundur berlangsung sejak Orde Baru berkuasa. Selama 33 th terjadilah pembodohan dalam bentuk pembanggaan diri yg berlebihan,
penghancuran logika yg kelewatan, dan penindasan yg tak kenal perikemanusiaan.
Organizational Decisions
(Keputusan Organisasi)
Strategic plans dan strategic
operational
Budgets
Sales and production forecasts
New ventures
Organization dan job design:
a. mekanistik,b. berkesinambungan, c, ergonomik, d. berdasar jenis kegiatan, e. otonom, f. tim
Workforce Factors
(Faktor Tenaga Kerja)
Retirement
Resignations
Terminations
Deaths
Fig. Unsur-unsur pasar tenaga kerja yg berpengaruh pada perencanaan SDM Pasar tenaga kerja Sertifikat Lisensi keahlian Serikat pekerja Geografis Pendidikan Organisasi pesaing
Forecasting Techniques
(Teknik peramalan)
Expert forecasts
Trend
Expert forecasts
Informal and instant decisions
Formal expert survey
Nominal group technique (NGT)
Delphi technique
Gam
. Langkah dalam Delphi Technique
Problem 1.Menentukan ahli
2. Menyampaikan problem pd
ahli
3.Ahli mencatat slusi & membuat
reko-mendasi
4.Respon ahli dikum-pulkan dan
diper-banyak
5. Respon didis-kusikan dg yg
lain
6. Komentar ahli thd ide ahli lain
Solusi
Jika konsensus tercapai Konsensus tak tercapai 7. Solusi2 dikumpulkan
Gam.
Langkah2 dalam Nominal Group Technique
(NGT)
1. Satu kel kecil berkumpul di meja menerima instruksi, permasalahan diidentifikasi
2. Setiap peserta menuliskan ide peme-cahannya
3. Setiap ide dr peserta dipresen-tasikan, ditulis dlm chart
4. Setiap ide didiskusikan, diklarifi-kasi, dievaluasi oleh angg kel
5. Setiap peserta meranking ide
6. Ranking tertinggi adalah keputusan kel
Trend Projection Forecast
Extrapolation
(extending past rates of change into thefuture)
Indexation
(estimating future employment needs bymatching employment growth with some index)
mis: rasio karyawan produksi thd penjualan. Meningkat 1 milyar rupiah hasilpenjualan, bag produksi butuh tambahan kary baru 10 org
Other Forecasting Methods
Budget and planning analysis
New-venture analysis
Komponen utk Kebutuhan Masa yg Akan Datang SDM External Organizational Work force Expert Trend Other Short range Demand for Human Resource Long range
Ketersediaan SDM
Estimates of Internal Supply
Human resource audits
(summarize each employee’s skills & abilities)Skill inventory: 1. part I (job title, experience, age, previous job), 2. part II (skills, duties, responsibilities, education), 3. part III (performance, readiness for promotion, any deficiencies)
Replacement charts
(visual representation of who will replace whom in the event of a job opening)Fig. A Skill Inventory Form
1. Bagian I (dilengkapi oleh departemen SDM)
a. Nama e. Jumlah karyawan b. Jenis pekerjaan f. Pengalaman…… th c. Usia
d. Pengalaman kerja (pekerjaan apa saja)
2. Bagian II (dilengkapi oleh karyawan)
a. Ketrampilan khusus
b. Tugas/ pekerjaannya apa c. Tanggung jawab d. Pendidikan - Formal - Pelatihan - Kursus - Pelatihan militer
3. Bagian III ( dilengkapi oleh departemen SDM dg input dari supervisor)
a. Evaluasi kinerja menyeluruh
b. Kesiapan untuk promosi untuk posisi apa dan beri komentar) c. Kekurangan2 saat ini
Gam. A Partial Replacement Chart
Boy (63) Dirut A/1 Rudi (58) B/1 Budi (52) Wadir A/1 Rudi (58) A/1 Budi (52) B/2 Edi (43) Manajer UtilitySoni (53) Manajer PersonBudi (52)
A. Ready B. Needs exp C. Not suit 1. Outstanding 2. Acceptable 3. Poor
Succession Chart Willy President Andy Wak Pres Piter Man R&D Roy Man Eng Tora Man Prod Tono Gen foreman Sibutar Man Mark Otman Man Sales Sastro Man Lab Motlan Lab Tech Abubakar Man Eng Piter Eng Ita Man Sales Elin Salesgirl Lono Man Adv Budi Dir Kreatif Hadi Man Material Erik Supervisor Agung Gen For Anton Fore
Estimates of External Supply
External needs
Labor market analysis
Community attitudes
Demographics
Implementation and Evaluation of Human Resource Plans
Surplus: when the internal supply of workers exceeds the firm’s demand, a human resource surplus exists.
Shortage: if the internal supply cannot fulfill the organization’s needs, a human resource shortage exists
Cause & demand External Organizational Work force Forecast Techniques Expert Trend Other Demand For Human Resources Short range Long range =
Short & Long Range HRP
Supply of Human Resource
Analysis of the
Labor Market External Needs
Replacement
Chart Human Audit
External Internal
Persyaratan SDM (pengembangan)
Blanko Perencanaan – Jangka Pendek
1. Apa persyaratan utama (penting) ttg tenaga kerja untuk tahun depan?
2. Ketrampilan apa yang diperlukan? Dengan tingkatan seberapa?
3. Situasi seperti apa thd skill yang diperlukan untuk segera didapatkan?
4. Apa yang terjadi terhadap tingkat upah, benefits costs, waktu liburan dan sikap para karyawan untuk thaun depan?
5. Pelatihan kemampuan seperti apa yang segera diberikan?
6. Pertimbangkan dana yang ada untuk pembiayaan pelatihan dan persyaratan pemberian kompensasi?
Persyaratan SDM
Blanko Perencanaan – Jangka Panjang
Periode waktu dari th……….. s/d th…………. Jumlah orang yang diminta………….
Jumlah karyawan sekarang………….
Karyawan yang meninggalkan Organisasi:
Pensiun ………… Meninggal ………… Mengundurkan diri………… Keluar ……… Promosi ………….. PHK ………….. Total yg keluar ……… Karyawan baru Seleksi (rutin) ……… Promosi (in) ……… Hasil pelatihan ………
Tambahan karyawan baru………..
Perencanaan Tindakan
1. Kelebihan jumlah karyawan
Adanya kelebihan karyawan maka perlu diambil tindakan pengurangan - untuk menghentikan kegiatan
rekrutmen/seleksi, mendorong program pensiun dini, atau pengunduran diri sukarela.
Perencanaan pengurangan: - Jumlah kary saat ini
- Menentukan jml kary yg harus dikeluarkan - Pemberian informasi dan konsultasi dg kary. - Aspek keuangan dan bentuk rangsangan lain - Prediksi thd orang yg mundur sukarela.
- Prediksi keseimbangan ant yg ingin keluar dan tetap - Right sizing bg kary yg tetap tinggal
- Membantu kary yg mau keluar
- Rencana pempertahankan kary utama agar vtdk keluar. - Mengurangi jam kerja
2. Kekurangan karyawan
Merekrut tenaga baru yg permanen
Menawarkan insentif menunda pensiun
Mempekerjakan kembali pensiunan scr partime Berusaha untuk mengurangi turn over
Bekerja lembur
Mempekerjakan kary temporer
Mendesain kembali proses job shg hanya
Mempertahankan Karyawan
1. Pastikan bahwa tingkat gaji benar2 kompetitif, dg
sistem yg adil dan seimbang.
2. Pastikan bahwa pekerjaan yg disediakan
organisasi memberikan kepuasan kerja dan dapat dipakai sbg tempat utk menerapkan keahliannya.
3. Berikan pelatihan yg membantu kary bisa
memberi hasil yg diharapkan dan mengembangkan karirnya.
4. Pastikan bhw prosedur2 rekrutmen dan seleksi
benar2 menghasilkan karyawan yg sukses dan loyal dg perusahaan.
Fig. Contoh HRP di Honeywell, Inc. Iii Employees information I Organizational goals Iv HR availability projections Ii HR Needs forecast V Analysis, Evaluation of HR gaps Vi Generation, Testing of alternative Vii Implementation of Overall program Viii Monitoring results
Gam.
The GBCS (Global Business Communication
System) Pyramide
Vision Mision values Objectives Strategic plan Tactical bisnis planPeople
Business process
Gamb.
The Linkage between HRP and
Corporate Strategic
Corporate Strategic Planning (SP) Process Decision Inclusion LinkagePermasalahan ttg SDM
1. Kebutuhan
2. Mendapatkan manajer/pimpinan yg trampil utk mengelola
operasional kerja yang harus dijalankan.
3. Mengembangkan SDM yg kompeten dalam banyak aspek. 4. Menumbuhkan keadilan .
5. Meningkatkan produktivitas, terutama level manajerial dan
pekerja teknis.
6. Mengelola pengembangan karier utk menarik, memotivasi
Penggunaan SDM akan Sukses Kalau Mampu
Menjawab Pertanyaan2 sbb:
1. Apa bakat, kemampuan dan ketrampilan yg tersedia
dalam organisasi?
2. Siapa staff yg dapat diandalkan?
3. Bgm mensinergi ketrampilan2 karyawan yg ada untk
mencapai tujuan organisasi.
4. Kulaitas dan kuntitas yg seperti apa utk kebutuhan
Pekerja Kompetitive
Memiliki kompetensi manajerial
Yi kemampuan merumuskan visi dan mengarahkan sumberdaya2 yg lain dlam rangka mewujudkan visi dan menerapkan strategi organisasi (Lado, 1992)
Ada 3 prinsip pengelolaan kompetensi manajerial:
a. Orientasi pada layanan
b. Memberikan kesempatan seluas-luasnya kpd sdm
utk berperan aktif
c. Mampu menumbuhkembangkan jiwa
Kegiatan Perencanaan SDM
1. Perencanaan kualitas dan Perencanaan kuantitas 2. Perencanaan pekerjaan bagi SDM
Metode perencanaan kualitas dan kuantitas:
a. Metode statistik
b. Metode judgmental (pengalaman dan intuisi)
Pendekatan perencanaan pekerjaan SDM:
a. Pendekatan mekanistik b. Pendekatan ergonomis
Perolehan dan Penempatan SDM
a. Tradisionalb. Modern (Bowen dkk, 1991)– didasarkan pada
kesesuaian nilai2 dan norma2 yg berkembang atau dikembangkan dalam organisasi
Pengembangan SDM
Direktur teknik
Manajer teknik Konsultan teknik
Penyelia teknik Teknisi senior
Teknisi
Direktur SDM
Manajer pelatihan
Penyelia rekrutmen Penyelia penggajian
Staff rekrutmen Staff penggajian
