INF-190
SISTEM INFORMASI PENGAJUAN CUTI DAN REQUEST JADWAL KERJA BERBASIS
WEB PADA CONTACT CENTER PLN 123 JAKARTA
Cepi Cahyadi
Program Studi Sistem Informasi STMIK Nusa Mandiri Jl. Damai No.8, Warung Jati Barat
(Margasatwa), Jakarta Selatan
cepi.ccd@gmail.com
ABSTRAK — Contact Center PLN 123 Jakarta adalah
Perusahaan yang dikembangkan oleh PT. Icon Plus untuk memenuhi kebutuhan layanan PT. PLN (Persero), contact center bergerak dibidang pelayanan informasi dan semua prodak bisnis sebuah perusahaan / instansi tersebut demi meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dan menjaga reputasi perusahaan tersebut dari praktik percaloan. Perkembangan teknologi sekarang ini membawa dampak yang baik bagi manusia, dalam hal ini khususnya bagi sebagian besar perusahaan, dimana teknologi dapat mempermudah kegiatan manusia dan menjadi salah satu implementasi teknologi informasi yang sangat membantu di bagian kepegawaian seperti dalam halnya mengelola proses cuti dan request jadwal pegawai, dimana saat ini sudah banyak perusahaan yang menjalankan sistem kerja bergeser (shifting) yang tidak mudah halnya bagi atasan untuk memberikan keputusan atas permohonan data tersebut, dengan adanya sistem informasi bebasis web ini semua karyawan dapat mengaksesnya dimana saja (Internet) atau dilingkungan perusahaan (Inranet), dan sangat berperan dalam meningkatkan kinerja yaitu efisiensi waktu di bagian manajemen/ kepegawaian, dalam pembuatan laporan yang lebih cepat, mudah, resiko data tercecer dan hilang akan semakin diminimalisir, karena dengan digunakannya sistem penyimpanan berbasis data yaitu Database MySql.
Kata Kunci: PLN, Contact Center, Penerimaan Karyawan.
ABSTRACT - Contact Center PLN 123 Jakarta is a company developed by PT. Icon Plus to meet the needs of PT. PLN (Persero), contact center engaged in information services and all prodak business of a company / agency in order to improve customer service and keep the company's reputation from the practice brokering. Today's technological developments have a good impact on humans, in this case especially for most companies, where technology can facilitate human activities and become one of the implementation of information technology is very helpful in the employment as in the case of managing the process of leave and request the schedule of employees, Where today many companies are running shifting system that is not easy for superiors to provide decisions on the request data, with the existence of this web bebasis information system all
employees can access it anywhere (the Internet) or the environment of the company (Inranet) , And very instrumental in improving the performance of time efficiency in the management / personnel, in making reports faster, easier, the risk of data scattered and lost will be minimized, because with the use of data storage system is MySql Database.
Keywords: PLN, Contact Center, Employee Reception.
PENDAHULUAN
Cuti merupakan salah satu hak karyawan. Cuti dapat digunakan oleh pegawai untuk tidak dapat masuk kerja dengan alasan tertentu, misalkan refreshing, istirahat sakit, melahirkan, menunaikan kewajiban agama, dan keperluan lain sesuai dengan ketentuan cuti pada masing-masing organisasi / instansi.
Request (Permohonan) dalam Bahasa Inggris, Request jadwal kerja adalah salah suatu permohonan
karyawan kepada atasan dalam mengelola tanggung jawabnya dalam bekerja disebuah institusi / perusahaan dan kegiatan pribadinya, request jadwal biasanya diterapkan pada instansi / perusahaan yang mengunakan sistem jadwal kerja bergeser / berubah atau sering disebut kedalam bahasa inggris shift / shifting. Setiap karyawan yang sudah memiliki rencana (planing) dapat mengajukan
request jadwal kerja dengan tujuan tercapainya sinergi
antara karyawan dan instansi / perusahaan dalam menunjang kinerja.
Dalam pengelolaan cuti dan request jadwal kerja yang baik sebuah organisasi diharapkan dapat menjaga performa pegawainya dan sebuah organisasi diharapkan juga dapat menjalankan proses bisninya dengan baik untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Setelah penulis amati permasalahan yang dihadapi oleh Instansi / perusahaan di Contact Center PLN 123 Site Jakarta adalah semua pemrosesan data khususnya dibidang kepegawaian masih dilakukan secara manual dimana dalam proses pembuatan permintaan cuti dan
request jadwal maupun dalam pembuatan laporan setiap
bulannya masih menggunakan kertas, microsoft word maupun Excell, sehingga sering kali menghadapi permasalahan dalam kegiatan operasionalnya.
INF-191
Untuk dapat mempermudah para karyawan melakukan proses cuti serta mendapatkan informasi-informasi yang berhubungan dengan cuti secara lengkap
dan terperinci, bagian manajemen kepegawaian
diharapkan dapat membuatkan sistem informasi secara online. Para karyawan tidak harus mendapatkan informasi tersebut dengan datang langsung ke bagian manajemen kepegawaian, tetapi cukup dengan mengakses internet / intranet di instasi / perusahaan dan aplikasi Sistem Informasi Cuti Karyawan dan Request Jadwal Contact Center PLN 123 Jakarta dengan mudah, tidak memerlukan waktu yang lama. Maka penulis tertarik untuk mengangkat masalah ini menjadi suatu sistem informasi berbasis web.
BAHAN DAN METODE
Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktifitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang luas, istilah sistem informasi adalah suatu sistem dalam irganisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat menejerial dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan.
Menurut Sutabri (2012 :46), Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolahan transaksi harian yang mendikukng fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
“Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengelola, dan mengembangkan informasi yang diterima dengan mengunakan sistem informasi atau peralata sistem lainnya (Ferdinand, 2012; Sistem Informasi)”.
Pada umumnya program adalah sederetan instruksi atau statment yang tentu nya dalam bahasa yang di mengerti oleh komputer. Instruksi tersebut berfungsi untuk mengatur pekerjaan apa saja yang akan dilakukan oleh komputer agar atau menghasilkan suatu hasil keluaran atau output yang diharapkan. Dapat juga dikatakan bahwa sebuah program merpakan himpunan atau kumpulan intruksi tertulis yang dibuat oleh programer atau suatu bagian executable dari suatu software.
Program menurut kadir (2008: 2), adalah “Kumpulan perintah yang ditujukan kepada komputer agar komputer dapat melakukan tindakan sesuai yang dikehendaki oleh pembuat perintah”. Konsep pemograman memegang peranan penting dalam merancang, menyusun dan mengembangkan suatu program. Khususnya program aplikasi yang besar dan kompleks.
Dalam menyelesaikan suatu masalah dengan menggunalan program komputer, penulis mengguakan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menganalisa dan memahami persoalan yang ada, kemudian mengembangkan urut-urutan proses logika untuk menyelesaikan masalah tersebut dalam bentuk algoritma
2. Menentukan bentuk apa saja yang diperlukan yaitu input didalam program yang akan dibuat, serta apa saja yang dihasilkan yaitu output dari program yang akan dibuat
3. Membuat kode-kode dari algoritma yang sudah dibuat, dan menterjemahkannya ke dalam pernyataan yang sesuai dengan bahasa pemograman yang penulis gunakan, 4. Melakukan test program dari proses logika yang sudah dibuat, apakah program tersebutsudah benar dan bebas dari unsur kesalahanm atau masih harus diperbaiki kembali,
5. Meakukan pendokumentasian program sebagai back-up (cadangan) untuk usaha pengembangan program selanjutnya.
Pemograman terstruktur merupakan suatu langka untuk mengorganisasikan dan membuat kode-kode program sehingga mudah untuk dimengerti dan mudah di modifikasikan. Tujuan dari program terstruktur adalah untuk mengutangi kesalahan persepsi yang dihasilkan dari pemakauan instruksi percabangan perulangan, Dalam menggunakan suatu prgram, langkah yang penilis ambil adalah sebagai berikut :
1. Mendefinisikan masalah 2. Memilih bahasa pemograman 3. Merancang program
4. Membuat kode program
5. Pengetesan dan pelacakan kesalahan program 6. Membuat dokumentasi program
UML
Menurut Nugroho (2016:6), UML (Unified Modelung
Langguage) adalah Bahasa pemodelan untuk sistem atau
perangkat lunak yang berparadikma berorientasi objek. Pemodelan (Modeling) sesungguhnya digunakan untuk
penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang
kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.
Model Pengembangan Sistem
Model pengembangan sistem yang digunakan dalam pengembangan sistem berbasis web ini, adalah model SDLC (System Development Life Cycle) yang secara garis besar adalah suatu tahap atau bertahap untuk melakukan analisa dan membangun suatu rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang lebih spesifik terhadap kegiatan pengguna (kendal & kendal, 2006). Metode SDLC adalah metode yang mengunakan pendekatan sistem yang disebut pendekatan air terjun (Waterfall Approach) dimana setiap tahapan sistem akan dikerjakan secara berurutan dari perencanaan, analisa, desain, implementasi, dan perawatan (Aji Supriyanto, 2005:272)
INF-192
HASIL DAN PEMBAHASAN
Tahap Analisa Kebutuhan Sistem
Pada tahapan ini, dilakukan analisa sistem yang sedang berjalan di Contact Center PLN 123 Jakarta, yang masih dilakukan secara manual dan melakukan identifikasi terhadap masalah yang muncul yang nantinya akan mendapatkan solusi terbaik. Kegiatan-kegiatan yanng dilakukan dalam tahapan ini, diantaranya adalah:
1. Prosedur Sistem Berjalan
Melakukan diteksi masalah terhadap sistem yang sedang beralan di Contact Center PLN 123 Jakarta yang masih dilakukan secara manual, dengan melakukan perumusan-perumusan masalah apa saja yang dapat menjadi kendala dari sistem perusahaan ini. Sehingga dapat diketahui permasalahannya.
2. Dekomposisi Fungsi Sistem Berjalan
Setelah melakukan deteksi masalah yang ada, maka mulailah dilakukan penelitian dan Investigasi secara langsung (Direct probes), yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan pemakai dengan cara wawancara pada pihak perusahaan maupun karyawan di Contact Center PLN 123 Jakarta.
3. Activity Diagram Sistem Beralan
Setelah melakukan penelitian dan investigasi awal, maka didapat data-data maupun informasi yang dapat diolah untuk kebutuhan analisa sistem ini, dengan menjelaskan sistem ini, dengan menjelaskan sistem yang berjalan di Contact Center PLN 123 Jakarta dan sistem yang diusulkan, dengan menggambarkan proses bisnis menggunakan Activity Diagram
4. Spesifikasi Sestem Berjalan
5. Permaslahan
6. Alternatif Permasalahan
Use Case Diagram
Proses Pembuatan Laporan Admin
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 1. Use Case Diagram Pembuatan Laporan Admin
Activity Diagram
Activity Diagram Usulan Pengajuan Cuti Dan Request jadwal Kerja
Team Leader Deskcontrol Admin
Karyawan
Mengisi Formulir Cuti dan Requst Jadwal Kerja Mengajukan Formulir Cuti dan Request Jadwal Kerja
Menerima Formulir Cuti dan Request Jadwal Kerja Mengetahui Pengajuan Cuti Dan Request Jadwal Kerja Mengirim dan Menyerahkan Form Cuti dan Request Jadwal Kerja
Menerima Formulir Cuti dan Request Jadwal Kerja Melihat Data Master Cuti dan Request Jadwal
Disposisi Formulir cuti dan Request Jadwal tidak disetujui
Formulir cuti dan request jadwal Disetujui Menyerahkan
Formulir Cuti dan request jadwal tidak disetujui
Menyerahkan Formulir cuti dan request jadwal Disetujui
Menerima Formulir Cuti dan Request Jadwal yanf Disetujui
dan tidak Disetujui Simpan Kedalam Data Master Laporan Menerima Inrformasi PersetujuanCuti dan Request Jadwal
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 2. Activity Diagram Usulan Sistem Informasi Cuti dan Request Jadwal
INF-193
User Interface
Menampilkan Tampilan Gambar program dari sistem usulan
A. Tampilan Login Area Sistem Informasi Cuti Dan Request Jadwal.
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 3. Tampilan Login Area Sistem Informasi Cuti Dan Request Jadwal.
B. Tampilan Form Pengajuan Cuti karyawan Sistem
Informasi Cuti Dan Request Jadwal.
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 4. Tampilan Form Pengajuan Cuti karyawan Sistem Informasi Cuti Dan Request Jadwal.
C. Tampilan Admin Tambah Data Master Pegawai,
Leader, Deskcontrol pada Sistem Informasi Cuti Dan Request Jadwal.
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 5. Proses Kirim Informasi Data Cuti dan Request Jadwal Admin Sistem Informasi Cuti Dan Request Jadwal D. Tampilan Admin Laporan Sistem Informasi Cuti Dan Req
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 6.Admin Laporan Sistem Informasi Cuti dan Request Jadwal
KESIMPULAN
Dari Hasil riset lapangan dan proses pembuatan web yang penulis lakukan, maka penuis menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Sistem cuti online yang dibuat dapat mempermudah
proses pengajuan dan persetujuan cuti dan request jadwal kerja. Dengan sistem cuti online, proses pengajuan usulan cuti bisa dilakukan tanpa harus bertatap muka secara langsung.
2. Dengan adanya web program cuti online, karyawan
diharapkan dapat menerima informasi yang lebih tentang kepegawaian khususnya permasalahan cuti dan request jadwal.
UCAPAN TERIMA KASIH
Terima kasih kepada semua pihak khususnya orang tua yang selalu mendoakan dan mendukung atas kelancaran penyusunan penelitian ini.
REFERENSI
Arif, Setiyanto, Febrilian Samopa dan Alwi. Pembuatan Sistem Informasi Cuti Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Dengan Menggunakan PHP dan MYQL. Jurnal Teknik Pomits Vol. 2. (2013). ISSN : (2337-3539)
Aji Priyono,S.T Albertus Bayu. (2008). Analisis Sistem. Yogyakarta : C.V Andi Offset
Bambang, Dwiyanto. (2011). Mempermudah Akses Bagi Masyarakat Yang Ingin Mendapatkan Pelayanan Di Bidang Kelistrikan. ( Sumber :
www.pln.co.id,)
Hidayat. (2010). Cara Praktis Membangun Website Gratis : Memanfaatkan Layanan Domine Dan Hosting Gratis. Jakarta : Media Komputindo
Kadir,Abdul. (2009). From Zero To A Pro Membuat Aphkasi Web dengan PHP dan
INF-194 Keukeu,Rohendi. Jurnal Teknologi Informasi, Volume 3, No.
