Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri INF-55
SISTEM INFORMASI PENGAJUAN CUTI DAN REQUEST JADWAL KERJA
BERBASIS WEB PADA CONTACT CENTER PLN 123 JAKARTA
Raka Ibnu Sholeh Sadami
STMIK Nusa Mandiri [email protected]
Noer Hikmah
AMIK BSI Jakarta [email protected]
Suryanto
AMIK BSI Jakarta [email protected]
ABSTRAK — Contact Center PLN 123 Jakarta
adalah Perusahaan yang dikembangkan oleh PT. Icon Plus untuk memenuhi kebutuhan layanan PT. PLN (Persero), contact center bergerak dibidang pelayanan informasi dan semua prodak bisnis sebuah perusahaan / instansi tersebut demi meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dan menjaga reputasi perusahaan tersebut dari praktik percaloan. Perkembangan teknologi sekarang ini membawa dampak yang baik bagi manusia, dalam hal ini khususnya bagi sebagian besar perusahaan, dimana teknologi dapat mempermudah kegiatan manusia dan menjadi salah satu implementasi teknologi informasi yang sangat membantu di
bagian kepegawaian seperti dalam halnya
mengelola proses cuti dan request jadwal pegawai, dimana saat ini sudah banyak perusahaan yang menjalankan sistem kerja bergeser (shifting) yang tidak mudah halnya bagi atasan untuk memberikan keputusan atas permohonan data tersebut, dengan adanya sistem informasi bebasis web ini semua
karyawan dapat mengaksesnya dimana saja
(Internet) atau dilingkungan perusahaan (Inranet), dan sangat berperan dalam meningkatkan kinerja yaitu efisiensi waktu di bagian manajemen / kepegawaian, dalam pembuatan laporan yang lebih cepat, mudah, resiko data tercecer dan hilang akan
semakin diminimalisir, karena dengan
digunakannya sistem penyimpanan berbasis data yaitu Database MySql
Kata Kunci: Contact Center, Cuti, Request Jadwal Kerja, Web, Internet, Intranet.
PENDAHULUAN
Cuti merupakan salah satu hak karyawan. Cuti dapat digunakan oleh pegawai untuk tidak dapat masuk kerja dengan alasan tertentu, misalkan refreshing, istirahat sakit, melahirkan, menunaikan kewajiban agama, dan keperluan lain sesuai dengan ketentuan cuti pada masing-masing organisasi / instansi. untuk Request (Permohonan) dalam Bahasa Inggris,
Request jadwal kerja adalah salah suatu
permohonan karyawan kepada atasan dalam mengelola tanggung jawabnya dalam bekerja
disebuah institusi / perusahaan dan kegiatan pribadinya, request jadwal biasanya diterapkan pada instansi / perusahaan yang mengunakan sistem jadwal kerja bergeser / berubah atau sering disebut kedalam bahasa inggris shift / shifting. Setiap karyawan yang sudah memiliki rencana (planing) dapat mengajukan request jadwal kerja dengan tujuan tercapainya sinergi antara karyawan dan perusahaan / instansi dalam menunjang kinerja.
Dalam pengelolaan cuti dan request jadwal kerja yang baik sebuah perusahaan diharapkan dapat
menjaga performa pegawainya dan sebuah
perusahaan diharapkan juga dapat menjalankan proses bisninya dengan baik untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Seiring dengan perkembangan teknologi yang begitu pesat, sistem informasi yang
berbasis web dimanfaatkan sebagai sarana
peningkatan informasi. Pemanfaatan tersebut akan mempermudah suatu pekerjaan seperti halnya pengolahan data lebih cepat, keputusan yang akan diambil lebih tepat, menghemat waktu dan biaya. Selain itu sistem informasi yang berbasis web juga dapat menjadi sarana promosi yang efisien dan sumber informasi yang dapat diakses oleh pengguna internet yang semakin lama semakin luas. Sebagian besar dari informasi bisnis saat ini masih dalam format kertas. Bagian ini merupakan perkantoran modern yang tidak berubahbakan sampai sekarang masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa
tergantikan. Kertas dokumen – dokumen dari
tempat penyimpanan ini dapat menjadi pengalaman yang melelahkan. Dokumen dapat salah letak atau bahkan hilang dan rusak. Sangat jarang ada cadangan (back-up) untuk dokumen seperti ini. Menurut Gandana Akhmad Syaripudin, dan Rinda Cahyana dalam jurnal Algoritma (2015: 1)
“Penelitian tentang aplikasi pengajuan cuti pegawai
secara online penting dilakukan karena memeberi manfaat dalam memberikan informasi dengan cepat, dan memberikan kemudahan bagi pegawai untuk dapat mengaukan cuti dan mengakses
Setelah penulis amati permasalahan yang dihadapi oleh Instansi / perusahaan di Contact Center PLN 123 Site Jakarta adalah semua pemrosesan data khususnya dibidang kepegawaian masih dilakukan secara manual dimana dalam proses pembuatan permintaan cuti dan request jadwal maupun dalam
pembuatan laporan setiap bulannya masih
menggunakan kertas, microsoft word maupun
Excell, sehingga sering kali menghadapi
permasalahan dalam kegiatan oprasionalnya. Untuk dapat mempermudah para karyawan melakukan proses cuti serta mendapatkan informasi-informasi yang berhubungan dengan cuti secara lengkap dan
terperinci, bagian manajemen kepegawaian
diharapkan dapat membuatkan sistem informasi
secara online. Para karyawan tidak harus
mendapatkan informasi tersebut dengan datang langsung ke bagian manajemen kepegawaian, tetapi cukup dengan mengakses internet / intranet di instasi / perusahaan dan aplikasi Sistem Informasi Cuti Karyawan dan Request Jadwal Contact Center PLN 123 Jakarta dengan mudah, tidak memerlukan waktu yang lama. Maka penulis tertarik untuk mengangkat masalah ini menjadi suatu sistem informasi berbasis web
BAHAN DAN METODE
Teknik Pengumpulan Data
Penulis memperoleh data dengan melakukan riset secara langsung kepada instansi terkait dalam prosedur yang sistematik dan standar sehingga mendapatkan data-data yang baik dan benar dengan teknik pengumpulan data sebagai berikut :
2.1.1. Observasi
Dalam hal ini penulis melakukan observasi atau pengamatan secara langsung untuk mempelajari, mengamati dan mengumpulkan data serta informasi yang digunakan dalam kegiata di dalam sistem yang sedang berjalan.)
2.1.2. Wawancara
Dalam hal ini penulis melakukan wawncara untuk melengkapi bahan yang sudah ada selama observasi, penulis melakukan wawancara kepada pimpinan perusahaan dan karyawan yang berkaitan dengan sistem yang diteliti.
2.1.3. Studi Pustaka
Penulis melakukan penelitian keputusan untuk
memperoleh aspek-aspek teoritis dalam
pengumpulan data yang berhubungan dengan masalah yang ditinjau.
2.1.4. Studi Literatur
Penulis mencoba mencari perbandingan dengan studi sejenis dari beberapa penulisan dibeberapa karya ilmiah.
2.2. Model Pengembangan Sistem
Model pengembangan sistem yang digunakan dalam pengembangan sistem berbasis web ini, adalah model SDLC (System Development Life Cycle) yang secara garis besar adalah suatu tahap atau bertahap untuk melakukan analisa dan membangun suatu rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang lebih spesifik terhadap kegiatan pengguna (kendal & kendal, 2006). Setiap pengembangan mempunyai Strategi yang berlainan, namun demikian pada dasarnya sirklus hidup pengembangan sistem informasi ini dapat diuraikan tahapan-tahapannya sebagai berikut :
2.2.1. Tahap Perencanaan Sistem (System Planning)
Perencanaan sistem merupakan tahap paling awal yang memberikan pedoman dalam melakukan langkah selanjutnya. Perencanaan yaitu tahapan dimana semua pekerjaan dan aktivitas yang dikerjakan sebelum aplikasi ini diproduksi secara nyata, dalam tahapan ini dilakukan:
1. Feasibility Study
2. Alokasi Waktu
3. Cakupan (Skope)
2.2.2. Tahap Analisa
Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai
penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh
kedalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan,
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Pada tahapan ini, dilakukan analisa sistem yang sedang berjalan di Contact Center PLN 123 Jakarta,
yang masih dilakukan secara manual dan
melakukan identifikasi terhadap masalah yang muncul yang nantinya akan mendapatkan solusi terbaik. Kegiatan-kegiatan yanng dilakukan dalam tahapan ini, diantaranya adalah :
1. Prosedur Sistem Berjalan
2. Dekomposisi Fungsi Sistem Berjalan
3. Activity Diagram
4. Spesifikasi Sistem Berjalan
5. Permasalahan
Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri INF-57 2.2.3. Tahapan perancangan (Desain)
Setelah melakukan tahapan analisi,maka dilakukan tahapan desai (perancangan) sistem cuti karyawan
dan permohonan jadwal kerja ini, dengan
merancang dan menggambarkan proses-proses sistem yang baru. Kegiatan yang dilakukan dalam tahapan ini, meliputi:
1. Dekomposisi Fungsi Sistem Usulan
2. Desain Sistem (UML)
3. ERD (Entity Relationship Diagram)
4. Spesifikasi Basis Data
2.2.4. Tahap Pengembangan (Development)
Program-program dalam Perancangan Sistem
Informasi Cuti dan request jadwal kerja akan dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu application program dan GUI program.
2.2.5. Tahap Ujicoba (Testing)
Pada tahapan ini akan dilakukan testing atau pengunaan program secara keseluruhan dari Sistem Informasi Cuti dan Request Jadwal Kerja Karyawan ini. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk memastikan agar apliaksi ini sudah benar - benar layak untuk dipublikasikan
2.2.6. Tahap Implementasi (implementation)
Implementasi adalah proses untuk menerapkan Sistem informasi Cuti dan Request Jadwal Kerja Karyawan Berbasi Web Pada Contact Center PLN 123 Jakarta yang dibagun agar user dapat menggunakannya. Pada tahapan ini, implementasi dilakukan dengan beberapa proses, yaitu :
1. Memberitahu User (Notify User)
2. Melatih User (User Traning)
HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil sistem dan desain yang dilakukan dari sistem yang dibangun dapat ditunjukan dengan gambar berikut dibawah ini :
3.1. Rancangan Sistem
3.1.1. Use case Diagram Sistem Usulan, Sistem Informasi Cuti dan Request Jadwal
Gambar 3.1. Use Case Diagram Sistem Informasi Cuti dan Requestt Jadwal
3.1.2. Proses Login Member/Karyawan
3.1.3. Proses Pengajuan dan ACC Team Leader
Gambar 3.3. Usecase Diagram Pengajuan dan ACC Team Leader
3.1.4. Proses Pengajuan dan ACC Deskcontrol
Gambar 3.4. Usecase Diagram Pengajuan dan ACC Deskcontrol
3.1.5. Proses Pembuatan Laporan Admin
Gambar 3.5. Usecase Diagram Laporan Admin
3.1.6. Activity Diagram
Activity Diagram Usulan Pengajuan Cuti Dan Request jadwal Kerja
Team Leader Deskcontrol Admin Karyawan
Mengisi Formulir Cuti dan Requst Jadwal Kerja
Mengajukan Formulir Cuti dan
Request Jadwal Kerja
Menerima Formulir Cuti dan Request Jadwal Kerja Mengetahui Pengajuan Cuti Dan Request Jadwal Kerja Mengirim dan Menyerahkan Form Cuti dan Request Jadwal Kerja
Menerima Formulir Cuti dan Request Jadwal Kerja
Melihat Data Master Cuti dan Request Jadwal
Disposisi Formulir cuti dan Request Jadwal tidak disetujui
Formulir cuti dan request jadwal Disetujui
Menyerahkan Formulir Cuti dan
request jadwal tidak disetujui
Menyerahkan Formulir cuti dan
request jadwal Disetujui
Menerima Formulir Cuti dan Request Jadwal yanf Disetujui
dan tidak Disetujui
Simpan Kedalam Data Master
Laporan Menerima
Inrformasi PersetujuanCuti
dan Request Jadwal
Gambar 3.6. Activity Diagram Sistem Usulan, Sistem Informasi Cuti dan Rfequest Jadwal
Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri INF-59 Gambar 3.7. Entity Relationship Diagram Sistem
Usulan , Sistem Informasi Cuti dan Request Jadwal
3.2. Rancangan Tampilan Web
Gambar 3.8. Tampilan Login
Gambar 3.9. Tampilan Form Cuti
Gambar 3.10. Tampilan Form Request Jadwal
Gambar 3.11. Tampilan Informasi persetujuan Cuti
Gambar 3.12. Tampilan Informasi Persetujuan Request Jadwal
menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Sistem cuti online yang dibuat dapat
mempermudah proses pengajuan dan persetujuan cuti dan request jadwal kerja. Dengan sistem cuti online, proses pengajuan usulan cuti bisa dilakukan tanpa harus bertatap muka secara langsung.
2. Dengan adanya web program cuti online,
karyawan diharapkan dapat menerima informasi
yang lebih tentang kepegawaian khususnya
permasalahan cuti dan request jadwal.
UCAPAN TERIMA KASIH
Terima kasih kepada supervisior contact center pln 123 yang selalu mengingat, serta rekan-rekan dan staff contact center pln 123 yang selalu memberikan semangat dan dukungan selama
REFERENSI
Arif, Setiyanto, Febrilian Samopa dan Alwi. Pembuatan Sistem Informasi Cuti Pada Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara Dengan
Menggunakan PHP dan MYQL. Jurnal Teknik Pomits Vol. 2. (2013). ISSN : (2337-3539)
Aji Priyono,S.T Albertus Bayu. 2008. Analisis Sistem. Yogyakarta : C.V Andi Offset
Bambang, Dwiyanto. 2011. Mempermudah Akses Bagi Masyarakat Yang Ingin Mendapatkan Pelayanan Di Bidang Kelistrikan.( Sumber :
www.pln.co.id,)
Database MYSQL.Yogyakarta Penerbit Andi.
Gandana Akhmad, Syaripudin,Rinda Cahyana.
Pengembangan Aplikasi Web untuk pengajuan cuti pegawai secara online.
