INF-556
PERANCANGAN WEB PENERIMAAN SANTRI BARU UJIAN ONLINE
BERBASIS WEB PADA PESANTREN ISLAM HIDAYATUNNAJAH BEKASI
Robi Sopandi
STMIK Nusa Mandiri robisopandi@gmail.com
ABSTRAK — Dalam era globalisasi sekarang ini, teknologi informasi melaju dengan cepatnya. Adapun komputer yang merupakan peralatan yang diciptakan untuk mempermudah pekerjaan manusia, saat mencapai kemajuan baik di dalam pembuatan hardware maupun software.Website merupakan suatu media informasi yang menawarkan berbagai kemudahan dalam menyajikan informasi. Kecepatan dan kenyamanan merupakan nilai fositif dengan adanya internet. Pondok Pesantren Islam Hidayatunnajah membutuhkan sekali adanya suatu sistem informasi yang menunjang dan memberikan pelayanan Informasi. Untuk itulah penulis mencoba membuat Tugas Akhir mengenai sistem Penerimaan Santri Baru Berbasis Web Pada Pondok Pesantren Islam Hidayatunnajah yang sampai saat ini belum terkomputerisasi. Dengan dibuatkannya sistem penerimaan santri baru secara online ini,diharapkan masyarakat yang akan masuk ke Pesantren Islam Hidayatunnajah tidak mengalami kesulitan dalam urusan pendaftaran khususnya masyarakat yang diluar kota bekasi, karena masyarakat bisa daftar secara online tanpa harus datang ke Pesantren Islam Hidayatunnajah.
Kata Kunci: Perancangan Sistem Informasi, Sistem Penerimaan Santri Baru, Ujian Online.
PENDAHULUAN
Kebutuhan terhadap informasi sangat penting sehingga informasi harus dapat diakses kapan saja dan dimana saja. Saat ini Pesantren Islam Hidayatunnajah Bekasi masih menggunakan sistem konvensional dalam menyampaikan informasi dan penerimaan santri baru, sehingga calon santri yang di luar kota bekasi kesulitan dalam pendaftaran dikarenakan jarak dan waktu yang jauh. Dengan adanya web penerimaan santri baru ini, diharapkan akan lebih memudahkan bagi calon santri yang akan daftar dan pihak pesantren dalam memberikan informasi kepada calon santri dan dapat digunakan sebagai sumber informasi.
Penerimaan Santri Baru yang dilakukan oleh Pesantren Islam Hidayatunnajah Bekasi juga masih
menggunakan Sistem konvensional. Calon santri diharuskan datang ke pesantren kemudian mengisi formulir registrasi, melengkapi persyaratan administrasi kemudian dilakukan proses seleksi yang telah ditentukan oleh panitia. Jadi calon siswa diwajibkan datang ke pesantren sesuai jam kerja panitia. Dengan beberapa tahap tersebut jika pesantren kedatangan banyak calon siswa, proses pendataan sampai seleksi akan menghabiskan waktu dan tenaga yang besar.
Bertitik tolak dengan sistem konvensional, Pesantren Islam Hidayatunnajah Bekasi memiliki sebuah pemikiran pemecahan masalah yang baru dengan memanfaatkan teknologi yang ada. Yaitu dengan membuat Sistem pendaftaran secara Online, dimana para calon santri dapat mendaftarkan dirinya dimana saja berada jika terkoneksi dengan internet. Waktu melakukan pendaftaran bisa dua puluh empat jam selama tanggal yang telah ditentukan oleh panitia serta dengan ujian seleksi secara online bisa mempersingkat waktu dalam menjawab dan koreksi data inputan dari calon santri tersebut dapat langsung diolah oleh sistem menjadi informasi yang bisa dipantau.
Penerimaan Santri Baru Ujian Online merupakan kegiatan yang amat penting karena proses tersebut mempunyai nilai strategis guna menjaring calon santri yang berkualitas. Hal ini merupakan tujuan untuk mempermudah pendaftaran calon santri baru untuk mendapatkan informasi terbaru, sehingga untuk proses pendaftaran dan ujianpun calon peserta didik tidak harus datang langsung ke pesantren. Pembuatan Sistem Informasi Pendaftaran Santri Baru Ujian Online ini perlu dilakukan demi tercapainya peningkatan kinerja pesantren, khususnya dalam hal penerimaan santri baru.
BAHAN DAN METODE
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini meliputi metode pengumpulan data dan metode pengembangan sistem.
A. Metode Pengumpulan data 1. Observasi
INF-557
Penulis mengumpulkan data melalui peninjauan langsung dengan melihat cara kerja pada 2. Wawancara
Suatu bentuk metode riset dengan mengajukan beberapa pertanyaan terhadap orang yang mempunyai peran penting pada objek penelitian penulis.
3. Studi Pustaka
Metode ini dilakukan dengan cara membaca dan mengumpulkan data-data dari buku yang dapat menunjang serta berkaitan dengan penelitian ini. B. Metode Pengembangan Sistem
Metode Pengembangan Perangkat Lunak, Menurut Pressman (2010:14) Metodologi pengembangan perangkat lunak (disebut juga model proses atau paradigma rekayasa perangkat lunak) adalah pembuatan dan penggunaan prinsip-prinsip keahlian teknik untuk mendapatkan perangkat lunak yang ekonomis yang handal dan bekerja secara efisien pada mesin yang sesungguhnya. Rekayasa perangkat lunak mendirikan suatu pondasi untuk proses perangkat lunak yang lengkap dengan mengidentifikasi sejumlah aktifitas kerangka kerja yang berlaku untuk semua proyek perangkat lunak, terlepas dari hal ukuran dan kompleksitas.
Untuk menyelesaikan masalah di dalam pengembangan perangkat lunak, tim perekayasa harus menggabungkan strategi pengembangan yang melingkupi lapisan proses, metode, dan alat bantu. Model proses rekayasa perangkat lunak dipilih berdasarkan sifat aplikasi dan proyeknya, metode dan alat-alat bantu yangakan dipakai, dan control serta penyampaian yang dibutuhkan. Berikut Metode-Metode Pengembangan Perangkat Lunak (Model Proses Pengembangan Perangkat Lunak) yaitu metode Waterfall, prototype, RAD dan Model Spiral (dalam Jaidan Jauhari.Pdf).
Pada metode pengembangan perangkat lunak, penulis menggunakan model waterfall.
Model Waterfall menurut Pressman (2010), model proses waterfall, yang juga dikenal dengan classic life cycle, adalah model proses yang sistematis, pendekatan yang berurutan dalam pengembangan perangkat lunak yang diawali dengan spesifikasi kebutuhan–kebutuhan (requirement) client dan akan diawali dari kebutuhan pengguna (Requirement), berlanjut ke proses perencanaan (Planning), pemodelan (Modelling), konstruksi (Construction), dan penyebaran (Deployment) secara bertahap dan memuncak.
Tahapan tahapan dari metode waterfall adalah sebagai berikut :
a.Requirement Analysis
Seluruh kebutuhan software harus bisa didapatkan dalam fase ini, termasuk didalamnya kegunaan software yang diharapkan pengguna dan batasan software. Informasi ini biasanya dapat diperoleh melalui wawancara, survey atau diskusi. Informasi tersebut dianalisis untuk mendapatkan dokumentasi kebutuhan pengguna untuk digunakan pada tahap selanjutnya.
b.System Design
Tahap ini dilakukan sebelum melakukan coding. Tahap ini bertujuan untuk memberikan gambaran apa yang seharusnya dikerjakan dan bagaimana tampilannya. Tahap ini membantu dalam menspesifikasikan kebutuhan hardware dan sistem serta mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan.
c.Implementation
Dalam tahap ini dilakukan pemrograman. Pembuatan software dipecah menjadi modul-modul kecil yang nantinya akan digabungkan dalam tahap berikutnya. Selain itu dalam tahap ini juga dilakukan pemeriksaaan terhadap modul yang dibuat, apakah sudah memenuhi fungsi yang diinginkan atau belum.
d.Integration & Testing
Di tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah dibuat dan dilakukan pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah software yang dibuat telah sesuai dengan desainnya dan masih terdapat kesalahan atau tidak.
e.Operation & Maintenance
Ini merupakan tahap terakhir dalam model waterfall. Software yang sudah jadi dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru.
Sumber : Pressman (2010) Gambar 1. Model Waterfall ERD (Entity Relationship Diagram)
Menurut Yakub (2008:25) mengemukakan bahwa “Entity Relationship Diagram merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan pada sistem secara abstrak”.
Entity Relationship Diagram (ERD) untuk mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentifikasi jenis entitas (entity) dan hubungannya. ERD juga menggambarkan hubungan
INF-558
antara satu entitas yang memiiki sejumlah atribut dengan entitas yang lain dalam suatu sistem yang terintegrasi. ERD digunakan oleh perancang sistem untuk memodelkan data yang nantinya akan dikembangkan menjadi basis data (database). ERD terbagi atas empat komponen menurut Priyadi (2014:20) yaitu:
1. Entitas (Entity)
Entitas merupakan notasi untuk mewakili suatu objek dengan karakteristik sama, yang dilengkapi oleh atribut, sehingga pada suatu lingkungan nyata setiap objek akan berbeda dengan objek lainnya. Pada umumnya, objek dapat berupa benda, pekerjaan, tempat dan orang.
Contoh : Mahasiswa, Kartu Anggota Perpustakaan, dan Buku.
2. Realasi (Relation)
Relasi merupakan notasi yang digunakan untuk menghubungkan beberapa entitas berdasarkan fakta pada suatu lingkungan.
3. Atribut(attribute)
Atribut merupakan notasi yang menjelaskan karakteristik suatu entitas dan juga relasinya. Atribut dapat sebagai key yang bersifat unik, yaitu primary key atau foreign key. Selain itu, atribut juga dapat sebagai atribut deskriptif saja.
4. Garis Penghubung
Garis penghubung merupakan notasi untuk merangkaikan keterkaitan antara notasi-notasi yang digunakan dalam ERD, yaitu entitas, relasi, dan atribut. Derajat atau kardinalitas relasi merupakan batasan dari banyaknya hubungan, yang dapat dilakukan oleh suatu himpunan entitas dalam melakukan relasi dengan himpunan entitas lainnya. Derajat relasi atau kardinalitas menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Macam-macam kardinalitas adalah:
1. Satu ke satu (one to one), Setiap anggota entitas A hanya boleh berhubungan dengan satu anggota entitas B, begitu pula sebaliknya.
2. Satu ke banyak (one to many), Setiap anggota entitas A dapat berhubungan dengan lebih dari satu anggota entitas B tetapi tidak sebaliknya.
3. Banyak ke banyak (many to many), Setiap entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas himpunan entitas B dan demikian pula sebaliknya. Logical Record Structure (LRS)
Menurut Kroenke (2006:76) mengemukakan bahwa “Logical Record Structure” (LRS) adalah representasi dari struktur record-record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil relasi antar himpunan entitas. Dibentuk dengan nomor dan tipe record. Beberapa tipe record digambarkan oleh kotak empat persegi panjang dan dengan nama yang unik. Perbedaan LRS dan ERD adalah nama dan tipe record berada diluar field tipe record di tempatkan. LRS terdiri dari link-link diantara tipe record. Link
ini menunjukkan arah dari satu tipe record lainnya. Banyak link dari LRS yang diberi tanda field-field yang kelihatan pada kedua link tipe record. Penggambaran LRS mulai dengan menggunakan model yang dimengerti. Dua metode yang digunakan, dimulai dengan hubungan kedua model yang dapat dikonversikan ke LRS. Metode lain yang di mulai dengan ERD dan langsung dikonversikan ke LRS.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pesantren Islam Hidayatunnajah (PIH) adalah lembaga pendidikan di bawah Pengawasan Yayasan Wakaf Hidayatunnajah Bekasi (YWHB). Pesantren ini berdiri di atas tanah wakaf dari Bapak H. Muhammad Yasin, sejak awal berdirinya 20 Mei 1989, Pesantren ini telah berkhidmah untuk pendidikan dan dakwah kepada umat Islam. Kemudian pada tahun palajaran 2008/2009 pesantren ini berubah memantapkan eksistensinya dalam membawa amanah pendidikan dan dakwah Islam menuju kesholihan ummat menurut tuntunan al-Qur’an dan as-Sunnah sesuai pemahaman salaful ummah. salah satu yang kami upayakan pembenahannya adalah kurikulum yang diajarkan sesuai dengan manhaj Ahlussunnah wal Jama’ah, kegiatan santri yang mengacu pada pembekalan ‘Ilmu yang bermanfaat dan kemampuan berdakwah yang dibekali dengan Tahfizh Al-Qur’an, al-Hadits an-Nabawi as-Sholih dan perkataan para ‘ulama Salaf serta tetap memperhatankan bahasa Arab dan Inggris sebagai perpaduan kurikulum KAMENDIKNAS/KAMENAG, dengan kurikulum inti Pesantren.
Analisis Kebutuhan
Analisi kebutuhan di dalam ensiklopedia evaluasi yang disusun oleh Anderso, dkk. Analisis kebutuhan diartikan sebagai suatu proses yang dilakukan oleh seseorang untuk mengidentifikasi kebutuhan sekaligus menentukan prioritas diantaranya (Suharsimi, 2008). Dalam konteks pendidikan dan program pembelajaran, kebutuhan diartikan sebagai suatu kondisi yang memperlihatkan adanya kesenjangan antara keadaan nyata (yang ada) dengan kondisi yang diharapkan. Kebutuhan tersebut dapat terjadi pada diri individu, kelompok, ataupun lembaga.
Analisis kebutuhan merupakan sebuah proses penting bagi evalusi program karena melalui kegiatan ini akan dihasilkan gambaran yang jelas tentang kesenjangan antara hal atau kondisi nyata dengan kondisi yang diinginkan. Analisis kebutuhan terbagi menjadi 2 bagian yaitu :
1. Analisis Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional adalah pernyataan layanan sistem yang harus disediakan, bagaimana sistem bereaksi pada input tertentu dan bagaimana perilaku sistem pada situasi tertentu.
INF-559
a. Kebutuhan Pengguna
1) Pengguna dapat daftar masuk Pesantren Islam Hidayatunnajah secara online
2) Pengguna dapat cetak biodata untuk test masuk
3) Pengguna dapat lihat hasil test secara online
b. Kebutuhan Admin
1) Petugas dapat update isi web
2) Petugas dapat menginput hasil test masuk secara online
3) Petugas dapat mengedit ataupun menghapus data–data yang sudah tidak diperlukan
2. Analisi Kebutuhan Non Fungsional
Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan untuk sistem. Spesifikasi kebutuhan melibatkan analisis perangkat keras atau hardware.
Kebutuhan perangkat keras (Hardware) yang diperlukan untuk mengimplementasikan sistem informasi Pesantren Islam Hidayatunnajah Bekasi yang berbasis web adalah sebagai berikut:
a. Processor : Intel(R) Core(TM) Duo CPU P7570 @ 2.26GHz 2.27GHz
b. Ram : 2,00 GB
c. Hardisk : 500 GB d. Mouse dan Keyboard e. Modem internet.
A. Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 2. Rancangan Entity Relationship Diagram B. LRS
Gambar 3. LRS Implementasi
Implementasi Sistem (system implentasion) merupakan tahap meletakan sistem yang diusulkan atau yang dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diterapkan implementasi rancangan antar muka.
1. Halaman Awal
Pada halaman awal ini pengguna atau user bisa melihat tampilan awal dan user bisa melihat menu– menu yang ada di website ini.
Gambar 4. Halaman Awal 2. Halaman Login Admin
Halaman login admin untuk masuk ke ruang administrator
INF-560
3. Halaman Raung Admin Home
Halaman ini menunjukan menu-menu yang bisa digunakan untuk keperluan keadministrasian.
Gambar 6.Halaman Ruang Admin Home 4. Halaman Ruang Admin Output Biodata
Pada halaman ini menunjukan outputan biodata santri ataupun calon santri
Gambar 7. Halaman Ruang Admin Output Biodata
5. R
uang Admin Administrasi Data
Halaman ini menampilkan data santri dan data tersebut bisa dihapus, di cetak maupun di edit.
Gambar 8. Halaman Ruang Admin Administrai Data
6. Ruang Admin Update Status
Halaman ini berguna untuk mengaktifkan data calon santri agar bisa masuk ke halaman ruang santri ataupun ke ruang test.
Gambar 9. Halaman Ruang Admin Update Status 7. Halaman Ruang Admin Pencarian Biodata
Halaman ini berguna untuk mencari biodata santri secara cepat ataupun singkat.
Gambar 10. Halaman Ruang Admin Pencarian Biodata
8. Halaman Ruang Admin Tambah Staff
Halaman ini untuk menambahkan data petugas baru.
Gambar 11. Halaman Ruang Admin Tambah Staff 9. Login Ruang Santri
Halaman ini Berguna untuk masuk ke ruang santri.
INF-561
Gambar 12. Halaman Login Ruang Santri 10. Ruang Santri Home
Halaman ini menampilkan menu-menu yang dibutuhkan calon santri untuk melakukan atau melengkapi persayaratan biodata dan panduannya.
Gambar 13. Halaman Ruang Santri Home 11. Halaman Ruang Santri Output Biodata Halaman ini menampilkan biodata beserta fotonya.
Gambar 14. Halaman Ruang Santri Output Biodata
12. Halaman Ruang Santri Edit Biodata
Halaman ini untuk mengedit biodata kecuali no_test gak bisa diedit.
Gambar 15. Halaman Ruang Santri Edit Biodata 13. Halaman Ruang Santri Edit Password
Halaman ini untuk merubah password
Gambar 16. Halaman Ruang Santri Edit Password 14. Halaman Ruang Santri Upload Foto
Halaman ini untuk calon santri yang akan melengkapi biodata yaitu foto
Gambar 17. Halaman Ruang Santri Upload Foto. 15. Halaman Ruang Santri Cetak Formulir
Halaman ini berguna untuk mencetak formulir yang dibutuhkan calon santri untuk memenuhi persyaratan ikut ujian atau test.
INF-562
Gambar 18. Halaman Ruang Santri Cetak Formulir
15. Halaman Login Ruang Test
Halaman ini untuk masuk ke ruang test atau ujian.
Gambar 19. Halaman Login Ruang Test 16. Ruang Test Beranda
Halaman ruang ini terdapat panduan ujian dan menu-menu yang diperlukan untuk melakukan ujian.
Gambar 20. Halaman Ruang Test Beranda 17. Ruang Test Ujian
Halaman ini menampilkan mata pelajaran ujian
Gambar 21. Halaman Ruang Test Ujian 18. Halaman Ruang Test (Ruang Ujian Mata
Pelajaran)
Halaman ruang mata pelajaran ujian ini menampilkan soal-soal mata pelajaran berupa pilihan ganda.
Gambar 22. Halaman Ruang Test (Ruang Ujian Mata Pelajaran)
19. Halaman Ruang Registrasi
Halaman Registrasi ini halaman awal calon santri yang akan daftar ke Pesantren Islam Hidayatunnajah.
Gambar 23. Halaman Ruang Registrasi
KESIMPULAN
Berdasarkan Hasil analisa perancangan dan pengujian Website yang telah dibangun, penulis dapat menyimpulkan bahwa Website yang telah dibuat dapat digunakan sebagai media untuk memberikan informasi tentang Penerimaan Santri Baru Ujian Online kepada masyarakat luas. Website Pesantren Islam Hidayatunnajah dirancang secara offline menggunakan editor Adobe Dreamwaver CS6. Secara keseluruhan Website ini terbagi dua fungsi, fungsi yang pertama adalah Sebagai media untuk pendaftaran masuk pada Pesantren Islam Hidayatunnajah secara online. Dan fungsi yang kedua adalah sebagai media pengolahan bagi Administrator. Oleh Karena ini penulis dapat membuat beberapa kesimpulan yang dapat diambil dalam pembuatan website Pesantren Islam Hidayatunnajah dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem Penerimaan Santri Baru Ujian Online melalui internet dapat digunakan sebagai penyebaran informasi mengenai pendaftaran masuk secara online.
INF-563
2. Sistem pendaftaran masuk secara online yang dibuat merupakan sebagai pendukung untuk meningkatkan pelayanan agar dapat menjangkau lebih banyak masyarakat tanpa dibatasi jarak dan waktu.
3. Website Penerimaan Santri Baru Hidayatunnajah didalamnya terdapat beberapa menu–menu salah satunya adalah menu santri yang didalamnya terdapat menu cetak biodata calon santri ataupun santri untuk keperluan persyaratan mengikuti ujian. 4. Penerimaan Santri Baru Pesantren Islam Hidayatunnajah dapat diakses kapanpun dan dimanapun selagi terkoneksi dengan internet. Kunjungi website www.psb16.hidayatunnajah.or.id Seluruh fitur-fungsi dan konten yang tersedia dalam Website Pesantren Islam Hidayatunnajah belum sampai pada tahap sempurna. Dengan pertimbangan tersebut maka terdapat beberapa faktor yang perlu dikembangkan demi kelangsungan website ini dalam jangka panjang, berikut beberapa saran yang diusulkan untuk pengembangan Website ini antara lain :
1. Adanya sosialisasi atau pelatihan khusus mengenai sistem bagi karyawan pondok Pesantren Islam Hidayatunnajah yang akan melaksanakan tugasnya guna peningkatan dan kemampuan mengenai komputer bagi karyawan.
2. Informasi mengenai penerimaan santri baru yang ditampilkan harus selalu di update, Agar pengguna mengetahui perkembangan tentang Penerimaan Santri Baru secara online.
3. Perancangan situs ini dapat selalu melakukan update menghasilkan antarmuka yang lebih praktis dan menarik untuk memudahkan pengguna dalam menggunakannya.
4.Untuk pengembangan sistem penulis mengusulkan adanya penambahan aplikasi pembayaran Online
5. Penulis juga mengusulkan untuk penambahan sistem pembayaran untuk meningkatkan kenyamanan dalam pembayaran secara online.
UCAPAN TERIMA KASIH
Terimakasih kepada kedua orang dan semua pihak yang telah berkontribusi untuk terwujudnya penelitian ini.
REFERENSI
Arief, M. Rudyanto Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL. (Edisi Pertama). Yogyakarta: ANDI. 2011.
Andi. Kupas Tuntas Adobe dreamweaver CSS dengan pemrograman PHP & MySQL, Yogyakarta: Madcoms & Andi. 2010
Aditama, Roki. Sistem Informasi Akademik Kampus Berbasis Web dengan PHP : Lokomedia. Yogyakarta, 2012.
Brady, M. & Loonam, J. Exploring the use of entity-relationship. 2010.
Kroenke, D. M.. Database Processing : Fundamentals, Design, and Implementation. Pearson Prentice Hall.2006.
Sibero AFK. Web Programming Power Pack. Yogyakarta: Mediakom.2013
Sutaji, Deni. Sistem Inventory Mini Market Dengan PHP Dan JQuery. Lokomedia, Yogyakarta.2012 Wahana Komputer. Mudah Membuat Portal Berita
Online dengan PHP dan MySQl. Yogyakarta: Andi.2012.
Wahana Komputer. Panduan Belajar MySQL Database Server. Media Kita. Jakarta Selatan.2010
Winarno E. Easy Web Programming with PHP plus HTML5. PT. Elex Media Komputindo : Jakarta.2012
Yatiningsih Fuji, Step By Step Belajar Komputer & Internet Untuk Pemula. Yogyakarta, Buku Pintar, 2013.
Yakub. Sistem Basis Data Tutorial Konseptual. Yogyakarta : Graha Ilmu.2008.
Roger S. Pressman, P.D. Rekayasa Perangkat Lunak : Pendekatan Praktisi. Yogyakarta Andi.2010
